Schnittstelle zwischen Internen Services und Agenturen für Arbeit

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1 Revision SGB III Bericht gemäß 386 SGB III Schnittstelle zwischen Internen Services und Agenturen für Arbeit

2 Inhaltsverzeichnis 1. Zusammenfassung 1 2. Revisionsergebnisse Beurteilungen und Mitarbeitergespräche Entwicklungskonferenz und Umsetzung von Entwicklungsplänen Qualifizierungsbedarf identifizieren und realisieren 4 Anlage 1 Anlage 2 Revisionsumfang und -methode Abkürzungsverzeichnis Schnittstelle zwischen Internen Services und Agenturen für Arbeit Februar 2014

3 1. Zusammenfassung Der Interne Service (IS) unterstützt als eigenständiger Dienstleister jeweils mehrere Agenturen für Arbeit (AA) in allen Personalangelegenheiten. Er soll wesentlich dazu beitragen, dass die AA zur Erfüllung ihrer gesetzlichen und geschäftspolitischen Aufgaben kompetente und engagierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einsetzen. Sie sind eine entscheidende Grundlage für den Erfolg der BA. Deshalb ist es von besonderer Bedeutung, dass der IS seine Dienste über die administrativen Anforderungen hinaus an den operativen Abläufen und Zielen seiner Kunden orientiert. Diese Schnittstelle zu den Kernaufgaben der AA ist mit dem Risiko verbunden, dass die notwendige Unterstützung durch den IS nicht ausreichend gewährleistet werden kann und die mit der Strategie BA 2020 formulierten Leistungsversprechen der BA gefährdet sind. Um dem erfolgskritischen Risiko zu begegnen, untersuchte die Interne Revision die Schnittstelle zwischen dem IS und den AA vor Ort. Sie zeigt Schwachstellen auf und gibt Hinweise, welche Ansätze für Optimierungen bestehen. Über Ergebnisse bei den Maßnahmen der Personalrekrutierung und Stellenbesetzung wurde dabei in einem ersten Schritt 2012 berichtet. Nach Einführung der spezifischen IT-Anwendung PESo 1 in den IS konnte in 2013 der Fokus der Revision auf die Personalentwicklung (PE) gerichtet werden. Im Ergebnis der Revision war festzustellen, dass die Personalentwicklung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der AA von den Internen Services entsprechend den operativen Erfordernissen zur Zufriedenheit der Geschäftsführungen in den AA unterstützt wird. Die regelmäßige, vertrauensvolle und fachlich fundierte Kommunikation zwischen den Führungskräften und der Personalberatung spielt dabei eine entscheidende Rolle. Auch die Arbeitsprozesse im IS fördern die weitgehend reibungslose Zusammenarbeit. Lediglich in den Bereichen Mitarbeiterbeurteilung und Qualifizierung wurde in Einzelfällen qualitativer Optimierungsbedarf festgestellt, der den untersuchten IS vor Ort mitgeteilt wurde (Ziffern 2.1 und 2.3). Rolle des Internen Service Unterstützung der operativen Aufgaben Ziel der Revision Revision Personalentwicklung Revisionsergebnisse Die konsequente Weiterentwicklung der Personal-Entwicklungs-Software kann im IS zu einer effizienteren Unterstützung der PE-Abläufe und Qualifizierung führen und die Datensicherheit erhöhen. Die in der Zentrale darüber hinaus inzwischen bereits umgesetzten technischen Lösungen und erreichten Entwicklungsstände belegen, dass der Handlungsbedarf erkannt wurde und seitens der Internen Revision von einer Verpflichtung zu weitergehenden Maßnahmen abgesehen werden kann. 1 Personal-Entwicklungs-Software Schnittstelle zwischen Internen Services und Agenturen für Arbeit Februar

4 2. Revisionsergebnisse Der IS hat sicherzustellen, dass die Dienstleistungen für die AA rechtzeitig, im erforderlichen Umfang und in der notwendigen Qualität bereit gestellt werden, damit der operative Bereich seine Ziele erreichen kann. Dazu müssen die Prozesse entsprechend geregelt und die Umsetzungsrisiken durch das Interne Kontrollsystem (IKS) so weit reduziert werden, dass den AA das für die operative Aufgabenerledigung benötigte qualifizierte und engagierte Personal zur Verfügung steht. Übergeordnetes Soll 2.1 Beurteilungen und Mitarbeitergespräche Der jährliche stichtagsbezogene Leistungs- und Entwicklungsdialog für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (LEDi-MA) wird durch die IS rechtzeitig und vollständig vorbereitet sowie zur vollen Zufriedenheit der befragten Führungskräfte beratend begleitet. Anlassbezogene Beurteilungen werden zum Teil nicht erstellt. Damit können Grundlagen für spätere Entscheidungen fehlen. Im Rahmen des LEDi-MA ist für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Tätigkeitsebenen I bis VI 2 die Stichtagsbeurteilung 3 im jährlichen Wechsel mit einem Mitarbeitergespräch (MAG) durchzuführen. Neben den Stichtagsbeurteilungen/-MAG sollen bei Vorliegen bestimmter Voraussetzungen unterjährig anlassbezogene Beurteilungen erstellt bzw. anlassbezogene MAG geführt werden. Der IS soll ganzjährig den LEDi-MA-Prozess steuern und als interner Dienstleister die Beurteilerinnen und Beurteiler bei der Planung und Umsetzung des LEDi-MA unterstützen. Die in die Revision einbezogenen IS gewährleisten nach Feststellungen der Internen Revision sowie nach Einschätzung der befragten Führungskräfte der AA den inhaltlich sowie formal korrekten Ablauf des jährlichen stichtagsbezogenen LEDi-MA. Die Personalberaterinnen und Personalberater (PB) dieser IS stimmen die für die Stichtagsbeurteilungen relevanten Termine rechtzeitig mit den Geschäftsführungen der AA ab und informieren die Führungskräfte frühzeitig über das Verfahren und die Inhalte. Dabei bieten sie aktiv ihre beratende Unterstützung an. Bei Fragen und Problemen im Einzelfall stehen die PB zeitnah zur Verfügung. Die Führungskräfte in den AA gaben an, dass sie umfassend unterstützt würden. Die IS erklärten, dass sie bei Personalmaßnahmen 4 prüften, ob damit Beurteilungen oder MAG erforderlich und dass diese ggf. eingeleitet sowie nachgehalten würden. Die über das IT-Verfahren Personal Online zentral (POZ) bereit gestellten Vordrucke unterstützen diese Prüfung durch entsprechende Verfügungspunkte, z. B. Prüfen: Anforderung Anlassbeurteilung. Dennoch wurden ohne erkennbare Begründung 11 von 39 obligatorischen Anlassbeurteilungen vom IS nicht eingeleitet (9 Fälle) oder von der Führungskraft nicht erstellt und vom IS nicht nachgehalten (2 Fälle). Die in den IS praktizierten Verfahren gewährleisten nicht, dass alle erforderlichen Anlassbeurteilungen erstellt werden. Wenn Anlassbeurteilungen nicht erstellt bzw. anlassbezogene MAG nicht geführt werden, besteht das Risiko, Sollbeschreibung Korrekter Ablauf des stichtagsbezogenen LEDi-MA Nicht alle Anlassbeurteilungen erfolgt Risiko bei fehlender Anlassbeurteilung 2 ausgenommen Führungskräfte; der LEDi für Führungskräfte (LEDi-FK) war nicht Gegenstand dieser Revision 3 einschließlich des Mitarbeiterbeurteilungsgespräches bei Eröffnung der Stichtagsbeurteilung 4 z.b. Versetzung, Abordnung, höherwertige Beauftragung Schnittstelle zwischen Internen Services und Agenturen für Arbeit Februar

5 dass die Grundlagen für spätere Entscheidungen fehlen, z. B. für die weitere Personalentwicklung oder bezüglich der Übernahme in ein Dauerarbeitsverhältnis. Die IS wurden über den festgestellten Handlungsbedarf informiert. 2.2 Entwicklungskonferenz und Umsetzung von Entwicklungsplänen Die Geschäftsführungen aller geprüften AA sind mit der zweckmäßigen Vorbereitung und Durchführung der Entwicklungskonferenz und der Unterstützung bei der Realisierung von Entwicklungsplänen durch den IS zufrieden. Die PB arbeiten mit den Geschäftsführungen der AA intensiv und vertrauensvoll zusammen. Die mit der Entwicklungskonferenz angestrebte Verfahrensqualität und Transparenz werden innerhalb der AA erreicht. Mit der Entwicklungskonferenz sollen die Qualität des LEDi-MA gesichert sowie Transparenz über vorhandene Potenziale, Entwicklungsbedarfe und Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb der Dienststellen und darüber hinaus hergestellt werden. Der IS soll die Entwicklungskonferenz organisieren und moderieren sowie die Geschäftsführung der AA in Fragen der Personalentwicklung und Potenzialförderung beraten. Planung, Gestaltung, Organisation und Verfahrensumsetzung von Maßnahmen der PE sind ebenfalls Aufgaben der Personalberatung. Die integrierte Standardsoftware für PE (PESo) soll auch die Prozesse im Rahmen der Entwicklungskonferenz unterstützen. Die IS bereiten die ausschließlich dienststellenbezogenen Entwicklungskonferenzen in Abstimmung mit den Geschäftsführungen der AA vor. Sie werten die Beurteilungsentwürfe systematisch aus und bereiten das Ergebnis für die Teilnehmer der Entwicklungskonferenz auf. IS-Vertreter moderieren die Entwicklungskonferenz und protokollieren deren Entscheidungen. Die IS erfassen vereinbarte PE-Maßnahmen zur Vor- und Nachbereitung der Entwicklungskonferenz und halten deren Umsetzung nach. Zu noch ausstehenden PE-Maßnahmen wird regelmäßig in den Besprechungsformaten von Geschäftsführung, Führungskräften und PB gemeinsam nach Lösungen gesucht. In den jährlichen Entwicklungskonferenzen werden ggf. noch offene Entwicklungspläne behandelt. Da das IT-Verfahren PESo die Auswertungen zur Vorbereitung der Entwicklungskonferenz nicht unterstützt, sind die IS auf eigene Arbeitsmittel, z. B. Übersichten über Beurteilungen und PE-Maßnahmen mit Wiedervorlagesystem, angewiesen. Das bindet umfangreiche Personalressourcen des IS und beeinträchtigt durch manuelle Datenübertragung die Datensicherheit. Zwischenzeitlich wurde den Internen Services im August 2013 eine auf dem Personalmanagementsystem SAP HR 5 basierende Anwenderlösung zentral zur Verfügung gestellt, die IT-unterstützte Auswertungen zur Vorbereitung der Entwicklungskonferenzen ermöglicht. Die IS stellen sicher, dass offene Entwicklungspläne laufend im Fokus bleiben. Das Risiko, dass vereinbarte PE-Maßnahmen nicht umgesetzt werden, ist gering. Sollbeschreibung PE-Maßnahmen Entwicklungskonferenz Optimierungsbedarf IT-Unterstützung Entwicklungspläne im Fokus 5 SAP Human Resources (Produkt des europäischen Softwareherstellers SAP) Schnittstelle zwischen Internen Services und Agenturen für Arbeit Februar

6 2.3 Qualifizierungsbedarf 6 identifizieren und realisieren Die Handhabung der Dokumentation von ausschließlich auf Qualifizierung bezogenen MAG in den Dienststellen erschwert die Nachhaltung der Qualifizierungsziele. Gemeldeter Qualifizierungsbedarf wird von den IS zur Zufriedenheit der AA umgesetzt. Der Qualifizierungsbedarf ist in einem MAG zu klären. Die Führungskraft soll den Bedarf sowie dessen Begründung in dem standardisierten MAG-Vordruck dokumentieren und diesen an den IS leiten. Der IS ist neben der beratenden Unterstützung für die administrativ-organisatorische Abwicklung verantwortlich. Die Führungskräfte klären Qualifizierungsbedarf im Dialog mit ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ab. Wenn dies im Rahmen von MAG erfolgt, die aus anderen Anlässen ohnehin zu führen sind, wird der Qualifizierungsbedarf einschließlich seiner Begründung in die Dokumentation des MAG einbezogen. Wird ein MAG ausschließlich wegen des Qualifizierungsbedarfs geführt, handhaben die Dienststellen die Dokumentation des Bedarfs und dessen Kommunikation an den IS unterschiedlich. Sie verzichten aufgrund des damit verbundenen Bearbeitungsaufwands für den IS und die Führungskräfte in unterschiedlichem Maß darauf, von den Führungskräften die Dokumentation des Qualifizierungsbedarfs gemäß den zentralen Standards einzufordern. Dadurch wird jedoch die Nachhaltung des Qualifizierungsziels erschwert, weil die Bedarfsbegründung und/oder der vereinbarte Zeithorizont nicht dokumentiert sind. Es besteht das Risiko, dass Qualifizierungsbedarfe nicht zutreffend erfasst oder bedarfsangemessen gedeckt werden. Die Nachhaltung der Bedarfsdeckung ist somit nur unter erhöhtem Aufwand möglich. Die IS wurden über den festgestellten Handlungsbedarf informiert. Um das Antragsverfahren für Qualifizierungsmaßnahmen zu vereinfachen und zu verkürzen sowie den mit der Abwicklung von Qualifizierungsbedarf der Beschäftigten verbundenen Bearbeitungsaufwand für die Führungskräfte und die Internen Services deutlich zu verringern, wird derzeit zentral ein Fachkonzept erarbeitet, das eine SAP 7 -gestützte Onlinelösung favorisiert. Die Einführung der Lösung wird für das Jahr 2015 angestrebt. Sollbeschreibung Dokumentation des Qualifizierungsbedarfs Regionale Lösungen mit Nachteilen Diese Prüfung wurde in Übereinstimmung mit den Internationalen Standards für die berufliche Praxis der Internen Revision durchgeführt. 6 hier ausschließlich bezogen auf Grundqualifizierung und individuelle Qualifizierung (ohne institutionelle Qualifizierung) 7 SAP ist der Name des europäischen Anbieters für Softwareprodukte Schnittstelle zwischen Internen Services und Agenturen für Arbeit Februar

7 Revisionsumfang und -methode Anlage 1 Der Vorstand hatte die Interne Revision beauftragt, eine Revision zum Thema Schnittstellen zwischen IS und AA durchzuführen. Von der Schnittstelle zwischen dem IS und den AA ist eine Vielzahl teilweise sehr komplexer Prozesse betroffen. Daher war für die Revision aus Ressourcengründen sowie unter Risikoaspekten eine Selektion erforderlich. Wesentliche Kriterien für die Auswahl der zu untersuchenden Prozesse waren die Einschätzungen der AA zur Bedeutung sowie zur Qualität der Dienstleistungen der IS. Hierzu wurden Anfang Februar AA (zwei AA je Vergleichstyp, alle Regionaldirektionsbezirke vertreten) mit einem teilstandardisierten Fragebogen befragt. Durch Kombination der beiden erfragten Kriterien wurden die folgenden Prozesse für diese Revision ausgewählt: Personalrekrutierung/Stellenbesetzung Personalentwicklung Da PESo die Kommunikation und Dokumentation des Personalentwicklungsprozesses im Frühjahr 2012 noch nicht planmäßig unterstützte, wurde zunächst der Prozess Personalrekrutierung/Stellenbesetzung untersucht. Der Teilbericht hierzu wurde am dem Vorstand und dem Büro der Selbstverwaltung zugeleitet. Die Regelungen und Beschreibungen zur Personalentwicklung wurden recherchiert und ausgewertet. Anschließend wurde anhand konkreter Vorgänge in ausgewählten AA und IS überprüft, wie die Prozesse tatsächlich ablaufen und wie die IKS-Elemente umgesetzt werden bzw. wie sie wirken. Mit den Prozessbeteiligten wurden teilstrukturierte Interviews geführt (in den IS: Leiterin und Leiter IS Personal, Personalberaterinnen und Personalberater, Teamleiterinnen und Teamleiter sowie Fachkräfte; in den AA: Geschäftsführung sowie Teamleiterinnen und Teamleiter). In die Revision wurden folgende IS und AA einbezogen (identisch mit Personalrekrutierung/Stellenbesetzung ): IS Augsburg mit den AA Augsburg und Donauwörth IS Essen mit den AA Essen und Wesel Folgende Teilprozesse zu Personalentwicklung wurden in die Revision einbezogen: LEDi-MA (Stichtagsbeurteilungen und Mitarbeiterbeurteilungsgespräche 2012) Umsetzung der in Entwicklungsplänen und Mitarbeiterbeurteilungsgesprächen vereinbarten PE-Maßnahmen, z. B. Beauftragung, individuelle Qualifizierung Anlassbeurteilungen, Anlass-MAG im Revisionszeitraum Umsetzung individuelle und Grundqualifizierung Insgesamt wurden 85 Personalentwicklungsvorgänge mit einer Checkliste überprüft: AA Augsburg 18 Fälle, AA Donauwörth 13 Fälle, AA Essen 28 Fälle, AA Wesel 26 Fälle. Kriterien für die Fallauswahl: 15 Stichtagsbeurteilungen und Mitarbeiterbeurteilungsgespräche 2012 je AA und je 15 Anlassbeurteilungen und Anlass-MAG pro AA mit der Fälligkeit im Revisionszeitraum bis zum Schnittstelle zwischen Internen Services und Agenturen für Arbeit Februar

8 Nachdem bei der Prüfung im IS Essen festgestellt wurde, dass bei Stichtagsbeurteilungen ca. die Hälfte der Prüffälle je AA ausgereicht hat, wurden die Fallzahlen für diesen Bereich im IS Augsburg reduziert. Zeitraum der Revision: bis Schnittstelle zwischen Internen Services und Agenturen für Arbeit Februar

9 Abkürzungsverzeichnis Anlage 2 AA bzw. ggf. LEDi-FK LEDi-MA MAG MSS IKS IS IT PB PE PESo POZ SAP HR Agentur für Arbeit beziehungsweise gegebenenfalls Leistungs- und Entwicklungsdialog für Führungskräfte Leistungs- und Entwicklungsdialog für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Mitarbeitergespräch Manager Self Service (IT-Verfahren) Internes Kontrollsystem Interner Service Informationstechnik/informationstechnisch Personalberaterin/-nen und Personalberater Personalentwicklung Personal-Entwicklungs-Software (IT-Verfahren) Personal Online zentral (IT-Verfahren) SAP Human Resources z. B. zum Beispiel Schnittstelle zwischen Internen Services und Agenturen für Arbeit Februar

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