Sind Online-Meetings wirklich 30 % effizienter?

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1 Sind Online-Meetings wirklich 30 % effizienter? oder warum direkte Zusammenarbeit einfach mehr ist als nur ein Shared Screen Ein Leitfaden für grenzenlose und effiziente Teamarbeit

2 Wie Sie MEHR aus Online-Meetings machen Online-Kommunikation ist heute überall: Ob Twitter, Social Networks oder Messenger APIs mehr oder weniger nutzt heute jeder ausgereifte Technologien der Online-Kommunikation. Diese Bereitschaft und das vorhandene Wissen können Sie in Ihrer Organisation nutzen. Wenn Sie bei Human Resources Wissen teilen möchten, als IT-Verantwortlicher Abläufe straffen müssen, bei Marketing & Sales weniger reisen und zügig online entscheiden wollen oder in Forschung und Lehre effizienter unterrichten und bequem virtuell abfragen möchten: Mit Web-Conferencing, Rapid-Training und Online-Services für Kunden sind Sie mit den Adobe Technologien immer einen Schritt voraus und erhöhen Ihre Medienkompetenz. Adobe Connect bietet eine Online-Plattform für die direkte Zusammenarbeit von Kollegen, Kunden, Partnern und Lieferanten auf der ganzen Welt. Anwender können mit der entsprechenden URL an Meetings teilnehmen, ohne längere Wartezeiten oder Software-Downloads. Starten Sie einfach den Browser Ihrer Wahl und den Adobe Flash Player, der bereits auf über 98% aller Desktops weltweit installiert ist! Die Relevanz von Online-Meetings war noch nie so hoch: Neben Kosten- und Zeitdruck sind Pandemien und Umweltschutz keineswegs nur tagesaktuell von Bedeutung. Außerdem wird eine schnelle und schlanke, intelligente und Nerven schonende Projektarbeit von allen Beteiligten nicht nur erwartet, sondern geradezu verlangt. Es ist vor allem Ihr Potenzial, das durch Adobe Connect freigesetzt wird. Die folgenden 5 Ratschläge sollen helfen, die Potenziale von Online-Meetings besser zu nutzen. Denn Web Conferencing ist weit mehr als nur eine Reihe von Funktionalitäten für die effektive Zusammenarbeit. Nutzen Sie dieses Angebot für Ihre Bedürfnisse! Online-Meetings: Richtig nutzen. Besser arbeiten.

3 Tipp No. 1: Besser gut beraten... als verkauft! Was, wenn ein Berater kommt und das Blaue vom Himmel verspricht? Es wird viel angeboten und das Meiste hält nicht, was es verspricht. Doch man sollte einer qualifizierten Beratung zumindest Gehör schenken: Wer s nicht kennt, weiß sicher nicht, welche Vorteile darin stecken. Die Einführung neuer Technologien ist immer mit gewissen Widerständen behaftet. Deshalb sollte die Einführungsphase mit einer positiven Erfahrung beginnen. Denn: Wer einmal abgeschreckt wurde, lässt sich nicht mehr so leicht überzeugen. Für die Veränderung wird zusätzliches Knowhow benötigt. Es muss deshalb für Anwender ersichtlich werden, dass es sich lohnt. Daher: Nutzen Sie die Erfahrung Ihrer Mitarbeiter und zusätzlich das Wissen der Experten von Adobe. Dann profitieren Sie doppelt: Flexibilität: Die Adobe Connect Plattform passt sich den Bedürfnissen der Anwender an und ermöglicht besonders durch den ausgewiesen einfachen Einstieg für alle Unternehmensebenen die richtige Lösung vom Anfänger bis hin zum Online-Meeting-Profi. So wachsen mit dem Wissen der Anwender die Fähigkeiten, hier alle Funktionalitäten erschöpfend zu nutzen. Sicherheit: Bei anspruchsvollen Technologie-Projekten sollten Sie aufs sichere Pferd setzen und nicht nach dem Prinzip handeln Wer wagt, gewinnt. Die Adobe Markenqualität und die Sicherheit des Marktführers auf vielen Gebieten liefert Ihnen das gute Gefühl, in sicheren Händen zu sein. Lassen Sie sich beraten: Lizenzen und Kaufoptionen Adobe Connect für Abteilungen und große Organisationen:

4 Tipp No. 2: Laden Sie ein zur Interaktion! Alle technischen Funktionalitäten haben ein erklärtes Ziel: Den Umgang mit dem Programm einfacher zu machen, eine größere Bedienbreite und -tiefe zu schaffen. Das bezieht sich immer auf die Interaktion seiner Nutzer. Denn Nutzer möchten sich zurecht finden statt suchen. Der Nutzer steht immer im Mittelpunkt. So paradox es klingt: Vor allem beim Online-Meeting zählt Nähe. Die Brücke muss geschlagen werden, das Virtuelle muss zum Erlebnis werden, um alle Beteiligten ins Boot zu holen. Hier ist Interaktion das Salz in der Suppe jedes Online-Meetings und -Trainings. Deshalb: Persönlich einladen, Teilnehmer begrüßen, interaktiv moderieren, interaktive Elemente wie Spiele & Flash Simulationen einbauen, Ergebnisse zusammen erarbeiten, Unterlagen einsehen, gemeinsam Entscheidungen treffen so wird s ein Erfolg! Interaktive und intuitiv zu bedienende Funktionen von Adobe Connect wie Chat, Polls, Moderatorenwechsel sowie Video und Audio, egal ob per Telefon oder per Computer geben dem Meeting zusätzlich das gewisse Echtheits-Flair. Denn Adobe Technologie geht vom Nutzer aus, gruppiert die Fähigkeiten der Programme um ihn herum und schafft so eine äußerst effektive Arbeitsumgebung. Laden Sie Ihre Gäste zu sich ein und gewinnen Sie neue Anwender im Handumdrehen! Der virtuelle Raum des Online-Meetings wird zur gewohnten Umgebung, wenn Sie das Layout jeweils Ihren CI-Vorgaben entsprechend gestalten. Nutzen Sie verschiedene Layouts! Sie wollen mehr? Nehmen Sie an einem Online-Seminar teil:

5 Tipp No. 3: Stöbern Sie in Ihren Aufzeichnungen! Wer hat was gesagt, wie wurde die Idee geboren? Oft kann man nicht mehr mit Sicherheit jedes Meeting nachvollziehen. Anders beim Online-Meeting mit Adobe Connect. Das Wie ist oft genauso wichtig wie das Was. Jedes Online-Meeting kann aufgezeichnet werden und hat so dem herkömmlichen Meeting gegenüber entscheidende Vorteile. So wird nicht nur das Meeting selbst aufgezeichnet, sondern es bleiben auch hochgeladene Präsentationen in diesen Aufzeichnungen einsehbar, die sogar offline durchsucht werden können. Kommt Zeit, kommt Rat. Aufzeichungen helfen dabei weiter! Praktisch: Per Volltextsuche finden Sie die benötigten Informationen in einer Aufzeichnung ohne weitere Umstände schnell wie Sie es von Adobe Anwendungen gewohnt sind. Nutzen Sie neue Folien während des Meetings oder wechseln Sie das Layout: Hier wird ein Marker gesetzt und so ist durch den Time-Stamp nachvollziehbar, wann was geändert wurde. Durch bewusstes Navigieren und Durchsuchen Ihrer Aufzeichnungen können Sie weitere Online-Meetings noch effektiver gestalten und so besser nutzbar machen. Hier mehr zu Aufzeichnung von Meetings:

6 Tipp No. 4: Die Mischung macht s! Das reale Treffen erfordert oft eine größere Anstrengung (Anreise, Orientierung, Zeitverlust etc.) als das Meeting selbst und steht manchmal nicht im Verhältnis zu den Ergebnissen, die erzielt werden können. Nichts kann den Augenkontakt ersetzen. Das geht aber auch online! Die meisten Zusammenkünfte, vor allem wenn mehrere Personen aus unterschiedlichen Orten teilnehmen, sind mit virtuellen Meetings bestens ausgerichtet. Weil es einfacher, schneller und kostengünstiger geht. Drei Aspekte sind zentral: Die Teilnahme ist alles: Zwingen Sie niemanden eine anstrengende, teure, Zeit und Ressourcen fressende Reise zu unternehmen, wenn Sie ihn auch elegant und bequem über ein Online- Meeting einladen können. Laden Sie mehr ein: War bis dato die Teilnehmerzahl durch das Budget begrenzt, können Sie jetzt aus dem Vollen schöpfen. Verschicken Sie Einladungen per und freuen Sie sich über die rege Teilnahme von Mitarbeitern, Experten und Externen auch aus dem Home-Office. Hybrid-Meeting ist ideal: Die Kombination aus Präsenz- und Online-Meeting ist die effizienteste Art, Mitarbeiter und Experten von verschiedenen Standorten zusammenzubringen. Personen, die physisch am Meeting teilnehmen, und dazu geschaltete Teilnehmer verfolgen das Meeting über einen Beamer, können diskutieren und ihren Informationsstand in Echtzeit abgleichen.

7 Tipp No. 5: Achten Sie auf die Ergebnisse! Was nicht meßbar ist, gilt heute nichts. Über Sinn und Unsinn dieser Bewertungsweise kann man sich streiten, es hilft aber nichts: Unterm Strich zählen immer Ergebnisse. Online-Meetings liefern sie. Früher wurden umständlich seitenlange Protokolle geführt, diese dann kopiert, extrahiert und verteilt, um Ergebnisse zu dokumentieren. Manchmal waren es nur vorgebliche und oft verhieß schon die Zuweisung des Protokolljobs mächtig Ärger heute heißt das Zauberwort: Aufzeichnung des Online-Meetings (wie schon bei Tipp 3). Über die klassische reine Nachverfolgung hinaus was wann gesagt wurde etc. kann hier die Technik helfen, erheblichen Mehrwert aus jedem Online-Meeting zu ziehen. Denn jetzt sind Analysetools serienmäßig an Bord, die zählbare und vor allem verwertbare Ergebnisse liefern. Anhand der Analyse der Kennzahlen (KPIs) können Sie Leistungen wie beispielsweise Verweildauer, Zufriedenheit, Stimmung der Teilnehmer, Benutzer-Aktivität, Lernerfolge bis hin zur Zertifizierung erfassen und bewerten. Lassen Sie virtuelle Meetings evaluieren und verbessern so Ihre Methode mit neuen Unterlagen und überarbeiteten Regeln. Studien haben herausgefunden, dass gut vorbereitete und moderierte Online-Meetings effizienter als Präsenz-Meetings sind, da die Teilnehmer intensiver zuhören und sichtbarer, folglich nachvollziehbarer mitarbeiten.

8 Über dieses Adobe Booklet Die vorliegende Zusammenstellung basiert auf den Projekterfahrungen von Adobe Systems Deutschland GmbH und Adobe Solution Partner reflact AG mit Web-Conferencing, RapidTraining und Customers Services in der Praxis umgesetzt mit Adobe Connect. Adobe Lösung für Online-Meetings Nutzen Sie die Vorteile von Adobe Connect für Web-Konferenzen, um Ideen und Konzepte überzeugend zu präsentieren. Geben Sie Ihren Bildschirm frei, um mehreren Meeting-Teilnehmern Präsentationen und Multimedia-Inhalte vorzuführen. Basierend auf der Adobe Flash Technologie und konzipiert für die organisationsweite Zusammenarbeit überwindet Adobe Connect alle Barrieren: Plattformunabhängig, mit direkter VoIP-Anbindung und ohne Installation weiterer Software. Schulung via Internet und Echtzeit-Kommunikation, hoch skalierbar und passend für heterogene IT-Infrastrukturen Adobe Connect ist die beste Alternative zum persönlichen Gespräch! Auf finden Sie alle Vorteile, typische Einsatzgebiete und einen Online-Reisekostenrechner für Ihre Kalkulation! Adobe Connect jetzt auch kostenlos als App für das iphone: Weitere Informationen Sie wünschen weitere Beratung oder haben konkrete Fragen? Das Adobe Demand Center steht immer zu Ihrer Verfügung. Oder wenden Sie sich direkt an Unsere Service-Mitarbeiter sind bemüht, Ihre Anfrage so schnell wie möglich zu bearbeiten. Mehr auf und Adobe Systems Incorporated. Alle Rechte vorbehalten. Adobe und das Adobe-Logo sind Marken oder eingetragene Marken von Adobe Systems Incorporated in den USA und/oder anderen Ländern. Alle anderen Marken sind Eigentum der jeweiligen Inhaber.

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