Befreien Sie Ihren Agenturkopf von unkreativem Ballast. Warum Agenturen mit der richtigen Softwarelösung besser im Geschäft sind.

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1 Befreien Sie Ihren Agenturkopf von unkreativem Ballast. Warum Agenturen mit der richtigen Softwarelösung besser im Geschäft sind.

2 Kaum etwas ist in der heutigen Marktsituation im Agenturbereich wichtiger als valide Daten für die kaufmännische Leitung exzellente Kreation mal vorausgesetzt. * Diesem Rezept für den Erfolg einer Agentur ist kaum noch etwas hinzuzufügen. Und es unterstreicht das FileMaker-Credo, dass Agentursoftware so konzipiert sein muss, dass sie Agenturmitarbeiter entlastet, die Agenturabläufe optimiert und damit eine professionelle Agenturleistung nach innen und außen sicherstellt. Dies gilt insbesondere, seit sich das Wettbewerbsszenario der Agenturen dramatisch verschärft hat. Der Kostendruck ist mittlerweile eminent. Gleichzeitig nehmen die nicht oder nur ungern bezahlten, aber geforderten Serviceleistungen zu. Das heißt, um das eigentliche Agenturprodukt, um die kreative Leistung herum, gibt es einen immer größeren administrativen Aufwand im Bereich Handling, Kostentransparenz, Workflow und Controlling. Die Microsite iwww.filemaker.de/agentureni ist Dokument unserer Fokussierung auf diese Problematik. Hier werden spezifische Agenturthemen kompakt abgehandelt: Projektsteuerung, Jobabwicklung, Zeiterfassung, Ressourcenplanung, Fremdkostenerfassung, Controlling und mehr. Außerdem informieren wir Sie über agenturerfahrene Partner im Handel, über Entwickler, über Referenzen und Support. Die richtige Software kann im aktuellen Agenturmarkt unbestritten zu einem Wettbewerbsvorteil werden. Als eine Art Kunden- und Mitarbeiterbindungsprogramm, das Freiraum für exzellente Kreation schafft, die nach wie vor Lebens- und Überlebenselixier von Agenturen ist. * Bernd Oelckers von Kolle Rebbe, die sich für die FileMaker-Lösung AgenturOffice entschieden haben.

3 Werbung und Wahrheit. 2/3 Unser Erfolg bei Agenturen aus den Bereichen Full Service, Werbung, PR, Event und Media ist kein Zufall. Von Anfang an erkannten wir hier ein Potenzial, für das die besonderen Eigenschaften von FileMaker Pro wie maßgeschneidert sind: Ë Stabilität Ë Plattformunabhängigkeit Ë klickschnelles Instant Web-Publishing Ë attraktive Datenpräsentation Ë anwenderorientierte Flexibilität Ë unübertroffener Ease-of-Use Nachfolgend nun vier Praxisbeispiele von Agenturanwendungen mit sehr unterschiedlichen Aufgabenschwerpunkten. Die auf FileMaker Pro basierende Lösung überzeugt in jedem Fall und beweist, dass hier Wahrheit und Werbung das Gleiche sind. Die ganze Wahrheit können Sie auf unserer aktuellen Microsite iwww.filemaker.de/agentureni aufschlagen auf den folgenden Seiten vier kleine Leseproben. Mehr dazu unter lemaker.de/agenturen

4 Kreativ ohne Chaos Alles drin für Werbeprofis: FileMaker Pro befreit die Fantasie Wer behauptet eigentlich, dass Chaos kreativ sei? Unter Bergen von Papierkram erstickt meist auch die Fantasie. Bei den Werbeprofis von Kolle Rebbe bilden Effizienz und Kreativität eine erfolgreiche Allianz. Mit dem rasanten Aufstieg wuchs auch der Verwaltungsaufwand. Um den Durchblick zu behalten, entschieden die Hamburger: Wir brauchen eine integrierte Unternehmenssoftware. Sie erstellten ein Anforderungsprofil, verglichen mehrere Anbieter in einem Benchmarking und wählten schließlich AgenturOffice, eine FileMaker Pro-Entwicklung des Hamburger Softwarehauses LES.Workflow. Besseres Kundenverhältnis dank objektiver Zahlen Durch die ausgefeilten Möglichkeiten, alle Aufwendungen jobbezogen zu erfassen und mit kundenspezifischen Leistungssätzen zu bewerten, habe die Agentur inzwischen eine ganz andere Verhandlungsund Gesprächsbasis gegenüber den Kunden gewonnen, erklärt Oelckers: Heute können wir jedem Kunden detailliert nachweisen, wie viel wir für ihn getan haben. Auch die internen Controlling-Möglichkeiten der FileMaker Pro-Lösung sorgen für eine vorher nicht gekannte Transparenz: Da zeigt sich sehr schnell, freut sich Oelckers, bei welchen Jobs rentabel gearbeitet und wo draufgezahlt wird. Neben der kaufmännischen Abwicklung bietet die FileMaker Pro-Lösung Kolle Rebbe eine Vielzahl an Funktionen: darunter die komplette Jobverwaltung, sauber strukturiert nach dem agenturtypischen Modell Kunde Etat Job inklusive einer elektronischen Jobmappe mit sämtlichen zugehörigen Dokumenten wie der Korrespondenz, zusätzlichen Projektmanagement-Werkzeugen, einer zentralen Adressdatenbank für Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter sowie einem speziellen Modul zur Beauftragung externer Dienstleister. Von kreativer Ordnung spricht bei Kolle Rebbe dennoch niemand. Aber die neue Übersichtlichkeit im Verwaltungsbereich hat Raum geschaffen, in dem sich das kreative Chaos besser austoben kann.

5 Datenbank für Kreative Flexible Agentursoftware setzt auf FileMaker Pro 4/5 Die Kommunikationsagentur Flaskamp hat ihre Geschäftsabläufe mit der auf FileMaker Pro-basierenden Agentursoftware a.i.s. des Anbieters DeskTop Organisation GmbH (DTO) auf eine völlig neue Basis gestellt. Auch bei der Flaskamp AG reichten nach vielen erfolgreichen Jahren kleine Insellösungen nicht mehr aus, um den Überblick über die zahlreichen Abläufe und Projekte der Agentur zu behalten. Wir haben uns jahrelang nicht an dieses Thema herangetraut, gesteht Vorstandsmitglied Jan Flaskamp, weil unser Leistungsspektrum einfach so breit ist. Denn unter dem Dach der Agentur sind neben den Bereichen Werbung, PR, Events und Multimedia weitere interne Serviceabteilungen für Produktion, Media, Prepress und Art-Buying versammelt. Vielzahl an Auswertungsmöglichkeiten Ich möchte mir die Zeit vor a.i.s. nicht mehr vorstellen, sagt Jan Flaskamp. Neben To-Do-Listen und Zeitplänen nutzen die Mitarbeiter die FileMaker Pro-Datenbanklösung für die Kapazitätsplanung einzelner Abteilungen. Nach jedem Projektabschluss erhalten wir außerdem eine komplette vorbuchhalterische Auswertung, berichtet der Agenturmanager. Zu jedem Job können der entstandene Zeitaufwand und die Menge eingekaufter, d. h. externer Leistungen etwa von freien Grafikern oder Druckereien abgerufen werden. Ob man sich schnell über die Umsätze eines bestimmten Kunden oder Lieferanten informieren möchte, projektbezogene Arbeitszeiten einzelner Teams benötigt oder den internen Materialverbrauch abrufen will: Das Agentur-Informationssystem liefert anhand von einfachen Suchkriterien die gewünschten Daten. Ergebnisse nach Abteilungen und Teams getrennt aufrufbar Selbst in Sachen Firmenphilosophie leistet a.i.s. wertvolle Dienste: Andere Agenturen mit vielen Abteilungen gliedern diese als einzelne GmbHs aus, um deren Ergebnisse gesondert bilanzieren zu können, erzählt Jan Flaskamp. Mit a.i.s. ruft der Berliner die Geschäftszahlen jeder einzelnen Abteilung ab dennoch bleibt das Gesamtergebnis der Agentur Messlatte für den gemeinsamen Erfolg.

6 Kreativität ist nichts ohne Ordnung Ausgereifte FileMaker Pro-Agenturlösung von Werbern für Werber P2 ist eine Agentursoftware auf Basis von FileMaker Pro. Das Besondere: Die Anwendung wurde von der Göttinger Werbeagentur Phase.Zwei entwickelt. Heute profitieren von deren Insiderwissen auch andere Kreative. Edle Weine, feinste Kochkunst und die begehrtesten Gourmettempel Europas sind die Themen, mit denen Agenturchef Oliver Frank von der Karlsruher Werbeund PR-Agentur Organize sich täglich beschäftigen darf. Gerade als Kommunikationsdienstleister im Special-Interest-Bereich sind unsere Projekte und Jobs sehr unterschiedlich und vielschichtig. Deshalb ist es bei aller Kreativität auch wichtig, als Agentur gut organisiert zu sein, fordert Oliver Frank. Die integrierte Aufgabenstellung an die Agentur von der klassischen Werbung über die Pressearbeit bis hin zur Organisation und Abwicklung aufwendiger Events stellt besondere Anforderungen an die Software. Perfekte Abbildung des Agenturgeschehens Man merkt einfach, dass bei P2 nicht irgendwelche Programmierer am Werk waren, sondern Agenturprofis, die die Anforderungen unserer Branche an eine Software genau kennen, schwärmt Organize- Chef Frank. In seiner Agentur erfasst und organisiert P2 sämtliche Projekte. Vom Angebot über die Budgetkontrolle bis hin zur Rechnungsstellung. Auch Mitarbeiterstunden werden direkt über P2 erfasst. Das interne Bestellwesen wickelt Organize ebenfalls über P2 ab, zum Beispiel Aufträge an Druckereien, Fotografen oder Subunternehmer. Vor allem bei Events macht sich der gute Überblick über die zahlreichen Hotel-, Hallen- und Personalbuchungen bezahlt. Alle Kosten werden tagesgenau erfasst: Auf Knopfdruck sieht jeder Nutzer, wie viel bei einem laufenden Projekt bereits ausgegeben wurde und ob die Ausgaben noch mit dem Budgetplan übereinstimmen. Top-Bewertung in der Fachpresse P2 konnte auch die Fachpresse überzeugen. Neben dem Prädikat sehr gut in der MacUp erhielt die Software in einem Vergleichstest der Zeitschrift MacProfiler, eine hervorragende Bewertung. Die plattformübergreifende Einsatzmöglichkeit auf Mac- und Windowsrechnern ist besonders agenturgerecht. Í Sieben Dinge, die Sie mit FileMaker besser können als bisher. Í

7 Sieben Dinge, die Sie mit FileMa The Name of the Game im harten Agentur-Tagesgeschäft heißt Organisieren & Informieren. Wer dieses Spiel gewinnt, gewinnt Zeit und Kopf für die entscheidende Agenturleistung: für die Kreation. Von den vielen Verbesserungen, die FileMaker im Agenturalltag bewirkt, stellen wir Ihnen hier sieben vor:

8 ker besser können als bisher. 1 Kontaktdaten erfassen Ob Kunden, Partner, Lieferanten, Mitarbeiter, Freelancer, Hotels wer oder was auch immer. Von Adresse, Telefon bis hin zu Anfahrtsskizzen und Foto Sie haben alles im Blick. 2 Mailings managen Weil Sie alle Kontaktdaten über FileMaker schon erfasst haben, kostet es nur noch ein paar Klicks, um personalisierte Schreiben, Werbebriefe, Einladungen usw. auf den Weg zu bringen und sogar Umschläge zu beschriften. 3 Informationen formatunabhängig organisieren Ob Fotos, Dias, Videos, Musik FileMaker erfasst nahezu alle kreativ nutzbaren Informationen in einer einzigen Datenbank. So wird FileMaker zur universellen Schaltzentrale für eine bessere und schnellere Kreation. Mehr dazu unter lemaker.de/agenturen

9 4 Inhalte ins Internet stellen Die Zeiten kostenintensiver und zeitaufwendiger Drucksachen zur Akquise gehen dem Ende zu. Stellen Sie sich mit Ihren Ideen, Ihren Projekten und Ihrer Philosophie per FileMaker-Instant-Web-Publishing-Funktion klickschnell ins Internet. 5 Jobs und Finanzen erfassen Über Controlling wird in Agenturen ungern geredet, aber der zunehmende Kostendruck fordert es ein. Dabei sind Stundenzettel endgültig von gestern. Mit FileMaker kreieren Sie einen Masterplan, der mit der Konzepterstellung beginnt und mit der Produktion endet. Er erfasst alle Daten über Jobs, Projekte, Termine, Abläufe, Zuständigkeiten und Zeitaufwand für die automatisierte Rechnungsstellung. Mehr dazu unter lemaker.de/agenturen

10 6 Informationen gemeinsam nutzen FileMaker arbeitet plattformüber greifend zwischen Windows PCs und Macs. Damit können Sie intern wie extern über FileMaker Pro oder FileMaker Server umfassend und simultan kommunizieren sogar per Browser über das Web. 7 Tabellen konvertieren Einzelne Arbeitsblätter aus Excel übernehmen Sie klickschnell. FileMaker überführt die Inhalte von Spalten und Zeilen in eine Datenbank, die Sie sofort produktiv einsetzen können. Zum Suchen und Sortieren von Inhalten sowie für Analysen und Berichte. Pro Mehr dazu unter lemaker.de/agenturen

11 6/7 Gezielt zugreifen mit e-dock FileMaker-Lösung ermöglicht Kundenzugriff zum agenturinternen Daten- und Projektpool Rund 50 Lithografen, Schriftsetzer und Designer arbeiten bei Einsatz Creative Productions zusammen. Die Firma entwickelt maßgeschneiderte Lösungen, um die Abläufe zu steuern und Kunden in die Prozesse einzubinden. Í Klappen Sie einfach auf Í Nein, wir verstehen uns nicht als Softwareentwickler, Holger Darjus, der bei Einsatz Creative Productions den Bereich IT betreut, schüttelt den Kopf und lächelt. Bei Einsatz fallen unzählige Arbeitsgänge an, bis aus der Kreatividee für eine bestimmte Verpackung, einen Katalog oder eine Anzeige das fertige Produkt entstanden ist. Eine Software, die derart komplexe und umfangreiche Prozesse abbildet, muss maßgeschneidert sein. Diese Vorgabe kostengünstig umzusetzen, hat Holger Darjus keiner Fremdfirma zugetraut und deshalb auf eine eigene Entwicklung mit FileMaker gesetzt: Ohne diese Software könnten wir längst dicht machen. Informationszugang für Kunden Mit ihrer Lösung setzen die Hamburger Kreativen gleich mehrere Vorgaben um: Das System vereint nicht nur die hauseigenen Datenbanken an Bildern, Texten und Mediadaten, sondern stellt diese Informationen per Internetschnittstelle den Kunden direkt zur Verfügung. Argument bei der Neukundengewinnung Auch Daten zu abgeschlossenen Projekten machen die Einsatz-Klienten durch die Suchfunktion von e-dock problemlos selbst ausfindig. Wenn z. B. eine Designagentur nochmals eine Sonderedition einer bestimmten Verpackung gestalten muss, loggt sie sich einfach bei uns ein, liest die gewünschten Daten und bestellt direkt online die Layout- und Reinzeichnungsdaten, schwärmt Darjus. Änderungen schaffen auch Laien Holger Darjus und sein Team schätzen FileMaker auch, weil Änderungen so einfach sind. Die Anwender lösen ohne teuren Entwickler vieles gleich selbst, freut sich der IT-Experte. Der nächsten e-dock-ausbaustufe fiebert Darjus deshalb bereits entgegen: Ein eigenes Controlling-Modul für die Kostenstruktur einzelner Projekte! Darjus Schmunzeln verrät die Vorfreude eines ambitionierten Softwareentwicklers, auch wenn sich bei Einsatz Creative Productions niemand dafür hält.

12 FBA-Mitglieder garantieren Agenturen erstklassige Softwarelösungen. Die hier gelisteten Mitglieder der FileMaker Business Alliance (FBA) haben umfassende Erfahrung im Agenturbereich. Derzeit sind verschiedene Agenturlösungen auf FileMaker- Basis auf dem Markt. Diese werden ständig weiterentwickelt, individuell angepasst oder auch neu konzipiert und programmiert. Das oben gezeigte Zeichen signalisiert Ihnen, dass es sich um einen FileMaker-Entwickler handelt, der ein professioneller Partner für Ihre Agentur sein könnte. Hier eine Liste der deutschen FBA-Mitglieder mit Agenturerfahrung. Einer ist bestimmt in Ihrer Nähe. Entwickler PLZ / Ort Kontakt Walkingtoyou D Berlin FileMakerConsulting D Berlin FMMedia Software D Berlin LES.Workflow D Hamburg Coordinet D Hamburg Kai Lippert Datenbanken D Hamburg teambusch GmbH D Hamburg Sinobit GmbH D Norderstedt Heike Landschulz D Trittau Merlin Mac D Bremen Phase.Zwei D Göttingen röhn Web Design & Development D Essen denkform gmbh D Hofheim Datensysteme Everling D Stuttgart DeskTop Organisation GmbH D München Equinux AG D München Tuxedo Software D München SUPPORT Computer KnowHow D München Ledergerber Solutions GmbH D Starnberg CCS GmbH D Neutraubling BS Mediavision CH-3084 Wabern-Bern MacTech Buncak AG CH-4123 Allschwil DabuSoft CH-8610 Uster Medio AG CH-8707 Uetikon a. See swoffice AG CH-9053 Teufen Die FileMacher A-1010 Wien Zimmel+Partner GmbH A-1010 Wien Stefan Pusch A-1090 Wien Humml & Gerencer Informatik OEG A-6923 Lauterach eibel businesssoftware A-8071 Graz

13 FCA-Mitglieder sind Händler, die mehr sind als nur Händler. 8/9 FCA bedeutet FileMaker Channel Alliance. Diese Händler verdienen Ihr besonderes Vertrauen und haben zu FileMaker immer einen Wissens- oder Angebotsvorsprung. FBAund FCA-Mitglieder bilden ein gemeinsames Netzwerk und sind besonders geeignete IT-Partner für Agenturen. Hier eine aktuelle Liste der FCA-Händler, die sich auf Agenturen spezialisiert haben und teilweise auch individuelle Anpassungen der FileMaker Pro-Datenbank für Ihre Agentur vornehmen können. Händler PLZ / Ort Kontakt Comspot GmbH D Hamburg Linetec D Hamburg Frings & Kuschnerus Computersysteme GmbH D Hannover Signet, Systemhaus für communication D Düsseldorf Systemconnect GmbH D Ratingen Brakensiek Systemhaus GmbH & Co. KG D Dortmund MacService GmbH D Aachen Mac(it) D Siegen COMPETENCE GmbH D Wiesbaden denkform gmbh D Hofheim InterAct Interactive Medien GmbH D Illingen Mediafanten.com D Tübingen Hellmer & Triantafyllou Computer-Systeme GmbH D Esslingen sbs - Systemberatung und Service GmbH D München comacs D Würzburg FMS-Computer D Bad Kissingen Topix AG CH-9015 St. Gallen Tools at Work Hard +Soft Vertriebsges.m.b.H. A-1020 Wien AllinOne EDV A-1220 Wien

14 Schlagen Sie für Ihre Agentur neue Seiten auf: Auf diesen Seiten werden Agenturen informiert. Über FileMaker-Lösungen und über die Vor teile, die diese Software gegenüber anderen Programmen für das Informationsmanagement in Agenturen auszeichnet. Die Abbildung zeigt die Seite, die Sie unter iwww.filemaker.de/agentureni aufrufen. Die Pfeiltexte informieren Sie über weitere Links. Viel Spaß und viel Wissen beim Klicken wünscht Ihnen FileMaker. Über diese Leiste erfahren Sie alles von FileMaker. Entwickler Kurzportraits Agenturanwender Kurzportraits Hier finden Sie agenturerfahrene Händler und können FileMaker- Produkte bestellen. Hier können Sie FileMaker Pro testen. Hier können Sie kostenlos starten siehe auch nächste Seite! Hier können Sie interaktiv lernen, FileMaker besser zu nutzen. Hier gibt es weitere ausführliche Anwenderstorys. Hier finden Sie weitere professionelle Entwickler. Hier können Sie das kostenlose ApertureToFileMaker-Plug-In herunterladen. Hier können Sie diese Broschüre bestellen. Hier können Sie unseren umfangreichen FileMaker- Newsletter abonnieren. Hier können Sie uns Ihre FileMaker-Geschichte erzählen, die wir dann gerne veröffentlichen. Mehr dazu unter lemaker.de/agenturen

15 Nicht lange warten. Einfach starten. Kostenlos. 10/11 Klicken Sie auf der FileMaker-Microsite iwww.filemaker.de/agentureni einfach Testen Sie! an, und testen Sie FileMaker Pro jetzt sofort. Falls Sie noch keine FileMaker Pro-Vollversion auf Ihrem Rechner haben, laden Sie einfach eine Demoversion herunter. Unter Starter-Paket Agenturen finden Sie eine Arbeitsvorlage, untergliedert in die Bereiche Mitarbeiter, Kunden, Jobs und Zeiterfassung. Diese kleinen Schnupperlösungen sollen Ihnen den Einstieg in die FileMaker-Welt erleichtern und Ihnen Appetit auf mehr machen. Sie können damit auch kleine Anpassungen gemäß Ihren Agenturinternas vornehmen, um dann gegebenenfalls mit einem Entwickler Kontakt aufzunehmen. In jedem Fall werden Sie feststellen, wie einfach es ist, auch ohne Programmierwissen mit FileMaker Pro zu arbeiten. So bildet iwww.filemaker.de/agentureni eine Art Schnittstelle zwischen der Agenturszene und uns. Dieser Dialog ist ein erster Schritt, Ihr Vertrauen zu gewinnen und Ihre Agentur mit einer auf FileMaker Pro basierenden Softwarelösung nach vorne zu bringen. Im Sinne Ihrer Kunden. Im Sinne Ihrer Mitarbeiter. Und vor allem im Sinne Ihrer eigentlichen Agenturleistung, der Kreation. Schaffen Sie eine erfolgreiche Allianz von Effizienz und Kreativität! Wie schon viele Ihrer Kollegen. Mit einer auf FileMaker Pro basierenden Agentursoftware. Wir freuen uns, Sie kennen zu lernen. Um Ihnen den Einstieg noch leichter zu machen, können Sie interaktiv in Webinars und Videotutorials lernen, FileMaker besser zu nutzen: iwww.filemaker.de/webinars iwww.filemaker.de/videotutorialsi

16 Besuchen Sie auch unsere anderen Microsites: Ë Ë Ë Ë Ë FileMaker GmbH Carl-von-Linde-Straße Unterschleißheim Deutschland Endkunden-Infoline Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0)

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