Einführungsleitfaden (ab V3.0)

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1 (ab V3.0) Böhl-Iggelheim Tel. +49-(0) Internet: Fax +49-(0)

2 Impressum Titel OPEN ab V3.0 Hersteller, Ort OCLC GmbH, Betriebsstätte Böhl-Iggelheim Gültigkeit OPEN ab V2.0 Auflage April 2014 Dokumentnummer OCLC GmbH, Grünwalder Weg 28g, Oberhaching Alle Rechte vorbehalten. Hinsichtlich der Nutzung dieses Dokuments sowie der darin beschriebenen Software gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen von OCLC. Soweit die Programme einzelne sog. Open-Source-Komponenten enthalten, unterliegen diese Programme bzw. Programmteile vorrangig den jeweiligen Open-Source-Lizenzbedingungen, insbesondere werden dem Kunden die dort genannten Nutzungsrechte eingeräumt. Der Kunde darf dieses Dokument nur für interne Zwecke verwenden und dieses nur im Rahmen des eigenen zulässigen Gebrauchs vervielfältigen. Jegliche darüber hinausgehende Nutzung ist ohne vorherige ausdrückliche Zustimmung von OCLC ausdrücklich untersagt. Der Kunde darf dieses Dokument insbesondere nicht unerlaubt vervielfältigen, übersetzen, ändern oder erweitern oder davon abgeleitete Werke erstellen. Dieses Dokument dient ausschließlich Informationszwecken und kann von OCLC ohne Vorankündigung jederzeit verändert bzw. an die aktuellen Entwicklungen angepasst werden. Die in den Beispielen verwendeten Namen und Daten sind frei erfunden, soweit nichts anderes angegeben ist. Seite 2 von 14

3 Inhalt Einleitung... 4 Erste Phase: Vorbereitung Portaleinsatz festlegen Portal konzipieren Domain beantragen Zertifikat beantragen (HTTPS-Verbindung)... 6 Zweite Phase: Einführung Portal installieren Lucene-Index initialisieren Fehlerhafte Daten in BIBLIOTHECAplus pflegen Portal erstellen Portalanpassungen vornehmen Dritte Phase: Inbetriebnahme Portalzugang freischalten Vierte Phase: Optimierung Produktionsbetrieb analysieren Produktionsbetrieb optimieren Seite 3 von 14

4 0B0B0B0 BEinleitung Zur Einführung des Produkts OPEN sind verschiedene Dinge zu beachten. Dieser Leitfaden soll Sie bei der Vorbereitung der Einführung des Web-Portals OPEN unterstützen Der Einsatz von OPEN erfordert einige vorbereitende Aktivitäten. Wir schlagen folgende Vorgehensweise vor, um das Produkt einzuführen. In den folgenden Kapiteln werden die einzelnen Phasen der Einführung mit den darin notwendigen Aktivitäten vorgestellt. Seite 4 von 14

5 1B1B1B1 BErste Phase: Vorbereitung Das Web-Portal OPEN öffnet das Bibliothekssystem in Richtung Internet. Ziel ist es, das Angebot Ihrer Bibliothek (z. B. Bereitstellung von Medien, Informationen zu Veranstaltungen, Schwerpunkt-Themen, Hintergrundinformationen) im Internet interessant und aktuell darzustellen. Für Ihre Kunden/Leser wird dieses Angebot durch die Bereitstellung von Online-Services (z. B. Einblick ins Leserkonto, Ausführung von Vormerkungen und Verlängerungen) abgerundet. Damit wird der Komfort für die Leser erhöht und die Bibliotheksmitarbeiter werden entlastet. Das Erscheinungsbild und der Funktionsumfang des Web-Portals OPEN ist so vielfältig, dass es einer klaren Zielsetzung für die jeweilige Einführung bedarf. OPEN entspricht einem modularen Baukasten, der einen auf Ihre Bibliothek zugeschnittenen, individuellen Internetauftritt ermöglicht. 1. 6B6B6B6 BPortaleinsatz festlegen Es gibt folgende generelle Möglichkeiten, das Web-Portal OPEN zu nutzen. Die gewählte Einsatzart hat direkten Einfluss auf die Struktur des Portals. Als Standalone-Portal: Nur Freischaltung der Web-OPAC-Funktionalität (Bereitstellung der Mediensuche und der Online- Leserservices) o d e r Komplette Portalfunktionalität inklusive Web-OPAC-Funktionalität Als Unterportal eines bereits vorhandenen Portals: Nur Freischaltung der Web-OPAC-Funktionalität (Bereitstellung der Mediensuche und der Online Leserservices) o d e r Komplette Portalfunktionalität inklusive Web-OPAC-Funktionalität Die Umsetzung erfolgt jeweils integriert durch passiven Link (ohne Datenübergabe von einem Portal zum anderen) oder per IFrame (Anzeige der OPEN-Seiten in einem Frame des vorhandenen Portals) Seite 5 von 14

6 2. 7B7B7B7 BPortal konzipieren Folgende Fragen sollten Sie bei Konzeption des Web-Portals OPEN z. B. berücksichtigen: Welche Menüstruktur möchten Sie verwenden bzw. den Nutzern anbieten? Welche Seiten und Seiteninhalte benötigen Sie? Welche Rollen mit welchen Zugriffsrechten sind anzulegen? Welche Bilder möchten Sie anzeigen und woher erhalten Sie diese? Mit welchem Logo möchten Sie die Bibliothek im Internet präsentieren? Welche Layoutvariante möchten Sie verwenden? In einem Einführungsfragebogen für OPEN werden wir Ihnen einige dieser Fragen nochmals stellen und Ihnen verschiedene Möglichkeiten anbieten. 3. 8B8B8B8 BDomain beantragen Falls Ihre Bibliothek noch keine eigene Domain besitzt, ist diese durch Sie bei einem der Domainregistrierungsunternehmen vor Aufnahme des produktiven Betriebs zu beantragen. 4. 9B9B9B9 BZertifikat beantragen (HTTPS-Verbindung) Das HTTPS-Protokoll wird zur Verschlüsselung und zur Authentifizierung der Kommunikation zwischen Webserver und Browser im World Wide Web verwendet. Ohne Verschlüsselung sind Web-Daten für jeden, der Zugang zum entsprechenden Netz hat, als Klartext lesbar. Das HTTPS-Protokoll stellt zurzeit das einzige Verschlüsselungsverfahren dar, das ohne gesonderte Softwareinstallation auf allen internetfähigen Computern unterstützt wird. Die Authentifizierung dient dazu, dass sich jede Seite der Identität des Verbindungspartners vergewissern kann. Das Web-Portal unterstützt das HTTPS-Protokoll. Um dieses Protokoll nutzen zu können, ist ein Authentifizierungszertifikat erforderlich. Dies muss vor Aufnahme des produktiven Betriebs des Portals verfügbar sein. Ein Zertifikat ist ein Binärdokument, das im Allgemeinen von einer ihrerseits zertifizierten Zertifizierungsstelle ausgestellt wird, das den Server und die Domain eindeutig identifiziert. Bei der Beantragung werden dazu die Adressdaten und die Firmierung des Antragstellers geprüft. Es ist weiterhin auch möglich, selbst-signierte Zertifikate (self-signed certificate) zu verwenden, die ohne Beteiligung einer gesonderten Instanz erstellt wurden und ebenfalls manuell bestätigt werden müssen. Damit Seite 6 von 14

7 wird zwar die Verschlüsselung, nicht aber die Authentifizierung erreicht. Solche Verbindungen sind damit verwundbar für Hackerangriffe. Zur Erzeugung eines Zertifikates gibt es folgende Möglichkeiten: kostenlose Generierung eines selbst-signiertes Zertifikates (self-signed certificate) durch den Kunden mit Hilfe des MS Infomation Servers (Webserver). kostenpflichtig Kauf eines extern ausgestellten Zertifikates (extended-validation-certificate) bei einem Trust Center gegen eine entsprechende Jahresgebühr. Beide Zertifikatsarten werden von OPEN akzeptiert. 2B2B2B2 BZweite Phase: Einführung 1. 10B10 B10 B10 BPortal installieren Die Installation des Web-Portals OPEN erfolgt gemäß dem auf dem Datenträger ausgelieferten Installations- und Nutzerhandbuch und erfolgt in der Regel per Fernwartung durch einen OCLC-Servicetechniker. Wir empfehlen außerdem, immer auch zusätzlich zum Produktivsystem ein Testsystem einzurichten, um Systemänderungen sowie Änderungen an den Einstellungen und Inhalten auch vor der Übernahme in das Produktivsystem testen zu können. Für die Installation des OPEN Portals stehen zwei Varianten zur Verfügung: Installation OPEN-Portal "STANDARD" Diese Installationsvariante beinhaltet lediglich eine vorgegebene Menüstruktur und einige wenige Seiten und Module. Sie eignet sich für Kunden, die eigene Vorstellungen umsetzen wollen und deshalb das Portal von Grund auf selbst aufbauen. Aus diesem Grund wird nur eine Menüstruktur und einige ausgewählte Module installiert. Installation OPEN-Portal "DEMO" Bei dieser Installation wird eine vorgegebene Menüstruktur und zusätzlich entsprechende Seiten mit Modulen und beispielhaftem Content (Text und Bilder) installiert. Durch Modifikation bzw. löschen von Modulen kann der Inhalt des Portals einfach gestaltet werden. Diese installationsvariante eignet Seite 7 von 14

8 sich als Demosystem (z. B. für Schulungen) oder als Muster für Kunden, die mit wenig Aufwand ein OPEN-Portal einrichten wollen B11 B11 B11 BLucene-Index initialisieren Mit der Installation des Solr-Servers (Lucene) wird der entsprechende Suchmaschinen-Index automatisch mit der ersten Synchronisation der BIBLIOTHECAplus-Datenbank erstellt. Der Lucene-Index wird im laufenden Betrieb vollautomatisch mit der BIBLIOTHECAplus-Datenbank synchronisiert. Für den initialen Aufbau des Solr-Index muss eine längere Laufzeit eingeplant werden, die individuell vom Datenumfang der einzelnen Bibliothek abhängt. Hinweis Erst nach Abschluss des Indexaufbaus ist das Portal nutzbar B12 B12 B12 BFehlerhafte Daten in BIBLIOTHECAplus pflegen Für die Servicefunktionen werden bestimmte Daten des BIBLIOTHECAplus Systems benötigt, um die Funktionen korrekt auszuführen. Es kann vorkommen, dass diese Felder in BIBLIOTHECAplus nicht immer korrekt gefüllt sind. Da die ordnungsgemäße Ausführung der jeweiligen Funktionen entscheidend von den zugrundeliegenden Daten abhängt, protokolliert OPEN im Rahmen der Erstsynchronisation die nicht korrekten Datensätze. Diese können über eine spezielle Monitoringfunktion durch den Kunden angezeigt werden. Auf Basis dieser Information sind die Daten in BIBLIOTHECAplus zu pflegen. Hinweis Die beschriebene Datenpflege ist erforderlich, um die ordnungsgemäße Funktion der einzelnen Servicefunktionen (z. B. Vorbestellungen) zu gewährleisten. Aus diesem Grund ist hierfür ausreichend Zeit vorzusehen. Seite 8 von 14

9 4. 13B13 B13 B13 BPortal erstellen 19B19 B19 B19 BWeb-Design-Variante auswählen Sie können das Design des OPEN-Portals individuell anpassen bzw. anpassen lassen. Hierfür stehen folgende Designpakete zur Auswahl: Hinweis Als weitere Hilfestellung zur Auswahl des passenden Webdesignpaketes ist ein spezieller Einführungsfragebogen für OPEN verfügbar. Webdesign BASIC Kleinere Designänderungen, die mit den administrativen Möglichkeiten des Portals durchzuführen sind. Webdesign INDIVIDUAL (kostenpflichtig) Sehr umfangreiche Designänderungen bzw. komplette Webdesign-Neuentwicklung, die durch einen erfahrenen Webdesigner (OCLC-Partner) durchzuführen sind. Seite 9 von 14

10 22B22 B22 B22 BWebdesign BASIC (kostenfrei) Mit der Lieferung von OPEN werden mehrere Standardfarbthemen geliefert, die zur Darstellung des Portals beliebig ausgewählt werden können. Darüber hinaus kann eine Anpassung von vorhandenen Standardelementen vorgenommen werden. Änderungsmöglichkeiten Es wird eines der mitgelieferten Standarddesigns genutzt und es werden nur geringfügige Änderungen vorgenommen. Die Anpassungen erfolgen auf Basis der vorhandenen Möglichkeiten des Portals, ohne Nutzung zusätzlicher Designwerkzeuge im Rahmen der Einführungsschulungen. Ausführende Kundenadministrator Voraussetzungen Mitgeliefertes Standardskin Standardfunktionalität des Webportals OPEN Beispiele Logo austauschen Textinhalte anpassen bzw. ergänzen Menüpunkt ein- oder ausblenden Keine Designänderung (nur Wahl eines der vorgegebenen Farbschemata) Hinweis Weitere Änderungen sind jederzeit und ohne Einschränkung durch den Ausführenden möglich. Seite 10 von 14

11 24B24 B24 B24 BWebdesign INDIVIDUAL (optional, kostenpflichtig) Die mitgelieferten Webdesigns entsprechen nicht den Anforderungen des Kunden. Die Anpassungen übersteigen sowohl die im Standard vorhandenen Möglichkeiten des Portals als auch die Möglichkeiten zusätzlicher Designwerkzeuge, wie sie in der Extended-Version beschrieben sind. Änderungsmöglichkeiten Für den Kunden ist ein individuelles Webdesign zu erstellen, das den Anforderungen des Kunden entspricht. Ausführende Ein externer Webdesigner (OCLC-Partner) Voraussetzungen Beauftragung des externen Webdesigners. Die Beauftragung erfolgt über OCLC in Abstimmung mit dem Kunden. Beispiele Erstellung eines OPEN Designs im Layout einer bereits vorhandenen Website der Bibliothek, Stadt, Gemeinde oder Körperschaft. Erstellung eines sehr spezifischen Webdesigns. Hinweise Änderungen nach Fertigstellung des Designs können nur durch eine erneute Beauftragung des externen Webdesigners vorgenommen werden. Unabhängig von den INDIVIDUAL-Änderungen können eventuell BASIC-Änderungen vorgenommen werden. Dies hängt entscheidend von der Umsetzung des Webdesigns ab. Seite 11 von 14

12 5. 14B14 B14 B14 BPortalanpassungen vornehmen 20B20 B20 B20 BSchulung Nach Installation des Web-Portals OPEN erfolgen wahlweise zwei individuelle Schulungsblöcke von insgesamt 3 Stunden oder zwei Sammelschulungen von insgesamt 4 Stunden in Form von Webinaren. Als Basis dient hierfür der ausgefüllte OPEN Einführungsfragebogen. Schulungseinheit Thema Inhalte 1. Block Administration und Module Bearbeitungsleiste (Control Panel) Einstellungen Website-Einstellungen Seiten- und Menüstruktur Seitenlayouts (Design) Benutzergruppen Benutzerkonten Serienmail Dateimanager Modulkonfigurationen Module einfügen / bearbeiten / löschen Module verschieben (Pane) Moduleinstellungen 2. Block Einstellungen in BIBLIOTHECAplus und OPAC- Komponenten Content-Erstellung und Content-Bearbeitung (Links, Bilder, Texte) Parametrisierung Einstellung von Konditionen Konfigurationen Recherche, Benutzerkonto und Selbstbedienungsfunktion 21B21 B21 B21 BPortalinhalt erstellen Als Portalinhalte werden alle Texte, Daten und Einstellungen verstanden, die Sie in den Modulen auf Ihren Seiten hinterlegen. Sie können also z. B. Veranstaltungen ankündigen, Öffnungszeiten angeben, das Team vorstellen, das Bücherkarussell konfigurieren oder Buchtipps schreiben. Die Redaktion dieser Inhalte liegt bei der Bibliothek. Anleitungen hierfür finden Sie im Installations- und Nutzerhandbuch für OPEN. Seite 12 von 14

13 4B4B4B4 BDritte Phase: Inbetriebnahme 16B16 B16 B16 BPortalzugang freischalten Zum vorgesehenen Go-Live-Termin des OPEN-Portals ist die URL des OPEN Portals freizuschalten. Dies erfolgt durch die Freischaltung innerhalb Ihrer Firewall durch Ihren Systemadministrator. Ab diesem Zeitpunkt ist das Web-Portal OPEN aus dem Internet für jeden Nutzer erreichbar. Seite 13 von 14

14 5B5B5B5BVierte Phase: Optimierung 1. 17B17 B17 B17 BProduktionsbetrieb analysieren Der produktive Betrieb einer Web-Anwendung sollte generell überwacht werden. Zu diesem Zweck empfiehlt es sich, die Zugriffsstatistiken und Logfiles regelmäßig auszuwerten. Zur Auswertung kommen folgende Log-Dateien in Frage: Portal: Eventlogs (Anzeige im Administrationsbereich des Portals) LMS/OPAC: Log-Dateien im Dateisystem unter \LogFiles TomCat: Log-Dateien im Dateisystem unter \Apache Software Foundation\Tomcat 7.0\logs Darüber hinaus können weitere Statistiken zur Auswertung herangezogen werden: Web Server: Benutzerstatistiken, falls eingerichtet Außerdem empfiehlt es sich, in der Startphase nach erfolgtem Go-Live immer wieder Ressourcenmessungen (CPU-Last, Arbeitsspeicherauslastung, Festplattenzugriffe) zu überwachen: Analysetools: Abhängig vom eingesetzten Betriebssystem Die Analyse dieser Informationen ergibt Rückschlüsse bezüglich des Benutzerverhaltens, der Maschinenauslastung und auf mögliche Fehler im Portalbetrieb B18 B18 B18 BProduktionsbetrieb optimieren Die aus der Analyse des Produktionsbetriebs gewonnenen Erkenntnisse können Sie z. B. für folgende Aktivitäten verwenden: Portalinhalte anpassen, um z. B. weitere Inhalte bereitzustellen, fehlende Seiten zu ergänzen oder fehlerhafte Links zu korrigieren. Portal- und Moduleinstellungen optimieren, um z. B. die Performance verbessern. Anwendungsfehler melden und die Hilfen für sowohl interne wie auch externe Nutzer entsprechend aktualisieren Seite 14 von 14

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