JAHRESWECHSEL 2014/2015 PROVIA

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1 Arbeitshilfe Stand JAHRESWECHSEL 2014/2015 PROVIA MICOS GmbH, 2014

2 INHALT 1. vor der Installation von k Arbeiten zum Jahresbeginn neue Zugehörigkeiten Steuern Sozialversicherung Abrechnungsdaten Arbeiten zum Jahresabschluss Lohnsteuerbescheinigungen Jahresmeldungen DEÜV Lohnkonten Berufsgenossenschaftsliste... 8

3 1. VOR DER INSTALLATION VON K3.7.0 Hinweis Wurde k3.6.1 nicht installiert, so muss vor der Installation von k3.7.0 auf jeden Fall der Datenbankmanager k3.6.1 ausgeführt werden. Wurde k3.6.0 nicht installiert, so muss vor der Installation von k3.7.0 auf jeden die folgende Reihenfolge beachtet werden: Installieren von k3.6 Probeabrechnung für einen Personalfall in PROVIA Ausführen des Datenbankmanagers k3.6.1 Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Micos-Systemberater. Information Zum sind die Datensätze für die folgenden Verfahren erweitert worden neue GKV-Monatsmeldungen Erweiterung von Datenbausteinen Wegfall der allgemeinen Meldepflicht für Mehrfachbezieher Beitragsnachweis für Arbeitgeber neue Datensatzversion Beitragsnachweis für Zahlstellen neue Datensatzversion EEL Version 7 Neustrukturierung des Datensatzes Vor der Installation von k3.7.0 müssen für den Dezember abzugebende Meldungen aufbereitet und bereitgestellt werden. Der Versand der Meldedateien muss im alten Jahr 2014 geschehen. Meldungen im EEL-Verfahren können bis zum 30. Dezember im alten Format - Version 6 - abgegeben werden, danach werden sie abgewiesen und müssen im neuen Format - Version 7 - erneut abgegeben werden. Jahreswechsel 2014/2015 1/8

4 2. ARBEITEN ZUM JAHRESBEGINN Nach der Installation des Releases k ist die Entgeltabrechnung für das Kalenderjahr 2015 möglich. Bitte beachten Sie vor der ersten Abrechnung für 2015 die folgenden Anmerkungen NEUE ZUGEHÖRIGKEITEN Zu k3.7.0 werden folgende neue Zugehörigkeiten eingeführt: 365 Zusatzbeitrag gesetzliche KV 198 Zusatzbeitrag gesetzliche KV 'davon EGA' 368 Zusatzbeitrag Übernahme durch Dritte 366 Zusatzbeitrag freiwillige KV 367 Zusatzbeitrag KV aus Versorgungsbezügen (nur Pflicht für Zahlstellen) Es handelt sich bei den fett dargestellten Zugs um Pflichtzugehörigkeiten. Es müssen Lohnarten angelegt werden, denen diese Zugs zugewiesen werden. Fehlen Lohnarten, denen diese Zugehörigkeiten zugewiesen wurden, bricht die Verarbeitung ab STEUERN Länderspezifische Werte Es gibt für 2015 keine Änderungen in den zulässigen Kirchensteuermerkmalen und deren Zuordnung zu den Zeilen und Kennzahlen. Freibeträge für das Lohnsteuerermäßigungsverfahren Mit Einführung des Verfahrens ELStAM hat man sich grundsätzlich vom Jahresprinzip für die Bewilligung eines Freibetrages verabschiedet. Bleibt der Freibetrag für das Folgejahr in der gleichen Gesamthöhe bestehen (z.b. wenn der Arbeitnehmer den Werbungskostenfreibetrag im Oktober für das Folgejahr in gleicher Höhe erneut beantragt, oder es sich um einen überjährig gültigen Freibetrag wegen Körperbehinderung handelt), erhält der Arbeitgeber keine Änderungsliste. D.h. der Arbeitgeber erhält eine Änderungsliste nur dann, wenn sich Änderungen ergeben ELStAM Bei der Finanzverwaltung findet Versionswechsel der eingesetzten Software zum Jahresbeginn statt. HINWEIS Jahreswechsel 2014/2015 2/8

5 An-, Ab- und Ummeldungen sind erst ab dem wieder möglich Rückrechnungen auf das Vorjahr Ist die Lohnsteuerbescheinigung erstellt, so wird steuerpflichtiges Brutto aus Rückrechnungen des alten Jahres auf die aktuelle Abrechnung übertragen und als sonstiger Bezug nach den Vorschriften des laufenden Jahres im Zahlungsmonat abgerechnet. Ist die Lohnsteuerbescheinigung noch nicht erstellt, so erfolgt keine Übertragung des steuerpflichtigen Brutto auf die laufende Abrechnung. Der Monat, auf den zurückgerechnet wird, wird korrigiert SOZIALVERSICHERUNG Gesetzliche Werte Die gesetzlichen Werte werden mit der Installation des Jahreswechselreleases aktualisiert. Neu in die gesetzlichen Werte aufgenommen wurde der 'durchschnittliche Zusatzbeitragssatz' in der gesetzlichen Krankenversicherung ( 242a Absatz 1 SGB V). Er wurde für 2015 auf 0,9 Prozent festgesetzt. Neu Der Rentenversicherungsbeitragssatz sinkt auf 18,7 Prozent. Neu Der Pflegebeitragssatz steigt von 2,05 Prozent (Kinderlose: 2,3 Prozent) zum um 0,3 Punkte auf 2,35 Prozent (Kinderlose: 2,60 Prozent). Hinterlegt ist der Beitragssatz in 'Bundesland terminiert' GKV-Monatsmeldungen Die Regelungen zum Sozialausgleich sind aufgehoben. Die GKV-Monatsmeldung und die Rückmeldung der Krankenkassen mit den zu verbeitragenden Entgelten für Mehrfachbezieher entfällt in der bisherigen Form. Neu ab dem ist für Mehrfachbeschäftigte in der Gleitzone die Fremdverdienste bzw. die Gesamtentgelte müssen manuell vorgegeben oder wenn möglich über den Vorlauf Mehrfachbeschäftigung ermittelt werden. für BBG-Überschreiter die Fremdverdienste bzw. die Gesamtentgelte können manuell vorgegeben oder wenn möglich über den Vorlauf Mehrfachbeschäftigung ermittelt werden. Ggf. zu viel entrichtete Beiträge werden über den neuen Prüfprozess der Krankenkassen nachgelagert (im Allgemeinen nach der Jahresmeldung 2015) über die neue GKV-Monatsmeldung berichtigt. Jahreswechsel 2014/2015 3/8

6 Beschäftigung in der Gleitzone Mit dem Ende der Bestandsschutzregelungen zum entfällt die besondere Gleitzonenformel Geringfügige Beschäftigung Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung haben die Geringfügigkeits-Richtlinien 2015 erstellt, die zur Zeit als Entwurf vorliegen. Die endgültige Fassung der Geringfügigkeits- Richtlinien wird vermutlich im Dezember veröffentlicht werden. Einzelne Neuerungen/Regelungen in Stichworten: kurzfristige Beschäftigungen: Erhöhung der Zeitgrenzen für eine Übergangszeit vom 1. Januar 2015 bis 31. Dezember 2018 von zwei Monaten bzw. 50 Arbeitstagen auf drei Monate bzw. 70 Arbeitstage aufgrund des Gesetzes zur Stärkung der Tarifautonomie geringfügig entlohnte Beschäftigungen: Erhöhung der Zeitgrenze für ein vorübergehendes unvorhersehbares Überschreiten der Entgeltgrenze von zwei Monaten auf drei Monate innerhalb eines Zeitjahres für die Übergangszeit vom 1. Januar 2015 bis 31. Dezember 2018 Mindestbeitragsbemessungsgrundlage für die Berechnung der Rentenversicherungsbeiträge ist nicht zu prüfen, wenn eine rentenversicherungspflichtige (Haupt-)Beschäftigung ausgeübt wird oder Rentenversicherungspflicht aufgrund anderer Tatbestände besteht. Wir empfehlen, diesen Sachverhalt sowie die Berechnung der anteiligen Mindestbeitragsbemessungsgrundlage bei Vorliegen mehrerer Beschäftigungen mit einem Gesamtarbeitsentgelt unterhalb von 175 Euro über die Eingabe eines Fremdentgelts zu regeln (Lohnart mit Zug 179). Erhöhung der Umlage U2 zum Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen für Mutterschaftsleistungen von 0,14 Prozent auf 0,24 Prozent ab 1. Januar Der Umlagesatz wird über den Import der Beitragssatzdatei übernommen Sonstiges: Ende der Bestandschutzregelungen für Beschäftigungen mit einem regelmäßigen Arbeitsentgelt von 400,01 bis 450,00 Euro, die über den 31. Dezember 2012 hinaus sozialversicherungspflichtig geblieben sind, zum 31. Dezember Diese Arbeitnehmer sind bei einem unveränderten Arbeitsentgelt bis regelmäßig 450 Euro im Monat ab 1. Januar 2015 ausschließlich als geringfügig entlohnt Beschäftigte bei der Minijob-Zentrale anzumelden. neue Terminierung anlegen Krankenkasse, Personengruppe und Beitragsgruppenschlüssel ändern Arbeitsschritte Jahreswechsel 2014/2015 4/8

7 Die Bestandschutzregelung für Arbeitnehmer, die bereits am 31. Dezember 2012 geringfügig entlohnt beschäftigt waren, ist zeitlich nicht begrenzt und hat damit weiterhin Bestand: Die Rentenversicherungsfreiheit bleibt nach 230 Abs. 8 Satz 1 SGB VI über den 31. Dezember 2012 hinaus bestehen, solange das Arbeitsentgelt regelmäßig im Monat die bis zum 31. Dezember 2012 maßgebende Arbeitsentgeltgrenze von 400 Euro nicht übersteigt. Übersteigt das Arbeitsentgelt regelmäßig im Monat 400 Euro (mit Ausnahme einer vorübergehenden unvorhersehbaren Überschreitung), greift die Bestandsschutzregelung dauerhaft nicht mehr. Sollte das Arbeitsentgelt nach der Erhöhung regelmäßig im Monat 450 Euro nicht übersteigen, liegt weiterhin eine geringfügig entlohnte Beschäftigung vor, in der Rentenversicherungspflicht eintritt, von der sich der Arbeitnehmer jedoch befreien lassen kann. Macht der Arbeitnehmer mit Wirkung ab dem Monat der Erhöhung des Arbeitsentgelts von seinem Recht auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht Gebrauch, ist der Eingang des Befreiungsantrags weiterhin - mit einer Abmeldung mit Abgabegrund '33' zum Ende des Zeitraums der Rentenversicherungsfreiheit nach 230 Abs. 8 Satz 1 SGB VI sowie einer Anmeldung mit dem Abgabegrund '13' ab dem Beginn des Zeitraums der Befreiung von der Rentenversicherungspflicht nach 6 Abs. 1b SGB VI (erster des Kalendermonats) zu melden. Die Beitragsgruppe '5' in der Rentenversicherung sowie der Personengruppen-schlüssel '109' bleiben unverändert. neue Terminierung anlegen, Kennzeichen 'Meldung aus sonstigen Gründen' muss in der neuen Terminierung gesetzt werden. Arbeitsschritte Macht der Arbeitnehmer mit Wirkung ab dem Monat der Erhöhung des Arbeitsentgelts von seinem Recht auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht keinen Gebrauch, ist die Beitragsgruppe in der Rentenversicherung auf die '1' zu ändern, der Personengruppenschlüssel '109' bleibt unverändert. neue Terminierung anlegen, Beitragsgruppe für die Rentenversicherung ändern Kennzeichen 'Meldung aus sonstigen Gründen' muss in der neuen Terminierung nicht gesetzt werden. Arbeitsschritte Mindestlohn Es gibt neue Aufzeichnungspflichten für die Arbeitszeit bei geringfügig entlohnter Beschäftigung. Der Beginn, das Ende und die Arbeitszeit bzw. Dauer der Pause ist festzuhalten und 2 Jahre aufzubewahren. Jahreswechsel 2014/2015 5/8

8 Berufsgenossenschaft Die geleisteten Arbeitsstunden sind in den Lohnnachweisen und in der Meldung zur Sozialversicherung anzugeben. Liegen genaue Angaben über die Zahl der geleisteten Arbeitsstunden pro Mitarbeiter vor, so sind diese zu übermitteln. Sollten diese Angaben nicht vorliegen, so kann die Zahl der geschuldeten Arbeitsstunden eintragen werden. Liegen diese Daten nicht vor, so kann hilfsweise den Vollarbeiterrichtwert übermittelt werden. Der Vollarbeiterrichtwert ist eine statistische Größe, welche die kalendarischen Arbeitstage, die durchschnittlichen Urlaubs- und Krankheitstage sowie bezahlte Wochenstunden berücksichtigt. Er wird jährlich aktualisiert und ist für 2015 auf 1550 Stunden festgelegt Änderungen in der Beitragssatz- bzw. Betriebsnummerndatei Die Versionen 4.1 und 4.2 der Beitragssatzdatei und die Betriebsnummerndatei werden nicht mehr unterstützt. Stattdessen gibt es die Beitragssatzdatei Version 5. Kassenindividueller Zusatzbeitragssatz Der kassenindividuelle Zusatzbeitrag darf nicht direkt nach dem Beschluss des Krankenkassengremiums, sondern erst nach der Genehmigung durch die Aufsichtsbehörde in die Beitragssatzdatei eingepflegt werden. Insbesondere für die Januarabrechnung kann es daher sein, dass der Satz zum Abrechnungstermin noch nicht zur Verfügung steht. weitere Informationen in Neues in k3.7.0 Datenübermittlung/DEÜV-Empfänger Die maschinelle Weiterleitung durch eine unzuständige an die jeweils zuständige Datenannahmestelle (DAV) zum Beispiel im AOK-Bereich ist in den maschinellen Meldeverfahren nicht mehr zulässig. Die Information über die für die Krankenkasse zuständige Datenannahmestelle ist in die Beitragssatzdatei der Version 5 aufgenommen und wird mit dem Import der Beitragssatzdatei in die PROVIA-Daten übernommen. Der bisherige Lieferweg über die Betriebsnummerndatei wird nicht mehr unterstützt. Der Beitragssatz und der kassenindividuelle Zusatzbeitragssatz für die Krankenversicherung sowie die Umlagebeitragssätze der Krankenkassen müssen über den Import der ITSG-Beitragssatzdatei in die PROVIA-Daten eingespielt werden. Für die ITSG-Beitragssatzdatei bedeutet dies: die Jahresdatei und die bis dahin vorliegenden Updatedateien der Version 5 müssen eingespielt werden. Die für das anstehende Kalenderjahr zu verwendenden Erstattungs- und Beitragssätze für die Umlagen U1/U2 müssen festgelegt werden -> Geschäftspartner -> Krankenkassen Register zusätzliche Werte. Die aktuelle Version von Perfidia muss installiert sein. Vor dem ersten Versand von Daten in 2015 muss die Liste der Annahmestellenzertifikate in Perfidia aktualisiert werden. Arbeitsschritte Jahreswechsel 2014/2015 6/8

9 2.4. ABRECHNUNGSDATEN Prüfen und ggf. Aktualisieren der eingetragenen Freibeträge entfällt -> siehe oben zu ELStAM. Bescheinigung über den Beitrag zur privaten Krankenversicherung in 2015 erfassen (Bürgerentlastungsgesetz) Beitragsgruppenschlüssel SV überprüfen (Ende KV-Pflicht wegen Überschreitens der JAE, beachten Sie dabei bitte die Besonderheiten der JAE für 2015) Prüfen geringfügig entlohnt Beschäftigte auf Ablauf der Übergangsregelung (siehe Kapitel 2.3.4) Arbeitsschritte 3. ARBEITEN ZUM JAHRESABSCHLUSS 3.1. LOHNSTEUERBESCHEINIGUNGEN Für das Jahr 2014 müssen die Lohnsteuerbescheinigungen bis zum 28. Februar 2015 elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden Erfassen Unterbrechungen für die Lohnsteuerbescheinigung Soweit nicht bereits innerhalb der monatlichen Abrechnung geschehen, ist die Anzahl der Unterbrechungen, die unter 'Anzahl U' auf der Lohnsteuerbescheinigung dokumentiert werden soll, zu erfassen. Mitarbeiter -> variable Entgelte und Zeiten -> Gruppe Zeiten Als Unterbrechung gelten Tage ohne Anspruch auf Arbeitsentgelt, wenn es sich um mehr als 5 aufeinanderfolgende Tage handelt. Die eingegebenen Unterbrechungen werden summiert. Zieht sich die Unterbrechung über das Monatsende in den Folgemonat hin, gilt das als eine Unterbrechung und wird somit auch nur in einem Monat aufgegeben Es muss eine separate Nachberechnung für die Personalfälle vorgenommen werden, für die nachträglich Eintragungen gemacht wurden. Erst im Anschluss daran sind die Eingaben in das Lohnkonto übernommen und können ausgewertet werden Erstellen der Lohnsteuerbescheinigungen Die jährlichen Lohnsteuerbescheinigungen werden in dem Monat erstellt, der im Feld 'Monat für Aufkleber' angegeben ist. Bei Rückrechnungen auf diesen Monat werden bereits erstellte Lohnsteuerdaten nur dann erneut aufbereitet, wenn es Änderungen in den zu bescheinigenden Daten gegeben hat. Das Kennzeichen 'Weitergabe ELSTER' aus den Abrechnungsdaten, Register 'Steuern' wird nicht mehr ausgewertet. Hinweis Jahreswechsel 2014/2015 7/8

10 3.2. JAHRESMELDUNGEN DEÜV Nach dem Bundesunfallkassen Neuordnungsgesetz (BUK-NOG) ist die Jahresmeldung immer mit der Januarabrechnung zu erstellen. Hinweis Werden nachfolgend einmalig gezahlte Entgelte als Märzklausel abgerechnet, werden diese separat mit einer Meldung mit dem Grund 54 (Sondermeldung) gemeldet LOHNKONTEN Den Druck der Lohnkonten rufen Sie bitte erst nach dem Erstellen der DEÜV- Jahresmeldungen auf. Hinweis 3.4. UNFALLVERSICHERUNGSLISTE Der Lohnnachweis ist weiterhin zu erstellen und an den zuständigen Unfallversicherungsträger zu übermitteln, auch wenn die Entgelte bereits innerhalb der DEÜV gemeldet werden. Es ist geplant, die Abgabe des manuellen Lohnnachweises bis 2019 zu verlängern. Ein neues Verfahren wird derzeit ausgearbeitet. Jahreswechsel 2014/2015 8/8