Stärken-Schwächen-Analyse

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1 Stärken-Schwächen-Analyse Konzepte, Handlungsanleitungen und Tools für Maßnahmen des Best-Practice-Clubs Familie in der Hochschule

2 Übung: Postkorb 1 Arbeitsblatt für Teilnehmende Arbeitsanweisung: Lesen Sie sich zunächst die Ausgangssituation und Nachrichten sehr genau durch. Arbeiten Sie anschließend alle Nachrichten sorgfältig ab. Treffen Sie hierzu Entscheidungen, delegieren Sie Aufgaben und verschieben oder vereinbaren Sie wichtige Termine. Vergessen Sie nicht, für wichtige Termine entsprechende Vorkehrungen zu treffen. Für die spätere Auswertung legen Sie bitte ein separates Blatt an, auf dem Sie die von Ihnen vorgenommene Bearbeitung jeder Nachricht kurz begründen. Bearbeitungszeit: 45 Minuten Ausgangssituation Sie sind Dr. Peter Schuster, 33 Jahre alt, leben in Berlin, sind verheiratet und haben ein Kind (Klara, 5 1 / 2 Jahre). Sie waren gerade für ein verlängertes Wochenende (von Freitag bis Montag) mit Ihrer Tochter an der Müritz zum Paddeln. Ihre Frau ist übers Wochenende zu einer Freundin nach London geflogen und kommt erst heute gegen 16 Uhr am Flughafen Schönefeld an. Da der Aufbruch zum Paddeln recht hektisch war, haben Sie Ihr Handy im Büro vergessen. Heute ist Montag, der 3. April, Uhr. Sie sind gerade mit Ihrer Tochter im Büro angekommen um das Handy zu holen. Sie leiten seit einem Jahr eine DFG-finanzierte Nachwuchsforschergruppe zum Thema Toxic Soil, microbial and optical intervention, die Sie maßgeblich eingeworben und für die Sie das Konzept geschrieben haben. Neben Ihnen sind 3 Doktoranden, 3 Doktorandinnen und eine Habilitandin in der Gruppe tätig. Die Gruppe besteht aus Biologen, Physikern, Geologen und Chemikern. Sie haben drei Labore in Nutzung, in denen für die Gruppe noch eine Laborantin und ein Techniker tätig sind. Sie dürfen außerdem auf die Sekretärin von Herrn Prof. Dr. Steinecke, Frau Uta Lehmann, zugreifen. Sie übernimmt zahlreiche administrative Aufgaben, vereinbart etwa Termine mit Studierenden für Sie, überwacht die Finanzen des Projekts usw. Zudem haben Sie eine geprüfte Hilfskraft (BA in Biochemie), Frau Heike Groß, die Ihnen 40 Stunden im Monat zur Verfügung steht. Sie überlegt noch, ob sie einen Masterabschluss anstreben soll und steht Ihnen daher flexibel zur Verfügung. Sie lernt schnell und gerne und Sie schätzen ihr Engagement, ihre Arbeitsweise und ihre Ergebnisse. In der Forschergruppe ist vor allem die Habilitandin Dr. Ina Klempe Ihre Ansprechpartnerin für fachliche und weitere organisatorische Fragen. Sie ist Physikerin und hat einen Schwerpunkt in der UV-Bestrahlung von toxischen Böden. Sie ist total kompetent und immer ansprechbar, hat selbst 2 Kinder, ist aber auch schon 38 Jahre alt. Das Projekt ist sehr prestigeträchtig für die Universität, weshalb Sie viel Unterstützung erfahren. In acht Wochen soll ein Tagungsband der Forschergruppe bei Springer erscheinen; die Tagung selbst hat schon im Januar stattgefunden. Ihnen liegt bisher lediglich ein Beitrag eines Doktoranden vor, der zudem so schlecht ist, dass Sie dringend mit ihm sprechen müssen. S e i t e 1

3 Übung: Postkorb 1 Arbeitsblatt für Teilnehmende Im Büro liegt ein weiterer Artikel für Sie bereit. Dipl.-Biol. Karl Schmitz hat Ihnen geschrieben. Herr Schmitz ist der einzige Biologe im Projekt. Sie haben in allen Besprechungen gemerkt, dass er einen anderen Zugang zum Thema hat als alle Mitglieder der Nachwuchsgruppe und seine Arbeitsweise nicht überzeugend ist. Er zieht voreilige Schlüsse aus einer zu geringen Datenbasis, hält fundamentale Laborregeln nicht ein und beklagt sich zugleich, dass er nicht alle notwendigen Forschungen machen kann, weil das Labor keinen S3- Standard hat. Zugleich brauchen Sie seine Expertise, da er über die notwendigen Kenntnisse zu Mikroorganismen verfügt. Zum Artikel finden Sie eine Notiz, in der er um ein Feedback bittet. Da Herr Schmitz bereits morgen in eine abgelegene Hütte in den Alpen aufbricht, wo er kein Internet hat, benötigt er Ihre Anmerkungen spätestens morgen Vormittag. Ihre Tochter Klara ist unruhig und aufgeregt. Sie besucht seit einem halben Jahr die Musikschule, wo sie Blockflötenunterricht erhält. Die Musikschule liegt sehr verkehrsgünstig auf Ihrem Weg nach Hause, ca. 15 Minuten von Ihrem Büro entfernt. Heute Abend um Uhr findet ein kurzes Vorspielen der Kinder der Musikschule statt. Ihre Tochter ist noch unsicher im Blockflötenspiel und dementsprechend sehr aufgeregt. Auf Ihrem Schreibtisch finden Sie verschiedene Notizen, s, Briefe und ein Fax. Außerdem zeigt Ihr Handy diverse Anrufe, Textnachrichten und Termine an. S e i t e 2

4 Übung: Postkorb 1 Arbeitsblatt für Teilnehmende Nachricht 1 einer Studentin, Freitag erhalten Hallo Herr Schuster, ich habe eben Ihre Klausurnote bekommen. Ich weiß nicht, ob die Elektronische Notenverwaltung eine Fehlbuchung beinhaltet, aber wenn alles richtig eingetragen ist, bin ich durchgefallen. Ich kann mir das nicht erklären, denn ich habe alles gelernt, was wir in der Vorlesung drangenommen hatten. Wenn ich wirklich durchgefallen bin, wäre mein Studium der Chemie kurz vor dem Masterabschluss vorbei. Ich muss das unbedingt schnellstmöglich wissen, aber leider sind Sie nicht zu erreichen. Ich bitte Sie dringend um eine Nachricht. Sie können mich auch gern unter zurückrufen ich erreiche leider immer nur den Anrufbeantworter. Grüße Thea Geissner Nachricht 2 vom Verlag, Freitag erhalten Sehr geehrter Herr Dr. Peter Schuster, uns liegt noch immer kein von Ihnen unterzeichneter Verlagsvertrag vor; uns fehlt auch die schriftliche Erklärung der Druckkostenbeteiligung. Da wir das Verlagsprogramm Mitte April ausliefern wollen, bitte ich Sie, noch heute Ihre Unterschrift zu leisten. Sie können dies in der uns vertretenden Anwaltskanzlei Ehrenbert tun. Ich schätze von Ihrem Büro aus benötigen Sie 5 Minuten zur Kanzlei. Mit freundlichen Grüßen Hans Gram S e i t e 3

5 Übung: Postkorb 1 Arbeitsblatt für Teilnehmende Nachricht 3 Mündliche Nachricht auf Ihrer Mailbox von Herrn Prof. Steinecke (klingt stark erkältet), heute erhalten Hallo Herr Dr. Schuster. Leider kann ich Sie auf Ihrem Mobiltelefon nicht erreichen. Ich bin schwer erkrankt und das ist sehr ärgerlich, weil mich die Volkswagenstiftung zu einem Festvortrag am morgigen Abend in Stuttgart eingeladen hat. Wir hatten gelegentlich darüber gesprochen, es geht um das neue Toxic Screening Modell und die biooptische Dekontamination, also das Thema Ihrer letzten Studie etwas ausgebaut. Ich weiß, dass Sie dazu einen Vortrag sozusagen in der Tasche haben und dass Sie mit Sicherheit der Einzige sind, den man außer mir überhaupt fragen würde, weil die Expertise dazu bei uns in Berlin liegt. Und nun ist es ein Vortrag, bei dem auch das Bundeswissenschaftsministerium und das Bundeswirtschaftsministerium vertreten sein werden es ist also ganz hoch angebunden und wir können es uns nicht leisten, dort nicht aufzutreten. Ich bin nun so krank, dass ich unmöglich fahren kann und für Sie, da Sie ja noch am Anfang Ihrer Laufbahn stehen, wäre das sicherlich eine gute Möglichkeit, sich noch bekannter zu machen und Kontakte zu knüpfen. Also ich weiß (Piepton). Ach diese unsäglichen Anrufbeantworter bin ich wieder zu hören? Also ich habe Frau Lehmann gebeten, für Sie schon einmal einen Flug zu reservieren, der geht morgen früh um 8.45 Uhr. Sie könnten dann am Abend auch noch an dem wundervollen Galadiner teilnehmen und kommen am Mittwoch um Uhr zurück. Die Einladung sowie das Ticket liegen auf Ihrem Schreibtisch. Nachricht 4 Fax der Autowerkstatt, Samstag erhalten Betreff: TÜV Sehr geehrter Herr Schuster, um Ihren VW TÜV-tauglich zu machen, sind Reparaturen im Umfang von ca notwendig. Bitte geben Sie mir Ihr O.K. schnellstmöglich. Beste Grüße Gez. Stoppe S e i t e 4

6 Übung: Postkorb 1 Arbeitsblatt für Teilnehmende Nachricht 5 Nachricht auf der Mailbox, heute erhalten Hallo Schatz, wo bist du denn? Ich habe schon ein paar Mal versucht dich zu erreichen. Na egal Ich schaff es leider nicht zur Vorstellung von Klara zu kommen, mein Flug wurde auf circa Uhr verschoben. Melde mich wieder, wenn ich weiß wie es weitergeht. Wünsch Klara viel Glück von mir. Ich geh mir jetzt nen Kaffee besorgen! Ach und noch was, nächste Woche hab ich durchgehend Frühdienst. Das heißt, ich kann Klara nicht zur Kita bringen. Kannst du das bitte bei deinen Terminvereinbarungen beachten? Danke. Nachricht 6 Brief der Wartungsfirma, heute erhalten Sehr geehrter Dr. Schuster, hiermit teilen wir Ihnen mit, dass vom bis die Wartung der von Ihrer Gruppe genutzten Labore stattfindet. Dafür ist es nötig, alle Räume begehbar zu machen und zu allen Versorgungsleitungen, Chemikalienschränken, Heizungen, Klimageräten, Verteilern und Ab- sowie Zuwasseranschlüssen usw. ungehinderten Zugang zu haben. Für Folgeschäden, die sich aus nicht ermöglichter Wartung ergeben, haftet der Nutzer. Wir werden am Dienstag, den 10. April 2012 um 7.00 Uhr mit der Wartung beginnen. Best Services GmbH Hagen Schöps Nachricht 7 Notiz aus dem Finanzdezernat, Freitag erhalten Offene Rechnungen Belegnummer X-Kont-3034 und Y-Kont-5779 falsch kontiert. Erbitten sofortige Überprüfung in Super X für den Rechnungsabschluss des Projekts. Buchungsänderungen ab dem können wir jedoch nicht mehr mit dem Projekt verbuchen. gez. Rosalia S e i t e 5

7 Übung: Postkorb 1 Arbeitsblatt für Teilnehmende Nachricht 8 von Ihrem Bruder, heute erhalten Hallo Peter, was hältst du davon, wenn wir beide am Mittwoch zu deinem 40. Geburtstag ausgiebig um die Häuser ziehen? Eigentlich hast du gar keine Wahl mehr. Mein Flieger kommt morgen um Uhr in Schönefeld an. Kannst du mich abholen? Freue mich, bis morgen. Andreas Nachricht 9 von Frau Neumann (Versicherungsberaterin), heute erhalten Hallo Herr Dr. Schuster, ich wollte Sie auf diesem Wege nochmals an den morgigen Termin um Uhr erinnern. Bitte denken Sie daran, dass die versprochenen Versicherungsvorteile nur noch bis zum Gültigkeit haben. Deswegen müssen Sie vor dem die Verträge unterzeichnen. Beste Grüße Grit Neumann Nachricht 10 Nachricht auf Ihrer Handy-Mailbox, heute erhalten Hallo Herr Dr. Schuster, Sharon Walsh, VW-Stiftung. Prof. Steinecke ist erkrankt und hat uns mitgeteilt, dass Sie den Festvortrag morgen übernehmen. Bitte melden Sie sich bei mir. Sämtliche Kosten werden von der Stiftung übernommen. Sollten Sie Kinder oder Partner mitbringen, werden auch diese Kosten übernommen. Außerdem ist aufgrund der teilnehmenden Landes- und Bundesminister ein Sicherheitscheck notwendig. Bitte loggen Sie sich auf ein und vervollständigen Sie die Angaben. Passwort und Login erhalten Sie mit separater SMS. Nachricht 11 SMS, heute erhalten Passwort %6&99 Login: Toxic MfG, Walsh S e i t e 6

8 Übung: Postkorb 1 Arbeitsblatt für Teilnehmende Nachricht 12 von Heike Groß, heute erhalten Hallo, Springer hat angerufen. Waren sauer, dass sie den Vertrag noch nicht haben. Was ist zu tun? Heike Nachricht 13 Frau Lehmann, heute erhalten Lieber Herr Schuster, die Volkswagenstiftung braucht dringend eine Bestätigung, ob Sie den Vortrag übernehmen. Mich hat sogar der Rektor deswegen angerufen ist wohl sehr wichtig. Lehmann Nachricht 14 Brief von Herrn Woll, Mitarbeiter des Universitätsrechenzentrums (URZ), heute erhalten Sehr geehrter Herr Dr. Schuster, ich bin wieder einmal von Frau Lehmann angefragt worden, Ihre PCs neu aufzusetzen. Ich hoffe Sie verstehen mich nicht falsch aber das bloße neu aufsetzten Ihrer Computer kann ich nur eingeschränkt empfehlen. Vergangene Woche hatte ich Gelegenheit mir Ihre Arbeitsgeräte genauer anzusehen. Dabei war festzustellen dass einige Ihrer Rechner schon fast sechs Jahre alt und damit deutlich veraltet sind. Ich glaube, dass Sie sich die Arbeit so nur unnötig erschweren. Zudem ist bei Ihrer Arbeitsgruppe, da Sie bisher einen Anschluss an die Infrastruktur des URZ verweigert haben, eine Fernwartung nicht möglich, was gelegentlich für längere Wartezeiten bei der Überprüfung Ihrer Rechner sorgt. Ich bin mit Frau Lehmann so verblieben, dass wir jetzt erst einmal nichts tun. Ich denke aber, dass wir es leisten könnten, jeden Arbeitsplatz mit der von Ihnen benötigten Hardund Software auszustatten und auch Zugriff auf den Server des Rechenzentrums zu geben, sodass Sie Daten deutlich besser sichern können. Für die Umrüstung würden wir pro Arbeitsplatz einen Gesamtpreis von 1.275,00 Euro berechnen, inklusive Monitor, benötigter Hardware sowie Einrichtungsgegenständen. Da noch zentrale Gelder übrig sind und der Universitätsleitung Ihr Projekt am Herzen liegt, wäre es sinnvoll, noch in diesem Quartal die Umrüstung vorzunehmen. Allerdings würden natürlich alle Rechner Administratorenrechte verlieren, da sie auch in unsere Sicherheitsinfrastruktur eingebunden werden. Bitte schreiben Sie mir kurzfristig. Herzliche Grüße, Gerhadt Woll S e i t e 7

9 Übung: Postkorb 1 Arbeitsblatt für Teilnehmende Nachricht 15 Notiz von Uta Lehmann, heute erhalten Hallo Herr Schuster, ich habe die Karte für das Kanzleramt besorgt. Sie müssen diese nur noch unterschreiben. Liebe Grüße Lehmann Auf Ihrem Schreibtisch steht ein Blumengesteck, den Sie gerne zeitnah als Dankeschön für die großzügige Unterstützung der Forschergruppe persönlich im Kanzleramt vorbeibringen möchten. Anbei die Karte, die noch von Ihnen unterschrieben werden muss. Das Kanzleramt ist heute bis Uhr besetzt. Es befindet sich 7 Minuten mit dem Auto von Ihrem Büro entfernt, liegt jedoch nicht auf dem Weg zur Musikschule Ihrer Tochter Nachricht 16 von Karl Schmitz, Doktorand im Projekt, gestern erhalten Hi Peter, ich habe bei meinem Artikel echte Schwierigkeiten. Der neue ToxScreen ergibt immer negativ, selbst wenn er eindeutig positiv ist. Ich wollte eigentlich die Weiterentwicklung in meinem Artikel unterbringen und nicht den alten Test, den wir im Januar vorgestellt hatten, aber das scheint nichts zu werden. Wir müssen dringend drüber reden, was ich jetzt machen soll. Karl Nachricht 17 von Heike Groß, gestern erhalten Hallo Peter, ich müsste recht dringend einmal persönlich mit Ihnen reden. Es geht um meinen Master. Wann haben Sie mal eine halbe Stunde Zeit? Grüße Heike S e i t e 8

10 Übung: Postkorb 1 Arbeitsblatt für Teilnehmende Nachricht 18 Telefonische Nachricht der Cateringfirma, heute erhalten Verehrter Herr Dr. Schuster, bitte teilen Sie mir schnellstmöglich mit, für wie viele Personen Sie das Buffet am Mittwochabend ausgerichtet haben möchten. Ich bräuchte eine Entscheidung spätestens bis Uhr morgen Vormittag. Besten Dank. Firma Yummi Nachricht 19 eines Studenten, gestern erhalten Hallo, ich nehme am Praktikum von Ihnen und Frau Thiele (Doktorandin in der Forschergruppe) teil. Frau Thiele hat in der letzten Veranstaltung die Referatsthemen vergeben. Leider finde ich meine Unterlagen nicht mehr. Könnten Sie mir mein Thema bitte nochmal zusenden? Vielen Dank. Thomas Schenk Nachricht 20 Eintragung im Terminkalender Dienstag, 4. April, Uhr, Maritim Hotel Friedrichstraße Vortrag bei Men for Business and Science zum Thema Väter in der Wissenschaft der harte Weg der Vereinbarkeit von Forschung und Familie. S e i t e 9

11 Übung: Postkorb 2 Arbeitsblatt für Teilnehmende Arbeitsanweisung: Lesen Sie sich zunächst die Ausgangssituation und Nachrichten sehr genau durch. Arbeiten Sie anschließend alle Nachrichten sorgfältig ab. Treffen Sie hierzu Entscheidungen, delegieren Sie Aufgaben und verschieben oder vereinbaren Sie wichtige Termine. Vergessen Sie nicht, für wichtige Termine entsprechende Vorkehrungen zu treffen. Für die spätere Auswertung legen Sie bitte ein separates Blatt an, auf dem Sie die von Ihnen vorgenommene Bearbeitung jeder Nachricht kurz begründen. Bearbeitungszeit: 45 Minuten Ausgangssituation Sie sind Frau Dr. Frederike Schubert, 33 Jahre alt, leben in Berlin, sind verheiratet und haben ein Kind (Sara, 5 Jahre). Sie waren gerade für ein verlängertes Wochenende (von Freitag bis Montag) mit Ihrer Tochter an der Müritz zum Paddeln. Ihr Mann ist übers Wochenende nach Barcelona geflogen um einen Freund zu besuchen und kommt erst heute gegen 16 Uhr am Flughafen Schönefeld an. Da der Aufbruch zum Paddeln recht hektisch war, haben Sie Ihr Handy im Büro vergessen. Heute ist Montag, der 3. April, Uhr. Sie sind gerade mit Ihrer Tochter im Büro angekommen um das Handy zu holen. Sie leiten seit einem Jahr eine DFG-finanzierte Nachwuchsforschergruppe zum Thema Aufklärung und Romantik Einheit im Widerspruch, die Sie maßgeblich eingeworben und für die Sie das Konzept geschrieben haben. Neben Ihnen sind 3 Doktoranden, 3 Doktorandinnen und eine Habilitandin in der Gruppe tätig. Sie dürfen außerdem auf die Sekretärin von Herrn Prof. Dr. Schweiger, Frau Marianne Schmidt, zugreifen. Sie übernimmt zahlreiche administrative Aufgaben, vereinbart etwa Termine mit Studierenden für Sie, überwacht die Finanzen des Projekts usw. Zudem haben Sie eine geprüfte Hilfskraft (BA in Kunstgeschichte und Anglistik), Frau Antje Pohl, die Ihnen 40 Stunden im Monat zur Verfügung steht. Sie überlegt noch, ob sie einen Masterabschluss anstreben soll und steht Ihnen daher flexibel zur Verfügung. Sie lernt sehr schnell und mit Begeisterung. Daher schätzen Sie ihr Engagement und können sich auf ihre Ergebnisse stets verlassen. In der Forschergruppe ist vor allem die Habilitandin, Dr. Inga Mehlich, Ihre Ansprechpartnerin für fachliche und weitere organisatorische Fragen. Sie hat einen Schwerpunkt bei Tieck, ist total kompetent, immer ansprechbar und hat selbst 2 Kinder, ist aber auch schon 38 Jahre alt. Das Projekt ist sehr prestigeträchtig für die Universität, weshalb Sie viel Unterstützung erfahren. In acht Wochen soll ein Sammelband der Forschergruppe bei De Gruyter erscheinen. Ihnen liegt bisher lediglich ein Beitrag eines Doktoranden vor, der zudem so schlecht ist, dass Sie dringend mit ihm sprechen müssen. Im Büro liegt ein weiterer Artikel für Sie bereit. Dipl.-Päd. Bärbel Meyer hat ihn geschrieben. Frau Meyer ist die einzige Sozialwissenschaftlerin im Projekt. Sie haben in allen Bespre- S e i t e 1

12 Übung: Postkorb 2 Arbeitsblatt für Teilnehmende chungen gemerkt, dass sie einen anderen Zugang zum Thema hat als alle Mitglieder der Nachwuchsgruppe und ihre Arbeitsweise nicht überzeugend ist: sie zitiert ungenau, belegt ihre Interpretationen nicht mit Nachweisen usw. Zugleich jedoch brauchen Sie Ihre Expertise, da das Projekt den Bildungsanspruch der Romantik und der Aufklärung zwingend analysieren muss. Zum Artikel finden Sie eine Notiz, in der sie um ein Feedback bittet. Da Frau Meyer bereits morgen in eine abgelegene Hütte in den Alpen aufbricht, wo sie kein Internet hat, benötigt sie Ihre Anmerkungen spätestens morgen Vormittag. Ihre Tochter Sara ist unruhig und aufgeregt. Sie besucht seit einem halben Jahr die Musikschule, wo sie Blockflötenunterricht erhält. Die Musikschule liegt sehr verkehrsgünstig auf Ihrem Weg nach Hause, ca. 15 Minuten von Ihrem Büro entfernt. Heute Abend um Uhr findet ein kurzes Vorspielen der Kinder der Musikschule statt. Ihre Tochter ist noch unsicher im Blockflötenspiel und dementsprechend sehr aufgeregt. Auf Ihrem Schreibtisch finden Sie verschiedene Notizen, s, Briefe und ein Fax. Außerdem zeigt Ihr Handy diverse Anrufe, Textnachrichten und Termine an. S e i t e 2

13 Übung: Postkorb 2 Arbeitsblatt für Teilnehmende Nachricht 1 einer Studentin, Freitag erhalten Hallo Frau Schubert, ich habe eben Ihre Hausarbeitsnote bekommen. Ich weiß nicht, ob die Elektronische Notenverwaltung eine Fehlbuchung beinhaltet, aber wenn alles richtig eingetragen ist, bin ich durchgefallen. Ich kann mir das nicht erklären, denn die Literatur, aus der ich zitiert habe, wurde uns von Ihnen im Seminar empfohlen. Wenn ich wirklich durchgefallen bin, wäre mein Studium der Germanistik kurz vor dem Masterabschluss vorbei. Ich muss das unbedingt schnellstmöglich wissen, aber leider sind Sie nicht zu erreichen. Ich bitte Sie dringend um eine Nachricht. Sie können mich auch gern unter zurückrufen ich erreiche leider immer nur den Anrufbeantworter. Grüße Claudia Trinks Nachricht 2 vom Verlag, Freitag erhalten Sehr geehrte Frau Dr. Schubert, uns liegt noch immer kein von Ihnen unterzeichneter Verlagsvertrag vor; uns fehlt auch die schriftliche Erklärung der Druckkostenbeteiligung. Da wir das Verlagsprogramm Mitte April ausliefern wollen, bitte ich Sie, noch heute Ihre Unterschrift zu leisten. Sie können dies in der uns vertretenden Anwaltskanzlei Ehrenbert tun. Ich schätze von Ihrem Büro aus benötigen Sie 5 Minuten zur Kanzlei. Mit freundlichen Grüßen Walter Graumann S e i t e 3

14 Übung: Postkorb 2 Arbeitsblatt für Teilnehmende Nachricht 3 Mündliche Nachricht auf Ihrer Mailbox von Herrn Prof. Schweiger, heute erhalten (klingt stark erkältet) Hallo Frau Dr. Schubert. Leider kann ich Sie auf Ihrem Mobiltelefon nicht erreichen. Ich bin schwer erkrankt und das ist sehr ärgerlich, weil mich die Volkswagenstiftung zu einem Festvortrag morgen am Abend in Stuttgart eingeladen hat. Wir hatten gelegentlich darüber gesprochen, es geht um Schlegel, Schelling und Goethe, also das Thema Ihrer Dissertation. Ich weiß, dass Sie dazu einen Vortrag sozusagen in der Tasche haben und dass Sie mit Sicherheit die Einzige sind, die ich überhaupt fragen würde, weil die Expertise dazu heute ja kaum jemand hat. Und nun ist es ein Vortrag, bei dem auch das Bundeswissenschaftsministerium vertreten sein wird - es ist also ganz hoch angebunden und wir können es uns nicht leisten, dort nicht aufzutreten. Ich bin nun so krank, dass ich unmöglich fahren kann und für Sie, da Sie ja noch am Anfang Ihrer Laufbahn stehen, wäre das sicherlich eine gute Möglichkeit, sich noch bekannter zu machen und Kontakte zu knüpfen. Also ich weiß (Piepton). Ach diese unsäglichen Anrufbeantworter bin ich wieder zu hören? Also ich habe Frau Schmidt gebeten, für Sie schon einmal einen Flug zu reservieren, der geht morgen früh um 8.45 Uhr. Sie könnten dann am Abend auch noch an dem wundervollen Galadiner teilnehmen und kommen am Mittwoch um Uhr zurück. Die Einladung sowie das Ticket liegen auf Ihrem Schreibtisch. Nachricht 4 Fax der Autowerkstatt, Samstag erhalten Betreff: TÜV Sehr geehrte Frau Schubert, um Ihren VW TÜV-tauglich zu machen, sind Reparaturen im Umfang von ca notwendig. Bitte geben Sie mir Ihr O.K. schnellstmöglich. Beste Grüße Gez. Schäffler S e i t e 4

15 Übung: Postkorb 2 Arbeitsblatt für Teilnehmende Nachricht 5 Nachricht auf der Mailbox, heute erhalten Hallo Schatz, wo bist du denn? Ich habe schon ein paar Mal versucht dich zu erreichen. Na egal Ich schaff es leider nicht zur Vorstellung von Sara zu kommen, mein Flug wurde auf circa Uhr verschoben. Melde mich wieder, wenn ich weiß wie es weitergeht. Wünsch Sara viel Glück von mir. Ich geh mir jetzt nen Kaffee besorgen! Ach und noch was, nächste Woche hab ich durchgehend Frühdienst. Das heißt, ich kann Sara nicht zur Kita bringen. Kannst du das bitte bei deinen Terminvereinbarungen beachten? Danke. Nachricht 6 Brief der Wartungsfirma, heute erhalten Sehr geehrte Frau Schubert, hiermit teilen wir Ihnen mit, dass vom 10.4 bis 13.4 die Wartung der Heizungs- und Klimaanlage der von Ihrer Gruppe genutzten Büros stattfindet. Dafür ist es nötig, alle Räume begehbar zu haben und an Heizungen, Klimageräte, Verteiler und Ab- sowie Zuwasseranschlüsse usw. ungehindert zugehen zu können. Für Folgeschäden, die sich aus nicht ermöglichter Wartung ergeben, haftet der Mieter. Wir werden am Dienstag, den 10. April 2012 um 7.00 Uhr mit der Wartung beginnen. Best Services GmbH Reiner Schraps Nachricht 7 Notiz aus dem Finanzdezernat, Freitag erhalten Offene Rechnungen Belegnummer X-Kont-3334 und Y-Kont-5599 falsch kontiert. Erbitten sofortige Überprüfung in Super X für den Rechnungsabschluss des Projekts. Buchungsänderungen ab dem können wir jedoch nicht mehr mit dem Projekt verbuchen. gez. Marlugitsch S e i t e 5

16 Übung: Postkorb 2 Arbeitsblatt für Teilnehmende Nachricht 8 von Ihrer Schwester, gestern erhalten Hallo Frederike, was hältst du davon, wenn wir beide am Mittwoch zu deinem 40. Geburtstag ausgiebig um die Häuser ziehen? Eigentlich hast du gar keine Wahl mehr. Mein Flieger kommt morgen um Uhr in Schönefeld an. Kannst du mich abholen? Freue mich, bis morgen. Janine Nachricht 9 von Herrn Schurlach (Versicherungsberater), heute erhalten Hallo Frau Dr. Schubert, ich wollte Sie auf diesem Wege nochmals an den morgigen Termin um Uhr erinnern. Bitte denken Sie daran, dass die versprochenen Versicherungsvorteile nur noch bis zum Gültigkeit haben. Deswegen müssen Sie vor dem die Verträge unterzeichnen. Beste Grüße Dieter Schurlach Nachricht 10 Nachricht auf Ihrer Handy-Mailbox, heute erhalten Hallo Frau Dr. Schubert, Sergio Biancho, VW-Stiftung. Prof. Schweiger ist erkrankt und hat uns mitgeteilt, dass Sie den Festvortrag morgen übernehmen. Bitte melden Sie sich bei mir. Sämtliche Kosten werden von der Stiftung übernommen. Sollten Sie Kinder oder Partner mitbringen, werden auch diese Kosten übernommen. Außerdem ist aufgrund der teilnehmenden Landes- und Bundesminister ein Sicherheitscheck notwendig. Bitte loggen Sie sich auf ein und vervollständigen Sie die Angaben. Passwort und Login erhalten Sie mit separater SMS. Nachricht 11 SMS, heute erhalten Passwort %6&99 Login: Schlegel MfG, Biancho S e i t e 6

17 Übung: Postkorb 2 Arbeitsblatt für Teilnehmende Nachricht 12 von Antje Pohl, heute erhalten Hallo, De Gruyter hat angerufen. Waren sauer, dass sie den Vertrag noch nicht haben. Was ist zu tun? Antje Pohl Nachricht 13 Frau Schmidt, heute erhalten Liebe Frau Schubert, die Volkswagenstiftung braucht dringend eine Bestätigung, ob Sie den Vortrag übernehmen. Mich hat sogar der Rektor deswegen angerufen ist wohl sehr wichtig. Schmidt Nachricht 14 Brief von Frau Knöll, Mitarbeiter des Universitätsrechenzentrums (URZ), heute erhalten Sehr geehrte Frau Dr. Schubert, ich bin wieder einmal von Frau Schmidt angefragt worden, Ihre PCs neu aufzusetzen. Ich hoffe Sie verstehen mich nicht falsch aber das bloße neu aufsetzten Ihrer Computer kann ich nur eingeschränkt empfehlen. Vergangene Woche hatte ich Gelegenheit mir Ihre Arbeitsgeräte genauer anzusehen. Dabei war festzustellen dass einige Ihrer Rechner schon fast sechs Jahre alt und damit deutlich veraltet sind. Ich glaube, dass Sie sich die Arbeit so nur unnötig erschweren. Zudem ist bei Ihrer Arbeitsgruppe, da Sie bisher einen Anschluss an die Infrastruktur des URZ verweigert haben, eine Fernwartung nicht möglich, was gelegentlich für längere Wartezeiten bei der Überprüfung Ihrer Rechner sorgt. Ich bin mit Frau Lehmann so verblieben, dass wir jetzt erst einmal nichts tun. Ich denke aber, dass wir es leisten könnten, jeden Arbeitsplatz mit der von Ihnen benötigten Hardund Software auszustatten und auch Zugriff auf den Server des Rechenzentrums zu geben, sodass Sie Daten deutlich besser sichern können. Für die Umrüstung würden wir pro Arbeitsplatz einen Gesamtpreis von 1.275,00 Euro berechnen, inklusive Monitor, benötigter Hardware sowie Einrichtungsgegenständen. Da noch zentrale Gelder übrig sind und der Universitätsleitung Ihr Projekt am Herzen liegt, wäre es sinnvoll, noch in diesem Quartal die Umrüstung vorzunehmen. Allerdings würden natürlich alle Rechner Administratorenrechte verlieren, da sie auch in unsere Sicherheitsinfrastruktur eingebunden werden. Bitte schreiben Sie mir kurzfristig. Herzliche Grüße, Gerlinde Knöll S e i t e 7

18 Übung: Postkorb 2 Arbeitsblatt für Teilnehmende Nachricht 15 Notiz von Marianne Schmidt, heute erhalten Hallo Frau Schubert, ich habe die Karte für das Kanzleramt besorgt. Sie müssen diese nur noch unterschreiben. Liebe Grüße Schmidt Auf Ihrem Schreibtisch steht ein Blumengesteck, den Sie gerne zeitnah als Dankeschön für die großzügige Unterstützung der Forschergruppe persönlich im Kanzleramt vorbeibringen möchten. Anbei die Karte, die noch von Ihnen unterschrieben werden muss. Das Kanzleramt ist heute bis Uhr besetzt. Es befindet sich 7 Minuten mit dem Auto von Ihrem Büro entfernt, liegt jedoch nicht auf dem Weg zur Musikschule Ihrer Tochter Nachricht 16 von Hans Mertens (Doktorand im Projekt), gestern erhalten Liebe Projektleiterin, ich habe bei meinem Artikel echte Schwierigkeiten. Das Archivmaterial zu Tieck ist bis zum Sommer gesperrt. Wir müssen dringend drüber reden, was ich jetzt machen soll. Hans Mertens Nachricht 17 von Antje Pohl, gestern erhalten Hallo Frederike, ich müsste recht dringend einmal persönlich mit Ihnen reden. Es geht um meinen Master. Wann haben Sie mal eine halbe Stunde Zeit? Grüße Antje Nachricht 18 Telefonische Nachricht der Cateringfirma, heute erhalten Verehrter Frau Dr. Schubert, bitte teilen Sie mir schnellstmöglich mit, für wie viele Personen Sie das Buffet am Mittwochabend ausgerichtet haben möchten. Ich bräuchte eine Entscheidung spätestens bis Uhr morgen Vormittag. Besten Dank. Firma Yummi S e i t e 8

19 Übung: Postkorb 2 Arbeitsblatt für Teilnehmende Nachricht 19 eines Studenten, gestern erhalten Hallo, ich nehme am Praktikum von Ihnen und Frau Mölke (Doktorandin in der Forschergruppe) teil. Frau Thiele hat in der letzten Veranstaltung die Referatsthemen vergeben. Leider finde ich meine Unterlagen nicht mehr. Könnten Sie mir mein Thema bitte nochmal zusenden? Vielen Dank. Claus Bringhaus Nachricht 20 Eintragung im Terminkalender Dienstag, 4. April, Uhr, Maritim Hotel Friedrichstraße Vortrag bei Women for Business and Science zum Thema Mütter in der Wissenschaft der harte Weg der Vereinbarkeit von Forschung und Familie. S e i t e 9

20 Übung: Postkorb 1 Postkorbübung Postkorbübungen simulieren eine Situation, in der Sie in einem zeitlich eng bemessenen Rahmen Vorgänge beurteilen, Entscheidungen treffen und Aufgaben erledigen oder delegieren müssen. Die Rahmenbedingungen sind erschwert. Ihnen stehen oft keine Mitarbeiter/innen zur Verfügung, Telefon oder Internet funktionieren nicht, Ihr Handy hat keinen Empfang. Vor Ihnen türmen sich Briefe, Faxe, s und telefonische Nachrichten auf, die unbedingt abgearbeitet werden müssen, obwohl Sie bereits auf dem Sprung zu einer Geschäftsreise oder dergleichen sind. Hagmann/ Hagmann, 2008: 11 Eine Postkorbübung ist ein klassisches Instrument im Assessment-Center um die analytischen Fähigkeiten, den Umgang mit der Bearbeitung komplexer Sachverhalte, die Entscheidungs- und Delegationsbereitschaft sowie die emotionale Stabilität von Bewerbern/innen zu testen. Diese Übung besteht zunächst aus vielen verschiedenen Terminen, Mitteilungen und Aufgaben, die es zu kategorisieren und abzuarbeiten gilt. Verschärft wird die Situation durch eine knappe Zeitvorgabe und ungünstige Rahmenbedingungen. Zur Bearbeitung: Nachdem alle Nachrichten aufmerksam gelesen wurden, empfiehlt es sich, die einzelnen Termine und Aufgaben einer Dringlichkeitsstufe zuzuordnen. Dabei ist auf mögliche Verknüpfungen zwischen den einzelnen Positionen zu achten. Die Einteilung nach Dringlichkeit kann nach diesen Stufen erfolgen (vgl. Hagmann/Hagmann, 2008:11): 1. Stufe: sehr wichtig oder dringend, muss sofort erledigt werden 2. Stufe: wichtig, es besteht aber kein dringender Handlungsbedarf 3. Stufe: eher unwichtig, nicht dringend, sollte aber erledigt werden 4. Stufe: unwichtig, hier muss nichts getan werden Darüber hinaus sollte geprüft werden, ob eine Entscheidung von dem/der Bearbeiter/in der Postkorbübung selbst getroffen bzw. ein Termin selbst wahrgenommen werden muss, oder ob es sich um eine Aufgabe handelt, die an eine/n Mitarbeiter/in delegiert werden kann. Es ist ratsam einen Terminkalender anzulegen und alle Termine darin zu vermerken, um mögliche Überschneidungen zu vermeiden. Es ist zu beachten, dass alle mit einem Termin in Zusammenhang stehenden Aufgaben erledigt werden müssen. Wird also eine Dienstreise geplant, müssen sämtliche Vorkehrungen dafür in den Terminplaner eingearbeitet werden. Alle getroffenen Entscheidungen sollen notiert und mit einer knappen Begründung versehen werden. Das ist notwendig, um die Auswertung im Anschluss an die Übung strukturiert führen zu können. S e i t e 1

21 Übung: Postkorb 1 Die Postkorbübung spiegelt dabei nicht eins zu eins universitäre Wirklichkeit wider: Entscheidungsdruck im Minutentakt, wie er in der Privatwirtschaft in manchen Bereichen Realität ist, gibt es in der Universität nur in sehr wenigen Bereichen oder nur für überschaubare Zeiträume: die meisten Prozesse sind langfristig angelegt und lassen sich entsprechend strukturieren. Allerdings werden diese Strukturierung und die dazugehörige Aufgabendelegation oft nicht vorgenommen. Die Postkorbübung macht durch den in ihr simulierten Zeitdruck auf die Möglichkeiten von Strukturierung und Delegation aufmerksam und ermöglicht im Ergebnis einen Transfer auf längerfristige Zeiträume. Nachfolgend ist ein Beispiel für eine Postkorbübung aufgeführt. Arbeitsanweisung: Lesen Sie sich zunächst die Ausgangssituation und Nachrichten sehr genau durch. Arbeiten Sie anschließend alle Nachrichten sorgfältig ab. Treffen Sie hierzu Entscheidungen, delegieren Sie Aufgaben und verschieben oder vereinbaren Sie wichtige Termine. Vergessen Sie nicht, für wichtige Termine entsprechende Vorkehrungen zu treffen. Für die spätere Auswertung legen Sie bitte ein separates Blatt an, auf dem Sie die von Ihnen vorgenommene Bearbeitung jeder Nachricht kurz begründen. Bearbeitungszeit: 45 Minuten Ausgangssituation Sie sind Dr. Peter Schuster, 33 Jahre alt, leben in Berlin, sind verheiratet und haben ein Kind (Klara, 5 1 / 2 Jahre). Sie waren gerade für ein verlängertes Wochenende (von Freitag bis Montag) mit Ihrer Tochter an der Müritz zum Paddeln. Ihre Frau ist übers Wochenende zu einer Freundin nach London geflogen und kommt erst heute gegen 16 Uhr am Flughafen Schönefeld an. Da der Aufbruch zum Paddeln recht hektisch war, haben Sie Ihr Handy im Büro vergessen. Heute ist Montag, der 3. April, Uhr. Sie sind gerade mit Ihrer Tochter im Büro angekommen um das Handy zu holen. Sie leiten seit einem Jahr eine DFG-finanzierte Nachwuchsforschergruppe zum Thema Toxic Soil, microbial and optical intervention, die Sie maßgeblich eingeworben und für die Sie das Konzept geschrieben haben. Neben Ihnen sind 3 Doktoranden, 3 Doktorandinnen und eine Habilitandin in der Gruppe tätig. Die Gruppe besteht aus Biologen, Physikern, Geologen und Chemikern. Sie haben drei Labore in Nutzung, in denen für die Gruppe noch eine Laborantin und ein Techniker tätig sind. Sie dürfen außerdem auf die Sekretärin von Herrn Prof. Dr. Steinecke, Frau Uta Lehmann, zugreifen. Sie übernimmt zahlreiche administrative Aufgaben, vereinbart etwa Termine mit Studierenden für Sie, überwacht die Finanzen des Projekts usw. Zudem haben Sie eine geprüfte Hilfskraft (BA in Biochemie), Frau Heike Groß, die Ihnen 40 Stunden im Monat zur Verfügung steht. Sie überlegt noch, ob sie einen Mas- S e i t e 2

22 Übung: Postkorb 1 terabschluss anstreben soll und steht Ihnen daher flexibel zur Verfügung. Sie lernt schnell und gerne und Sie schätzen ihr Engagement, ihre Arbeitsweise und ihre Ergebnisse. In der Forschergruppe ist vor allem die Habilitandin Dr. Ina Klempe Ihre Ansprechpartnerin für fachliche und weitere organisatorische Fragen. Sie ist Physikerin und hat einen Schwerpunkt in der UV-Bestrahlung von toxischen Böden. Sie ist total kompetent und immer ansprechbar, hat selbst 2 Kinder, ist aber auch schon 38 Jahre alt. Das Projekt ist sehr prestigeträchtig für die Universität, weshalb Sie viel Unterstützung erfahren. In acht Wochen soll ein Tagungsband der Forschergruppe bei Springer erscheinen; die Tagung selbst hat schon im Januar stattgefunden. Ihnen liegt bisher lediglich ein Beitrag eines Doktoranden vor, der zudem so schlecht ist, dass Sie dringend mit ihm sprechen müssen. Im Büro liegt ein weiterer Artikel für Sie bereit. Dipl.-Biol. Karl Schmitz hat Ihnen geschrieben. Herr Schmitz ist der einzige Biologe im Projekt. Sie haben in allen Besprechungen gemerkt, dass er einen anderen Zugang zum Thema hat als alle Mitglieder der Nachwuchsgruppe und seine Arbeitsweise nicht überzeugend ist. Er zieht voreilige Schlüsse aus einer zu geringen Datenbasis, hält fundamentale Laborregeln nicht ein und beklagt sich zugleich, dass er nicht alle notwendigen Forschungen machen kann, weil das Labor keinen S3- Standard hat. Zugleich brauchen Sie seine Expertise, da er über die notwendigen Kenntnisse zu Mikroorganismen verfügt. Zum Artikel finden Sie eine Notiz, in der er um ein Feedback bittet. Da Herr Schmitz bereits morgen in eine abgelegene Hütte in den Alpen aufbricht, wo er kein Internet hat, benötigt er Ihre Anmerkungen spätestens morgen Vormittag. Ihre Tochter Klara ist unruhig und aufgeregt. Sie besucht seit einem halben Jahr die Musikschule, wo sie Blockflötenunterricht erhält. Die Musikschule liegt sehr verkehrsgünstig auf Ihrem Weg nach Hause, ca. 15 Minuten von Ihrem Büro entfernt. Heute Abend um Uhr findet ein kurzes Vorspielen der Kinder der Musikschule statt. Ihre Tochter ist noch unsicher im Blockflötenspiel und dementsprechend sehr aufgeregt. Auf Ihrem Schreibtisch finden Sie verschiedene Notizen, s, Briefe und ein Fax. Außerdem zeigt Ihr Handy diverse Anrufe, Textnachrichten und Termine an. S e i t e 3

23 Übung: Postkorb 1 Nachricht 1 einer Studentin, Freitag erhalten Hallo Herr Schuster, ich habe eben Ihre Klausurnote bekommen. Ich weiß nicht, ob die Elektronische Notenverwaltung eine Fehlbuchung beinhaltet, aber wenn alles richtig eingetragen ist, bin ich durchgefallen. Ich kann mir das nicht erklären, denn ich habe alles gelernt, was wir in der Vorlesung drangenommen hatten. Wenn ich wirklich durchgefallen bin, wäre mein Studium der Chemie kurz vor dem Masterabschluss vorbei. Ich muss das unbedingt schnellstmöglich wissen, aber leider sind Sie nicht zu erreichen. Ich bitte Sie dringend um eine Nachricht. Sie können mich auch gern unter zurückrufen ich erreiche leider immer nur den Anrufbeantworter. Grüße Thea Geissner Nachricht 2 vom Verlag, Freitag erhalten Sehr geehrter Herr Dr. Peter Schuster, uns liegt noch immer kein von Ihnen unterzeichneter Verlagsvertrag vor; uns fehlt auch die schriftliche Erklärung der Druckkostenbeteiligung. Da wir das Verlagsprogramm Mitte April ausliefern wollen, bitte ich Sie, noch heute Ihre Unterschrift zu leisten. Sie können dies in der uns vertretenden Anwaltskanzlei Ehrenbert tun. Ich schätze von Ihrem Büro aus benötigen Sie 5 Minuten zur Kanzlei. Mit freundlichen Grüßen Hans Gram S e i t e 4

24 Übung: Postkorb 1 Nachricht 3 Mündliche Nachricht auf Ihrer Mailbox von Herrn Prof. Steinecke (klingt stark erkältet), heute erhalten Hallo Herr Dr. Schuster. Leider kann ich Sie auf Ihrem Mobiltelefon nicht erreichen. Ich bin schwer erkrankt und das ist sehr ärgerlich, weil mich die Volkswagenstiftung zu einem Festvortrag am morgigen Abend in Stuttgart eingeladen hat. Wir hatten gelegentlich darüber gesprochen, es geht um das neue Toxic Screening Modell und die biooptische Dekontamination, also das Thema Ihrer letzten Studie etwas ausgebaut. Ich weiß, dass Sie dazu einen Vortrag sozusagen in der Tasche haben und dass Sie mit Sicherheit der Einzige sind, den man außer mir überhaupt fragen würde, weil die Expertise dazu bei uns in Berlin liegt. Und nun ist es ein Vortrag, bei dem auch das Bundeswissenschaftsministerium und das Bundeswirtschaftsministerium vertreten sein werden es ist also ganz hoch angebunden und wir können es uns nicht leisten, dort nicht aufzutreten. Ich bin nun so krank, dass ich unmöglich fahren kann und für Sie, da Sie ja noch am Anfang Ihrer Laufbahn stehen, wäre das sicherlich eine gute Möglichkeit, sich noch bekannter zu machen und Kontakte zu knüpfen. Also ich weiß (Piepton). Ach diese unsäglichen Anrufbeantworter bin ich wieder zu hören? Also ich habe Frau Lehmann gebeten, für Sie schon einmal einen Flug zu reservieren, der geht morgen früh um 8.45 Uhr. Sie könnten dann am Abend auch noch an dem wundervollen Galadiner teilnehmen und kommen am Mittwoch um Uhr zurück. Die Einladung sowie das Ticket liegen auf Ihrem Schreibtisch. Nachricht 4 Fax der Autowerkstatt, Samstag erhalten Betreff: TÜV Sehr geehrter Herr Schuster, um Ihren VW TÜV-tauglich zu machen, sind Reparaturen im Umfang von ca notwendig. Bitte geben Sie mir Ihr O.K. schnellstmöglich. Beste Grüße Gez. Stoppe S e i t e 5

25 Übung: Postkorb 1 Nachricht 5 Nachricht auf der Mailbox, heute erhalten Hallo Schatz, wo bist du denn? Ich habe schon ein paar Mal versucht dich zu erreichen. Na egal Ich schaff es leider nicht zur Vorstellung von Klara zu kommen, mein Flug wurde auf circa Uhr verschoben. Melde mich wieder, wenn ich weiß wie es weitergeht. Wünsch Klara viel Glück von mir. Ich geh mir jetzt nen Kaffee besorgen! Ach und noch was, nächste Woche hab ich durchgehend Frühdienst. Das heißt, ich kann Klara nicht zur Kita bringen. Kannst du das bitte bei deinen Terminvereinbarungen beachten? Danke. Nachricht 6 Brief der Wartungsfirma, heute erhalten Sehr geehrter Dr. Schuster, hiermit teilen wir Ihnen mit, dass vom bis die Wartung der von Ihrer Gruppe genutzten Labore stattfindet. Dafür ist es nötig, alle Räume begehbar zu machen und zu allen Versorgungsleitungen, Chemikalienschränken, Heizungen, Klimageräten, Verteilern und Ab- sowie Zuwasseranschlüssen usw. ungehinderten Zugang zu haben. Für Folgeschäden, die sich aus nicht ermöglichter Wartung ergeben, haftet der Nutzer. Wir werden am Dienstag, den 10. April 2012 um 7.00 Uhr mit der Wartung beginnen. Best Services GmbH Hagen Schöps Nachricht 7 Notiz aus dem Finanzdezernat, Freitag erhalten Offene Rechnungen Belegnummer X-Kont-3034 und Y-Kont-5779 falsch kontiert. Erbitten sofortige Überprüfung in Super X für den Rechnungsabschluss des Projekts. Buchungsänderungen ab dem können wir jedoch nicht mehr mit dem Projekt verbuchen. gez. Rosalia S e i t e 6

26 Übung: Postkorb 1 Nachricht 8 von Ihrem Bruder, heute erhalten Hallo Peter, was hältst du davon, wenn wir beide am Mittwoch zu deinem 40. Geburtstag ausgiebig um die Häuser ziehen? Eigentlich hast du gar keine Wahl mehr. Mein Flieger kommt morgen um Uhr in Schönefeld an. Kannst du mich abholen? Freue mich, bis morgen. Andreas Nachricht 9 von Frau Neumann (Versicherungsberaterin), heute erhalten Hallo Herr Dr. Schuster, ich wollte Sie auf diesem Wege nochmals an den morgigen Termin um Uhr erinnern. Bitte denken Sie daran, dass die versprochenen Versicherungsvorteile nur noch bis zum Gültigkeit haben. Deswegen müssen Sie vor dem die Verträge unterzeichnen. Beste Grüße Grit Neumann Nachricht 10 Nachricht auf Ihrer Handy-Mailbox, heute erhalten Hallo Herr Dr. Schuster, Sharon Walsh, VW-Stiftung. Prof. Steinecke ist erkrankt und hat uns mitgeteilt, dass Sie den Festvortrag morgen übernehmen. Bitte melden Sie sich bei mir. Sämtliche Kosten werden von der Stiftung übernommen. Sollten Sie Kinder oder Partner mitbringen, werden auch diese Kosten übernommen. Außerdem ist aufgrund der teilnehmenden Landes- und Bundesminister ein Sicherheitscheck notwendig. Bitte loggen Sie sich auf ein und vervollständigen Sie die Angaben. Passwort und Login erhalten Sie mit separater SMS. Nachricht 11 SMS, heute erhalten Passwort %6&99 Login: Toxic MfG, Walsh S e i t e 7

27 Übung: Postkorb 1 Nachricht 12 von Heike Groß, heute erhalten Hallo, Springer hat angerufen. Waren sauer, dass sie den Vertrag noch nicht haben. Was ist zu tun? Heike Nachricht 13 Frau Lehmann, heute erhalten Lieber Herr Schuster, die Volkswagenstiftung braucht dringend eine Bestätigung, ob Sie den Vortrag übernehmen. Mich hat sogar der Rektor deswegen angerufen ist wohl sehr wichtig. Lehmann Nachricht 14 Brief von Herrn Woll, Mitarbeiter des Universitätsrechenzentrums (URZ), heute erhalten Sehr geehrter Herr Dr. Schuster, ich bin wieder einmal von Frau Lehmann angefragt worden, Ihre PCs neu aufzusetzen. Ich hoffe Sie verstehen mich nicht falsch aber das bloße neu aufsetzten Ihrer Computer kann ich nur eingeschränkt empfehlen. Vergangene Woche hatte ich Gelegenheit mir Ihre Arbeitsgeräte genauer anzusehen. Dabei war festzustellen dass einige Ihrer Rechner schon fast sechs Jahre alt und damit deutlich veraltet sind. Ich glaube, dass Sie sich die Arbeit so nur unnötig erschweren. Zudem ist bei Ihrer Arbeitsgruppe, da Sie bisher einen Anschluss an die Infrastruktur des URZ verweigert haben, eine Fernwartung nicht möglich, was gelegentlich für längere Wartezeiten bei der Überprüfung Ihrer Rechner sorgt. Ich bin mit Frau Lehmann so verblieben, dass wir jetzt erst einmal nichts tun. Ich denke aber, dass wir es leisten könnten, jeden Arbeitsplatz mit der von Ihnen benötigten Hardund Software auszustatten und auch Zugriff auf den Server des Rechenzentrums zu geben, sodass Sie Daten deutlich besser sichern können. Für die Umrüstung würden wir pro Arbeitsplatz einen Gesamtpreis von 1.275,00 Euro berechnen, inklusive Monitor, benötigter Hardware sowie Einrichtungsgegenständen. Da noch zentrale Gelder übrig sind und der Universitätsleitung Ihr Projekt am Herzen liegt, wäre es sinnvoll, noch in diesem Quartal die Umrüstung vorzunehmen. Allerdings würden natürlich alle Rechner Administratorenrechte verlieren, da sie auch in unsere Sicherheitsinfrastruktur eingebunden werden. Bitte schreiben Sie mir kurzfristig. Herzliche Grüße, Gerhadt Woll S e i t e 8

28 Übung: Postkorb 1 Nachricht 15 Notiz von Uta Lehmann, heute erhalten Hallo Herr Schuster, ich habe die Karte für das Kanzleramt besorgt. Sie müssen diese nur noch unterschreiben. Liebe Grüße Lehmann Auf Ihrem Schreibtisch steht ein Blumengesteck, den Sie gerne zeitnah als Dankeschön für die großzügige Unterstützung der Forschergruppe persönlich im Kanzleramt vorbeibringen möchten. Anbei die Karte, die noch von Ihnen unterschrieben werden muss. Das Kanzleramt ist heute bis Uhr besetzt. Es befindet sich 7 Minuten mit dem Auto von Ihrem Büro entfernt, liegt jedoch nicht auf dem Weg zur Musikschule Ihrer Tochter Nachricht 16 von Karl Schmitz, Doktorand im Projekt, gestern erhalten Hi Peter, ich habe bei meinem Artikel echte Schwierigkeiten. Der neue ToxScreen ergibt immer negativ, selbst wenn er eindeutig positiv ist. Ich wollte eigentlich die Weiterentwicklung in meinem Artikel unterbringen und nicht den alten Test, den wir im Januar vorgestellt hatten, aber das scheint nichts zu werden. Wir müssen dringend drüber reden, was ich jetzt machen soll. Karl Nachricht 17 von Heike Groß, gestern erhalten Hallo Peter, ich müsste recht dringend einmal persönlich mit Ihnen reden. Es geht um meinen Master. Wann haben Sie mal eine halbe Stunde Zeit? Grüße Heike S e i t e 9

29 Übung: Postkorb 1 Nachricht 18 Telefonische Nachricht der Cateringfirma, heute erhalten Verehrter Herr Dr. Schuster, bitte teilen Sie mir schnellstmöglich mit, für wie viele Personen Sie das Buffet am Mittwochabend ausgerichtet haben möchten. Ich bräuchte eine Entscheidung spätestens bis Uhr morgen Vormittag. Besten Dank. Firma Yummi Nachricht 19 eines Studenten, gestern erhalten Hallo, ich nehme am Praktikum von Ihnen und Frau Thiele (Doktorandin in der Forschergruppe) teil. Frau Thiele hat in der letzten Veranstaltung die Referatsthemen vergeben. Leider finde ich meine Unterlagen nicht mehr. Könnten Sie mir mein Thema bitte nochmal zusenden? Vielen Dank. Thomas Schenk Nachricht 20 Eintragung im Terminkalender Dienstag, 4. April, Uhr, Maritim Hotel Friedrichstraße Vortrag bei Men for Business and Science zum Thema Väter in der Wissenschaft der harte Weg der Vereinbarkeit von Forschung und Familie. S e i t e 10

30 Übung: Postkorb 1 Lösungsvorschlag zur Postkorbübung So könnte Ihr Terminkalender zu den einzelnen Mitteilungen und Aufgaben aussehen, nachdem Sie die Übung bearbeitet haben: Datum Mo 3.4. Termin Ich führe Telefonate/ schreibe Mails um Aufgaben zu delegieren Dringlichkeitsstufe 1 Zuständigkeit: Ich Anfragen von Studenten/innen beantworten Dringlichkeitsstufe 3 Zuständigkeit: Frau Lehmann/Frau Thiele/Heike Groß Anfrage des URZ durchdenken Dringlichkeitsstufe 3 Zuständigkeit: Frau Dr. Ina Klempe Uhr: Vertragsunterzeichnung bei Rechtsanwalt Dringlichkeitsstufe 1 Zuständigkeit: Ich Uhr: Konzert Musikschule (10 min. eher da sein) Dringlichkeitsstufe 1 Zuständigkeit: Ich Di Uhr: Abflug nach Stuttgart Dringlichkeitsstufe 1 Zuständigkeit: Ich Sicherheitscheck durchführen Dringlichkeitsstufe 1 Zuständigkeit: Ich Neuen Termin mit Frau Neumann vereinbaren Dringlichkeitsstufe 2 Zuständigkeit: Frau Lehmann S e i t e 11

31 Übung: Postkorb 1 Blumengesteck ins Kanzleramt Dringlichkeitsstufe 2 Zuständigkeit: Dr. Ina Klempe Bis Uhr: Caterer anrufen Dringlichkeitsstufe 3 Zuständigkeit: Ehefrau Werkstatt anrufen Dringlichkeitsstufe 3 Zuständigkeit: Ehefrau Uhr: Vortrag bei Men for Business and Sience zum Thema Väter in der Wissenschaft der harte Weg der Vereinbarkeit von Forschung und Familie Dringlichkeitsstufe 2 Zuständigkeit: Dr. Ina Klempe oder absagen Festvortrag VW-Stiftung Dringlichkeitsstufe 1 Zuständigkeit: Ich Bruder Andreas vom Flughafen abholen (soll sich ein Taxi nehmen) Dringlichkeitsstufe 4 Zuständigkeit: Andreas Mi 5.4. Fr Mo :45: Rückflug nach Berlin Dringlichkeitsstufe 1 Zuständigkeit: Ich Räume für Wartung begehbar machen Dringlichkeitsstufe 1 Zuständigkeit: gesamtes Team 7:00 Uhr: Räume für die Wartung aufschließen Dringlichkeitsstufe 1 Zuständigkeit: Frau Lehmann S e i t e 12

32 Übung: Postkorb 1 Rücksprache mit Frau Dr. Klempe: PC-Umrüstung Dringlichkeitsstufe 3 Zuständigkeit: Ich Notizen zu den einzelnen Nachrichten Nachricht 1 Ich leite die Anfrage an Heike Groß weiter. Sie soll sich darum kümmern und der Studentin eine Rückmeldung geben. Nachricht 2 Ich rufe in der Rechtskanzlei an und vereinbare einen Termin für 17.00Uhr. Nachricht 3 Ich danke Frau Lehmann für die vorsorgliche Buchung und werde den Termin wahrnehmen. Ich erinnere Sie an den Dienstreiseantrag, den Sie noch gegenzeichnen muss. Nachricht 4 Meine Frau soll in der Werkstatt anrufen und Bescheid geben, dass ich mich für die Reparaturen entschieden habe. Ich teile ihr das heute Abend mit. Nachricht 5 Ich werde zu Uhr mit meiner Tochter zur Musikschule fahren. Nächste Woche werde ich meine Termine so planen, dass ich meine Tochter morgens zur Kita bringen kann. Nachricht 6 Ich leite die Mail an Frau Lehmann weiter mit der Bitte, sich um die notwendigen Vorkehrungen zu kümmern. Die Begehung der Räume am um 7.00 Uhr soll ebenfalls unter der Leitung von Frau Lehmann stattfinden. Nachricht 7 Ich leite die Mail an Frau Lehmann weiter, da sie auch in die Finanzen meiner Projekte involviert ist. Nachricht 8 Ich rufe meinen Bruder zurück und teile ihm mit, dass ich morgen kurzfristig nach Stuttgart fliege und erst am Mittwoch wiederkomme. Vom Flughafen kann ich ihn also nicht abholen. Entweder kommt er einen Tag später, oder er muss einen Tag ohne mich in Berlin auskommen. S e i t e 13

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