FOXYSOFT. Leistungsumfang von HR e-forms. Version 1.4

Transkript

1 FOXYSOFT GMBH Leistungsumfang von HR e-forms Version 1.4

2 1 Leistungsumfang von HR e-forms Inhalt Einleitung... 2 Formulare-Center... 3 Formular-Inbox... 4 Formular-Bearbeitung und Genehmigung... 5 Ausgelieferte e-formulare... 6 Architektur... 7 Fazit... 8 S. 1

3 2 Leistungsumfang von HR e-forms Einleitung In allen Unternehmen werden täglich personelle Einzelmaßnahmen bearbeitet. Die manuelle Bearbeitung von papiergebundenen Workflows wird den heutigen Revisionsanforderungen aber nicht mehr gerecht und intransparente, mehrstufige Genehmigungsverfahren per Post oder verlangsamen die Verwaltungsabläufe. Zudem wird die Entlastung der Verantwortlichen von Routineaufgaben immer wichtiger. Mit HR e-forms von Foxysoft können Mitarbeiter und Führungskräfte selbständig über eine HTML5-Weboberfläche Personalanträge in Form von e- Formularen stellen und genehmigen. Denn durch vorausgefüllte Formulare, automatisierte Prüfungen bei der Dateneingabe und dem automatischen Übertrag in die SAP HCM Infotypen senken Sie die Fehlerquote. Alle am Workflow beteiligten Personen können den Status Ihrer Anträge nachverfolgen und Dank Erinnerungsfunktionen verpassen Sie keine Fristen mehr. Jede Formularänderung wird Compliance-konform dokumentiert. Außerdem ist die Überführung der Daten in eine elektronische Personalakte möglich. Mit HR e-forms schaffen Sie Transparenz, senken die Kosten und verkürzen die Durchlaufzeiten Ihrer Personalmaßnahmen. Sie gewinnen mehr Zeit für strategische Themen. Das Add-On bietet dem Anwender eine moderne und responsive HTML5-Benutzeroberfläche, die in gängigen Browser auf unterschiedlichen Geräteklassen (wie beispielsweise Smartphones oder Tablets) eingesetzt werden kann. Es wird keine zusätzliche Server-Hardware benötigt. Außerdem verwendet das Add-On die neue SAP UI-Oberflächentechnologie UI5. Somit erhalten Sie Investitionssicherheit über viele Jahre. Anträge und Genehmigungen werden in Form von e-formularen nach Bearbeitung von Sachbearbeitern an den nächsten verantwortlichen Personenkreis entweder automatisch auf Basis von Routing-Regeln oder manuell weitergeleitet. Die Komponenten von HR e-forms stellen wir Ihnen nun in den folgenden Kapiteln vor. S. 2

4 3 Leistungsumfang von HR e-forms Formulare-Center Für den Start eines e-formulars wählen Sie das e-formular aus einem konfigurierbaren Formulare- Center aus, das die zur Auswahl stehenden e-formulare als Kacheln darstellt. Startberechtigungen können Sie via Konfiguration für jedes e-formular individuell festlegen und dadurch ein bestehendes SAP-Berechtigungskonzept berücksichtigen: Für jede Kachel können Sie Überschriften und Symbole individuell festlegen oder auf eine Prozessdokumentation verweisen. Bereits vor dem Start eines e-formulars können Sie wichtige Notizen und Anlagen mit einem e- Formular verknüpfen. Diese können Sie selbstverständlich auch noch während der Bearbeitung einsehen oder während des gesamten Bearbeitungszeitraumes um weitere Anlagen und Notizen ergänzen. S. 3

5 4 Leistungsumfang von HR e-forms Formular-Inbox Mit dem Start eines e-formulars wird dieses automatisch an den verantwortlichen Personenkreis verteilt. Optional kann Sie HR e-forms über das zu bearbeitende e-formular per informieren. Ein Link in der ermöglicht den direkten Absprung auf das e-formular, somit sparen Sie sich den Umweg über die Inbox und gelangen gleich zum Ziel Ihrer täglichen Arbeit. e-formulare öffnen Sie in der Formulare-Inbox, indem Sie die entsprechende Kachel via Touch-Geste aktivieren oder via Mausklick betätigen: Eine Kachel zeigt Ihnen bereits in der Kachelansicht den Status des e-formulars an. Außerdem ist auf einen Blick ersichtlich ob Notizen oder Anlagen mit dem e-formular verknüpft sind. Sollte die Kachelsicht nicht Ihrer gewohnten Arbeitsweise entsprechen so kann selbstverständlich auch eine Tabellendarstellung erfolgen. Ein Dashboard verschafft Ihnen einen graphischen Überblick über Ihre e-formulare innerhalb eines Kalenderjahres: S. 4

6 5 Leistungsumfang von HR e-forms Formular-Bearbeitung und Genehmigung Um Sie bei der Datenerfassung zu unterstützen werden Sie bei der Datenpflege durch geführte Aktivitäten geleitet. Dadurch können Bildbereiche sinnvoll und responsiv aufgeteilt werden und Sie behalten stets den Überblick. Um die Datenkonsistenz während der Formularbearbeitung sicherzustellen können Sie Feldprüfungen und Eingabehilfen für jedes e-formular individuell festlegen. Vorhandene Stammdaten aus dem SAP System können nahtlos (ohne Einsatz einer Middleware oder Konnektoren) wiederverwendet werden. Für jedes e-formular können Schaltflächen innerhalb einer Schaltflächenleiste aktiviert werden, die Aktionen wie beispielsweise die Verbuchung von Mitarbeiterdaten in ein SAP HCM System oder das Hinzufügen einer Anlage oder Notiz zum e-formular ermöglichen. Die Schaltflächenleiste können Sie via Konfiguration um weitere Schaltflächen ergänzen. In Genehmigungsverfahren werden e-formulare regelmäßig entweder freigegeben, weitergeleitet oder gegebenenfalls abgelehnt. Hierbei können Sie die Erfassung einer Notiz, beispielsweise bei Ablehnung eines e-formulars, mit Angabe eines Ablehnungsgrundes erzwingen. Ablehnungsgründe werden aus den Einstellungen des Add-On vorgeschlagen. Selbstverständlich ist die Erfassung von Notizen auch bei Freigabe eines e-formulars möglich. S. 5

7 6 Leistungsumfang von HR e-forms Ausgelieferte e-formulare Ready-to-run : Foxysoft liefert eine Reihe von sofort einsetzbaren e-formularen aus: Mitarbeiter-Eintritt mit Integration einer Betriebsratsanhörung Notfall Ersterfassung Betriebliches Vorschlagswesen / Ideen-Management Bildungszeit beantragen Änderung Organisationseinheit beantragen Erstunterweisung für neue Mitarbeiter Elternzeit beantragen Unfall-Anzeige erfassen Änderung von Mitarbeiterstammdaten Antrag auf Nebentätigkeit Antrag auf Mehrarbeit Antrag auf Versetzung/Umgruppierung Antrag auf Entgeltumwandlung Antrag auf Zugangskarte Reklamation Belastungszulage Reklamation Grundentgelt Rufbereitschaft Antrag auf Änderung/Neuanlage Planstelle Änderung persönlicher Stammdaten in SAP Urlaubsantrag Definition von Fragebogen (inkl. Fragebogen-Vorlagen) Versand und Bearbeitung von Fragebogen Planung und Durchführung von regelmäßigen Unterweisungen OnBoarding für interne und externe Mitarbeiter Meldung zur Arbeitsunfähigkeit Planung und Durchführung von Unterweisungen Weitere e-formulare auf Anfrage Sie haben die Möglichkeit kundenspezifische e-formulare jederzeit hinzuzufügen. Foxysoft bietet Ihnen hierzu gerne geeignete Schulungen an. S. 6

8 7 Leistungsumfang von HR e-forms Architektur Das Add-On kann ohne Aufwand in eine vorhandene SAP HCM-Systemlandschaft unter Berücksichtigung von vorhandenen Systemkomponenten (wie beispielsweise SAP Web Dispatcher) integriert werden und wird in einem eigenen Namensraum auf einem SAP NetWeaver ABAP System installiert. Der separate Einsatz eines Dual-Stack-Systems oder eines Java-Servers ist nicht notwendig. Ein vorhandenes Business-Warehouse-System kann über Datenextraktoren angebunden werden. Kundenspezifische Erweiterungen sind sowohl auf Formular-Ebene als auch in ABAP-Userexits möglich. SAP NetWeaver Gateway: ein Betrieb von HR e-forms ist einer Hub-Architektur als auch in einer Embedded-Architektur möglich. S. 7

9 8 Leistungsumfang von HR e-forms Fazit HR e-forms reduziert Kosten, verkürzt die Durchlaufzeiten, und steigert die Transparenz Ihrer HR- Prozesse. Eine benutzerfreundliche Oberfläche erhöht die Akzeptanz beim Anwender. Eine Investition in neue Hardware ist nicht notwendig und aufgrund der neuen Oberflächentechnologie erhalten Sie Investitionssicherheit für viele Jahre. Sie möchten HR e-forms in Ihr SAP NetWeaver Portal integrieren? Kein Problem zusammen mit unserem Partner VANTAiO ( stellen wir Ihnen gerne ein vollintegriertes Szenario vor, das zusätzlich neue Maßstäbe hinsichtlich Look&Feel setzt. Kommen Sie gerne auf uns zurück, wenn wir Ihnen HR e-forms persönlich vorstellen dürfen oder wenn Sie einen Demo-Zugang benötigen. Wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme! Foxysoft GmbH Im Vogelsang 116a Landau Tel. +49 (0) S. 8