Conference venues in Heidelberg

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1 Conference venues in Heidelberg Prof. Norbert Christlieb Zentrum für Astronomie der Universität Heidelberg Landessternwarte Heidelberg-Königstuhl

2 Stadthalle Mensa Neue Universität NIC XI LOC meeting, /19

3 Neue Universität NIC XI LOC meeting, /19

4 Aula of Neue Universität Capacity: Up to 600; with tables 300 Technical equipment: beamer, overhead projector, microphone, telephone, fax, WLAN NIC XI LOC meeting, /19

5 Foyer of Neue Universität Up to three levels available for poster sessions and coffee breaks Access to backyard NIC XI LOC meeting, /19

6 Backyard of Neue Universität NIC XI LOC meeting, /19

7 Marstall Mensa NIC XI LOC meeting, /19

8 Stadthalle Capacity of Großer Saal: 400 persons (with tables) Lots of smaller rooms and space for poster sessions and coffee breaks NIC XI LOC meeting, /19

9 Some tourist attractions NIC XI LOC meeting, /19

10 Leistungs- und Kostenaufstellung/Neue Universität Die Kalkulation basiert auf einer Teilnehmerzahl von 300 zahlenden Personen. Veranstaltungsort: Neue Universität Heidelberg Leistung Einzelpreis Anzahl Gesamtpreis Mietkosten Veranstaltungsort Neue Aula 1.210, ,00 Hörsaal 2 (Workshop 1) 176, ,00 Hörsaal 3 (Workshop 2) 176, ,00 * Mietzeit: Sonntag bis Freitag (Pauschalpreis) Foyerflächen für Posterausstellung 12,10 pro m² nach Flächenbedarf Haustechniker (37,00 pro Stunde, 10 Stunden pro Tag Montag bis Donnerstag, 4 Tage) 1.480, ,00 Haustechniker (37,00 pro Stunde, 5 Stunden pro Tag, Freitag und Sonntag, 2 Tage) 370, ,00 Hausmeister (28,00 pro Stunde, 10 Stunden pro Tag Montag bis Donnerstag, 4 Tage)* 1.120, ,00 Hausmeister (28,00 pro Stunde, 5 Stunden pro Tag, Sonntag und Freitag, 2 Tage)* 280, ,00 * vorbehaltlich der Absprache mit der Universität Summe Mietkosten 4.812,00 Summe pro Teilnehmer 16,04 10

11 Leistungs- und Kostenaufstellung/Neue Universität Die Kalkulation basiert auf einer Teilnehmerzahl von 300 zahlenden Personen. Leistung Einzelpreis Anzahl Gesamtpreis Technikkosten Beamer (Montag bis Freitag in der Neuen Aula) 550, ,00 Mikrofon (Montag bis Freitag in der Neuen Aula)* 27, ,50 * Die Nutzung der Beschallungsanlage ist in diesen Kosten bereits enthalten. Rednerpult (Montag bis Freitag in der Neuen Aula) Leinwand (Montag bis Freitag in der Neuen Aula) kostenfrei kostenfrei Technikhelfer (15,00 pro Stunde, 10 Stunden pro Tag Montag bis Donnerstag, 4 Tage) 600, ,00 Technikhelfer (15,00 pro Stunde, 5 Stunden pro Tag, Freitag und Sonntag, 2 Tage) 150, ,00 Summe Technikkosten 1.382,50 Summe pro Teilnehmer 4,61 11

12 Leistungs- und Kostenaufstellung/Neue Universität Die Kalkulation basiert auf einer Teilnehmerzahl von 300 zahlenden Personen. Leistung Einzelpreis Anzahl Gesamtpreis Verpflegungskkosten Für die Koordination der Kongressverpflegung fallen dem Aufwand entsprechend Kosten an. Die Einsatzzeiten für die Servicekräfte beinhalten die Betreuung der beiden Kaffeepausen und des evtl. Mittagessens. Dabei handelt es sich bei den angegebenen Einsatzzeiten um einen oberen Wert. Catering Kaffeepausen am Vormittag (1 Stück pro Tag, Montag bis Freitag, 5 Tage) Kaffee, Tee, Mineralwasser mit und ohne Kohlensäure, Orangen- und Apfelsaft 7, ,00 Beilage: beispielsweise halbe belegte Brötchen (Käse, Schinken, Salami) (2 Stück pro Person) 7, ,00 Kaffeepausen am Nachmittag mit Beilage (1 Stück pro Tag, Montag bis Donnerstag, 4 Tage) Kaffee, Tee, Mineralwasser mit und ohne Kohlensäure, Orangen- und Apfelsaft 6, ,00 Beilage: beispielsweise Blechkuchen gemischt (1 Stück pro Person) 5, ,00 Mittagessen inkl. 1 Getränk (Zentralmensa) à 8,00 / pro Person / pro Tag ( Montag bis Freitag, 5 Tage) 40, ,00 alternativ: Mittagessen in Form eines Lunchbuffets durch einen externen Caterer Preis nach oben hin offen Servicepersonal Servicekraft (15,00 pro Stunde, 8 Stunden pro Tag, Montag bis Donnerstag, 4 Tage) 480, ,00 Servicekraft (15,00 pro Stunde, 5 Stunden pro Tag, Freitag, 1 Tag) 75, ,00 Projektleiter (45,00 pro Stunde, 8 Stunden pro Tag, Montag bis Donnerstag, 4 Tage) 1.440, ,00 Projektleiter (45,00 pro Stunde, 5 Stunden pro Tag, Freitag, 1 Tag) 225, ,00 12

13 Leistungs- und Kostenaufstellung/Neue Universität Die Kalkulation basiert auf einer Teilnehmerzahl von 300 zahlenden Personen. Equipment Geschirr, Besteck, Gläser (Schätzwert) 1.500, ,00 Bereitstellung und Reinigung Tische für Cateringstationen 30 Stück werden von der Universität gestellt Stehtische 20 Stück* 10, ,00 Möglich ist auch das Aufstellen von Biergarnituren. Preis auf Anfrage Tischdecken Tischdecken für Cateringstationen (3,80 pro Stück, ca. 120 Stück)* 3, ,00 Tischdecken für Stehtische (3,80 pro Stück, ca. 90 Stück)* 3, ,00 Papierservietten klein (Schätzwert) 400, ,00 * Die Berechnung erfolgt nach dem tatsächlichen Verbrauch. Summe Cateringkosten ,00 Summe pro Teilnehmer 107,41 Voraussichtlicher Gesamtbetrag ,50 Preis pro Teilnehmer 128,06 Die Berechnung der Personalkosten erfolgt nach den tatsächlichen Einsatzzeiten. Auf alle externen Kosten (Caterer) entfallen zzgl. 19% MwSt. Alle Preise gelten vorbehaltlich einer Preisanpassung für No tax! (Internal market) 13

14 Leistungs- und Kostenaufstellung/Stadthalle Die Kalkulation basiert auf einer Teilnehmerzahl von 300 zahlenden Personen. Veranstaltungsort: Kongresshaus Heidelberg Leistung Einzelpreis Anzahl Gesamtpreis Mietkosten Veranstaltungsort Großer Saal* 9.550, ,00 Robert-Schuhmann-Zimmer (Workshop 1)* 925, ,00 Trübnersaal (Workshop 2)* 1.100, ,00 * Mietzeit: Montag bis Freitag, die angegebenen Workshopräume können variieren. Galerienutzung im Großen Saal für Posterausstellung* * Mietzeit: Montag bis Freitag, ein zusätzlicher Aufbautag wird separat berechnet. bereits in Raummiete Großer Saal enthalten Ordner (30,00 pro Stunde, 5 Stunden, Sonntag, 1 Tag) 150, ,00 Sonntagszuschlag 50 % 75, ,00 Ordner (30,00 pro Stunde, 10 Stunden pro Tag Montag bis Donnerstag, 4 Tage) 1.200, ,00 Ordner (30,00 pro Stunde, 5 Stunden pro Tag, Freitag, 1 Tag) 150, ,00 Summe Mietkosten ,00 Summe pro Teilnehmer 43,83 14

15 Leistungs- und Kostenaufstellung/Stadthalle Die Kalkulation basiert auf einer Teilnehmerzahl von 300 zahlenden Personen. Leistung Einzelpreis Anzahl Gesamtpreis Technikkosten Beschallungsanlage inkl. 1 Mikrofon (Montag bis Freitag im Großen Saal) 1.305, ,00 Mikrofon (Montag bis Freitag im Großen Saal) 217, ,00 Beamer (Montag bis Freitag im Großen Saal) 5.002, ,50 Leinwand (Montag bis Freitag im Großen Saal) 1.239, ,75 Rednerpult (Montag bis Freitag im Großen Saal) 150, ,00 Konferenzbeleuchtung (Montag bis Freitag im Großen Saal) 625, ,00 Techniker (48,00 pro Stunde, 10 Stunden pro Tag Montag bis Donnerstag, 4 Tage) 1.920, ,00 Techniker (48,00 pro Stunde, 5 Stunden pro Tag, Freitag und Sonntag, 2 Tage) 480, ,00 Sonntagszuschlag 50 % 120, ,00 Technikassisstent (35,00 pro Stunde, 10 Stunden pro Tag Montag bis Donnerstag, 4 Tage) 1.400, ,00 Technikassisstent (35,00 pro Stunde, 5 Stunden pro Tag, Freitag und Sonntag, 2 Tage) 350, ,00 Sonntagszuschlag 50 % 87, ,50 Summe Technikkosten ,75 Summe pro Teilnehmer 43,72 15

16 Leistungs- und Kostenaufstellung/Stadthalle Die Kalkulation basiert auf einer Teilnehmerzahl von 300 zahlenden Personen. Leistung Einzelpreis Anzahl Gesamtpreis Verpflegungskosten Catering Kaffeepausen am Vormittag mit Beilage (1 Stück pro Tag, Montag bis Freitag, 5 Tage) 25, ,00 Kaffeepausen am Nachmittag mit Beilage (1 Stück pro Tag, Montag bis Donnerstag, 4 Tage) 20, ,00 Mittagessen in Form eines Lunchbuffets (Montag bis Freitag, 5 Tage) (Schätzwert) 100, ,00 Servicepersonal (Schätzwerte) Serviceleiter (29,00 pro Stunde, 8 Stunden pro Tag, Montag bis Donnerstag, 4 Tage) 928, ,00 Serviceleiter (29,00 pro Stunde, 5 Stunden pro Tag, Freitag, 1 Tag) 145, ,00 Servicemitarbeiter (25,00 pro Stunde, 8 Stunden pro Tag, Montag bis Donnerstag, 4 Tage) 800, ,00 Servicemitarbeiter (25,00 pro Stunde, 5 Stunden pro Tag, Freitag, 1 Tag) 125, ,00 Summe Cateringkosten ,00 Summe pro Teilnehmer 154,41 Voraussichtlicher Gesamtbetrag ,75 Preis pro Teilnehmer 241,96 Die Berechnung der Personalkosten erfplgt nach den tatsächlichen Einsatzzeiten. Alle Preise gelten vorbehaltlich einer Preisanpassung für % tax 16

17 Cost comparison Calculation for 300 participants, including rent technical equipment basic catering (lunch, coffee breaks) technical and other personnel Neue Universität: Stadthalle: 128 Euro per person 288 Euro per person NIC XI LOC meeting, /19

18 Administration costs Units: price per participant Webpage including online registration 3.68 Euro Handling of registration of participants Euro Handling of finances 7.50 Euro Handling of hotel bookings 1.80 Euro Abstract booklet Euro Sum: Euro ============================================= NIC XI LOC meeting, /19

19 Total costs Units: price per participant Rent Neue Universität + basic catering 128 Euro Administration 39 Euro Food and drinks/welcome reception 30 Euro Excursion + conference dinner 80 Euro Proceedings 40 Euro Contingency (~20% -> 5%?) 75 Euro Sum: 390 Euro =============================================== For Stadthalle, add 160 Euro. NIC XI LOC meeting, /19

20 Accommodation Estimated prices for single room with private bathroom, including breakfast and tax, per night: Student accommodation (limited capacity) Hotel ««Hotel «««from 50 Euro from 80 Euro from 110 Euro NIC XI LOC meeting, /19