Hungenberg Unternehmensberatung GmbH

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1 Alt-Immoblen effzenter nutzen Ganzhetlche Sanerung von Büro-Bestandsgebäuden als Betrag zu mehr Lestung und wenger Kosten Brgt Hungenberg Hungenberg Unternehmensberatung, Hamburg Alt-Immoblen das snd ncht nur Gebäude des 18. Jahrhunderts! Auch Bürohäuser jüngeren Jahrgangs snd oft sanerungsbedürftg. Gründe können unzurechende Raum- und Flächenstrukturen oder ene überalterte Gebäudetechnk sen, aber auch de dadurch ausufernden Kosten. Erfordert doch de wrtschaftlche Globalserung mehr Dynamk und Aktualtät am Markt und ene höhere Arbetsqualtät n der Admnstraton. Anforderungen, de zu hrer Umsetzung lestungsfähge Bürostrukturen brauchen; de aber auch de Büro-Betrebskosten verstärkt ns Blckfeld der Kostenmanager rücken. Denn auch se haben hren Betrag zu allgemener Kostenmnmerung zu brngen ohne jedoch de Lestung des Bürobetrebs und sener Ressourcen zu beenträchtgen. Daher stellt de ganzhetlche Bestandsbau-Sanerung ncht nur kosten-, sondern auch lestungsrelevante Faktoren auf den Prüfstand. Und schafft dadurch wchtge Voraussetzungen zur Reduzerung von Bau-, Met-, Instandhaltungsund Bewrtschaftungskosten be glechzetger Verbesserung der Arbets-/Lestungsressourcen, we Enrchtungs- und Raumstrukturen, Gebäudetechnk, Energe- und Informatonsversorgung u. dgl.

2 Vor dem Hntergrund neuer, sch senerzet explosonsartg ausbretender Bürotechnk heß es schon vor Jahren, dass rund 70% aller Bestandsgebäude renoverungsref seen. Mag de Schätzung auch übertreben gewesen sen; auch heute darf weder festgestellt werden: En Großtel, der modernen Bürogebäude st sanerungsbedürftg! 1) Desmal snd es de ausufernden Immoblenkosten, de lebgewordene Denkstrukturen auf den Prüfstand und de Unternehmen zu neuen Konzepten zwngen. Glechzetg aber verlangen erhöhte Marktanforderungen qualfzerte offensve und admnstratve Aktvtäten. Ene Entwcklung, de en renes Kostendenken ausschleßt und qualtatve Aspekte n den Vordergrund stellt. Mt der Konsequenz, dass das moderne Bürogebäude optmale Arbets-/Lestungsressourcen zu mnmerten Kosten berethalten und damt zur Wettbewerbsfähgket des Unternehmens am Markt betragen muss. En Zel, das für vele Bestandsgebäude ene ganzhetlche Sanerung unabwendbar macht. Natürlch hat auch dese de Reduzerung der Büro-Betrebskosten m Vser, darüber hnaus aber zelt se mt glecher Gewchtung auf de Erhöhung von Arbetsqualtät und -effzenz. Und dazu müssen de betreblchen Strukturen n hrer Gesamthet n Frage gestellt und neue Arbets-, Organsatons- und Raumformen zumndest geprüft werden 2). Gesamtfläche neu struktureren Denn de Praxs bewest es mmer weder: Der Reduzerung des Flächenbedarfs am Arbetsplatz selbst snd Grenzen gesetzt. Auf der enen Sete st da de telwese flächenaufwendge Informatons- und Kommunkatonstechnk, de funktonal und ergonomsch optmal am Arbetsplatz untergebracht sen muss. Zum anderen snd de Vorschrften n desem Punkt sehr konkret. Zwar werden de Empfehlungen der Berufsgenossenschaft für Zellenbüros durchschnttlch 8 bs 10 1) Zur Ermttlung der Sanerungsbedürftgket und zur Festlegung der Schwerpunkte steht ene umfangreche Checklsten zur Verfügung. Als Muster denen de Überscht über den Gesamtnhalt und zwe Schwerpunktbespele für Enzelobjekte. 2) Mehr zu desem Thema n: Hungenberg, Brgt; New Ways of Workng/New Work Illuson oder Chance? Arbetmethoden Organsatonsstrukturen und Bürokonzepte stehen auf dem Prüfstand

3 und für Großräume 12 bs 15 m 2 pro Arbetsplatz n der Praxs eher locker gehandhabt, und auch de Berufsgenossenschaft selbst st wenn alle anderen Vorschrften und Empfehlungen umgesetzt snd, zu Kompromssen beret de absolute Grenze der Toleranz legt jedoch be den Bestmmungen der DIN 4543 bzw. den Vorschrften der Arbetsstättenverordnung (ArbStättV) konkretsert n den Arbetsstättenrchtlnen (ASR). Und wer glaubt, ene DIN als ncht verbndlch enstufen und daher gnoreren zu können, dem se en Blck ns Arbetsschutzgesetz (ArbSchG) von 1996 empfohlen, das de Verbndlchket solcher und ähnlcher Regelwerke festlegt ( 4, Zff. 3) 3). Dadurch erwetern sch Aufgaben und Zele des Faclty Managements. Wel der Flächenreduzerung am Arbetsplatz selbst Grenzen gesetzt snd, muss über ene snnvolle und ökonomsche Nutzung der Gesamtfläche nachgedacht und dese ggf. neu geordnet werden. Wobe es auf der Hand legt, dass dese Aufgabe nur n Überenstmmung mt und ggf. unter Anpassung der Organsaton erfüllt werden kann. Neben Faclty Management und ggf. Bauabtelung snd also auch andere Fachbereche des Unternehmens, we Organsaton, Personalwesen und Mtarbetervertretung, aber auch Unternehmensplanung und Unternehmensführung mt m Boot : De ganzhetlche Sanerung von Bestands-Immoblen wrd zur Chefsache! Und gerade deshalb beten sch dem Kostenmanager vele attraktve Ansatzpunkte, von denen m Folgenden enge der wchtgsten besprochen werden: Höhen aktveren statt Flächen verschwenden Trotz aller Vorschrften und Begrenzungen blebt natürlch der Arbetsplatz als klenste Zelle der Verwaltung das erste Spelfeld des Büroplaners. En relatv enfacher Schrtt st es, her statt nedrger Sdeboards nach Möglchket hohe Aktenschränke mt doppeltem bzw. drefachem Stauraum-Volumen und entsprechender Flächenensparung enzusetzen. Dann aber glt es, de teure Bodenfläche ncht mt aufwendgen Arbetsplatz-Kombnatonen zu verschwenden, 3) DIN , Büroarbetsplätze; Tel 1: Flächen für de Aufstellung und Benutzung von Büromöbeln

4 sondern de so genannte Drtten Ebene zu aktveren, wodurch arbetsplatznahe Bestellschränke überhaupt vermedbar snd. Dazu wrd der durch sene Struktur n der Flächenbelegung schon reduzerte Arbetsplatz mt Tsch-Aufbauten oder Frontwänden ausgestattet. Dese denen der Aufnahme von Organsatonselementen, we Ordner- bzw. Bücherborden sowe Funktons- oder Aufstellplatten für technsche Geräte. O- berhalb der durch den Arbetstsch ohnehn belegten Fläche angeordnet, verursachen se m Gegensatz zu Arbetsplatz-Kombnatonen und Bestellschränken kenen zusätzlchen Flächenbedarf. Und erhöhen darüber hnaus de Qualtät des Arbetsplatzes durch verbesserte Überscht über, und schnelleren Zugrff auf Arbetsunterlagen, Materal und Technk. Mt dem Ergebns kürzerer Bearbetungszeten und verbesserter Arbetslestung. Zwe Flegen mt ener Klappe Besondere Aufmerksamket muss dem modernen Steh- /Stzarbetsplatz gewdmet werden. We sen Name schon sagt, erlaubt er stzende und stehende Arbet m permanenten Wechsel. Des dent n erster Lne dem Schutz der menschlchen Gesundhet und der Erhaltung der Lestungsfähgket. Denn der Arbetsplatz betet dem Menschen mmer de rchtge, belastungsfree Arbetshöhe: für manuelle Tätgketen (normale Schrebtschhöhe), für Arbet an bürotechnschen Geräten (angepasste Arbetshöhe) und zetwelg auch für das Arbeten m Stehen. So st der Mensch be der Arbet mmer n postver Bewegung. Und wer sch bewegt, kann besser denken, we es en bekannter Arbetsmedzner auf den Punkt brachte. Bewegung verbessert de Durchblutung und optmert damt de Sauerstoffversorgung aller Organe, auch des Gehrns. Und wer wollte bestreten, dass deses das fürs Büro wchtgste Lestungs-Organ darstellt? Weterhn aber betet er enen Nutzen, der m Zusammenhang mt dem her behandelten Thema von besonderer Bedeutung st. Im Gegensatz zu herkömmlchen Arbetsplatz-Kombnaton mt mehreren Funktonsflächen st nur de Bodenfläche für enen Arbetstsch beretzustellen was n der Praxs ener beachtlchen Flächen- und Kostenensparung glech kommt. Der ggf. höhere Anschaf-

5 fungspres amortsert sch dadurch n sehr kurzer Zet. Aus ergonomschen und flächenökonomschen Gründen darf der Steh-/Stzarbetsplatz mt Recht als Arbetsplatz der Zukunft bezechnet werden. Der ene kommt der andere geht We schon erwähnt, zwngen Kosten- und damt ursächlch zusammenhängende Lestungs- bzw. Qualtätsanforderungen dazu, auch leb gewordene Gewohnheten auf den Prüfstand zu stellen. Und dazu gehört auch der persönlche Arbetsplatz, der zwar unter Motvatonsgeschtspunkten befürwortet, unter Kostengeschtspunkten jedoch n Frage gestellt werden muss. So, we de mesten Produktonsmaschnen n Schchten laufen und hre Kosten dadurch auf de doppelte Lestung vertelen, könnte auch der Büroarbetsplatz m so genannten Desk Sharng umschchtg von zwe Mtarbetern besetzt sen. Mt dem Nutzen, dass ncht nur de Investton wrtschaftlcher, sondern auch der Flächenbedarf um de Hälfte reduzert wrd. Ene Chance, de mmer mehr Unternehmen nutzen: De Mtarbeter arbeten n zum Bespel zwe Schchten an maßvoll standardserten Arbetsplätzen. De hren Aufgaben entsprechenden ndvduellen Anforderungen werden mt Rollcontanern oder enem so genannten Caddy erfüllt. Dese snd auf so genannten Contaner- oder Caddy-Parkplätzen statonert und werden von den Mtarbetern nach Bedarf an den Arbetsplatz geholt bzw. weder weggebracht. En Konzept, das natürlch nur möglch st, wenn bestmmte betreblche Voraussetzung vorlegen. So müssen auf jeden Fall Marktbearbetung und nterne Organsaton den Schchtbetreb erlauben. Bedngungen, de n der Praxs kaum für alle Betrebsbereche zutreffen. Jedoch auch nur n Telen der Verwaltung realsert, führt das Desk Sharng zu hoch nteressanten Ensparungen n den Flächenkosten. 5

6 Hungenberg Unternehmensberatung New Work für wenger Kosten und mehr Lestung Übe r das bsher Besch reben e hnaus gref t en str ateg sch-o rgansatorsch er Ans atz, de r höhe re Arb etsqua ltät und me hr Eff zenz am Ma rkt zu m Zel hat, n der Ums etz ung jedoc h gl echsam als Abfal lpro duk t a uc h en e eff zent ere Nu tzung der Fl äche nres s ourc e n erla ubt: New Wo rk s e tz t auf neue Arbet smet hoden n Ver bndun g mt altern atven Bürorau m-konzep to nen 4). Im Zusamm enhang mt d em he r anste hen den Th ema nter esser t ene von vele n Ersc henun gsform en: da s No n-terrt oral- Offc e, das Anony m e Büro, des sen Ko nzept der f re beleg baren Arbe tsplät zen w et üb er das des D esk Sh arng hnaus geh t. Es beruht darau f, das s nch t alle Mtar beter ständ g m Haus a nwesen d snd, sond ern m mer e ne Anz ahl v o n hn en vo r Ort (be Kunden, m P rojek t u.dg l.) ar betet. Es muss a lso n cht fü r jede n deser so ge nannte n No maden en persön lc h zuge wesener Arbe tspla tz en gerch tet un d aufg este llt we rden, ganz I m Gege ns atz zu den s t ändg m Hau s anwe senden Mtar beter n, den s o gen annten Res denten. D aher w erden bestm mte Räu me mt fre beleg baren Arbe tsplät zen e ngerc htet: ent weder enfac he Ts che zu allge mener Nutzu ng ode r spe zelle Arbe tsplät ze, zu m Bes pel f ür DTP - oder CADArb eten, für K onstru ktons aufgab en ode r ande re s peze lle Tätgk eten. Se w erden ähnl ch w e Komm unk atons enrc htunge n vo n ene r zent ralen Stelle nach Bedar f v ergeben 5). In der Pr axs w urden mt d esem K onzept ncht nur g ewaltg e Kost enens parung en err echt man bedenk e, das s, je nach u nterne hmens ndvd ueller Stua ton, nur für etwa 60 bs 70% d er Bet roffen en Arb etspl ätze u nd Fläche n bere tgeha lten we rden m üssen es d ent a uc h 4) 5) Mehr zu desem Thema n: Hungenberg, Brgt; New Ways of Wo rkng/ New Wo rk I lluso n oder Chance? Arbetmet hoden Organsatonsstruk turen und Bürokonz epte s tehen auf dem Prüfstand g.de\downloads In desem Zusammenhan g st das Th ema T elearb et mt all sene n Face tten nteres sant. Auf Gr und sener Komplextät kann es jedoch an deser S telle ncht behandelt werden, sonder n muss für ene s p e z e l l e B e a r b e t u n g o f f e n b l e b e n. M e h r I n f o r m a t o n e n : s. F u ß n o t e 3). 6

7 der Motvaton der Protagonsten und trägt damt zu postven Ergebnssen n der Admnstraton und m Markt be. Kommunkatve Räume Zusätzlch zu den arbetsplatzorenterten und organsatorschen können auch räumlche Maßnahmen dazu betragen, vorhandene Flächen effzenter zu nutzen. So bleben zum Bespel Flächenensparungen, de durch umstrukturerte Arbetsplätze erzelt wurden, n Enzelund Zwe-Personen-Räumen dann nur Theore, wenn starre, am Achsmaß ausgerchtete Wandstellungen kenen Raum lassen für de Aufstellung weterer Arbetsplätze vorausgesetzt, de Arbetsabläufe erfordern kene ausgesprochen konzentratonsfördernden Räume, Effzentere Flächennutzung durch Veränderung der Raumform Klenraumbüros (oben) 32 AP Klenraumbüros, kombnert mt Gruppenräumen (unten) 36 AP Unterlegt der Arbetsprozess den üblchen kommunkatven Anforderungen, st es n solchen Fällen snnvoll, größere Raumenheten zu blden, ggf. Verkehrsflächen mt enzubezehen, dadurch de Arbetsplatzanordnung von der Fensterachse zu lösen und de gewonnene Bodenfläche zusätzlch zu aktveren 6). De Flächennutzung wrd auf mehreren Feldern effzenter: De Flächenkapaztät, bezogen auf de Anzahl unterzubrngender Arbetsplätze, erhöht sch damt snken de Flächenkosten pro Arbetsplatz. In der Regel fördern größere Raumenheten de nnerbetreblche Kommunkaton dadurch stegt de Arbetsqualtät. Schleßlch verbessert sch, zum Bespel durch en qualfzerteres Angebot an Infrastruktur, de Flächenqualtät zur Beschleungung der Arbetsprozesse und Stützung der Mtarbetermotvaton. Ganzhetlche Sanerung verlangt komplexe Konzepte Das Gesagte macht deutlch, dass sch das Faclty Management be der ganzhetlchen Sanerung von Bestandsgebäuden auf velen Feldern bewegt. Unternehmensletung und Unternehmensplanung, Organsaton 6) Mehr zu desem Thema n: Hungenberg, Brgt; Flächeneffzenz Qualtätsnachwes für Büro-Immoblen; En Pres-/Lestungsverglech für Bürogebäude und Archtektur-Entwürfe ; FACILITY MA- NAGEMENT, Heft 5/2004

8 und Personalmanagement, Archtektur und Bautechnk se alle arbeten an ener Konzepton, de letztlch Realserungsrahmen für das Faclty Management st. Und n der Praxs hat sch bewährt, zur Koordnaton bürotechnsch/organsatorsch/archtektonscher Aktvtäten enen erfahrenen Büroplaner als Koordnator zuzuzehen. Schlussendlch werden de n aller Regel n enem Bestandsgebäude erforderlchen baulchen und bautechnschen Maßnahmen konkret formulert und zelbezogen mnmert. Was auch de Umsetzungskosten auf allen Ebenen postv beenflusst.