Arbeitswelten im Wandel.

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1 Arbeitswelten im Wandel. Auswirkungen von etablierten Kommunikationsmitteln und sozialen Medien auf die Effizienz modernen Arbeitens. Prof. Dr. Daniel Markgraf

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3 Professor Dr. Daniel Markgraf AKAD-HS Leipzig Gutenbergplatz 1E Leipzig Stand: 17.Oktober /

4 Inhalt 1 Einführung Neue Medien Instant Messenger Online-Netzwerke Zielstellung der Studie 8 2 Methode Erhebungsmethode Erhobene Daten 9 3 Ergebnisse Demografische Informationen zu Personen und Unternehmen Informationen zu den Personen Informationen zu den Unternehmen Allgemeine Arbeitssituation Störungen im Arbeitsfluss Besprechungen Mangelnde Konzentration und Ablenkungen Arbeitsorganisation Der Einsatz von in der Arbeitsumgebung Einfluss und Umgang mit s Positive und negative Wirkungen der Arbeit mit s Der Einsatz sozialer Medien in der Arbeitsumgebung Instant Messaging Onlinenetzwerke Auswirkungen der sozialen Medien auf die Arbeitsorganisation 33 und Erreichbarkeit 4 Zusammenfassung 35 Quellen 36 4

5 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Geschlechterverteilung 10 Abbildung 2: Altersverteilung in den Erhebungen 11 Abbildung 3: Verteilung der Unternehmensgröße in den Studien 12 Abbildung 4: Wochenarbeitsstunden laut Arbeitsvertrag 13 Abbildung 5: Anteil der Probanden, die Überstunden leisten 13 Abbildung 6: Wie viel Prozent ihrer Arbeitszeit verbringen Sie in Besprechungen? 14 Abbildung 7: Wie viel Prozent der in Besprechungen beschlossenen ToDos werden 15 umgesetzt? Abbildung 8: Zeit, die in Besprechungen eingespart werden könnte. 15 Abbildung 9: Bei meiner täglichen Arbeit bin ich konzentriert und lasse mich nur 16 selten ablenken Abbildung 10: Verlust an Arbeitszeit durch Ablenkungen 16 Abbildung 11: Anteil der Zeit, die durch Ablenkungen verschwendet wird 17 Abbildung 12: Anteil der Zeit, die durch mangelnde Arbeitsorganisation verschwendet 17 wird (Angaben in Prozent) Abbildung 13: Verschwendung durch mangelnde Kommunikation 18 Abbildung 14: Verschwendung durch Probleme im Arbeitsumfeld 18 Abbildung 15: Um wie viel Prozent effizienter kann man durch einen aufgeräumten 19 und organisierten Arbeitsplatz arbeiten? Abbildung 16: Ich lese berufliche s auch außerhalb meiner Arbeitszeit 20 Abbildung 17: Abruf der s 21 Abbildung 18: Übersichtlichkeit des eigenen Postfaches 23 Abbildung 19: Warum bleiben wichtige s unbeantwortet? 23 Abbildung 20: Auswirkungen der Arbeit mit s 24 Abbildung 21: Psychische Belastung durch 24 Abbildung 22: Verringerung der Arbeitsbelastung durch 25 Abbildung 23: Durch die permanente Erreichbarkeit per 25 Abbildung 24: Auswirkungen der täglichen -Nutzung 26 Abbildung 25: Nutzung von Instant Messaging im beruflichen Bereich 26 Abbildung 26: Tägliche Nutzungsdauer Instant Messaging 27 Abbildung 27: Nutzungsdauer Instant Messaging nach Nutzergruppen 28 Abbildung 28: Top5 der genutzten Instant Messaging Dienste 28 Abbildung 29: Nutzerreaktion auf neue Nachrichten im Instant-Messenger 29 Abbildung 30: Arbeitsbelastung durch Instant-Messenger 29 Abbildung 31: Instant Messaging Abbildung 32: Unterstützungsbereiche von Instant Messaging 30 Abbildung 33: Nutzung von Onlinenetzwerken im beruflichen Bereich 31 Abbildung 34: Tägliche Nutzungsdauer von Onlinenetzwerken 31 Abbildung 35: Top4 der Onlinenetzwerke 32 Abbildung 36: Wann rufen die Nutzer Informationen aus ihrem Onlinenetzwerk ab? 32 Abbildung 37: Effekte der Nutzung von Onlinenetzwerken 33 Abbildung 38: Berufliche Nutzung von sozialen Medien im Urlaub 33 Abbildung 39: Berufliche Nutzung von sozialen Medien um Urlaub 34 Abbildung 40: Arbeitsbelastung durch soziale Medien 34 Abbildung 41: Haben Sie manchmal das Gefühl, dass Sie viel gearbeitet haben, 35 aber dass es immer noch nicht genug ist? 5

6 Tabellenverzeichnis Tabelle 1: Hierarchieebenen der Teilnehmer (in Prozent) 11 Tabelle 2: Branchenverteilung 12 Tabelle 3: Anteil der Arbeitszeit in Besprechungen nach Unternehmens- 14 größenklasse Tabelle 4: Beanspruchung durch Mailverkehr. Ist-Soll-Vergleich 19 Tabelle 5: Wie werden Sie über den Eingang neuer s informiert? 21 (Mehrfachnennungen möglich) Tabelle 6: Ich sortiere mein Postfach Tabelle 7: Nutzung von Instant Messaging Diensten nach Unternehmensgrößen 27 6

7 1 Einführung In Deutschland sind mehr als 39 Millionen Menschen erwerbstätig (o.v., 2013). Sie arbeiten in kleinen, mittleren oder großen Unternehmen. Sie sind angestellt in Unternehmen oder selbstständig tätig. Sie arbeiten in Vollzeit oder Teilzeit. So unterschiedlich die Arbeitsverhältnisse auch sind, alle erwerbstätigen Menschen stehen dennoch in vielen Bereichen vor denselben Herausforderungen. Immer öfter finden sich Meldungen über fehlende Auszubildende, Fachkräftemangel und die Herausforderungen des demografischen Wandels. Hinzu kommen technologische Entwicklungen und der geänderte Umgang mit technischen und sozialen Medien. Daraus entwickeln sich nicht nur Herausforderungen für die Zukunft sondern auch geänderte Anforderungen für die Erwerbstätigen im hier und jetzt. Mit einem Anteil von mehr als 85 % an allen deutschen Unternehmen, ist die Internetnutzung eher Regelfall als Ausnahme im Arbeitsverhältnis (o.v., 2012). Basierend auf den Internettechnologien zeichnen sich aktuell verschiedene Megatrends für die Arbeitsumwelt ab. McKinsey benennt im Global Survey 2012 unter anderem Big Data Analysis, Cloud Computing und Social Media als wichtigste technologische Trends in Unternehmen (Brown & Sikes, 2012). Letztere bilden gemeinsam mit den klassischen Herausforderungen der allgemeinen Arbeitsorganisation die Grundlage für die vorliegende Studie. Die neuen Medien bilden mittlerweile einen elementaren Bestandteil unseres Lebens (van Eimeren & Frees, 2013). Dabei beeinflussen sie nicht nur unser privates Leben, sondern bestimmen in immer mehr Bereichen auch Abläufe in unserem beruflichen Leben. Die sozialen Medien verändern unsere Art zu leben, zu kommunizieren und zu arbeiten. Es gilt daher zu überprüfen, wie sich die Medien auf unser Arbeitsleben, die Arbeitsorganisation und die Arbeitsbelastung auswirken. Um grundlegende Aussagen zu diesen Auswirkungen und Beeinflussungen treffen zu können wurde eine zweigeteilte explorative Studie durchgeführt. Die Studie untersucht die Arbeitsbelastung durch klassische Herausforderungen der Arbeitsorganisation und Herausforderungen und Möglichkeiten, die durch die neuen Medien entstehen. In den beiden Teilen der Datenerhebung werden Informationen zu unterschiedlichen neuen Medien erfasst. Der erste Teil der Studie befasst sich mit der als neuem Medium. Der zweite Teil konzentriert sich auf soziale Netzwerke und Instant Messenger. In beiden Studien werden die klassischen Belastungen erfasst, die sich aus der Arbeitsorganisation und dem Arbeitsablauf in einem Arbeitsverhältnis ergeben. 1.1 Neue Medien Für die Untersuchung werden drei Instrumente der neuen Medien aufgenommen. Eines der neuen Medien ist dabei gar nicht mehr so jung sondern fast 30 Jahre alt in Deutschland wurde die erste verschickt. Neben der werden Instant Messenger und soziale Netzwerke in die Untersuchung aufgenommen Die ist aus unserem täglichen Arbeitsleben nicht mehr wegzudenken. Sie ist dabei eine der ältesten, etabliertesten und meistgenutzten Anwendungen. Bei der elektronischen Post (Electronic Mail, ) handelt es sich um eine briefähnliche Nachricht, die auf elektronischem Wege übertragen wird. Entsprechend baut sie sich aus drei Bestandteilen auf technisch gesehen aus Header, Body Part und Envelope. Der Header enthält dabei die Empfänger- und Absenderadresse sowie die Betreffzeile. Im Body Part befinden sich der eigentliche Inhalt und die Anlagen. Beides gemeinsam wird in einen elektronischen Umschlag verpackt und zum Empfänger gesandt. Die Empfängeradressen können dabei in direkte Empfänger und Empfänger die die Mail nur in Kopie erhalten unterteilt werden. Eine weitere Unterteilung der Empfänger die die in Kopie erhalten erfolgt durch die Unterscheidung in sichtbare und unsichtbare Empfänger (CC und BCC). Durch diese Unterteilung bietet die im beruflichen Umfeld die Möglichkeit, sowohl als Informations- als auch Dialogmedium genutzt zu werden. Implizit gehen die meisten Nutzer allerdings davon aus, dass es sich um ein dialogisches 7

8 Medium handelt, da eine Interaktion über das gegenseitige Antworten erfolgen kann. Laut dem Bundesverband Digitale Wirtschaft kommunizieren 97 Prozent aller deutschen Internetnutzer mittlerweile via , damit liegt Deutschland sogar über dem EU-Durchschnitt. (o.v., Bundesverband Digitale Wirtschaft: Monitor, 2013) Instant-Messenger Instant Messaging oder auf Deutsch sofortige Nachrichtenübermittlung bezeichnet Dienste, die es ermöglichen, mittels Software in Echtzeit mit anderen Teilnehmern zu kommunizieren. Grundlegend werden kurze Textmitteilungen im Push-Verfahren über ein Netzwerk an den Empfänger gesandt. Das Netzwerk kann dabei sowohl ein unternehmensinternes sein als auch das Internet. Mittlerweile bieten die meisten Messaging-Programme weitere Funktionen und können auch Dateien übertragen oder bieten die Möglichkeit Video- oder Telefonkonferenzen durchzuführen. Bei der Nutzung von Instant Messaging Diensten steht die Kommunikation im Vordergrund. Als Informations- und Dokumentationsmedium sind die Dienste im Vergleich zur weniger geeignet. In Deutschland nutzen aktuell lediglich 12 Prozent der Unternehmen Instant Messenger. (Ipsos / Microsoft, 2013) Online-Netzwerke Berufliche und private Online-Netzwerke sind Netzgemeinschaften, die technisch durch Webanwendungen oder Portale abgebildet werden. Soziale Netzwerke existieren grundlegend seit Mitte der 90er Jahre, eine weitere Verbreitung fanden sie allerdings erst zu Beginn des neuen Jahrtausends durch Myspace (2003) und LinkedIn (2002), sowie durch XING (2003) in Deutschland. Mittlerweile sind fast die Hälfte aller Internetnutzer in mindestens einem privaten Onlinenetzwerk aktiv, wobei in diesem Bereich eine Konzentration auf facebook erfolgt (Busemann, 2013). Die Nutzung von beruflich orientierten Online-Netzwerken ist mit 10 Prozent der Internetnutzer (16 Prozent in der Altersgruppe der 30 bis 39 jährigen) weniger ausgeprägt (Busemann, 2013). Egal ob beruflich oder privat, die Funktion der Kommunikation steht für die Nutzer im Vordergrund, auch wenn durch die erweiterten Funktionen vielfach auch Informations- und Dokumentationsmöglichkeiten gegeben sind. Im Gegensatz zur starken Verbreitung im privaten Bereich fristen die sozialen Netzwerke in deutschen Unternehmen noch ein Nischendasein. Lediglich 6 Prozent der Unternehmen setzen soziale Netzwerke ein (Ipsos / Microsoft, 2013). 1.2 Zielstellung der Studie Die vorliegende Studie befasst sich mit den Herausforderungen, die sich aus den geänderten technischen und kommunikativen Anforderungen an aktuelle Arbeitsverhältnisse ergeben. Ziel der Studie ist es, die Arbeitsbelastung durch Arbeitsorganisation und den täglichen Umgang mit den neuen Medien zu erfassen. Erfasst werden allgemeine Informationen zur Arbeitsorganisation und der allgemeinen Arbeitssituation. Der Umgang mit klassischen Medien, Methoden und Instrumenten macht nach wie vor einen großen Teil unserer Arbeit aus und kann daher nicht vernachlässigt werden. Zielstellung in diesem Bereich ist es, Aussagen zur allgemeinen Arbeitssituation in Unternehmen zu machen. Die Nutzung verschiedener Instrumente der klassischen Arbeitsorganisation soll dargestellt und Optimierungsmöglichkeiten aufgezeigt werden. Darüber hinaus werden die vorgehend genannten Bereiche der neuen Medien erfasst. Bei der kann davon ausgegangen werden, dass mittlerweile nahezu alle Unternehmen in Deutschland - Dienste nutzen, eine Erfassung der Verbreitung erfolgt somit nicht. Ziel ist es, in diesem Bereich den Umgang mit diesem Medium näher zu beleuchten. Ergänzend werden zwei Medien aufgenommen, die ihren Weg in die Unternehmen aktuell erst finden. Neben Informationen zum Umgang mit diesen Medien gilt es hierbei, auch grundlegende Informationen zur generellen Nutzung zu erfassen. Ziel ist es somit, auch die Nutzung und Nutzungshäufigkeit der sozialen Medien in Unternehmen zu erfassen. Ob Instant Messaging Dienste und Online-Netzwerke allerdings jemals die Bedeutung der erreichen werden, lässt sich mit dieser Studie nicht klären. 8

9 2 Methode Die genannten Zielstellungen werden auf explorativem Weg bearbeitet. Es wird nicht mit festen Hypothesen gearbeitet sondern mit verschiedenen Annahmen, in welchen Bereichen ein Einfluss der Medien auf den Arbeitsalltag erfolgen kann. Die Annahmen wurden in Form von Aussagen formuliert, die im Rahmen der Erhebung durch die Teilnehmer zu bewerten sind. Die in der Erhebung genutzten Fragen und Aussagen wurden dabei von Experten auf Basis ihrer Erfahrungen und Erwartungen zusammengestellt. Als Zielgruppe für die Erhebung wurden Arbeitnehmer und Angestellte im Beschäftigungsverhältnis sowie angestellte und selbstständige Führungskräfte gesehen. Wichtigstes Kriterium ist dabei ein aktuelles Beschäftigungsverhältnis, da der Einfluss der Arbeitsorganisation und der neuen Medien im Arbeitsumfeld untersucht werden soll. Um eine möglichst breite Informationsbasis zu erhalten, wird auf eine quantitative Untersuchung zurückgegriffen. Bei einer Befragung zur Belastung durch neue Medien bietet es sich natürlich an, auf elektronische Medien zurückzugreifen. 2.1 Erhebungsmethode Bei der Wahl des Instrumentes zur Datenerhebung fiel die Entscheidung auf einen Onlinefragebogen. Dieser wurde per versandt. Der Versand erfolgte dabei nicht separat, sondern innerhalb eines Newsletters zu Zeitmanagement und Arbeitsorganisation. Darüber hinaus wurde er über soziale Netzwerke und eine direkte Mailansprache verteilt. Insgesamt erfolgte in jeder der beiden Wellen eine Ansprache von ca Personen. Um den Umfang der zu beantwortenden Fragen in einem zu vertretenden Ausmaß zu belassen und dennoch eine umfangreiche Informationsbasis zu den verschiedenen Bereichen zu erhalten, wurde ein zweiteiliger Fragebogen erstellt und im Abstand von vier Wochen verschickt. Die erste Welle der Befragung konzentrierte sich dabei auf den Bereich der Kommunikation per und der zweite auf die Instant-Messenger und Onlinenetzwerke. Wichtig ist dabei noch einmal anzumerken, dass es sich nicht um zwei Teile einer Befragung handelt sondern um zwei separate Befragungen, die an dieselbe Zielgruppe gestellt wurden. Um eine möglichst hohe Rücklaufquote zu erreichen, wurde auf eine Personalisierung der Fragebögen verzichtet und eine vollständige Anonymität versichert. Somit ist es nicht möglich, die beiden Fragebögen auf identische Teilnehmer hin abzugleichen und die Befragungen miteinander in Verbindung zu bringen. 2.2 Erhobende Daten Zwar konzentrierten sich die beiden Fragebögen auf die jeweiligen Vertiefungsrichtungen, dennoch werden natürlich weitere Informationen erhoben, um die Daten in ein größeres Gesamtbild einzuordnen und Arbeitsbelastung nicht nur auf einzelne Instrumente zurückszuführen. Zu Beginn werden zwei Einstiegsfragen zur allgemeinen Arbeitssituation erhoben, um die Arbeitszeit des jeweiligen Probanden einordnen zu können, gefolgt von Fragen zum zeitlichen Umfang, den die Nutzung der neuen Kommunikationsmedien erfordert. Den umfangreichsten Teil der Erhebung nehmen Fragen zum Umgang mit den neuen Kommunikationsmedien und die psychische Belastung durch deren Einsatz aus. Ergänzt werden diese Bereiche um einen allgemeinen Frageteil, der Störungen im Arbeitsfluss unabhängig von den neuen Kommunikationsmedien erfasst. Die beiden Fragebögen werden jeweils durch eine Zusammenfassung und allgemeine Angaben zum Unternehmen und den Personen abgeschlossen. 9

10 3 Ergebnisse Der Link zum Fragebogen wurde über den tempus-newsletter von Jürgen Kurz an insgesamt Mail-Adressen versandt und darüber hinaus in verschiedene Gruppen in den sozialen Medien eingestellt. Insgesamt wurden auf diese Weise ca Personen erreicht. Die erste Welle der Befragung beschäftigte sich mit dem Thema . An dieser beteiligten sich Teilnehmer, was einer Rücklaufquote von etwas über 11 Prozent entspricht. Allerdings waren von diesen Rückläufen nur der beantworteten Fragebögen verwertbar. Nachfolgend wird dieser Teil als -Studie bezeichnet. Der zweite Teil der Studie konzentrierte sich auf die sozialen Medien-Instant Messenger und soziale Netzwerke. An diesem Teil der Studie nahmen Personen teil, wobei alle generierten Datensätze verwendet werden können. 3.1 Demografische Informationen zu Personen und Unternehmen Wie vorab ausgeführt, liegen der Untersuchung bzw Datensätze zu Grunde. Im ersten Schritt der Analyse werden die erhobenen demografischen Informationen zu den Unternehmen und den Personen dargestellt. Ziel ist es, einen grundlegenden Überblick über die Stichproben zu den beiden Themenbereichen zu geben. Darüber hinaus zeigt sich anhand der Auswertung, dass nicht nur die Zahl der kontaktierten Personen sondern auch die daraus generierte Datenbasis vergleichbar ist, obwohl eine unterschiedliche Rücklaufquote erreicht wurde. Es muss damit nicht separat bei der Auswertung der einzelnen Stichproben auf die demografischen Informationen eingegangen werden Informationen zu den Personen Als grundlegende Information zur Studie wurde erfasst, ob es sich bei dem jeweiligen Teilnehmer um einen Mann oder eine Frau handelt. Laut deutscher Erwerbstätigenstatistik sind 54 Prozent der Erwerbstätigen männlich und 46 Prozent weiblich (o.v., Genesis-Online Datenbank des statistischen Bundesamtes, 2013). Die Zusammensetzung der Teilnehmer dieser Studie weicht von dieser Verteilung ab, ist aber in beiden Studien vergleichbar. In beiden Studien setzen sich die Teilnehmer aus ca. einem Drittel Frauen und zwei Dritteln Männern zusammen. Studie Studie soziale Medien 35% 34% 65% 66% weiblich männlich Abbildung 1: Geschlechterverteilung Im Rahmen der Befragungen wurde ebenfalls das Alter der Teilnehmer erhoben. Sie wurden gebeten, ihr Alter in Jahren anzugeben. Die Altersverteilung in den Stichproben entspricht der, die in der gesamtdeutschen arbeitsfähigen Bevölkerung vorhanden ist. Zur Verbesserung der Übersichtlichkeit wurden die Teilnehmer in Altersgruppen zusammengefasst. Die Spannweite einer Altersgruppe umfasst dabei jeweils eine Dekade. Sowohl die einleitende als auch die abschließende Altersgruppe wurden weiter gefasst. Abbildung 2 stellt die Verteilung der Altersgruppen in den beiden Studien gegenüber. Ähnlich wie bei der Geschlechterverteilung zeigt sich eine weitgehende Übereinstimmung in der Altersverteilung der Probanden. 10

11 Altersverteilung (in Prozent) 50 42,1 41, , ,3 14,2 10 2,8 2,5 7,9 8,6 0 bis Studie IM-Studie Abbildung 2: Verteilung der Altersgruppen Im Übergang von den persönlichen Daten zu den Unternehmensdaten wurde nach der aktuellen Hierarchieebene gefragt, auf der sich der Teilnehmer in seinem aktuellen Beschäftigungsverhältnis befindet. Hier zeigen sich durchaus Abweichungen von der Verteilung in der Gesamtbevölkerung (Selbstständige und leitendes Management sind überrepräsentiert), allerdings ergeben sich keine gravierenden Unterschiede zwischen den beiden Stichproben. Auch hier kann somit davon ausgegangen werden, dass es sich um dieselbe Datenbasis handelt. Tabelle 1: Hierarchieebenen der Teilnehmer (in Prozent) Auf weitere Informationen zu den Unternehmen in den beiden Erhebungen wird nachfolgend näher eingegangen Informationen zu den Unternehmen Die Erfassung der Informationen zur Größenklasse der Unternehmen, in denen die Befragten arbeiten, ermöglicht es, die Unternehmen größenmäßig einzuordnen. Der Einteilung der Größenklassen wurde die Empfehlung der EU Kommission vom 06. Mai 2003 zugrunde gelegt (Europäische Kommission, 2013). Die Unterteilung der KMU in unterschiedliche Größenklassen erfolgt in dieser Empfehlung anhand der Kriterien Bilanzsumme, Umsatz und Mitarbeiter. Im Rahmen der Befragung wurden Informationen zu den Mitarbeitern und den Umsätzen erfasst. Die Zahl der Angaben im Bereich des Umsatzes legt die Vermutung nahe, dass die Beteiligten vielfach nicht in der Lage sind Informationen zu Umsatz und Bilanzsumme zu geben. Der Einfachheit halber wird im Rahmen dieser Studie daher nur die Zahl der Mitarbeiter als Kriterium zur Unterscheidung der Größenklassen genutzt. Die Kommission der Europäischen Gemeinschaften unterteilt KMU in Kleinstunternehmen (weniger als 10 Mitarbeiter), Kleinunternehmen (weniger als 50 Mitarbeiter) und mittlere Unternehmen (weniger als 250 Mitarbeiter). Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern werden nicht mehr den KMU zugeordnet und als große Unternehmen bezeichnet (Europäische Kommission, 2013). 11

12 Studie Studie soziale Medien 24% 24% 40% 37% 18% 18% 19% 20% < 10 MA MA MA > 249 MA Abbildung 3: Verteilung der Unternehmensgröße in den Studien Anhand von Abbildung 3 ist zu erkennen, dass die Verteilung in beiden Studien vergleichbar ist und dass alle Unternehmensgrößen in einem ausreichenden Ausmaß vorhanden sind. Erfasst werden ebenfalls unterschiedliche Branchen. Hier erfolgte die Einteilung nach den Kriterien des statistischen Bundesamtes. Die am häufigsten vertretenen Branchen sind in nachfolgender Tabelle zusammengefasst. Tabelle 2: Branchenverteilung Auch die Branchenverteilung ist in beiden Studien vergleichbar. Leichte Unterschiede zeigen sich lediglich im Bereich des Handels und der Informations- und Kommunikationsbranche. Während der Handel in der zweiten Studie etwas geringer vertreten ist, ist die Informations- und Kommunikationsbranche hingegen ein wenig stärker. Vor dem Hintergrund der Themenstellungen, die in den jeweiligen Befragungen behandelt wurden, erscheint dies nachvollziehbar. Auch dass die in der Gesamtwirtschaft stark vertretenen Branchen der Bauwirtschaft nicht unter den am stärksten vertretenen Branchen sind, sollte auf Grund der Ausrichtung der Umfrage nicht überraschen. 3.2 Allgemeine Arbeitssituation Um die allgemeine Arbeitssituation ein wenig genauer einzuschätzen, wurden Informationen zur vertraglichen Arbeitszeit und zur durchschnittlichen Arbeitszeit je Arbeitstag erfasst. Als Basis für diesen Bereich dienen die Angaben, die in der zweiten Welle erhoben wurden. Im Schnitt haben die Teilnehmer der Studie eine vertragliche Wochenarbeitszeit von 38 Stunden. Mit einem Anteil von 45 Prozent haben die meisten Arbeitnehmer allerdings eine vertragliche Wochenarbeitszeit von 40 Stunden. 40,1 Prozent der Befragten haben eine vertragliche Wochenarbeitszeit von unter 40 Stunden und 15 Prozent haben eine Arbeitszeit, die darüber liegt. 12

13 Wochenarbeitsstunden 7% 2% 19% 72% 15h >15h - < 38h 38h - 42h > 42h Abbildung 4: Wochenarbeitsstunden laut Arbeitsvertrag Für die Darstellung in Abbildung 4 wurde eine abweichende Einteilung der Arbeitsstunden gewählt, um den Bereich zu zeigen, in dem die meisten Verträge liegen. 71,8 Prozent der Teilnehmer haben eine vertragliche Wochenarbeitszeit zwischen 38 und 42 Stunden die Woche. Ausgehend von der vertraglich geregelten Wochenarbeitszeit und der durchschnittlichen Arbeitszeit pro Tag können Rückschlüsse auf Überstunden gezogen werden. Korrigiert wurden die Angaben um Teilnehmer, deren Angaben sich nicht auf eine 5 - Tage-Arbeitswoche beziehen. Für die Analyse stehen somit der Probanden zur Verfügung. Basierend auf diesen Daten kann festgestellt werden, dass 85 Prozent der Befragten mehr arbeiten als in ihrem Arbeitsvertrag festgelegt ist. Überstunden 15% 85% nein Abbildung 5: Anteil der Probanden, die Überstunden leisten ja Dabei beträgt die durchschnittliche Zahl der Überstunden 5,8 Stunden pro Woche. Das entspricht im Schnitt einer Überschreitung der vertraglichen Arbeitszeit um 16 Prozent. Beide Angaben geben einen grundlegenden Hinweis auf die Arbeitssituation, wobei die Werte nicht überbewertet werden sollten. Zum einen ist die Schwan-kungsbreite der Überstunden relativ hoch es finden sich Angaben zwischen 30 Minuten und 30 Stunden in der Woche und zum anderen führen bereits wenige Überstunden bei geringfügig Beschäftigten zu einer hohen prozentualen Abweichung. Dennoch kann festgehalten werden, dass die überwiegende Mehrheit der Befragten mehr arbeitet als vertraglich vereinbart. 13

14 3.3 Störungen im Arbeitsfluss Über beide Fragebögen hinweg wurden verschiedene potenzielle Störungen erfasst, die den allgemeinen Arbeitsfluss betreffen. Hierbei stehen nicht die neuen Medien im Mittelpunkt, untersucht werden verschiedene Störungen, Ablenkungen und Instrumente der Arbeitsorganisation. Der erste Abschnitt widmet sich einem der am häufigsten eingesetzten Instrumente den Besprechungen. Nachfolgend wird auf Ablenkungen und Einflussfaktoten eingegangen, die zu mangelnder Konzentration führen können. Abschließend wird auf Fehlerquellen in der allgemeinen Arbeitsorganisation eingegangen Besprechungen Die einsteigende Frage zu Einflussfaktoren auf die allgemeine Arbeitsorganisation erfasst den Anteil der Arbeitszeit, die der Teilnehmer in Besprechungen verbringt. In den wenigsten Fällen werden Besprechungen Teil der Stellenbeschreibung der Mitarbeiter sein, so dass sie zum einen als Unterbrechung der eigentlichen Tätigkeit gesehen werden können, zum anderen aber auch als Mittel zum Zweck um die eigentliche Tätigkeit effektiver zu gestalten. Im Mittel verbringen die Teilnehmer dabei 19 Prozent ihrer Arbeitszeit in Besprechungen, wobei mehr als die Hälfte aller Befragten aber weniger als 15 Prozent der Zeit für Besprechungen aufbringen muss. Abbildung 6 zeigt eine detailliertere Aufgliederung. 50,0% 45,0% 40,0% 35,0% 30,0% 25,0% 20,0% 15,0% 10,0% 5,0% 0,0% Wie viel Prozent Ihrer Arbeitszeit verbringen Sie in Besprechungen? 43,1% 25,2% 15,4% 7,6% 4,6% 0,9% 1,6% 0,6% 0,8% 0,1% 0,0% = 0% < 10% < 20% < 30% < 40% < 50% < 60% < 70% < 80% < 90% < 100% Abbildung 6: Wie viel Prozent ihrer Arbeitszeit verbringen Sie in Besprechungen? Bei der Arbeitszeit, die in Besprechungen verbracht wird, zeigen sich verschiedene statistisch signifikante Unterschiede. Im ersten Schritt betreffen diese die Unterschiede zwischen männlichen und weiblichen Teilnehmern. Frauen verbringen im Schnitt 17,5 Prozent ihrer Arbeitszeit in Besprechungen, wohingegen es bei den Männern 20,3 Prozent sind. Bei einer durchschnittlichen Arbeitszeit von 38 Wochenarbeitsstunden entspricht dies bei den Männern 7 Stunden und 43 Minuten und bei den Frauen 6 Stunden und 39 Minuten. Männer verbringen somit etwa eine Stunde mehr pro Woche in Besprechungen als Frauen. Deutliche Unterschiede in der Nutzung von Besprechungen zeigen sich darüber hinaus zwischen den unterschiedlichen Unternehmensgrößen. So verbringen Mitarbeiter in Kleinst- und Kleinunternehmen ca. 16 Prozent ihrer Arbeitszeit in Besprechungen. In mittleren und großen Unternehmen sind es hingegen mehr als 22 Prozent Tabelle 3 stellt die jeweiligen Mittelwerte des Anteils in Besprechungen nach Unternehmensgröße (EU-Klassifikation) dar. Tabelle 3: Anteil der Arbeitszeit in Besprechungen nach Unternehmensgrößenklasse 14

15 Es zeigt sich, dass mit zunehmender Unternehmensgröße die durchschnittliche Arbeitszeit in Besprechungen zunimmt. Der Bedarf an Abstimmung und die Dauer der Entscheidungsfindung nimmt mit zunehmender Unternehmensgröße zu. Als Mittel zur Abstimmung scheint die Besprechung somit an Bedeutung zu gewinnen. Eine zusätzliche Belastung ergibt sich durch Besprechungen laut den Teilnehmern der Studie nicht, so dass diese Methode ein gutes Mittel zur Kommunikation, Abstimmung und Entscheidungsfindung zu sein scheint. Dies bestätigt sich auch bei der Umsetzung der ToDos, die in den Besprechungen beschlossen wurden. Hier wurde nach dem Anteil der Umsetzung dieser ToDos gefragt. Im Schnitt werden hiervon 61 Prozent umgesetzt, wobei bei mehr als der Hälfte der Teilnehmer mindestens 70 Prozent umgesetzt werden. Eine detaillierte Darstellung der Verteilung zeigt die nachfolgende Abbildung. 30,0% 25,0% Wie viel Prozent der in Besprechungen beschlossenen ToDos werden umgesetzt? 24,2% 20,0% 15,0% 10,0% 5,0% 0,0% 15,0% 13,5% 9,2% 8,4% 8,9% 5,0% 5,5% 7,1% 2,7% 0,6% = 0% < 10% < 20% < 30% < 40% < 50% < 60% < 70% < 80% < 90% < 100% Abbildung 7: Wie viel Prozent ihrer Arbeitszeit verbringen Sie in Besprechungen? Für den zielgerichteten und effektiven Einsatz von Besprechungen spricht nicht nur die Quote an umgesetzten ToDos aus den Besprechungen sondern auch die Besprechungsorganisation. 80 Prozent der Befragten gaben an, weniger als 30 Minuten durch eine bessere Besprechungsorganisation einsparen zu können. Dies entspricht weniger als 8 Prozent der oben angegebenen durchschnittlichen Zeit die für Besprechungen in der Woche genannt wurde. 13,6 6,1 Zeit, die in Besprechungen eingespart werden könnte 41,4 38,8 < 15 min min min > 60 min Abbildung 8: Zeit die in Besprechungen eingespart werden könnte. Zwar lassen sich auch hier Optimierungsansätze finden, wahrscheinlich lässt sich aber durch die Verringerung von Zeit in den Besprechungen und die Erhöhung der ToDo-Realisierung in vielen Fällen mehr Optimierungspotenzial heben. 15

16 3.3.2 Mangelnde Konzentration und Ablenkungen Bei der Frage nach der Konzentration bei der täglichen Arbeit zeigt sich keine eindeutige Ausrichtung in der Einschätzung durch die Teilnehmer. Erfasst wurde die zugehörige Aussage auf einer siebenstufigen Skala. Zwar zeigen sowohl der Mittelwert von 4,4 als auch die Verteilung der Antworten über die Skala in Abbildung 9, dass ein Trend in Richtung Zustimmung existiert. Ein eindeutiges Ergebnis zeigt sich allerdings nicht ,4 stimme ich überhaupt nicht zu 10 Bei meiner täglichen Arbeit bin ich konzentriert und lasse mich nur selten ablenken 22,1 22,2 19, stimme ich voll zu Abbildung 9: Bei meiner täglichen Arbeit bin ich konzentriert und lasse mich nur selten ablenken 6,6 Ein Zusammenhang der Ergebnisse zu trennenden Kriterien zeigt sich dabei nicht. Weder zeigen sich hier signifikante Unterschiede zwischen Männern und Frauen noch in den verschiedenen Altersgruppen. Auch die Unternehmensgröße hat keinen Einfluss auf die wahrgenommene Konzentrationsfähigkeit bzw. Ablenkung. Gerade in der Nicht-Nutzung der Extremwerte an beiden Rändern durch die Teilnehmer zeigt sich allerdings auch, dass die Arbeitsaufgaben heutzutage immer komplexer, weniger strukturiert und weniger stetig sind. Permanente Anpassungen, neue Aufgabenfelder und Dinge die vormals als Ablenkung wahrgenommen wurden, gehören immer stärker zum Arbeitsalltag. Entsprechend ordnen die Teilnehmer auch weniger als 15 Prozent ihrer Arbeitszeit als Verschwendung durch Ablenkung ein. Bei mehr als der Hälfte der Teilnehmer liegt dieser Wert sogar unter 10 Prozent. Eine detaillierte Aufgliederung zeigt die nachfolgende Abbildung. Verlust an Arbeitszeit durch Ablenkungen 60,0% 55,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% 24,7% 12,3% 1,2% 3,4% 2,0% 0,7% 0,3% 0,2% 0,1% 0,0% = 0% < 10% < 20% < 30% < 40% < 50% < 60% < 70% < 80% < 90% < 100% Abbildung 10: Verlust an Arbeitszeit durch Ablenkungen Um die größten Ablenkungen genauer einzuordnen, wurde nach verschiedenen Ablenkungen gefragt die im normalen Arbeitsablauf immer wieder auftreten. Eingeschätzt werden sollte wie viel durch diese an Arbeitszeit verschwendet wird. Nachfolgende Abbildung zeigt den Anteil, den verschiedene Ablenkungen an der Arbeitszeit einnehmen in absteigender Reihenfolge. 16

17 Störungen (Kollegen, unwichtige Anrufe,...) Wartezeiten (Kollegen, Entscheidungen, Unterschriften) Suchzeiten digital (Dateien, Bilder, Kunden- und Kontaktdaten) Suchzeiten im Büro (Unterlagen, Akten, Dateien, Informationen, Nachfüllmaterialien) 9,03% 7,42% 6,53% 6,53% 0,00% 5,00% 10,00% 15,00% 20,00% Abbildung 11: Anteil der Zeit, die durch Ablenkungen verschwendet wird Wie anhand der Abbildung zu erkennen ist, lässt sich kein Kriterium als eindeutiger ablenkender Faktor identifizieren. Alle Bereiche werden von den Probanden als Ablenkungsfaktoren wahrgenommen, allerdings wird durch keinen mehr als 10 Prozent der Arbeitszeit verschwendet. In einem stark von Interaktivität und Kommunikation geprägten Arbeitsumfeld, wie es heute nahezu Standard ist, werden sich Störungen durch Kollegen und Wartezeiten nie gänzlich vermeiden lassen. Hier bietet sich maximal Potenzial in der Optimierung bestehender Prozesse und der Flexibilisierung von Strukturen und Entscheidungswegen Arbeitsorganisation Neben den Effizienzverlusten, die sich durch Ablenkungen im Arbeitsumfeld und mangelnde Konzentration ergeben, wurden auch Effekte erfasst, die sich durch die allgemeine Arbeitsorganisation ergeben. Neben den grundlegenden Einflussfaktoren auf die Arbeitsorganisation wurden auch Kommunikationsprobleme und Probleme im Arbeitsumfeld erfasst. Auch hier zeigt sich bereits eine durchaus hohe Qualität der Arbeitsorganisation. Die größten Möglichkeiten zur Verbesserung ergeben sich durch eine gezieltere und damit fehlerminimierende Priorisierung von Arbeitsaufgaben. Allerdings liegen auch in diesem Bereich die Verluste bereits unter 10 Prozent. Die Angaben zu ineffizienten Besprechungen und unklaren Absprachen bestätigen die Ergebnisse aus dem Abschnitt zu den Besprechungen. Zwar können Besprechungen durchaus effizienter ablaufen und dadurch Zeit gespart werden, das Optimierungspotenzial liegt hierbei allerdings bei unter 30 Minuten. Fehlerhafte Priorisierung 9,59% Unklare Absprachen 8,35% Ineffiziente Besprechungen 7,83% Fehler 5,64% 0,00% 5,00% 10,00% 15,00% 20,00% Abbildung 12: Anteil der Zeit, die durch mangelnde Arbeitsorganisation verschwendet wird (Angaben in Prozent) 17

18 Im Bereich der Kommunikation zeigen sich die größten Schwachstellen an den Schnittstellen der Arbeitsabläufe. Fehlendes Wissen und eine fehlende Unternehmensstrategie werden von verschiedenen Teilnehmern ebenfalls als Problem wahrgenommen, allerdings zeigen sich keine Unterschiede zwischen Personengruppen oder Unternehmensgruppen. Die Verluste liegen hier durchgehend unter 10 Prozent. Probleme bei Schnittstellen 9,17% Fehlendes Wissen 7,77% Fehlende Unternehmensstrategie 7,53% Abbildung 13: Verschwendung durch mangelnde Kommunikation 0,00% 5,00% 10,00% 15,00% 20,00% Auch bei der Verschwendung von Arbeitszeit durch Probleme im Arbeitsumfeld zeigen sich keine eindeutigen und herausragenden Schwierigkeiten. Technische Schwierigkeiten bilden hier die Hauptursache. Technische Schwierigkeiten 6,13% Datenverlust Papier 3,92% Beeinträchtigung der Gesundheit 3,66% Datenverlust digital 3,57% Abbildung 14: Verschwendung durch Probleme im Arbeitsumfeld 0,00% 5,00% 10,00% 15,00% 20,00% Natürlich bedingen sich die Ursachen in den verschiedenen Bereichen gegenseitig, so dass die Verluste nicht einfach aufsummiert werden können. Technische Schwierigkeiten können zu Datenverlust führen und damit zu erhöhten Suchzeiten um Informationen wieder herzustellen oder Vorgänge nachvollziehen zu können. Probleme mit Schnittstellen und fehlendes Wissen führen zu vermehrten Nachfragen, Störungen durch Kollegen und erhöhte Wartezeiten. Auf der anderen Seite führen damit bereits Optimierungen in einzelnen Bereichen zu positiven Effekten in mehreren anderen Bereichen. Abschließend wurde noch nach der Einschätzung der Teilnehmer zu einem aufgeräumten und organisierten Arbeitsplatz gefragt. Mehr als die Hälfte der Befragten sieht darin einen Effizienzgewinn von unter 20 Prozent. 18

19 ,1% Um wie viel Prozent effizienter kann man durch einen aufgeräumten und organisierten Arbeitsplatz arbeiten? 40,4% 22,9% 20,4% < 11% 11 20% 21 30% > 30% Abbildung 15: um wie viel Prozent effizienter kann man durch einen aufgeräumten und organisierten Arbeitsplatz arbeiten? Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass sich durchaus Optimierungspotenziale im Arbeitsfluss zeigen. Ein einzelnes Kriterium lässt sich dabei allerdings nicht identifizieren. Vielmehr ist die Gesamtsituation zu betrachten, die dann durch die gezielte Beeinflussung einzelner Kriterien verbessert werden kann. 3.4 Der Einsatz von in der Arbeitsumgebung Der erste Auswertungsbereich, der den neuen Medien zugeordnet wird, ist die . Der Umgang mit s im heutigen Arbeitsumfeld stellte den Schwerpunkt der ersten Erhebungswelle dar. Entsprechend dienen die Datensätze der ersten Erhebungswelle als Grundlage der nachfolgenden Auswertung Einfluss und Umgang mit s In der Auswertung der vorliegenden Datenbasis zeigt sich, dass die Teilnehmer im Schnitt 36 Mails am Tag erhalten. Dies deckt sich mit den Ergebnissen vorangegangener Untersuchungen (Csoka, 2013). Über den Durchschnitt hinaus lassen sich in der vorliegenden Untersuchung weitere Häufigkeiten im Zusammenhang mit dem Mailempfang darstellen. 25 Prozent der Befragten erhalten weniger als 20 Mails am Tag und 25 Prozent erhalten mehr als 50 Mails am Tag. Über 100 Mails am Tag sind dabei allerdings eher die Ausnahme. Neben der Anzahl der s ist im Zusammenhang mit der Arbeitsbelastung auch die Zeit interessant, die mit der Bearbeitung von s verbracht wird. Zwei Drittel der Befragten verbringen bis zu zwei Stunden am Tag mit der Bearbeitung von s. Der überwiegende Teil der Befragten würde allerdings gern weniger Zeit mit der Bearbeitung von s verbringen. Etwas mehr als drei Viertel der Befragten geben an, dass die Bearbeitung des Mailverkehrs maximal eine Stunde beanspruchen sollte. Tabelle 4: Beanspruchung durch Mailverkehr: Ist-Soll-Vergleich 19

20 Theoretisch bieten diese beiden Ergebnisse die Möglichkeit, die als ein belastendes Instrument in der Arbeitsorganisation einzuordnen. Allerdings ist gerade vor dem Hintergrund dieser Ergebnisse die Auswertung der nachfolgenden Aussage interessant. Denn ein Großteil der Befragten schaltet auch außerhalb seiner Arbeitszeit nicht ab, sondern ist weiter für seinen Arbeitgeber und seine Kunden erreichbar. Die Aussage Ich lese berufliche s auch außerhalb meiner Arbeitszeit beantworten knapp zwei Drittel mit ja, obwohl sie ja weniger Zeit mit der Bearbeitung von s verbringen wollen. Ich rufe meine s außerhalb der Arbeitszeit ab ja nein Abbildung 16: Ich lese berufliche s auch außerhalb meiner Arbeitszeit Bereits dieses Ergebnis kann als Indikator für die neue Arbeitswelt gewertet werden, die sich durch die Nutzung der neuen Medien ergibt. Durch die permanente Verfügbarkeit der Informationen und die ständige Erreichbarkeit der Personen verschwimmt die strikte Trennung zwischen Arbeit und Privatleben immer stärker. Bereits die BITKOM-Studie 2013 kommt zu dem Ergebnis, dass 77 Prozent der Berufstätigen in Deutschland auch außerhalb ihrer Arbeitszeit für Kollegen, Vorgesetzten oder Kunden erreichbar sind (Kempf, 2013). Die Ergebnisse weisen in eine vergleichbare Richtung wie die der Studie des Center for Creative Leadership. Die Mehrheit der Befrag-ten in dieser Studie war für mehr als 72,5 Stunden in der Woche für das Unternehmen erreichbar. Bemerkenswert an der Studie ist, dass sie diese Erreichbarkeit nicht zwangsläufig als Belastung wahrnahmen sondern dies eher begrüßten. Durch die Erreichbarkeit außerhalb der Kernarbeitszeit lassen sich nach Aussage der Befragten viele Probleme auf die Schnelle lösen (Deal, 2013). Die ist allerdings nicht nur ein etabliertes Instrument der täglichen Arbeit das auch über die Arbeitszeit hinaus genutzt wird. Sie ist darüber hinaus auch intensiv genutztes, interaktives und durchaus effektives Instrument. Dies zeigt sich unter anderem auch daran, dass knapp ein Drittel der Befragten keine ungelesenen Mails in seinem Posteingang hat. Ein weiteres Drittel hat weniger als 15 ungelesene Mails im Mailprogramm. Ein vergleichbares Ergebnis zeigt sich bei den bearbeiteten Mails. Zwei Drittel der Befragten haben weniger als 34 unbearbeitete Mails im Posteingang. Geht es um die Produktivität der als Arbeitsinstrument, so kann diese als hoch eingestuft werden. Werden alle s zusammengefasst, die eine Person erhält (inklusive Spam und Newslettern), so empfindet die Mehrheit nur 30 Prozent der empfangenen Mails als unproduktiv. Die Spannweite bei der Beantwortung dieser Frage ist allerdings relativ groß. Immerhin empfindet ein Viertel der Teilnehmer mehr als die Hälfte der empfangenen s als unproduktiv. Zu Beginn des Unterkapitels wurde die Anzahl der s dargestellt, die der Teilnehmer im Schnitt täglich erhält. Im ersten Moment mögen die 36 s am Tag nicht allzu viel klingen. Werden die Mails allerdings automatisch abgerufen und der Empfänger erhält für jede neue Mail eine Information, dann sind dies im Zweifel täglich 36 Unterbrechungen in der Tätigkeit des Teilnehmers. Insofern stellt sich die Frage inwiefern die Nutzer Gebrauch von Möglichkeiten zum -Management machen. Eine erste Möglichkeit sind Einstellungen zum Abruf von s auf dem eigenen Rechner. 20

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