TABELLENKALKULATION MIT

Transkript

1 IHK-REUTLINGEN TABELLENKALKULATION MIT EXCEL Pivot-Table - Y. u. J. THOMALLA, Horb

2 Inhaltsverzeichnis I. LISTENVERWALTUNG - GRUNDLAGEN... 1 II. LISTENAUSWERTUNG PIVOT-TABELLEN... 2 A. Erstellen einer Pivottabelle - Assistent... 2 B. Grundsätzliche Erläuterungen zur Pivot-Tabelle Mögliche Datenquelle Bereiche, die "belegt" werden können Tabellenoptionen Symbolleiste für die Bearbeitung von... 9 C. Weitere Bearbeitungsmöglichkeiten bei Feldeigenschaften Zeilen- und Spaltenfelder Feldeigenschaften Seitenfelder Feldeigenschaften Datenfelder D. Berechnungsfelder in einer Pivot-Tabelle - Formeln Berechnetes Feld Berechnetes Element III. BEISPIELE FÜR PIVOT-TABELLEN A. Verknüpfen von "Listen" aus externen Programme Beispiel: ACCESS B. Beispiel für die Verwendung von Feldeigenschaften und Formeln Spalten-, Zeilen- und Seitenfelder bearbeiten Neue Felder nach benutzerdefinierten Formeln erstellen Markieren und Formatieren C. Beispiel: Berechnung einer Prozentualen Verteilung IV. DIAGRAMME PIVOT-CHART A. Erstellen von Pivot-Charts Daten im Diagrammblatt zuordnen Diagramm nachträglich erstellen B. Pivot-Charts bearbeiten Pivot-Table Y. u. J. Thomalla Horb

3 I. Listenverwaltung - Grundlagen Die Datenbankfunktion ist innerhalb der Tabellenkalkulation eine weitere Möglichkeit der Tabellenbearbeitung zur Datenanalyse. So kann man z.b. Daten nach bestimmten Kriterien suchen lassen. Des weiteren ist es möglich, Daten, die einem bestimmten Kriterium entsprechen, suchen und zusammenfassen zu lassen (gruppieren). Begriffe: * Tabellenstruktur (Datenbankstruktur) * Datenfeld (+ Datenfeldname) * Datensatz * Tabelle (Datenbank) Schema: Tabellenstruktur Feld Feld Feld Feld Feld Name Vorname Straße PLZ Ort Goldberg Willi Hauptstr München Zusen Elfriede Langweg Stuttgart Raschke Paul Moosweg Stuttgart Datensatz Datensatz Datensatz Notizen: Y. u. J. Thomalla Horb

4 II. Listenauswertung A. Erstellen einer Pivottabelle - Assistent Pivottabellen bieten vielfältige Möglichkeiten, Listen auszuwerten. Beispiel Aus dieser Tabelle Verkaufsliste Datum Kunde Telefon Verkäufer(in) Betrag Asche Jahn 4.560, Baader Köhler 5.875, Dankert Kern 2.324, Hertenstein Kohlberg 5.228, Roese Jahn 3.781, Ruben Köhler 7.609, Veil Kern 6.230, Winterstein Köhler 4.000, Baader Jahn 6.450, Dankert Adler 3.650, Hertenstein Köhler 5.890, Roese Köhler 3.500, Ruben Köhler 5.000, Asche Jahn 4.560, Baader Meister 6.500, Dankert Kern 3.200, Hertenstein Jahn 1.500, Roese Kern 4.520, Ruben Kohlberg 3.890, Veil Jahn 4.580,00 soll nachfolgende Tabelle erstellt werden. Datum (Alle) Summe - Betrag Verkäufer(in) Kunde Adler Jahn Kern Kohlberg Köhler Meister Gesamtergebnis Asche 9.120, ,00 Baader 6.450, , , ,00 Dankert 3.650, , ,00 Hertenstein 1.500, , , ,00 Roese 3.781, , , ,00 Ruben 3.890, , ,00 Veil 4.580, , ,00 Winterstein 4.000, ,00 Gesamtergebnis 3.650, , , , , , ,00 Notizen: Y. u. J. Thomalla Horb

5 Arbeitsschritte: Ausgangspunkt: Der Zeiger befindet sich in der Liste 1. <DATEN> 2. <PIVOTTABEL- oder PIVOTCHART-BERICHT> Es erscheint folgendes Bild: 3. <WEITER> 4. <WEITER> Y. u. J. Thomalla Horb

6 5. <LAYOUT> 6. Kunde in den Bereich "ZEILE" ziehen 7. Verkäufer(in) in den Bereich "SPALTE" ziehen 8. Betrag in den Bereich "DATEN" ziehen 9. Datum in den Bereich "SEITE" ziehen Es erscheint folgendes Bild: Y. u. J. Thomalla Horb

7 10. <OK> 11. <FERTIGSTELLEN> Hinweis: Über die Auswahl bei DATUM kann man für jedes Datum eine Übersicht erzeugen. Bei KUNDE und VERKÄUFER besteht über die Auswahlpfeile die Möglichkeit, die auszuwertende Kunden und/oder Verkäufer festzulegen (ein-/ausblenden). Notizen: Y. u. J. Thomalla Horb

8 Bei Schritt 5 kann alternativ folgende Vorgehensweise verwendet werden, bei welcher die Bearbeitung direkt in der Tabelle durchgeführt werden kann.: <FERTIGSTELLEN> Es erscheint folgendes Bild: Kunde in den Bereich "ZEILE" ziehen Verkäufer(in) in den Bereich "SPALTE" ziehen Betrag in den Bereich "DATEN" ziehen Datum in den Bereich "SEITE" ziehen Die Ergebnisse werden sofort am Bildschirm sichtbar. Notizen Y. u. J. Thomalla Horb

9 B. Grundsätzliche Erläuterungen zur Pivot-Tabelle 1. Mögliche Datenquelle Option EXCEL-Liste oder Datenbank Externe Datenquelle Mehrere Konsolidierungsbereiche Weitere Pivot-Table oder Pivot-Chart Erläuterung Als Datenquelle wird eine Liste in einer EXCEL-Arbeitsmappe verwendet. Als Datenquelle können Daten aus einer Datenbank (ACCESS, dbase oder andere) verwendet werden. Dabei können die Daten in EXCEL eingelesen werden oder in EXCEL nur ausgewertet werden. Es können verschiedene Tabellenbereiche als Datenquelle verwendet werden. Die Beschriftungen sollten übereinstimmen, damit die Daten zusammen ausgewertet werden. Die Auswertung basiert auf einer vorhandenen Pivot-Tabelle. Dabei müssen die Daten in einer Mappe vorliegen. 2. Bereiche, die "belegt" werden können Zeilenfeld Spaltenfeld Datenfeld Seitenfeld Notizen Optionen Erläuterungen Die Datenfelder (Spalte(n)), die hier eingefügt werden, werden gruppiert, d.h. derselbe Inhalt innerhalb der Spalte wird zusammengefasst und kann dann als "Gruppe" ausgewertet werden. Die Datenfelder (Spalte(n)), die hier eingefügt werden, werden gruppiert, d.h. derselbe Inhalt innerhalb der Spalte wird zusammengefasst und kann dann als "Gruppe" ausgewertet werden. Die Datenfelder (Spalte(n)), die diesem Bereich zugeordnet werden, dienen zur Auswertung, wobei diese immer in dem Zeilen- und Spaltenbereich festgelegter Gruppen durchgeführt wird. Für die Art der Auswertung stehen verschiedene Funktionen zur Verfügung. Über Seitenfelder besteht die Möglichkeit, die Auswertung nur für eine ausgewählte Gruppe durchzuführen. Y. u. J. Thomalla Horb

10 3. Tabellenoptionen Erläuterungen: Optionen Name Gesamtsummen für Spalten Gesamtsummen für Zeilen Tabelle Autoformatieren Teilergebnisse für ausgeblendete Seitenelemente Beschriftungen zusammenführen Formatierung behalten Option für alle Seiten wiederholen Möglichkeiten Name für die Pivot-Tabelle festlegen Es kann bestimmt werden, ob Spaltensummen berechnet werden. Es kann bestimmt werden, ob Zeilensummen berechnet werden. Ist die Option angekreuzt, so wird z.b. die Spaltenbreite automatisch optimal eingestellt. Diese Einstellungsoption bezieht sich ausschließlich auf ein Seitenelement. Ist die Option aktiviert, so werden auch die ausgeblendeten Elemente in die Berechnung mit einbezogen. Ist die Option deaktiviert, so werden ausgeblendete Elemente nicht in die Berechnung mit einbezogen. Wird mehr als eine Gruppierung vorgenommen (z.b. KUNDE und ARTIKELBEZEICHNUNG), so kann mit dieser Option die Beschriftung horizontal bzw. vertikal verbunden und jeweils zentriert werden. Ist diese Option aktiviert, so erscheint beim Ändern eines Formates eine Warnmeldung. Wiederholung der Elementbeschriftung, falls mehrere Seiten gedruckt werden. Y. u. J. Thomalla Horb

11 Optionen Seitenlayout Felder pro Spalte Fehlerwerte anzeigen als Leere Zellen anzeigen als Drucktitel Möglichkeiten Werden mehrere Felder als Seitenelemente bestimmt, so kann man mit dieser Option bestimmen, ob die Angaben von oben nach unten (zeilenweise) angezeigt werden oder von links nach rechts (spaltenweise). Hiermit wird die maximale Anzahl der Felder für die eingestellte Richtung festgelegt. Wird diese Anzahl übertroffen, so wird automatisch die andere Anordnung gewählt. Bei der Einstellung 0 wird immer die eingestellte Richtung benutzt. Hier kann eine Anzeige für Fehlerwerte definiert werden. Hier kann eine Anzeige für Leere Zellen definiert werden. Datenoptionen Daten mit Tabellenlayout Bei Aktivierung besteht eine Verbindung zu den Quelldaten. speichern Damit findet jeweils eine Aktualisierung statt. Drilldown zu Details zulassen Bei einem Doppelklick auf ein Element, wird eine Detailliste für dieses Element erzeugt, wenn Drilldown aktiviert ist. Beim Öffnen aktualisieren Die Pivot-Tabelle wird beim Öffnen der Arbeitsmappe automatisch aktualisiert. 4. Symbolleiste für die Bearbeitung von Sobald eine Pivot-Tabelle markiert ist, erscheint die nachfolgende Symbolleiste für die Bearbeitung. Falls diese nicht erscheinen sollte, so kann sie über <ANSICHT> <SYMBOLLEISTEN> <PIVOTTABLE> eingeblendet werden. Notizen: Y. u. J. Thomalla Horb

12 Symbole Erläuterungen Über die Schaltfläche <PIVOTTABLE> wird nachfogende Auswahl angezeigt: Optionen (ohne zugeordnetes Symbol) MARKIEREN Es besteht die Möglichkeit, die ganze Tabelle zu markieren und auch gezielt einzelne Bestandteile. Bei Beschriftung, Daten und Beschriftung und Daten muss zuvor die "Ganze Tabelle" markiert werden. Die Option Auswahl aktivieren markiert alle Zellen, deren Inhalte mit der Auswahl übereinstimmen. FORMELN Hiermit können zusätzliche Berechnungsmöglich-keiten eingebaut werden (wird separat beim Thema Formeln erläutert). TABELLENOPTIONEN (siehe Seite 7) Bericht mit Autoformate formatieren. Aus der Pivot-Tabelle ein Diagramm erstellen. Detaildaten (bei mehreren Seiten- oder Zeilenfeldern) ausblenden. Ausgeblendete Detaildaten wieder einblenden. Pivot-Tabelle aktualisieren. Feldeigenschaften aufrufen. Feldanzeige aus- bzw. einblenden. Feldnamen der jeweiligen Datenquelle Belegung der einzelnen Bereiche (Zeilen, Spalten, Seiten und Daten). Y. u. J. Thomalla Horb

13 C. Weitere Bearbeitungsmöglichkeiten bei 1. Feldeigenschaften Zeilen- und Spaltenfelder Vorgehensweise: Feldeigenschaften bearbeiten 1. Spalte bzw. Zeile markieren 2. Symbolleiste <PIVOTTABLE> ggf. einblenden 3. Schaltfläche <PIVOTTABLE> anklicken 4. <FELDEIGENSCHAFTEN> (oder entsprechendes Symbol anklicken) Es erscheint folgende Auswahl 5. Einstellungen vornehmen 6. <OK> Erläuterungen Optionen Erläuterungen Name Name in der Pivot-Tabelle kann neu festgelegt werden. Teilergebnisse Diese Funktion ist nur bei mehreren Feldern in dem Spalten- oder Zeilenbereich wirksam. Es besteht die Möglichkeit, weitere Auswertungen für die einzelnen Felder einzufügen. Die Ergebnisse werden unterhalb der Gruppen angezeigt. Wird keine ausgewählt, findet für das angegebene Feld keine Zusammenfassung statt. <ELEMENTE OHNE DATEN ANZEIGEN> Elemente, denen keine Daten zugeordnet sind, können damit ein- oder ausgeblendet werden. <AUSBLENDEN> Das Feld wird komplett ausgeblendet. Über die <TABELLENOPTIONEN> kann eingestellt werden, ob die Felder dennoch in die Berechung eingehen. Y. u. J. Thomalla Horb

14 Optionen Erläuterungen <WEITERE> Über diese Option können Sortierungen und Einstellungen für die Anzeige der Daten vorgenommen werden. Es erscheint nachfolgendes Bild: 2. Feldeigenschaften Seitenfelder Vorgehensweise: Feldeigenschaften bearbeiten 7. Spalte bzw. Zeile markieren 8. Symbolleiste <PIVOTTABLE> ggf. einblenden 9. Schaltfläche <PIVOTTABLE> anklicken 10. <FELDEIGENSCHAFTEN> (oder entsprechendes Symbol anklicken) Es erscheint folgende Auswahl 11. Einstellungen vornehmen 12. <OK> Y. u. J. Thomalla Horb

15 Erläuterungen Name Teilergebnisse Optionen Ausblenden von Einträgen Ausblenden Weitere Erläuterungen Name in der Pivot-Tabelle kann neu festgelegt werden. Diese Funktion ist nur bei mehreren Feldern in dem Seitenbereich wirksam. Es besteht die Möglichkeit, weitere Auswertungen für die einzelnen Felder einzufügen. Die Ergebnisse werden unterhalb der Gruppen angezeigt. Wird keine ausgewählt, findet für das angegebene Feld keine Zusammenfassung statt. Durch Anklicken eines Eintrags wird dieser nach Betätigen der Schaltfläche <OK> ausbzw. eingeblendet. Ausblenden des Feldes. Über diese Option können Sortierungen und Einstellungen für die Anzeige der Daten vorgenommen werden. Es erscheint nachfolgendes Bild: 3. Feldeigenschaften Datenfelder Vorgehensweise: Feldeigenschaften bearbeiten 13. Spalte bzw. Zeile markieren 14. Symbolleiste <PIVOTTABLE> ggf. einblenden 15. Schaltfläche <PIVOTTABLE> anklicken Y. u. J. Thomalla Horb

16 16. <FELDEIGENSCHAFTEN> (oder entsprechendes Symbol anklicken) Es erscheint folgende Auswahl 17. Einstellungen vornehmen 18. <OK> Erläuterungen Name Optionen <ZUSAMMENFASSEN MIT> <AUSBLENDEN> <ZAHLEN> <OPTIONEN> Erläuterungen Name in der Pivot-Tabelle kann neu festgelegt werden. Auswertungsfunktion kann festgelegt werden. Feld wird komplett ausgeblendet. Formatieren der Zahlen des Datenfeldes. Entspricht den Möglichkeiten der Zahlendarstellung bei den Zellformaten. Hiermit können verschiedene Auswertungen für ein Feld durchgeführt werden. Siehe nachfolgende Erläuterungen: Y. u. J. Thomalla Horb

17 Erläuterungen zu den Optionen bei Daten zeigen als Option Erläuterung Differenz von Bezogen auf einen Inhalt des gruppierten Feldes. % von Bezogen auf einen Inhalt des gruppierten Feldes in Prozent angegeben. % Differenz von Bezogen auf einen Inhalt des gruppierten Feldes als Differenz in Prozent angegeben. Ergebnis in Die einzelnen Elemente eines Feldes werden fortlaufend berechnet. % der Zeile Prozentualer Anteil an der jeweiligen Zeilensumme. % der Spalte Prozentualer Anteil an der jeweiligen Spaltensumme. % des Ergebnisses Prozentualer Anteil an dem jeweiligen Gesamtergebnis. Index Folgender Algorithmus wird benutzt: (Zellwert*Gesamtergebnis)/(Zeilensumme*Spaltensumme) D. Berechnungsfelder in einer Pivot-Tabelle - Formeln 1. Berechnetes Feld Bei einem "Berechneten Feld" wird bei Daten eine neue Berechnung für jede Gruppe angelegt. Ausgang: Pivot-Tabelle ist erstellt und markiert 1. Symbolleiste <PIVOTTABLE> ggf. einblenden 2. Schaltfläche <PIVOTTABLE> anklicken 3. <FORMELN> Es erscheint folgendes Bild: Y. u. J. Thomalla Horb

18 4. <BERECHNETES FELD> Es erscheint folgendes Bild: 5. Bei Name: Name für das Feld eintragen 6. Bei Formel die gewünschte Berechnungsanweisung eintragen Hinweis: Die aufgelisteten Felder können verwendet werden. Auf Zellen oder Namen aus Tabellen kann nicht zurückgegriffen werden. 7. <OK> Die Ergebnisse werden für jede Gruppe ermittelt und angezeigt. 2. Berechnetes Element Bei einem " Berechneten Element " wird bei Zeilen- oder Spaltenfeldern eine neue Gruppe hinzugefügt und entsprechend der Formel berechnet. Bei mehreren Datenfeldern nicht möglich. Ausgang: Pivot-Tabelle ist erstellt und das gewünschte Zeilen- bzw. Spaltenfeld markiert 1. Symbolleiste <PIVOTTABLE> ggf. einblenden 2. Schaltfläche <PIVOTTABLE> anklicken 3. <FORMELN> Y. u. J. Thomalla Horb

19 4. <BERECHNETES ELEMENT> Es erscheint folgendes Bild: 5. Bei"Name": Name für die neue Gruppe (Element) festlegen. 6. Bei "Formel": Gewünschte Berechnungsanweisung eintragen. Es können nur Elemente aus den eingetragenen Feldern verwendet werden. 7. <OK> Das Ergebnis wird angezeigt. Hinweis: Formeln in einem Bericht ausgeben 1. Symbolleiste <PIVOTTABLE> ggf. einblenden 2. Schaltfläche <PIVOTTABLE> anklicken 3. <FORMELN> 4. <FORMELN AUFLISTEN> Die Formeln werden in einem neuen Tabellenblatt aufgelistet. Notizen Y. u. J. Thomalla Horb

20 III. Beispiele für A. Verknüpfen von "Listen" aus externen Programme Beispiel: ACCESS Ziel: Die ACCESS-Abfrage "Rechnungsliste" aus der Datenbank Rechnung soll für weitere Auswertungszwecke mit EXCEL verknüpft werden. Änderungen innerhalb von ACCESS sollen dann auch von EXCEL aus aktualisiert werden können. Ausgang: EXCEL ist mit der Arbeitsmappe PIVOT und der Tabelle: Externe Daten geöffnet. Die ACCESS-Datenbank Rechnung liegt als Datei liegt vor 1. <DATEN> 2. <EXTERNE DATEN IMPORTIEREN> 3. <NEUE ABFRAGE ERSTELLEN> 4. <OK> Name der Datenquelle angeben Über Auswahlpfeil gewünschten Treiber angeben Y. u. J. Thomalla Horb

21 5. <VERBINDEN> 6. <AUSWÄHLEN> 7. Gewünschte Datenbank auswählen 8. <OK> 9. Die Abfrage Rechnungsliste und Punkt 4 (siehe nachfolgendes Fenster) auswählen Y. u. J. Thomalla Horb

22 10. <OK> 11. <OK> 12. Benötigte Felder (in diesem Beispiel alle) übernehmen 13. <WEITER> 14. Gegebenenfalls selektieren Y. u. J. Thomalla Horb

23 15. <WEITER> 16. Gegebenenfalls sortieren 17. <WEITER> 18. Option <Daten an Microsoft Excel zurückgeben> aktivieren 19. <FERTIG STELLEN> 20. Position der neuen Tabelle festlegen 21. <OK> Aktualisieren der Daten: 1. Zeiger in die Tabelle stellen 2. <DATEN> 3. <DATEN AKTUALISIEREN> Y. u. J. Thomalla Horb

24 B. Beispiel für die Verwendung von Feldeigenschaften und Formeln Zielauswertung: Mwst- und Gesamtsummenberechnung Ausgang: Arbeitsmappe PIVOT Tabelle Artikel Zielauswertung Daten ARTNR Bezeichnung Nettobetrag Mehrwertsteuer Bruttobetrag 1 Stuhl 1.134,00 181, ,44 2 Sofa 5.720,00 915, ,20 3 Sessel , , ,40 4 Tisch 5.000,00 800, ,00 5 Schrankwand , , ,00 6 Küchenschrank 3.625,00 580, ,00 7 Schreibtisch 1.950,00 312, ,00 8 Bücherschank 4.350,00 696, ,00 9 Bürosessel 500,00 80,00 580,00 10 Regal 156,00 24,96 180,96 Gesamtergebnis , , ,00 Vorgehensweise Tabelle Artikel ist aktiviert und der Cursor befindet sich in einer Zelle der Tabelle. 1. <DATEN> 2. <PIVOT-TABLE/PIVOTCHART-BERICHT> 3. <WEITER> 4. <WEITER> 5. (evt.) <NEIN> (Pivottabellen sollen unabhängig voneinander sein.) 6. <LAYOUT> 7. Die Felder nach nachfolgendem Bild festlegen: 8. <OK> 9. <FERTIGSTELLEN> Y. u. J. Thomalla Horb

25 Die Tabelle hat folgenden Inhalt: Summe - Gesamt ARTNR Bezeichnung Ergebnis 1 Stuhl Ergebnis Sofa Ergebnis Sessel Ergebnis Tisch Ergebnis Schrankwand Ergebnis Küchenschrank Ergebnis Schreibtisch Ergebnis Bücherschank Ergebnis Bürosessel Ergebnis Regal Ergebnis 156 Gesamtergebnis Ziel Summe - Gesamt ARTNR Bezeichnung Ergebnis 1 Stuhl Sofa Sessel Tisch Schrankwand Küchenschrank Schreibtisch Bücherschank Bürosessel Regal 156 Gesamtergebnis Spalten-, Zeilen- und Seitenfelder bearbeiten Ziel: Teilergebnisse für das Feld ARTNR nicht berechnen. Ausgang: Die Symbolleiste Pivot-Tabelle ist eingeblendet (falls erforderlich die Symbolleiste mit <ANSICHT> <SYMBOLLEISTE> einblenden). Vorgehensweise 1. Zeiger auf eine Artikelnummer stellen, damit das Feld ARTNR markiert ist oder das Feld ARTNR anklicken 2. In der Symbolleiste die Schaltfläche <PIVOT-TABLE> anklicken. 3. <FELDEIGENSCHAFTEN> 4. Bei TEILERGEBNISSE <KEINE> wählen 5. <OK> Hinweise: Mit diesem Befehl können die Felder, nach denen gruppiert wurde (Zeile/Spalte), formatiert werden. Es können dabei auch einzelne Elemente ein- bzw. ausgeblendet werden. Mit <WEITERE> können Sortierungen vorgenommen werden. Mit <ZAHLEN> können Zahlenformate für den Inhalt des jeweiligen Feldes bestimmt werden. Y. u. J. Thomalla Horb

26 2. Neue Felder nach benutzerdefinierten Formeln erstellen Ziel: Mehrwertsteuer und Gesamtsumme berechnen Ausgang: Zeiger befindet sich in der Pivot-TabelIe. 1. In der Symbolleiste die Schaltfläche <PIVOT-TABLE> anklicken. 2. <FORMEL> 3. <BERECHNETES FELD> 4. Bei Name: Mwst eingeben 5. Bei Formel folgenden Ausdruck eintragen: =Gesamt*,16 6. <HINZUFÜGEN> 7. Bei Name Brutto eingeben 8. Bei Formel folgenden Ausdruck eintragen: =Gesamt+Mwst 9. <HINZUFÜGEN> 10. <OK> 11. Datenfelder als Spalten anordnen Ergebnis: Daten ARTNR Bezeichnung Summe - Gesamt Summe - Mwst Summe - Brutto 1Stuhl , ,44 2Sofa , ,20 3Sessel , ,40 4Tisch , ,00 5Schrankwand , ,00 6Küchenschrank , ,00 7Schreibtisch , ,00 8Bücherschank , ,00 9Bürosessel ,00 580,00 10Regal ,96 180,96 Gesamtergebnis , ,00 Y. u. J. Thomalla Horb

27 3. Markieren und Formatieren Währungsformat bei Summe-Gesamt ändern 1. Das Feld <SUMME-GESAMT> markieren. 2. In der Symbolleiste die Schaltfläche <PIVOT-TABLE> anklicken. 3. <FELDEIGENSCHAFTEN> 4. Bei Name: Nettobetrag eingeben. 5. <ZAHLEN> 6. <WÄHRUNG> 7. <OK> 8. <OK> Den Vorgang für die Felder Mwst und Brutto wiederholen. Die Namen entsprechend (Mehrwertsteuer und Bruttobetrag) festlegen. C. Beispiel: Berechnung einer Prozentualen Verteilung Beispiel: Folgende Auswertung soll über erstellt werden: Daten Bezeichnung Umsatz %-Verteilung Bücherschank 4.350,00 3,73% Bürosessel 500,00 0,43% Küchenschrank 3.625,00 3,11% Regal 156,00 0,13% Schrankwand ,00 66,85% Schreibtisch 1.950,00 1,67% Sessel ,00 13,92% Sofa 5.720,00 4,90% Stuhl 1.134,00 0,97% Tisch 5.000,00 4,29% Gesamtergebnis ,00 100,00% Vorgehensweise: Tabelle Artikel ist aktiviert und der Cursor befindet sich in einer Zelle der Tabelle. 1. <DATEN> 2. <PIVOT-TABLE-/PIVOTCHART-BERICHT> 3. <WEITER> 4. <WEITER> 5. (evt.) <NEIN> (Pivottabellen sollen unabhängig voneinander sein.) Notizen Y. u. J. Thomalla Horb

28 6. LAYOUT Die Felder nach nachfolgendem Bild festlegen: 7. <WEITER> 8. <FERTIGSTELLEN> 9. Datenfelder nebeneinander (in Spalten) anordnen Ziel: Für die zweite Spalte sollen die prozentualen Anteile an der Gesamtsumme berechnet werden. 10. Das Feld Summe-Gesamt2 markieren. 11. In der Symbolleiste die Schaltfläche <PIVOT-TABELLE> anklicken. 12. <FELDEIGENSCHAFTEN> 13. <OPTIONEN> Es erscheint folgendes Bild: 14. Bei Daten zeigen als über den Auswahlpfeil die Option % der Spalte auswählen. 15. <OK> Y. u. J. Thomalla Horb

29 IV. Diagramme Pivot-Chart A. Erstellen von Pivot-Charts Aus dieser Tabelle: Verkaufsliste Datum Kunde Telefon Verkäufer(in) Betrag Asche Jahn 4.560, Baader Köhler 5.875, Dankert Kern 2.324, Hertenstein Kohlberg 5.228, Roese Jahn 3.781, Ruben Köhler 7.609, Veil Kern 6.230, Winterstein Köhler 4.000, Baader Jahn 6.450, Dankert Adler 3.650, Hertenstein Köhler 5.890, Roese Köhler 3.500, Ruben Köhler 5.000, Asche Jahn 4.560, Baader Meister 6.500, Dankert Kern 3.200, Hertenstein Jahn 1.500, Roese Kern 4.520, Ruben Kohlberg 3.890, Veil Jahn 4.580,00 soll nachfolgendes Diagramm erstellt werden: Y. u. J. Thomalla Horb

30 Ausgangspunkt: Der Zeiger befindet sich in der Liste. 1. <DATEN> 2. <PIVOTTABLE-/PIVOTCHART-BERICHT> Es erscheint folgendes Bild: 3. Bei Datendarstellung die Option <PIVOTCHART-BERICHT> (mit Pivot-Table Bericht) auswählen 4. <WEITER> 5. <WEITER> ggf. <NEIN> Y. u. J. Thomalla Horb

31 6. <LAYOUT> 7. Kunde in den Bereich "ZEILE" ziehen. 8. Verkäufer(in) in den Bereich "SPALTE" ziehen. 9. Betrag in den Bereich "DATEN" ziehen. 10. Datum in den Bereich "SEITE" ziehen. Es erscheint folgendes Bild: 11. <OK> 12. <FERTIGSTELLEN> Das Diagramm wird angezeigt und kann verwendet werden. Y. u. J. Thomalla Horb

32 1. Daten im Diagrammblatt zuordnen Die Zusammensetzung des Diagramms kann durch Positionierung der Felder in der Symbolleiste Pivot-Table auf die im Diagramm vorgesehenen Felder erreicht werden. Folgende Felder können belegt werden: Rubrikeneinteilung Datenreihen zufügen (Legende) Seitenfelder Datenfelder (darzustellende Daten) Das Diagramm ist direkt mit der Tabelle verbunden. Es kann auch keine andere Datenquelle zugeordnet werden. 2. Diagramm nachträglich erstellen Ausgangspunkt: Pivot-Tabelle ist erstellt und markiert. In der Symbolleiste Pivot-Table das Symbol für Diagramme anklicken. Y. u. J. Thomalla Horb

33 B. Pivot-Charts bearbeiten 1. Pivot-Table Veränderungen der Datenquelle Über die Auswahlfelder bei Rubriken, Datenreihen, Datenfelder oder Seitenfelder, kann festgelegt werden, welche Inhalte dargestellt werden. Symbolleiste "Pivot-Table": Notizen: Y. u. J. Thomalla Horb

34 Erläuterungen: Optionen Erläuterungen <OPTIONEN> siehe Seite 7ff <DATEN AKTUALISIEREN>: Daten aus der Datenquelle aktualisieren. <PIVOTCHART-FELD-SCHALTFLÄCHEN AUSBLENDEN> Die Auswahlfelder werden entfernt. <FORMELN> siehe S. 15ff Aufrufen des EXCEL-Diagrammassistenten. Ausgeblendete Detaildaten wieder ausblenden. Ausgeblendete Detaildaten wieder einblenden. Pivot-Diagramm aktualisieren. Feldeigenschaften aufrufen. Anzeige der Felder aus- bzw. einblenden. Notizen Y. u. J. Thomalla Horb