helle.ploigt :agentursuite

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1 helle.ploigt :agentursuite helle.ploigt GmbH Parchimer Straße Hamburg Telefon: +49 (40) Telefax: +49 (40) Web:

2 Bausteine für Ihre individuelle Agenturlösung Die helle.ploigt:agentursuite wurde von unseren erfahrenen Softwareexperten in enger Zusammenarbeit mit einer großen Hamburger Werbeagentur entwickelt. Sie ist mittlerweile seit über zwei Jahren in mehreren Agenturen erfolgreich im Einsatz und wurde daher unter realen Arbeitsbedingungen intensiv getestet und kontinuierlich optimiert. Sie besteht aus einer Reihe von Softwaremodulen, die Sie bei Ihrer täglichen Projektarbeit unterstützen. Dank ihrer äußerst flexiblen Konfiguration und ihres modularen Aufbaus ist eine hohe Leistungsfähigkeit mit besonders intuitiver Bedienung möglich. Die helle.ploigt:agentursuite ist damit sowohl für kleine und mittlere Agenturen als auch für Unternehmen mit mehr als 100 Arbeitsplätzen ein optimales Instrument. Jede unserer installierten Lösungen ist individuell an die Bedürfnisse Ihrer Firma anpassbar. Denn auch wenn sich viele Arbeitsabläufe gleichen, hat jede Agentur spezielle Arbeitsweisen, die sie definiert und die für ihren Erfolg wichtig sind. Deshalb passen wir unsere Software an Ihre Arbeitsweise an und nicht umgekehrt. Das Herz des Systems, wir nennen es Agentur-Center, ist ein leistungsfähiges Multiuser- Datenbanksystem, das sowohl unter Windows als auch unter Mac OS X eingesetzt werden kann. Hier werden alle Informationen gespeichert, verwaltet und verarbeitet, die Sie für Ihre tägliche Arbeit brauchen: Die Verwaltung von Adressen und Ansprechpartnern, das Erstellen von Angeboten, das Schreiben von Rechnungen, das Planen und Verteilen von Aufgaben oder auch die Zeiterfassung samt einem kompletten Controlling. Als Basis verfügt unser Agentur-Center bereits über eine vollständige Reihe von Modulen, die wir ganz nach Ihren Wünschen miteinander kombinieren können. Wie zum Beispiel das Online-Client-Center, das Sie bei der Strukturierung und Durchführung Ihrer Kundenkommunikation wirksam unterstützt. Was Ihnen gefällt, installieren wir nach Ihren Wünschen; was Sie nicht benötigen, blenden wir einfach aus. Sollten Sie spezielle Sonderwünsche haben, fügen wir diese hinzu. So entsteht Ihre ganz individuelle Lösung, die jederzeit weiter mit Ihnen wachsen, sich anpassen und erweitern kann. Deshalb ist alles, was wir Ihnen auf den folgenden Seiten vorstellen, auch nur als Beispiel zu verstehen, wie Ihre ganz persönliche Lösung aussehen könnte. Wenn wir Ihr Interesse an der helle.ploigt:agentursuite geweckt haben, rufen Sie uns einfach an. Ihr Ansprechpartner ist Jürgen Helle, Telefon +49 (40) Gerne präsentieren wir Ihnen unser Produkt vor Ort und installieren Ihnen auf Wunsch eine kostenfreie Demoversion zum ausgiebigen Testen. Wir freuen uns auf Sie! Weitere Informationen und noch mehr Bilder finden Sie auch auf unseren Internetseiten unter:

3 Bekannte Strukturen in neuem Gewand Der logische Aufbau unseres Agentur-Centers orientiert sich an der gebräuchlichen Struktur Kunde / Etat / Job Dabei gibt es für die praktische Arbeit zwei wesentliche Ausgangspunkte: Die Verwaltung von Adressen und Ansprechpartnern sowie die Verwaltung Ihrer Kunden, Etats und Jobs. Für das Marketing und die Neukundengewinnung ist das Modul Adressen und Ansprechpartner verantwortlich. Für die Betreuung Ihrer Kunden ist die virtuelle Jobmappe zuständig, in der alle Informationen und Dokumente zum jeweiligen Job übersichtlich verwaltet werden. Hier finden Sie Vorlagen zu Dokumenten wie zum Beispiel Kostenvoranschläge, Rechnungen, Lieferantenaufträge, Memos, Briefings, etc. Einfache und individuelle Steuerung Der Ausgangspunkt für alle Bereiche ist der Navigator, der sich mit dem Start des Agentur-Centers als einziges Fenster öffnet. Hier befindet sich eine Reihe von Schaltflächen, über die man die verschiedenen Bereiche der Software aufrufen kann. Der Navigator ist für jeden einzelnen Mitarbeiter frei konfigurierbar. Sie können bestimmen, welche Schaltflächen sichtbar sind und in welcher Reihenfolge diese erscheinen. Damit legen Sie gleichzeitig fest, auf welche Module der jeweilige Mitarbeiter Zugriff hat. Dezente und funktionale Anmutung Beim Aufbau und der Gestaltung aller Module haben wir den Schwerpunkt auf optimale Funktionalität und Übersichtlichkeit gelegt. Die Verwendung von Farben haben wir dabei bewusst stark reduziert, denn unsere Software soll Sie möglichst unauffällig bei der täglichen Arbeit unterstützen, ohne Sie von Ihrer eigenen Kreativität abzulenken. Natürlich können wir auch die Gestaltung jederzeit gemäß Ihren Wünschen anpassen.

4 Die wichtigsten Funktionen im Überblick Firmen, Adressen und Ansprechpartner Beliebig viele Adressen, Ansprechpartner und Kommunikationsinformationen zu jeder Firma Zuordnung von beliebig vielen, mehrstufigen Kategorien Umfangreiche Möglichkeiten zur Suche und Filterung Export der selektierten Daten in verschiedene Formate Aktuelle Geburtstagsliste Etats und Jobs Beliebig viele Jobs zu jedem Etat Beliebig viele standardisierte Jobdokumente zu jedem Job (zum Beispiel Memos, Briefings, Besprechungsberichte, etc.) Neue Dokumentarten können jederzeit auf Wunsch hinzugefügt werden Verwaltung von beliebigen, externen Dokumenten (Office-Dokumente, Bilder, etc.) Zuordnung von verantwortlichen Mitarbeitern/Teams Unterteilung in offene/abgeschlossene Jobs Leistungsverwaltung Umfangreiche Leistungsverwaltung mit hinterlegten Bezeichnungen, Beschreibungen und Preisen Individuelle Preise für jeden Kunden möglich Zuordnung von Aufgabenvorlagen für den Bereich Projektplanung Eingangsrechnungen Erfassung von Eingangsrechnungen mit Jobzuordnung Kostenvoranschläge KVA Positionen können aus den hinterlegten Leistungen gewählt werden Gruppierung von Positionen/Leistungen Textbausteine für Vor- und Nachtexte Erstellung von Rechnungen per Knopfdruck Individuell hinterlegte Preise pro Kunde möglich Status der Abrechnung für jede Position Rechnungen Rechnungspositionen können aus den hinterlegten Leistungen gewählt werden Umfangreiche Statusverwaltung (Entwurf, freigegeben, berechnet, gesperrt, etc.) Erstellung von Gutschriften/Stornos Erfassung von Eingangsrechnungen mit Jobzuordnung Automatische Erzeugung von Ausgangsrechnungen Zeiterfassung, Zeitkontrolle und Zeitauswertung Verschiedene Möglichkeiten der Zeiterfassung z.b. wochenweise oder sogar sekundengenaue live- Erfassung Mitarbeiter können pro Job für verschiedene Funktionen Stunden schreiben (z.b. Senior Entwickler, Konzeption) Mitarbeiter, die noch nicht alle Stunden eingetragen haben, können per benachrichtigt werden. Umfangreiche Stunden- und Jobauswertungen Erzeugung von Stundennachweisen für Ihre Kunden Zeiterfassung auch per Webinterface oder AgenturTimer Projektplanung / Workflows Leistungsfähige Projektplanung, -steuerung und -kontrolle Zu jedem Job können mehrere Workflows angelegt werden, die aus einzelnen Aufgaben bestehen. Eingabe von Meilensteinen und Abhängigkeiten. Workflowerstellung automatisch aus einem KVA. Automatische Terminvergabe an zugeordnete Mitarbeiter. Projektübergreifende Ressourcenplanung. Umfangreiche grafische Anzeigen (Workflowübersicht, Termindiagramme, etc.) Agentur-Timer: Tool für die Aufgabenanzeige und automatische Zeiterfassung mit regelmäßigen Rückmeldungen der Mitarbeiter. Zeitkritische Bereiche werden dadurch schnell erkannt Controlling Umfangreiche tabellarische und grafische Auswertungen Vergleich von Jahren, Monaten, Kunden Berücksichtigung von Kosten, die nicht direkt einem Kunden zugeordnet werden können Dynamische Berechnung der Profitabilität pro Kunde auf Grundlage der erfassten Stunden und der tatsächlich entstandenen Kosten Datenimport aus diversen Buchhaltungsprogrammen möglich Mitarbeiter Rechteverwaltung für Module und einzelne Funktionen Adressen, Arbeits- und Urlaubszeiten Zuordnung zu Teams und Funktionen Urlaubsplanung mit grafischem Ausdruck des Kalenders Online Client-Center Web-Applikation für die Kommunikation mit Ihren Kunden Automatisiertes Hochladen von Dokumenten aus dem Agentur-Center in das Client-Center Sehr einfache Bedienung Kommentare für jedes Verzeichnis/Dokument Aussehen kann individuell angepasst werden Benachrichtigung bei neuen Dokumenten Statistiken für jedes Dokument (wer hat es wann gesehen) Sonstiges Mehrsprachige Ausgabe der Dokumente PDF-Erstellung direkt aus der :agentursuite Rechtschreibkorrektur in allen Formularen New Business Modul für die Neukundenakquise

5 Firmen, Adressen und Ansprechpartner Komplexe Beziehungen, einfach dargestellt und verwaltet Es ist immer eine besondere Herausforderung, eine Software mit umfangreicher Funktionalität zu versehen und sie dabei trotzdem intuitiv und einfach bedienbar zu gestalten. Unser Modul für die Verwaltung von Firmen, Adressen und Ansprechpartnern ist ein Beispiel dafür, das dieser Spagat durchaus möglich ist. Zu jeder Firma können nicht nur beliebig viele Adressen oder Abteilungen erfasst werden, sondern auch beliebig viele Ansprechpartner, Telefonnummern, Telefaxnummern, -Adressen und andere Kommunikationsinformationen. Schnellsuche von Firmen und Ansprechpartnern Mit einer einfachen Tastenkombination aktivieren Sie die Schnellsuche nach Firmen und Ansprechpartnern. Blitzschnell haben Sie die gewünschten Informationen zur Verfügung. Mit geeigneten Telefonanlagen ist die automatische Wahl einer angezeigten Telefonnummer möglich. Ein eingehender Anruf kann automatisch den passenden Ansprechpartner auf dem Bildschirm zeigen. Kategorisierungen für Marketing und Akquise Jeder Datensatz kann beliebig vielen Kategorien zugeordnet werden. Sie können selbst beliebig viele Kategorien anlegen und diese dann einer Firma, einem Ansprechpartner oder auch mehreren Ansprechpartnern gleichzeitig zuordnen. Durch den mehrstufigen, hierarchischen Aufbau unseres Kategoriesystems sind auch komplexe Einteilungen auf einfache Art und Weise zu realisieren.

6 Der Job als Zentrum der Arbeit Zu jedem Kunden können Sie beliebig viele Etats und Projekte verwalten In der Kundenmaske verwalten Sie die Projekte und/oder Etats. Dabei können zu jedem Etat beliebig viele Jobs angelegt werden. Sie behalten jederzeit den Überblick über aktive und abgeschlossene Jobs und haben alle relevanten Informationen im Blick. Die virtuelle Jobmappe fasst alle Informationen zu einem Job übersichtlich zusammen Die Jobmaske ist das Zentrum Ihrer Arbeit mit der :agentursuite. Hier stellen Sie das optimale Team zusammen und fertigen Kostenvoranschläge für den Kunden oder Aufträge für Lieferanten an. Sie haben Zugriff auf alle zum Job gehörenden Eingangs- und Ausgangsrechnungen und erstellen und verwalten Briefe und Faxe im Handumdrehen. Jobdokumente - Individuelle Formulare für jeden Zweck Für die Erstellung von Dokumenten wie z.b. Memos, Briefings oder Besprechungsberichten gibt es Formulare, die individuell auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden können. Auch diese werden übersichtlich in der virtuellen Jobmappe verwaltet. Ein fertiges Dokument können Sie nicht nur auf herkömmliche Art und Weise ausdrucken, sondern auch mit einem Klick zum PDF umwandeln, per versenden oder automatisch in das Online-Client-Center hochladen.

7 Kostenvoranschläge und Rechnungen Leistungsarten In den Stammdaten legen Sie alle Leistungen, die Sie anbieten an und legen die Kosten für diese fest. Dabei können Sie optional für einzelne Kunden Sonderpreise hinterlegen, die dann automatisch beim Erstellen eines Kostenvoranschlages oder einer Rechnung berücksichtigt werden. Kostenvoranschläge Für das Erstellen eines Kostenvoranschlags wählen Sie die anzubietende Leistung einfach per Klick aus, dabei wird der hinterlegte Preis automatisch eingetragen. Auf diese Weise ist ein KVA schnell erstellt und fehlerhafte Preisangaben werden vermieden. Rechnungen Eine Rechnung können Sie entweder analog zu einem KVA Position für Position erstellen, oder Sie nutzen die praktische Möglichkeit, aus einem KVA direkt eine Rechnung zu machen. Dazu genügt ein Klick und die Rechnung ist fertig. natürlich können auch dann noch neue Positionen manuell hinzugefügt werden. Druckvorlagen Die Druckvorlagen für KVAs und Rechnungen passen wir natürlich Ihrem Wunsch entsprechend an. Dabei besteht die Möglichkeit, verschiedene Druckvorlagen für die Dokumente zu hinterlegen, so das Sie jederzeit die passende Vorlage auswählen können. Statussystem Durch ein auf Ihre Bedürfnisse abgestimmtes Statussystem verlieren Sie nie die Übersicht über die ausstehenden KVAs oder Rechnungen. Die erstellten Dokumente finden Sie jederzeit in der zugehörigen Jobmappe wieder.

8 Zeiterfassung Tag um Tag Woche um Woche Nur eine funktionierende Zeiterfassung ermöglicht es Ihnen, den Überblick über Ihren Aufwand zu behalten Deshalb ist es gerade in diesem Bereich sehr wichtig, die Bedienung so einfach wie möglich zu gestalten. Als optimaler Kompromiss zwischen Aufwand und erzieltem Ergebnis hat sich dabei in den meisten Agenturen eine wochenweise Zeiterfassung bewährt. Wählt man im Agentur-Center den Bereich Zeiterfassung, wird automatisch die persönlich Eingabemaske für die aktuelle Woche aufgerufen. Gezeigt werden die Jobs, an denen der jeweilige Mitarbeiter beteiligt ist. Pro Wochentag gibt es für jeden Job ein Eingabefeld. Wenn ein Mitarbeiter für einen Job in unterschiedlichen Funktionen tätig ist, erscheint dieser Job mehrmals in der Zeiterfassung für jede Funktion separat. Neben der Gesamtsumme der eingetragenen Stunden für die ganze Woche gibt es Zwischensummen für jeden einzelnen Job und für jeden Wochentag. Zeitkontrolle Neben der einfachen Eingabemaske für die Zeiterfassung der Mitarbeiter gibt es umfangreiche Möglichkeiten zur Kontrolle und Auswertung der erfassten Stunden. So ist es z.b. möglich, die Soll- und Ist-Zeiten für alle aktiven Mitarbeiter in Verlauf einer Woche zu vergleichen. Man sieht auf einen Blick, wer seine Stunden vollständig eingetragen hat und wer nicht. Mitarbeiter mit unvollständigen Zeiterfassungen können per an das Eintragen der Stunden erinnert werden. Zeiterfassung per Internet Die Zeiterfassung ist auch über ein Webinterface möglich, welches in jedem aktuellen Webbrowser aufgerufen werden kann.

9 Zeiterfassung sekundengenau Zeiterfassung in Echtzeit? Mit unseren Tools kein Problem! Besonders dann, wenn Sie viele Projekte nach Aufwand abrechnen müssen, ist eine Echtzeit-Zeiterfassung unumgänglich. Dafür gibt es unseren Agentur-Timer. Der Agentur-Timer ist ein kleines, eigenständiges Programm, das auf Anhieb intuitiv bedient werden kann: Ganz einfach Job wählen, starten, stoppen oder wechseln. Die aktuellen Jobs eines jeden Mitarbeiters werden aus der zentralen Datenbank gelesen und sind direkt auswählbar. Ein ständiger Kontakt zum zentralen Datenbankserver ist für die Verwendung dieses Tools nicht notwendig. Denn das gespeicherte Zeitprotokoll kann jederzeit automatisch in die Datenbank übertragen werden. Einer Verwendung auf mobilen Rechnern oder auch von externen Mitarbeitern steht damit nichts im Wege. Auch eine dauerhafte Zeiterfassung ohne jegliche Verbindung zum Server ist möglich. Dabei werden alle erfassten Zeiten per Mausklick in eine Protokolldatei exportiert und z.b. per verschickt. Die Protokolldatei wird dann automatisch in der Zentrale automatisch eingelesen. Unser Agentur-Timer läuft sowohl unter Windows XP, als auch unter Mac OS X.

10 Controlling Immer alles im Blick Im Bereich Controlling werden alle im Agentur-Center erfassten Informationen übersichtlich zusammengefasst und ausgewertet Und nicht nur das: Auch ein Datenimport aus den gängigsten Buchhaltungsprogrammen ist problemlos möglich. Die erste Übersicht präsentiert eine Auswertung auf Monatsebene. Das alleine ist noch nichts Besonderes, denn das kann jede übliche Buchhaltungssoftware auch. In unserem Controlling kann man zusätzlich weiterführende Details aus der Monatsauswertung heraus aufrufen. So öffnet sich per Mausklick auf die Monatszeile eine Übersicht, aus der ersichtlich wird, wie sich das Gesamtergebnis auf die einzelnen Kunden verteilt. Die gewünschte Auswertung können Sie sich als übersichtliche Tabelle und/oder als graphische Darstellung z.b. in Form eines Balkendiagramms darstellen lassen. Der wesentliche Punkt dabei ist die dynamische Auswertung der in der Zeiterfassung eingetragenen Stunden für jeden einzelnen Job. Dabei wird nicht mit irgendwelchen durchschnittlichen Stundensätzen kalkuliert, sondern mit den wirklich entstandenen monatlichen Personalkosten für jeden einzelnen Mitarbeiter. Kosten, die nicht direkt einem Job und damit einem Kunden zugeordnet werden können wie z.b. Mietkosten oder die Arbeitszeit für Verwaltungsjobs, werden als so genannte Overheadkosten monatlich entsprechend dem jeweiligen Anteil eines Jobs an allen geleisteten Job-Arbeitsstunden auf die einzelnen Jobs verteilt.

11 Projektsteuerung meilenweite Übersicht Die Projektsteuerung ist das neueste Modul der Agentursuite. Sie erlaubt eine übersichtliche und besonders leistungsfähige Projektplanung, -steuerung und -kontrolle. Aufgaben und Workflows Zu jedem Job können mehrere Workflows angelegt werden, die aus einzelnen Aufgaben bestehen. Die Einrichtung von Meilensteinen und Abhängigkeiten erlaubt dabei eine sehr flexible Planung und Steuerung. Die Leistungsverwaltung in den Stammdaten wurde um eine Vorlagenverwaltung für Aufgaben erweitert, so dass jeder Leistung mehrere Aufgabenvorlagen zugeordnet werden können. Dadurch wird es möglich, aus einem KVA automatisch einen neuen Workflow zu erzeugen. Im nächsten Schritt können die einzelnen Aufgaben dieses Workflows den entsprechenden Mitarbeitern automatisch oder manuell zugeordnet werden. Termine und Zeiterfassung Für jeden Mitarbeiter werden aus den zugeordneten Aufgaben und zusätzlich eingetragenen fixen Terminen (wie Urlaub, Schulung usw.) eine Aufgabenliste und ein individueller Terminkalender erzeugt, der in grafischer Form übersichtlich dargestellt wird. Mit Hilfe des einfachen und übersichtlichen Timer-Tools, das die Zeiterfassung mit regelmäßigen Rückmeldungen der Mitarbeiter kombiniert, können zeitkritische Bereiche schnell erkannt und optimiert werden. Charts Für den optimalen Überblick ist zu jedem Workflow die Erstellung von verschiedenen Gantt-Chart Darstellungen möglich. Kritische Bereiche werden farblich hervorgehoben und können deshalb schnell erkannt werden.

12 Online Client-Centerl einfach & schnell Die ideale Ergänzung zum Agentur-Center Mit dem Client-Center können Sie die im Agentur-Center erstellten Dokumente wie Angebote, Kostenvoranschläge, etc. ganz einfach Ihren Kunden online zur Verfügung stellen. Ein Klick auf online stellen genügt und das Agentur-Center erstellt automatisch ein PDF aus dem Dokument und überträgt es in den entsprechenden Ordner im Client-Center. Die Navigationsstruktur entspricht auch hier dem Aufbau Kunde / Etat / Job. Für jeden Job können dabei beliebig viele Unterverzeichnisse erstellt werden. Für jedes Verzeichnis und jedes Dokument können beliebig viele Kommentare erfasst werden. Die chronologische Anzeige ermöglicht dabei die Abbildung eines einfachen Workflows. Die Oberfläche ist auf eine einfache Bedienung ausgelegt, um eine möglichst große Kundenakzeptanz zu erreichen. Natürlich ist es auch möglich, das Client-Center unabhängig von der :agentursuite einzusetzen. In diesem Fall findet die Administration direkt im Client-Center statt. Funktionen des Client-Centers Einfache Administration direkt im Agentur-Center Automatisiertes Hochladen von Dokumenten Benutzer- und Zugriffsverwaltung vollständig in die :agentursuite integriert Funktionen auf das Notwendigste beschränkt, um die Arbeit mit dem Client-Center (vor allem für die Kunden) so einfach wie möglich zu machen Kommentare für jedes Verzeichnis/Dokument Einfacher Workflow Aussehen kann individuell angepasst werden Benachrichtigung bei neuen Dokumenten Statistiken für jedes Dokument (wer hat es wann gesehen)

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