Selbst- und Zeitmanagement. Quelle: lili may,

Transkript

1 Selbst- und Zeitmanagement Quelle: lili may, Selbst- und Zeitmanagement 26. und

2 Wie strukturierst du dich? 1. Sammle auf Kärtchen deine gängigen Methoden, wie du dich, deine Aufgaben und deine Zeit strukturierst. 2. Was sind deine Zeit- und Motivationsfressmonster? Was behindert dich in deiner Arbeit?

3 Zeitmanagement ist die konsequente und zielorientierte Anwendung bewährter Arbeitstechniken in der täglichen Praxis, um sich selbst und die eigenen Lebensbereiche so zu führen und zu organisieren, dass die zur Verfügung stehende Zeit sinnvoll und optimal genutzt wird.

4 Priorisierungstechniken

5 Das Eisenhower-Prinzip

6 Übung zum Eisenhower - Prinzip Einzelarbeit: Überlege dir 10 typische Aufgaben in deinem Arbeitsalltag und schreibe sie auf. Partnerarbeit: Setzt euch zu zweit zusammen und sortiert die Aufgaben: o C- Aufgaben (Dringend, aber nicht wichtig) o B-Aufgaben (Nicht dringend, aber wichtig) o A-Aufgaben (Wichtig und dringend) o Ab in den Müll - Aufgaben

7 Das Pareto- Prinzip 20 % der Pflanzen im Garten von Vilfredo Pareto brachten 80 % der Erbsen hervor

8 Das Pareto- Prinzip 20 % der Bevölkerung besitzen 80% des Einkommens und des Reichtums 20 % der Produkte erwirtschaften 80 % der Unternehmensgewinne 20 % der Anleger machen 80 % der Aktiengewinne 20 % Besprechungszeit bewirken 80 % der Beschlüsse 20 % der Beziehungen bescheren 80 % des Glücks

9 Schlussfolgerungen fürs Zeitmanagement 20 % der eingesetzten Zeit / Energie erbringen 80 % der Ergebnisse 20% Input ergibt 80 % Output Die meisten Dinge bewirken gar nichts Schauen wir auf die wirksamen 20 % in unserer Arbeit

10 Übung zum Pareto- Prinzip Einzelarbeit Überlege dir 10 typische Aufgaben in deinem Arbeitsalltag und schreibe sie auf Partnerarbeit 1. Setzt euch zu zweit zusammen und überlegt, welche diese Aufgaben zu den 20 % gehören, die 80 % der Ergebnisse bringen? 2. Was könnt ihr machen, um das Pareto- Prinzip fest in eurem Arbeitsalltag zu verankern? Seid kreativ!!

11 Sägeblatt-Effekt Bis zu 28 % Leistungsverlust

12 Zeit planen

13 Wichtigstes Prinzip: Die Schriftlichkeit So behält man den Überblick. Man wirft nicht so leicht um. Es ist eine Gedächtnisentlastung. Der schriftliche Plan wirkt psychologisch als Selbstmotivation zur Arbeit. Man lässt sich weniger (schnell) ablenken. Unerledigtes geht beim Kontrollieren der schriftlichen Liste nicht verloren Der Zeitbedarf und Störfaktoren können so besser eingeplant werden Man darf etwas Abhaken

14 Alpen- Methode Aufgaben des Tages/ der Woche sammeln Länge abschätzen Pufferzeit reservieren (ca. nur 60% der Zeit verplanen) Entscheidungen treffen (Prioritäten setzen) Nachkontrolle

15 Smarte Ziele setzen Ziele sind smart, das heißt: Spezifisch (Was genau will ich?) Messbar (Wie kann ich die Zielerreichung messen?) Attraktiv (Lohnt sich die Mühe für mein Ziel?) Realistisch (Kann ich das Ziel wirklich erreichen?) Terminiert ( Bis wann habe ich das Ziel erreicht?)

16 Delegieren Damit entlaste ich mich selbst und gewinne Zeit für andere wichtige Aufgaben Ich nutze Erfahrungen, Fachkenntnis und Können von der Person, der ich delegiere Fördert die Fähigkeit, Initiative, Selbstständigkeit und Kompetenz anderer Wirkt sich positiv auf die Leistungsmotivation aus

17 Überlege kurz und sammle je drei Stichpunkte dazu??? Wenn dir eine Aufgabe delegiert wird, was ist dir dann zur Erfüllung der Aufgabe wichtig?????? Was hindert dich daran ab heute mehr Aufgaben, als bisher, zu delegieren???

18 Nein Sagen und seine Vorteile Ich kann nur dann anderen langfristig helfen, wenn ich auch auf mich achte! Wer für Alles offen ist, kann nicht ganz dicht sein Bevor man spontan Ja sagt, sollte man seine Prioritäten und Ressourcen bedenken. Mit gelegentlichem Nein -Sagen wächst das Gefühl innerer Freiheit

19 Aber wie sage ich bloß Nein??? Klar und deutlich Begründen ( nicht rechtfertigen) Vertagen Prinzipiell Halbes Nein Bedingungen stellen Charmant sein Wiederholen

20 3 Fälle zum Nein -Sagen Fall 1: Deine Freundin ruft dich ganz entnervt an und will mit dir über den Ärger mit ihrem (Ex?-)Freund quatschen. Eigentlich lernst du gerade für die wichtige Schulaufgabe morgen. Das Lernen macht dir gerade richtig Spaß und geht dir gut von der Hand. Versuche sie freundlich aber bestimmt auf einen anderen Tag zu verweisen.

21 Fall 2: Am Sonntag gönnst du dir einen Tag für dich. Du möchtest, als Belohnung für die stressigen Schulprüfungen in letzter Zeit, in Ruhe ausschlafen, frühstücken, spazieren gehen und ein gutes Buch im Bett lesen. Es ruft der Messner an, ob du beim Erntedankaltar schmücken am Sonntag Zeit hast. Du hast den Altar die letzten Jahre immer so schön geschmückt. Außerdem hat mal wieder niemand Zeit. Wie schaffst du es, dir deinen freien Sonntag zu bewahren?

22 Fall 3: Du hast deinen Lieblingskuchen als Pausenbrot dabei. Anna fragt dich, ob sie auch ein Stück probieren kann. Als sie den Kuchen in den höchsten Tönen lobt, möchten noch zwei Freundinnen probieren. Wie schaffst du es, deinen Kuchen für dich behalten zu können?

23 Zeit ist das, was man auf der Uhr abliest. Albert Einstein