Contract- und Claim-Management als Wettbewerbsvorteil. Ralf Budde Contract Tools GmbH

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1 Contract- und Claim-Management als Wettbewerbsvorteil Ralf Budde Contract Tools GmbH 1

2 Contract Tools GmbH Software PRO:CLAIM Change Order, Claims, Kosten, Risiken & Chancen PRO:CONTRACT Vertragsanalyse PRO:COMPANY Verträge der Auftragnehmer PRO:CONTROL Leistungen & Schnittstellen PRO:EVENT Dokumentation von Abweichungen PRO:TASK Koordinierung der Aktivitäten Services Consulting Implementierung der Prozesse zum Claim Management Coaching Seminare, Schulungen, Workshops Claim Management Claim Strategien zur Durchsetzung oder Abwehr Outsourcing Partnerschaft als Claim Manager on demand 2

3 Mögliche Ergebnisverbesserung durch erfolgreiches Claim Mangement Etwa 30% des Auftragswertes ist durch Änderungen und Claims beeinflusst. Ein durchschnittliches Unternehmen erreicht ohne systematisches Claim-Management davon nur zwischen 10% und 20%. Kosten & Claims durch mangelhafte Leistung von Auftragnehmern Regelmäßiges Forderungspotential in % vom AW 8 Traditionell erreichtes Forderungspotential in % vom Auftragswert Minimum in % 2 Maximum in % 5 Korrekt bewertete Change Ordern Kosten für Änderungen, die ohne Auftrag durchgeführt werden Durchgesetzte Claims gegen den Auftraggeber Abwehr von eingehenden Forderungen Total 33 % 8 19 Zahlen basieren auf der Analyse von 5 intern. Großprojekten durch den Autor (1998 bis 2003) 3

4 Versteckte Fehler-Kosten Einsparungen, Einsparungen, die die theoretischen theoretischenprofit Profit darstellen darstellen Fehler, Fehler, die die im imlaufe Laufeder der Projektabwicklung Projektabwicklung auftreten auftreten Kosten Einsparung Verlust Profit Durch Durch Einsparungen, werden werden Verluste im im kommerziellen Report Report versteckt. Ursprünglicher Einsparung & verbleibender Aktuelles Auftragswert Verluste Profit Ergebnis 4

5 Das Image ist nicht das Beste Claim Management hat vielfach das Image der unfairen Bereicherung. Ein guter Claim ist begründet, nachvollziehbar und fair. Einen Claim zu präsentieren gleicht eher der Aufgabe einer Vertriebstätigkeit. Eine Mehrleistung wird angeboten und verhandelt. Claims werden gerne als Aufgabe für Anwälte und Richter betrachtet. 5

6 Störungen in einem Projekt sind die Normalität! Terminverzug Mehr- Aufwand Für viele Vorfälle lassen sich Handlungspläne vorbereiten, so dass Verluste durch zögerliches und falsches Reagieren stark reduziert werden. Mängel- Listen Ablauf- Störung 6

7 Ereignismanagement: Richtig Reagieren Technische Verfolgung Ereignis Erfassen zur Verfolgung Änderung ohne Kundenanfrage Force Majeur Gesetzesänderung Terminverzug Leistungsmangel Ereignis Report Änderung durch Kunden/Partner Schadensminderung Mängelrüge Schriftwechsel Kommerzielle Verfolgung Kostenerfassung Anmeldung von Ansprüchen Termin Claim Prozess Änderungs- Anmeldung Claim Prozess Change Order Prozess Vereinbarung Change Order 7

8 Vertragsmanagement Vertrag und Technik lassen sich nicht trennen Die Mitarbeiter sollten keine Juristen sein, aber sie sollten im Projekt die wichtigsten Methoden und Tools zum Vertragsmanagement kennen, um rechtzeitig und richtig zu reagieren, wenn vertragliche Grenzen verletzt werden. Bewährte Methoden im Vertragsmanagement sind Contract Window Structure, Vertragslesung, Projektstrategie, Chancen und Risiken, Anspruchstabellen, Schnittstellentabelle Projektauftrag = Vertrag 8

9 Vertrags-Management ist ein ganzheitlicher Prozess Seminar 1 Seminar 2 Seminar 3 Vertragsphase Planungsphase Controllingphase Claim- Management Vertragsanalyse Risiken Chancen Pflichten Randbedingungen Strategien Controlling Überwachen der Projektabwicklung um frühzeitig Störungen zu identifizieren, die das Ergebnis beeinflussen Claim-Management Claims Change Ordern Terminclaims Produktivitätsclaims 9

10 Die Claim-Management Matrix Angebots Bearbeitung Engineering Einkauf Montage IBN Gewährleistung Änderungs- Management (Kunde & Konsorte) Vertragliche Änderungsprozedur Abwicklungsmethodik Änderungsmanagement -> Kunde/Konsorte Design Input Änderung der Methodik Interface Management Einfrieren d. Planung Termin Planung Planungsänderungen Query Management Genehmigung Übernahme von Baugelände/Gebäuden Lieferung von Medien Subcontract Management Vertragliche Regelung Termin Planung Änderungsprozedur Terminsicherung FAT - Prozedur Mängelrügen Änderungsmanagement -> Unterlieferanten Die Schwerpunkt ändern sich im Laufe des Projektes 10

11 Standards optimieren Kosten G A R D E Grund des Claims Auswirkung der Störung Rechtliche Sicht Darstellung der Kosten Erhärtung durch Beweise Claim Log Claim identifikation 1 Claim Identifikation 2 Ursachen Analyse Interne Ressourcen 3 Claim Strategie Claim Bearbeitung 4 Beweissicherung 5 Claimerstellung 6 Kontakt zum Claim-Gegner 7 Verhandlung Unterstützung durch externe Ressourcen bei großen Claims 11

12 Soft Facts und Claim-Management Claim-Management gewinnt auch bei innerdeutschen Aufträgen stärker an Bedeutung Das negative Image läßt sich vermeiden Claim-Management = Vertrags-Management Claim-Management beginnt vor dem Vertrag und endet erst nach Übergabe des Projektes Claim-Management ist ein wichtiger Teil des Projektmanagements Claim-Management finanziert sich selbst 12

13 13

14 Nächste Schritte Fachgruppe mit folgender Zielsetzung Definition des Claim Managements in Abgrenzung/Erweiterung zu anderen PM Disziplinen Definition von Standards und Begriffen (Claim Management, Nachforderungsmanagement) Definition von Methoden und Tools für Aufgabenschwerpunkte Unternehmens-Benchmarking zur Selbsteinschätzung Definition von Schulungsmodulen 14

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