PRAXISBEISPIEL. Traditionsunternehmen nimmt den digitalen Wandel an. Einführung eines CRM-Systems

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1 PRAXISBEISPIEL Traditionsunternehmen nimmt den digitalen Wandel an Einführung eines CRM-Systems

2 Inhalt Traditionsunternehmen nimmt den digitalen Wandel an Herausforderung Digitale Transformation Das Unternehmen Ausgangslage des Unternehmens Lotsenhilfe Projektverlauf Fazit Das ekompetenz-netzwerk für Unternehmen Impressum

3 Herausforderung Digitale Transformation Unternehmer, Inhaber und Führungskräfte stehen täglich in der Pflicht, ihre Unternehmen gegenwartsfähig zu gestalten und zukunftsfähig zu entwickeln. Immer stärker muss hierbei auch die Informations- und Telekommunikationstechnologie berücksichtigt werden diese hat sich in den letzten Jahren sehr rasant aus einem Nischendasein hin zu einer Querschnittstechnologie in den Unternehmen entwickelt. Bereits heute stellen die Verfügbarkeit und Nutzung integrierter IT-Systeme für viele Unternehmen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil dar. Dabei sind Einführung und Betrieb einer alle Unternehmensbereiche berührenden IT-Lösung allerdings mit nicht zu unterschätzenden Kosten und Aufwänden verbunden. Gerade kleine und mittlere Unternehmen verfügen aber eben meist nicht über die Ressourcen, sich nach der Methode Trial-and-Error an eine passende Lösung heranzuarbeiten. Ziel muss es sein, ein zum Unternehmen und seinem Geschäftsfeld passendes IT- System zu finden, das dem Unternehmen über Jahre als digitales Rückgrat zur Verfügung stehen kann. Gerade kleine und mittlere Unternehmen stehen häufig jedoch vor einer scheinbar unüberwindlichen Einstiegshürde, die Herausforderung der digitalen Transformation anzunehmen sie verfügen nur über wenige Kenntnisse aktueller Technologien am Markt und können demzufolge deren Potenziale für die eigenen Geschäftsprozesse überhaupt nicht abschätzen und einordnen. In eben dieser Situation befand sich die Adalbert Reif GmbH aus Kaltenkirchen im Sommer Im Folgenden wird kurz anhand eines realen Beispiels beschrieben, wie der ebusiness-lotse Schleswig-Holstein als Infobüro für Unternehmen den Einstieg in die komplexe Thematik Digitalisierung der Geschäftsprozesse unterstützen konnte. 3

4 Das Unternehmen Ausgangslage des Unternehmens Die im Jahre 1900 in Dresden als Buchdruckerei gegründete Adalbert Reif GmbH aus Kaltenkirchen (www. reif-hamburg.de) ist ein von den Inhabern Dirk und Susi Bornholdt geführtes mittelständisches Produktionsunternehmen für Büroartikel. Die Kernkompetenz des Unternehmens mit 10 Mitarbeitern besteht dabei in der Herstellung hochwertiger Klarsicht- und Prospekthüllen. Das Unternehmen verfügt neben einer Webseite auch über einen Online-Shop, der stetig steigende Umsätze für das Unternehmen generiert. Nicht zuletzt durch die Premiumqualität der Produkte verfügt das Unternehmen über einen Stamm von mehr als Kunden, die auf den unterschiedlichen Kanälen bedient werden wollen eine Herausforderung, der ohne passende Informationsund Kommunikationstechnologie heute und künftig nur schwer zu begegnen sein wird! Dirk Bornholdt, IT-affi ner Geschäftsführer des Unternehmens, suchte in dieser Situation den Kontakt zum ebusiness-lotsen Schleswig-Holstein, um sich kostenlos über aktuelle Technologien und IT-Systeme zu informieren. Seit über 115 Jahren produzieren wir mit modernsten Produktionsmitteln sagt der Unternehmer, auch unsere Unternehmens-IT wollen wir da natürlich aktuell halten, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Bereits seit 1973 werden im Unternehmen Computer eingesetzt, seit 1997 ist Reif-Hamburg mit einem eigenen Shop auch im Online-Handel tätig von Technikverdruss kann also keine Rede sein! Festgestellt wurde allerdings auch, dass man mit der aktuellen IT-Infrastruktur, einer auf IBM AS 400 und einer in den 80iger Jahren eingeführten Individualsoftware zur Steuerung und Verwaltung der Unternehmensressourcen nicht zukunftsfähig aufgestellt sein würde schlimmer noch: der IBM- Support für die recht alten Server wurde aufgekündigt, die Beschaffung neuer Hardware war fi nanziell nicht leistbar und die individuell erstellte, über die Jahre immer wieder veränderte und verbesserte Software war im Hinblick auf die Relation zwischen weiterem fi nanziellen Aufwand und erwartbarem Nutzen nicht mehr skalierbar. Das Unternehmen war sich also seiner Handlungsnotwendigkeiten im Hinblick auf die Digitalisierung seiner Geschäftsprozesse sehr bewusst und erkannte auch die Chancen und Potenziale der digitalen Transformation. Problematisch für die Geschäftsführer war jedoch der Einstieg in die Suche nach einer passenden, leistungsund zukunftsfähigen, vor allem jedoch auch bezahlbaren Alternative. Wie sucht man etwas, dessen Namen man nicht kennt? Muss man wissen, was ein ERP-System von einem CRM-System unterscheidet? Was heißt das überhaupt?! Nach welchen Kriterien wählt man eine Software aus? Gibt es eventuell sogar Branchenlösungen? Und was ist unter Software-as-a-Service zu verstehen?... Fragen über Fragen und keinen Ansprechpartner, der hilft, sich im Dschungel aus Fachtermini und Produkten zu orientieren und einen Überblick zu erlangen... Unternehmerehepaar Dirk und Susi Bornholdt 4

5 Lotsenhilfe Der ebusiness-lotse Schleswig-Holstein half auf Einladung dem Unternehmen vor Ort mit kostenlosen Informationen und ermöglichte einen Einstieg in die strategische Unternehmensentwicklung im Hinblick auf die Informationstechnologie. In einem mehrstündigen Gespräch konnte das Unternehmerehepaar Bornholdt dem ebusiness-lotsen seine vielfältigen Fragen stellen. Nicht jede Frage konnte sofort abschließend beantwortet werden, aber: Sehr schnell wurde klar, dass für die Firma Adalbert Reif GmbH zur Integration Ihrer vorhandenen Kundendaten und Produktionsabläufe die Anschaffung eines modernen datenbankbasierten IT-Systems sinnvoll ist! Die wesentlichen Aspekte des Informationsgespräches mit dem ebusiness-lotsen Schleswig-Holstein lassen sich klar umreißen: Mit einfachen Worten wurden Funktionsweise und inhaltliche Ausrichtungen moderner IT- Systeme erklärt wird für das Unternehmen eher ein ERP-System (Enterprise Ressource Planning) zur Steuerung und Planung der Unternehmensressourcen sowie zur Verbesserung des Liefermanagements benötigt? Oder stehen nicht viel eher die langjährigen Geschäftsbeziehungen zu den Kunden und Lieferanten im Mittelpunkt des Geschäftserfolges? Sollten die Überlegungen also eher in Richtung eines CRM-Systems (Customer- Relationship-Management/Kunden-Beziehungs-Management) tendieren? Nachdem wir uns informiert hatten und nun mit den Begriffl ichkeiten vertraut waren, konnten wir uns gezielt auf die Suche nach einem für uns geeigneten IT-System machen Der ebusiness-lotse hat uns sozusagen Starthilfe bei der digitalen Transformation unseres Unternehmens geleistet fasst die Geschäftsführerin Susi Bornholdt zusammen. *Infobox: Datenbankbasierte IT-Systeme (ERP und CRM) zeichnen sich dadurch aus, dass ALLE für das Unternehmen relevanten Informationen in EINER zentralen Datenbank abgelegt sind jeder Unternehmensbereich arbeitet im gleichen System, so dass die Anzahl interner Schnittstellen mehrerer funktionaler Software-Produkte (FiBu, Warenwirtschaft, Adresskataloge, Artikeldaten,...) und Daten-Dubletten im Idealfall auf 0 reduziert wird. Kundenbetreuung Verkauf Zweiter wesentlicher Appell des Lotsen an die Unternehmer: den Einsatz einer bereits am Markt erhältlichen (Branchen-) Standardsoftware zu favorisieren die Vorteile im Hinblick auf Einsetzbarkeit, Investitionsrahmen, Herstellersupport und vieles mehr sind hier im Gegensatz zu individuellen Softwareentwicklungen überdurchschnittlich groß!* Marketing Technischer Kundendienst *Infobox: Für weiterführende Informationen zum Thema Standard- und Individualsoftware empfehlen wir den Leitfaden zur Software-Auswahl Maßanzug oder Anzug von der Stange Argumente für die Standard- und Individualsoftware des ebusiness- Lotsen Schleswig-Holstein. 5

6 Projektverlauf Auf Grundlage der nun verfügbaren Informationen konnte das Unternehmerehepaar wissensbasiert auf die Suche nach einem geeigneten IT-System gehen. Die strategische Entscheidung fiel zugunsten eines Systems mit CRM-Schwerpunkt* aus die gezielte Pflege der teils sehr langjährigen und vertrauensvollen Geschäftsbeziehungen zu Lieferanten, Partnern und Kunden hat für das Unternehmen höchste Priorität. Mehrere Angebote lokaler Dienstleister wurden eingeholt, einige Produkte ließ man sich vorführen bis die Wahl auf ein Produkt aus dem Hause Sage fiel. *Infobox: ERP- und CRM-Systeme sind KEINE Gegensätze! Moderne IT-Systeme bieten in der Regel beide Funktionalitäten mit unterschiedlicher Gewichtung der einzelnen Module in der Praxis kann man sich also für ein CRM-lastiges System mit ERP- Modul oder für ein eher Ressourcen-lastiges-ERP mit der Nebenfunktion Kundenbeziehungsmanagement entscheiden! Die Auswahl ist stark abhängig vom Geschäftsmodell bzw. den Geschäftsprozessen des jeweiligen Unternehmens. Mit Hilfe eines lokalen IT-Dienstleisters wurde das Projekt Einführung eines CRM-Systems initiiert und durchgeführt. Nicht immer lief alles reibungslos, sodass auch immer wieder kurze Feedbacks oder Tipps zum weiteren Vorgehen beim ebusiness-lotsen Schleswig-Holstein eingeholt wurden. Insgesamt zieht Dirk Bornholdt aber ein sehr positives Fazit: Wenn es auch gelegentlich kleinere Kommunikationsschwierigkeiten gab, so haben wir doch schlussendlich zu jeder Fragestellung im Konsens eine praktikable Lösung gefunden so konnten wir nicht nur unsere Arbeits- und Produktionsfähigkeit auf Basis des neuen IT- Systems innerhalb des gesteckten zeitlichen Rahmens sicherstellen, sondern haben durch die durchgängige digitale Informationsverarbeitung sogar noch unsere Effektivität steigern können zum Beispiel können wir nun aus dem System heraus Belege drucken, die vorher mühsam exportiert und in ein druckbares Format umgewandelt werden mussten! Eckdaten zum Projekt Ausgewähltes Produkt: Sage Office Line (ERP) mit voll-integrierter Softfolie CRM Aktive Vorbereitungszeit und Customizing: 6 Monate Zeitplan zur Inbetriebnahme (Testlauf): 6 Monate (davon 1 Monat Parallelbetrieb) GoLife (Inbetriebnahme): Investitionsvolumen: ca ,- Euro (inklusive neuer Hardware) 6

7 Fazit Die Verfügbarkeit eines modernen IT-Systems ist für Unternehmen ein immer stärker werdender Faktor im Hinblick auf die Zukunfts- und Wettbewerbsfähigkeit im sich immer schneller drehenden Kreislauf der Digitalisierung. Die Einführung eines alle Unternehmensbereiche berührenden IT-Systems erfordert neben unternehmerischen Mut und einem langen Atem vor allem eines die Bereitschaft des Unternehmens, Neues zuzulassen, sich gegebenenfalls von alten, überholten und ineffektiven Abläufen und Prozessen zu verabschieden und gelegentlich eigene Prozesse an die Vorgaben standardisierter IT-Systeme anzupassen. Jedem, der ein solches System einführen will, möchte ich drei Dinge mit auf den Weg geben - Erstens: tun Sie es! Zweitens: Führen Sie einen Workshop zur Aufnahme Ihrer Geschäftsprozesse als Grundlage der Software- Implementierung durch! Und vor allem: Nutzen Sie unbedingt die Möglichkeiten, Ihre Mitarbeiter im Projekt mitzunehmen und an der neuen Software zu schulen! Diesem Schlussappell Dirk Bornholdts schließt sich das Team des ebusiness-lotsen Schleswig-Holstein vorbehaltlos an und wünscht allen Lesern viel Erfolg bei der Umsetzung eigener IT-Projekte gerne helfen wir Ihnen dabei, den Einstieg in Ihr digitales Unternehmen zu fi n- den, denn den digitalen Wandel zu ignorieren, ist einfach keine Option! 7

8 Das ekompetenz-netzwerk für Unternehmen Die Initiativen für Ihre IT-Kompetenz Das ekompetenz-netzwerk für Unternehmen ist eine Förderinitiative des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi). 38 regionale ebusiness-lotsen haben die Aufgabe, insbesondere mittelständischen Unternehmen deutschlandweit anbieterneutrale und praxisnahe Informationen für die Nutzung moderner Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) und möglichst effiziente ebusiness-prozesse zur Verfügung zu stellen. Die Förderinitiative ist Teil des Förderschwerpunkts Mittelstand-Digital IKT-Anwendungen in der Wirtschaft. Zu Mittelstand-Digital gehören ferner die Initiativen estandards: Geschäftsprozesse standardisieren, Erfolg sichern und Einfach intuitiv Usability für den Mittelstand. Unter können Unternehmen sich über die Aktivitäten der ebusiness-lotsen informieren, auf die Kontaktadressen der regionalen Ansprechpartner sowie aktuelle Veranstaltungstermine zugreifen oder auch Publikationen einsehen und für sich herunterladen. Kiel Lübeck Hamburg Schwerin Neubrandenburg Bremen Lingen Osnabrück Münster Dortmund Hagen Paderborn Hannover Brandenburg a.d.h. Magdeburg Leipzig Berlin Potsdam Cottbus Frankfurt (Oder) Aachen Köln Gießen Ilmenau Chemnitz Dresden Koblenz Hof Darmstadt Würzburg Saarbrücken Kaiserslautern Nürnberg Stuttgart Regensburg Augsburg Weingarten Freilassing ebusiness-lotsen 8

9 Impressum Veröffentlicht durch: Danny Kensa ebusiness-lotse Schleswig-Holstein Wirtschaftsagentur Neumünster GmbH Memellandstraße Neumünster Tel.: / Fax: / Mobil: Mail: Vertretungsberechtigter Geschäftsführer: Iris Meyer Geschäftsführerin Wirtschaftsagentur Neumünster GmbH Registergericht: Amtsgericht Kiel Registernummer: HRB 1923 NM Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gemäß 27 a Umsatzsteuergesetz: DE Soweit keine redaktionelle Kennzeichnung für den Inhalt Verantwortlicher gem. 55 II RStV Danny Kensa ebusiness-lotse Schleswig-Holstein Wirtschaftsagentur Neumünster GmbH Memellandstraße Neumünster Fachliche Unterstützung Adalbert Reif GmbH Klarsichthüllen, Büroartikel Leibnizstr Kaltenkirchen Tel.: / Fax.: / Mail: Gestaltung pepesale gmbh Bildnachweis fotolia CRM Datei: # Urheber: Coloures-pic network Datei: # Urheber: vege crm customer relationship management Datei: # Urheber: bakhtiarzein ERP and CRM Datei: # Urheber: mnovelo 9

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