Erstellung und Verwendung eines Datenraum-Archivs

Transkript

1 Erstellung und Verwendung eines Datenraum-Archivs Inhalt: 1 Verwendungszweck Bestellung Vorbereitungen und Voraussetzungen Berichte Brainmark-Versionen Nur Lesen Ansicht Wasserzeichen Brennen auf CD/DVD und Entpacken langer Datei- und Pfadlängen Abbildung der Ordnerstruktur Voraussetzungen zum Öffnen eines Archivs Funktionsumfang eines Archivs Starten eines Archivlaufs Herunterladen des Archivs Entpacken der Zip-Dateien Öffnen des Archivs Brennen auf DVD Überprüfung der Echtheit des Archivs Kontakt Verwendungszweck Ein Datenraum Archiv dient dazu, einen bestimmten Stand eines Datenraums festzuhalten und offline zur Verfügung zu stellen. Das Brainloop Datenraum Archiv enthält alle zum Zeitpunkt der Erstellung enthaltenen Dokumente und Versionen, sowie alle Kommunikationsobjekte, wie z.b. s und Fragen aus dem Datenraum. Außerdem wird die komplette Historie im Archiv festgehalten und zugänglich gemacht. Das Archiv kann entweder aus der ganzheitlichen Sicht des Datenraum Managers oder mit einer Teileinsicht, z.b. eines Bieters, erstellt werden. Brainloop Secure Dataroom Version 8.10 Copyright Brainloop AG, Alle Rechte vorbehalten. Sämtliche verwendeten Markennamen und Markenzeichen sind Eigentum der jeweiligen Markeninhaber. Seite 1 von 13

2 Somit können Sie das Archiv vor allem für folgende Einsatzzwecke nutzen: Ablage nach Abschluss eines Projektes Nachweis eines Transaktionsprojektes nach Abschluss z.b. einer Due Diligence Das Archiv kann offline vorgehalten werden, entweder auf einer Festplatte oder einem externen Datenträger, wie z.b. einer DVD. Bitte beachten Sie: Möchten Sie Ihre Daten aus dem Datenraum komplett herunterladen und innerhalb der Ordnerstruktur weiter damit arbeiten, empfehlen wir den Einsatz z.b. des Brainloop Send-To Tools oder weiterer Tools, je nach Anforderung. Ein Archiv ist nur für die Speicherung gedacht, ohne dass mit den Daten weitergearbeitet wird. Bitte fragen Sie bei Interesse beim Brainloop Support nach. 2 Bestellung Ein Datenraum Archiv kann über den Brainloop Support (support@brainloop.com) bestellt werden. Die Bestellung sollte durch den Datenraum Center Manager per erfolgen. Sobald die Bestellung eingegangen ist, wird die gewünschte Anzahl Archive durch den Brainloop Support für das gesamte Datenraum Center freigeschaltet. Aus jedem Datenraum dieses Datenraum Centers kann nun jederzeit einen Archivlauf gestartet werden. 3 Vorbereitungen und Voraussetzungen 3.1 Berichte Im Datenraum Archiv besteht kein Zugriff mehr auf Datenraum-Berichte, wie z.b. den Aktivitätsbericht. Wir empfehlen daher, vor der Archivierung die benötigten Berichte aus dem Datenraum zu erstellen, diese in Excel zu exportieren, im Datenraum abzulegen und auf diesem Wege mit zu archivieren. 3.2 Brainmark-Versionen Bitte beachten Sie, dass in einem Archiv Dokumente als Original und/oder als PDF zur Verfügung gestellt werden können. Hat der Benutzer, aus dessen Sicht das Archiv erstellt wird, im Datenraum die Berechtigungen zum Herunterladen der Brainmark-Versionen, sieht er im Archiv nur PDF-Dateien. Besitzt er die Berechtigung, auch Originale herunterzuladen, erhält er im Archiv ebenfalls Zugriff auf die Originale. Beispiel: Wird das Archiv in einem Due Diligence Datenraum aus der Sicht eines Bieters erstellt, wird dieser vermutlich nur PDF-Dokumente im Archiv sehen, da sein Recht im Datenraum nur Brainmark herunterladen beinhaltet. Seite 2 von 13

3 Um Brainmark-Versionen im Archiv anzeigen zu können, müssen diese im Datenraum vor Archivierung bereits konvertiert vorliegen. Die Funktion zum Generieren der Brainmark-Versionen finden Sie in der Datenraum-Administration unter Betrieb > Brainmark Management. Prüfen Sie hier, ob für alle Dokumente bereits die Brainmark-Versionen vorliegen. Wenn nicht klicken Sie auf Brainmark-Dateien erzeugen. Abbildung Nur Lesen Ansicht Eine Nur Lesen Ansicht mit dem Secure Document Viewer steht in einem Archiv nicht zur Verfügung. Benutzer, die die Berechtigung zum Herunterladen der Brainmark-Versionen besitzen, können stattdessen Zugriff auf PDF-Versionen erhalten. Wenn Sie dies ermöglichen möchten, stellen Sie bitte vor der Archivierung folgende Einstellungen in der Datenraum Administration um: Einstellungen > Brainmark Optionen > Braimark Stil: sollte auf nicht druckbar oder unbegrenzt eingestellt werden Sicherheit > Sicherheitskategorien: Achten Sie darauf, auch bei verwendeten Sicherheitskategorien den Brainmark Stil wie oben umzustellen. Achten Sie darauf, dass alle Brainmark-Versionen vorab konvertiert wurden, siehe 3.2. Werden diese Einstellungen nicht verändert, werden Dokumente, die zur Ausgabe im Brainmark-Stil Nur Anzeige markiert sind, nicht mit archiviert. 3.4 Wasserzeichen Wasserzeichen auf den Dokumenten werden im Archiv nicht angezeigt. 3.5 Brennen auf CD/DVD und Entpacken langer Datei- und Pfadlängen Bitte beachten Sie: im Datenraum selbst bestehen keinerlei Längenbegrenzungen für Dateinamen und Pfade. Sie können daher im Datenraum so viele Hierarchien anlegen wie gewünscht. Seite 3 von 13

4 Sobald Sie ein Archiv erstellen und lokal ablegen, sind Sie an die Längenvorgaben für Pfade und Dateinamen Ihres Betriebssystems und Dateisystems gebunden. Möchten Sie das Archiv zusätzlich auf CD/DVD brennen, ergeben sich noch weitere Einschränkungen. Beachten Sie hierzu entsprechende Ausführungen in Wikipedia ( und folgende Tabelle der Längenbegrenzungen: Medien Dateisystem Betriebs system Extraktor Unterstützung Sonderzeichen Max. Pfadlänge Max. Dateinamenslänge Festplatten (HDD) NTFS XP und höher WinZip 13 7-zip fast alle (Name) + 3 (Dateiendung) USB Ex FAT HDD / USB FAT z.t. XP WinZip 13 die wenigsten und älter 7-zip CD / DVD ISO Alle Alle keine CD / DVD Joliet CD / DVD UDF Abbildung 2 Empfehlungen: Legen Sie Archiv-Dateien möglichst unter C:\Temp ab. Somit verkürzen Sie den Pfad auf ein Minimum Stellen Sie sicher, dass Sie mit einem NTFS-System arbeiten. Dies ist bei den meisten Festplatten und Windows-Betriebssystemen ab XP der Fall. NTFS erlaubt maximale Pfad- und Dateinamenslängen Verwenden Sie möglichst die Programme WinZip ab Version 13 oder 7-zip ab Version 9.20 zum Entpacken der Archiv-Zip-Dateien. Verwenden Sie ältere Versionen oder andere Freeware- Programme, achten Sie darauf, dass diese keine Einschränkungen beim Entpacken von längeren Pfaden aufweisen 3.6 Abbildung der Ordnerstruktur Ein Archiv besteht zum einen aus einer HTML-Ansicht, sowie einer Ordnerstruktur, siehe auch Kapitel 7. Seite 4 von 13

5 Die auf dem Dateisystem entpackte Ordnerstruktur des Archivs hängt von den gewählten Pfadlängen und den Sonderzeichen ab, die Sie im Datenraum verwendet hatten. Lange Pfadnamen werden ggf. gekürzt und im Ordner overflow abgelegt. Dateien, die Sonderzeichen im Dateinamen enthalten, werden ebenso behandelt. Möchten Sie mit dem Archiv eine Abbildung der Originalstruktur des Datenraums erhalten, empfehlen wir folgendes: Richten Sie sich beim Anlegen der Ordner und Dateinamen im Datenraum nach den in Abbildung 2 angegebenen Pfadlängen. Halten Sie Ordnernamen möglichst kurz Verwenden Sie keine Sonderzeichen (Beispiel: ) in Datei- und Ordnernamen Diese Hinweise gelten nur für die Darstellung der Ordnerstruktur und nicht für die HTML- Ansicht des Archivs! 3.7 Voraussetzungen zum Öffnen eines Archivs Zum Öffnen eines Archivs benötigen Sie einen der folgenden Browser: Microsoft Internet Explorer 6.0 und höher oder Mozilla Firefox 3.6 und höher. Bei größeren Archiven empfehlen wir die Verwendung von Mozilla Firefox, insbesondere das Herunterladen der Zip-Dateien ist damit komfortabler. 3.8 Funktionsumfang eines Archivs Bei einem Archiv handelt es sich nicht um einen Online-Datenraum, daher stehen bestimmte Datenraum-Funktionen in einem Archiv nicht mehr zur Verfügung: Für das Archiv wird keine Anmeldung und damit auch keine PIN-Authentifizierung verlangt Es erfolgt keine Verschlüsselung der Dateien des Archivs nach dem Entpacken. Sollen die Daten auf Ihrer Festplatte verschlüsselt werden, verwenden Sie bitte entsprechende eigene Programme Inhalte aus dem Datenraum-Papierkorb sind nicht im Archiv enthalten Weitere Funktionen des Datenraumes sind im Archiv nicht verfügbar: z.b. Datenraum-Suche, Berichte, Brainmark Konvertierung mit Wasserzeichen etc. Aus dem Offline-Archiv kann kein Online-Datenraum erzeugt werden Seite 5 von 13

6 4 Starten eines Archivlaufs Nach der Freischaltung durch den Support ist in der Datenraum-Administration unter dem Menüpunkt Betrieb eine weitere Option Archive zu finden. Abbildung 3 Klicken Sie auf Jetzt Archivieren. Ein neuer Dialog öffnet sich. Abbildung 4 ZIP Passwort: Das Passwort ist optional. Tragen Sie, falls gewünscht, ein Passwort mit mindestens 8 Zeichen Länge ein. Dieses wird nach Fertigstellung des Archivs beim Entpacken der Zip-Dateien abgefragt. Passwort wiederholen: Bitte geben Sie dasselbe Passwort erneut ein. Hinweis: Bitte dieses Passwort nicht vergessen, da es später nicht mehr einsehbar und nicht zurücksetzbar ist! Archiv erstellen für Benutzer: Seite 6 von 13

7 Bestimmen Sie nun, aus welcher Benutzersicht das Archiv erzeugt werden soll, indem Sie einen Benutzer aus dem Datenraum auswählen. Tippen Sie hierzu drei Buchstaben aus der - Adresse des Benutzers ein, sodass eine Liste geöffnet wird. Oder klicken Sie auf das Baumsymbol rechts neben der Zeile, um eine Liste der Benutzer aufzurufen. Voreingestellt ist Ihr eigener Benutzername. Archivierung auch bei Fehlern fortsetzen: Bitte aktivieren Sie die Option nicht, wenn Sie ein vollständiges Archiv benötigen. Wenn Sie die Option aktivieren, erhalten Sie eine Benachrichtigung, sollten Fehler bei der Archivierung auftreten. Einzelne fehlerhafte Dokumente werden somit ggf. nicht im Archiv enthalten sein. AES-256 Passwort-Schutz: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie ein Passwort angegeben haben und möchten, dass das gezippte Archiv verschlüsselt wird. Haben Sie beim o.g. Punkt kein Passwort angegeben, wird standardmäßig nicht verschlüsselt. Bitte berücksichtigen Sie, dass Sie bei aktiviertem AES-256 Passwort-Schutz zum Entpacken des Archivs mindestens WinZip Version 12 oder 7-Zip Version 9.20 benötigen. Dateinamen bei älteren Zip-Versionen: Zum Entpacken der Archiv-Zip-Dateien verwenden Sie ein lokal installiertes Zip-Programm. Achten Sie darauf, dass dieses Programm alle Sonderzeichen, die Sie im Datenraum verwendet haben, korrekt verarbeiten kann. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihr Programm dies unterstützt, oder wenn Sie eine Version von WinZip älter als Version 13 verwenden, aktivieren Sie die Option Verwendung von Dateinamen im Archiv, die mit älteren Zip-Versionen verarbeitet werden können. Klicken Sie nun auf Erstellen. Sie erhalten eine Rückmeldung, dass das Archiv in die Warteschlange eingereiht wurde. Abbildung 5 Seite 7 von 13

8 Das Archiv wird nun über Nacht erstellt. Sobald die Archivierung abgeschlossen ist, erhalten Sie eine Benachrichtigung per Abbildung 6 Wurde das Archiv aus Sicht eines anderen Benutzers erstellt, erhält zunächst dieser Benutzer eine E- Mail. Darin wird er aufgefordert, dem Ersteller des Archivs das Recht zum Herunterladen zu gewähren. Erst nach dieser Bestätigung wird der Ersteller per darüber informiert und kann anschließend das Archiv herunterladen. 5 Herunterladen des Archivs Zum Herunterladen des Archivs klicken Sie auf den Link in der Bestätigungs- . Dieser leitet Sie in der Datenraum-Administration zur Option Archive. Alternativ können Sie direkt über Datenraum- Administration > Betrieb zu Archive gelangen. Hinweis: Nur derjenige Administrator, der das Archiv angestoßen hat, ist berechtigt, das Archiv herunterzuladen. Das Archiv wird einen Monat in der Datenraum-Administration vorgehalten, danach wird es automatisch gelöscht. Unter dem Punkt Archive finden Sie nun eine oder mehrere Zip-Dateien vor, abhängig von der Größe Ihres Datenraums. Pro 700 MB Größe Ihres Datenraums wird eine Zip-Datei erzeugt. Fahren Sie mit der Maus über die Zip-Datei und klicken neben dem Archivnamen auf Öffnen. Seite 8 von 13

9 Abbildung 7 Im folgenden Dialog wählen Sie Speichern und wählen ein Verzeichnis Ihrer Festplatte aus. Abbildung 8 Verfahren Sie gleichermaßen mit allen Zip-Dateien. Hinweis: Das Herunterladen mit dem Browser Mozilla Firefox ist meist schneller und komfortabler. 6 Entpacken der Zip-Dateien Sind alle Zip-Dateien heruntergeladen, entpacken Sie diese. Starten Sie dazu Ihr Zip-Programm oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zip-Datei, wählen Ihr Zip-Programm und z.b. Hier entpacken. Empfehlung: entpacken Sie die Dateien auf C:\temp, damit die Längenbegrenzungen des Datei- und Betriebssystems eingehalten werden. Hinweis: Entpacken Sie alle Zip-Dateien in denselben Ordner! Sie werden nun aufgefordert, das Passwort einzugeben. 7 Öffnen des Archivs Nach Entpacken aller Zip-Dateien finden Sie nun folgende Ordnerstruktur vor: Abbildung 9 Das entpackte Archiv enthält die beiden Ordner Documents und HTML sowie die default.html - Datei. Seite 9 von 13

10 Offline HTML Ansicht des Archivs: Um die Archivansicht zu öffnen, klicken Sie doppelt auf die Datei default.html. Nun öffnet sich Ihr Browser mit dem Offline-Archiv. Hinweis: Möglicherweise müssen Sie das Ausführen von Skripts zulassen. Den entsprechenden Hinweis finden Sie unterhalb der Menüpunktleiste im Browser. Abbildung 10 Das Archiv beinhaltet auf der linken Seite des Bildschirms die Ordnerstruktur, durch die Sie wie aus dem Datenraum gewohnt navigieren können, um auf die Dokumente zu gelangen. Rechts finden sich alle weiteren Informationen: die gesamte Datenraum-Historie, den Datenraum-Index, ein Überblick aller Benutzer und Gruppen und die Datenraum-Einstellungen zum Zeitpunkt der Erstellung. Abbildung 11 Ordneransicht des Archivs: Im Ordner Documents können vier weitere Ordner liegen: Ordner ori: dieser enthält die Dokument-Versionen im Originalformat Ordner overflow: hier befinden sich Dokumente und Ordner mit Sonderzeichen im Namen und solche, deren Pfadname zu lang ist Ordner old: enthält Vorgängerversionen von Dokumenten Ordner bm: enthält Brainmark-Dateien im PDF-Format Seite 10 von 13

11 8 Brennen auf DVD Beabsichtigen Sie, das Archiv auf DVD zu brennen, so achten Sie bitte darauf, dass bestimmte DVD- Dateisysteme nur begrenzte Pfad- und Namenslängen zulassen. Empfehlung: brennen Sie DVDs im UDF Format, Version 1.5. Dieses ermöglicht die Verwendung von längeren Dateinamen und Pfadlängen. Beachten Sie unsere Ausführungen zu Dateiformaten in Kapitel 3. 9 Überprüfung der Echtheit des Archivs Ist ein Nachweis erforderlich, dass der Inhalt des Archivs mit dem Inhalt des Datenraums übereinstimmt, kann dies über den sogenannten Fingerprint erreicht werden. Im Datenraum kann über den Datenraum Index der Fingerabdruck jedes Dokuments angezeigt werden. Der Brainloop Fingerabdruck wird mittels Standard-CRC-Algorithmen berechnet. Die ersten 4 Byte (8 Zeichen) sind der Fingerabdruck, die letzten 3 Stellen sind eine Prüfsumme über den Fingerabdruck selbst. Zusätzlich kann über CRC32-Programme der Fingerabdruck der Dokumente im Archiv ermittelt und dadurch mit dem Datenraum verglichen werden. Anhand des CRC32-Fingerabdrucks eines Dokuments können Sie bei Bedarf nachweisen, dass der Inhalt Ihrer lokal archivierten Dokumente dem Inhalt der aktuellen Versionen der Dokumente im Datenraum entspricht oder entsprach (nach der Archivierung und Löschung des Datenraums bei Brainloop). Gehen Sie dazu wie folgt vor: Erzeugen Sie vor der Archivierung des Datenraums den Datenraum Index inklusive aller relevanten Meta-Informationen (Pfad, Dateiname, Dateigröße, aktuelle Version, CRC Fingerabdruck, letztes Änderungsdatum) Exportieren Sie den Datenraum Index als Microsoft Excel Datei und laden Sie das Dokument unverändert in den Datenraum hoch Der Datenraum-Index erhält im Brainloop Datenraum einen eigenen CRC32 Fingerabdruck Verteilen Sie den Datenraum Index mit Hinweis auf den CRC32-Fingerabdruck des Datenraum Index vor der Archivierung an alle relevanten Projektbeteiligten, am besten über die Funktion Sicher Senden direkt aus dem Datenraum Führen Sie die Archivierung des Datenraums durch Entpacken Sie die Dokumente lokal Führen Sie bei Bedarf eine Prüfung des CRC-Fingerabdrucks des Datenraum Index durch, z.b. mit Freeware-Tools wie F-CRC Calculator Seite 11 von 13

12 Abbildung 12 Führen Sie bei Bedarf eine Prüfung aller im Archiv enthaltenen Dokumente durch und vergleichen Sie diese mit den CRC32-Fingerabdrücken des Datenraum Index. Abbildung 13 Eine Echtheits-Überprüfung kann bei Bedarf durch das Brainloop Professional Services Team durchgeführt werden. Brainloop unterstützt Sie gerne bei der Archivierung und der Prüfung der CRC32 Fingerabdrücke. Wenden Sie sich bei Bedarf an einen Brainloop Berater. Seite 12 von 13

13 10 Kontakt Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an den Brainloop Support: Telefon: Gebührenfrei innerhalb USA: Gebührenfrei innerhalb Deutschlands: Seite 13 von 13