VerlagsProfi (VP) Leistungsbeschreibung, Version 6.1

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1 VerlagsProfi (VP) Die Software zur Unterstützung des Anzeigenmarketings und der Anzeigenverwaltung für Zeitschriften Leistungsbeschreibung, Version 6.1 Klopotek & Partner GmbH Elsenheimerstr. 47a München Fon 0 89 / Fax 0 89 / Stand: Juni 2013

2 Inhalt INHALT 1 Einführung Übersicht Kunden...9 Copyright 2013 by Klopotek & Partner GmbH Schlüterstr Berlin Alle Rechte vorbehalten. Ohne ausdrückliche schriftliche Erlaubnis der Klopotek & Partner GmbH darf kein Teil dieses Dokumentes für irgendwelche Zwecke oder in irgendeiner Form mit irgendwelchen Mitteln, elektronisch oder mechanisch, mittels Fotokopie, durch Aufzeichnung oder mit Informationsspeicherungs- und Informationswiedergewinnungssystemen reproduziert oder übertragen werden. Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen. Trotzdem können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Für fehlerhafte Angaben und deren Folgen wird weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernommen. Windows, Windows NT, Windows 95, Windows 2000, Windows XP, Windows Vista, Windows 7, WinWord, Excel, Windows Messaging, WinHelp, Access und NotePad, sind Warenzeichen der Microsoft Corporation in den Vereinigten Staaten und/oder anderen Ländern. Oracle ist ein Warenzeichen der Oracle Corporation. Fuzzy!- Informatik, Fuzzy!-Post, Fuzzy!-Double und Fuzzy!-Logik sind Warenzeichen der Fuzzy! Informatik GmbH. PowerBuilder, InfoMaker, PowerDesigner und S- Designor sind Warenzeichen der Sybase Inc. Pagemaker ist ein Warenzeichen der Adobe Systems Incorporated. Infopost ist ein Warenzeichen der Deutschen Post AG. QuarkXpress ist ein Warenzeichen der Quark Inc. Q ist ein eingetragenes Warenzeichen der Voyager Systems Inc. 3.1 Zugeordnete Informationen und Merkmale Agenturen Funktionen Kundendossier Kontaktberichte Funktionen Übersicht zu Kontaktberichten Übersicht zu Kunden/Agenturen Wiedervorlagen Buchungsübersichten Buchungen nach Umsätzen, Fakturierung Abfragemöglichkeiten Buchungen nach Druckunterlagen Funktionen Selektion von Adressen, Serienbriefe Zielgruppen erreichen Weitere Funktionen Konkurrenzbeobachtung Redaktionelle Beiträge Kennziffern Chiffre-Verwaltung Auftragsverwaltung Auftragserfassung Auftragsbestätigungen Rechnungen Rabattabschlussverwaltung Mal-, Mengen-, Millimeter- und Währungsstaffel Klopotek & Partner GmbH Seite 2

3 Inhalt 14 Manuelle Gutschriften/Nachbelastungen Vertreter-Provisionen Druckunterlagen-Anforderung und -Rücksendung Statistiken Benutzeroberfläche Zusätze Hilfsfunktionen und Dokumentation Technologie Software Netzwerke Mindestanforderungen an Hard- und Software Klopotek & Partner GmbH Seite 3

4 Einführung 1 Einführung Produkt/Software Kurzbeschreibung Entwicklung Komponenten Benutzerführung Technologie Schnittstellen Lizenzen VerlagsProfi (VP) Die Software zur Unterstützung des Anzeigenmarketings und der Anzeigenverwaltung von Zeitschriften für Verlage und Verlagsvertretungen. VerlagsProfi präsentiert sich als komplettes System, das alle Geschäftsvorfälle von der Akquise bis zur Anzeigenabrechnung in Anzeigenabteilungen abdeckt. VerlagsProfi wurde 1992 unter Mitarbeit namhafter Verlage aus der WEKA-Gruppe konzipiert. Seitdem wird die Software permanent weiterentwickelt und den Anforderungen der Verlagsbranche angepasst. Das System gliedert sich in die Bereiche "Anzeigenmarketing und Anzeigenverwaltung", "Kennziffernabwicklung", Redaktionelle Beiträge, "Chiffreverwaltung", Telefonie, Im- und Export Vertreterdaten und Kontaktberichte, Import Adressen, Redline-Schnittstelle Timone-Schnittstelle und Katalogschnittstelle. VerlagsProfi ist leicht verständlich und daher einfach zu bedienen. Die Darstellung von Formularen und Daten basiert weitestgehend auf Volltext. Alle Felder und Funktionen sind in Statuszeilentexten erklärt. Das System wurde vollständig unter Access 2010 entwickelt und bildet somit eine integrierte 32 BIT Anwendung unter Windows. VerlagsProfi verfügt über definierte Exportschnittstellen für Daten nach WinWord und Excel. Weiterhin bietet VerlagsProfi eigene Exportschnittstellen und Konverter für FiBu-Daten an gängige FiBu-Systeme. Weitere Schnittstellen ermöglichen den Import von Adressen (Kunden, Agenturen und Personen) und den Austausch von Kontaktberichten zwischen Verlagsvertretung und Verlag. Die Übergabe von Buchungsdaten an das Redaktionssystem REDLINE der Fa. MarkStein Software oder an das Redaktionssystem TIMONE ist ebenfalls möglich. Über eine Katalogschnittstelle können Adressen, Aufträge und Buchungen aus der Katalogsoftware jcatalog in den VerlagsProfi übernommen werden. Die Lizenzierung des in dieser Leistungsbeschreibung dargelegten Leistungsumfangs durch einzelne Produkte erfolgt nach der aktuellen Preisliste. Fremdprodukte sind als "optional lizenzierbar" gekennzeichnet und können nach den jeweils gültigen Preislisten der Hersteller über Klopotek & Partner lizenziert werden. Klopotek & Partner GmbH Seite 4

5 Einführung Arbeitsplätze K&P-Standardprodukte kommen zur Zeit bei mehr als 350 Verlagshäusern mit ca Anwendern zum Einsatz. Lizenznehmer VP AvD Verlag GmbH, Frankfurt a.m. A.V.I. Allgemeine Verlags- und Informationsgesellschaft mbh, Isernhagen B & R MedienService GmbH, Siegburg Beckmann Verlag GmbH & Co. KG, Lehrte Berliner Medien Vertrieb e.k., Berlin Michael E. Brieden Verlag GmbH, Duisburg Brinkschulte & Partner GmbH, Essen und Arnsberg Büttner Medien GmbH, Frankfurt a.m. campushunter media GmbH, Heidelberg Corps GmbH, Düsseldorf dbb verlag GmbH, Berlin Dom Medien GmbH, Osnabrück ECV Editio Cantor Verlag für Medizin und Naturwissenschaften GmbH, Aulendorf EDEKA Verlag GmbH, Hamburg Evangelischer Presseverband für Westfalen und Lippe e.v., Bielefeld Fachverlag der Verlagsgruppe Handelsblatt GmbH, Düsseldorf falkemedia e.k., Kiel Familienheim und Garten Verlagsgesellschaft mbh, Bonn FID Verlag, Bonn Freizeit + Wassersport Verlag GmbH, Miesbach Friedrich Berlin Verlagsgesellschaft mbh, Berlin Friedrich Verlag GmbH, Seelze Alfons W. Gentner Verlag GmbH & Co. KG, Stuttgart Gesellschaft für kirchliche Publizistik Mainz mbh, Limburg a. d. Lahn GW-Verlag Gesellschaft für gastgewerbliche Fachpublikationen GmbH, Essen Hans Holzmann Verlag GmbH & Co. KG, Bad Wörishofen Verlag Herder GmbH, Freiburg Hundemaxx GmbH, Nürnberg I.G.T. Informationsgesellschaft Technik mbh, München Klopotek & Partner GmbH Seite 5

6 Einführung ipm magazin-verlag GmbH, München Jaster Medien GmbH & Co. KG, Düsseldorf kölnerverlagsagentur, Köln Lambda Verlag GmbH, Gars a. Inn Marbuch Verlag GmbH, Marburg media communication, Schwalbach am Taunus Media Service Partner, Grasbrunn medienpunkt e.k. Raimund T. Arntzen, Obergriesbach MMedien GmbH, Kaiserslautern Verlag Natur & Heilen, München Reiner H. Nitschke Verlags-GmbH, Euskirchen Oeser Media Service GmbH, Hamburg Pädagogik & Hochschulverlag, Düsseldorf Philippka-Sportverlag, Münster PIC Crossmedia, Erkrath pms Plantenberg Media Service GmbH, München PPVMEDIEN GmbH, Bergkirchen publimed Medizin & Medien GmbH, München Quarto Media GmbH, Hamburg Quintessenz Verlags-GmbH, Berlin Ringier Publishing GmbH, Berlin Schattauer GmbH Verlag für Medizin und Naturwissenschaften, Stuttgart Spotlight Verlag GmbH, Planegg bei München Gebr. Storck GmbH & Co. Verlags-oHG, Oberhausen (Rheinland) STROBEL VERLAG GmbH & Co. KG, Arnsberg Verlag Rottwinkel-Kröber GmbH, Osnabrück Verlagsvertretung Monika Kusche, Willich Verlagsvertretungen Schmöde GmbH, Lübeck Viavital Verlag GmbH, Köln Verlag W. Wächter GmbH, Bremen und Berlin WIN-Verlag GmbH & Co. KG, Vaterstetten bei München WMV Werbung Media Verlagsservice e.k., Düsseldorf Gert Wohlfarth GmbH, Duisburg Dr. Rolf M. Wolf Media GmbH, Düsseldorf Wolters Kluwer Deutschland GmbH, Neuwied WPV Verlag GmbH, Köln WWK Networks, Kiel Klopotek & Partner GmbH Seite 6

7 Übersicht 2 Übersicht Der VerlagsProfi unterstützt als komplettes System zur Abwicklung von Anzeigen alle Arbeitsschritte einer Anzeigenabteilung. Da in dieser Leistungsbeschreibung nicht alle Funktionen ausführlich beschrieben werden können, soll die nachfolgende Aufzählung zunächst eine Übersicht bieten. Anschließend werden einige Themen etwas näher, auch mit Darstellung von Beispielen und Formularen, erläutert. Funktionsübersicht des VerlagsProfi: Verwaltung von Kunden, Agenturen, Konzernen und Personen Klassifizierung von Adressen und Personen durch selektierbare Branchen und Produktcodes Verwaltung und Zuordnung eines individuellen Produktthesaurus Selektion von Adressen und Personen nach zahlreichen Merkmalen Übergabe selektierter Adressen zu Serien-Brief oder Serien- Export von Adressen und Personen für Einzelbriefe Import von Adressen (Kunden, Agenturen, Personen) mittels Schnittstelle Individuelle Matchcodeverwaltung für Suchbegriffe 360 Grad Sicht auf Kunden aus dem Kundenformular heraus Kontaktberichte und Wiedervorlagen Import von Vertreterberichten Austausch von Kontaktberichten und Vertreterdaten zwischen Verlagsvertretung und Verlag Verwaltung von Freieinweisungen Eigene Konkurrenzbeobachtung Verwaltung von redaktionellen Beiträgen Komplette Abwicklung von Kennziffern oder Leserdienstkartenservice Auftragsverwaltung und Erfassung von Anzeigenbuchungen und Reservierungen Druckunterlagenanforderung Auftragsbestätigungen, Rechnungen, separate Agentur-Provisionsgutschriften Verwaltung von Mengen-, Mal-, Millimeter- und Umsatzstaffeln Klopotek & Partner GmbH Seite 7

8 Übersicht Kunden- und Konzernrabattabschlüsse mit automatischer Ermittlung des Rabatts Fakturierung Rabattgutschriften und -nachbelastungen Ausgeprägte Buchungsübersichten, Dispo- und Umbruchlisten Übergabe von Buchungsdaten an Redaktions- und Umbruchsystem REDLINE der Fa. MarkStein Software Übergabe von Buchungsdaten an Redaktions- und Umbruchsystem TIMONE Belegversand Kennziffernverwaltung Chiffreverwaltung Vertreterprovisionsabrechnungen Inserentenstatistiken, Stichtagsvergleiche, TopDown-Listen Umsatzstatistiken Statistiken aus Konkurrenzdaten Statistiken zu Kennziffern und redaktionellen Beiträgen Verwaltung von Preislisten in unterschiedlichen Währungen Import von externen Grafiken in die Auftragsdokumente Außendienstanbindung via Terminalserver Telefonie Import von Adressen, Aufträgen und Buchungen aus der Katalogsoftware jcatalog Schnittstellen zu Finanzbuchhaltungs-, Redaktions-, Katalogund Umbruchsystemen Schnittstellen zu Word und Excel Mandantenfähigkeit Mehrsprachigkeit Individuelle Benutzerberechtigungen, Steuerung von Schreib-, Lese- und Löschberechtigungen auch objektspezifisch Klopotek & Partner GmbH Seite 8

9 Kunden 3 Kunden Die Kunden bilden eine zentrale Einheit im VerlagsProfi. Neben den Adressdaten können Sie eine Reihe von weiteren Informationen und Merkmalen zuordnen, im Auswahlfenster ablesen oder direkt bearbeiten. Damit stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden optimal qualifiziert und betreut werden. Bild 1 Kundenmaske mit Auswahlfenster Personen 3.1 Zugeordnete Informationen und Merkmale Priorität Konzern-Zuordnung Separates Sortierkriterium Anrede Aktiv-Kennzeichen Mailing-Verteiler Klopotek & Partner GmbH Seite 9

10 Kunden Personen Objektinteresse und Verkäuferzuständigkeit Bevorzugte Kommunikationsart Kontaktberichte Kundenrabattabschlüsse Bankinformationen, Zahlungskonditionen Agenturverbindungen Personifizierte Produkte (Produktcodes) Freieinweisungen Buchungen Konkurrenzdaten Ränge oder Rangstufen (werden aus Konkurrenzdaten ermittelt) Kategorien oder Branchen Redaktionelle Beiträge Bild 2 Personenmaske mit zugeordneten Produktcodes Klopotek & Partner GmbH Seite 10

11 Kunden 3.2 Agenturen Die Agenturen können, ähnlich wie die Kunden, ausführlich qualifiziert und systematisiert werden. Einem Kunden können beliebig viele Agenturen und einer Agentur beliebig viele Kunden zugeordnet werden. Kunden-Agenturen Relationen Übersicht der Ansprechpartner in der Agentur in Bezug zum Kunden 3.3 Funktionen Exportmöglichkeiten in Zwischenablage (Einzelbrief) Matchcode- und Teilwortsuche Eigene Matchcodeverwaltung 3.4 Kundendossier Mit dem Kundendossier erhalten Sie Ihre kundenrelevanten Informationen auf einen Blick. Sie können den Bericht durch individuelle Auswahl (z.b. Personen, Buchungen, Konkurrenzdaten, etc.) Ihren Informationsbedürfnissen anpassen. Damit haben Sie Bild 3 Auswahlkriterien für Zusammenstellung eines Kundendossiers Klopotek & Partner GmbH Seite 11

12 Kunden für Kundenbesuche alle Daten präsent. Klopotek & Partner GmbH Seite 12

13 Kontaktberichte 4 Kontaktberichte Die Kontaktberichte erlauben eine lückenlose Historie über Ihre Kontakte zu Kunden und Agenturen sowie eine integrierte Wiedervorlage. Sie erfassen einen Kontaktbericht direkt aus der Kunden- oder Agenturmaske heraus. Bild 4 Kontaktbericht 4.1 Funktionen Verweis auf zugeordnete Kunden oder Agenturen und Ansprechpartner Wiedervorlagedatum Drucken und Export eines Kontaktberichts Kopierfunktionen Blätterfunktion durch alle Kontaktberichte eines Kunden oder einer Agentur Einbinden von externen Dokumenten Selektion nach selbst definiertem Betreff Zuordnung zu beliebig vielen Objekten Klopotek & Partner GmbH Seite 13

14 Kontaktberichte Austausch von Kontaktberichten zwischen einzelnen VerlagsProfis (z.b. zwischen Verlagsvertretung und Verlag) Import von Vertreterberichten 4.2 Übersicht zu Kontaktberichten Diese Übersicht erlaubt die Selektion und Zusammenstellung von Kontaktberichten nach den folgenden Kriterien: Bild 5 Übersicht zu Kontaktberichten Kunde / Agentur Verkäufer, dem der Kontaktbericht zugeordnet ist Kontaktart Objekt, dem der Kontaktbericht zugeordnet ist Erledigt ja / nein Anlage-Datum von / bis Klopotek & Partner GmbH Seite 14

15 Kontaktberichte Wiedervorlage-Datum von / bis Kontaktberichte können aus der Übersicht heraus geöffnet und bearbeitet werden. 4.3 Übersicht zu Kunden/Agenturen Diese Übersicht erlaubt die Durchleuchtung und gesamte Bearbeitung des Adressbestandes mittels leicht bedienbarer Selektionen: Mailingverteiler Prioritäten Produktcodes Kontakte Objektinteresse Verkäufer Mit der Selektion Kunden/Agenturen ohne aktuelle Kontakte können sog. Schläfer-Adressen in Ihrem Datenbestand selektiert werden. Kunden/Agenturen, die keinen Kontakt zum Verlag haben, können pro Verkäufer identifiziert und direkt bearbeitet Bild 6 Kunden / Agenturen ohne Kontakte in einem bestimmten Zeitraum Klopotek & Partner GmbH Seite 15

16 Kontaktberichte werden. Klopotek & Partner GmbH Seite 16

17 Wiedervorlagen 5 Wiedervorlagen Selektion von Kontaktberichten nach Firma, Verkäufer, Kontaktart, Anlage- und Wiedervorlage-Datum, erledigt- Kennzeichen Ausgabe am Bildschirm oder als Bericht Bild 7 Bericht einer Wiedervorlage Klopotek & Partner GmbH Seite 17

18 Buchungsübersichten 6 Buchungsübersichten 6.1 Buchungen nach Umsätzen, Fakturierung Die Buchungsübersicht nach Umsätzen bietet Ihnen die Möglichkeit, jederzeit über das aktuelle Seiten- und Bild 8 Buchungen nach Umsätzen Umsatzvolumen eines Kunden, einer Ausgabe oder eines Objekts informiert zu sein. Sie können Buchungsübersichten am Bildschirm anzeigen und sortieren lassen oder als Bericht ausdrucken. Sie können einzelne Buchungen aus der Übersicht heraus öffnen, ansehen und bearbeiten. Außerdem können beliebig oft Auftragsbestätigungen für einzelne oder mehrere Buchungen erzeugt werden. Rechnungen für einzelne Buchungen oder Rechnungsläufe z.b. für alle Buchungen einer Ausgabe werden ebenfalls aus der Übersicht heraus aufgerufen. 6.2 Abfragemöglichkeiten Kunde und Agentur Objekt und Ausgabe Erstverkaufstag Klopotek & Partner GmbH Seite 18

19 Buchungsübersichten Rubrik Format Platzierung Verkäufer Vertreter Anzeigengruppen Gegengeschäft Faktursperre Buchungsstatus Status der Auftragsbestätigung und Rechnung Bild 9 Abfragemöglichkeiten 6.3 Buchungen nach Druckunterlagen Für die Platzierungskontrolle und die Erzeugung von Umbruch- und Dispolisten verwenden Sie die Übersicht Buchungen nach Druckunterlagen. Die selektierten Daten können Sie als Liste ausdrucken oder unter WinWord im Serienbrief verwenden oder zur Weiterverarbeitung nach Excel exportieren. Klopotek & Partner GmbH Seite 19

20 Buchungsübersichten Bild 10 Dispoliste Für die Anforderung fehlender Druckunterlagen können Sie alle Buchungen anzeigen lassen, für die Sie noch keine Druckunterlagen erhalten haben. Zu diesen Buchungen lässt sich eine Druckunterlagen-Anforderungsliste erzeugen, anhand der Sie die Lieferanten der fehlenden Druckunterlagen zielgerichtet kontaktieren können. Bild 11 Liste für Druckunterlagen-Anforderung Klopotek & Partner GmbH Seite 20

21 Buchungsübersichten 6.4 Funktionen Druckunterlagen-Anforderung Umbruchliste Dispoliste Belegversand via Etiketten oder per Datei Inserenten-Verzeichnis Versand von Korrekturabzügen Ablauflisten Export der Buchungsdaten an Umbruch- und Blattplanungssysteme Klopotek & Partner GmbH Seite 21

22 Selektion von Adressen, Serienbriefe 7 Selektion von Adressen, Serienbriefe Komplexe Abfragemöglichkeiten sichern Ihnen die zielgerichtete Ermittlung von Kunden und Agenturen inkl. der gewünschten Personen. Das gefundene Ergebnis wird Ihnen zuerst als Liste zur Verfügung gestellt, in der Sie einzelne Kunden und Agenturen noch ausschließen können. Anschließend übergeben Sie die Daten in eine Datei, die als Datenquelle für Ihren Serienbrief verwendet wird. 7.1 Zielgruppen erreichen Sie wollen Kunden aus verschiedenen PLZ oder Nielsen-Gebieten in Verbindung mit einer bestimmten Priorität anschreiben. Von diesen Kunden wünschen Sie nur die Personen, die für bestimmte Produktbereiche zuständig sind. Zusätzlich zu den Kunden wollen Sie auch noch die verknüpften Agenturen mit den Ansprechpartnern erreichen, die für die ermittelten Kunden zuständig sind. Bild 12 Auswahlkriterien für die Zusammenstellung von Adressen Klopotek & Partner GmbH Seite 22

23 Selektion von Adressen, Serienbriefe Auch alle Daten der Konkurrenzbeobachtung stehen zur Verfügung. Sie können z.b. Inserenten aus Konkurrenzmedien anschreiben, dazu automatisch einen Kontaktbericht beim Kunden anlegen, eine Erfolgskontrolle per Serienfax durchführen und eine Liste zum Nachtelefonieren erzeugen. 7.2 Weitere Funktionen Verwaltung von Selektionsprofilen: regelmäßige Abfragen können als eigenes Profil abgespeichert werden Automatische Anlage von Kontaktberichten und Wiedervorlagen aus der Serienbrieffunktion Export der selektierten Adressen nach WinWord oder Excel zur weiteren Verarbeitung Klopotek & Partner GmbH Seite 23

24 Konkurrenzbeobachtung 8 Konkurrenzbeobachtung Im VerlagsProfi können Sie Anzeigen aus Objekten Ihrer Mitbewerber mit Formatgröße, Farbigkeit, Produktbereich und Motiv erfassen. Die Statistiken lassen Betrachtungen nach diesen und weiteren Merkmalen zu. Zusätzlich können Sie Wertigkeiten für Kunden auf Basis der erfassten Konkurrenzdaten errechnen lassen. Diese Informationen stehen Ihnen dann in der Kundenmaske als sogenannte Rangstufen zur Verfügung. Bild 13 Erfassung von Konkurrenzdaten Klopotek & Partner GmbH Seite 24

25 Redaktionelle Beiträge 9 Redaktionelle Beiträge Die redaktionellen Beiträge können eine wichtige Argumentationshilfe bei Akquisegesprächen mit Ihren Anzeigenkunden darstellen. Redaktionelle Beiträge werden pro Objekt und Ausgabe erfasst und stehen als Information in der Kundenmaske oder als Grundlage für Statistiken zur Verfügung. Folgende Daten können erfasst werden: Kunde Kennziffer Seitenumfang Farbe Redaktionsgruppe Seite Motiv Produkt Bild 14 Erfassung von redaktionellen Beiträgen Klopotek & Partner GmbH Seite 25

26 Kennziffern 10 Kennziffern Die Kennziffernverwaltung oder der Leserdienstkartenservice bildet ein optionales Modul im VerlagsProfi. Alle anfallenden Arbeitsschritte werden unterstützt. Vergabe von Kennziffern für redaktionelle Beiträge und Anzeigenbuchungen Zuordnung eines Leserdienstkarten-Empfängers Erfassung von Rücklaufadressen Abruf und Export von Rücklaufadressen an definierte Leserdienstkarten-Empfänger auf Etiketten oder als Datei Wiederholung von Exportläufen Statistische Auswertung von Rückläufern Bild 15 Leserdienstkarte (Rückläufer) Klopotek & Partner GmbH Seite 26

27 Chiffre-Verwaltung 11 Chiffre-Verwaltung Chiffre-Anzeigen dienen dazu, den Auftraggeber einer Anzeige nicht öffentlich zu machen, z.b. bei Stellenanzeigen. Der Leser schreibt an den Verlag unter Angabe der Chiffre-Nummer. Anhand der Chiffre-Nummer identifiziert der Verlagsmitarbeiter den Inserenten und leitet die Leserzuschrift an diesen weiter. Bild 16 Übersicht von Chiffrebuchungen Die Bearbeiter der Chiffreverwaltung bekommen eigene Berechtigungen Es gibt einen Chiffre-Nummernkreis pro Verlag Einer Buchung kann genau eine Chiffrenummer zugeordnet werden Der Empfänger einer Chiffrezuschrift kann im Auftrag angegeben werden Erfassung, Versand und Übersicht von Chiffrezuschriften werden unterstützt Klopotek & Partner GmbH Seite 27

28 Auftragsverwaltung 12 Auftragsverwaltung 12.1 Auftragserfassung Grundlage für die Auftragserfassung ist die Auftragsmaske: Bild 17 Auftragskopf Diese bietet folgende Möglichkeiten: Eingabemöglichkeit beliebig vieler Buchungen (auch unterschiedlicher Formate) in einem Auftrag Eingabe beliebig vieler Zuschläge Verwendung von Abschlussrabatt und weiterer Rabatte Erfassen von internen und externen Platzierungen Auswahl von Textbausteinen für immer wiederkehrende Texte in den Auftragsbestätigungen Erfassen von Text intern und extern (auf Auftragsbestätigung und / oder Rechnung) Auswahl beliebig vieler Belegadressen aus dem Adressstamm sowie Nutzung freier Adressen Zuordnung beliebig vieler Vertreter mit automatischer Provisionsermittlung Klopotek & Partner GmbH Seite 28

29 Auftragsverwaltung Bild 18 Buchung Umsatz-Verteilung auf beliebig viele Verkäufer Auswahl einer Adresse zur Druckunterlagen-Anforderung und -Rücksendung und für Korrekturabzüge (selektierbar => Serienbrief) Druckunterlagenverwaltung Faktur-Sperre Kennzeichnung von Gegengeschäften Kopiermöglichkeit einer Buchung in verschiedene Ausgaben Kopiermöglichkeit eines Auftrags Drucken von Auftragsbestätigungen und Rechnungen sofort aus der Auftragsmaske oder später aus der Übersicht Buchungen nach Umsätzen Verwendung alternativer Versandadressen 12.2 Auftragsbestätigungen Sie können Auftragsbestätigungen entweder direkt nach der Erfassung eines Auftrags aus der Auftragsmaske heraus erzeugen oder zu einem späteren Zeitpunkt aus der Übersicht Buchungen nach Umsätzen heraus. Das gleiche gilt für Auftragsstornos. Klopotek & Partner GmbH Seite 29

30 Auftragsverwaltung Bild 19 Auftragsbestätigung 12.3 Rechnungen Sie können Rechnungen entweder direkt nach der Erfassung eines Auftrags aus der Auftragsmaske heraus erzeugen oder zu einem späteren Zeitpunkt aus der Übersicht Buchungen nach Umsätzen heraus. Dabei können auch Rechnungsläufe für mehrere Buchungen erzeugt werden, so dass Sie z.b. alle Buchungen einer Ausgabe auf einmal berechnen können. Klopotek & Partner GmbH Seite 30

31 Rabattabschlussverwaltung 13 Rabattabschlussverwaltung 13.1 Mal-, Mengen-, Millimeter- und Währungsstaffel Mal-, Mengen-, Millimeter- und Währungsstaffel Zuordnung von Konzernrabattabschlüssen Automatische Ermittlung des Maximalrabatts aus Kundenund Konzernrabatt Vorgabe von Beleg- und Dokumentenempfängern im Rabattabschluss Erstellung von Rabattgutschriften und nachbelastungen Bild 20 Übersicht der Kunden-Rabattabschlüsse Klopotek & Partner GmbH Seite 31

32 Manuelle Gutschriften/Nachbelastungen 14 Manuelle Gutschriften/Nachbelastungen Erstellung von individuellen Gutschriften und Nachbelastungen Änderungen auch außerhalb der prozentualen Mengen- und Malstaffel Änderungsübersichten pro Kunde, Agentur, Objekt und Rechnungszeitraum Durchgängige Berücksichtigung der geänderten Rechnungswerte bei Kundenübersichten, Statistiken und Vertreterprovisionsabrechnungen Bild 21 Übersicht zu manuellen Gutschriften / Nachbelastungen Klopotek & Partner GmbH Seite 32

33 Vertreter-Provisionen 15 Vertreter-Provisionen Jedem Auftrag können beliebig viele Vertreter zugeordnet werden, die Provisionen für den Auftrag erhalten sollen. Nach Rechnungsstellung können dann Vertreter-Provisions- Abrechnungen erzeugt werden Vertreter-Provisionen im Auftrag können jederzeit geändert werden, auch nach Rechnungsstellung oder wenn die Vertreter- Provisions-Abrechnung bereits abgerufen wurde. Bei Nachträglichen Änderungen werden Änderungsdatensätze zu den Vertreter-Provisionen erstellt. Bild 22 Übersicht Vertreterprovisionen Klopotek & Partner GmbH Seite 33

34 Druckunterlagen-Anforderung und -Rücksendung 16 Druckunterlagen-Anforderung und -Rücksendung Ein einfacher Befehl ermittelt Ihnen die Buchungen, zu denen die Druckunterlagen noch nicht vorliegen. Sie können die Daten zum Serienbrief exportieren oder sich eine Telefonliste ausgeben lassen. Bild 23 Buchungen auswählen Das gleiche Verfahren wählen Sie, wenn Sie Druckunterlagen an bestimmte Absender zurückschicken wollen. Klopotek & Partner GmbH Seite 34

35 Statistiken 17 Statistiken Damit Sie immer aktuell über Heftumfänge, Anzeigenumsätze und Ihre Mitbewerber informiert sind, bietet der VerlagsProfi zahlreiche Statistiken an. Diese können als Bericht angezeigt oder nach Excel zur weiteren Bearbeitung exportiert werden. Folgende Statistiken stehen im VerlagsProfi zur Verfügung: Objektumsätze mit IST-SOLL-Bewertung Kumulierte Umsätze Tagesumsätze, Stichtagsvergleiche Top-Down-Listen Inserentenvergleiche aus bis zu drei frei definierbaren Zeiträumen Heft- und Kundenbewertung zum Vergleich des Grundpreises mit dem tatsächlichen Netto-Erlös Gewinn- und Verluststatistiken von eigenen und Konkurrenzobjekten Objektstatistik nach Inserenten (Eigen- und Fremdobjekte) Streupläne von Inserenten aus Eigenund/oder Konkurrenzobjekten Statistik zu Kennziffern Statistik zu redaktionellen Beiträgen im Vergleich zu gebuchten Anzeigen Bild 24 Kundenumsätze Klopotek & Partner GmbH Seite 35

36 Benutzeroberfläche 18 Benutzeroberfläche Das System arbeitet auf der Basis von Windows Jederzeit vollständige Darstellung von Daten und Verarbeitungen Daten, die an einer Stelle bereits erfasst sind, können an anderer Stelle sichtbar gemacht und durch Mausoperationen weiterverwendet werden. Die rechte Maustaste dient Sortierfunktionen Sichtbarmachen aller im System verfügbaren und für die Arbeit benötigten Daten. Verzeichnisse außerhalb des Systems werden nicht länger benötigt. Telefonie Klopotek & Partner GmbH Seite 36

37 Zusätze 19 Zusätze 19.1 Hilfsfunktionen und Dokumentation Verwendung von Statuszeilentexten für alle Datenund Funktionsfelder Ausführliches Anwendungshandbuch Installationsanleitung Klopotek & Partner GmbH Seite 37

38 Technologie 20 Technologie 20.1 Software Der VerlagsProfi wird als Run-Time-Version von Access 2010 ausgeliefert. Access ist somit nicht erforderlich Netzwerke Es werden alle von Microsoft empfohlenen Lösungen unterstützt. Die Basissoftware muss vorhanden sein und ist nicht im Lieferumfang enthalten! Terminalserversoftware für Außendienstanbindung ist nicht im Lieferumfang enthalten! 20.3 Mindestanforderungen an Hard- und Software Die vorliegenden Beschreibungen können nur einen Überblick geben. Im Zweifel sind die technischen Spezifikationen maßgeblich. Industriestandard-PC, Prozessor mind. 500 MHz oder schneller, Arbeitsspeicher 512 MB RAM, 3 GB verfügbarer Speicherplatz Plattenplatz Server: Mind. 200 MB. In der Folge abhängig von der Größe der Datenbank PROFIDAT.ACCDB Betriebssysteme: Windows XP Service Pack 3 (nur 32-Bit) Windows Vista Service Pack 1 (nur 32 Bit) Windows 7 (32-Bit und 64-Bit) Windows Server 2003 R2 Windows Server 2008 Service Pack 2 Windows Server 2008 R2 Bildschirmauflösung mindestens x Klopotek & Partner GmbH Seite 38

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