Themenübersicht. Sehr geehrte Damen und Herren,

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1 Ausgabe Nr. 5 / Dezember 2014 Sehr geehrte Damen und Herren, Themenübersicht 1. Jahresabrechnung für das Geschäftsjahr 2014 Seite 2 2. Mutterschutz bei bestehender Elternzeit Seite 5 3. Seminartermine 2015 Seite 7 wir nehmen das letzte Rundschreiben des Jahres gerne zum Anlass, um uns im Namen aller unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter herzlich bei Ihnen für die sehr angenehme und konstruktive Zusammenarbeit zu bedanken. Wir hoffen, dass auch Sie mit unserer Arbeit zufrieden waren. Auch im kommenden Jahr stehen wir Ihnen gerne als kompetenter Partner in allen Fragen zur betrieblichen Altersversorgung mit Rat und Tat zur Seite. Wir wünschen Ihnen, Ihrer Familie, Ihren Kolleginnen und Kollegen ein frohes Weihnachtsfest und ein gutes neues Jahr Freundliche Grüße Reinhard Graf Mitglied des Vorstands 1 Walter Dietsch Abteilungsleiter

2 1. Jahresabrechnung für das Geschäftsjahr 2014 über das Online-Portal Zusatzversorgungaktiv Einzelmeldungen direkt auf dem Versicherten bearbeiten oder aber Ihre gesammelten Datensätze über eine sichere Leitung ( Upload-Funktion ) an uns übermitteln. B itte berücksichtigen Sie bei der Planung und Durchführung Ihrer Jahresabrechnung unsere vorgegebenen Termine und registrieren Sie sich rechtzeitig für unser Online-Portal Zusatzversorgungaktiv. Dadurch stellen Sie einen reibungslosen Ablauf in unserer Zusammenarbeit sicher. Für die Übermittlung von elektronischen Meldungen steht Ihnen nun also ausschließlich unser Online-Portal Zusatzversorgungaktiv im Folgenden Online-Portal genannt zur Verfügung. Dies gilt für alle Meldestellen (also sowohl für unsere Mitglieder als auch für deren Rechenzentren bzw. Abrechnungsdienstleister). Für die Jahresabrechnung 2014 gelten folgende Termine: Für die Nutzung des Online-Portals ist eine Registrierung erforderlich. Die ggf. bisher für den Mitgliederbereich vorliegende Zertifizierung ist für das Online-Portal nicht nutzbar. Sie müssen also, sofern noch nicht geschehen, eine Registrierung für das Online-Portal beantragen, wodurch Sie ein neues Zertifikat erhalten. Das Online-Portal können Sie über oder über den Link auf => Online Portal aufrufen. Auf der Startseite des Online-Portals finden Sie außerdem unter Erste Schritte/Anleitungen (oben links/gelber Notizzettel) nützliche Dokumente, die Ihnen beim Umgang mit unserer Portallösung helfen sollen. bis Abgabe der Jahresmeldungen Versand der Zahlungsübersichten Mahnlauf Abrechnungsschreiben = Ende der Jahresabrechnung Im Einzelnen: 1.1 Abgabetermin der Jahresmeldungen Die Jahresmeldungen müssen bis spätestens 2. Februar 2015 bei uns eingegangen sein. 1.2 Übermittlung der Meldungen (ausschließlich über unser OnlinePortal!) 1.3 Eingabe der Meldungen Falls bereits gemeldete Werte einer Jahresmeldung korrigiert werden sollen, verwenden Sie bitte den Meldetatbestand 61 für eine berichtigte Jahresmeldung. In aller Regel ist es nicht erforderlich, bereits gemeldete Daten dahingehend zu korrigieren, indem diese per Stornomeldung (Meldetatbestand 62) zunächst gelöscht und anschließend als Erstmeldung (Meldetatbestand 60) mit neuen Wer- Mit unserem Rundschreiben Nr. 3 / August 2014 wurden Sie über die Schließung des Mitgliederbereichs zum informiert. Seitdem behält sich die BVK Zusatzversorgung vor, Datenträger wie z.b. Disketten, CDs, USB-Sticks nicht mehr zu verarbeiten. Dagegen können Sie 2

3 Bitte beachten Sie, dass Sie die Information, ob Ihre Meldungen fehlerfrei verarbeitet werden konnten, ausschließlich von uns erhalten. Etwaige Bestätigungen Ihrer Datenträgeraustauschstelle bedeuten dagegen nicht unbedingt, dass die Meldungen alle korrekt verarbeitet werden konnten. ten gemeldet werden. Sollten Sie diese Vorgehensweise dennoch nutzen wollen, bitten wir Sie, auf die chronologische Reihenfolge der Meldungen zu achten (erst Storno, dann neue Meldung in verschiedenen Dateien), da es ansonsten zu einer fehlerhaften Verarbeitung aller betroffenen Datensätze kommen kann. In den Meldungen ist zusatzversorgungspflichtiges Entgelt stets für den Zeitraum zu melden, in dem das Entgelt dem Versicherten zugeflossen ist (Zuflussprinzip). Nicht entscheidend ist, zu welchem Zeitpunkt der Arbeitgeber Aufwendungen aus dem Entgelt an die Zusatzversorgungskasse abgeführt hat. Gleiches gilt auch für Rückforderungen von zu viel gezahltem Arbeitsentgelt. Wird also im Dezember 2014 ein zusatzversorgungspflichtiger Entgeltbestandteil gezahlt, erfolgt jedoch erst im Februar 2015 die Überweisung der Aufwendungen an die Zusatzversorgungskasse, so ist das Entgelt dennoch im Dezember 2014 zugeflossen und damit in der Jahresmeldung 2014 zu melden. Die Überweisung im Februar 2015 ist mit dem Buchungsschlüssel Vorjahr vorzunehmen. 2. Versand der Zahlungsübersichten Ab dem 5. Februar 2015 werden wir Ihnen Kontoauszüge mit den bis dahin bei uns verbuchten Zahlungen für das Geschäftsjahr 2014 übersenden getrennt nach Umlagen, Zusatzbeiträgen bzw. Pflichtbeiträgen. Bitte prüfen Sie die einzeln ausgewiesenen Buchungen auf Vollständigkeit und Höhe. Achten Sie insbesondere darauf, ob die von Ihnen überwiesenen Zahlungen für Dezember 2014 enthalten sind, genauso wie bereits Anfang 2015 getätigte Zahlungen, die noch das Jahr 2014 betreffen. Falls Sie Unstimmigkeiten feststellen, bitten wir Sie, diese uns schriftlich mitzuteilen. 1.4 Fehlerschreiben Bearbeitungshinweise Fehlerhafte Meldungen werden nicht verarbeitet und gelten damit als nicht eingegangen. Sie erhalten dann von uns fallbezogene Fehlerschreiben. Als Antwort auf unser Fehlerschreiben bitten wir Sie, die korrekte Jahresmeldung über unser Online-Portal direkt unter der Versicherungsnummer des betreffenden Versicherten einzugeben. Sollten Sie bereits gemeldete Werte für einen Versicherten berichtigen müssen, führen Sie die Korrektur ebenfalls direkt unter dem betreffenden Versicherten über das Online-Portal durch. 3

4 2.1 Zahlungen zum Jahresende bzw. für das Vorjahr Die mit dem Mahnlauf angemahnten fehlenden Meldungen sollten Sie unverzüglich erstellen und uns zukommen lassen. Aufgrund der kurzen Zeit bis zum Abschluss der Jahresabrechnung (24. April 2015) inklusive der Osterferien kann ansonsten eine rechtzeitige Verarbeitung durch uns nicht garantiert werden. Im Interesse einer besseren Abwicklung des Zahlungsverkehrs und um ein richtiges Abrechnungsergebnis zu erhalten, bitten wir Sie, folgende Hinweise genau zu beachten: Überweisungen, die Ende des Jahres 2014 von Ihnen angewiesen werden und erst im Jahr 2015 bei uns eingehen, müssen mit dem Buchungsschlüssel für das Vorjahr versehen werden, damit die Beträge noch dem alten Jahr zugeordnet werden können. Gleiches gilt für Überweisungen, die ab Januar 2015 für das Jahr 2014 von Ihnen angewiesen werden. Zahlungen für das laufende Jahr und für das Vorjahr müssen getrennt überwiesen werden. Der Verwendungszweck darf pro Überweisung nur einen Eintrag enthalten, bestehend aus dem entsprechenden Buchungsschlüssel und dem Zahlmonat. 4. Abrechnungsschreiben Die Abrechnungsschreiben werden für alle Mitglieder am 24. April 2015 erstellt. Eine Fristverlängerung ist nicht möglich. Mit dem Abrechnungsschreiben ist die Jahresabrechnung für das Kalenderjahr 2014 abgeschlossen. Bitte prüfen Sie das Abrechnungsschreiben sorgfältig und zeitnah. Soweit ein Saldenausgleich erforderlich ist, ist dieser durchzuführen; etwa fehlende Jahresmeldungen sind nachzuliefern. Sollten Sie unser Abrechnungsschreiben nicht bis Ende Mai 2015 erhalten haben, bitten wir Sie, dies bei uns anzufordern. Wir weisen darauf hin, dass wir bei nicht erfolgter Saldenklärung bzw. unterlassenen Meldungen nach 13 Abs. 6 unserer Satzung Zinsen erheben werden. Dies gilt auch dann, wenn unser Abrechnungsschreiben nicht zugegangen sein sollte. Buchungsschlüssel für das laufende Jahr Partnernummer-AS-BS (Umlage) Partnernummer-AS-BS (Zusatzbeitrag) Partnernummer-AS-BS (Pflichtbeitrag AV II) Buchungsschlüssel für das Vorjahr Partnernummer-AS-BS (Umlage) Partnernummer-AS-BS (Zusatzbeitrag) Partnernummer-AS-BS (Pflichtbeitrag AV II) 3. Mahnlauf Der Mahnlauf erfolgt am 26. März Alle bis zu diesem Zeitpunkt noch fehlenden Meldungen werden damit gegenüber dem Arbeitgeber angemahnt. Bitte geben Sie daher alle Meldungen vor diesem Datum bei uns ab. 4

5 Bei einer kurzen Geburtenfolge kann also für ein Kind ein Teil der Elternzeit übertragen werden, der bisher nicht in Anspruch genommen wurde, weil z. B. laufende Elternzeit für ein anderes Kind bestand. Den Antrag auf Übertragung der Elternzeit müsste die Beschäftigte stellen, bevor diese restliche Elternzeit verbraucht wurde. Es ist daher ratsam, als Arbeitgeber rechtzeitig vor Vollendung des zweiten Lebensjahres des Kindes eine Einigung mit der Beschäftigten darüber herbei zu führen, ob bzw. dass ein bestimmter Anteil der Elternzeit übertragen wird und in welcher Zeit die Elternzeit genommen werden soll. Auch für ein weiteres Kind kann ein Teil der Elternzeit auf einen späteren Zeitpunkt übertragen werden. Der Arbeitgeber sollte stets darauf bestehen, dass die Festlegung der verbliebenen Elternzeiten rechtzeitig erfolgt, damit er selbst auch z. B. über etwaige Vertretungsregelungen disponieren kann. 2. Mutterschutz bei bestehender Elternzeit N ach dem Urteil des Europäischen Gerichtshof vom können Beschäftigte eine bereits vereinbarte Elternzeit zur Inanspruchnahme der Mutterschutzfrist des 3 Abs. 2 und 6 Abs. 1 MuSchG für ein weiteres Kind vorzeitig beenden. Nach 16 Abs. 3 Satz 3 BEEG n.f. bedarf es hierzu keiner Zustimmung des Arbeitgebers; die Beendigung ist lediglich dem Arbeitgeber rechtzeitig mitzuteilen. Mit der vorzeitigen Beendigung der Elternzeit lebt das Beschäftigungsverhältnis grundsätzlich in der Weise wieder auf, wie es vor Beginn der Elternzeit bestanden hatte. Zugleich entsteht ein Anspruch der Mutter auf Mutterschaftsgeld bzw. Zuschuss zum Mutterschaftsgeld. Zudem hat das Wiederaufleben des Beschäftigungsverhältnisses Einfluss auf die Jahressonderzahlung. Im Hinblick auf eine Meldung in der Zusatzversorgung ergeben sich damit folgende Grundsätze: Mit der Beendigung der Elternzeit kann ein Restanspruch auf noch verbleibende, weil nicht verbrauchte Elternzeit bestehen. Die Beschäftigte kann hierüber verfügen und bis zu zwölf Monate dieser Elternzeit - mit Zustimmung der Arbeitgeberseite - auf einen Zeitraum nach dem dritten Geburtstag bis zur Vollendung des achten Lebensjahres des Kindes übertragen. Wird während einer bestehenden Elternzeit eine neue Mutterschutzzeit beantragt, endet die Elternzeit (Versicherungsmerkmal 28) für das bisherige Kind. Für die Dauer des Mutterschutzes ist Versicherungsmerkmal 27 zu melden (siehe auch Handbuch für Personal sachbearbeiter, Seiten 168 ff.). Die Elternzeit für das bisherige Kind lebt nicht nach dem Ablauf der neuen Mutterschutzzeit automatisch wieder auf; vielmehr muss die Beschäftigte in Abstimmung mit dem Arbeitgeber festlegen, zu welchem Zeitpunkt der verbliebene Teil der Elternzeit eingebracht werden soll. 5

6 bleibenden Teil einer Elternzeit, so kann auch keine entsprechende Meldung erfolgen*. Da grundsätzlich die Möglichkeit besteht, die noch verbliebene Elternzeit bis zur Vollendung des achten Lebensjahres des Kindes zu verwenden, wäre abzuwarten, ob und in welchem Zeitraum eine solche Verwendung dann tatsächlich erfolgt. Nur wenn die Elternzeit eingebracht wird, kann sie mit VM 28 gemeldet werden. Es können nur max. 12 Monate der verbliebenen Elternzeit auf einen späteren Zeitpunkt übertragen werden. Ist der verbliebene Rest der Elternzeit größer als 12 Monate, so können dennoch nur 12 Monate eingebracht werden, die restliche Zeit verfällt. Die Meldung Anzahl Kinder im Rahmen der Elternzeit richtet sich danach, wie die Elternzeit festgelegt wurde: (*Diese Auffassung weicht teilweise von unserer Darstellung im Handbuch für Personalsachbearbeiter, Seiten 173 ff. ab. Die Möglichkeit, auch dann eine Elternzeit zu melden, wenn diese nicht beantragt ist (bzw. über den Zeitpunkt noch nicht disponiert wurde), um letztendlich eine soziale Komponente für max. 36 Monate auszuschöpfen, stößt da an ihre Grenzen, wo die Mutter dann tatsächlich zu einen späteren Zeitpunkt noch über die Restzeit verfügt oder verfügen will. In einem solchen Fall müsste die ursprüngliche Meldung der Elternzeit korrigiert werden, da aufgrund der unterschiedlichen Altersfaktoren sich eine andere Rentenhöhe ergeben würde. Wir empfehlen daher, die Elternzeit nur für die Zeiträume zu melden, für die sie festgelegt wurde. Wenn allerdings klargestellt ist, dass keine spätere Inanspruchnahme geplant ist, könnte die restliche Elternzeit parallel zu einer anderen vorhandenen Elternzeit gemeldet werden.) o Wird die verbliebene Elternzeit für das 1. Kind im Anschluss an das Ende der Elternzeit für das 2. Kind genommen, so ist stets eine Meldung mit Anzahl Kinder: 1 vorzunehmen. Dabei ist ab Beginn einer Elternzeit für ein anderes Kind stets ein neuer Versicherungsabschnitt (neue Zeile) zu melden. o Wird die verbliebene Elternzeit (noch) nicht auf einen späteren Zeitpunkt verlegt, muss geklärt werden, in welchem Zeitraum die verbliebene Elternzeit genommen werden soll. Nach 15 Abs. 2 BEEG besteht ein Anspruch auf Elternzeit für jedes Kind. Damit können sich die Zeiträume verschiedener Elternzeiten überschneiden. So könnte die Beschäftigte also festlegen, dass die verbliebene Elternzeit von Kind 1 gleich nach Geburt des Kindes 2 genommen wird, obwohl gleichzeitig Elternzeit für Kind 2 beantragt wurde. In diesem Fall würde sich für einen gewissen Zeitraum eine Meldung mit Anzahl Kinder: 2 ergeben. Bestehen gleichzeitig zwei Beschäftigungsverhältnisse bei verschiedenen Arbeitgebern, so ist die Mutterschutzzeit in jedem Beschäftigungsverhältnis (Versicherungsverhältnis) zu melden. Anders ist dies bei der Elternzeit. Obwohl in jedem Beschäftigungsverhältnis ein Anspruch auf Elternzeit besteht, ist in der Zusatzversorgung die Meldung der Elternzeit nur über einen der beiden (oder mehreren) Arbeitgeber mög- Die Elternzeit kann nur dann mit VM 28 gemeldet werden, wenn diese Zeiten beantragt bzw. von der Beschäftigten festgelegt wurden. Verfügt die Beschäftigte nicht über den noch ver- 6

7 lich. Soweit daher ein Mitglied von einer weiteren Beschäftigung Kenntnis hat, sollte er seine Beschäftigte auffordern festzulegen, in welchem Beschäftigungsverhältnis die Meldung der Elternzeit erfolgt ( 35 Abs. 1 Satz 2 der Satzung). Soweit die Meldung der Elternzeit in dem Beschäftigungsverhältnis bei dem anderen Arbeitgeber erfolgt, ist für die Elternzeit im eigenen Beschäftigungsverhältnis das Versicherungsmerkmal 40 (Fehlzeit = entgeltlose Zeit) zu melden. 3. Seminartermine 2015 A uch im Jahr 2015 bieten wir Ihnen in Zusammenarbeit mit der Bayerischen Verwaltungsschule und dem Kommunalen Studieninstitut in Pirmasens Seminare zur Zusatzversorgung an. Die Termine und die Anmeldedaten finden Sie hier. Ihre Fragen zur Zusatzversorgung beantworten wir Ihnen gerne: Pflichtversicherung und PlusPunktRente (089) info@bvk-zusatzversorgung.de D info@bvk-zusatzversorgung.d .de Jahresabrechnung und Meldeverfahren (089) arbeitgeberservice@bvk-zusatzversorgung.de für Mitglieder in der Pfalz (06322) Zusatzversorgungskasse der bayerischen Gemeinden Denninger Straße München Telefon Telefax info@bvk-zusatzversorgung.de 7