PDFMAILER 3.0. Die Alternative zur Briefpost

Transkript

1 PDFMAILER 3.0 Die Alternative zur Briefpost

2 PDFMAILER 3.0 Systemvoraussetzungen Dieser Abschnitt beschreibt die Hardware, Systemsoftware und den Speicherbedarf für die Verwendung von gotomaxx Software. Nach oben hin sind selbstverständlich keine Grenzen gesetzt. gotomaxx Software wird auf CD und über das Internet vertrieben. Die Dokumentationen sind ausschließlich in elektronischer Form verfügbar. Microsoft Windows NT/2000/XP Microsoft Internet Explorer 5.5 Pentium -Prozessor (mind. 350 MHz) 64 MB Arbeitsspeicher XGA-Grafikkarte (1024 x 768) CD-ROM Laufwerk Festplattenspeicher: mindestens 100 MB frei Adobe Acrobat Reader 4.1 oder höher MAPI kompatibler Mail Client, Internetanschluss

3 PDFMAILER 3.0 Alle Rechte vorbehalten; kein Teil dieses Handbuches darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie oder die Speicherung und/oder Verbreitung in elektronischer Form) ohne schriftliche Genehmigung der gotomaxx GmbH reproduziert oder vervielfältigt werden. Die angegebenen Daten dienen lediglich der Produktbeschreibung und sind nicht als zugesicherte Eigenschaft im Rechtssinne zu verstehen. Die Firma gotomaxx GmbH und der Autor können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische noch irgendeine Haftung übernehmen. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise sind wir dankbar. Warenzeichen Microsoft, MS-DOS, Windows, Windows NT, Windows95, Windows98, Windows 2000 sowie Windows XP sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation. Acrobat Reader Copyright Adobe-Systems Incorporated. Alle Rechte vorbehalten. Adobe, das Adobe-Logo, Acrobat und das Acrobat-Logo sind Warenzeichen der Adobe-Systems Incorporated. Andere Produktnamen oder Firmenbezeichnungen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen ihrer berechtigten Eigentümer. Stand: Oktober 2003 Copyright by: gotomaxx GmbH Alte Bundesstraße Hauenstein Entwicklung: Octavian Cacina Dokumentation: Peter Koch, Dorothy Kennedy Grafik und Layout: Volker Heinle, Lothar Platz, Peter Koch Qualitätssicherung: Christian Müller, Johannes Bisson Projektleitung: Dirk Winter

4 I PDFMAILER 3.0 Inhaltsverzeichnis Willkommen... 1 Kap. I Einführung 3 1 Über maxx... PDFMAILER Was ist... neu? 3 3 maxx PDFMAILER... Versionen 5 PDFMAILER STANDARD... 5 PDFMAILER PROFESSIONAL... 6 PDFMAILER PROMOTION... 6 Leistungsübersicht maxx PDFMAILER... kaufen 8 5 Hilfe drucken Installation... 9 Installation ausführen... 9 Installationsablauf Update/Upgrade Reparieren / Deinstallieren maxx... PDFMAILER starten 10 8 maxx... PDFMAILER registrieren 11 Kap. II Einstellungen 14 1 Ausgabe Komprimierung Schriftarten Sicherheit Mailer Speichern Briefpapier Einstellungen Erweiterte Einstellungen Kap. III Arbeiten mit maxx PDFMAILER 32 1 Der Ausgabedialog Der Ausgabedialog... für das Sammeln von Druckaufträgen 33 3 Ausdruck... als Briefpapier speichern 34 Kap. IV PDFMAILER Professional Steuerbefehle 37 1 Aufbau... eines Steuerbefehls 37 2 Liste der... Steuerbefehle 37 Mail... 37

5 Inhalt II aa bc cc ed mf sa mb to bf ma mo ms Speichern df sf se sd Sicherheit su so sr Optionen bp fn nd od ml sv cl jc jm jd jp Index 47

6 I PDFMAILER 3.0 Willkommen Willkommen in der Welt von gotomaxx Software! Herzlichen Dank, dass Sie sich für ein Produkt aus dem Hause gotomaxx entschieden haben. gotomaxx entwickelt seit Jahren innovative Softwareprodukte für den Home- und Businessbereich mit einem herausragenden Preis- /Leistungsverhältnis. International erfolgreiche Produkte wie z. B. der PDFMAILER stellen die Aktualität und die Leistungsfähigkeit von gotomaxx Software unter Beweis. gotomaxx Software zeichnet sich durch die konsequente Anwendung modernster Entwicklungswerkzeuge und eine intuitiv zu bedienende und anwenderfreundliche Benutzeroberfläche aus. gotomaxx Softwareprodukte machen die Arbeit mit dem PC einfacher und sicherer. Hauenstein im Oktober 2003 gotomaxx GmbH

7 Kapitel I

8 3 PDFMAILER Einführung 1.1 Über maxx PDFMAILER 3.0 maxx PDFMAILER erzeugt einfach per Ausdruck Dateien im PDF-Format, vergibt automatisch einen Dateinamen und öffnet den client. Somit können Sie aus jeder Software, die drucken kann, s versenden. Das macht die Weitergabe von Dokumenten einfacher als das Versenden eines Computer-Faxes. Da im PDF Format nahezu alle TrueType- und OpenType-Schriftarten, Formatierungen, Farben und Grafiken erhalten bleiben, ist die Dokumentqualität erheblich höher als beim Fax. Über die Druckerschnittstelle lassen sich auf simple Art und Weise beliebige Dokumente in das universelle PDF Format konvertieren. 1.2 Was ist neu? PDFMAILER STANDARD 3.0 Integration von Internet-Links im PDF-Dokument Lotsen Sie den Empfänger Ihrer per anklickbarem Link direkt auf Ihre oder irgendeine andere Website. Mehr Sicherheit(seinstellungen) Passwort! Mit Vergabe und Aktivierung eines Passworts können Sie sicherstellen, dass nur der gewünschte Adressat/Kenner dieses Passworts das PDF Dokument öffnen kann. Weitere optionale Sicherheitseinstellungen: Sie können erlauben oder sperren: die Entnahme von Text und Grafiken das Ausdrucken des PDF Dokuments Veränderungen des PDF Dokuments das Entnehmen und Verändern von Feldinhalten oder Bemerkungen Schnellere, noch einfachere Bedienung generell Leicht verständliche Abfragen in den Dialogfenstern, sowie eine komplett überarbeitete Benutzerführung erleichtern Ihnen das Arbeiten mit dem PDFMAILER beträchtlich, wie z. B. das Ändern von Grundeinstellungen und Optionen oder das gezielte Einbetten von Schriftarten, wodurch Sie z. B. sicherstellen können, dass Ihre Firmenschrift beim Empfänger originalgetreu² angezeigt wird. Schneller Versand von s durch mehr Komfort Neue Funktionen und ein komplett überarbeiteter Dialog vereinfachen das Versenden der s. Sie haben nun aus dem PDFMAILER heraus direkten Zugriff auf Ihr Windows-Adressbuch und können so Adressen oder Empfängergruppen bequem und schnell auswählen. Auch das Einfügen und Entfernen von -Anhängen geht jetzt noch einfacher und bequemer mit Hilfe der neu integrierten Attachment- Verwaltung". Desweiteren können Sie beim neuen PDFMAILER 3.0 einen Standardwerbetext hinterlegen (und jederzeit aktualisieren), der bei Ihren s standardmäßig eingefügt wird.

9 Einführung 4 Mehr Möglichkeiten und Sicherheit beim Abspeichern Sie können über den neuen, vereinfachten Speicher-Dialog schnell und unkompliziert Dateinamen hinterlegen, softwaregestützt das Zielverzeichnis auswählen und bei bereits vorhandenen Dateien verschiedene Speichermöglichkeiten nutzen. Schnelleres Versenden dank kleinerer Dateien Durch den Einsatz neuer Kompressionsverfahren für Schwarzweiß- und Farbbilder werden die erzeugten PDFs noch kleiner. Das heißt: Auch grafisch aufwendige E- Mails werden auf vergleichsweise kleine kompakte Dateien herunterkomprimiert. Sie können diese Dateien somit schneller versenden und der Empfänger kann sie schneller herunterladen. Kombination von Druckdaten aus unterschiedlichen Anwendungen in einer PDF Datei Verwenden Sie häufig mehrere Programme gleichzeitig, wenn Sie an einem Auftrag bzw. Projekt arbeiten? Dann können Sie jetzt Windows-Dateien/Dokumente unterschiedlichen Formats in einem PDF-Dokument zusammenstellen und versenden (z. B. einen Plan aus Autocad mit einem Angebot aus Word in einer PDF Datei kombinieren). PDFMAILER PROFESSIONAL 3.0 Noch einfachere Einbindung von "virtuellem Briefpapier" Sie können jedes Windows-Dokument (Word-Doc., Excel-Tabelle, CAD-Datei), wenn gewünscht, direkt auf Ihrem Firmen-Briefpapier" verschicken. Der neue, verbesserte Benutzerdialog macht die Integration von Firmen-Briefpapier sehr einfach. Sie müssen lediglich Ihren Firmen-Briefbogen als Bitmap im PDFMAILER hinterlegen und schon erhalten die Empfänger Ihrer s (PDF-)Dokumente, die original aussehen wie Geschäftsbriefe oder Anschreiben Ihres Hauses (mit Firmenlogo, HRB Nummer, Name des Geschäftsführers, Telefon, Fax, - und Internetadresse etc. ) Die dafür notwendigen Voreinstellungen lassen sich einfach und schnell über die Druckeinstellungen des maxx PDFMAILER PROFESSIONAL einrichten. Mehrere Briefbögen für Folgeseiten werden hierbei unterstützt. Sie können Ihr Briefpapier mit einem Layoutprogramm, Grafikprogramm oder mit einer Textverarbeitung (z.b. MS-Word) erstellen, die Datei als Briefpapier für den maxx PDFMAILER speichern und für Ihre Dokumente nutzen. Grafiken einbauen! Sie können jetzt auch Grafiken (z. B. Ihre eingescannte Unterschrift) an einer beliebigen Stelle im PDF platzieren. Ebenso haben Sie die Möglichkeit, neue Werbegrafiken an jeder Stelle des Dokuments während der Laufzeit einzupflegen. Automatisches Einfügen von Betreffzeile, Bodytext, adresse... Dadurch können Sie sehr viel Zeit sparen! Vor allem beim Versenden des gleichen Dokuments an sehr viele (einzelne) Empfänger, wie z. B. bei einem Serienbrief oder anderen personalisierten Masseninformationen. Genau wie die Adressdaten bei einem Serienbrief können Sie bei Ihren s jetzt

10 5 PDFMAILER 3.0 Betreff, -Adresse, Bodytext u. v. m. automatisch einsetzen lassen. Dies erreichen Sie unkompliziert und schnell über Steuerzeichen ganz gleich in welcher Windows Datei. Sie setzen diese Steuerzeichen, maxx PDFMAILER PROFESSIONAL 3.0 erkennt diese und baut die entsprechenden Elemente automatisch in Ihre ein. ² Das Einbetten der Schriftart in das PDF-Dokument muss lizenzrechtlich zulässig sein. Lässt die Lizenz der Schriftart das Einbetten nicht zu, wird die Schriftart nicht eingebettet! 1.3 maxx PDFMAILER Versionen maxx PDFMAILER ist in drei Versionen erhältlich: STANDARD maxx PDFMAILER STANDARD ist die geeignete Lösung für Anwender, die Dateien im universellen PDF-Format erzeugen, versenden oder speichern möchten und eine komfortable, kostengünstige PDF Software wünschen. Einfach und clever! Die Alternative zur Briefpost - PDF und s erstellen und versenden aus jeder Windowsanwendung. PROFESSIONAL maxx PDFMAILER PROFESSIONAL ist für Unternehmen gedacht, die Telefax-, Porto- und Versandkosten durch den Internetversand von Dokumenten reduzieren möchten. Automatisiert Versandvorgänge im Büro. PROMOTION PDFMAILER mit dem Funktionsumfang von PDFMAILER STANDARD, der in jedes Dokument eine Werbezeile einfügt PDFMAILER STANDARD maxx PDFMAILER STANDARD erzeugt einfach per Ausdruck Dateien im PDF-Format, vergibt automatisch einen Dateinamen und öffnet den client. Damit können Sie aus jeder Software, die drucken kann, s versenden. Das macht die Weitergabe von Dokumenten so praktisch wie die Arbeit mit einem Computerfax. Weil im PDF-Format nahezu alle TrueType- und OpenType-Schriftarten, Formatierungen, Farben und Grafiken erhalten bleiben, ist natürlch die Qualität höher als beim Telefax. maxx PDFMAILER STANDARD hat den Leistungsumfang vom kostenfreien maxx PDFMAILER PROMOTION, fügt aber keine Werbezeile in das PDF- Dokument ein. Ohne Werbezeile sind die PDF-Dateien universeller nutzbar! Einfach PDF Dateien ausdrucken Zusätzlich können Sie die maxx PDFMAILER-Dateien anzeigen oder automatisiert speichern. Über die Druckerschittstelle lassen sich auf simple Art PDF Dateien erzeugen und dadurch jedes beliebige Dokument in das universelle PDF Format konvertieren.

11 Einführung PDFMAILER PROFESSIONAL Durch den Einsatz von maxx PDFMAILER und virtuellem Briefpapier die Vorteile von Digitalem Postversand nutzen und Postausgangskosten minimieren. Sie versenden digitale Post über das Internet und reduzieren dadurch Kosten für Postbearbeitung, Porto und Postausgang spürbar. Möglich wird dies durch die integrierte Grafikverwaltung, durch die virtuelles Briefpapier im maxx PDFMAILER abbildbar ist. Jeder Ausdruck wird mit den Grafiken kombiniert, die Sie auch auf Ihrem Briefpapier verwenden. maxx PDFMAILER PROFESSIONAL baut Ihr Firmenlogo, die HRB Nummer, Name des Geschäftsführers, Telefon, Fax, - und Internetadresse in jedes Dokument ein. Die Empfänger erhalten -Dokumente, welche aussehen wie Geschäftsbriefe oder Anschreiben Ihres Hauses. Da maxx PDFMAILER PROFESSIONAL die Grafiken zentral verwaltet sind alle Druckjobs, welche auf Briefpapier abgestimmt sind, sofort auch mit maxx PDFMAILER PROFESSIONAL druckbar. Dies stellt einen wesentlichen Vorteil dar, weil die bestehenden Druckstrukturen erhalten bleiben. Das bedeutet, die Angebots-, Auftragsformulare und Vorformatierungen in der Textverarbeitung, welche bereits auf das Firmenpapier abgestimmt sind, können sofort auch zusammen mit maxx PDFMAILER PROFESSIONAL verwendet werden. Dieser Umstand ermöglicht eine schnelle Einführung und Verfügbarkeit von maxx PDFMAILER PROFESSIONAL. maxx PDFMAILER PROFESSIONAL können Sie aus Ihrer Warenwirtschaft oder Textverarbeitung fernsteuern. Dann entfällt das: Eingeben der adresse Eingeben vom betreff Eingeben vom text Drücken vom Sendebutton Das bedeutet: Hohe Automatisierung beim Versandvorgang Kaum Fehlermöglichkeiten Schnelle Bearbeitung Optimale Integration in die bestehende Softwarelandschaft maxx PDFMAILER PROFESSIONAL ist die ideale Lösung für Anwender die maxx PDFMAILER in einem professionellen Unternehmensumfeld einsetzen möchten PDFMAILER PROMOTION Mit dem kostenfreien, werbegesponserten maxx PDFMAILER PROMOTION können Sie s mit PDF Anhang durch einen Druckjob unter Windows erstellen. So einfach wie mit einem Computerfax versenden Sie s - jedoch in Farbe, und so, wie Sie das Dokument auf Ihrem PC sehen. Das PDF-Format kann auf vielen Computersystemen angezeigt werden.

12 7 PDFMAILER 3.0 Schicken Sie Ihre Korrespondenz mit dem PDFMAILER. Arbeiten Sie produktiver, weil Sie für die Erstellung des PDF-Anhangs das von Ihnen bevorzugte Desktopprogramm nutzen können - Sie brauchen keine E- Mail mehr im client zu erstellen. Nutzen Sie die automatische Dateinamenserzeugung und Ablage von maxx PDFMAILER, um Dokumente noch einfacher und schneller zu erstellen. Setzen Sie maxx PDFMAILER ein, wenn Sie schnell und einfach Informationen austauschen wollen und auf eine anspruchsvolle äußere Form des Dokumentes nicht verzichten möchten. Highspeed mit - Schneller beim Empfänger Die -Technologie entwickelt sich rasant weiter. Die Vorteile von liegen auf der Hand: Mit kaum einem anderem Medium erreichen Sie Ihren Adressaten so schnell, sicher und zeitunabhängig. Gerade mal ein Klick ins Adressbuch genügt und Ihre Nachricht wird an mehrere Empfänger verteilt. Alle Adressen, die Sie bisher im programm erfasst und gepflegt haben, können Sie weiterhin ohne Einschränkung verwenden. Profiformat für Ihre s Eine ist nicht dasselbe wie ein per Post verschickter Brief oder Fax. Eine ist einfach veränderbar. Oft können sogar die Dateien im Anhang durch den Empfänger geändert werden. Das ist nicht bei jeder Nachricht sinnvoll. maxx PDFMAILER erzeugt Dateien, die Sie getrost weitergeben können, ohne dass eine einfache Abänderung Ihrer Dokumente möglich wäre Leistungsübersicht Die Folgende Tabelle gibt Ihnen eine Übersicht über die wichtigsten Leistungsmerkmale der maxx PDFMAILER Versionen Promotion, Standard und Professional:

13 Einführung 8 Leistung Promotion Standard Professional Dokumente automatisch als PDF- ü ü ü Datei per versenden Dokumente als PDF-Datei ü ü ü speichern Komprimierungeinstellungen für ü ü ü Grafiken und Bitmap-Bilder Schriftarten einbetten ü ü ü Verarbeitung von Internet-Links in PDF-Dokumenten Passwort für das Öffnen des PDF- Dokuments Erweiterte Sicherheitseinstellungen Druckjobmanagement zum Zusammenführen mehrerer PDF- Dokumente Virtuelles Briefpapier Einbinden von Grafiken Automatisierte Verarbeitung über Steuerzeichen in Dokumenten Werbezeile in jedem PDF- Dokument ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü Diese Dokumentation beschreibt die Leistungsmerkmale von maxx PDFMAILER Professional. 1.4 maxx PDFMAILER kaufen maxx PDFMAILER STANDARD oder PROFESSIONAL können Sie hier bestellen. 1.5 Hilfe drucken Die Druckversion dieser Hilfe finden Sie als PDF-Dokument auf der CD-ROM oder online unter

14 9 PDFMAILER Installation Bevor Sie mit gotomaxx Software arbeiten können, müssen Sie das Programm auf Ihrer Festplatte installieren. Das Installationsprogramm erledigt folgende Arbeitsschritte für Sie: Anlegen des Programmverzeichnisses auf Ihrer Festplatte Kopieren der Programmdateien in das gewählte Programmverzeichnis Anlegen aller vom Programm benötigten Unterverzeichnisse Installation der notwendigen Druckertreiber Anlegen der Programmgruppe im Windows Startmenü Programme" Eintragungen in der Windows-Registrierungsdatenbank Installation ausführen Die Installationsdatei von maxx PDFMAILER befindet sich entweder auf CD-ROM (Boxversion) oder im gewählten Downloadverzeichnis auf Ihrer Festplatte (Internetversion). Bitte beachten Sie, dass Sie als Administrator angemeldet sein müssen, damit das Programm ordnungsgemäß installiert werden kann! So installieren Sie maxx PDFMAILER von CD-ROM: 1. Starten Sie Windows. 2. Legen Sie die CD-ROM in das CD-ROM-Laufwerk Ihres Rechners. 3. Startet Setup nicht automatisch, klicken Sie in der Windows Taskleiste auf <Start> und wählen Sie Ausführen". 4. Tragen Sie in das Feld ÖFFNEN den Laufwerksbuchstaben des CD-ROM- Laufwerkes, gefolgt von einem Doppelpunkt und einem Backslash, sowie den Dateinamen Setup" ein ( D:\setup). 5. Klicken Sie auf <OK> Das Installationsprogramm Setup" startet. So installieren Sie maxx PDFMAILER von der Festplatte (Downloadverzeichnis): 1. Starten Sie Windows. 2. Öffnen Sie das Laufwerk und den Ordner, in dem die maxx PDFMAILER - Setupdatei gespeichert ist. 3. Doppelklicken Sie auf die Setupdatei. Das Installationsprogramm Setup" startet.

15 Einführung Installationsablauf Das Setup von maxx PDFMAILER führt Sie durch die Installation. Folgen Sie einfach den Anweisungen auf dem Bildschirm Update/Upgrade Bei der Installation eines Update oder Upgrade auf eine höhere Version von maxx PDFMAILER gehen Sie bitte wie unter Installation ausführen beschrieben vor. Hinweis: Eine ältere Version von PDFMAILER muss zuvor über die Windows Systemsteuerung - Software - <Entfernen> deinstalliert werden Reparieren / Deinstallieren Um fehlende oder beschädigte Dateien, Registrierungsschlüssel und Verknüpfungen neu zu installieren, starten Sie Setup erneut und wählen Sie die Option REPARIEREN. Um maxx PDFMAILER von der Festplatte zu entfernen, starten Sie Setup erneut und wählen Sie die Option ENTFERNEN. Folgen Sie den weiteren Anweisungen des Installationsassistenten. Hinweis: Reparieren / Entfernen / Ändern kann nur auf eine installierte Version angewendet werden, die mit der Setupversion identisch ist. Haben Sie eine ältere Version installiert, müssen Sie diese über die Windows Systemsteuerung - Software - <Entfernen> deinstallieren. 1.7 maxx PDFMAILER starten Sofort startklar - drucken, versenden und speichern maxx PDFMAILER ist nach der Installation sofort startklar, d.h. Sie können aus jeder Windows-Anwendung den maxx PDFMAILER - Drucker auswählen und PDF- Dokumente erstellen, versenden und speichern. maxx PDFMAILER - registrieren und konfigurieren Um Ihre Kopie von maxx PDFMAILER zu registrieren oder PDFMAILER an Ihre Anforderungen anzupassen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

16 11 PDFMAILER 3.0 So starten Sie das maxx PDFMAILER Hauptfenster: 1. Klicken in der Windows-Taskleiste auf die Schaltfläche <Start>. 2. Klicken Sie im Programmstartmenü auf "gotomaxx" und dann auf "maxx PDFMAILER" Das Hauptfenster von maxx PDFMAILER wird geöffnet. Weiter mit >> Registrieren Einstellungen 1.8 maxx PDFMAILER registrieren Um Ihre Kopie von maxx PDFMAILER zu registrieren, müssen Sie den Lizenzcode, den Sie nach dem Kauf der Software erhalten haben, im Registrierungsfenster eintragen. Gehen Sie bitte wie folgt vor: So registrieren Sie Ihre Kopie von maxx PDFMAILER: 1. Klicken Sie im Hauptfenster von maxx PDFMAILER auf "Registration" maxx PDFMAILER öffnet das Registrierungsfenster.

17 Einführung Tragen Ihren Namen, die Organisation und den Lizenzcode ein. 3. Klicken Sie auf <OK>, um die Eingabe zu speichern. Weiter mit >> Einstellungen

18 Kapitel II

19 Einstellungen 14 2 Einstellungen maxx PDFMAILER können Sie auf Ihre Anforderungen abstimmen. Wenn Sie im Hauptfenster von maxx PDFMAILER auf "Einstellungen nach Maß!!" klicken, wird der Eigenschaften-Dialog des aktuell gewählten maxx PDFMAILER Druckers geöffnet. Sie können beliebig viele maxx PDFMAILER Drucker anlegen und jeden einzelnen unterschiedlich konfigurieren! Nach der Installation steht zunächst der Drucker "maxx PDFMAILER Professional" bzw. maxx PDFMAILER Standard" zu Verfügung (je nach dem, welche Lizenz Sie erworben haben). So fügen Sie einen neuen maxx PDFMAILER Drucker hinzu: 1. Klicken Sie im Hauptmenü auf "Drucker" und dann auf "Hinzufügen". 3. Der Dialog "Drucker hinzufügen" wird geöffnet. 4. Vergeben Sie einen Namen und klicken auf <OK>. 5. Der Drucker wird angelegt und erscheint im Menü "Drucker". So wählen Sie einen Drucker zum Anpassen der Eigenschaften aus: 1. Klicken Sie im Hauptmenü auf "Drucker". Im oberen Teil der Menütafel werden alle verfügbaren maxx PDFMAILER Drucker angezeigt. 2. Klicken Sie auf den Drucker, dessen Einstellungen geändert werden sollen. Der gewählte Drucker erscheint in der Titelleiste des maxx PDFMAILER Hauptfensters.

20 15 PDFMAILER 3.0 So entfernen Sie einen Drucker: 1. Klicken Sie im Hauptmenü auf "Drucker". Im oberen Teil der Menütafel werden alle verfügbaren maxx PDFMAILER Drucker angezeigt. 3. Aktivieren Sie den Drucker, den Sie entfernen möchten, mit einem Mausklick auf den Druckernamen. 4. Klicken Sie erneut im Hauptmenü auf "Drucker" und dann auf "Entfernen". 5. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit <Ja>, wenn Sie den Drucker mit allen Einstellungen entfernen möchten. Klicken Sie auf <Nein>, um den Vorgang abzubrechen. So konfigurieren Sie den aktuell gewählten maxx PDFMAILER Drucker: 1. Klicken Sie Hauptfenster von maxx PDFMAILER auf "Einstellungen nach Maß!!". maxx PDFMAILER öffnet den Dialog "Eigenschaften von... <Druckername>". Je nach lizenzierter Version (Standard oder Professional) stehen folgende Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung: Ausgabe Komprimierung Schriftarten Sicherheit Mailer Speichern Briefpapier

21 Einstellungen Ausgabe In dieser Karteikarte können Sie die Ausgabeoptionen für PDF-Dokumente festlegen. AUSGABEDIALOG VOR JEDEM DRUCKAUFTRAG ÖFFNEN Aktiveren Sie den Status dieses Feldes þ, um vor jedem Druckauftrag ein Dialogfenster zum Verändern der Datei- und Druckeinstellungen zu öffnen. Hinweis: Wenn Sie DRUCKAUFTRÄGE SAMMELN aktivieren, ist das Öffnen des Ausgabedialogs automatisch aktiviert. EINE MIT DEM ERSTELLTEN DOKUMENT ALS ANHANG ERSTELLEN Wenn Sie das erstellte PDF-Dokument als versenden wollen, aktivieren Sie den Status dieses Feldes þ. DAS ERSTELLTE DOKUMENT IM DATEISYSTEM SPEICHERN Soll das erstellte PDF-Dokument gespeichert werden, aktivieren Sie diese Option þ. Tipp: Sie können ein erstelltes PDF-Dokument als versenden und gleichzeitig im Dateisystem speichern, wenn Sie beide Optionen aktivieren þ.

22 17 PDFMAILER 3.0 WEBLINKS VERARBEITEN Enthält Ihr Dokument Verweise zu einer Website (Weblinks), so können diese in das PDF-Dokument als Web-Verknüpfung übernommen werden. DRUCKAUFTRÄGE SAMMELN Sammelt die erstellten PDF-Dokumente in einem Stapel. Im Ausgabedialog können Sie die gesammelten PDF-Dokumente auswählen, versenden und/oder speichern. Hinweis: Der Ausgabedialog muss solange geöffnet bleiben, bis alle gewünschten PDF- Dokumente erstellt wurden. FÜR JEDEN DRUCKAUFTRAG EINE SEPARATE ERSTELLEN Für jedes im Ausgabedialog gesammelte PDF-Dokument wird bei Aktivieren þ dieser Option eine separate erstellt. Bleibt diese Option deaktiv, werden alle gesammelten und markierten PDF-Dokumente mit einer einzigen versendet. Hinweis: Diese Option ist nur verfügbar, wenn DRUCKAUFTRÄGE ZUSAMMENFASSEN deaktiviert ist! DRUCKAUFTRÄGE ZUSAMMENFASSEN Wollen Sie die im Ausgabedialog gesammelten PDF-Dokumente zu einem einzigen PDF-Dokument zusammenfassen, aktivieren Sie den Status þ dieses Feldes. 2.2 Komprimierung In den meisten Fällen reichen die Standardkomprimierungseinstellungen des PDFMAILERS aus, um effiziente PDF-Dateien zu erzeugen. Innerhalb dieser Karteikarte können Sie die Komprimierungseinstellungen ändern oder die Komprimierung deaktivieren, wenn die Größe der PDF-Datei keine Rolle spielt. Durch das Komprimieren von Text- und Vektorgrafiken sowie von Bitmap-Bildern können Sie die Größe der PDF-Datei wesentlich reduzieren. Die Qualität der Bilder wird durch die Komprimierung aber beeinträchtigt. Je höher die Komprimierung, desto kleiner ist die PDF-Datei und schlechter die Qualität der Bilder.

23 Einstellungen 18 Folgende Einstellungen sind möglich: GRAFIK KOMPRIMIEREN Aktivieren Sie diese Option þ, um Grafiken zu komprimieren. Durch Komprimieren von Grafikdateien kann die Größe einer PDF-Datei, abhängig von der gewählten Einstellung, wesentlich verringert werden. FARBBILDER Wählen Sie eines der folgenden Komprimierungsverfahren für Farb- und Graustufenbilder: Keine JPEG leicht JPEG mittel JPEG stark ZIP SCHWARZWEIßBILDER Wählen Sie eine der folgenden Komprimierungsverfahren für Schwarzweißbilder: Keine CCITT Gruppe 3 CCITT Gruppe 4 ZIP Run Length Um die Standardeinstellung wiederherzustellen, klicken Sie auf den Button

24 19 PDFMAILER 3.0 <Standard>. 2.3 Schriftarten PDFMAILER ermöglicht das Einbetten von True Typ und und OpenType-Schriftarten in PDF-Dokumente. Bei Schriftarten, die nicht eingebettet werden, wird nur die Fontbeschreibung in das Dokument aufgenommen. Wird das PDF-Dokument auf einem PC geöffnet, auf dem die Schriftart nicht zur Verfügung steht, wird die Schriftart nach der dazu passenden Beschreibung simuliert. Sie haben Möglichkeit, einzelne Schriftarten (Fonts) stets einzubetten oder nie einzubetten. Desweiteren können Sie auch alle in einem Dokument verwendeten Schriftarten in das PDF-Dokument einbetten. Weiterhin kann maxx PDFMAILER nur die Untergruppen einer verwendeten Schriftart einbetten. Alle Schriftarten einbetten Um alle in einem Dokument verwendeten Schriften einzubetten, aktivieren þ Sie das Kontrollfeld ALLE SCHRIFTARTEN EINBETTEN. Nur bestimmte Schriftarten einbetten Wenn Sie nur bestimmte Schriftarten einbetten möchten, stellen Sie zunächst sicher, dass das Kontollfeld ALLE SCHRIFTARTEN EINBETTEN deaktiviert ist. Verschieben Sie dann die Schriftarten, die in das PDF-Dokument eingebettet werden sollen in die Liste "Stets eingebettet".

25 Einstellungen 20 Nur die Untergruppen einer Schriftart einbetten Um nur die Untergruppen der Schriftarten einzubetten, aktivieren þ Sie die Option TEILMENGE EINBETTEN. Alle Schriftarten mit wenigen Ausnahmen einbetten Wenn Sie grundsätzlich alle Schriftarten mit wenigen Ausnahmen einbetten wollen, aktivieren þ Sie das Kontrollfeld ALLE SCHRIFTARTEN EINBETTEN und verschieben Sie die Schriftarten, die nicht eingebettet werden sollen in die Liste "Nie eingebettet". Einstellungen zurücksetzen Um die Standardeinstellung wiederherzustellen, klicken Sie auf den Button <Standard>. Hinweis: Das Einbetten der Schriftart in das PDF-Dokument muss lizenzrechtlich zulässig sein. Lässt die Lizenz der Schriftart das Einbetten nicht zu, wird die Schriftart nicht eingebettet! 2.4 Sicherheit Diese Karteikarte bietet Ihnen die Möglichkeit, den Zugriff auf das erstellte PDF- Dokument zu beschränken, in dem Sie Kennwörter für das Öffnen oder das Ändern der Sicherheitseinstellungen festlegen. Außerdem können Sie bestimmte Funktionen, wie das Ändern oder das Drucken des Dokuments für den Empfänger sperren. Zugriffsgeschütze Dokumente werden generell verschlüsselt.

26 21 PDFMAILER 3.0 Kennwörter: Hier können Sie ein Kennwort für das Öffnen des PDF-Dokuments und ein Kennwort für das Ändern der Sicherheitseinstellungen eintragen. Wenn Sie beide Kennwörter vergeben, ist das Öffnen des Dokuments sowohl mit dem einem als auch mit dem anderen Kennwort möglich. Um die Sicherheitsoptionen zu ändern, muss allerdings das Kennwort für das Ändern der Sicherheitseinstellungen verwendet werden. DOKUMENT ÖFFNEN Tragen Sie hier das Kennwort zum Öffnen des Dokuments ein. SICHERHEITSEINSTELLUNGEN ÄNDERN Tragen Sie hier das Kennwort zum Ändern der Sicherheitseinstellungen ein. Hinweis: Sie sollten für das Öffnen und das Ändern der Sicherheitseinstellungen unterschiedliche Kennwörter verwenden. Erlaubte Vorgänge: Hier können Sie bestimmte Funktionen für den Empfänger des Dokuments freigeben oder sperren. Eine Funktion ist freigegeben, wenn Sie die entsprechende Option aktivieren þ. Um eine Funktion zu sperren, deaktiveren Sie die Option. Verfügbare Optionen: DRUCKEN

27 Einstellungen 22 Der Empfänger kann das Dokument drucken. DOKUMENT ÄNDERN Der Empfänger kann Änderungen am Dokument vornehmen. TEXT UND GRAFIKEN AUSWÄHLEN Der Empfänger kann Textpassagen und Grafiken auswählen und kopieren. ANMERKUNGEN UND FORMULARFELDER ZUFÜGEN ODER ÄNDERN Der Empfänger kann dem PDF-Dokument Anmerkungen (z.b. Notizen) und Formularfelder hinzufügen und diese ändern. 2.5 Mailer Hier können Sie die Einstellungen für den Versand der PDF-Dokumente festlegen. -Steuerung: -SYSTEM Wählen Sie den von Ihnen genutzten -Client. -CLIENT ÖFFNEN Aktivieren Sie diese Option þ, wenn Ihr Standard- -Programm (z.b. MS-

28 23 PDFMAILER 3.0 Outlook) auch dann geöffnet werden soll, wenn eine adresse bereits über die Befehlssteuerung oder als Standard übergeben wurde. Optionale Angaben: DATEINAME Name des zu erstellenden PDF-Dokuments. Bleibt das Feld leer, verwendet maxx PDFMAILER den Namen des Druckauftrags als PDF-Dateinamen. EMPFÄNGER Dieser Eintrag wird in das Empfängerfeld der übertragen. In der Regel wird hier keine Eingabe vorgenommen, sondern das Feld bleibt frei und der Empfänger wird erst in der festgelegt. Nur wenn zahlreiche s immer an den gleichen Empfänger gerichtet sind, ist eine Standardempfängeradresse hier sinnvoll. Eingabe: Optional eine Standardempfängeradresse Auswahl: Über den Button <...> können Sie eine -Adresse aus dem Windows- Adressbuch auswählen. BETREFF Dieser Eintrag wird in das Betrefffeld im Client übertragen. In der Regel wird hier keine Eingabe vorgenommen, sondern das Feld bleibt frei und der Empfänger wird erst vor dem Versenden der Nachricht festgelegt. Eingabe: Optional einen Betrefftext ANHANG Soll mit jeder beispielsweise immer eine Werbebroschüre oder "Allgemeine Geschäftsbedingungen" mit versendet werden, können Sie hier ein oder mehrere Dateien als Anhang (Attachments) hinterlegen. Klicken Sie hierzu auf den Button <...> neben dem Feld ANHANG. In einer Tabelle können Sie nun weitere Dateien hinzufügen, die als Anhang versendet werden sollen.

29 Einstellungen 24 TEXT Hier können Sie optional einen Standard- -Text hinterlegen.

30 25 PDFMAILER Speichern Innerhalb dieser Karteikarte können Sie Einzelheiten für das Speichern von PDF- Dokumenten festlegen. DATEINAME Tragen Sie hier einen Namen ein, unter dem das PDF-Dokument standardmäßig im Zielverzeichnis gespeichert werden soll. Bleibt das Feld leer, wird die von PDFMAILER erzeugte Datei unter dem Namen des Druckauftrags abgelegt. Worddokument Angebot.doc" wird unter Microsoft Word - Angebot.PDF" im gewählten Zielverzeichnis gespeichert. ZIELORDNER Hier können Sie das Verzeichnis eintragen, in dem die Datei gespeichert werden soll. Um ein Verzeichnis auszuwählen, klicken Sie auf den Button <...> hinter dem Eingabefeld. DATEI EXISTIERT SCHON Existiert die Datei bereits unter dem angegebenen Dateinamen, kann PDFMAILER den Vorgang abbrechen, die existierende Datei überschreiben oder den Dateinamen der zu speichernden Datei mit einer Zahl ergänzen, die automatisch hochgezählt wird. Angebot1.PDF, Angebot2.PDF...

31 Einstellungen 26 DATEI ÖFFNEN Aktivieren þ Sie diese Option, wenn das PDF-Dokument nach dem Speichern geöffnet werden soll. 2.7 Briefpapier Mit Hilfe dieser Einstellungen kann der Ausdruck von Dokumenten "auf Briefpapier" simuliert werden. Genau wie auf dem Firmenkopf Grafiken plaziert sind, können hier Grafikfiles virtuell eingebunden werden. Beim Ausdruck zieht maxx PDFMAILER die Grafiken an und arbeitet diese in das PDF-Dokument ein. weiter mit >> Einstellungen Einstellungen Hier können Sie beliebig viele Briefpapiere mit der entsprechenden Grafikdatei definieren. Besteht ein Briefpapier aus mehreren zusammengesetzten Grafiken oder wollen Sie unterschiedliche Grafiken für die Seiten des Dokuments einbinden, können Sie diese Zuordung über die erweiterten Einstellungen vornehmen (Button: <Erweitert>). BRIEFPAPIER Name des aktuell bearbeiteten Briefpapiers. Sie haben folgende Möglichkeiten:

32 27 PDFMAILER 3.0 Briefpapier aus der Liste auswählen Klicken Sie auf die Pfeiltaste des Feldes, um eine Liste mit den verfügbaren Briefpapieren zu öffnen. Wählen Sie ein Briefpapier aus und übernehmen Sie es mit einem Klick in das Feld. Neues Briefpapier anlegen Klicken Sie auf <Neu> und geben Sie im Fenster den Namen des Briefpapiers an, das der Liste hinzugefügt werden soll. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit <OK>. Aktuelles Briefpapier entfernen Klicken Sie auf <Entfernen>, um das Briefpapier aus der Liste zu entfernen. Mit dem Entfernen eines Briefpapiers werden alle Einstellungen zu diesem Briefpapier gelöscht! Aktuelles Briefpapier umbenennen Klicken Sie auf <Umbenennen> und tragen Sie im Fenster den neuen Namen des Briefpapiers ein. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit <OK>. BILD Hier wird die Grafik bzw. Bilddatei hinterlegt. Klicken Sie auf <Durchsuchen>, um eine Datei auszuwählen und in das Feld zu übernehmen. Tipp: Sie können Ihr Briefpapier mit einem Layoutprogramm, Grafikprogramm oder mit einer Textverarbeitung (z.b. MS-Word) erstellen und über den maxx PDFMAILER ausdrucken. Speichern Sie dann im maxx PDFMAILER Ausgabedialog den Ausdruck über die Funktion <Briefpapier... erstellen> als "Print-Job-Document"-Datei (*.pjd). Diese Datei können Sie hier als Bilddatei hinterlegen. Lesen Sie hierzu: Ausdruck als Briefpapier speichern STANDARD BRIEFPAPIER Aktivieren Sie den Status dieses Feldes þ, wenn Sie das aktuelle Briefpapier als

33 Einstellungen 28 Standard definieren wollen. Über die Befehlssteuerung können Sie direkt das Standardbriefpapier zuweisen. SEITENGRÖßE Hier können Sie das Seitenformat festlegen. Eine Auswahl der verfügbaren Formate öffnen Sie mit einem Klick auf die Pfeiltaste. Wenn Sie "Benutzerdefiniert" wählen, können Sie die Breite und Höhe der Seite angeben. Entscheiden Sie außerdem, ob der Ausdruck in HOCHFORMAT oder QUERFORMAT erfolgen soll Erweiterte Einstellungen Über die erweiterten Einstellungen ist es möglich, dem Briefpapier mehrere Bilddateien (Grafiken) zuzuordnen oder unterschiedliche Grafiken für die Seiten eines Dokuments einzubinden. Darüberhinaus kann jede Bilddatei frei auf dem Dokument positioniert werden. Um die erweiterten Einstellungen aufzurufen, klicken Sie auf <Erweitert>. Die Felder und Funktionen im einzelnen: BILDDATEI Dateiname der aktuell bearbeiteten Bilddatei (Grafik). Alle Einstellungen bzw. Aktionen wirken sich auf diese Grafikdatei aus. Bilddatei aus der Liste auswählen Klicken Sie auf die Pfeiltaste des Feldes, um eine Liste mit den zugeordneten Grafiken zu öffnen. Wählen Sie die Grafik aus, die Sie bearbeiten möchten

34 29 PDFMAILER 3.0 und übernehmen Sie diese mit einem Klick in das Feld. Neue Bilddatei hinzufügen Um eine neue Grafik der Liste hinzuzufügen, klicken Sie auf <Hinzufügen>. Wählen Sie die Grafikdatei aus (*.bmp,*.pjd) und Klicken Sie auf <OK>. Aktuelle Bilddatei entfernen Klicken Sie auf <Entfernen>, um die aktuelle Bilddatei aus der Liste zu entfernen. Aktuelle Bilddatei durch eine andere ersetzen Klicken Sie auf <Bearbeiten>, um die aktuelle Bilddatei durch eine andere Grafik zu ersetzen. LINKS Angegeben wird die Position der Grafik links vom Rand des Dokuments in der unter "Einheiten" eingestellten Maßeinheit (z.b. Millimenter). OBEN Angegeben wird die Position der Grafik vom oberen Rand des Dokuments in der unter "Einheiten" eingestellten Maßeinheit (z.b. Millimenter). BREITE Breite der Grafik in der unter "Einheiten" eingestellten Maßeinheit (z.b. Millimenter). HÖHE Höhe der Grafik in der unter "Einheiten" eingestellten Maßeinheit (z.b. Millimenter). GRÖßENVERHÄLTNIS BEACHTEN Wenn das Größenverhältnis der Grafik bei Änderung der Breite/Höhe beibehalten werden soll, aktivieren Sie diese Option þ. VORDERGRUND Aktivieren Sie den Status þ dieses Feldes, wenn Sie die Grafik in den Vordergrund des Dokuments verschieben wollen. HINZUFÜGEN ZU Hier können Sie wählen, zu welcher Seite des Dokuments diese Bilddatei (Grafik) hinzugefügt werden soll. Folgende Einstellungen sind möglich: Jede Seite Erste Seite Alle außer erste Gerade Seiten Ungerade Seiten EINHEIT Hier geben Sie die Maßeinheit für die benutzerdefinierte Seitengröße, die Größe und

35 Einstellungen 30 die Positionierung der Grafik an. Folgende Maßeinheiten sind einstellbar: Millimeter Zentimeter Zoll Punkte Klicken Sie auf <OK>, um die erweiterten Einstellungen zu übernehmen.

36 Kapitel III

37 Arbeiten mit maxx PDFMAILER 32 3 Arbeiten mit maxx PDFMAILER In jeder Windows-Anwendung, die drucken kann, können Sie mit maxx PDFMAILER arbeiten. Wählen Sie im Druckdialog der Anwendung den maxx PDFMAILER-Drucker. maxx PDFMAILER erstellt aus dem Ausdruck ein PDF-Dokument, öffnet den - Client und hängt das erstellte PDF-Dokument als Anlage an die an. Wahlweise können Sie vor dem Versenden oder Speichern des PDF-Dokuments den maxx PDFMAILER-Ausgabedialog öffnen. Weiter mit >> Der Ausgabedialog 3.1 Der Ausgabedialog Vor dem Versenden oder Speichern eines PDF-Dokuments mit Hilfe des maxx PDFMAILER-Druckertreibers, können Sie einen Ausgabedialog öffnen, der es Ihnen ermöglicht, verschiedene Einstellungen zu ändern. Hinweis: Das automatische Öffnen des Ausgabedialogs wird in den Einstellungen festgelegt. Siehe hierzu: Einstellungen Ausgabe

38 33 PDFMAILER 3.0 Die Möglichkeiten im einzelnen: Ausgabe Wählen Sie, ob Sie das PDF-Dokument als und/oder im Dateisystem gespeichert werden soll. Weiterhin können Sie für beide Verarbeitungsarten den Dateinamen des PDF-Dokuments ändern. Speichern Wenn Sie SPEICHERN gewählt haben, können Sie den Speicherort (Zielverzeichnis) ändern und einstellen, was maxx PDFMAILER tun soll, wenn das Dokument unter gleichem Namen bereits existiert. Briefpapier Hier können Sie das Briefpapier wählen, das maxx PDFMAILER für die Erstellung des PDF-Dokuments verwenden soll. Vorgeschlagen wird das Standardbriefpapier. Um die Einstellungen des maxx PDFMAILER-Druckertreibers für den aktuellen Druckauftrag zu ändern, klicken Sie auf <Mehr>. Weiter mit >> Der Ausgabedialog für das Sammeln von Druckaufträgen Ausdruck als Briefpapier speichern 3.2 Der Ausgabedialog für das Sammeln von Druckaufträgen Ist der maxx PDFMAILER für das Sammeln von Druckaufträgen konfiguriert, werden die Ausdrucke im Ausgabedialog gesammelt. Hierzu wird der Ausgabedialog um eine Listbox erweitert, in der alle bisher gedruckten Dokumente angezeigt werden. Bitte beachten Sie, dass der Ausgabedialog solange geöffnet bleiben muss, bis Sie alle gewünschten Dokumente gedruckt haben.

39 Arbeiten mit maxx PDFMAILER 34 Um die Einstellungen des maxx PDFMAILER-Druckertreibers für den aktuellen Druckauftrag zu ändern, klicken Sie auf <Mehr>. Weiter mit >> Ausdruck als Briefpapier speichern 3.3 Ausdruck als Briefpapier speichern Sie können Ihr Briefpapier mit einem Layoutprogramm, Grafikprogramm oder mit einer Textverarbeitung (z.b. MS-Word) erstellen und über den maxx PDFMAILER- Druckertreiber ausdrucken. Speichern Sie dann im maxx PDFMAILER Ausgabedialog den Ausdruck über die Funktion Briefpapier aus aktuellem Druckauftrag erstellen. Klicken Sie hierzu auf den Button <Erstellen> im Bereich "Briefpapier".

40 35 PDFMAILER 3.0 Vergeben Sie einen Namen für das Briefpapier und wählen Sie das Zielverzeichnis. Klicken Sie auf <OK>, um den Druck als Briefpapier (*.pjd) zu speichern. Das Briefpapier steht dann für den nächsten Ausdruck zur Verfügung.