Basiswissen - Handhabung

Transkript

1 Basiswissen - Handhabung Willkommen zu Excel leicht gemacht Folie 1

2 Inhalt 1. Tabellenblätter 2. Markieren/Kopieren 3. Einfügen 4. Rückgängig 5. Druckbereich/-vorschau 6. Ein- und Ausblenden 7. Suchen Folie 2

3 Das können Sie nachher! Wie arbeite ich mit Tabellenblättern? Wie kann ich leichter kopieren und einfügen? Wie kann ich Inhalte durch Ein- und Ausblenden übersichtlich gestalten? Wie wird ein Druckbereich festgelegt? Folie 3

4 1. Tabellenblätter Hinweis: In einer Excel-Datei gibt es immer ein oder mehrere Tabellenblätter. Somit können auch mehrere Tabellen in einem Dokument gespeichert und angezeigt werden. Folie 4

5 Unten im Fenster findet man die Tabellenblätter: Folie 5

6 Das Wechseln zwischen den Tabellenblättern ist über die Menüleiste (s.u.) über die Reiter (2) möglich (Strg + Bild auf/ab). Die Leiste wird über die Pfeile (1) verschoben. Ein neues Tabellenblatt wird über (3) oder per rechter Maustaste (auf den Tabellenblättern) eingefügt. Folie 6

7 Zum Umbenennen und Löschen geht man ebenfalls über die rechte Maustaste (siehe Abb.) Folie 7

8 2. Markieren / Kopieren a) Markieren: Nicht zusammenhängende Spalten/Zeilen oder einzelne Zellenbereiche können durch Halten der Strg-Taste markiert werden. Damit kann man markieren und kopieren mit nur einem Handgriff. Mühsame Einzelschritte entfallen. Folie 8

9 Hinweis: Einzelne, nicht zusammenhängende Zellen können zwar markiert, jedoch nicht immer kopiert werden. Eine Fehlermeldung erscheint, wenn die markierten Zellen nicht auf derselben Höhe liegen. Folie 9

10 b) Kopieren: Um Zellen nach dem Markieren zu kopieren gibt es folgende Wege: rechte Maustaste oder Strg + C. Office (Excel, Word, usw.) speichert die kopierten Daten in der Zwischenablage. Folie 10

11 Hinweis: Durch klicken auf den Pfeil (1) neben Start Zwischenablage öffnet sich ein neues Fenster (2), welches die Inhalte der Ablage anzeigt. Sind mehrere Daten kopiert, können diese hier angezeigt und zum Einfügen ausgewählt werden. Somit ist kein mehrmaliges Kopieren mehr notwendig. Folie 11

12 3. Einfügen Es gibt, je nach Situation, verschiedene Möglichkeiten kopierte Informationen einzufügen: Klassisches Einfügen Inhalte einfügen Kopierte Zellen einfügen Mehrere leere Spalten/Zeilen einfügen Folie 12

13 a) Klassisches Einfügen: Für die Inhalte aus der Zwischenablage Start Zwischenablage Einfügen oder Rechte Maustaste oder Strg + V Eingefügt wird ab der 1. ausgewählten Zelle Hinweis: Die alten Daten der Zellen werden überschrieben. Folie 13

14 b) Inhalte einfügen: Start Zwischenablage Einfügen Inhalte einfügen oder über die rechte Maustaste Alte Daten werden überschrieben (wie beim klassischen Einfügen (3.a)) ). Hinweis: Beim klassischen Einfügen (siehe 3.a) ) werden Formeln und Werte eingefügt. Folie 14

15 Verschiedene Formen des Einfügens können je nach Bedarf gewählt werden (z.b. nur Formeln oder nur Werte). Hinweis: Durch Einfügen von Formeln können diese unbrauchbar werden (Querverweise zu anderen Dateien funktionieren nicht mehr). Folie 15

16 Um Zeilen und Spalten einer Tabelle zu vertauschen, wählt man vor dem Inhalte einfügen Transponieren aus. Somit wird die Tabelle gedreht. Folie 16

17 Die gedrehte Tabelle sieht dann wie folgt aus: Alte Tabelle: Transponierte Tabelle: Zeile\Spalte Name Datum Zeile\Spalte Daten 1 Daten 2 Daten 1 Bernd Name Bernd Franz Daten 2 Franz Datum Folie 17

18 c) Kopierte Zellen einfügen: Alte Daten werden nicht überschrieben, sondern in die gewünschte Richtung verschoben (siehe Abb.). Per rechter Maustaste kopierte Zellen einfügen Folie 18

19 d) Mehrere leere Zeilen/Spalten einfügen: Markieren der gewünschten Zeilen-/Spaltenzahl in der Tabelle (Abb.: Spalten F - H), um die gleiche Anzahl an leeren Zeilen/Spalten oberhalb oder links davon einzufügen. rechte Maustaste Zellen einfügen Einfügen mehrerer Zeilen/Spalten geht somit schneller. Folie 19

20 Einzelne Zeilen/Spalten einfügen: rechte Maustaste oder Strg + + Folie 20

21 4. Rückgängig Alles kann wieder rückgängig gemacht werden, solange es nicht gespeichert wurde. Mit den Pfeilen (siehe Abb.) oder Strg + Z. Hier kann rückgängig gemacht werden oder wiederhergestellt werden. Folie 21

22 5. Druckbereich/-vorschau Ziel: bessere Übersicht durch Druck von bestimmten Informationen Den gewünschten Druckbereich markieren Seitenlayout Seite einrichten Druckbereich Druckbereich festlegen Folie 22

23 Unter Seitenlayout Seite einrichten kann: - von Hoch- auf Querformat gewechselt (Orientierung), - die Skalierung von 100% verändert, - Breite und/oder Höhe angepasst werden, um das Ausgabeformat den Wünschen anzupassen. Folie 23

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25 Unter Office-Menü Drucken Seitenansicht wird angezeigt, wie die Tabelle bei aktueller Formatierung ausgegeben wird. Keine unnötigen Druckvorgänge mehr Hinweis: Wenn kein Druckbereich definiert ist, druckt Excel die Daten im Standard-Format aus. Folie 25

26 6. Ein- und Ausblenden Ausblenden: Spalten bzw. Zeilen markieren und über die rechte Maustaste ausblenden lassen. Hilfreich, wenn nur best. Inhalte gedruckt werden sollen. Folie 26

27 Einblenden: Angrenzende Spalten/Zeilen markieren und mit der rechten Maustaste Bereiche wieder einblenden (Spalten D + E sind hier ausgeblendet). Folie 27

28 7. Suchen Suchen über Strg + F oder Start Bearbeiten Suchen und Auswählen Es können alle möglichen Treffer über Alle suchen (Ergebnisliste) oder jeweils der nächste Treffer in der Tabelle über Weitersuchen gefunden werden. Folie 28

29 ??? Folie 29

30 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Folie 30