für Ihre Terminverwaltung, Kontaktverwaltung, usw. Warum erweitern Sie es nicht einfach auf ein wirklich leistungsfähiges CRM-System?

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1 Sie benutzen jeden Tag für Ihre Terminverwaltung, Kontaktverwaltung, usw. Warum erweitern Sie es nicht einfach auf ein wirklich leistungsfähiges CRM-System? Die leistungsfähigste CRM-Erweiterung für Microsoft Outlook die mit Ihren Anforderungen problemlos wächst

2 CRM im KMU-Markt Die Notwendigkeit eines optimalen Kunden-Managements, erst Recht in Zeiten schwacher Konjunktur ist heute sicher keine Frage mehr. Hierfür werden am Markt eine unübersehbare Zahl sogenannter CRM- Systeme (Customer Relationship Management) oder Kontakt-Management-Systeme angeboten. Warum aber hat sich insbesondere im KMU-Markt CRM noch nicht auf breiter Ebene durchgesetzt und warum scheiterten in der Vergangenheit so viele CRM-Projekte? ZU HOHE INVESTITIONS- UND FOLGEKOSTEN Insbesondere für den KMU-Markt (Klein- und mittelständische Unternehmen) war und ist der Einsatz leistungsfähiger CRM-Lösungen häufig allein wegen der damit verbundenen hohen Investitions- und Folgekosten nicht möglich. Die Konsequenz: Der Anbietermarkt propagierte sogenannte CRM-Mittelstandslösungen oder Kontaktmanager, die entweder immer noch zu teuer oder aber soweit abgespeckt sind, dass sie den Namen CRM-Lösung nicht mehr verdienen. Da helfen dann auch keine Anbietersprüche, wie Es muß nicht immer Kaviar sein! Leider vergessen solche Anbieter eine Binsenweisheit: Kundenbindung und Gewinnung lässt sich nicht, um bei diesem Beispiel zu bleiben, alternativ mit einer Döner -Strategie verbessern. Der Einsatz solcher oft propagierten Kompromiss-Lösungen führt zwangsläufig zu Kompromissen in der Kundenbetreuung. Unser Tip: Dann lassen Sie lieber die Finger von solchen CRM - Softwarelösungen, die Ihr wettbewerbsdifferenzierendes Kunden- Management von vorn herein standardisieren oder einengen werden. Fazit: CRM-Lösungen, die sich nicht schnell und einfach auf Ihre individuellen Anforderungen anpassen lassen sind der Tod jeder Kundenbeziehungsund damit Vertriebsstrategie. Sie führen des weiteren unweigerlich zu einer Akzeptanzverweigerung auf der Mitarbeiterseite. NIEDRIGE BENUTZERAKZEPTANZ Die meisten CRM-Projekte scheitern daran, dass auf der Benutzerseite keine Akzeptanz hierfür erreicht wird. So will z.b. ein Outlook-Benutzer nicht parallel noch ein weiteres System nutzen, in dem kundenspezifische Daten und Aktionen nochmals zu pflegen sind. Er will sich auch nicht in zeitaufwendigen Schulungsmaßnahmen mit der Nutzung vertraut machen. Dies insbesondere dann nicht, wenn für die Benutzung ein Informatikerhirn erforderlich ist. Hier haben viele CRM-Anbieter offensichtlich selbst ein hohes Defizit zum Thema Kundenorientierung ihrer Produkte. Sie bieten Informatiker -Lösungen an, aber keine auf ihren Kundenkreis abgestimmte Lösungen. HOHER ADMINISTRATIONSAUFWAND CRM-Lösungen, insbesondere Client- Server-Lösungen erfordern einen oft unterschätzten zusätzlichen Personalaufwand in der IT-Administration. Hierfür sind des weiteren aufwendige Schulungsmaßnahmen erforderlich. ZUSÄTZLICH NOTWENDIGE UND TEURE IT-INFRASTRUKTUR CRM-Lösungen erfordern i.a.r. zusätzliche Investitionen in Hardware (Server) und Software (DB-Systeme). Was nützt dann die schönste Low Cost - Lizenzlösung, wenn ein Vielfaches für notwendige IT-Systemerweiterungen investiert werden muss, für die selbstverständlich auch wieder erhebliche Folgekosten anfallen!

3 Die Idee Outlook wird heute von Millionen von Anwendern benutzt und vor allen Dingen akzeptiert. Dies sowohl in Großunternehmen, im Mittelstand, aber auch von Einplatz-Benutzern. Warum also nicht eine Erweiterung um notwendige CRM-Funktionen direkt in Outlook? Und dies mit dem Vorteil, den einzelnen Mitarbeitern jeweils die CRM-Funktionen anzubieten, nach denen sie schon lange suchen, aber in Outlook nicht finden. Ihr Nutzen HOHE FLEXIBILITÄT UND DAMIT ZUKUNFTSSICHERHEIT MX Contact ist so flexibel, dass es in einer Startphase mit den Leistungsmerkmalen eines komfortablen Kontakt-Management-Systems eingesetzt, aber jederzeit in ein leistungsfähiges CRM-System erweitert werden kann. Hierbei können selbstverständlich beliebige kundenspezifische Anforderungen berücksichtigt werden. MX Contact ist somit eine perfekte Lösung für jede Organisationsgröße, die auch mit den zukünftigen Anforderungen jederzeit problemlos wächst. HOHE BENUTZER-AKZEPTANZ MX Contact ist voll in Outlook integriert und nicht, wie üblich eine separate Anwendung, die über Schnittstellen mit Outlook synchronisiert wird. Damit wird automatisch eine hohe Akzeptanz auf der Benutzerebene erreicht. Dies ist ein signifikanter Vorteil zu herkömmlichen CRM- Lösungen. NIEDRIGER SCHULUNGSAUFWAND Der üblicherweise hohe Trainingsaufwand bei der Einführung von CRM-Systemen wird drastisch gesenkt. Ihre Mitarbeiter kennen Outlook und müssen nur in entsprechende Erweiterungsfunktionen eingewiesen werden. DRASTISCHE KOSTENREDUZIERUNG UND SCHNELLER ROI Durch die direkte Integration in Outlook entfällt der übliche Aufwand einer eigenständigen CRM- Installation und deren Administration. Die Datenhaltung kann alternativ sowohl auf einem vorhandenen MS Exchange Server oder einem MS SQL Server erfolgen. Die Gesamtkosten pro Benutzer liegen damit so niedrig, dass Sie einen ROI schon in weniger als 2 Monaten erreichen! Keine andere leistungsfähige CRM-Lösung am Markt bietet Ihnen diesen Kosten-Nutzen-Vorteil! CRM-EINFÜHRUNG OHNE ZEIT- AUFWENDIGE INVESTITIONSANTRÄGE Da es sich hier de facto nicht um eine Neu- Investition, sondern lediglich um einen Upgrade einer schon vorhandenen Outlook-Infrastruktur handelt, dürften sich die Investitionsbewilligungsprozesse erheblich reduzieren lassen. HOHE INVESTITIONSSICHERHEIT DURCH STARKE PARTNER Da die gesamte Entwicklung von MX Contact ausschließlich auf Microsoft-Plattformen entwickelt wurde und zur Laufzeit nur Outlook erfordert, besteht eine extrem hohe Lieferantenunabhängigkeit. Viele CRM-Lösungen wurden in der Vergangenheit eingestampft, weil der Lieferant den Markt verlassen hat. Die Software ist jedoch nur ein Teil einer erfolgreichen CRM-Einführung. Als einer der ältesten CRM-Systemintegratoren in Deutschland, mit einer heute über 15-jährigen CRM- Spezialisierung, bieten wir Ihnen bei Bedarf qualifizierte Beratung und Installationsunterstützung. Wir schulen Ihre Mitarbeiter in unserem eigenen CRM-Trainingscenter oder in Ihrem Hause. EXTREM SCHNELLE INSTALLATION UND EINFÜHRUNG MX Contact kann direkt vom Kunden installiert werden. Der Installationsaufwand beträgt ½ - 1 Tag. Anpassungen an kundenspezifische Anforderungen können durch den Kunden erfolgen.

4 Die Lösung und ihre Funktionen MX Contact - im Überblick Der für ein qualifiziertes Kundenmanagement signifikante Schwachpunkt von Outlook ist dessen Kontakt- bzw. Ansprechpartner-orientierte Datenverwaltung. Es ist daher nicht möglich firmen- oder gar projekt-orientiert sämtliche Informationen, Aktivitäten, Dokumente usw. zusammen zu fassen, zu bearbeiten und zu verwalten. Die Folge ist u.a. eine hohe Datenredundanz. Genau hier setzt MX Contact an. MX Contact erweitert Outlook um weitere Ordner, wie Firmen, Projekte (Opportunities), Produkte, Services usw. Hierzu können beliebige benutzerdefinierte, unternehmens-spezifische Ansichten mit weiteren Foldern, Detailmasken usw. bereitgestellt werden. MX Contact ist eine voll in Outlook integrierte CRM-Lösung und keine separat zu verwaltende und vom Benutzer parallel zu Outlook zu öffnende CRM-Anwendung. Die Datenverwaltung erfolgt entweder auf dem vorhandenen Microsoft Exchange Server oder alternativ auf einer relationalen Datenbank (MS SQL-Server). Somit hat jeder Benutzer im gesamten Netzwerk Zugriff (s. auch Zugriffsrechte). Wichtig ist, dass Remote-User auch Offline arbeiten können, also keine ständige Verbindung zur Zentrale erforderlich ist. MX-Contact Toolbar Neue MX- Contact Gruppe Der einzige Unterschied zu Standard-Outlook ist eine Erweiterung in der Navigationsleiste um spezif. MX Contact Gruppen und eine MX Contact-Werkzeugleiste (Toolbar) Der Benutzer arbeitet also, wie gewohnt ausschließlich in Outlook.

5 Firmen- Ordner Unter dem FIRMEN -Ordner werden sämtliche Informationen zu einer Firma verwaltet. Masken und Felder sind hierbei voll auf die speziellen Anforderungen Ihrer Firma anpassbar. Zu einer Firma können neben der eigentlichen Firmen-Stammmaske weitere unterschiedliche Firmenmasken, abgestimmt auf Ihre unternehmensspezifischen Anforderungen hinterlegt werden. So zum Beispiel spezielle Kunden- Profil-Masken. In der Stammmaske werden auf einen Blick sämtliche wichtigen Informationen bereitgestellt. Hierzu gehört die Verwaltung beliebig vieler Anschriften und Kommunikationsdaten (Telefon, Fax und - und Web-Adressen). Jeder Firma können beliebig viele weitere Informationen zugeordnet werden, die mit einem Klick auf den entsprechenden Reiter geöffnet werden. Hierzu gehören z.b.: Beziehungen zu anderen Firmen Ansprechpartner und deren Beziehungen zugeordnete Mitarbeiter und Projektteams Termine, Aufgaben, Journals, Dokumente, s Projekte (Opportunities) verkaufte Produkte Aufträge usw. Firmen-Hauptmaske Listendarstellungen können in Abhängigkeit der gerade anstehenden Tätigkeit des Mitarbeiters nach beliebigen Kriterien (Regionen, Kundentyp, Branche usw.) gefiltert und dargestellt werden. Somit ist eine effiziente Abarbeitung anstehender Aufgaben (z.b. Mails an bestimmte Zielgruppen) möglich.

6 Firmenliste sortiert nach Ländern Durch einen Doppelklick auf die in der Liste ausgewählte Firma erscheint direkt deren Detailmaske (s.o.). Damit ist eine sehr einfache Benutzerführung gewährleistet. Ansprechpartner (Kontakt) - Ordner Analog der Firmen-Darstellung können sämtliche Ansprechpartner selektiert werden und über entsprechende Detailmasken (wie Firmen) verwaltet werden. Im Gegensatz zu den Firmeninformationen werden hier natürlich nur die dem jeweiligen Ansprechpartner (Kontakt) zugewiesenen Detailinfos abgebildet (Dokumente, s, Projekte, Aufträge, Mitarbeiter usw.) Wie bei Firmen können auch für Ansprechpartner beliebige Beziehungen abgebildet werden.

7 Opportunity (Projekt)- Ordner Sofern Ihr Unternehmen projektorientiert arbeitet, nutzen Sie das Projekt-Profil um alle projektrelevanten wichtigen Informationen zu bearbeiten und zu verwalten. Informationen, wie Projektvolumen, Abschlußwahrscheinlichkeit und - Datum, die Zuordnung zu Ihren individuellen Vertriebsprozessen erlauben Ihnen einen jederzeit aktuellen Überblick über Ihre Projekte einschließlich Forecasting. Analog der Firmen- und Ansprechpartnerverwaltung werden auch hier alle zu einem ausgewählten Projekt zugehörigen Informationen verwaltet und mit einem Mausklick dargestellt. So können Sie z.b. zu einem Projekt die hiermit verbundenen Firmen (Lieferanten, Planer, Mitbewerber usw.) einsehen. Sie erhalten gezielt Informationen über projektspezifische Dokumente, s, Ansprechpartner, Aktivitäten, Projektbetreuer, angebotene Produkte usw. Projekt Maske Ihre Produkte können Sie in einem eigenen Produkt Folder verwalten. Produkte können hierbei mehrstufig abgebildet, Einstands- und Verkaufspreise, Beschreibungen usw. verwaltet werden.

8 Kalender / Journal / / Dokumente Kalender- und Journaleinträge, s und Dokumente können wie bisher bearbeitet werden. Zusätzlich bietet jedoch MX Contact die Möglichkeit alle diese Einträge, s und Dokumente direkt mit dem Ansprechpartner, der Firma und bei Bedarf auch mit dem Projekt zu verbinden. Somit ist jederzeit transparent, welche Aktivitäten und Schriftwechsel bei einem speziellen Kunden, Ansprechpartner oder Projekt erfolgt sind. Detailmaske zu der ausgewählten Aufgabe Angebot besprechen Diese Detail-Maske wird automatisch mit der Firma, dem zuständigen Ansprechpartner und wenn gewünscht mit dem Projekt verbunden.

9 Sonstige Funktionen / Erweiterungsmodule 1. VERTRIEBSSTRATEGIEN Bilden Sie Ihre eigenen Vertriebsstrategien ab. Somit können Sie jederzeit kontrollieren, in welcher Phase sich ein beliebiger Kunde oder Projekt befindet und welches die nächsten Aktionen sind. Somit ist eine unternehmenseinheitliche und jederzeit transparente Steuerung und Kontrolle sämtlicher Akquisitionsprojekte möglich. Selbstverständlich können auch etablierte Vertriebsplanungs-methoden, wie Miller- Heimann, Target Account Selling, LAMP usw. abgebildet werden. 2. DIRECT MARKETING UND RESPONSE MANAGEMENT Benutzen Sie MX Contact, um an vorher definierte Gruppen (Firmen / Ansprechpartner) beliebige Mailings per Brief, oder Fax zu senden. Hierbei können Sie beliebige Templates erstellen und verarbeiten. Steigern Sie den Erfolg Ihrer Mailingaktionen durch eine qualifizierte Responceverwaltung. Jede Kampagne kann des weiteren auch mit beliebigen Veranstaltungen verbunden werden (s. folgender Pkt. 3). Aus diesen Kampagnen entstehende Projekte / Aufträge können direkt der jeweiligen Kampagne zugeordnet werden. Sie haben also jederzeit eine Erfolgskontrolle über jede einzelne Marketingaktion 3. EVENT- UND SEMINAR-MANAGEMENT Mit MX Contact steuern und überwachen Sie beliebige Veranstaltungen. Dies können Messen, Roadshows, Kundenveranstaltungen, aber auch Schulungsveranstaltungen sein. Mit dem Event-Modul verwalten Sie sämtliche Termine, Resourcen, Teilnehmer, Veranstaltungs- /Seminarkosten, Teilnehmergebühren und Informationen zu beteiligten Partnern, Sponsoren, Gastrednern oder sonstigen beteiligten Personen oder Firmen für diese Veranstaltung. Sämtlicher Schriftwechsel, ob Briefe oder s und sämtliche geplante und erledigte Aktivitäten werden direkt zu der jeweiligen Veranstaltung gespeichert. 4. SUPPORT / HELPDESK Mit dem Erweiterungsmodul Support erhält Ihr Kunden-Helpdesk eine leistungsfähige Lösung zur Verwaltung und Steuerung sämlicher techn. Kundenanfragen und Problemfälle. Hierzu gehören: Produktverwaltung incl. Seriennummernverwaltung Vertragsverwaltung Störungsverwaltung Problem-Management + Knowledge- Base Reports Es bestehen folgende Möglichkeiten, um Reports und Auswertungen zu erzeugen. Listen-Reports können direkt unter Outlook erzeugt werden (siehe oben). Reports mit individueller Formatierung werden mit Crystal Report Writer erzeugt.

10 kundenspezifische Anpassungen Die wichtigste Voraussetzung für die Zukunftssicherheit, aber auch Akzeptanz eines CRM- Systems ist dessen jederzeitige schnelle und einfache Anpassbarkeit auch an zukünftige Kundenwünsche. Und dies ohne auf das nächste SW-Release des Herstellers zu warten oder von diesem abhängig zu sein. Mit MX Contact können Sie ohne Programmierung jederzeit weitere Hauptordner anlegen. Sie können beliebige Sub-Ordner zu einem Hauptordner definieren. Sie können Ordner mit n : n Beziehungen zu anderen Ordnern verbinden. Sie können die Masken incl. Untermasken und deren Felder beliebig verändern und erweitern. Und wenn Ihnen das alles noch nicht reicht, können Sie VB Scripts integrieren, um individuelle Geschäftsprozesse abzubilden, Masken und Felder in Abhängigkeit von Benutzereingaben dynamisch anzupassen und zu verändern. Entscheidend hierbei ist, dass Sie hierbei nicht mit herstellereigenen Entwicklungs-Werkzeugen arbeiten, sondern ausschließlich mit Microsoft- Tools. Selbstverständlich passen wir Ihr CRM- System auf Ihren Wunsch auch an und übernehmen diese Erweiterungen auf Wunsch auch in einen SW-Wartungs- und Supportvertrag. Damit entfällt für Sie das übliche Risiko, dass Sie nur den sonst üblichen SW-Support beschränkt auf den Standard erhalten. System Anforderungen MX Contact ist ein COM Add-In, dass direkt in Microsoft Outlook abläuft und zur Datenspeicherung und Verwaltung Exchange Server Public Folders oder aber einen MS SQL Server benutzt. Eine Installation oder Erweiterungen auf dem ExchangeServer erfolgt nicht! Darüber wird sich Ihre IT-Abteilung freuen. Konfigurationen MS Contact ist in folgenden Versionen erhältlich: Corporate Edition (Datenhaltung auf dem Exchange Server) Diese Version ist designed für den Einsatz mit mehreren unterschiedlichen Benutzer-Gruppen (Geschäftsbereiche), wobei jede einen unterschiedlichen Satz von Public Foldern benutzt (also z.b. Vertrieb-AD / Vertrieb-ID / Marketing / Support usw.). Beliebige Anzahl von Public Foldern für unterschiedliche Gruppen oder Geschäftsbereiche Erweitertes Customizing Support zusätzlicher Module für Vertrieb, Marketing und Support Enterprise Edition (Datenhaltung auf MS SQL Server) Der Leistungsumfang entspricht der Corporate Edition. Jedoch erfolgt die Datenhaltung nicht auf dem MS ExchangeServer, sondern auf dem MS SQL Server. Durch die relationale Datenverwaltung ergeben sich signifikante Leistungsvorteile, insbesondere bei sehr großen Datenmengen. Ihr ExchangeServer, falls vorhanden, wird nicht belastet!

11 Ihr Partner MX Contact ist ein Lizenz-Produkt der international tätigen ExchangeWise Limited mit Sitz in Südafrika und Australien und einem weltweitem Partnernetz. MX Contact wird heute von über Anwendern international und in den unterschiedlichsten Branchen erfolgreich benutzt. Die msp systems ist einer der ältesten CRM-System-Integratoren in Deutschland mit einer 20-jährigen ausschließlichen Spezialisierung und Konzentration auf den CRM-Markt mit über CRM-User- Installationen. In enger Zusammenarbeit mit dem Lizenzgeber sind wir verantwortlich für die Pflege der deutschen Version, branchenspezifischen Lösungen und Erweiterungen. Aufgrund unserer internationalen Kooperationen und lokalen Partnerschaften können wir Ihnen sowohl einen internationalen, als auch einen ortsnahen Support garantieren. Weitere Informationen finden Sie unter Einige Aussagen zu MX-Contact Frau J. Bos, Projektleiterin CRM S4M Wir haben uns für MX-Contact entschieden, da es uns durch die vollständige Integration in Outlook und die Anwenderfreundlichkeit überzeugt hat. Zudem bietet das System größtmögliche Flexibilität durch die modulare Aufbauweise und die Anpassbarkeit an unsere Anforderungen. ampegagerling Frank Adler, Chief Information Officer ampegagerling MX-Contact ist seit über 4 Jahren an verschiedenen Standorten erfolgreich im Einsatz. Unsere Entscheidung für diese direkt in Outlook integrierte Lösung hat sich voll bestätigt. Thomas Bauch, Inhaber Sanitätshaus Bauch Gerade für kleinere und mittelständische Firmen ist heute der Einsatz von CRM-Lösungen von hoher Bedeutung. MX-Contact erfüllte alle unsere Anforderungen, wobei die Kostenvorteile einer Outlookintegrierten Lösung allein schon für MX-Contact sprechen. msp systems gmbh msp systems GmbH - CRM-Competence-Center D Leverkusen, Paul-Klee-Str. 79a Tel. 0214/ Ansprechpartner: Günter Wirsing

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