Softfolio CRM. Die integrierte Lösung für

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1 Softfolio CRM Die integrierte Lösung für Kontakt- und Vertriebsmanagement Marketing- und Informationsmanagement Projektmanagement Servicemanagement und Support Helpdesk und Knowledgebase Controlling Mobile Computing

2 Kontakt- und Vertriebsmanagement Dauerhafte Kundenbindung Durch die unternehmensweite Sichtweise aller relevanten Adressdaten auf einen Blick erhalten Sie die umfassenden Informationen und Bearbeitungsfunktionen, die Sie jetzt gerade benötigen. Analysieren und steuern Sie Vertriebsaktivitäten mit integrierten Kommunikationsfunktionen und Beziehungsmanagement um Kunden zu gewinnen und bestehende Kunden an Ihr Unternehmen zu binden. Das Dashboard ist Ihre Auskunfts- und Schaltzentrale zu Ihrem Kunden oder Lieferanten. Es bietet integrierte Kommunikationsfunktionen, wie s, Dokumente, usw., und kann individuell angepasst werden. To-Do Liste Die To-Do Liste zeigt, was zu tun ist, und vor allen Dingen, was wirklich wichtig ist. Einstellbare Spalten und Filter erlauben eine individuelle Ansicht. Zusätzlich verfügen Sie über einen grafischen Kalender in dem Sie Termine für sich oder andere Mitarbeiter planen und verwalten können. 2 Softfolio CRM

3 INFO Kontakt- und Vertriebsmanagement Dauerhafte Kundenbindung Informatives Kundenmanagement Übersichtliche Kundenhistorie mit frei erstellbarer Klassifikation Beziehungsmanagement Alle wichtigen Bearbeitungsfunktionen innerhalb einer Bildschirmmaske To-Do Liste mit Wiedervorlagefunktion und grafischer Kalenderansicht Frei einstellbare Ansichten und Filter Besuchsprotokolle und Adressakten Forecast und Salesfunnel zur Vertriebssteuerung Integrierte Kommunikationsfunktionen für s, Dokumente, Aufgaben und Termine Sales Funnel Das Funnel Management bezeichnet die systematische Qualifizierung aller Vertriebsaktivitäten durch frei definierbare Verkaufsstufen und deren Auswertung. Über den Sales Funnel können Vertriebsaktivitäten optimal analysiert und gesteuert werden. Sie erhalten den Überblick, wo ein Kunde oder Projekt im Vertriebszyklus steht und damit Grundlagen für Entscheidungen im Vertriebsprozess. Forecast Umsatzprognosen in beliebigen Größen sind eines der wichtigsten Mittel des klassischen CRM. Über eine Plantafel können Forecast Werte mit Wahrscheinlichkeitsfaktor zu beliebigen Zeiträumen angegeben und, falls notwendig, in weitere Dimensionen unterteilt werden. In Verbindung mit Softfolio CRM Control SQL- und OLAP Services ist eine flexible Gegenüberstellung von Soll- und Ist-Werten möglich. Adress- und Kontaktakten Informationen in gedruckter Form zu einer oder mehreren Adressen dienen als Gesprächsgrundlage für den nächsten Kundentermin. In übersichtlicher Form werden alle benötigten Informationen bereitgestellt. Softfolio CRM 3

4 Marketing und Informationsmanagement Messbare Vertriebserfolge Das. Instrument zur Planung und Durchführung individualisierter Marketingaktionen mit komfortablen Assistenten. Planen und steuern Sie zukünftige Kontakte zu Ihrem Kunden. Jedem Stammdatum kann eine beliebige Informationsstruktur zugewiesen oder aus den Vorgaben per Drag and Drop kopiert werden. Informationsmanagement Informationsmanagementsysteme sind die Grundlage des Mikromarketing. In frei konfigurierbarer und hierarchischer Struktur können beliebig viele Informationselemente zu Stammdaten wie Adressen, Projekten, Artikeln usw. erstellt werden Aktionen und Kampagnen Das Kampagnenmanagement überzeugt als Instrument zur Planung und Durchführung individualisierter Marketingaktionen. Es bietet die Visualisierung von Kriterienselektionen beliebiger Stammdaten. Die resultierenden Trefferlisten können exportiert oder als Grundlage für Serienkontakte und -belege dienen. Kontaktplanung Mit der Kontaktplanung verfügen Sie über ein wichtiges Werkzeug, um zukünftige Kontakte mit Ihren Kunden zu planen und in die To-Do Liste zur Wiedervorlage abzustellen. Dokumentbeschreibungen Erstellen Sie individuelle Dokumentvorlagen um zu Ihren Daten jederzeit das gewünschte Dokument in der gewünschten Form per Kontextmenu zur Verfügung zu haben. 4 Softfolio CRM

5 INFO Marketingmanagement Messbare Vertriebserfolge Frei erstellbare Informationsstrukturen zu beliebigen Stammdaten Aufbau per Drag and Drop Exportierbare Trefferlisten zu Marketingaktionen und Kampagnen Einfache Assistenten für Serienkontakte, -dokumente und -belege Schnittstellen zu allen gängigen Office- Anwendungen Automatische Kontakt- und Besuchssteuerung Frei definierbare Dokumentvorlagen zur direkten Integration im Kontextmenu Integration in Kontakt-, Service- und Projektmanagement Zur Durchführung der Marketingaktionen stehen mehrere Assistenten zur Verfügung, um komfortabel und schnell alle Aktivitäten durchzuführen. Die übersichtliche Planungsliste je Arbeitswoche und Mitarbeiter kann exportiert oder als Grundlage für Serienkontakte und -belege dienen. Softfolio CRM 5

6 Projektmanagement und -abrechnung Mit Systematik zum Erfolg Strukturierte Vorlagen der Arbeitsabläufe ermöglichen eine schnelle Projektanlage für alle Tätigkeiten der verschiedenen Mitarbeiter. Inklusive Terminierung, Zeiterfassung und Nachkalkulation. Projektverwaltung Was ein Projekt ist und wie es aufgebaut wird, bestimmen Sie selbst. Durch strukturierte Vorlagen der Arbeitsabläufe ist eine schnelle Projektanlage für alle Tätigkeiten der verschiedenen Mitarbeiter möglich. Ansprechpartner, Adressen, Kontakte und Vorgänge können projektbezogen erfasst und qualifiziert werden. Start- und Endtermine sorgen dafür, dass Vorgänge zur richtigen Zeit beim richtigen Mitarbeiter in der To-Do Liste vorliegen. Die zugehörige Projektakte zeigt als übersichtlicher Ausdruck alles Wichtige auf einen Blick. Workflowmanagement Integriertes Workflow systematisiert Abläufe im Unternehmen. Aufgaben können delegiert, zu- oder abgesagt werden. Der aktuelle Workflow eines Vorganges oder Kontaktes wird in der To-Do Liste und dem Dashboard farblich angezeigt. Mitarbeiter oder Gruppenmitglieder können die Ihnen zugewiesenen Aufgaben übersichtlich bearbeiten und abschließen. INFO Projektmanagement und -abrechnung Mit Systematik zum Erfolg Projektanlage durch frei definierbare Vorlagen Beliebige Vorgänge mit Checklisten Übersichtliche Projektakte Workflowmanagement Projektplanung mit Ressourcen und Fremdleistungen Projektüberwachung und -abrechnung Verkaufs- und Einkaufsbelege im Projekt Abschlagsrechnungen Zeiterfassung mit Warn-/Stoppgrenzen Nachkalkulation durch Kostenträger und -stellen Terminierung von Vorgängen und Ressourcen Schnittstelle zu Microsoft Projekt 6 Softfolio CRM

7 Projektplanung und -kalkulation Das Modul Projektabrechnung ergänzt das Projektmanagement um die Komponenten Projektplanung und -kalkulation. Planen Sie Vorgänge mit Ressourcen und Fremdleistungen. Zu jedem Zeitpunkt haben Sie die Möglichkeit die zugehörigen Belege schnell und einfach zu erstellen. Alle Vorgänge, Aktivitäten und Fremdleistungen im Projekt können mit oder ohne Ressourcen dreistufig geplant und vorkalkuliert werden. Mit einem Mausklick können Belege bis hin zu Abschlagsrechnungen erstellt werden. Zeiterfassung Die Zeiterfassung für Ressourcen bildet die Grundlage der Projektnachkalkulation. Die Kosten der Ressourcen werden in die Sage Finanzbuchhaltung übergeben. Terminierung Die Terminierung ermittelt wahlweise die Start- und Endtermine von Projektvorgängen sowie die spätesten Starttermine der geplanten Ressourcen. Für jeden Projektvorgang können Abhängigkeiten mit Vorgänger und zugehörigen Zeitabstände angegeben werden. Softfolio CRM 7

8 Service, Support und Helpdesk Intensive Kundenbetreuung Erstellen Sie schnell und einfach Servicevorgänge mit zugehörigen Belegen oder Calls mit Volltext- Recherche Knowledgebase. Generieren Sie periodengerechte Abrechnungen und Wartungsvorschläge. Zur Verwaltung von Objekten werden gelieferte Geräte und Installationen mit deren Zubehör zusammengefasst. Ein Automatismus sorgt dafür, dass zu jeder Lieferung diese Daten angelegt werden, und sofort verfügbar sind. Periodische Abrechnung und vorbeugende Wartung Die Abrechnung von Verträgen oder Ermittlung der fälligen Wartungen kann ein langwieriger Prozess sein. Durch die integrierte Vertragsabrechnung und vorbeugende Wartung gehört dies der Vergangenheit an. Mit der Angabe eines Termines können Abrechnungen oder Wartungsvorschläge periodengerecht per Mausklick erstellt und ausgedruckt werden. Dabei werden verbrauchsabhängige Komponenten genauso berücksichtigt wie Objektgruppen (Pool-Abrechnung) oder Abrechnungen vor bzw. nach Intervall. Als Vertragsbestandteile können Sie beliebige Abrechnungspositionen - mit oder ohne verbrauchsabhängige Komponenten - sowie zugehörige freie Leistungen hinterlegen. Automatische Berechnungsartikel, abweichende Rechnungsempfänger, Zahlungskonditionen usw. sind selbstverständlich. INFO Service, Support und Helpdesk Intensive Kundenbetreuung Automatische Objekt- und Zubehöranlage aufgrund Lieferbelegen im Verkaufs- und Einkaufsbereich Frei definierbarer Serviceplan und Fragenkatalog bei der Vorgangserfassung Beliebige Artikel zum Servicevorgang Umfassende Objektakte mit Lebenslauf Vorgangsbezogene Belege wie Rapport, Kostenvoranschlag und Servicerechnung Integrierte Vertragsabrechnung Zähler- und Abrechnungsverlauf Vorbeugende Wartung Sammelerfassung von Servicevorgängen Erstellung von Sammelbelegen Nachkalkulation in Verbindung mit Projektabrechnung und Zeiterfassung Volltext Knowledge Base Recherche 8 Softfolio CRM

9 Service- und Supportvorgänge Servicevorgänge des technischen Kundendienstes oder Calls im Supportbereich werden in einem umfangreichen und doch übersichtlichen Erfassungsfenster angezeigt. Erstellen Sie schnell und einfach Vorgänge mit zugehörigen Servicebelegen, wie Rapport und Rechnung für den Mitarbeiter- und Materialeinsatz. Hierbei helfen Ihnen ein frei einstellbarer Fragenkatalog und Servicepläne. In Verbindung mit der Softfolio Projektabrechnung können zum Vorgang alle Aktivitäten von Ressourcen angegeben werden. Im zugehörigen Serviceprojekt werden diese abgerechnet und stehen für die Nachkalkulation zur Verfügung. Knowledge Base Ergänzen Sie Ihren Servicebereich mit einer Wissendatenbank, um schnell zu erkennen, ob ähnliche Servicevorgänge schon erfasst und gelöst wurden. Per Volltext-Recherche ermitteln Sie alle relevanten Vorgänge und deren Aktivitäten, um effizient Ihrem Kunden die für ihn richtige Lösung zu präsentieren. Softfolio CRM 9

10 CRM Control SQL- und OLAP Services Interaktives Berichtswesen Das frei konfigurierbare Controlling Instrument für die ganzheitliche Sicht auf alle Informationen der verschiedenen Unternehmensbereiche. Mit integriertem Eskalationsmanagement. Integrieren Sie Analyseergebnisse direkt in die Benutzeroberfläche beliebiger Anwender. Datenquellen können parametrisiert werden, um Messgrößen auf Basis verschiedener Szenarien für die richtigen strategischen Entscheidungen zu nutzen. CRM Control ist ein frei konfigurierbares Analysewerkzeug, das Daten von beliebigen Datenquellen ausgeben kann. Als Ergebnis erhalten Sie ein- oder multidimensionale Sichten auf alle vorhanden Daten, die auf Wunsch mit individuellen Eskalationsstufen bewertet und anschließend beliebigen Empfängern automatisch zur Verfügung gestellt werden. Durch die vollständige Integration in das Frontend und die gemeinsame Datenhaltung erhalten Sie eine ganzheitliche Sicht auf alle Informationen der verschiedenen Bereiche und Abteilungen in Ihrem Unternehmen. Sie verfügen somit über ein wichtiges Instrument, um Geschäftsprozesse folgerichtig zu steuern. Business Intelligence Die eindimensionale Sichtweise bietet eine direkte Bearbeitungsfunktion der zugrundeliegenden Daten. Durch modernste OLAP-Technologie können multidimensionale Sichten bei Bedarf hierarchisch aufgeklappt werden. CRM Control Ergebnisse können exportiert werden, um etwa eine Auswertung als interaktive Web-Seite zur Verfügung zu stellen. Das Ergebnis kann außerdem als Datenquelle für Marketingaktionen dienen, die dann direkt mit den integrierten Assistenten ausgeführt werden. INFO CRM Control Interaktives Berichtswesen Frei definierbare Datenmodelle Multidimensionale Sichten in modernster OLAP-Technologie Bewertung der Ergebnisse mit individuellen Kriterien in Eskalationsstufen Eskalationsmanagement mit automatischem Versand an beliebige Empfänger Bearbeitungsfunktionen per Kontextmenu Integration in Kontakt-, Service- und Projektmanagement Schnittstellen zu allen gängigen Office-Anwendungen Vollständige Integration in Frontend Gemeinsame Datenhaltung 10 Softfolio CRM

11 Office Communication Bestehende Kommunikationswege nutzen Computer Telefonie Integration Über die CTI Funktionalität zur Anzeige von Gesprächsinformationen wird jedes Gespräch in einem Fenster signalisiert und die Adresse bzw. der Ansprechpartner zur Rufnummer ermittelt. Diese Informationen werden Ihnen schon vor dem Abheben angezeigt. Das vermeidet unnötiges Nachfragen und Suchen. Der Kontakt mit dem Gesprächsteilnehmer steht sofort für alle wichtigen Bearbeitungs- und Informationsfunktionen zur Verfügung. Mail Tracking Über das Mail-Tracking können eingegangene und gesendete s - direkt aus Microsoft Outlook heraus - als Kontakt einer Adresse bzw. als Vorgang einem Projekt oder Objekt hinzugefügt werden. Dabei wird auf Wunsch das mit allen Anlagen angehängt. Dezentrale Kontakterfassung Mit Notebooks oder PDA (Personal Digital Assistant) werden externe Mitarbeiter ortsunabhängig. Trotzdem müssen alle benötigten Informationen jederzeit zur Verfügung stehen und sollten ergänzt werden können. Durch die dezentrale Kontakterfassung wird Microsoft Outlook für die Erfassung von Kontakten, Adressen und Ansprechpartnern verwendet. Die Synchronisation mit der Firmendatenbank kann direkt am firmeneigenen Arbeitsplatz oder über das Internet erfolgen. Hierbei stehen umfassende Filtermöglichkeiten zur Verfügung. INFO Office Communication Computer Telefonie Integration Verbindung CRM zum Telefon Genaue Informationen schon vor dem Abheben Integrierte Bearbeitungsfunktionen Wählen per Mausklick Mail Tracking Integration in Microsoft Outlook als COM-AddIn Tracking aller Kundenkontakte Übergabe mit Anlagen Dezentrale Kontakterfassung Synchronisation von CRM Kontakten mit Microsoft Outlook Journaleinträgen Synchronisation von Ansprechpartnern und Adressen mit Microsoft Outlook Kontakten Fernsynchronisation über Microsoft Outlook Mit Synchronisationssoftware auch für PDA geeignet Softfolio CRM 11

12 Softfolio Web Client Mobile Computing via World Wide Web Nutzen Sie die globale Infrastruktur des Internets für Ihr internes Kunden- und Informationsmanagement und gleichzeitig für die unternehmensweite Zusammenarbeit mit Marktpartnern. Webbasierende CRM-Lösungen ermöglichen die Kommunikation innerhalb und zwischen Unternehmen über Systemgrenzen hinweg Das Internet als Informationsschnittstelle Die Zusammenarbeit zwischen Marktpartnern wird immer mehr zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Nicht nur weil webbasierende Systeme aktuellere Daten, und maximale Verfügbarkeit bieten, sondern auch geringere Kosten verursachen. Installation, Einführung und Bedienung werden durch die Webtechnologie deutlich vereinfacht. Alle Daten und Geschäftsprozesse werden zentral auf einem Internetserver bereitgestellt und sind jederzeit weltweit abrufbar. Anwender benötigen lediglich einen Webbrowser mit Internetzugang auf einem beliebigen Computer, um die gesamte Funktionalität zu verwenden. Auch innerhalb des Unternehmens, im Intranet, verfügen Sie über eine systemunabhängige und performante Lösung. Für Ihre Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter steht Ihr Internetportal als Eintritt zu Ihrem Unternehmen zur Verfügung. Diese persönliche Sicht kann anwenderabhängig relativ einfach personalisiert und mit zusätzlichen Funktionalitäten erweitert werden. Darauf aufbauend können so speziell für einzelne Kunden oder Kundengruppen zugeschnittene Angebote bereitgestellt werden. Im Hinblick auf langfristige und vorteilhafte Kundenbeziehungen können diese Angebote jederzeit an veränderte Marktbedingungen angepasst werden. 12 Softfolio CRM

13 .NET Technologie DOT NET ist die neue System-Plattform von Microsoft, auf welche schon die nächste Generation von Betriebssystemen aufbauen wird. Durch das Komponentenmodell, die Sprachmittel zur Implementierung von Schnittstellen und objektorientierte Techniken erhalten Sie ein zukunftsicheres, leistungsstarkes und einfach zu verwaltendes Design unseres Softfolio Web Clients in.net Technologie. Neben der Leistungsfähigkeit spielt die Sicherheit in Webanwendungen eine große Rolle. Die zweistufige Sicherheitskonzeption von.net sorgt dafür, dass keine unerlaubten Zugriffe auf Ressourcen in Ihrem Netzwerk möglich sind. INFO Softfolio Web Client Mobile Computing via World Wide Web Zugang zur Firmendatenbank per Notebook über GSM / GPRS / UMTS / WLAN Keine Softwareinstallation auf Clients notwendig (Thin Client) Web-Browser basiertes Interface Unternehmensübergreifende Kommunikation da plattformunabhängig Keine zusätzlichen Lizenzen für ERP Systeme notwendig Zukunftssiche Technologie durch.net Softfolio CRM 13

14 Softfolio CRM Leistungsmerkmale in der Zusammenfassung Softfolio CRM ist die unternehmensweite CRM Lösung, welche in hohem Maße anpassungsfähig ist, und sich außerordentlich schnell amortisiert. Es erleichtert Ihren Mitarbeitern in Vertrieb und Marketing das Beziehungsmanagement zu Kunden und Interessenten entscheidend. Auch nach dem Auftrag werden in den Bereichen Projektierung und Service alle Prozesse optimal unterstützt und durch ein integriertes Controlling überwacht. Kundenbindung und Neukundengewinnung Kunden sind zweifellos das wichtigste Kapital eines Unternehmens. Durch Kundenbindung kann eine Gewinnsteigerung bis zu 35 % erreicht werden. Unabhängige Studien zeigen, dass es ein Vielfaches mehr kostet, einen neuen Kunden zu gewinnen, als einen bestehenden Kunden zu halten. INFO Leistungsmerkmale Alle wichtigen Daten aus Adresse, Projekten, Ansprechpartner und Objekten auf einen Blick Übersichtlichte To-Do Listen mit grafischem Kalender für Anwender und Ressourcen Projektmanagement mit automatischer Erstellung von Kontakten und Vorgängen Servicevorgänge mit Helpdesk-Aktivitäten und Knowledgebase Volltext Recherche Controlling durch frei konfigurierbares Analysetool mit Eskalationsmanagement Externe Anbindung Integrierte Kommunikationsfunktionen Marketing Sales Service Akquisephase Kontaktphase Gewinnungs-/ Bindungsphase Projektierung After Sales Kommunikationsphase Office Communication Marketing- und Dokumentenmanagement Projektmanagement Auftragsbearbeitung Kontakt- und Vertriebsmanagement Bauknecht Softfolio Customer Relationship Management Service, Support und Helpdesk Materialwirtschaft Bestellwesen Produktion Finanzbuchhaltung CRM Control SQL- und OLAP-Services Controllingphase Sage Office Line Warenwirtschaft und Rechnungswesen Microsoft Office Outlook - Word - Excel Internet Microsoft SQL Server Analysis Services 14 Softfolio CRM

15 Projektarbeit Kompetente Projekteinführung Projektstufenplan Die Aufgabenbereiche in einem Unternehmen werden immer umfangreicher und komplexer. Wir haben uns deshalb mit dem Projektstufenplan eine Vorgehensweise auferlegt, die Sie bei der Projekteinführung massgeblich entlastet und informiert. Aufgrund einer Analyse der vorhandenen Strukturen wird hier transparent und verbindlich dargestellt, welche Arbeiten wann und von wem durchgeführt werden. Von der Projektvorbereitung über die Realisation bis zum Rollout. INFO Architektur Vollständige Integration in Front- und Backend (Add-In Technologie) Customizing durch umfangreiche Möglichkeiten zur Parametrisierung Investionssicherheit durch Nutzung neuester Technolgien Basierend auf dreistufiger, gekapselter Client-Server Architektur Sofortiger und direkter Zugriff auf alle Daten der Office Line Nutzung sämtlicher Office Line Standardfunktionen Konzept und Beratung Implementierung Schulungen Projektvorbereitung Systemstart Projektmangement Projektvorbereitung/Workshop Kundenplichtenheft Analyse KO-Kriterien Aufwandschätzung Organisationsberatung Betriebswirtschaftliches Konzept DV-Betriebskonzeption Migrationskonzept Schnittstellenkonzept Feinkonzept Programmierung Systeminstallation Software Anwenderdokumentation Beleg- und Formularanpassung Programmanpasung Schnittstellenrealisation Altdatenübernahme Funktionsbereichstests Projektabnahme Produktivstart Fachbereich Stand-By Systemtuning Projektteam Ausbildung Systemausbildung Anwenderschulung Vertiefungsschulungen Anwenderworkshops Projektleitung Durchführungsnachweis Projekt-Qualitätssicherung Softfolio CRM 15

16 bauknecht softfolio.crm GmbH Rottweiler Str Schramberg Telefon Telefax Copyright bauknecht softfolio.crm GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Stand April Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen geben die Position der bauknecht softfolio.crm GmbH zum Erscheinungsdatum wieder. Die Angaben in dieser Informationsbroschüre geben keine zugesicherten Eigenschaften wieder und können ohne Vorankündigung geändert werden. Dieses Dokument dient ausschliesslich Ihrer Information, die in den Beispielen verwendeten Firmen und sonstigen Daten sind frei erfunden, eventuelle Ähnlichkeiten sind daher rein zufällig. Microsoft, Windows, Office, Word, Excel, Project und Outlook sind eingetragene Marken oder Marken von Microsoft Corporation. Alle anderen Marken sind Eigentum der jeweiligen Inhaber. Bildquelle: photocase.de,

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