Erste Schritte. Lavid-F.I.S. Agentur. Erste Schritte

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1 Lavid-F.I.S. Dauner Straße 12, Mönchengladbach Tel , Fax -15,

2 1 Inhalt 1 Inhalt Wie erfasse ich eine Maschine? Wie erfasse ich Formate? Wie erfasse ich Artikel? Wie lege ich ein Angebot für einen Kontakt an? Wie lege ich einen Auftrag für einen Kontakt an? Erste Möglichkeit Zweite Möglichkeit Positionserfassungen ohne Maschinenverwendung Positionserfassungen mit Verwendung von Maschineninformationen Positionserfassungen mit Titeln Wie kann ich mich an einen Auftrag erinnern lassen? Wie rufe ich alle offen Angebote auf? Wie entferne ich ein Angebot aus der Liste offene Angebote? Wie erzeuge ich einen Auftrag aus einem Angebot? Wie erstelle ich einen Lieferschein? Wie erzeuge ich eine Rechnung? Manuelle Erstellung Positionserfassungen Titelerfassung Rechnungen über die Schaltfläche Nächste Belegart erzeugen Rechnung drucken und buchen

3 2 Wie erfasse ich eine Maschine? Rufen Sie über das Menü STAMMDATEN / MASCHINEN auf. Schritt 2 Schritt 4 Schritt 2: : Schritt 4: Klicken Sie auf NEU, um einen neuen Datensatz anzulegen. Geben Sie die Bezeichnung der Maschine ein. Diese wird in vielen Programmteilen auch als Kurzinformation angezeigt, wählen Sie also am besten einen möglichst sprechenden Namen. Geben Sie die Einkaufspreise für die entsprechenden Bereiche ein. Klicken Sie auf OK, um Ihre Eingaben zu speichern. 3 Wie erfasse ich Formate? Rufen Sie über das Menü EINSTELLUNGEN / FORMATE auf. Schritt 2 Schritt 2: : Klicken Sie auf NEU, um einen neuen Datensatz anzulegen. Geben Sie die relevanten Daten des Formates ein. Bestätigen Sie die Eingaben mit OK

4 4 Wie erfasse ich Artikel? Rufen Sie über das Menü STAMMDATEN / ARTIKEL auf. Schritt 2 Schritt 4 Klicken Sie die Schaltfläche Neu an, um einen neuen Datensatz anzulegen. Schritt 2: Geben Sie die relevanten Informationen zu dem neuen Artikel ein. : Definieren Sie Ihren Ein- und Verkaufspreis für diesen Artikel. Schritt 4: Bestätigen Sie die Eingaben mit OK. In den einzelnen Reitern können Sie weitere Informationen zu diesem Artikel hinterlegen

5 5 Wie lege ich ein Angebot für einen Kontakt an? Die Erstellung eines Angebotes verläuft analog zum Anlegen eines Auftrages. 6 Wie lege ich einen Auftrag für einen Kontakt an? 6.1 Erste Möglichkeit Rufen Sie über DATEN / KONTAKTE den Kontakt auf, für den Sie einen Auftrag erstellen möchten: Klicken Sie auf AUFTRAG ERSTELLEN, es wird der Dialog AUFTRAG BEARBEITEN geöffnet. Lesen Sie weiter unter Punkt 6.3 Positionserfassungen

6 6.2 Zweite Möglichkeit Klicken Sie auf DATEN / BELEGE Schritt 2 Schritt 4 Wählen Sie die Belegart AUFTRÄGE Schritt 2: Klicken Sie auf die Schaltfläche NEU : Geben Sie eine Bezeichnung für den Auftrag ein Schritt 4: Wählen Sie den Kontakt oder Kunden aus In diesem Dialog können Sie die Eckdaten des Beleges erfassen. Lesen Sie weiter unter Punkt 6.3 Positionserfassungen

7 6.3 Positionserfassungen ohne Maschinenverwendung Schritt 5 Schritt 6 Schritt 7 1 Schritt 8 0 Schritt 9 Schritt 5: Schritt 6: Schritt 7: Schritt 8: Schritt 9: 0: 1: Klicken Sie auf POSITIONEN, um die Positionen zu erfassen: Klicken Sie auf HINZUFÜGEN, um eine neue Position anzulegen. Geben Sie die ARTIKELNUMMER oder Bezeichnung ein, um einen Artikel aus dem Artikelstamm abzurufen. Sie können dieses Feld auch leer lassen und die folgenden Felder manuell belegen, um Positionen einzutragen, welche nicht im Artikelstamm hinterlegt sind. Geben Sie die MENGE ein. Die darunterliegende ZUSCHUSSMENGE dient dazu, Sicherheitseinbehalte einzukalkulieren: Für den Kunden sichtbar ist nur die MENGE, gerechnet wird jedoch mit MENGE+ZUSCHUSSMENGE. Geben Sie ggf. den Verkaufspreis ein. Dieser wird automatisch aus dem Artikelstamm übernommen. Legen Sie fest, was Sie von dieser Position bzw. wie Sie dieses Position ausdrucken möchten: POSITION DRUCKEN Druckt die Position mit Menge, Text und Preis NUR TEXT DRUCKEN Druckt nur den Text aus MENGE+TEXT DRUCKEN Druckt nur die Menge und den Text aus GEWICHT+TEXT DRUCKEN Druckt bei Papiersorten nur das Papiergewicht und den Text aus NACH TITELSUMME Druckt die Position nach einer Zwischensumme NACH AUFTRAGSSUMME: Druckt die Position erst nach der Auftragszwischensumme Klicken Sie auf OK, um die Position zu speichern

8 6.4 Positionserfassungen mit Verwendung von Maschineninformationen Der untere Teil im Register Positionen sieht dann folgendermaßen aus: Schritt 5 Schritt Schritt 7 Schritt 8 Schritt 9 0 Schritt 5: Schritt 6: Schritt 7: Schritt 8: Schritt 9: 0: 1: 2: Klicken Sie auf POSITIONEN, um die Positionen zu erfassen: Klicken Sie auf HINZUFÜGEN [F4] und wählen POSITION aus, um eine neue Position anzulegen. Geben Sie die ARTIKELNUMMER oder Bezeichnung ein, um einen Artikel aus dem Artikelstamm abzurufen. Sie können dieses Feld auch leer lassen und die folgenden Felder manuell belegen, um Positionen einzutragen, die nicht im Artikelstamm hinterlegt sind. Legen Sie die benötigte Menge der Position und einen Zuschuss fest. Geben Sie die Daten an, die für den Druck relevant sind. Legen Sie die Druckkosten fest, wobei mit eigenen Maschinen gedruckt oder von Lieferanten bezogen werden kann. Legen Sie fest, ob und wie die Position gedruckt werden soll und in welcher Summe die Druckkosten aufgeführt werden sollen. Klicken Sie auf OK, um die Position zu speichern

9 6.5 Positionserfassungen mit Titeln Mit Titeln haben Sie die Möglichkeit, Textbausteine in Ihr Angebot aufzunehmen und Positionen zusammenzufassen. Anwendungsbeispiele: Sie möchten Zwischensummen bilden Sie möchten einen Titel kalkulieren, ohne die Einzelpositionen auszugeben Schritt 2 Schritt 4 Schritt 2: : Schritt 4: Klicken Sie auf HINZUFÜGEN und wählen TITEL aus, um einen neuen Titel der Positionsliste hinzuzufügen. Geben Sie die Bezeichnung und die Menge für den von Ihnen erstellten Titel ein. Klicken Sie auf den Schalter HINZUFÜGEN und geben Sie die Texte ein, um die im Titel enthaltenen Leistungen zu beschreiben. Diese sind später auf dem Angebot zu sehen. Sie können die Standardtexte im Menü unter EINSTELLUNGEN / FILIALEN im Register STANDARDTEXTE ändern. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK um den Titel zu speichern. Als nächstes können Sie die im Titel enthaltenen Leistungen wie unter POSITIONSERFASSUNG beschrieben erfassen

10 7 Wie kann ich mich an einen Auftrag erinnern lassen? Öffnen Sie den Auftrag an den Sie erinnert werden wollen. Schritt 2 Schritt 4 Schritt 2: : Schritt 4: Klicken Sie auf STATUS ZUWEISEN Wählen Sie in der erscheinenden Dialogbox Erinnerung Bestätigen Sie die Auswahl mit OK Es wird ein neuer Status zugewiesen. Tragen Sie dort den Termin und die Uhrzeit der Erinnerung ein

11 8 Wie rufe ich alle offen Angebote auf? Wählen Sie den Menüpunkt EIGENE SUCHEN / ANGEBOTE OFFENE. Sie sehen eine Liste aller offenen Angebote:

12 9 Wie entferne ich ein Angebot aus der Liste offene Angebote? Klicken Sie doppelt auf das entsprechende Angebot, welches aus der Liste ausgetragen werden soll. Es öffnet sich folgendes Fenster in dem Sie das Angebot bearbeiten können. Klicken Sie auf das Häkchen bei Wiedervorlage das Angebot wird jetzt als bearbeitet gekennzeichnet

13 10 Wie erzeuge ich einen Auftrag aus einem Angebot? Rufen Sie das Angebot, zu dem Sie eine Auftragsbestätigung erzeugen möchten, über den Menüpunkt DATEN / BELEGE oder über eine Eigene Suche (z.b. ANGEBOTE - OFFEN) auf. Schritt 2 Schritt 2: Klicken Sie auf NÄCHSTE BELEGART Wählen Sie die Belegart AUFTRAG AUS ANGEBOT ERZEUGEN. Danach öffnet sich der Dialog AUFTRAG BEARBEITEN (siehe folgende Abbildung)

14 : Tragen Sie im Register BELEGDETAILS alle notwendigen Daten zum Beleg wie Zahlungsbedingungen, Liefertermine etc. ein

15 11 Wie erstelle ich einen Lieferschein? Rufen Sie über das Menü DATEN / BELEGE auf. Schritt 2 Schritt 2: : Rufen Sie die Belegart auf zu welcher der Lieferschein gebildet werden soll z. B. einen Auftrag. Klicken Sie die Schaltfläche NÄCHSTE BELEGART an. Wählen Sie Lieferschein aus Auftrag erzeugen aus. Sie wechseln automatisch in den Dialog Lieferschein bearbeiten

16 Im Dialog LIEFERSCHEINE BEARBEITEN können Sie nun den Lieferschein weiter bearbeiten und über die Schaltfläche DRUCKEN ausdrucken. In diesem Fenster haben Sie verschiedene Auswahlmöglichkeiten: Wenn Sie eine Vorschau des Lieferscheines sehen möchten, klicken Sie die Schaltfläche Vorschau an. Wenn Sie den Lieferschein nur drucken möchten ohne ihn zu buchen, klicken Sie die Schaltfläche Entwurfsdruck an. Wenn Sie den Lieferschein drucken und buchen möchten, wählen Sie Drucken aus. Wenn Sie den Lieferschein nur buchen wollen, wählen Sie Buchen. Wenn Sie den Druckdialog verlassen wollen, klicken Sie die Schaltfläche Abbrechen an

17 12 Wie erzeuge ich eine Rechnung? Wählen Sie im Menü DATEN / BELEGE aus. Sie können auf 2 Arten Rechnungen erstellen. Die erste Möglichkeit ist die manuelle Erfassung oder Sie erzeugen die Rechnung aus einem bestehenden Beleg mit Hilfe der Schaltfläche NÄCHSTE BELEGART Manuelle Erstellung Schritt 2 Schritt 5 Schritt 4 Schritt 2: : Schritt 4: Schritt 5: Wählen Sie die Belegart Rechnungen aus. Klicken Sie die Schaltfläche Neu an, um einen neuen Datensatz zu erzeugen. Geben Sie die Bezeichnung für die Rechnung an und ordnen Sie einen Kunden zu. Legen Sie die Belegdetails fest. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit OK

18 Positionserfassungen Schritt 2: : Schritt 4: Wechseln Sie in das Register Positionen. Klicken Sie die Schaltfläche Hinzufügen und wählen Position aus, um eine neue Position zu erzeugen. Wählen Sie den Artikel aus, der die Position darstellen soll. Legen Sie die Menge fest, wie oft der Artikel verwendet wurde. Schritt 6 Schritt 2 Schritt 5 Schritt 4 Schritt 5: Legen Sie fest, was Sie von dieser Position bzw. wie Sie diese Position ausdrucken möchten: POSITION DRUCKEN Druckt die Position mit Menge, Text und Preis NUR TEXT DRUCKEN Druckt nur den Text aus MENGE+TEXT DRUCKEN Druckt nur die Menge und den Text aus GEWICHT+TEXT DRUCKEN Druckt bei Papiersorten nur das Papiergewicht und den Text aus NACH TITELSUMME Druckt die Position nach einer Zwischensumme NACH AUFTRAGSSUMME: Druckt die Position erst nach der Auftragszwischensumme Schritt 6: Klicken Sie auf OK, um diese Position zu speichern

19 Titelerfassung Schritt 2 Schritt 4 Schritt 2: : Schritt 4: Klicken Sie auf HINZUFÜGEN und wählen Titel aus, um der Positionsliste einen neuen Titel hinzuzufügen. Geben Sie die Bezeichnung und die Menge für den von Ihnen erstellten Titel ein. Klicken Sie bei TEXTE auf HINZUFÜGEN, um die im Titel enthaltenen Leistungen zu beschreiben. Diese sind später auf dem Rechnung zu sehen. Sie können die Standardtexte im Menü unter EINSTELLUNGEN / FILIALEN im Register STANDARDTEXTE ändern. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK um den Titel zu speichern

20 12.2 Rechnungen über die Schaltfläche Nächste Belegart erzeugen Schritt 2 Schritt 2: : Rufen Sie den Beleg auf zu dem die Rechnung erstellt werden soll z. B. einen Auftrag. Klicken Sie die Schaltfläche NÄCHSTE BELEGART an. Wählen Sie die Belegart Rechnung aus Auftrag erzeugen aus, danach wechseln Sie automatisch in die Belegart Rechnungen bearbeiten

21 Nun sind Sie in die Belegart Rechnung gewechselt wo die gerade erzeugte Rechnung zum Weiterbearbeiten angezeigt wird Rechnung drucken und buchen Klicken Sie auf die Schaltfläche DRUCKEN, es öffnet sich der folgende Dialog: In diesem Fenster haben Sie verschiedene Auswahlmöglichkeiten: Wenn Sie eine Vorschau der Rechnung sehen möchten, klicken Sie die Schaltfläche Vorschau an. Wenn Sie die Rechnung nur drucken möchten ohne sie zu buchen, klicken Sie die Schaltfläche Entwurfsdruck an. Wenn Sie die Rechnung drucken und buchen möchten, wählen Sie Drucken aus. Wenn Sie die Rechnung nur buchen wollen, wählen Sie Buchen. Wenn Sie den Druckdialog verlassen wollen, klicken Sie die Schaltfläche Abbrechen an

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