Sunet. Installationsanleitung

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1 Sunet Installationsanleitung

2 Willkommen bei Sunet. Bitte lesen Sie diese Anleitung vor der Installation von Sunet aufmerksam durch. Inhaltsverzeichnis Wichtige Hinweise... 3 Wichtige Hinweise Programm- und Datenbank-Update... 5 Installationsanleitung... 6 Demo-Datenbank Neues Unternehmen generieren Versicherungen und Betriebsdaten konfigurieren Import Vertragsdaten (CSS; Helsana; Visana; ÖKK; Trust Sympany) Übermittlung mit Zertifikat (CSS; Visana) Arbeiten in Sunet Bei Problemen mit der Installation oder Konfiguration wenden Sie sich bitte an die Sunet-Hotline unter Telefon 041/ BBT Software AG Seite 2

3 Wichtige Hinweise Systemvoraussetzung Die folgenden Systemanforderungen müssen erfüllt sein, damit das Programm installiert werden kann: Windows 95C / 98 / NT 4.0 SP 6 / 2000 / XP Internet Explorer 5.0 oder höher (Verschlüsselungsstärke 128-Bit) Excel 97 oder höher (für Statistikexport) XGA Auflösung (1024 x 768) Für die elektronische Übermittlung benötigen Sie einen Internetzugang sowie ein Zertifikat (Übermittlung an die CSS Versicherung und die Visana Versicherung). Für die Übermittlung an die Suva, Zurich, Helsana Versicherung, ÖKK, Trust Sympany, innova und die Generali Versicherung sind keine besonderen Bedingungen zu erfüllen. Netzwerkinstallation Sunet muss an jeder Arbeitsstation installiert werden. Die Datenbank kann für den gemeinsamen Zugriff auf den Server gelegt werden. Wählen Sie an jeder Arbeitsstation im Sunet Login die Datenbank im entsprechenden Server-Verzeichnis aus. Der Speicherpfad wird für den nächsten Zugriff durch den Benutzer gespeichert. Für die Sunet Datenbank auf dem Server sowie für das Sunet Programmverzeichnis der Arbeitsstationen müssen Lese- und Schreibrecht definiert werden. Sunet Daten-Schnittstelle Aus technischen Gründen kann die Definition der Import/Export-Schnittstelle nicht aus alten Sunet-Versionen übernommen werden. Falls Sie bereits die Personalschnittstelle nutzen, um Sunet mit anderen Personal- Systemen abzugleichen, kontrollieren Sie bitte unter Menüpunkt «Optionen», «Daten importieren / Import Personaldaten», ob die Schnittstellendefinition noch Ihren angelieferten Daten entspricht. Falls nötig, können Sie die entsprechenden Anpassungen direkt in Sunet vornehmen. BBT Software AG Seite 3

4 Online-Hilfe Eine genaue Beschreibung aller Arbeitsschritte finden Sie in der elektronischen Online-Hilfe. Die Sunet-Hilfe lässt sich über die Menüleiste «/Hilfe» oder mit der Taste «F1» starten. Wenn Sie die Sunet-Hilfe mit der Taste «F1» aufrufen, wird automatisch das Kapitel angezeigt, das zur gegenwärtig geöffneten Eingabemaske in Sunet gehört. Schulungsangebot Haben Sie Interesse an einem Einführungskurs «Sunet»? Bitte beachten Sie unser Schulungsangebot unter: BBT Software AG Seite 4

5 Wichtige Hinweise Programm- und Datenbank-Update Programm-Update Wir empfehlen Ihnen, vor dem Update die Vorversion auf allen Arbeitsstationen zu deinstallieren, um Versionskonflikte in Ihrem Betrieb zu verhindern. Übernahme alter Sunet Daten Mit Sunet 4.00 können Sie Sunet Datenbanken der folgenden Versionen öffnen: Sunet ab 3.50 Nach der Installation von Sunet 4.00 können Sie wie gewohnt ihre bestehende Datenbank (IhrBetrieb.asb) über die Schaltfläche «Anderes Unternehmen auswählen» oder auswählen und öffnen. Dabei wird die Datenbank in das Sunet 4.0-Format konvertiert. Während der Konvertierung wird automatisch eine Sicherungskopie ihrer bestehenden Datenbank mit der Erweiterung.old erstellt. Wenn die Konvertierung fehlschlägt oder nicht das gewünschte Ergebnis liefert, können Sie auf ihre alte Datenbank zurückgreifen, indem Sie die Sicherungskopie (IhrBetrieb.old) wieder in.asb (IhrBetrieb.asb) umbenennen. Bitte beachten: Nach dem erstmaligen Öffnen ihrer alten Sunet-Datenbank kann diese nur noch mit Sunet 4.00 geöffnet werden. Versionen VOR Sunet 3.50 Mit einem separaten Tool können Datenbanken folgender Programm-Versionen auf den Stand von Sunet 3.50 konvertiert werden: Assurbox 2.0 ( nur Personaldatenübernahme ) Assurbox 3.0 Sunet 1.2 ( nur Personaldatenübernahme ) Sunet 2.0 Sunet 3.11 Dieses Tool können Sie von unserer Internetseite herunterladen: Sie finden auf dieser Seite die Anleitung für das Konvertieren Ihrer alten Datenbank. Nach dieser Konvertierung können Sie Ihre Datenbank mit Sunet Version 4.00 öffnen. Dabei wird die Datenbank in das Sunet 4.0-Format konvertiert. BBT Software AG Seite 5

6 Installationsanleitung Legen Sie die CD ins CD-Laufwerk. Ist die Autorun-Funktion aktiviert, startet das Installationsprogramm automatisch. Andernfalls öffnen Sie das Fenster des CD-Laufwerkes und starten die Installation mit Doppelklick auf die entsprechende Datei: «setup.exe» Wählen Sie die gewünschte Sprache für das Installationsprogramm und klicken Sie auf «OK». Der «Windows-Installer» bereitet den Installationsvorgang vor. BBT Software AG Seite 6

7 Danach erscheint folgende Maske: Klicken Sie auf «Weiter». Die Installation beginnt. Akzeptieren Sie die Lizenzvereinbarung und klicken Sie dann auf «Weiter». BBT Software AG Seite 7

8 Geben Sie Benutzername und Organisation ein. Wählen Sie im unteren Teil die entsprechende Option aus und klicken Sie auf «Weiter». Klicken Sie auf «Weiter», falls Sie Sunet unter dem Standardpfad installieren wollen. Um den Zielordner für die Installation zu ändern, wählen Sie «Angepasst» und klicken auf «Weiter». BBT Software AG Seite 8

9 Klicken Sie auf das Symbol links neben «Sunet». Ändern Sie den Zielordner und klicken Sie anschliessend auf «Weiter». Klicken Sie auf «Installieren». BBT Software AG Seite 9

10 Sunet wird installiert. Klicken Sie auf «Fertigstellen». Nach Abschluss der Installation können Sie das Programm über Start / Programme / Sunet starten. BBT Software AG Seite 10

11 Demo-Datenbank Damit Sie das Programm kennen lernen können, haben wir ein Demo-Unternehmen erstellt. Wir bitten Sie, Ihr eigenes Unternehmen zu erstellen sobald Sie produktiv mit dem Programm arbeiten möchten. Starten Sie Sunet. Direkt nach dem Starten von Sunet gelangen Sie zur «Login»-Maske, in der Sie das zu bearbeitende Unternehmen mit der Schaltfläche «Anderes Unternehmen auswählen» oder bei Unternehmensdatenbank auswählen können. Bei der Installation von Sunet wurde das Unternehmen «Demo AG» ins Programmverzeichnis installiert. Sie können beispielsweise dieses Test-Unternehmen auswählen. Gleichzeitig können Sie eine der vier möglichen Benutzersprachen Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch auswählen. Mit dem Benutzernamen «Administrator» und dem Passwort «BBT» (alles Grossbuchstaben) können Sie ins Test-Unternehmen einsteigen. Klicken Sie auf «Öffnen» und das Sunet Programmfenster wird geöffnet. BBT Software AG Seite 11

12 Neues Unternehmen generieren In Sunet können mehrere, voneinander unabhängige Unternehmen verwaltet werden. Innerhalb jedes Unternehmens können mehrere Betriebe erstellt werden. Pro Unternehmen wird eine eigene Datenbank erstellt. Nach dem Starten von Sunet erscheint folgende Maske: Wählen Sie «Neues Unternehmen generieren». Geben Sie bei Dateiname den Namen Ihres Unternehmens ein. Klicken Sie auf «Öffnen». BBT Software AG Seite 12

13 Es erscheint eine Meldung, dass das neue Unternehmen noch nicht existiert und die Frage, ob das Unternehmen generiert werden soll. Mit «Ja» bestätigen. Wählen Sie den «Erfassungsassistent Unternehmen» und klicken Sie auf «Öffnen». Klicken Sie auf «Weiter». BBT Software AG Seite 13

14 Geben Sie den Namen Ihres Unternehmens ein. Klicken Sie auf «Weiter». Klicken Sie auf «Neuen Betrieb erstellen». BBT Software AG Seite 14

15 Es erscheint folgende Maske: Unter den Betriebsdaten werden die Adressdaten und die Betriebsübliche Arbeitszeit erfasst. Die Felder mit fett geschriebenen Feldbezeichnungen sind obligatorisch. Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf «Speichern». Es erscheint folgende Maske: Geben Sie das Datum der Betriebseröffnung ein. Klicken Sie auf «OK». Geben Sie das Passwort für den Betriebsadministrator ein und bestätigen Sie dieses. BBT Software AG Seite 15

16 Wiederholen Sie den Vorgang, wenn Sie mehrere Betriebe erstellen wollen oder klicken Sie auf «Weiter». Es erscheint folgende Maske: Die Grundkonfigurationen von Sunet sind abgeschlossen. Klicken Sie auf «Weiter». BBT Software AG Seite 16

17 Versicherungen und Betriebsdaten konfigurieren Es erscheint die Maske Sunet Login: Geben Sie das von Ihnen vergebene Passwort ein. Klicken Sie auf «Öffnen». Bitte lesen Sie die Informationen auf folgender Maske. Es erscheint folgende Maske: Klicken Sie auf «OK». Es erscheint folgende Maske: BBT Software AG Seite 17

18 Hier werden die Vertragsdaten erfasst, die für Ihren Betrieb gelten. Um die Versicherungen zu konfigurieren klicken Sie im jeweiligen Bereich (UVG, UVGZ, Krankheit) auf «Konfigurieren». Falls Sie einen Versicherungsvertrag für UVG, UVGZ und/oder Krankheit bei der CSS, Helsana Versicherung, Visana, ÖKK oder Trust Sympany haben, können Sie Ihre Vertragsdaten importieren. Verlangen Sie dazu bitte eine CD oder Diskette mit Ihren Vertragsdaten bei der betreffenden Versicherung. Lassen Sie in diesem Fall bei jeder Versicherungsart (UVG, UVGZ, Krankheit) den Eintrag «keine Police» stehen. Die Anleitung zum Vertragsdatenimport finden Sie unter dem Kapitel «Import Vertragsdaten» ab Seite 30 der Sunet Installationsanleitung. BBT Software AG Seite 18

19 Zum Beispiel UVG Versicherung Suva konfigurieren. Klicken Sie im Bereich UVG auf «Konfigurieren». Es erscheint folgende Maske: Klicken Sie auf «Neu». Geben Sie das Beginndatum Ihrer Versicherung ein und wählen Sie die entsprechende Versicherung aus. Klicken Sie auf «Speichern». Danach klicken Sie auf «Einstellungen», um die Vertragsdaten einzugeben. Geben Sie bei der Kundennummer (früher auch Betriebsnummer) die Ihnen von der Versicherung zugeteilte Nummer ein. Sollte Ihnen diese nicht bekannt sein, können Sie bei Ihrer Versicherung nachfragen. BBT Software AG Seite 19

20 Mehrere Agenturen verwenden: Wird Ihr Betrieb von mehreren Suva-Agenturen betreut, aktivieren Sie diese Option. Betriebsteile konfigurieren: Einige Betriebe sind in verschiedene Betriebsteile eingeteilt, wie Büro oder Produktion. Die Bezeichnungen A oder B usw. sind von der Suva klar definiert. Bei Fragen zu Ihren Betriebsteilen wenden Sie sich an Ihre Suva-Agentur. Taggeld-Nr.: Hier können mehrere Taggeld-Nummern eingegeben werden, sofern Sie solche von der Suva erhalten haben. Bei Fragen zu Ihren Taggeld-Nummern wenden Sie sich an Ihre Suva-Agentur. Die betreffende Taggeld-Nr. muss in jeder Unfallmeldung im Register «Details» jeweils ausgewählt werden. Falls Sie nur eine solche Taggeld-Nr. haben, geschieht dies automatisch. Adress-Nr.: Hier können mehrere Adress-Nummern erfasst werden, sofern Sie solche von der Suva erhalten haben. Bei Fragen zu Ihren Adress-Nummern wenden Sie sich an Ihre Suva-Agentur. Die betreffende Adress-Nr. muss in jeder Unfallmeldung im Register «Details» jeweils ausgewählt werden. Falls Sie nur eine solche Adress-Nr. haben, geschieht dies automatisch. Agentur: Wählen Sie die für Ihren Betrieb zuständige Agentur aus. Die Agenturdaten werden automatisch eingesetzt. Weitere Suva-Agenturen können Sie nicht hier auf dieser Maske eingeben, sondern im Register «Unfall» der Schadenmeldung. Übermittlung über : Wir empfehlen Ihnen, für die elektronische Übermittlung der Schadenmeldung die Option «HTTPS/SSL» zu verwenden. Für die Option «HTTP/3DES» muss zusätzlich ein Key ab Diskette importiert werden. Den Key können Sie über die Schaltfläche «Keymanager» einlesen. Wenn alle Angaben gemacht sind, klicken Sie auf «Speichern». Um zum Ausgangspunkt zurückzukehren klicken Sie auf die Schaltfläche «<<». Wiederholen Sie den Vorgang, wenn Sie Vertragsdaten der Versicherungen für UVG-Zusatz und Krankheit ebenfalls konfigurieren wollen. Das Vorgehen ist das Gleiche. Die Masken können aber etwas anders aussehen. BBT Software AG Seite 20

21 Betriebsdaten ergänzen resp. bearbeiten: Im Register «Betriebsdaten» werden die Adressdaten und Kontaktpersonen erfasst. Um Ihre Betriebsdaten zu ergänzen klicken Sie auf «Bearbeiten». BBT Software AG Seite 21

22 Im Register «Zahlungsadresse» kann eine Bank- oder Postverbindung des Unternehmens erfasst werden. Die Auswahl bei «Kontoart» bestimmt, auf welches Konto die Versicherungsleistungen überwiesen werden. Alle Leistungszahlungen durch die Suva erfolgen auf das bei Vertragsabschluss vereinbarte Konto. Hinweis: Ist lediglich eine UVG-Police Suva konfiguriert, wird das Register «Zahlungsadresse» nicht angezeigt. Wird eine weitere Police (UVG-Zusatz oder Krankheit) konfiguriert, ist das Register «Zahlungsadresse» automatisch ersichtlich. BBT Software AG Seite 22

23 Unter den Einstellungen können verschiedene Grundeinstellungen für den Betrieb vorgenommen werden. Unter Optionen können Sie folgendes aktivieren: Unfallmeldung immer mit Kopie drucken: Wenn Unfallmeldungen ausgedruckt werden, werden sie immer in zweifacher Ausführung gedruckt. * Krankmeldung immer mit Kopie drucken: Krankmeldungen werden immer in zweifacher Ausführung gedruckt. * Personalnummer obligatorisch: Diese Option ist standardmässig ausgewählt und verlangt bei den Personaldaten obligatorisch eine Personalnummer (unerlässlich für die Ausführung vom Personalimport). Telefonnummer obligatorisch: Verlangt bei den Personaldaten obligatorisch die Eingabe einer Telefonnummer bei jeder Person. Unterzeichnende Person/Stelle: Dieser Text wird zusätzlich zum Namen des Betriebes auf die Unfallmeldung gedruckt (z.b. Personalbüro oder Herr Dr. Kurt Meierhans). * Unterschrift des Verletzten bei Schadenmeldung: Wünschen Sie, dass der Verunfallte/Erkrankte die Schadenmeldung auch unterschreibt, können Sie diese Option aktivieren. * * Diese Optionen sind nur dann von Nutzen, wenn Sie die Meldungen ausdrucken und ablegen und nicht nur via Internet übermitteln. BBT Software AG Seite 23

24 Internetübermittlung Für die Übermittlung der Schadendaten ist eine Verbindung ins Internet notwendig. Wenn in Ihrem Betrieb die Internetverbindung über einen Proxy-Server läuft, sind hier die Angaben zum Proxy zu machen. Detailinformationen zur Konfiguration können Sie der Sunet-Hilfe (Taste «F1») entnehmen. Absender-ID (nur Zürich) Die Absender-ID dient zur eindeutigen Identifikation Ihres Betriebes. Nach der Eingabe aller Betriebsdaten klicken Sie auf «Speichern». BBT Software AG Seite 24

25 Betriebskonfiguration Unmittelbar nach der Erfassung des neuen Betriebes und Ihren Versicherungen müssen Sie den Betrieb mit verschiedenen Einstellungen konfigurieren. Betätigen Sie dazu die Schaltfläche «Betriebskonfiguration». Es erscheint folgende Maske: Register Absenzenmanagement/Statistik: Absenzenmanagement / Statistik Diese Option bietet Ihnen die Möglichkeit, neben Unfall- und Krankmeldungen auch «Andere Absenzen» zu erfassen. Zusätzlich steht Ihnen über die Menüleiste der «Statistikmanager» zur Verfügung. Register Betriebsstruktur: Diese Option ermöglicht Ihnen, Ihre Betriebsstruktur (z.b. Führungsebene, Gruppen, Filialen, Abteilungen etc) detailliert abzubilden. Register Import/Export: Diese Option ermöglicht Ihnen, je nach Bedarf die Import-Option «Einzelimport Personaldaten» oder «Import/Export der Personalschnittstellendefinition» zu aktivieren. BBT Software AG Seite 25

26 Register Erweiterte Unfallangaben / Branchen: Nichtberufsunfall Für die Nichtberufsunfälle können Sie die Option «Erweiterte Unfallangaben NBU» aktivieren. Sie können dadurch genauere Angaben zu Nichtberufsunfällen aufnehmen. Das sind Informationen zu den näheren Begleitumständen, welche den Unfall begünstigt haben. Berufsunfall Für Berufsunfälle können Sie die Option «Erweiterte Unfallangaben BU» aktivieren. Wählen Sie aus der Auswahl Ihre Branche oder falls noch nicht vorhanden die Branche «Standard» aus. Sie können dadurch weitere Details zum Unfall erfassen, eine Ursachenanalyse durchführen und die entsprechenden Massnahmen planen. Register Drucken: Standardsprache beim Drucken Hier können Sie definieren, in welcher Sprache Sie normalerweise Ihre Schadenmeldungen drucken möchten in Sunet. Es kann in der gewählten Sprache des eingeloggten Benutzers oder in der jeweils definierten Sprache der versicherten Person gedruckt werden. Die hier definierte Standardsprache kann beim Drucken einer einzelnen Schadenmeldung durch eine andere Drucksprache übersteuert werden. Im «Druckassistent«( aufrufbar in der Schadenmeldung über «Jetzt Drucken» ) kann auch der Standard- Drucker für diesen Druckauftrag gewechselt werden. Für die Schadenmeldungen steht eine Druckvorschau zur Verfügung. Register Optionen: Personaldaten Hier können Sie definieren, ob die Felder , Fax und OE-Code sowie das Register Zahlungsadresse bei den Personaldaten ersichtlich sind. Reihenfolge Personalerkennung beim Drucken und Übermitteln Hier können Sie definieren, ob auf der Schadenmeldung die Personalnummer oder die Kostenstelle gedruckt werden soll. Pendenzen Hier können Sie definieren, ob für die Pendenzverwaltung der Pendenzstatus einer neu erfassten Meldung standardmässig als «offen» oder als «erledigt» angezeigt werden soll. BBT Software AG Seite 26

27 Import Vertragsdaten (CSS; Helsana; Visana; ÖKK; Trust Sympany) Die Vertragsdaten Ihrer Versicherungsgesellschaft können Sie ganz einfach ins Programm Sunet importieren mittels der Ihnen gelieferten Diskette oder CD. Legen Sie für den Import die erhaltene Diskette (CSS, Helsana, Visana) oder CD (ÖKK) ins Laufwerk Ihres Computers. Klicken Sie dann wie abgebildet im Register «Versicherungen» der Bildschirmmaske «Betriebsdaten» auf die Schaltfläche «Vertragsdaten importieren». BBT Software AG Seite 27

28 Da einige Versicherungen den Vertragsdatenimport per Diskette anbieten, wurde Sunet so programmiert, dass hier das Diskettenlaufwerk angesprochen wird. Sollte Ihr Gerät kein Diskettenlaufwerk mehr haben, wird dies übersprungen und es erscheint direkt das Fenster zur Auswahl der Vertragsdatendatei. Ansonsten wird folgendes Fenster angezeigt: Für den Import ab CD klicken Sie auf «Abbrechen» und wählen anstelle des Laufwerk A das CD-Laufwerk aus. Es wird dieses Fenster angezeigt: Wählen Sie die Datei «Ihr Betrieb.pfi» aus und klicken Sie auf «Öffnen». BBT Software AG Seite 28

29 Es wird ein neues Fenster mit den importierbaren Vertragsdaten angezeigt: Klicken Sie auf «OK». Als Bestätigung für den erfolgten Import wird folgende Quittung am Bildschirm angezeigt: Klicken Sie auf «OK». Sie können nun mit dem Konfigurieren Ihrer Sunet Datenbank weiterfahren. BBT Software AG Seite 29

30 Übermittlung mit Zertifikat (CSS; Visana) Import Zertifikat Um die Schadenmeldungen elektronisch an die Visana und CSS zu versenden, muss ein Zertifikat importiert werden. Damit werden Sie am Server bei der Versicherungsgesellschaft authentifiziert. Zum Beispiel (Zertifikat CSS): Das Zertifikat können Sie direkt mittels URL vom Internet herunterladen. Sunet muss für den Import nicht zwingend geöffnet sein, da der Import von Ihrem Windows Betriebssystem gesteuert wird. Öffnen Sie den Internet Explorer und geben Sie die Ihnen mitgeteilt URL ein. Es erscheint folgende Maske: Klicken Sie auf «Speichern» um die Datei in dem gewünschten Ordner zu speichern. BBT Software AG Seite 30

31 Der erfolgreiche Download wird Ihnen wie folgt bestätigt: Klicken Sie auf «Öffnen» und der Import-Assistent für die Zertifikatsverwaltung von Windows wird gestartet. Klicken Sie auf «Weiter». BBT Software AG Seite 31

32 Es erscheint folgende Maske: Unter Dateiname erscheinen die Angaben zu Ihrem abgespeicherten Zertifikat. Falls dies nicht der Fall ist, suchen Sie die Datei mit «Durchsuchen». Klicken Sie auf «Weiter». Geben Sie in dieser Maske unter Kennwort das Passwort ein, das Sie mit einem separaten Brief von der CSS erhalten haben. BBT Software AG Seite 32

33 Klicken Sie auf «Weiter». Mit «Fertig stellen» wird das Zertifikat importiert. Das importierte Zertifikat muss bei der Übermittlung der Schadenmeldungen jeweils ausgewählt werden. Detailinformationen zum Zertifikatimport Visana können Sie der Sunet-Hilfe entnehmen BBT Software AG Seite 33

34 Arbeiten in Sunet Ihr Betrieb ist nun soweit vorbereitet, dass Sie Personaldaten erfassen oder diese über die vorbereitete Schnittstelle importieren können. Sobald Ihre Personaldaten eingegeben sind, können Sie Unfallmeldungen, Krankmeldungen oder andere Absenzen erfassen. Starten Sie Sunet. Direkt nach dem Starten von Sunet gelangen Sie zur «Login»-Maske, in der Sie das zu bearbeitende Unternehmen mit der Schaltfläche «Anderes Unternehmen auswählen» oder bei Unternehmensdatenbank öffnen können. Gleichzeitig können Sie eine der vier möglichen Benutzersprachen Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch auswählen. Falls Ihr Unternehmen mehr als einen Betrieb umfasst, wählen Sie den gewünschten Betrieb aus. Geben Sie das von Ihnen vergebene Passwort ein. Klicken Sie auf «Öffnen» und das Sunet Programmfenster wird geöffnet. Wir wünschen Ihnen viel Vergnügen mit Sunet und hoffen, dass Ihnen die Arbeit mit diesem Programm ein wenig erleichtert wird. BBT Software AG Seite 34

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