WIR SCHREIBEN KEIN BLECH.

Transkript

1 QOMET-Info: Serienbriefe (Seite 1/5) Serienbriefe mit Merkmalen Weihnachten steht ja immer bald vor der Tür, und man möchte Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner oder andere, an die man zu besinnlichen Zeiten gerne denkt, mit einem Weihnachtsgruß überraschen. Wenn man sich schon hinreichend Gedanken über den Inhalt machen will und muss, sollen Adressauswahl und Druck natürlich möglichst rasch gehen. Und natürlich wollen Sie das alles bequem per Serienbrief aus QOMET heraus erstellen. Wir zeigen Ihnen wie und stellen Ihnen kostenlose Vorlagen zur Verfügung. Wir gehen von folgenden Voraussetzungen aus: Sie haben alle gewünschten Adressen in QOMET erfasst Sie wollen personalisierte Briefe schreiben (oder Umschläge bedrucken), die an von Ihnen bestimmte Ansprechpartner innerhalb einer Firma gehen sollen. Sie pflegen Ihre Adressen mit dem Merkmal Weihnachtspost Zur Vorbereitung importieren Sie diese sechs Berichte: Weihnachtsumschlag (zum Bedrucken eines Umschlags, wenn Sie keine Fensterumschläge verwenden wollen) Weihnachtsliste (eine Liste zum Abhaken, damit Sie wissen, wem Sie schreiben wollen) (Sie können sich beispielsweise eine neue Adressliste erstellen, in der Sie alles rund um das Thema Weihnachten packen. Natürlich können Sie aber auch die bestehende Adressliste verwenden.) Weihnachtsbrief (für einen personalisierten Brief) Jeden Bericht finden Sie in zwei Ausführungen: nur AP (wir prüfen auf das Merkmal Weihnachtspost innerhalb der Ansprechpartner) Adresse + AP (die Adresse wird verwendet, egal, ob das Merkmal nur in der Adresse oder auch in den Ansprechpartnern verwendet wird)

2 QOMET-Info: Serienbriefe (Seite 2/5) Weihnachtsliste In unserem Beispiel gehen wir davon aus, dass Sie die Merkmale fleißig nutzen und Ihren Adressstamm bereits entsprechend aufbereitet haben. Sie haben beispielsweise das nebenstehende Merkmal Weihnachtspost eingerichtet, das Sie nur bei den Ansprechpartnern benötigen und dort in dieser Form rasch zuordnen können. Natürlich können Sie mehrere Personen einer Firma mit einer Weihnachtskarte beglücken, indem Sie das Merkmal eben mehrmals vergeben. Tipp: Wenn Sie die Berichte in der Variante Adresse + AP verwenden, können Sie das Merkmal auch nur in der Adresse verwenden. Um eine Übersicht zu bekommen, welche Personen eine Weihnachtskarte bekommen werden, drücken Sie im Adressstamm auf das große Drucken - Symbol und wählen in der Adressliste den zuvor importierten Bericht Weihnachtsliste aus. Sie erhalten eine Tabelle mit allen Namen, die Sie sich ausdrucken können. Die Zahl unter dem Titel zeigt, wie viele Briefe gedruckt werden (in unserem Beispiel 4 ).

3 QOMET-Info: Serienbriefe (Seite 3/5) Weihnachtsbrief Ist die Liste in Ordnung, kann der Serienbrief gedruckt werden. Sie müssen hierfür nichts markieren, da Ihre Adressen mit den Merkmalen bereits tipptopp gepflegt sind. Hierfür drucken Sie im Adressstamm wieder auf Drucken und wählen nun den Bericht Weihnachtsbrief aus. Diesen Bericht sollten Sie vor dem Drucken so einrichten, wie Sie es wünschen (Logo, Formatierung, Text etc. etwas wie das folgende Beispiel: Die grau unterlegten Felder sollten Sie nicht weiter stören, denn wir nutzen hier die schöne Serienbrieffunktion von OpenOffice. Drücken Sie jetzt auf Drucken, wird der Brief mit den ausgewählten Adressen gemischt und ausgedruckt.

4 QOMET-Info: Serienbriefe (Seite 4/5) Weihnachtsumschlag Wollen Sie das Schreiben selbst nicht personalisieren sondern vielleicht gestalten, benötigen Sie eventuell nur einen bedruckten Umschlag. Auch den haben wir für Sie vorbereitet. Nehmen Sie zum Ausdrucken den Bericht Weihnachtsumschlag, so erhalten Sie eine Vorlage für einen Lang-DIN-Umschlag, den Sie sich anpassen können. Diese Vorlage setzt natürlich voraus, dass Ihr Drucker Umschläge bedrucken kann Tipps zum Drucken Bedingt durch den Serienbrief wird vor jeder neuen Adresse eine Leerseite eingefügt. Das ist natürlich unschön und eine Papierverschwendung. Abstellen können Sie das unter Extras/ Optionen, indem Sie das Kreuzfeld Automatisch eingefügte Leerseiten drucken deaktivieren:

5 QOMET-Info: Serienbriefe (Seite 5/5) Wer bekommt den nun alles Weihnachtspost... Sie können auf jeweils 1 Klick sehen, wem alles Sie das Merkmal Weihnachtspost vergeben haben. 1) Nur Adresse Sie haben in den Adressen die Merkmale eingeblendet. Hier klicken Sie nur auf das Merkmal Weihnachtspost und erhalten ein Ergebnis aller entsprechenden Adressen 2) Ansprechpartner Sie gehen in die Funktion Ansprechpartner und klicken dort das entsprechende Merkmal an. Die Liste auf der rechten Seite zeigt dann die Treffer: Wer weiß, vielleicht beglücken Sie uns dieses Jahr auch mit einem QOMET-Weihnachtsbrief jetzt, wo es so einfach ist...