Streitfrage: Grossraumbüro oder kleine Büroeinheiten?

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1 Seite 1 Betriebliches Gesundheits-Management (BGM) Streitfrage: Grossraumbüro oder kleine Büroeinheiten? Zur Faktenlage in Schweizer Büros Heute halten sich schweizweit mehr als 73 Prozent der Erwerbstätigen in Bürogebäuden auf. Damit wird die Frage des Einflusses dieser spezifischen Arbeitsumgebung auf die Gesundheit der dort Tätigen interessant. Entgegen landläufiger Meinung ist Büroarbeit keine belastungsarme Tätigkeit. In der veröffentlichten und repräsentativen Studie «Schweizerische Befragung in Büros» (Seco, 2011) waren die am häufigsten auftretenden Symptome von im Büro arbeitenden Personen Müdigkeit, Einschlaf- und Durchschlafstörungen, Schweregefühl im Kopf, Jucken, Brennen der Augen, Kopfschmerzen, gereizte, verstopfte oder laufende Nase und Beschwerden im Rücken-, Nacken und Schulterbereich. Jedem Krankheitsbild seinen dazugehörigen Begriff Solche Symptome werden häufig mit dem «Sick-Building»-Syndrom (SBS = Gebäudekrankheits-Syndrom) in Verbindung gebracht. Das SBS beschreibt die negativen und unspezifischen Auswirkungen eines Gebäudes auf die Gesundheit und das Wohlbefinden der Gebäudenutzerinnen und -nutzer. Die Symptome treten beim Aufenthalt im Gebäude auf und flachen nach dem Verlassen des Gebäudes rasch ab. Die Auswirkungen können selten einer spezifischen Ursache zugeordnet werden. Die Symptome führen zu einer verminderten Leistungsfähigkeit und erhöhten Absenzenzahlen. Die dafür verantwortlichen Einflussgrössen können neben technisch bedingten Klimafaktoren, auch vom Menschen produzierte Innenraumbelastungen wie Lärm und Luftverunreinigungen sein. So wird beispielsweise bei der «Schweizerischen Befragung im Büro» der «Lärm im Raum», unter anderem verursacht durch Gespräche, Telefonate oder das Klappern der Tastatur beim Tippen als der am meisten beeinträchtigende Umgebungsfaktor genannt. Logischerweise sind Büros ja genau für diese Tätigkeiten ausgelegt. Vorgegebene Grenzwerte in Grossraumbüros sind meistens eingehalten Obwohl die vorgegebenen oder empfohlenen Grenzwerte in Grossraumbüros oder heute innovative Bürokonzepte zwar meist nicht überschritten werden, stellt der Lärm einen nicht zu unterschätzenden Belastungsfaktor dar: Er wird vielfach als stark störend empfunden. Dabei geht es jedoch nicht in erster Linie um den erhöhten Geräuschpegel, sondern um ständige Unterbrechungen, krampfhaftes Weghören und eine eingeschränkte Privatsphäre. Die Leistungsfähigkeit kann dadurch sinken (erhöhte Fehlerquote, Stress), das Erholungsbedürfnis steigt und das Wohlbefinden nimmt ab. Weitere häufig genannte beeinträchtigende Umgebungsfaktoren sind trockene Luft, abgestandene- oder schlechte Luft, zu hohe Raumtemperaturen und wechselnde Temperaturen.

2 Seite 2 Neben diesen vor allem physikalischen Belastungsfaktoren sind aber auch Belastungsfaktoren ergonomischer sowie psychosozialer Art (zum Beispiel Arbeitsklima, Stress und Verantwortung) zu beachten, welche häufig als «verdeckte» Ursachen von Beschwerden anzusehen sind. All diese Aspekte sollten eigentlich gegen Grossraumbüros sprechen. Aber so einfach ist es nicht! Das Konzept Grossraumbüro kann funktionieren, wenn. «Thomas Lussi von Lussi und Partner AG, dipl. Architekten ETH, SIA, BSA möchte nicht in einem Chefbüro alleine für sich planen und zeichnen. Arbeiten im Grossraumbüro sei spannender und kreativer, sagt er. Ein Plädoyer für kommunikatives Arbeiten.» Die Grossraumbüros von Lussi und Halter sind optisch oder baulich voneinander getrennte Arbeitseinheiten ohne Türen, aber durchaus mit Sichtschutz. «Zu viel Zug, zu wenig Luft, zu laut, zu heiss, zu kalt» gibt es für Lussi nicht; das sei alles eine Frage der Haustechnik, sagt er. Was so viel meint wie: alles lässt sich regulieren, schalldämmen, beoder entlüften, korrigieren, optimieren. Fast alles. Wenn die Haustechnik stimmt, müssten noch einige andere Faktoren berücksichtigt werden, sagt Thomas Lussi: «Wir planen jetzt für die SBB in Bern Grossraumbüros (innovative Bürokonzepte) für 2500 Arbeitnehmende. Da muss es Denkzellen geben und Rückzugsmöglichkeiten, Sitzungs- und Besprechungszimmer, aber auch Erholungszonen. Zudem müssen die Räume eine gewisse Höhe haben.» Und sonst? Das wars, sagt Lussi. Und startet zum Plädoyer für den «open space»: «Arbeiten heisst kommunizieren», sagt er. «Grossraumbüros vermitteln Transparenz, Offenheit und Durchlässigkeit», sagt er. Und sind ein Garant für direkten Informationsfluss. «Wir schicken keine Mails von einem Büro zum anderen wir stehen auf, gehen zum Nebentisch oder ins Sitzungszimmer, sprechen miteinander. Und arbeiten danach konzentriert weiter. Wenn es sein muss, mit Kopfhörer, zur Lieblingsmusik direkt ab Computer, für kurze Zeit ins eigene Projekt vertieft.» Seine Mitarbeitenden seien gesund, zufrieden und motiviert, sagt Lussi, das Team harmoniert und ist offensichtlich äusserst produktiv. Natürlich: Wenn 20 Leute Pause machen, muss das mit denen abgesprochen werden, die dann daneben nicht mehr arbeiten können oder wollen. Ein wenig Organisation ist also nötig, ein gewisses Mass an Toleranz, Offenheit. Und wenn die Telefone permanent klingeln, seien schalltechnische Massnahmen angebracht.

3 Seite 3 Einige physiologische und psychologische Fakten Für das Gehirn ist es eine grosse Leistung die Aufmerksamkeit auf einem Thema zu belassen. Es benötigt zwischen 7 und 15 Minuten, bis es die volle Konzentration aufbringt, um fokussiert zu arbeiten. Wenn man dabei abgelenkt wird, benötigt es wiederum einige Minuten, um in denselben fokussierten Zustand zu gelangen. Mit steigendem Alter nimmt die Kapazität des Kurzzeitgedächtnisses ab, dafür steigt die Leistung des Langzeitgedächtnisses. Übermässig viele Fakten und Informationen, die man kurzfristig abzurufen hat, sind für ältere Mitarbeitende tendenziell anspruchsvoller. Das Gehör verschlechtert sich mit zunehmendem Alter, vor allem in gewissen Tonlagen. Das hat mit den Gehörnerven zu tun, die im Laufe eines Lebens abstumpfen, die verantwortlich dafür sind, dass Schwingungen in Töne umgesetzt werden. Durch die Abstumpfung des Gehörnervs wird die Aufmerksamkeit automatisch gesteigert und Geräusche wie Tastaturklappern oder das Räuspern eines Tischnachbarn, etc. verstärken sich. Dies wird dann als störend wahrgenommen. Die selbsterfüllende Prophezeihung: Wer kennt diese nicht. Jung und Alt sind davor nicht gefeit. Man hört lauscht z.b. der klappernden Lüftung oder verspürt im Nacken einen kleinen Luftzug, konzentriert sich darauf und nur durch diese Fokussierung darauf, verstärkt sich das Geräusch oder der Luftzug und wird dadurch zum selbsternannten Störfaktor. Sinnvolles und stufenweises Vorgehen helfen, um Problemzonen im Büro einzudämmen Damit die meist begrenzten Mittel und Möglichkeiten optimal genutzt werden können, ist es sinnvoll, systematisch und objektiv abzuklären und zu ermitteln. In einer ersten Stufe sollte im Rahmen einer Grunderhebung das Problem auf wahrscheinliche Ursachen eingegrenzt werden. Danach geht es darum, die Weichen für weitere Ermittlungen zu stellen, wobei die jeweiligen Bereiche nacheinander kontrolliert werden können. Zur Orientierung kann dabei die folgende Tabelle dienen: Was Konstruktions- und Einrichtungsfaktoren Umgebungsfaktoren Psychosoziale Faktoren Kulturelle und organisatorische Faktoren Konkrete Massnahmen Baumaterialien, Einrichtungsgegenstände, Lüftungsdesign (z.b. Lüftungsrate), ergonomische Bedingungen (Bildschirmarbeit) usw. Geruchsbelastung, Frischegrad der Luft, Innenraumluftqualität, Temperatur, Feuchtigkeit, Zugluft, Beleuchtung, Lärm usw. Arbeitsbelastung (Stress), Privatsphäre, Belegungsdichte, Teamkonstellation, usw. Sauberkeit, Führung und Management, Arbeitsklima, Verantwortung/Selbständigkeit usw. Tabelle 1: Einflussfaktoren der Innenraumbedingungen nach Singh (2008)

4 Seite 4 Das kreative Potenzial der Mitarbeitenden nutzen Nutzen Sie auf jeden Fall das kreative Potenzial Ihrer Mitarbeitenden und fragen danach, was aus ihrer Sicht optimiert werden könnte, um den Büroalltag zu optimieren. In einem unserer Workshops (mit einem Bereich eines Pharmakonzerns) klagte ein Mitarbeiter darüber, dass das Geräusch der Kaffeemaschine und der Geruch des aromatischen Nespresso-Kaffees seine Konzentration regelmässig behindert. Ein Kollege meinte darauf, «wir sollten mal versuchen die Kaffeemaschine in den Nebenraum zu stellen». Am Follow-up Tag des Seminars erzählte dieser, dass dieser kleine Input das High-Light des Workshops gewesen war. Alle verstanden, dass diese Störquelle diesen Mitarbeiter bei seiner Arbeit behinderte und akzeptierten ohne weiteres diese kleine Anpassung. Wenn Probleme immer so einfach zu beheben sind aber manchmal benötigt es tatsächlich nur eines kreativen Einfalls, um Optimierungen zu realisieren. Unter Umständen sollte man Veränderungsmassnahmen mit Fachpersonen besprechen. Denn, Bauphysik, Ergonomie, psychosoziale Faktoren und ein ausgewogenes Betriebsklima benötigt Know-How und auch Fingerspitzengefühl fürs machbare. Wir arbeiten in diesen Themenbereichen mit ausgewiesenen Fachpersonen in verschiedenen Bereichen zusammen. Schlussfolgerungen Die Frage kann nicht lauten, Grossraumbüro oder kleinere Büroeinheiten. Die Infrastruktur ist ja vielfach gegeben. Folgende Fragen könnten zur Optimierung von Büroarbeit aber beitragen: Sind Konstruktions- und Einrichtungsfaktoren optimiert? Konnten Umgebungsfaktoren auf Schwachstellen untersucht werden? Ist die Wertschätzung für individuelle Arbeitsplatzgestaltung im Betrieb vorhanden? Geht man mit potenziellen Störquellen wie Telefonaten und Gesprächen wertschätzend und verständnisvoll miteinander um? Wie setzt sich das Alter der Mitarbeitenden zusammen? Wird auf die Physiologie älterer Arbeitskräfte Rücksicht genommen? Ist die Organisation eher hierarchisch oder flach ausgerichtet? Dies kann Einfluss darauf haben, ob man sich Grossraumbüros eher wohl oder unwohl fühlt. und zu guter Letzt Wenn es in einem Betrieb zwei Systeme gibt Grossraum- und Einzelbüros, dann funktioniert es vielfach nicht mehr, weil das Einzelbüro immer noch mit sozialem Prestige verbunden wird. «Das kann zu Spannungen führen für die allerdings nicht das Grossraumbüro verantwortlich ist, sondern die Unternehmensstruktur.» Und: Je hierarchischer die Struktur, desto mehr Einzelbüros hat tendenziell der Betrieb.

5 Seite 5 Quellenangabe und erweiterte Literatur Einflussfaktoren der Innenraumbedingungen nach Singh (2008) Rey, L. (2002), Mobile Arbeit in der Schweiz, Zürich, vdf Zinser, S. (2004), Flexible Arbeitswelten, Handlungsfelder, Erfahrungen und Praxisbeispiele aus dem Flexible-Office-Netzwerk, Zürich, Hochschulverlag Schmalzl, B. (2011), Arbeit und elektronische Kommunikation der Zukunft, Methoden und Fallstudien zur Optimierung der Arbeitsplatzgestaltung, Heidelberg, Springer Häfele, W. (2009) OE-Prozesse initiieren und gestalten, Ein Handbuch für Führungskräfte, Berater/innen und Projektleiter/innen, (2. Augl.) Wien, Haupt. Ihr Hanspeter Fausch Geschäftsleiter der Praxis-Brücke Seminare AG

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