Finanzreglement der Studierendenorganisation FHNW (students.fhnw)

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1 Finanzreglement der Studierendenorganisation FHNW (students.fhnw) A. ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN Allgemeines Art. 1 Dieses Reglement regelt die Beschaffung und Verwendung von finanziellen Mitteln von und durch die Studierendenorganisation FHNW, nachfolgend students.fhnw genannt. Rechnungsjahr Art. 2 Das Rechnungsjahr stimmt mit dem Geschäftsjahr überein. Verantwortliche Art. 3 Budget Art. 4 Revision Art. 5 Mitgliedsbeiträge Art. 6 1 Auszahlungen können mit Doppelvisum genehmigt werden durch die/den Ressortverantwortliche/n Finanzen plus: a) Den/die Ratspräsident/in oder b) Den/die Geschäftsleiter/in oder c) Die/den Ressortverantwortliche/n 2 Der students-rat ist berechtigt, Budgets für Projekte und Leistungen zu vergeben, die selbstständig durch den/die Projekt- /Leistungsverantwortliche/n abgerufen werden können. Für die Stellung des Budgets ist gemäss Artikel 3.1 ebenfalls ein Doppelvisum erforderlich. 1 Das Budget wird durch den/die Ressortverantworlichen Finanzen erstellt, durch den students-rat genehmigt und durch die Delegiertenversammlung verabschiedet. 2 Das Budget kann im Bedarfsfall während des Geschäftsjahres angepasst werden. 3 Für die Anpassung ist ein students-ratsbeschluss sowie die Abnahme in einer ausserordentlichen Delegiertenversammlung notwendig, soweit die Änderungen die Finanzkompetenz des students-rats überschreiten. 1 Die Jahresrechnung wird durch die Revisoren der BDO Visura geprüft. 2 Die Genehmigung der Jahresrechnung und die Entlastung des students-rats erfolgt durch die Delegiertenversammlung. Dieser wird von den Revisoren einen Bericht vorgelegt, der die Annahme oder Ablehnung der Rechnung empfiehlt. 1 Der Mitgliedsbeitrag wird semesterweise gemeinsam mit den Studiengebühren durch die FHNW eingezogen und dann students.fhnw zur Verfügung gestellt. 2 Die Höhe der Beiträge an die Fachschaften wird durch den students-rat bestimmt und durch eine Delegiertenversammlung genehmigt. Seite 1 von 5

2 3 Die Höhe des Mitgliedsbeitrags beträgt CHF pro Semester und Person. Sonstige finanzielle Mittel Art. 7 Ausserordentliche finanzielle Mittel werden den students.fhnw zugeschrieben. Kompetenzen Art. 8 1 students-rat und Geschäftsstelle kann über die für ihn budgetierten Gelder verfügen. 2 Gelder, die an die Fachschaften gehen, unterliegen der Verwaltung der einzelnen Fachschaften. 3 Gelder, die in Projekte-/Leistungen fliessen, unterliegen dem/der Verantwortlichen. 4 Die Finanzkompetenz des einzelnen Ratsmitglieds beträgt 200 CHF pro Anschaffung. Höhere Beträge müssen durch den students-rat genehmigt werden. 5 Die Ressorts verfügen über die im Budget für sie reservierten Mittel selbständig und werden vom students-rat kontrolliert. Regionale Zusammenarbeit Art. 9 Der/die Verantwortliche der hochschulübergreifenden regionalen Zusammenarbeit erhält entsprechend dem veranschlagten Aufwand ein Semesterbudget, unabhängig dem der Fachschaften. Auszahlungen an die Fachschaften Art Die Höhe der den Fachschaften zustehenden Gelder regelt das Budget und ist direkt abhängig von der Anzahl der durch diese vertretenen Studierenden. 2 Für die Auslösung der Mittel muss der students-rat das eingereichte Budget der Fachschaften genehmigen. 3 Die Gelder der Fachschaften verbleiben bis zum Abruf durch diese treuhänderisch auf dem Konto/den Konten von students.fhnw. 4 Gelder, die nicht binnen 2 Semestern abgerufen werden, kommen dem Fachschafts-Pool (Art. 21) zugute. Entschädigungen Art Der students-rat wird mit 60 CHF pro Vorstandsmitglied pro Sitzung entschädigt 2 Das Brutto-Gehalt der Kategorie A beträgt bei 100 Stellenprozent CHF pro Monat. Diese Kategorie gilt für a) Die Ratspräsidentin / den Ratspräsidenten b) Die Geschäftsleiterin / den Geschäftsleiter 3 Das Brutto-Gehalt der Kategorie B beträgt bei 100 Stellenprozent CHF pro Monat. Diese Kategorie gilt für die Ressortleiterin / den Ressortleiter 4 Der students-rat definiert im Rahmen der Budgetierung die Höhe des Pensums. 5 Delegierte im VSS werden mit 200 CHF pro Monat entschädigt. Bei hoher Belastung oder ausserordentlichen Leistungen kann der students-rat eine andere Entschädigung definieren. 6 Sonstige Entschädigungen können in den Budgets individuell geregelt werden. Seite 2 von 5

3 Spesen Art Den Mitgliedern des students-rates, Mitgliedern der Geschäftsstelle, anderen studentischen Funktionär/-innen und weiteren durch den students-rat definierten Personen werden die Spesen gegen Nachweis vergütet. 2 Reguläre Vergütungen: a) Zugfahrten werden mit einem Standardbillet 2. Klasse vergütet b) Autofahrten werden mit 0,70 CHF/km vergütet c) Sonstige Reisen werden entsprechend den Kosten für 2. Klasse vergütet. d) Auswärtige Hauptmahlzeiten werden bei ganztägigen Anlässen mit 15 CHF Pauschal vergütet 3 Öffentliche Verkehrsmittel sind den privaten vorzuziehen. B. FACHSCHAFTSSPEZIFISCHE BESTIMMUNGEN I) Allgemeines Zweck Art. 13 Die finanziellen Mittel der Fachschaften dienen zur Wahrung und Vertretung der ideellen und materiellen Interessen der Studierenden und zur Einrichtung eines Angebots von Dienstleistungen für die Studierenden. Autonomie Art. 14 Die Fachschaften besorgen finanzielle Geschäfte in dem ihnen zur Verfügung stehenden Rahmen eigenverantwortlich. Kontoführung und -information Art Die Fachschaften führen ein Konto, das von der Fachhochschule Nordwestschweiz bereitgestellt wird. 2 Die Ansprechstelle für die Fachschaften bezüglich Kontoinformationen, einschliesslich Kontosaldo, ist das Ressort Finanzen der Geschäftsstelle der Studierendenorganisation FHNW. 3 Informationen über das Kontosaldo erhalten die Fachschaften vom Ressort Finanzen a) An der Delegiertenversammlung b) Per Informationsschreiben anfangs Herbstsemester c) Auf Anfrage Grundlagen Art. 16 II) Budgetierungsverfahren 1 Als Grundlage für die Budgeterstellung der Fachschaften erfolgt ein Informationsschreiben des Ressorts Finanzen anfangs Herbstsemester. Dieses Informationsschreiben beinhaltet a) Aktuelles Kontosaldo b) Voraussichtliche Höhe des Beitrages im Folgejahr c) Deadline zur Einreichung des Budgets d) Beispielbudget e) Anleitung zur Erstellung eines Fachschaftsbudgets Seite 3 von 5

4 Erstellung und Einreichung Art Der Beitrag aus den Mitgliederbeiträgen gilt als Ertrag. 2 Das Eigenkapital per wird als Ertrag in das Budget eingerechnet. 3 Projektunabhängiges Sponsoring ist als Ertrag auszuweisen. 4 Das Budget ist bis zu dem im Informationsschreiben genannten Termin beim Ressort Finanzen einzureichen. 5 In ausserordentlichen Fällen kann eine Fristverlängerung mit dem Ressort Finanzen ausgehandelt werden. 6 Wird kein Budget eingereicht und kein Kontakt zum Ressort Finanzen gesucht, so gilt diese Fachschaft ohne Mahnung als inaktiv und erhält im Folgejahr keinen Beitrag. 7 Reaktiviert sich eine Fachschaft unter dem Jahr neu, so kann der students-rat eine ausserordentliche Finanzierung dieser Fachschaft bestimmen. Plausibilitätsprüfung und Genehmigung Art Das Ressort Finanzen der Studierendenorganisation FHNW prüft das Budget auf Plausibilität. Bei positivem Resultat beantragt das Ressort Finanzen die Genehmigung des Budgets beim students- Rat. 2 Sollten bei der Überprüfung Unklarheiten bezüglich der Plausibilität auftreten, so kontaktiert das Ressort Finanzen die Fachschaft. 3 Kann keine für das Ressort Finanzen zufriedenstellende Argumentation geliefert werden, so wird von der students- Ratspräsidentin oder vom students-ratspräsidenten mit der Fachschaft und dem Ressort Finanzen eine Aussprache geführt. 4 Kann von der students-ratspräsidentin oder vom students- Ratspräsidenten keine Lösung erzielt werden, so entscheidet der students-rat über das weitere Vorgehen. Auswertung Art Das Ziel ist, dass die Fachschaften einen Ertrag von null Franken bis maximal 20% des Beitrages budgetieren. 2 Fachschaften sollen kein Defizit budgetieren. Wird dies dennoch getan, so sucht das Ressort Finanzen mit der entsprechenden Fachschaft eine Lösung. 3 In besonderen Notsituationen kann der students-rat eine Defizitbudgetierung genehmigen und eine Lösung dafür suchen. 4 Wenn ein positiver Erfolg budgetiert wird, so wird der Beitrag folgendermassen gekürzt a) Erfolg 20% des Beitrags: 100% des Beitrages werden ausbezahlt b) 20% des Beitrages < Erfolg 120% des Beitrages: Beitrag = - (Erfolg / Beitrag ) * Beitrag c) 120% des Beitrages < Erfolg 0% des Beitrags werden ausbezahlt. Ausschüttung Art. 20 Die Beitragsausschüttung erfolgt per 1. Januar. Seite 4 von 5

5 Grundsätzliches Art. 21 III) Fachschafts-Pool 1 Der Fachschafts-Pool besteht aus den zurückbehaltenen Mitteln, die den Fachschaften gemäss Art. 19 gekürzt wurden. 2 Die Mittel des Fachschafts-Pools gehören allen Fachschaften. 3 Die Mittel des Fachschafts-Pools werden vom students-rat verwaltet. Zweck Art. 22 Die Mittel des Fachschafts-Pools werden für folgende Zwecke verwendet a) Spezifischer Fachschafts-Support b) Spezialprojekte der Fachschaften a) Fachschafts-Support Art. 23 b) Spezialprojekte Art Der students-rat muss jedes Jahr eine besonders gefährdete (inaktive) Fachschaft auswählen und diese mit Mitteln aus dem Fachschafts-Pool spezifisch fördern und unterstützen. Der students-rat darf diese Arbeit an eine geeignete Person delegieren. 2 Der students-rat verwendet für diesen Zweck als Richtlinie 10% des Fachschafts-Pools. 3 Der spezifische Fachschafts-Support wird von einer vom students-rat beauftragten Person in Zusammenarbeit mit der entsprechenden Fachschaft durchgeführt. 4 Anfangs Jahr wird ein Konzept zuhanden des students-rats erarbeitet und Ende Jahr wird ein kurzer Bericht über die getätigten Aktionen, die Verwendung der Mittel und die erzielten Erfolge zuhanden der Delegiertenversammlung erstellt. 1 Fachschaften, die ein spezielles Projekt realisieren wollen, das jedoch deren finanziellen Rahmen übersteigt, können zusammen mit dem Budget einen Antrag auf dessen Finanzierung stellen. 2 Dem Antrag ist ein Konzept des Projektes, ein Grobterminplan und ein Budget beizulegen. Vergabe Art. 25 Der students-rat ist für die Verteilung und Vergabe der Mittel aus dem Fachschafts-Pool verantwortlich. C. SCHLUSS UND ÜBERGANGSBESTIMMUNGEN Inkrafttreten Art. 26 Das Finanzreglement der Studierendenorganisation FHNW gilt ohne zeitliche Limite. Das Finanzreglement der Studierendenorganisation FHNW tritt nach Genehmigung durch die Delegiertenversammlung auf den 1. September 2014 in Kraft. Seite 5 von 5