Installationsanleitung

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1 Installationsanleitung Kanzleisoftware WinMACS Sankt-Salvator-Weg Lauf Tel / Fax 09123/ info@rummel-ag.de

2 Inhaltsverzeichnis A) Systemvoraussetzungen Arbeitsplatz-PCs Terminalserver Server Weitere Voraussetzungen... 4 B) Neuinstallation, Update oder Reparatur... 5 Hinweise für Updates... 5 Vorgehensweise für die Server-/Einzelplatz-Installation... 5 Vorgehensweise für die Client-Installation C) Anpassungen nach der erstmaligen Installation Lizenzdaten nach Installation Benutzer einrichten Konfigurieren von WinMACS Anpassen der Microsoft-Word-Umgebung Allgemeines Ändern der Dokumentvorlage Briefkopf anpassen Ansprechen der Druckerschächte Copyright: 2014 Rummel AG Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieser Dokumentation darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung der Rummel AG reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Erwähnte Produkt- und Warennamen sind in der Regel eingetragene Warenzeichen der Hersteller und werden ohne Gewährleistung der freien Verfügbarkeit benutzt. Wichtiger Hinweis Alle technischen Angaben wurden mit größter Sorgfalt erarbeitet bzw. zusammengestellt und reproduziert. Dennoch sind Fehler nicht auszuschließen. Die Rummel AG sieht sich deshalb gezwungen darauf hinzuweisen, dass weder eine Garantie noch die juristische Verantwortung oder irgendeine Haftung für Folgen, die auf fehlerhafte Angaben zurückgehen, übernommen werden kann. Hinweise und Anregungen zu dieser Dokumentation nehmen wir gerne entgegen. Schicken Sie uns dazu eine E- Mail. V

3 Installation WinMACS > A) Systemvoraussetzungen A) Systemvoraussetzungen Um Software der Rummel AG installieren zu können, müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein: 1. Arbeitsplatz-PCs Prozessor: Minimum: Empfohlen: Pentium IV Dual Core oder höher Arbeitsspeicher: Minimum: 1 GB Empfohlen: 4 GB und mehr Festplatte (je PC): Lokal ist keine nennenswerte Festplattenkapazität für Rummel-AG-Software erforderlich (Ausnahme: Diktiersystem WM Voice). Für einen reibungslosen Betrieb sollte aber etwa 1 GB freie Festplattenkapazität vorhanden sein. Grafikkarte / Bildschirm: Minimum: Pixel mit 16 Bit Farbtiefe Empfohlen: Pixel mit 24 Bit Farbtiefe Hinweis: Beim gemeinsamen Einsatz mit dem Dokumenten-Management-System WM Doku ist der Einsatz eines zweiten Bildschirms pro Arbeitsplatz für ein komfortableres Arbeiten empfohlen. Betriebssystem: Minimum: Windows Vista Professional Empfohlen: Windows 7 Professional Es können sowohl 32-Bit- als auch 64-bit-Versionen verwendet werden. Vom Einsatz der Home- Editionen wird abgeraten. Einige Module der RAG-Software benötigen auf den Arbeitsplätzen zudem das Microsoft.NET Framework. Textprogramm: Minimum: Microsoft Word 2003 Empfohlen: Microsoft Word 2010 (32-Bit) Hinweis: Es wird dringend empfohlen, dass alle Arbeitsplätze mit der gleichen Word-Version ausgestattet sind. Der Einsatz der Office 64-Bit-Version wird nicht empfohlen. Von der Verwendung der Works-Suite oder einer, eventuell vorinstallierten, Microsoft-Word-Testversion wird dringend abgeraten. Eine ordnungsgemäße Funktion kann hier nicht gewährleistet werden. Weitere Software: -Client: Minimum ist Microsoft Outlook 2003; empfohlen wird Outlook 2007 (32-Bit). Achtung: Outlook ist in der 64-Bit-Version fehlerhaft und wird nicht vollständig unterstützt. Andere Systeme, die den MAPI-Standard unterstützen (z. B. Mozilla Thunderbird), sind mit Einschränkungen nutzbar. PDF- Erzeugung: Zur Erzeugung von PDF-Dokumenten muss der kostenlose PDF-Creator (pdfforge.org) am Arbeitsplatz installiert sein. 3

4 Installation WinMACS > A) Systemvoraussetzungen 2. Terminalserver Grundsätzlich sind die Programme der Rummel AG ausgenommen WM Voice/VoiceMACS für den Einsatz über Terminalserver geeignet. 3. Server Betriebssystem: Minimum: Windows Server 2003 Empfohlen: Windows Server 2008 oder neuer Hinweis: Der Einsatz von virtuellen Servern ist grundsätzlich möglich. Vor dem Einsatz unserer Software OCR-Server in Verbindung mit WM Doku ist bei virtuellen Servern die Lizenzierung über einen USB-Dongle zu klären. Der Einsatz eines Servers mit einem echten Server-Betriebssystem wird empfohlen, ist bei kleinen Netzwerken aber nicht zwingend erforderlich. Eine sogenannte Peer-to-peer -Vernetzung ist ggf. ausreichend. Prozessor: Minimum: Empfohlen: Pentium IV Dual Core oder höher Arbeitsspeicher: Minimum: Empfohlen: 2 GB ab 4 GB Weiterer Hinweis: Die Dimensionierung des Servers hängt von der Anzahl der betriebenen Arbeitsplätze (Prozessorleistung, Arbeitsspeicher) und dem zu erwartenden Aufkommen an z.b. Akten, Adressen, selbst gefertigten Word-Dokumenten und gescannten Dokumenten (Festplattensystem, Storage) ab und kann nicht allgemeingültig empfohlen werden. 4. Weitere Voraussetzungen Datenbankserver: Bitte beachten Sie, dass für den Betrieb unserer Software der Datenbankserver RAG Data in Version (oder neuer) sowie die Benutzerverwaltung RAG User in Version (oder neuer) vorausgesetzt wird. Beides benötigen Sie ein Mal pro Netzwerk-Installation. Die Kommunikation der Arbeitsplätze mit der RAG-Datenbank erfolgt üblicherweise über die Ports bis , die deshalb verfügbar sein müssen dies ist üblicherweise der Fall. Ein Ausweichen auf andere Ports ist in Abstimmung mit der Rummel AG möglich. Datensicherung: Es ist systemseitig für die Durchführung von Datensicherungen zu sorgen dies ist nicht Leistungsmerkmal der Rummel-AG-Software. 4

5 Installation WinMACS > B) Neuinstallation, Update oder Reparatur B) Neuinstallation, Update oder Reparatur Hinweise für Updates Wenn Sie WinMACS bereits installiert haben (mindestens in Version 3.x oder 4.x) und nun auf eine neuere Version aktualisieren möchten, beachten Sie bitte folgende Hinweise: Aktuelle Sicherungskopie Besitzen Sie eine aktuelle Sicherungskopie Ihrer Daten und wurde diese auch auf Vollständigkeit überprüft? Falls nicht, sorgen Sie für eine aktuelle Sicherung (zum Beispiel, indem Sie vor dem Update alle offenen Programme schließen, den Nexus-DB-Server beenden (er läuft meist als Windows-Dienst) und die kompletten RummelAG -Ordner vom Server auf einen externen Datenträger (z.b. CD-ROM oder DVD) kopieren. Programmpfad notieren: Während des Updates werden Sie gefragt, wie der genaue Pfad zu Ihrer bereits bestehenden Installation lautet. Diesen erfahren Sie am Einfachsten, indem Sie das WinMACS-Menü Optionen > Systemdaten > Globale Einstellungen (gesamtes System) öffnen. Dort steht der Pfad am oberen Fensterrand. Meist lautet er C:\RummelAG\protect\WinMACS\. Schließen Sie vor dem Updatebeginn WinMACS und die anderen Programme der Rummel AG an allen Arbeitsplätzen. Öffnen Sie WinMACS nach dem Update erst an nur einem Arbeitsplatz, denn möglicherweise werden automatisch programminterne Tabellen umgebaut. Erst danach, also nachdem sich der erste Benutzer mit Benutzername und Passwort angemeldet und WinMACS erfolgreich gestartet ist, kann WinMACS auch an den weiteren Arbeitsplätzen wieder in Betrieb genommen werden. Vorgehensweise für die Server-/Einzelplatz-Installation Die nachfolgend beschriebene Vorgehensweise gilt gleichermaßen für einen WinMACS-Server (wenn mehrere WinMACS-Arbeitsplätze im Netzwerk auf die gleichen Daten zugreifen sollen) und für einen Einzelarbeitsplatz (ohne WinMACS-Netzwerk). Das Server-Setup-Programm umfasst folgende Anwendungsfälle: die erstmalige, neue Installation von WinMACS auf dem Server (die WinMACS-Arbeitsplätze müssen anschließend separat installiert werden) bzw. Einzelarbeitsplatz für ein Update (wenn WinMACS bereits in einer älteren Version installiert ist das Server- Update aktualisiert dann auch gleichzeitig die bestehenden WinMACS-Arbeitsplätze) für eine Reparatur (behebt Fehler in einer bestehenden Installation) In all diesen Fällen gehen Sie folgendermaßen vor: Ist RAG Data auf dem Server installiert und läuft es? Ist auch RAG User installiert? Fahren Sie erst dann fort, wenn Sie beide Fragen bejahen können. Starten Sie auf dem Server (bzw. auf dem Einplatzsystem) das Server-Setup-Programm von WinMACS mit einem Doppelklick. Bestätigen Sie ggf. die Windows-Warnung, dass Änderungen am Computer vorgenommen werden. 5

6 Installation WinMACS > B) Neuinstallation, Update oder Reparatur Beginnen Sie mit der Festlegung der Installationseinstellungen, indem Sie auf Weiter > klicken. Wählen Sie aus, welche Komponente Sie installieren: Wählen Sie Computer ist Server, wenn Sie die Server-Variante von WinMACS installieren. Wählen Sie Einzelplatzinstallation, wenn Sie WinMACS ausschließlich auf diesem einen Rechner einsetzen möchten. Bestätigen Sie Ihre Wahl mit Weiter >. Auf der folgenden Seite werden verschiedene Einstellungen vorgenommen: In Servername wird der Name des Rechners (Servers) angezeigt, auf dem der Datenbankserver RAG Data läuft. Falls RAG Data nicht gefunden werden kann, steht dies in Rot direkt unter der Eingabezeile. Tippen Sie dann den Rechnernamen oder die IP- Adresse direkt in die Zeile ein und klicken anschließend auf die Schaltfläche Server prüfen. Erst nachdem ein RAG-Server erkannt wurde, kann die Installation fortgesetzt werden. Falls der RAG-Datenbankserver (RAG Data) dennoch nicht gefunden werden kann, überprüfen Sie bitte, ob nicht Firewalls des Arbeitsplatzes oder Servers die Netzwerk-Kommunikation unterbinden. Darunter wird das lokale Ziellaufwerk definiert, auf dem WinMACS installiert werden soll. In der Regel können Sie das Laufwerk C:\ unverändert stehen lassen. Markieren Sie Austauschbare Datenträger zulassen nur dann, wenn Sie WinMACS ausnahmsweise auf einer externen USB-Festplatte installieren möchten. 6

7 Installation WinMACS > B) Neuinstallation, Update oder Reparatur Wenn Expertenmodus einschalten markiert ist, können Sie weitere individuelle Einstellungen treffen. Dies ist nur notwendig, wenn Sie andere Programmpfade verwenden möchten oder andere als die Standard-Ports oder einen anderen Datenbank-Alias- Namen verwenden möchten. Im Zweifel setzen Sie hier kein Häkchen dann werden die Standard-Vorgaben verwendet und viele der nachfolgenden Abfragen übersprungen. Klicken Sie anschließend auf Weiter >. Nur im Experten-Modus: Legen Sie die Verzeichnisse fest, die auf dem Server (bzw. Einzelplatz) verwendet werden sollen. Die vorgeschlagenen Angaben sollten Sie in der Regel nicht ändern. Dabei handelt es sich um: globales Datenverzeichnis ( C:\RummelAG\protect\WinMACS \data ) freigegebene Verzeichnisse, auf die die WinMACS-Arbeitsplatzrechner zugreifen (C:\RummelAG\public\WinMACS) für - das Programm selbst (\bin) - Briefkopf-Vorlage (\Briefkopf) - erzeugte Dokumente (\Dokument) - Rohtexte (Textvorlagen) (\Rohtexte) - Word-Vorlagen (\Vorlagen) Bestätigen Sie mit Weiter >. Nur bei einem Update: Das Installationsprogramm erkennt, dass bereits Daten vorhanden sind (Adress-, Mandantendaten etc.) und fragt für drei Datenbereich ab, was mit Ihnen passieren soll: Alias WinMACS (betrifft Anwenderdaten aus WinMACS, z.b. Daten aus Akten, Buchhaltung, Reportgenerator etc.) Alias Fixdata (betrifft feste Daten wie z.b. Post- und Bankleitzahlen, Straßenverzeichnis, Basiszinssätze) Alias RAGShared (betrifft Daten, die auch von anderen Programmen der Rummel AG verwendet werden, z.b. Adressen, Termine, Jobs) Zur Verfügung stehen für diese drei Bereiche die folgenden Optionen: 7

8 Installation WinMACS > B) Neuinstallation, Update oder Reparatur Diesen verwenden : Die vorgefundenen Daten werden übernommen (empfohlen bei einem Versions-Update; Standardeinstellung). Backup erstellen : Es werden neue, leere Datensätze erstellt, so dass nach der Installation die vorhanden en Daten nicht mehr zur Verfügung stehen. Die vorhandenen Daten werden aber zuvor automatisch gesichert (empfohlen bei einer Reparatur). Überschreiben : Es werden neue, leere Datensätze erstellt, so dass nach der Installation die vorhandenen Daten nicht mehr zur Verfügung stehen. Die vorhandenen Daten werden vorher so markiert, dass diese später gelöscht werden können (was nicht automatisch erfolgt). Alternativen Alias erstellen bzw.... verwenden : Nur relevant, wenn Sie mehrere Programme der Rummel AG im Einsatz haben (z.b. WinMACS und InsoMACS) und ausnahmsweise nicht möchten, dass diese auf den gleichen Datenbestand zugreifen. Wenn bereits ein alternativer Alias vorhanden ist und wenn dieser verwendet werden soll, dann werden Sie zu einem späteren Zeitpunkt gefragt, ob dieser direkt verwendet werden soll, ob ein Backup erstellt oder ob er überschrieben werden soll (vgl. Beschreibung oben). Treffen Sie Ihre Wahl und bestätigen Sie mit einem Klick auf Weiter >. Das Public-Laufwerk auf dem Server sollte freigegeben werden, damit die Arbeitsplätze später darauf zugreifen können. Kontrollieren Sie, ob die Pfade für Public Freigabe zum Server und Public Verzeichnispfad auf dem Server zutreffend sind. Gleichzeitig sollte ein Laufwerksbuchstabe vergeben werden (Public Mapping) standardmäßig wird der Laufwerksbuchstabe R:\ vorgeschlagen. Die unterste Option Public Freigabe & Mapping markieren Sie nur dann, wenn Sie die Freigabe und den Laufwerksbuchstaben manuell einrichten möchten. 8

9 Nur im Experten-Modus für Server: Hier werden die oben definierten Verzeichnisse angezeigt, jedoch als Netzwerkpfade, welche dann von den Clients aufgerufen werden können. Wenn bereits ein Netzlaufwerk angelegt wurde, sollte dessen Pfad hier angegeben werden. Typischerweise sollte dann \\<PC- NAME>\public\WinMACS\bin geändert werden in z.b. R:\WinMACS\bin Bestätigen Sie mit Weiter >. Nur im Experten-Modus: Wählen Sie, ob im Windows-Startmenü des Servers ein Eintrag erzeugt werden soll, um WinMACS direkt von dort aus aufrufen zu können. Die vorgeschlagene Angabe Rummel AG\WinMACS sollten Sie in der Regel unverändert stehen lassen. Falls Sie keinen Eintrag im Windows- Startmenü wünschen, markieren Sie stattdessen am unteren Fensterrand Keine Programm-Verknüpfung im Startmenü erstellen. Klicken Sie anschließend auf Weiter >. Nur im Experten-Modus: Auf der Seite wählen Sie, ob für WinMACS auch ein lokales Symbol auf dem Desktop Symbol in der Schnellstartleiste (das ist der Bereich unten links im Windowsfenster neben dem Start - Button). erstellt werden soll (nur für den angemeldeten Windows-Benutzer). Klicken Sie dann auf Weiter >. Installation WinMACS > B) Neuinstallation, Update oder Reparatur 9

10 Installation WinMACS > B) Neuinstallation, Update oder Reparatur Anschließend sehen Sie eine Zusammenfassung Ihrer Eingaben. Kontrollieren Sie diese. Wenn Sie Fehler feststellen, springen Sie über die Schaltfläche < Zurück auf die vorherigen Seiten. Ansonsten fahren Sie mit einen Klick auf Installieren fort. Die notwendigen Dateien werden auf die Festplatte kopiert und das Programm eingerichtet. Warten Sie, bis dieser Vorgang beendet ist. Es erscheint ein Hinweis auf die erfolgreiche Installation. Wenn die Option WinMACS starten markiert ist, wird das Programm sofort im Anschluss geöffnet. Schließen Sie das Setup-Fenster über Beenden. Nur bei einer erstmaligen Installation: Prüfen Sie vorsichtshalber, ob der Ordner auf dem Server, in dem sich die Programmdatei und die anderen öffentlichen Daten befinden (meist C:\RummelAG\public), für das Netzwerk freigegeben ist. Nur bei einer erstmaligen Installation: Spielen Sie in RAG User die Lizenzen ein, damit WinMACS gestartet werden kann (vgl. Kapitel Lizenzdaten nach Installation, Seite 14). 10

11 Vorgehensweise für die Client-Installation Installation WinMACS > B) Neuinstallation, Update oder Reparatur Um im Netzwerk WinMACS auf verschiedenen Arbeitsplatzrechnern nutzen zu können, muss auf jedem entsprechenden Arbeitsplatz die Client-Installation durchgeführt werden. Dabei wird im Wesentlichen ein Link auf die WinMACS-Programmdatei, die auf dem Server liegt, angelegt, sowie das Textgenerator-Programm lokal installiert. Spätere Updates des Clients sind nicht notwendig. Sobald eine neue Programmversion auf dem Server eingespielt wurde, steht sie auch auf dem Client zur Verfügung. Die WinMACS-Installation auf dem Server muss bereits erfolgt sein. Starten Sie auf dem entsprechenden Arbeitsplatz (Client) das Client-Setupprogramm von WinMACS mit einem Doppelklick. Bestätigen Sie ggf. die Windows-Warnung, dass Änderungen am Computer vorgenommen werden. Beginnen Sie mit der Festlegung der Installationseinstellungen, indem Sie auf Weiter > klicken. Auf der folgenden Seite werden verschiedene Einstellungen vorgenommen: In Servername muss der Name des Rechners (Servers) eingetragen werden, auf dem der Datenbankserver RAG Data im Netzwerk läuft. Zum Verifizieren dieser Angabe klicken Sie auf die Schaltfläche Server prüfen dahinter. Kann der Server nicht gefunden werden, wird dies in Rot direkt unter der Eingabezeile angezeigt. Korrigieren Sie dann Ihre Angabe. Erst nachdem ein RAG-Server erkannt wurde, kann die Installation fortgesetzt werden. Falls der RAG-Datenbankserver (RAG Data) dennoch nicht gefunden werden kann, überprüfen Sie bitte, ob nicht Firewalls des Arbeitsplatzes oder Servers die Netzwerk-Kommunikation unterbinden. 11

12 Installation WinMACS > B) Neuinstallation, Update oder Reparatur Darunter wird das lokale Ziellaufwerk definiert, auf dem der WinMACS-Client installiert werden soll. In der Regel können Sie das lokale Laufwerk C:\ unverändert stehen lassen. Markieren Sie Austauschbare Date träger zulassen nur dann, wenn Sie den Client ausnahmsweise auf einer externen USB-Festplatte installieren möchten. Wenn Expertenmodus einschalten markiert ist, können Sie weitere individuelle Einstellungen treffen. Dies ist nur notwendig, wenn Sie andere Programmpfade verwenden möchten oder einen anderen Standard-Port oder Datenbank-Alias-Namen verwenden möchten. Im Zweifel setzen Sie hier kein Häkchen dann werden die Standard- Vorgaben verwendet und viele der nachfolgenden Abfragen übersprungen. Klicken Sie anschließend auf Weiter >. Nur im Experten-Modus: Legen Sie das Installations- und Programmverzeichnis fest. Das Installationsverzeichnis (Standard: C:\Programme\RummelAG\WinMACS ) ist ein lokales Verzeichnis, in das der Client seine Daten ablegt. Das Programmverzeichnis (Standard: R:\WinMACS\bin ) ist der freigegebene Ordner auf dem Server, in der die Programmdatei MACS.exe liegt. Bestätigen Sie mit Weiter >. Nur im Experten-Modus: Wählen Sie, ob im Windows-Startmenü des Arbeitsplatzes ein Eintrag erzeugt werden soll, um WinMACS direkt von dort aus aufrufen zu können. Die vorgeschlagene Angabe Rummel AG\WinMACS können Sie in der Regel unverändert stehen lassen. Falls Sie keinen Eintrag im Windows- Startmenü wünschen, markieren Sie stattdessen am unteren Fensterrand Keine Programm-Verknüpfung im Startmenü erstellen. Klicken Sie anschließend auf Weiter >. 12

13 Nur im Experten-Modus: Auf der Seite wählen Sie, ob für WinMACS auch ein Symbol auf dem Desktop ein Symbol in der Schnellstartleiste (das ist der Bereich unten links im Windows fenster neben dem Start - Button). erstellt werden soll. Klicken Sie dann auf Weiter >. Installation WinMACS > B) Neuinstallation, Update oder Reparatur Danach sehen Sie eine Zusammenfassung Ihrer Eingaben. Kontrollieren Sie diese. Wenn Sie Fehler feststellen, springen Sie über die Schaltfläche < Zurück auf die vorherigen Seiten. Ansonsten fahren Sie mit einen Klick auf Installieren fort. Die notwendigen Dateien werden auf die Festplatte kopiert und das Programm eingerichtet. Warten Sie, bis dieser Vorgang beendet ist. Es erscheint ein Hinweis auf die erfolgreiche Installation. Wenn die Option WinMACS starten markiert ist, wird das Programm sofort im Anschluss geöffnet. Schließen Sie das Setup-Fenster über Beenden. 13

14 Installation WinMACS > C) Anpassungen nach der erstmaligen Installation C) Anpassungen nach der erstmaligen Installation Lizenzdaten nach Installation Nach einer erstmaligen Installation müssen Sie die Lizenzdaten einspielen. Dies geschieht in RAG User, dem Programm zur Benutzerverwaltung. Melden Sie sich dort als Benutzer SYS an und öffnen Sie das Menü Extra > Lizenzen. Geben Sie den Pfad zur Lizenzdatei, die Sie von der Rummel AG erhalten haben, ein und bestätigen Sie mit Ok. In der Aufzählung darunter wird dann die Anzahl der gültigen Lizenzen pro Produkt dargestellt. Benutzer einrichten Ebenfalls in RAG User, der Benutzerverwaltung, legen Sie fest, welcher Anwender WinMACS mit welchen Benutzerrechten verwenden darf. Öffnen Sie dazu in RAG User das Menü Benutzer > Benutzer. Dort können Benutzer hinzugefügt oder gelöscht werden. Loginkürzel und Passwort werden auf der ersten Registerseite Person erfasst. Wechseln Sie zur Registerseite Rechte und stellen Sie im Listenfeld Produkt WinMACS ein. Weisen Sie dann dem Benutzer mindestens das Recht Arbeiten mit WinMACS und gegebenenfalls weitere Rechte zu, indem Sie die betreffenden Zeilen markieren und über die Pfeil-Schaltfläche in die Spalte Zugeteilte Rechte verschieben. Nähere Angaben hierzu finden Sie im WinMACS-Handbuch im Kapitel Personenverwaltung / Rechte. Konfigurieren von WinMACS Nach der erstmaligen Installation von WinMACS sollten Sie das Programm nach Ihren individuellen Bedürfnissen einrichten. Gehen Sie dazu jeden Eintrag im Menü Optionen durch. Nähere Ausführungen zu den einzelnen Menü-Befehlen finden Sie im WinMACS-Handbuch. Insbesondere folgende Anpassungen sollten Sie durchführen: Nachdem Sie Ihre Referate erstellt oder angepasst haben ( Optionen > Kanzlei > Referate ), sollten Sie die dazugehörigen Konten automatisch erstellen lassen (über Optionen > Buchhaltung > Kontenrahmen und die Schaltfläche Referatskonten erstellen) sowie den Kontenrahmen insgesamt anpassen. Ihre eigenen Bankkonten geben Sie unter Optionen > Buchhaltung > eigene Konten ein. Aktualisieren Sie auch den aktuellen EZB-Basiszins unter Optionen > Stammdaten. 14

15 Anpassen der Microsoft-Word-Umgebung Installation WinMACS > C) Anpassungen nach der erstmaligen Installation Um den Textprozessor nutzen zu können, der quasi auf Mausklick ein fertiges Dokument in Microsoft Word generiert, müssen Sie das Zusammenspiel von WinMACS und Word aufeinander abstimmen. Allgemeines Bei der Installation werden im Ordner \RummelAG\public\WinMACS\Vorlagen insbesondere zwei Dateien angelegt: rummelag.dot ist die zentrale Dokumentvorlage für Microsoft Word. rummelag.ini enthält alle dazugehörigen Einstellungen und steuert die Dokumentvorlage. Ändern der Dokumentvorlage Die Anpassung der Dokumentvorlage erfolgt ausschließlich über die Steuerungsdatei rummelag.ini. Öffnen Sie diese Datei im Windows-Explorer durch einen Doppelklick. Welche Einstellungen in ihr vorgenommen werden können, erschließt sich direkt aus den in ihr enthaltenen Kommentierungen. Orientieren Sie sich bei Anpassungen an ihnen und am WinMACS-Handbuch (Kapitel Integration von Microsoft Word ). Insbesondere werden über die Datei rummelag.ini gesteuert: Briefkopf: Name und Pfad zu den Briefkopf-Dateien (für die erste und Folgeseiten) sowie alternative Briefköpfe (z.b. für jeden Anwalt oder für die Tätigkeit als Notar). Mehr dazu nachstehend. Druckerschachtsteuerung: Falls Briefpapier mit vorgedrucktem Briefkopf verwendet wird, dann kann definiert werden, aus welchem Druckerschacht das Papier einzuziehen ist. Außerdem können das Datumsformat, Seitenränder, eine andere dot-vorlagendatei und andere Einstellungen angepasst werden. Wenn Sie die Datei ändern, achten Sie darauf, sie unter gleichem Namen und unter dem gleichen Pfad wieder abzuspeichern. Briefkopf anpassen Der Briefkopf wird in separaten Word-Dokumenten gespeichert (jeweils eine Seite, im doc- Format). Diese enthalten keinen weiteren Inhalt als den Briefkopf an der richtigen Position. Beim Erzeugen eines neuen Dokuments wird der Briefkopf als Kopftext über dieses neue Dokument gelegt. Beachten Sie bei der Erstellung von Briefkopf-Dokumenten folgendes: Speichern Sie in einem Dokument (Standardname: BRKopf1.doc) alle Angaben, die auf der ersten Seite erscheinen (beispielsweise Logo und Anschrift). Speichern Sie in einem weiteren Dokument (Standardname: BRKopf2.doc) alle Angaben, die auf den Folgeseiten als Briefkopf erscheinen sollen (z.b. Seitenzahl, kleines Logo, Kanzleiname in Fußzeile). Sie sollten für die einzelnen Elemente des Briefkopfes Textfelder verwenden, die an den Seitenrändern verankert werden. Nur dadurch ist sichergestellt, dass der Briefkopf ein gleich bleibendes Aussehen hat und keine Verschiebungen mit dem Text stören. Den Text selbst sollten Sie unter Verwendung der Formatvorlage Briefkopf schreiben (legen Sie gegebenenfalls eine solche Formatvorlage mit der gewünschten Schriftart an, um spätere Probleme mit verschiedenen Schriftarten zu verhindern). 15

16 Installation WinMACS > C) Anpassungen nach der erstmaligen Installation Speichern Sie die so erstellten Briefkopf-Dokument im freigegebenen Standard-Ordner \WinMACS\Briefkopf ab. Kontrollieren Sie die Angaben in der Datei rummelag.ini, ob sie korrekt sind: Dateiname und Pfad für die erste Seite des Standard-Briefkopfs wird in der Zeile erste Seite= angegeben. Die Angaben für die Briefkopf-Folgeseiten werden in die Zeile andere Seiten= eingefügt. Sie können auch mehrere, alternative Briefköpfe verwenden (maximal 26; jeweils mit Angaben zu erster und Folge-Seite). Aufgerufen werden diese Briefköpfe dann im fertig erzeugten Dokument direkt in Word über das Menüband Rummel AG, dort der Schaltfläche Briefkopf. Zur Vorbereitung muss in der Datei rummelag.ini die Zeile ZeigeBriefkopfButtons=0 dann statt der 0 die Anzahl der verschiedenen Briefköpfe enthalten. Für den ersten alternativen Briefkopf (also den insgesamt zweiten) schreiben Sie hinter Briefkopf1= seine Bezeichnung (zum Beispiel: Briefkopf RA Müller ). Hinter Kopfdatei1_Seite1= steht der Dateiname für den Briefkopf für Seite 1, hinter Kopfdatei1_Seite2= der Dateiname für den Briefkopf der Folgeseiten. Für weitere alternative Briefköpfe verfahren Sie in den folgenden Zeilen ebenso (passen Sie die jeweilige Zahl hinter Kopfdatei an). Falls Sie generell keinen aufgedruckten Briefkopf benötigen etwa bei von einer Druckerei vorbedrucktem Briefpapier, dann ändern Sie die Briefkopfdokumente folgendermaßen ab: Geben Sie vor jede Zeile ein Hochkomma ' ein. Dadurch werden die dort stehenden Anweisungen auskommentiert (also zukünftig nicht ausgeführt). Speichern Sie das Dokument wieder ab. Wenn Sie nur im Einzelfall ein Dokument ohne Briefkopf ausdrucken wollen, wählen Sie unter Word in der Schaltfläche Briefkopf den standardmäßig vorhandenen Eintrag Entfernen aus fertig. Ansprechen der Druckerschächte Falls Sie vorbedrucktes Briefpapier verwenden und dieses über einen Druckerschacht in den Drucker einziehen (für die jeweils erste Seite eines Dokuments), das weiße Blanko-Papier aus einem anderen Druckerschacht (für die Folgeseiten), dann müssen Sie in der rummelag.ini in folgendem Abschnitt die Schächte richtig ansprechen: [Word Druckerschacht] 'Falls bedrucktes Papier verwendet wird, muss die Steuerung der Schachtwechsel 'hier definiert werden. 0 ist Voreinstellung (für alle Benutzer) 'lokale Einstellung über WinMACS.ini erste Seite=0 andere Seiten=0 16 Da jeder Drucker unterschiedliche Eintragungen erfordert, sollten Sie in Word ein Testmakro aufzeichnen und dann die Einträge in das eigene Makro übernehmen. Starten Sie die Aufzeichnung über das Word-Menüband Entwicklertools mit dem Befehl Makro aufzchn.. Nehmen Sie nun manuell einen Schachtwechsel so vor, wie er später automatisch erfolgen soll: Öffnen Sie das Word-Menüband Datei > Drucken > Link Seite einrichten, öffnen Sie im Druck-Fenster die Registerseite Papier und nehmen Sie dort die Einstellungen vor.