Excel Aufbaukurs kompakt. Peter Wies 1. Ausgabe, November inkl. zusätzlichem Übungsanhang K-EX2013-AK-UA

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1 Excel 2013 Peter Wies 1. Ausgabe, November 2013 Aufbaukurs kompakt inkl. zusätzlichem Übungsanhang K-EX2013-AK-UA

2 2.1 Daten mit der Blitzvorschau extrahieren Blitzvorschau.xlsx Vorteile der Blitzvorschau Mithilfe der Blitzvorschau können Sie automatisch Teile von Zellinhalten einer Spalte in benachbarte Spalten übertragen. Liegen Ihnen beispielsweise Adressdaten vor, bei denen (wie in Spalte A in der Abbildung) Anrede und Name jeweils innerhalb einer Zelle erfasst wurden, können Sie so schnell und problemlos die einzelnen Bestandteile in die Nachbarspalten eintragen. In der abgebildeten Tabelle wurden die Einträge in den farbig unterlegten Zellen mit der Blitzvorschau erzeugt. Sie finden weitere Beispiele für die Blitzvorschau in der gleichnamigen Beispieldatei. Daten mit der Blitzvorschau in andere Zellen übertragen Um etwa in der oben abgebildeten Tabelle die jeweilige Anrede aus Spalte A in Spalte B zu übertragen, gehen Sie folgendermaßen vor: 3 Hier klicken und Blitzvorschau wählen oder S e drücken 1 Hier Anrede aus Zelle A2 eintragen 2 Zelle B3 aktivieren Über die eingeblendete Optionsschaltfläche können Sie die durch die Blitzvorschau eingetragenen Daten bei Bedarf wieder entfernen. 26 HERDT-Verlag

3 2.2 Daten kombinieren Grundlagen zum Kombinieren von Daten Die Werte eines Quellbereiches lassen sich in einen Zielbereich kopieren und dabei mit den im Zielbereich vorhandenen Daten kombinieren. Dabei können Sie bestimmen, ob die Werte des Quellbereiches zu den aktuellen Werten im Zielbereich addiert oder von ihnen subtrahiert werden. Sie können bei Bedarf auch festlegen, dass die Werte im Zielbereich durch die Werte des Quellbereiches dividiert bzw. mit ihnen multipliziert werden. Kombinieren.xlsx Im folgenden Beispiel wurden die einzelnen Werte der Tabellen Filiale Berlin und Filiale Zürich in der Tabelle Alle Filialen durch Kombinieren addiert, um den Gesamtumsatz pro Produkt und Quartal zu ermitteln. Damit keine Originaldaten verändert werden, wurde vor dem Kombinieren der Daten zunächst die komplette Tabelle Filiale Berlin in das bis dahin leere Tabellenblatt Alle Filialen kopiert. 1. Daten vorbereiten: 2. Daten kombinieren: Anschließend wurde der Wertebereich der Tabelle Filiale Zürich in den Wertebereich der Tabelle Alle Filialen kopiert und direkt beim Einfügen zu den dort vorhandenen Werten addiert. Daten kopieren und mit vorhandenen Daten kombinieren Kopieren Sie den Quellbereich in die Zwischenablage (im Beispiel den Bereich B2:D4 im Tabellenblatt Filiale Zürich), z. B. mit S c. Wechseln Sie zum Tabellenblatt, in dem sich der Zielbereich befindet (im Beispiel zum Tabellenblatt Alle Filialen). 1 Linke obere Zelle des Zielbereichs markieren HERDT-Verlag 27

4 2 Hier klicken 4 Option für das Kombinieren wählen 3 Inhalte einfügen anklicken 5 Mit OK bestätigen 2.3 Grundlagen zur Konsolidierung von Daten Konsolidieren.xlsx Was bedeutet Konsolidierung? Mithilfe der sogenannten Konsolidierung können Sie Daten, die aus mehreren Tabellen stammen, in einer Tabelle zusammenfassen und dabei z. B. mit der Funktion SUMME oder MITTELWERT auswerten. Im abgebildeten Beispiel wird die Konsolidierung verwendet, um im Tabellenblatt Gesamt die Gesamtsummen der Umsätze der einzelnen Filialen zu berechnen, die auf anderen Tabellenblättern erfasst wurden. Quellbereiche und Zielbereich Für eine Konsolidierung benötigen Sie verschiedene Quellbereiche und einen Zielbereich. 28 HERDT-Verlag

5 Quellbereiche sind Bereiche, aus denen die zu konsolidierenden Daten stammen. Die Quellbereiche können sich im aktiven Tabellenblatt, in einem anderen Tabellenblatt der Arbeitsmappe oder in Tabellen weiterer Arbeitsmappen befinden. Im Zielbereich werden die Ergebnisse einer Konsolidierung dargestellt. Sollen auf einem Tabellenblatt mehrere Konsolidierungen stattfinden, müssen Sie für jede Konsolidierung einen neuen Zielbereich festlegen. Verschiedene Möglichkeiten, Daten zu konsolidieren Abhängig von der Datenanordnung in den einzelnen Quellbereichen können Sie nach unterschiedlichen Kriterien konsolidieren. Mit Formeln Nach Position Nach Rubrik Das Konsolidieren mit Formeln ist immer möglich - unabhängig von der Anordnung der Daten in den Quellbereichen bzw. im Zielbereich. Sie können nach Position konsolidieren, wenn die Daten der unterschiedlichen Quellbereiche identisch angeordnet sind, d. h., wenn sie die gleichen relativen Zellbezüge (z. B. A1) besitzen. Sie können nach Rubrik konsolidieren, wenn die verschiedenen Quellbereiche identische Zeilen- bzw. Spaltenbeschriftungen besitzen. Die Daten der Quellbereiche selbst können sich dabei an unterschiedlichen relativen Positionen im Tabellenblatt befinden (z. B. A1, B1 und C1). 2.4 Daten mit Formeln konsolidieren Mit Formeln konsolidieren Im folgenden Beispiel berechnen Sie im Tabellenblatt Gesamt die Gesamtsummen der Umsätze der verschiedenen Filialen. Der Aufbau und teilweise auch die Zeilen-/ Spaltenbeschriftungen der Quellbereiche sind unterschiedlich. Deshalb kann nur eine Konsolidierung mit Formeln erfolgen. Konsolidieren_ mit Formeln.xlsx =SUMME(Hamburg!C5;München!B4;Berlin!C5) HERDT-Verlag 29

6 Kapitel 2: Daten extrahieren, kombinieren und konsolidieren 5. Mit der Blitzvorschau arbeiten ca. 5 min Übungsdatei: Geburtstage.xlsx Ergebnisdatei: Geburtstage-E.xlsx Übungsinhalte Die Blitzvorschau nutzen Übungsschritte 1. Öffnen Sie die Übungsdatei Geburtstage. 2. Tragen Sie in die Zellen B2 und C2 die jeweiligen Werte aus der Zelle A2 und in die Zellen E2 bis G2 die entsprechenden Werte aus der Zelle D2 ein. 3. Markieren Sie die Zelle A3 und nutzen Sie die Blitzvorschau, um die Werte in die Zellen B3 bis B9 einzutragen. Übungsdatei Geburtstage 4. Verfahren Sie mit den weiteren Zellen in Spalte C, E, F und G analog. 5. Speichern Sie die Arbeitsmappe unter dem Namen Geburtstage-E. Ergebnisdatei Geburtstage-E 132 HERDT-Verlag

7 Kapitel 2: Daten extrahieren, kombinieren und konsolidieren 6. Mit Formeln konsolidieren ca. 5 min Übungsinhalte Konsolidierung mit Formeln durchführen Übungsdatei: Kaufverhalten.xlsx Ergebnisdatei: Kaufverhalten-E.xlsx Übungsschritte 1. Öffnen Sie die Übungsdatei Kaufverhalten. 2. Aktivieren Sie das Tabellenblatt Gesamt. Die Werte dieser Tabelle sollen aus den übrigen drei Tabellen berechnet werden. Übungsdatei Kaufverhalten 3. Markieren Sie im Tabellenblatt Gesamt die Zelle B4 und geben Sie die Funktion SUMME ein. Verwenden Sie die Zeigen-Methode, um die Zellbezüge auf die jeweiligen Zellen der betreffenden Tabellenblätter zu erstellen. 4. Nachdem Sie die Formel in Zelle B4 erstellt haben, verwenden Sie die Ausfüllfunktion, um die Formel in die übrigen leeren Zellen der Tabelle zu übertragen. Hinweis: Die Berechnungen in der Spalte D sowie in der Zeile 7 erfolgen automatisch, da dort die entsprechenden Formeln bereits hinterlegt sind. 5. Speichern Sie die Datei unter dem Namen Kaufverhalten-E. Ergebnisdatei Kaufverhalten-E HERDT-Verlag 133

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