FACHHOCHSCHULE BRAUNSCHWEIG/ WOLFENBÜTTEL

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1 FACHHOCHSCHULE BRAUNSCHWEIG/ WOLFENBÜTTEL Fachbereich Versorgungstechnik Studiengang Technische Unternehmensführung Masterarbeit Interne Unternehmenskommunikation in Theorie und Praxis Erstprüfer Zweitprüfer : Prof. Dr.-Ing. Müller : Dipl.-Ing. Clausen Eingereicht von: Kai Gramberg Matrikel Nr.: Datum:

2 Inhaltsverzeichnis 1. EINLEITUNG 7 2. INTERNE UNTERNEHMENSKOMMUNIKATION BEDEUTUNG KOMMUNIKATIONSWEGE UND KOMMUNIKATIONSFORMEN PERSÖNLICHE KOMMUNIKATION Dialoge Informationsbesprechungen Teamübergreifende Besprechungen Vorträge und Präsentationen Workshops und Seminare Organisierte Essen SCHRIFTLICHE UND GEDRUCKTE MEDIEN Newsletter Schwarzes Brett ELEKTRONISCHE KOMMUNIKATION Telefon und Mailbox Telefonkonferenzen Intranet Internet NUTZEN EFFIZIENTER INTERNER KOMMUNIKATION KOSTEN ANALYSEN, PROBLEME, VORGEHENSWEISEN KRITERIEN LEISTUNGSFÄHIGER INTERNER KOMMUNIKATION Tempo Reaktionsfähigkeit Lernvermögen Auswahl, Strukturierung und Bewertung der Informationen Dialog statt Einwegkommunikation Ökonomischer Umgang mit der knappen Ressource Zeit Effizienter Umgang mit der knappen Ressource Geld HINWEISE AUF SCHWÄCHEN Gerüchte Falsche Kommunikationsform Besitzstandsverhalten Informationsflut DIFFERENZIERUNG: INFORMATIONSDEFIZITE KOMMUNIKATIONSDEFIZITE GLEICHGEWICHT INTERNER UND EXTERNER UNTERNEHMENSKOMMUNIKATION FINANZANALYTISCHE BEWERTUNG ÄNDERUNGSPOTENTIALE ZIELGERICHTETE SCHRITTE ZUR OPTIMIERUNG PRAXISBEISPIEL: LEITFADEN FÜR UNTERNEHMENSKOMMUNIKATION Sprache / Rechtschreibung Internes Glossar Der Brief Das Fax Das Telefonat Nutzen 35 Seite 3

3 3. BÜROGESTALTUNG / BÜROORGANISATION BÜROGESTALTUNG BÜROFORMEN Das Zellenbüro Das Großraumbüro und das Gruppenbüro Das Kombibüro Der Business-Club BÜROORGANISATION Non-territoriales Arbeiten Heimarbeitsplatz Virtuelle Arbeitsplätze Teamarbeit und Einzelarbeit Büroformen der Zukunft Das Office Innovation Center (OIC) OFFICE INDEX 2000 STUDIE ZU BÜRO- UND ARBEITSWELTEN Büroform Arbeitsplatz-Modell Büroqualität Zukünftige Entwicklungen ENTWICKLUNG UND TRENDS DER BÜROGESTALTUNG ERGONOMIE Raumklima Lärm Licht und Beleuchtung Anforderungen an einen Bildschirmarbeitsplatz ARBEITS- UND ARCHITEKTURPSYCHOLOGIE Kontrolle Territorialität Distanz Privatsphäre FLÄCHENNUTZUNG / FLÄCHENMANAGEMENT TECHNISCHE AUSSTATTUNG NETZWERKE: WIRELESS LAN Drahtlose Ad hoc Peer to Peer Vernetzung Drahtloses Netzwerk mit Access Points Sicherheit von Wireless LAN Netzwerken Investitions- und Betriebskosten HARDWARE: NOTEBOOKS HARDWARE: TABLET PCS PRAXISBEISPIEL: BÜROGESTALTUNG DVG HANNOVER WENIGER BÜRO MEHR LEISTUNG EINDRÜCKE DER BÜROORGANISATION BEI DER DVG HANNOVER ORGANISATIONSFLEXIBILITÄT UND BEISPIELE DER BÜROGESTALTUNG PRAXISBEISPIEL: BÜROGESTALTUNG DER M+P GRUPPE 60 Seite 4

4 4. WISSENSMANAGEMENT GRUNDLAGEN DES WISSENSMANAGEMENTS PRAXISORIENTIERTE BAUSTEINE DES WISSENSMANAGEMENTS NUTZEN IM UNTERNEHMEN FORMEN DER WISSENSORGANISATION IN UNTERNEHMEN OFFENLEGUNG UND VERNETZEN VON WISSEN WISSENSMANAGEMENT UND KOMMUNIKATION SCHLUSSWORT QUELLENVERZEICHNIS 71 Seite 5

5 1. Einleitung Wenn eine Glühbirne nach außen leuchten soll, muss sie im inneren glühen. Diese geistreiche Redewendung spiegelt auf charmante Art die Anforderungen wieder, denen Unternehmen gerecht werden müssen, wollen sie im globalen Wettbewerb bestehen. Die Binnenabläufe eines Unternehmens rücken in den Fokus der Betrachtung im Wettbewerb. Sie wurden über Jahrzehnte vernachlässigt, nicht zuletzt weil die klassischen Produktionsfaktoren wie Kapital und Arbeit genügend Potentiale zur Produktivitätssteigerung boten. Diese Faktoren sind durch Managementmethoden wie Lean Production oder Lean Management weitgehend ausgereizt. Zu einem der elementarsten Binnenabläufe gehört die interne Unternehmenskommunikation. Sie ist die Schlüsselfunktion im Wettbewerb mit anderen Unternehmen, denn wer über eine effizientere und leistungsfähigere interne Kommunikation verfügt sichert sich entscheidende Wettbewerbsvorteile durch Schnelligkeit von Informationsfluss und Reaktion, durch höheren Wissensstand und motiviertere Mitarbeiter. Unternehmensführung ist zum Kommunikationsmanagement geworden. Interne Unternehmenskommunikation steht in engem Zusammenhang mit anderen internen Abläufen. Die interne Kommunikation wird stark von der Unternehmenskultur geprägt, ist wesentlicher Bestandteil eines gut organisierten Wissensmanagements und bei Veränderungsprozessen wichtigster Faktor für eine erfolgreiche Umsetzung der Änderungen. Durch die Bürogestaltung und organisation wird Einfluss genommen auf die interne Kommunikation, Bürostrukturen können kommunikationsfördernd oder hemmend wirken. Die vorliegende Arbeit behandelt zunächst die theoretischen Aspekte der internen Unternehmenskommunikation, ergänzt um praxisnahe Beispiele. Anschließend wird ausführlich auf die Thematik der Bürogestaltung und organisation mit Blick auf die interne Kommunikation eingegangen. Die Umsetzung der gewonnen Erkenntnisse erfolgt durch die Ausführung einer Konzeption zur Veränderung der Bürogestaltung im Bereich der Niederlassung Braunschweig FM der Prof. K. Müller + Partner Consulting GmbH. Weitere Praxisbeispiele der Büroorganisation und gestaltung geben einen Überblick der derzeitigen Möglichkeiten. Anzumerken ist, dass Teile der Konzeption nach Abschluss dieser Arbeit in eine konkretere Entwicklungsphase münden, in deren Verlauf die Möglichkeiten auch durch dreidimensionale grafische Gestaltungen dargestellt werden. In einem abschließenden Kapitel werden theoretische und praktische Aspekte des Wissensmanagements behandelt. Diese Arbeit soll dem Leser keine detaillierten und tief greifenden Informationen zu den beschriebenen Themen liefern, sondern vielmehr einen Überblick über die komplexe Thematik der internen Unternehmenskommunikation ermöglichen, Zusammenhänge der Themen aufzeigen und zur kritischen Betrachtung der praktizierten internen Unternehmenskommunikation anregen. Masterarbeit Kai Gramberg Einleitung Seite 7

6 5. Schlusswort Die Untersuchung der internen Unternehmenskommunikation hat gezeigt, welche Bedeutung sie für den Wettbewerb der Unternehmen hat. Die interne Kommunikation ist die wichtigste Ressource für Unternehmen, um sich am Markt von Konkurrenten abzusetzen und sich entscheidende Wettbewerbsvorteile zu verschaffen. In Verbindung mit kommunikativer Bürogestaltung und effizienter Nutzung der verschiedenen Kommunikationsformen wird die interne Kommunikation den individuellen Anforderungen eines Unternehmens entsprechend die Schnelligkeit des Informationsflusses und die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter und somit des gesamten Unternehmens verbessern. Der beste Informationsfluss nützt jedoch nichts, wenn nicht auch qualitativ hochwertige Informationen jederzeit an jedem Ort zur Verfügung stehen. Dieser Aufgabe stellt sich das Wissensmanagement. Durch moderne leistungsfähige Technik und der Nutzung intelligenter und flexibler Kommunikationsstrukturen wird das in Datenbanken zur Verfügung stehende Wissen den Mitarbeitern bereitgestellt. Hinzu kommen Wissen und Erfahrungen der einzelnen Mitarbeiter, die durch Gespräche vermittelt werden. Die Überführung des impliziten Wissens in explizites ist die größte Herausforderung des Wissensmanagements und nur mit Hilfe unterschiedlichster Kommunikationsformen zu erreichen. Wissen darf nicht länger als Besitzstand betrachtet werden, sondern muss als Produktionsfaktor gesehen werden. Zukünftig wird für Unternehmen nicht mehr nur die Suche nach der effizientesten Flächennutzung beschäftigen, sondern vielmehr die Suche nach dem ausgewogenen Verhältnis zwischen effizienter Nutzung von Flächen und der Effizienz der auf den Flächen arbeitenden Angestellten. Moderne Büroformen, wie die des Business Clubs versuchen minimale Flächenkosten mit maximaler Mitarbeitereffizienz zu vereinen. Neuere Technologien, wie wireless LAN Netzwerke unterstützen diese Entwicklungen. Bekannte Arbeitsformen, wie die Heimarbeit werden durch schnellen Datenzugriff auf die Firmenserver per Internet zu interessanten Alternativen. Die Untersuchung der Studie Office Index 2000 sieht in der Heimarbeit die mit Abstand zukunftsfähigste Arbeitsform. Masterarbeit Kai Gramberg Ein einprägsamer Vergleich verdeutlicht die Entwicklung der internen Unternehmenskommunikation: Vom trägen Flusspferd, das gerne viel schläft und aggressiv reagiert, wenn es gestört wird geht die Entwicklung hin zum verspielten, lernbegierigen und leistungsbereiten Delphin zum Einsatz auf den Weltmeeren. Der leistungsbereite Delphin hat das träge Flusspferd abgelöst. Schlusswort Seite 70

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