Freie und Hansestadt Hamburg

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1 Freie und Hansestadt Hamburg Stand: Freie und Hansestadt Hamburg, Finanzbehörde, Organisation und Zentrale Dienste (111/9) Hinweise für die Erstellung barrierefreier PDF-Formulare (im Sinne der HmbBITVO) Seite 1

2 Inhaltsverzeichnis Vorbemerkung... 3 Erstellung und Ausgangsdokumente... 3 Notwendige Schritte... 3 Ausgangslage... 3 Umwandlung in PDF... 4 Nachbearbeitung des PDF-Dokuments... 4 Verbesserung der Gebrauchstauglichkeit... 5 Qualitätsprüfung... 5 Weitere fachliche Hinweise:... 6 Schlussbemerkungen... 6 Literaturhinweise... 6 Autoren... 6 Seite 2

3 Vorbemerkung Diese PDF-Hinweise sind erforderlich, weil die HmbBITVO die Barrierefreiheit auch für PDF-Dateien im öffentlichen Sektor Hamburgs verlangt. Vielfach ist jedoch unklar, wann von barrierefreien PDF-Formularen gesprochen werden kann und wie sie erstellt werden. Insofern handelt es sich im Folgenden um Hinweise für Praktiker. Barrierefreie Formulare führen auch zu verbesserten Beschäftigungsmöglichkeiten schwerbehinderter, aber insbesondere sehbehinderter oder blinder Arbeitnehmer. Außerdem ist die Nutzung barrierefreier Formulare für Bürger mit entsprechenden Behinderungen leichter. HTML-Formulare aus dem ContentManagement- und aus dem Gateway-Bereich der Freien und Hansestadt Hamburg werden innerhalb dieses Dokuments nicht beschrieben, weil insbesondere Gateway-Zugriffe in vielen Fällen eine Registrierung erforderlich machen, zu der nicht alle Anwender bereit sind. Diese Hinweise sollen Hilfestellung bei kleineren, selbstentworfenen Formularen (1-3 Seiten) der Behörden und Ämter geben. Bei größeren und/oder inhaltlich komplexen Formularen wird empfohlen, die Hilfe von Spezialisten in Anspruch zu nehmen, z.b. die der Zentralen Vordruckstelle des Bezirksamtes Hamburg-Mitte (zuständig für alle Hamburger Bezirke und die Behörde für Inneres und Sport). Erstellung und Ausgangsdokumente Für die Erstellung barrierefreier PDF-Formulare ist in jedem Fall Acrobat Professional erforderlich (im Warenkorb von Dataport enthalten). Entsprechend ihrer Häufigkeit wird von folgenden Ausgangsdateiformaten ausgegangen: Microsoft Word: wird erfahrungsgemäß am häufigsten verwendet. Dokumente aus Layoutprogrammen wie z.b. InDesign: Spezialwissen erforderlich. Kein Ausgangsformat, wenn Formulare direkt in Adobe Acrobat Professional erstellt werden: Erstellung erfordert umfangreiche Kenntnis des Adobe Acrobat Professional, die Zugänglichkeit der so erstellten Dokumente ist jedoch potenziell sehr gut. Die folgenden Hinweise beziehen sich ausschließlich auf den Herstellungsweg aus MS Word, da dieser innerhalb der FHH mit Abstand am häufigsten gewählt wird. Notwendige Schritte Ausgangslage Es wird davon ausgegangen, dass ein MS-Word-Formular mit den folgenden Merkmalen vorliegt: Absenderdaten-/ausstellende Behörde Stand vom: Die Überschrift (Formularzweck) besitzt die Formatvorlage Überschrift 1 Alle Formularfelder, auch Radiobuttons (Options-Schaltflächen), Checkboxen Seite 3

4 (Kontrollkästchen) und Optionsfelder besitzen Beschriftungen (Mehrfachnamen wie z.b. Vor- und Zuname wurden vermieden) Jede Formularzeile ist ein Absatz (keinen Zeilenumbruch benutzen) Es wurden keine leeren Absätze (durch mehrmaliges Betätigen der Enter-Taste) erzeugt Umwandlung in PDF Aus dem Word-Dokument kann nun über die Word-Acrobat-Funktion PDF erstellen (wichtig: nicht über die Drucken-Funktion und nicht mit dem Acrobat Distiller) eine PDF- Datei erzeugt werden. Nachbearbeitung des PDF-Dokuments Zur Erstellung von barrierefreien PDF-Formularen sind umfangreiche Nacharbeiten mit dem Adobe Acrobat Professional notwendig. Damit zumindest eine reibungslose Bedienbarkeit mit der Tastatur sowie die Verwendbarkeit mit Blinden-Hilfsmitteln möglich ist, sollten die folgenden Schritte eingehalten werden: 1. Dokumentensprache unter Eigenschaften einstellen 2. Alle vorhandenen Tags entfernen 3. Automatische Formularfelderkennung durchführen 4. Prüfung und ggfs. Nachbearbeitung der Feldreihenfolge 5. Feldbezeichnungen auch bei Quickinfo (Title) einsetzen, da beide gleich sein müssen 6. Ggfs. von Hand nachtaggen Das fertige Formular sollte nach der folgenden Dateinamens-Konvention gespeichert werden: Formular1-barrierefrei.pdf (hierdurch wird auf Dateiebene die Eigenschaft der Barrierefreiheit sichtbar beibehalten, was beim Speichern wichtig ist, da dies sicherstellt, dass das Dokument, unabhängig vom Kontext, als barrierefrei erkannt werden kann. Die Bezeichnung eines Verweises (Links) auf ein PDF-Dokument muss die folgenden Informationen im Reintext enthalten: Dokumenten-Name (Dokumenten-Name-barrierefrei.pdf) Dokumenten-Typ (PDF) Datei-Größe Anzahl der Seiten Verbesserung der Gebrauchstauglichkeit Im Folgenden werden einige Eigenschaften aufgezählt, die das Ausfüllen von PDF- Formularen der FHH am Bildschirm erleichtern sollen und seit 2003 zum Hamburger- PDF-Mindeststandard zählen : Felder mit gleicher Bezeichnung werden automatisch mehrfach ausgefüllt, Seite 4

5 nachdem die Eingabe einmal getätigt wurde Es wird eine Funktion (Button) zum Löschen aller bisherigen Eingaben am Ende des Dokuments zur Verfügung gestellt Es wird eine Funktion zum Drucken des Formulars am Ende zur Verfügung gestellt Automatisches Einfügen des aktuellen Datums beim Öffnen Automatische Vorbelegung von Feldern, sofern möglich Plausibiltätsprüfungen sind integriert: nur männlich (m) oder weiblich (w) ankreuzbar; Rechenfunktionen (z.b. Summenbildung) sind vorhanden; ebenso ein -Zeichen. Pflichtfelder werden mit * gekennzeichnet Hilfetexte und Erläuterungen sind Bestandteil des Formulars Qualitätsprüfung Zur Prüfung der Qualität des PDF-Formulars ist Adobe Acrobat Professional erforderlich. Wenigstens die folgenden Schritte sollten durchgeführt werden: Vollständige Prüfung der Ein- / Ausgabehilfe Prüfung der korrekten Tag-Reihenfolge Prüfung der korrekten Dokumenten-Sprache Prüfung, ob alle Formularfelder korrekt beschriftet und mit identischer Quickinfo versehen wurden Weitere fachliche Hinweise: Zur vollständigen Sicherstellung der Barrierefreiheit kann auch ein BITV-Test beauftragt werden. Weitere Infos hierzu unter Schlussbemerkungen PDF-Dokumente können leider nie vollständig barrierefrei gestaltet werden. Vor allem mit unterschiedlichen Blinden-Hilfsmitteln kommt es immer wieder zu Problemen. Diese Hinweise sind auch für eine deutschlandweite Verteilung als Musterhinweise im Rahmen der Arbeiten im LeiKa (Leistungskatalog der deutschen Verwaltungen) und im Rahmen des FIM (Föderalen Informationsmanagements) vorgesehen. Literaturhinweise Forum "HilfDirSelbst.ch": Link für weitere Informationen: Seite 5

6 Autoren Detlef Girke, BITV-Consult, selbständiger Berater Friedhelm Kruse, Finanzbehörde, Organisation und Zentrale Dienste Friedrich Ropertz, BSB, Jugendinformationszentrum Seite 6