EHUG-erweiterte Publizität für Unternehmensdaten

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1 EHUG-erweiterte Publizität für Unternehmensdaten Newsletter zum neuen Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) Einleitung Der Deutsche Bundestag hat am 28. September 2006 das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) beschlossen (BT-Drucks. 16/2781). Diesem Beschluss hat der Bundesrat am zugestimmt (BR-Drucks. 693/06). Das Gesetz ist am 15. November 2006 im Bundesgesetzblatt veröffentlicht worden (BGBl. I 2006, 2553 ff.). Die Bundesrepublik Deutschland setzt damit die europäische Richtlinie zur Änderung der ersten gesellschaftsrechtlichen Richtlinie (RiL 2003/58/EG) und einen Teil der europäischen Transparenzrichtlinie (RiL 2004/109/EG) in das nationale Recht um. Eine vollständige Umsetzung der Transparenzrichtlinie erfolgt durch das Transparenzrichtlinie-Umsetzungsgesetz (TUG), für das jedoch erst ein Gesetzentwurf der Bundesregierung vorliegt (BT-Drucks. 16/2498). Das EHUG tritt am 1. Januar 2007 in Kraft und bringt wesentliche Veränderungen für den Zugang zu verlässlichen Unternehmensdaten. Bisher waren verlässliche Unternehmensdaten nur beim Handelsregister verfügbar. Das von den Gerichten geführte Handelsregister ist jedoch wegen seiner eingeschränkten Zugriffsmöglichkeiten immer wieder als rückständig bezeichnet worden, verbunden mit der Forderung nach einer Übertragung dieser Aufgabe auf andere Stellen. Das EHUG hat das Handelsregister weder abgeschafft noch auf andere Stellen übertragen, auch hat es die Grundprinzipien des Eintragungsverfahrens nur wenig verändert. Das EHUG leitet jedoch eine grundlegende Modernisierung des Umgangs mit veröffentlichungspflichtigen Unternehmensdaten ein. Für in Deutschland ansässige Unternehmen bringt das EHUG ab dem 1. Januar 2007 insbesondere auf folgenden Gebieten Neuerungen: Inhalt Einleitung 1 Elektronisches Unternehmensregister 2 Elektronisches Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregister 4 Offenlegung der Jahresabschlüsse 5 Sonstige Neuerungen 6 November 2006

2 Elektronisches Unternehmensregister: Ein elektronisches Unternehmensregister wird eingeführt, das neben den Handelsregistereintragungen weitere unternehmensbezogenen Informationen online jedermann zur Verfügung stellt. Elektronisches Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregister: Die Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregister werden auf elektronischen Betrieb umgestellt. Offenlegung der Jahresabschlüsse: Die Jahresabschlüsse sämtlicher Kapitalgesellschaften werden im elektronischen Bundesanzeiger veröffentlicht (bislang galt dies nur für große Kapitalgesellschaften) und in das Unternehmensregister eingestellt. Sonstige Neuerungen: Im Übrigen werden einige Bekanntmachungspflichten gestrichen. Elektronisches Unternehmensregister Die wichtigste Neuerung der 8 ff. HGB durch das EHUG ist die Einführung eines Unternehmensregisters, das alle zu veröffentlichenden Unternehmensdaten an einer zentralen Stelle bündeln und gebündelt zum Online- Abruf zur Verfügung stellen soll. Das Unternehmensregister dient aber als Sammel- und Aufbewahrungsstelle ausschließlich Informationszwecken. Es entbindet Unternehmen nicht von der Pflicht, weiterhin im elektronischen Bundesanzeiger Bekanntmachungen vorzunehmen und im Handelsregister Eintragungen zu beantragen. In das neue elektronisch geführte Unternehmensregister wird nach 8 b Abs. 2 HGB folgendes aufgenommen: Nr. 1: Eintragungen im Handelsregister und deren Bekanntmachung und zum Handelsregister eingereichte Dokumente (letztere bisher nur im Sonderband des Handelsregisters der Öffentlichkeit zugänglich); Nr. 2: Eintragungen im Genossenschaftsregister und deren Bekanntmachung und zum Genossenschaftsregister eingereichte Dokumente; Nr. 3: Eintragungen im Partnerschaftsregister und deren Bekanntmachung und zum Partnerschaftsregister eingereichte Dokumente; Nr. 4: Unterlagen der Rechnungslegung nach den 325 und 339 HGB (Jahresabschluss etc.) und deren Bekanntmachung; Nr. 5: gesellschaftsrechtliche Bekanntmachungen im elektronischen Bundesanzeiger; Nr. 6: im Aktionärsforum veröffentlichte Eintragungen nach 127 a AktG; Nr. 7: Veröffentlichungen von Unternehmen nach dem Wertpapierhandelsgesetz im elektronischen Bundesanzeiger, von Bietern, Ge- November 2006

3 sellschaften, Vorständen und Aufsichtsräten nach dem Wertpapiererwerbs- und Übernahmegesetz im elektronischen Bundesanzeiger sowie Veröffentlichungen nach der Börsenzulassungs- Verordnung im elektronischen Bundesanzeiger; Nr. 8: Bekanntmachungen und Veröffentlichungen inländischer Kapitalanlagegesellschaften und Investmentaktiengesellschaften nach dem Investmentgesetz und dem Investmentsteuergesetz im elektronischen Bundesanzeiger; Nr. 9: Veröffentlichungen nach den 15, 25 und 26 des Wertpapierhandelsgesetzes sowie nach den 61 und 66 der Börsenzulassungs-Verordnung 1 ; Nr. 10: Mitteilungen über kapitalmarktrechtliche Veröffentlichungen an die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht; Nr. 11: Bekanntmachungen der Insolvenzgerichte nach 9 der Insolvenzordnung, ausgenommen Verfahren nach dem neunten Teil der Insolvenzordnung. Diese Daten sollen ab dem 1. Januar 2007 unter der zentralen Internetadresse abrufbar sein. Jedermann kann dann das Unternehmensregister über das Internet einsehen und sich schnell und problemlos Informationen über ein Unternehmen verschaffen. Die Informationen des Unternehmensregisters werden zum großen Teil von dem Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers und den Landesjustizverwaltungen übernommen. Es ist eine elektronische Verknüpfung geplant, sodass die Informationen zeitgleich mit Einstellung in den elektronischen Bundesanzeiger oder beispielsweise in das elektronische Handelsregister auch im Unternehmensregister verfügbar sind. Die Verknüpfung gewährleistet nicht nur eine schnelle Übermittlung der Informationen, sondern vermeidet auch Übertragungsfehler. Es ist daher zumindest für die von den Justizverwaltungen zu übermittelnden, gerichtlich geprüften Informationen zu erwarten, dass sie sehr zuverlässig sind. Von den Unternehmen selbst sind lediglich die Informationen nach 8 b Abs. 2 Nr. 9 HGB (Veröffentlichungen nach den 15, 25 und 26 des Wertpapierhandelsgesetzes sowie nach den 61 und 66 der Börsenzulassungs-Verordnung) und die Informationen nach 8 b Abs. 2 Nr. 10 HGB 1 8b Abs. 2 Nr. 9 HGB soll durch das Transparenzrichtlinien-Umsetzungsgesetz nochmals geändert und erweitert werden. Nach dem Entwurf des TUG müssen im Unternehmensregister zukünftig gemäß Nr. 9 veröffentlicht werden: Veröffentlichungen und sonstige der Öffentlichkeit zur Verfügung gestellte Informationen nach den 2b, 15 Abs. 1 und 2, 15a Abs. 4, 26 Abs. 1, 26a, 29a Abs. 2; 30e, 30f Abs. 2, 37v Abs. 1 bis 37x Abs. 1, 37y, 37z Abs. 4 und 41 Abs. 4a des WpHG in der Fassung des TUG, sofern die Veröffentlichung nicht bereits über 8b Abs. 2 Nr. 4 oder Nr. 7 HGB in das Unternehmensregister eingestellt wird. Bei den genannten Vorschriften handelt es sich unter anderem um die Veröffentlichung der Wahl des Herkunftsstaates durch den Emittenten, von Insiderinformationen, Director s Dealings, meldepflichtigen Stimmrechtsanteilen, der Gesamtzahl der Stimmrechte, Änderungen der mit den zugelassenen Wertpapieren verbundenen Rechte, Aufnahme von Anleihen, des Jahresfinanzberichts, des Halbjahresfinanzberichts, der Zwischenmitteilung der Geschäftsführung und des Konzernabschlusses. EHUG-erweiterte Publizität für Unternehmensdaten 3

4 (Mitteilungen über kapitalmarktrechtliche Veröffentlichungen an die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht) an das Unternehmensregister zu übermitteln. Eine Frist für die Übermittlung der Informationen ist im EHUG grundsätzlich nicht vorgesehen. Nach dem Entwurf zum Transparenzrichtlinie-Umsetzungsgesetz hat das veröffentlichungspflichtige Unternehmen die Informationen jedoch unverzüglich an das Unternehmensregister zu übermitteln. Die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht soll die Übermittlung der Veröffentlichungen überwachen und durchsetzen. Zur Durchsetzung der Veröffentlichungen im Unternehmensregister soll in Zukunft die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht auch ein Bußgeld in Höhe von bis zu zweihunderttausend Euro verhängen können, wenn der Veröffentlichungspflichtige seinen Übermittlungspflichten vorsätzlich oder leichtfertig nicht nachkommt. Das Unternehmensregister wird vom Bundesministerium der Justiz elektronisch geführt. Jedoch ermächtigt 9 a HGB das Bundesministerium der Justiz, die Aufgaben durch Rechtsverordnung auf eine juristische Person des Privatrechts zu übertragen, wovon das Ministerium aller Voraussicht nach Gebrauch machen wird. Bisher steht noch nicht fest, wer beliehen werden wird. Eine nahe liegende Möglichkeit wäre die Beleihung der Bundesanzeiger Verlagsgesellschaft mbh mit Sitz in Köln, die den elektronischen Bundesanzeiger derzeit betreibt. Elektronisches Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregister Spätestens bis zum 1. Januar 2007 werden Handels-, Genossenschaftsund Partnerschaftsregister auf den elektronischen Betrieb umgestellt. Zuständig für die Führung der Register bleiben die Amtsgerichte. Um das Eintragungsverfahren zu beschleunigen, können Anmeldungen zur Eintragung in Zukunft nur noch elektronisch eingereicht werden ( 12 HGB, 11 Abs. 4 GenG, 5 Abs. 2 PartGG). Dies geschieht über die Internetadresse: Die Bundesländer können jedoch Übergangsvorschriften erlassen, die bis zum 31. Dezember 2009 noch eine Einreichung von Unterlagen in Papierform erlauben. Aus Gründen der Rechtssicherheit ist für die Anmeldungen zur Eintragung - wie bisher - eine öffentliche Beglaubigung erforderlich. Ist ein notarielles Dokument oder eine öffentlich beglaubigte Abschrift einzureichen, so ist ein mit einem einfachen elektronischen Zeugnis ( 39a BeurkG) versehenes Dokument zu übermitteln. Ist eine Urschrift oder eine einfache Abschrift einzureichen oder ist für das Dokument die Schriftform bestimmt, genügt die Übermittlung einer elektronischen Aufzeichnung. Eintragungen im Handelsregister werden nach 8 a Abs. 1 HGB wirksam, wenn sie in den für die Eintragung bestimmten Datenspeicher aufgenommen sind und in lesbarer Form auf Dauer inhaltlich unverändert wiedergegeben werden. Langfristig wird damit die Einsichtnahme in das Handelsregister auf elektronischem Wege zum Regelfall, da auch die ab dem 1. Januar 2007 der November 2006

5 unbeschränkten Einsicht unterliegenden Dokumente nur noch elektronisch bereitgehalten werden. Weil die Register elektronisch geführt werden, werden Handelsregistereintragungen zukünftig auch elektronisch bekannt gemacht. Festzulegen, wo dies geschieht, fällt in die Zuständigkeit der Länder. Es zeichnet sich ab, dass Bekanntmachungen des Handelsregisters über die Internetadresse: erfolgen werden. Kurzfristig wurde jedoch noch eine Übergangsfrist in das EHUG aufgenommen. Bis Ende 2008 muss deshalb die Bekanntmachung zusätzlich noch in einer Tageszeitung erfolgen, Art 61 Abs. 4 EGHGB. Die Kosten dieser Tageszeitungsbekanntmachungen haben wie bisher die Unternehmen zu tragen. Des Weiteren kann man bereits jetzt unter zu den einzelnen elektronischen Registerplattformen der Länder gelangen und für die Bundesländer, in denen die Umstellung auf elektronische Registerführung bereits abgeschlossen ist, nach vorheriger Anmeldung Registerauszüge abrufen. Offenlegung der Jahresabschlüsse Um die Veröffentlichung der Jahresabschlüsse zu erleichtern, werden für ihre zentrale Entgegennahme, Speicherung und Veröffentlichung in Zukunft nicht mehr die Amtsgerichte, sondern wird der elektronische Bundesanzeiger zuständig sein. Kapitalgesellschaften haben den Jahresabschluss nach 325 Abs. 1 HGB in elektronischer Form beim Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers einzureichen. Dies muss unverzüglich nach Vorlage des Jahresabschlusses an die Gesellschafter, jedoch spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag erfolgen. Der Verstoß gegen die vollständige und fristgerechte Offenlegung kann nach vorheriger Androhung vom Bundesamt für Justiz mit einem Ordnungsgeld in Höhe von bis zu Euro belegt werden. Damit wurde die ursprünglich geplante Einführung einer Ordnungswidrigkeit mit einer Bußgeldandrohung von bis zu Euro nicht Gesetz. Geplant ist jedoch, diese Entscheidung nach zwei Jahren noch einmal zu überprüfen. Mussten bisher Unternehmen, die der Einreichungspflicht für ihre Jahresabschlüsse nicht nachkamen, nur selten Konsequenzen befürchten, wird sich dies wohl ab dem kommenden Jahr ändern. Der Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers ist nach 329 Abs. 1 HGB verpflichtet, kontinuierlich zu prüfen, ob die einzureichenden Unterlagen fristgemäß und vollzählig eingereicht worden sind. Werden die offenzulegenden Unterlagen nicht oder nicht vollständig eingereicht, hat er die für das Ordnungsverfahren zuständige Behörde zu unterrichten, die dann ein Ordnungsgeldverfahren durchführen wird. EHUG-erweiterte Publizität für Unternehmensdaten 5

6 Berlin Rankestraße Berlin Tel: (49-30) Fax: (49-30) Köln Börsenplatz Köln Tel: (49-221) Fax: (49-221) Frankfurt am Main Mainzer Landstraße Frankfurt am Main Tel: (49-69) Fax: (49-69) München Prinzregentenplatz München Tel: (49-89) Fax: (49-89) Sonstige Neuerungen Um eine möglichst reibungslose und effiziente Umstellung des Handelsregisters von der Papierform in die elektronische Form zu ermöglichen, sieht 9 Abs. 2 HGB vor, dass in Papierform eingereichte Schriftstücke nach Eingang eines Antrags auf Offenlegung, d. h. bei Einsichtnahme in das Handelsregister oder Unternehmensregister, in elektronische Form gebracht werden, wenn sie im Zeitpunkt der Antragstellung nicht länger als vor 10 Jahren eingereicht worden sind. Des Weiteren entfallen ab dem 1. Januar 2007 die Namenszeichnungen (Streichungen in bzw. von 29, 35, 53, 108, 148 Abs. 3 HGB). Auch wurden einige Bekanntmachungspflichten abgeschafft, die keine korrespondierenden Eintragungen im Handelsregister haben. Beispielsweise wurden 10 Abs. 3 GmbHG (Bekanntmachung der Sacheinlage bei der Gesellschaftsgründung) oder 40 AktG (Bekanntmachung verschiedener Details bei der Gründung einer Aktiengesellschaft) ersatzlos gestrichen. Zweigniederlassungen sind von inländischen Unternehmen nur noch bei dem Gericht der Hauptniederlassung bzw. des Sitzes der Gesellschaft anzumelden und einzutragen. Erwähnenswert ist schließlich noch eine bedeutsame Neuerung für Aktiengesellschaften. Die Verpflichtung der Aktiengesellschaft, den Einzel- und Konzernabschluss, den Lagebericht, den Bericht des Aufsichtsrats und den Gewinnverwendungsvorschlag ab Einberufung der Hauptversammlung auszulegen und den Aktionären auf Verlangen in Kopie zu übersenden, ist nach 175 Abs. 2 S. 4 AktG suspendiert, wenn die Dokumente für den betreffenden Zeitraum über die Internetseite der Gesellschaft zugänglich sind. Für nähere Informationen wenden Sie sich bitte an: Dr. Annette Bödeker, LL.M. Telefon: +49 (69) annette.boedeker@linklaters.com Dr. Florian Drinhausen, LL.M. Telefon: +49 (69) florian.drinhausen@linklaters.com Dr. Harald Gesell Telefon: +49 (221) harald.gesell@linklaters.com Autorin: Dr. Annette Bödeker Stephan F. Oppenhoff, M.C.J. Telefon: +49 (69) stephan.oppenhoff@linklaters.com Dr. Nikolaos Paschos, LL.M. Telefon:+ 49 (221) nikolaos.paschos@linklaters.com Hans-Ulrich Wilsing Telefon: +49 (221) hans-ulrich.wilsing@linklaters.com annette.boedeker@linklaters.com Diese Veröffentlichung verfolgt ausschließlich den Zweck, bestimmte Themen anzusprechen und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit; diese Veröffentlichung stellt keine Rechtsberatung dar. Sollten Sie weitere Fragen bezüglich der hier angesprochenen oder hinsichtlich anderer rechtlicher Themen haben, so wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner bei Linklaters oder an den Herausgeber. Ihre Kontakt-Daten sind in unserer Datenbank gespeichert. Sie werden von unseren verschiedenen internationalen Büros ausschließlich für interne Zwecke und für diese oder ähnliche Marketing-Aktionen genutzt. Eine Weitergabe an Dritte für deren Zwecke findet nicht statt. Wenn Sie diese Publikation nicht mehr erhalten möchten oder Ihre Daten nicht korrekt sind, teilen Sie uns dies bitte per an publications.germany@linklaters.com mit. Linklaters berät weltweit führende Unternehmen und Finanzinstitute im Wirtschafts- und Steuerrecht. Aus Büros in den wichtigen internationalen Wirtschafts- und Finanzzentren bieten wir unseren Mandanten Lösungen bei komplexesten Herausforderungen.