Kennen, können, beherrschen lernen was gebraucht wird

Transkript

1 Seite 1

2 Seite 2

3 Seite 3

4 Seite 4

5 Seite 5

6 Kennen, können, beherrschen lernen was gebraucht wird Seite 6

7 Inhaltsverzeichnis erstellen Kennen, können, beherrschen lernen was gebraucht wird Einträge für das Verzeichnis festlegen Standardmäßig werden die Inhalte aller Absätze im Text, denen eine Überschriften-Formatvorlage oder eine Gliederungsebene zugewiesen ist, als Einträge in das Inhaltsverzeichnis geschrieben Mit den Überschriften-Formatvorlagen wird der Textüberschrift sowohl eine Gliederungsebene und eine Formatierung zugewiesen Gliederungsebenen können bestimmten Überschriften oder Titelzeilen zugewiesen werden, die im Text vom normalen Überschriften abgehoben werden, aber nicht im Inhaltsverzeichnis erscheinen sollen Gliederungsebenen ohne Überschriften-Formatvorlagen festlegen Zum Einblenden der Ansicht GLIEDERUNG einzublenden, auf das Symbol in der Statusleiste klicken Den Cursor in der entsprechenden Überschrift platzieren Im Listenfeld die gewünschte Gliederungsebene auswählen Den Vorgang für alle weitere Textelemente wiederholen Für die Zuweisung von Ebenen die Pfeilschaltflächen verwenden Seite 7

8 Das Inhaltsverzeichnis erstellen Den Cursor an der Stelle im Text positionieren an der das Inhaltsverzeichnis eingefügt werden soll Im Register VERWEISE, Gruppe INHALTSVERZEICHNIS, auf die Schaltfläche INHALTSVERZEICHNIS klicken Im Bereich ein Layout auswählen Auf die Schaltfläche INHALTSVERZEICHNIS EINFÜGEN klicken Im Dialogfenster INHALTSVERZEICHNIS im Bereich die Einstellungen für die Seitenzahlen Im Listenfeld das entsprechende Füllzeichen auswählen Über das Listenfeld kann das Inhaltsverzeichnis aus vorgegebenen Vorlagen gestaltet werden Mit dem Listenfeld kann die Anzahl der anzuzeigenden Ebenen eingestellt werden Weitere Formatvorlagen für das Inhaltsverzeichnis auswählen Im Dialogfenster INHALTSVERZEICHNIS auf die Schaltfläche klicken Im Bereich die jeweilige Verzeichnisebene eintragen Um eine Vorlage aus dem Inhaltsverzeichnis auszuschließen, löschen Sie den Eintrag im entsprechenden Eingabefeld Die Eingaben mit OK bestätigen Verzeichnisebenen formatieren Im Dialogfenster INHALTSVERZEICHNIS im Listenfeld FORMATE den Eintrag VON VORLAGE wählen Auf die Schaltfläche ÄNDERN klicken Im Dialogfenster FORMATVORLAGE eine der verwendeten Verzeichnisebenen markieren und anschließend auf die klicken Im geöffneten Dialogfenster FORMATVORLAGE ÄNDERN die neuen Formateinstellungen vornehmen und mit OK bestätigen Im Dialogfenster INHALTSVERZEICHNIS ebenfalls die Schaltfläche OK betätigen um das Inhaltsverzeichnis zu erstellen Schaltfläche ÄNDERN Seite 8

9 Was sind Makros? Ein Makro besteht aus einer Abfolge von Befehlen und Arbeitsschritten Diese Abfolge kann aufgezeichnet und später jederzeit wieder ausgeführt werden Makros können jederzeit einem Symbol oder einer Tastenkombination zur Ausführung zugeordnet werden Die Registerkarte ENTWICKLERTOOLS anzeigen Den Menüpunkt OFFICE SCHALTFLÄCHE WORD-OPTIONEN - aktivieren Im Dialogfenster WORD-OPTIONEN die Schaltfläche HÄUFIG VERWENDET anklicken Im Bereich WICHTIGSTE OPTIONEN FÜR DAS ARBEITEN MIT WORD das Kontrollkästchen ENTWICKLERREGISTERKARTE IN DER MULTIFUNKTIONSLEISTE ANZEIGEN aktivieren Die Eingaben mit OK bestätigen Makros aufzeichnen und ausführen Makroaufzeichnung starten Im Register ENTWICKLERTOOLS, Gruppe CODE, die Schaltfläche MAKRO AUFZEICHNEN anklicken Im Eingabefeld MAKRONAME einen Namen für das Makro eintragen Der Name muss mit einem Buchstaben beginnen darf, Buchstaben, Ziffern, Unterstriche enthalten darf keine Leer- und Sonderzeichen enthalten im Listenfeld MAKRO SPEICHERN IN legen Sie fest, in welchem Dokument das Makro gespeichert werden soll Im Eingabefeld BESCHREIBUNG können Sie eine Beschreibung zum Makro eintragen Über die Schaltflächen und legen Sie fest, wie das Makro aktiviert wird Legen Sie eine Schaltfläche fest, die Schaltfläche wird standardmäßig vorgeschlagen Im Listenfeld NEUE TASTENKOMBINATION eine Tastenkombination festlegen Seite 9

10 Das Makro aufzeichnen und ausführen Führen Sie jetzt alle Arbeitsschritte durch, die das Makro später in dieser Reihenfolge durchführen soll Nach der letzten Aktion die Schaltfläche AUFZEICHNUNG BEENDEN anklicken Um das Makro auszuführen in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf das Symbol klicken oder die zugeordnete Tastenkombination betätigen Die Symbolleiste für den Schnellzugriff die Symbolleiste für den Schnellzugriff können Sie individuell Ihren Bedürfnissen anpassen, indem Sie zusätzliche Elemente hinzufügen, bzw. Elemente entfernen Symbole aus der Multifunktionsleiste können Sie der Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen Zusätzliche Befehle zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen Mit der rechten Maustaste auf die Symbolleiste für den Schnellzugriff klicken Im Kontextmenü den Eintrag SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF ANPASSEN aktivieren Um die Symbolleiste für den Schnellzugriff unter der Multifunktionsleiste anzuzeigen, Im Kontextmenü den Eintrag SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF UNTER DER MULTIFUNKTIONS- LEISTE ANZEIGEN, bzw. das Kontrollfeld SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF UNTER DER MULTIFUNKTIONSLEISTE ANZEIGEN aktivieren Über das Listenfeld SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF ANPASSEN stellen Sie ein, für welches Dokument die Einstellungen gelten sollen Im Listenfeld BEFEHLE AUSWÄHLEN wählen Sie die Kategorie aus, aus welcher Symbole eingefügt werden sollen, die Symbole werden im Listenfeld angezeigt Im Listenfeld das gewünschte Symbol markieren und mit der Schaltfläche HINZUFÜGEN in das Listenfeld verschieben Mit den Schaltflächen können die Symbole in der Liste angeordnet werden Die Eingaben mit OK bestätigen Sie möchten einen Befehl einfügen, der sich nicht in einem Register oder der Office-Schaltfläche befindet ein zuvor erstelltes Makro ausführt aus dem Menü der Office- Schaltfläche stammt aus einem der standardmäßig angezeigten Register stammt aus einem Register der Kontexttools stammt Den Eintrag BEFEHL NICHT IN DER MULTIFUNKTIONSLEISTE aktivieren Den Eintrag MAKROS aktivieren Den Eintrag OFFICE-MENÜ aktivieren Einen Eintrag aus dem Bereich aktivieren Das Kontexttool und das Register aus dem Bereich wählen Seite 10

11 Symbole aus der Multifunktionsleiste schnell in die Symbolleiste für den Schnellzugriff einfügen Das Symbol / die Gruppe in der Multifunktionsleiste mit der rechten Maustaste anklicken Im Kontextmenü den Eintrag ZU SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF HINZUFÜGEN aktivieren Ds neue Symbol wird an das Ende der Symbolleiste für den Schnellzugriff angefügt Um das Symbol in der Symbolleiste für den Schnellzugriff neu zu positionieren das Dialogfenster WORD-OPTIONEN öffnen (siehe Seite 2) Mit den Schaltflächen, das Symbol verschieben NACH OBEN / NACH UNTEN Diagramme erstellen & einfügen Grundsätzliche Vorgehensweise beim Erstellen von Diagrammen Im Register EINFÜGEN, Gruppe ILLUSTRATIONEN auf die Schaltfläche DIAGRAMM klicken Im Dialogfenster DIAGRAMM im Bereich VORLAGEN einen Diagrammtyp auswählen. Anschließend im Bereich den gewünschten Diagrammuntertyp durch Anklicken auswählen Es werden ein Vorgabediagramm, die Diagrammtools und eine Exceltabelle eingeblendet Bearbeiten Sie die Exceltabelle entsprechend dem gewünschten Diagramm Durch Klick auf das Vollbildfeld wird Word in der Vollbilddarstellung angezeigt. Die Exceltabelle bleibt im Hintergrund geöffnet Um das Diagramm in das Worddokument einzufügen, außerhalb des Diagramms in das Dokument klicken. Anschließend die Exceltabelle durch Klicken auf das Schließfeld schließen. Diagramm erneut bearbeiten Doppelt auf das Diagramm klicken und die gewünschten Änderungen über die Diagrammtools vornehmen. Diagramme formatieren und Diagrammtyp ändern Diagrammformatvorlagen Das Diagramm markieren. Im Register ENTWURF, Gruppe DIAGRAMMVORLAGEN auf das Symbol klicken In der geöffneten Liste der Vorlagen auf das Gewünschte Symbol klicken Seite 11

12 Diagrammtyp ändern Das zu ändernde Diagramm markieren In den DIAGRAMMTOOLS, Register ENTWURF, Gruppe TYP auf die Schaltfläche DIAGRAMMTYP ÄNDERN klicken Im geöffneten Dialogfenster DIAGRAMMTYP ÄNDERN wird der aktuelle Diagrammtyp und Diagrammuntertyp markiert angezeigt Im Bereich den neuen Diagrammtyp und im Bereich den neuen Diagrammuntertyp auswählen Die Eingaben mit OK bestätigen Diagrammtyp Symbol Diagrammtyp Symbol Säulendiagram m Liniendiagramm Tortendiagram m Bereichsdiagra mm Balkendiagramm Punktdiagramm Kursdiagramm Blasendiagramm Ringdiagramm Oberflächendiagr amm Netzdiagramm Vorhandene Excel-Daten verwenden Daten über die Zwischenablage einfügen Die Excel-Tabelle öffnen, die die zu kopierenden Daten enthält. Die benötigten Zellen / Zellbereiche markieren und die Daten in die Zwischenablage kopieren (S s) Zum Excel Datenblatt Diagramm in Word wechseln Im Tabellenblatt die Einfügeposition durch markieren der entsprechenden Zelle bestimmen Die Daten aus der Zwischenablage einfügen (S v) Seite 12

13 Excel-Daten verknüpft einfügen Das Diagramm in Excel in die Zwischenablage einfügen (S s) Zum Worddokument wechseln und das Diagramm an der gewünschten Einfügeposition in das Dokument einfügen (S s) Werden die Daten des Diagramm in Excel geändert, während das Worddokument geöffnet ist, wird das Diagramm automatisch aktualisiert Ist da Worddokument während der Änderung der Daten in Excel geschlossen, muss das Diagramm manuell aktualisiert werden Das Diagramm markieren Die Funktionstaste ) betätigen alternativ In den DIAGRAMMTOOLS, Gruppe DATEN auf das Symbol klicken Diagrammelemente formatieren und bearbeiten Diagrammelemente mit der Maus markieren Zum Markieren einer Elementgruppe die Gruppe mit der Maus anklicken Um ein Element der Gruppe zu markieren, anschließend das Element in der Gruppe anklicken alternativ Register FORMAT, Gruppe AKTUELLE AUSWAHL Listenfeld DIAGRAMMELEMENTE Diagramm / Diagrammelemente verschieben / in der Größe verändern Diagramme werden in Word wie Grafiken oder andere Objekte behandelt Um ein Diagramm zu verschieben, mit der Maus auf den Positionsrahmen des Diagramm zeigen und mit gedrückter Maustaste in die gewünschte Richtung ziehen Eine gestrichelte Linie zeigt den Einfügeort an Um das Diagramm zu kopieren, halten Sie bei dem Vorgang die S Taste gedrückt Um die Größe des Diagramms proportional zu verändern, auf einen der Eckanfasser zeigen Der Mauszeiger verändert seine Form Mit gedrückter Maustaste in die gewünschte Richtung ziehen Beim Ziehen an den anderen Anfassern, werden die Proportionen des Diagrammes verändert Diagrammelemente löschen Das Element markieren Die _ - Taste betätigen Die Daten im Tabellenblatt bleiben erhalten Seite 13

14 Diagrammelemente beschriften und gestalten Layout für das Diagramm wählen Das Diagramm markieren In den DIAGRAMMTOOLS im Register ENTWURF, Gruppe DIAGRAMMLAYOUTS auf das Symbol klicken Im geöffneten Listenfeld ein Layout durch Anklicken auswählen Beschriftungselemente hinzufügen In den DIAGRAMMTOOLS, Register LAYOUT, Gruppe BESCHRIFTUNGEN finden verschiedene Schaltflächen, mit denen Sie Beschriftungselemente in das Diagramm einfügen können Zum ein- / ausblenden und positionieren des Diagrammtitel auf die Schaltfläche des Symbols klicken um das Listenfeld zu öffnen Klicken Sie im geöffneten Listenfeld auf die gewünschte Option Zum ein- / ausblenden der Achsentitel auf die Schaltfläche des Symbols klicken Klicken Sie im geöffneten Listenfeld auf die gewünschte Option Zum ein- / ausblenden und positionieren der Legende auf die Schaltfläche des Symbols klicken um das Listenfeld zu öffnen Klicken Sie im geöffneten Listenfeld auf die gewünschte Option Texte formatieren / inhaltlich gestalten Sie möchten Titel und Beschriftungen Die Beschriftung markieren formatieren Im Register FORMAT, Gruppe FORMENARTEN mithilfe der Schaltflächen FÜLLEFFEKT, FORMKONTUR, FORMEFFEKTE die entsprechenden Einstellungen vornehmen alternativ Mit der rechten Maustaste auf das Diagramm klicken Im Kontextmenü den Eintrag ELEMENT FORMATIEREN aktivieren Im Dialogfenster die gewünschten Einstellungen Text inhaltlich verändern (Titel und Achsenbeschriftung) vornehmen den Text anklicken um das Element zu markieren anschließend in den Text klicken, um den Cursor zu aktivieren die gewünschten Veränderungen vornehmen Seite 14

15 Die Nachrichtenerstellung automatisieren Die wichtigsten Daten eines Kontaktes können in eine Nachricht eingefügt und als Visitenkarte (vcard) versendet werden Der Empfänger der kann die Visitenkarte direkt in den Kontaktordner einfügen Visitenkarten werden als Bild im Textbereich der Nachricht angezeigt und VCF-Datei in die Kopfzeile ANGEFÜGT eingefügt Eine Visitenkarte bearbeiten Öffnen Sie den Kontakt Im Register KONTAKT, Gruppe OPTIONEN auf die Schaltfläche VISITENKARTE Im geöffneten Dialogfenster klicken VISITENKARTE BEARBEITEN im Bereich FELDER das einzufügende Feld markieren und mit der Schaltfläche HINZUFÜGEN in die vcard einfügen Im Bereich BEARBEITEN können Sie Formatierungen am Inhalt der vcard vornehmen Im Bereich KARTENENTWURF können Sie das Layout der vcard einstellen Die vorgenommen Einstellungen mit OK bestätigen Visitenkarten versenden Im Nachrichtenfenster im Register NACHRICHT, auf das Symbol VISITENKARTE klicken Im Listenfeld den Eintrag ANDERE VISITENKARTEN aktivieren Im Dialogfenster VISITENKARTE EINFÜGEN im Listenfeld die Visitenkarte markieren und mit OK in die einfügen Um eine zuvor verwendete Visitenkarte in die einzufügen, diese Karte im Listenfeld an klicken Empfangene Visitenkarten in den Kontakteordner übernehmen Die Nachricht öffnen Klicken Sie doppelt auf die VLC-Datei Im geöffneten Kontaktformular evtl. Ergänzungen vornehmen Um den Kontakt zu speichern im Register KONTAKT, Gruppe AKTIONEN auf die Schaltfläche SPEICHERN & SCHLIEßEN klicken Seite 15

16 Signaturen verwenden Kennen, können, beherrschen lernen was gebraucht wird Eine Signatur erstellen Im Anwendungsfenster den Menüpunkt EXTRAS OPTIONEN aktivieren und zum Register -FORMAT wechseln Auf die Schaltfläche SIGNATUREN klicken Im geöffneten Dialogfenster SIGNATUREN UND BRIEFPAPIER auf die Schaltfläche NEU klicken und im Dialogfenster NEUE SIGNATUR einen Namen für die Signatur vergeben und mit OK bestätigen Die Signatur wird in das Listenfeld SIGNATUR ZUM BEARBEITEN AUSWÄHLEN eingetragen Im Eingabefeld den Text für die Signatur eintragen Im Bereich können Formatierungen / Bearbeitungen für die Signatur vorgenommen werden Sie möchten weitere Signaturen erstellen eine Signatur bearbeiten eine Signatur löschen eine Signatur umbenennen eine Visitenkarte einer Signatur anhängen Die Schaltfläche NEU Die Signatur im Listenfeld markieren, und die gewünschten Änderungen vornehmen Die Signatur im Listenfeld markieren, und die Schaltfläche LÖSCHEN anklicken Die Signatur im Listenfeld markieren, und die Schaltfläche UMBENENNEN anklicken Auf die Schaltfläche VISITENKARTE im Bereich klicken Im Dialogfenster VISITENKARTE EINFÜGEN den Kontakt im Listenfeld markieren und mit OK einfügen Eine Signatur manuell einfügen Im Anwendungsfenster den Menüpunkt EXTRAS OPTIONEN aktivieren und zum Register -FORMAT wechseln Auf die Schaltfläche SIGNATUREN klicken Im geöffneten Dialogfenster SIGNATUREN UND BRIEFPAPIER in den Listenfeldern NEUE NACHRICHTEN und ANTWORTEN/WEITERLEITUNGEN den Eintrag (OHNE) aktivieren Den Cursor in der Nachricht an der Einfügeposition platzieren Seite 16

17 Eine Signatur ersetzen Im Register NACHRICHT, Gruppe EINSCHLIEßEN auf die Schaltfläche SIGNATUR klicken und im Listenfeld eine Signatur auswählen Die ausgewählte Signatur wird statt der ursprünglichen in die eingefügt Zustelloptionen festlegen Wichtigkeitsstufe einer Nachricht Im Nachrichtenfenster im Register NACHRICHTEN, Gruppe OPTIONEN für eine wichtige Nachricht die Schaltfläche eine nicht so wichtige Nachricht die Schaltfläche anklicken Vertraulichkeit einer Nachricht Im Nachrichtenfenster Register NACHRICHT, Gruppe OPTIONEN auf das Symbol klicken Im Dialogfenster NACHRICHTENOPTIONEN, Listenfeld VERTRAULICHKEIT den gewünschten Eintrag auswählen Normal Persönlich Privat oder Vertraulich Übermittlungs- und Lesebestätigung Im Nachrichtenfenster, Register NACHRICHT, Gruppe VERLAUF das Kontrollfeld ÜBERMITTLUNGSBESTÄTIGUNG ANFORDERN aktivieren um eine Übermittlungsbestätigung zu erhalten Für die Anforderung einer Lesebestätigung das Kontrollfeld LESEBESTÄTIGUNG ANFORDERN aktivieren Im Dialogfenster, Bereich, das Senden der Lesebestätigung mit JA bestätigen bzw. mit NEIN ablehnen Aktivieren Sie das Kontrollfeld ZUKÜNFTIG NICHT MEHR NACHFRAGEN damit die Aufforderung zur Lesebestätigung dauerhaft unterdrückt wird Seite 17

18 Übermittlungszeitpunkt Im Nachrichtenfenster Register OPTIONEN, Gruppe WEITERE OPTIONEN auf das Symbol klicken Aktivieren Sie das Kontrollfeld ÜBERMITTLUNG VERZÖGERN BIS In den Listenfelder Sendedatum und-zeit einstellen Andere Personen über eine Antwort informieren Im Nachrichtenfenster, im Register OPTIONEN, Gruppe WEITERE OPTIONEN auf das Symbol klicken Im Dialogfenster NACHRICHTE- NOPTIONEN das Kontrollkästchen ANTWORTEN SENDEN AN aktivieren Auf die Schaltfläche NAMEN AUSWÄHLEN klicken Im Dialogfenster ANTWORTEN SENDEN AN KONTAKTE in dem Listenfeld die gewünschten Kontakte markieren Die Eingaben mit OK und SCHLIEßEN bestätigen Tipp: Zum Markieren von unabhängigen Einträgen die S Taste gedrückt halten Zustelloptionen für alle Nachrichten Zum Ändern der Wichtigkeits- bzw. Vertraulichkeitseinstellungen wie folgt vorgehen: Im Anwendungsfenster den Menüpunkt EXTRAS OPTIONEN, Register EINSTELLUNGEN aktivieren und auf die Schaltfläche -OPTIONEN klicken Im Dialogfenster -OPTIONEN auf die Schaltfläche ERWEITERTE -OPTIONEN klicken Im Dialogfenster ERWEITERTE -OPTIONEN aus dem Listenfeld WICHTIGKEIT EINSTELLEN AUF und VERTRAULICHKEIT EINSTELLEN AUF den gewünschten Eintrag auswählen Im Dialogfenster -OPTIONEN kann über die Schaltfläche VERLAUFOPTIONEN eine Lesebzw. Übermittlungsbestätigung für alle gesendeten Nachrichten angefordert werden Seite 18

19 Nachrichten als Umfragen Kennen, können, beherrschen lernen was gebraucht wird Eine Umfrage erstellen Im Nachrichtenfenster, Register OPTIONEN, Gruppe VERLAUF auf die Schaltfläche ABSTIMMUNGSSCHALTFLÄCHEN VERWENDEN klicken Aus dem Listenfeld den gewünschten Eintrag auswählen Eine Umfrage beantworten Im Nachrichtenfenster, Register NACHRICHT, Gruppe ANTWORTEN auf die Schaltfläche ABSTIMMEN klicken Im Listenfeld den benötigten Eintrag aktivieren Im eingeblendeten Dialogfenster können Sie festlegen, ob Sie Die Antwort kommentarlos versenden oder kommentieren (Es wird ein neues Nachrichtenfenster geöffnet) wollen Bestätigen Sie Ihre Entscheidung mit OK und versenden Sie die Nachricht Der Empfänger erhält in seiner die von Ihnen definierte Antwort auf seine Umfrage Antwort- s auswerten In den Ordner GESENDETE OBJEKTE wechseln Die mit dem Symbol gekennzeichnete (Umfrage) öffnen Im Nachrichtenfenster im Register NACHRICHT, Gruppe ANZEIGEN auf die Schaltfläche STATUS klicken In der Statusansicht wird ein Ergebnisüberblick und eine Auflistung aller Personen, welche geantwortet haben angezeigt Kontakteinträge und Adressbücher Kontakte anlegen und speichern In den Ordner KONTAKTE wechseln und auf die Schaltfläche NEU klicken alternativ S n Die Kontaktdaten in die Formularfelder eingeben Seite 19

20 Die wichtigsten Kontaktdaten erscheinen als Vorschau in der VISITENKARTE In das Feld NOTIZEN können bei Bedarf zusätzlich Informationen zu dem Kontakt eingetragen werden Über die Schaltfläche SPEICHERN & SCHLIEßEN den Kontakt schließen Sie möchten detaillierte Angaben zum Namen eingeben Auf die Schaltfläche NAME klicken Im eingeblendeten Dialogfenster NAMEN ÜBERPRÜFEN die Daten eintragen weitere -Adressen eingeben Telefonnummern eingeben Adressen eingeben Auf die Pfeilschaltfläche klicken Über die Einträge im Listenfeld können drei unterschiedliche -Adressen eingetragen werden Analog können später die eingetragen E- Mail-Adressen eingesehen werden Im Bereich TELEFONNUMMERN können die Telefonnummern des Kontaktes eingetragen werden Über die Pfeilschaltflächen kann die Art der Telefonnummern ausgewählt werden Auf die Schaltfläche mit dem Namen klicken, um das Dialogfenster einzublenden Auf die Pfeilschaltflächen neben dem Adressfeld klicken Im Listenfeld die Art der Adresse auswählen Auf die Namenschaltfläche klicken Im geöffneten Dialogfenster ADRESSE ÜBERPRÜFEN die Adressdaten des Kontaktes eingeben Für die Adresse, die als Standardadresse gelten soll, das Kontrollfeld DIES IST DIE POSTANSCHRIFT aktivieren Mit der Tastenkombination S H c können Sie, egal in welchem Ordner Sie gerade arbeiten einen neuen Kontakt eingeben Wenn andere Personen auf Ihren Kontaktordner Zugriff haben (MS-Outlook als Exchange-Client) können Sie im Kontaktformular Register KONTAKT, Gruppe OPTIONEN mit der Schaltfläche für diese Personen ausblenden Kontakteinträge mit einem Bild versehen Auf eine der beiden Schaltflächen BILD klicken Im Dialogfenster KONTAKTBILD HINZUFÜGEN in den Ordner wechseln, in dem sich das Bild befindet Das Bild markieren und mit der Schaltfläche ÖFFNEN in das Kontaktformular einfügen Das Bild wird neben dem Adressfeld und in der Visitenkarte eingefügt den Kontakt Seite 20

21 Weitere Kontaktdetails eingeben Im Register KONTAKT, Gruppe KONTAKT auf die Schaltfläche DETAILS klicken Im veränderten Kontaktformular können jetzt weiter Informationen zum Kontakt eingegeben Im Beispiel der Geburtstag Kennen, können, beherrschen lernen was gebraucht wird Auf die Pfeilschaltfläche des Listenfeldes GEBURTSTAG klicken Im geöffneten Listenfeld den Geburtstag einstellen Das Datum wird automatisch in den Kalender als Erinnerungsserie im Datumskopf des Kalendertages angezeigt Kontakte bearbeiten Vorhandene Kontakteinträge bearbeiten Über das alphabetische Register am rechten Rand des Anzeigebereiches kann ein Kontakt schnell über den Anfangsbuchstaben des Familiennamens gefunden und angezeigt werden Doppelt auf den Eintrag klicken, der bearbeitet werden soll Die Änderungen im geöffneten Kontaktformular vornehmen Die Änderungen durch Anklicken der Schaltfläche SPEICHERN & SCHLIEßEN Sie möchten eine -Adresse ändern Die -Adresse markieren und die Taste _ betätigen alternativ Die -Adresse doppelt anklicken und die Änderungen im Dialogfenster -EIGENSCHAFTEN vornehmen übernehmen eine Web-Adresse ändern Die alte Web-Adresse markieren und die _ - Taste betätigen Geben Sie anschließend die neue Adresse ein Überschrift eines Kontaktes ändern Den Kontakt öffnen im Register KONTAKT das Listenfeld SPEICHERN UNTER öffnen Im Listenfeld den gewünschten Eintrag anklicken Die Änderungen mit der Schaltfläche SPEICHERN & SCHLIEßEN übernehmen Seite 21

22 Mit Kontakteinträgen arbeiten Kennen, können, beherrschen lernen was gebraucht wird Eine Nachricht an eine Person aus der Kontaktliste senden Den Kontakt im Anzeigebereich markieren Den Menüpunkt AKTION ERSTELLEN NEUE NACHRICHT AN KONTAKT aktivieren Es wird ein Nachrichtenfenster geöffnet, in dem die -Adresse schon eingetragen ist alternativ Den Kontakt auf die Modulschaltfläche ziehen Aus einem Kontaktformular heraus können Sie im Register KONTAKT, Gruppe KOMMUNIZIEREN über die Schaltfläche eine an den Kontakt senden Das Adressbuch Adressen in das Adressbuch aufnehmen Das Adressbuch als Sammelstelle von Adresslisten GLOBALE ADRESSLISTE: Enthält die Adressen von Benutzern und Gruppen innerhalb des Netzwerkes Auf einem Einzelplatzrechner ist die globale Adressliste nicht verfügbar OUTLOOK ADRESSSUCHE / KONTAKTE: Hier befinden sich alle Kontakte aus dem Ordner KONTAKTE, für die ein Eintrag im Feld bzw. Fax eingegeben wurden Adressbuch & Ordner Kontakte Für jeden Eintrag im Feld bzw. Fax im Kontaktformular gibt es einen entsprechenden Eintrag im Adressbuch Kontakte Adresse hinzufügen Um das Adressbuch zu öffnen, im Anwendungsfenster auf das Symbol alternativ klicken EXTRAS ADRESSBUCH alternativ S H b Über den Menüpunkt DATEI NEUER EINTRAG wird das Dialogfenster NEUER EINTRAG geöffnet Durch klicken auf die Schaltfläche OK wird ein neues Kontaktformular geöffnet Seite 22

23 Eine Nachricht aus dem Adressbuch heraus erstellen Das Adressbuch öffnen und die benötigte -Adresse in der Liste markieren Den Menüpunkt DATEI NEUE NACHRICHT aktivieren Das Nachrichtenfenster wird geöffnet und die -Adresse erscheint im Feld AN Kontaktformular öffnen Das Adressbuch öffnen und doppelt auf den Eintrag klicken Das Kontaktformular öffnen Verteilerlisten Verteilerlisten im Adressbuch Kontakte Im Adressbuch den Menüpunkt DATEI NEUER EINTRAG aktivieren Im Listenfeld IN den Eintrag KONTAKTE einstellen Im Listenfeld WÄHLEN SIE DIE ART DER EINTRÄGE den Eintrag NEUE VERTEILERLISTE markieren und mit OK bestätigen Im Dialogfenster VERTEILERLISTE die Schaltfläche MITGLIEDER HINZUFÜGEN anklicken Im Dialogfenster MITGLIEDER AUSWÄHLEN KONTAKTE im Listenfeld die gewünschten Kontakte markieren und die Schaltfläche MITGLIEDER anklicken Die Adressen werden in das Dialogfenster MITGLIEDER AUSWÄHLEN KONTAKTE eingetragen Das Dialogfenster schließen und die Speicherabfrage mit JA bestätigen Nachrichten an Verteilerlisten senden im Nachrichtenfenster den Namen der Verteilerliste direkt in das Feld AN und / oder CC einfügen und mit Ü bestätigen Nachricht an einen Teil einer Verteilerliste senden / Verteilerliste aktualisieren die Verteilerliste in das Feld AN und / oder CC eintragen Auf das Pluszeichen neben dem Verteilerlistennamen klicken und das Dialogfenster mit OK bestätigen Es werden die Namen aller Mitglieder der Verteilerlist eingetragen Nicht benötigte Adressen aus der Liste manuell entfernen, bzw. neue Adressen hinzufügen Die Nachricht wie gewohnt versenden Seite 23