Sage Lohnwegweiser Ausblick auf die Neuerungen zum Jahreswechsel 2011/2012

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1 Sage Lohnwegweiser Ausblick auf die Neuerungen zum Jahreswechsel 2011/2012

2 Ausblick auf die gesetzlichen Neuerungen zum Jahreswechsel 2011/2012 Zum Jahreswechsel 2011/2012 stehen verschiedene gesetzliche Änderungen an. Eröffnet wird der Reigen bereits im Dezember 2011: im DEÜV-Meldeverfahren sind ab die neuen, neunstelligen Tätigkeitsschlüssel zu verwenden. Wir stellen Ihnen wichtige Änderungen für 2011/2012 in diesem Dokument vor. Umstellung der Tätigkeitsschlüssel Im Rahmen der Entgeltmeldungen zur Sozialversicherung wird der Tätigkeitsschlüssel des Beschäftigten mit angegeben. Dieser dient der Arbeitsagentur für statistische Berechnungen. Der bisher fünfstellige Schlüssel besteht aus einem dreistelligen Schlüssel zur Art der ausgeübten Tätigkeit, einer Ziffer zur Stellung im Beruf sowie zur Ausbildung. Der neue Tätigkeitsschlüssel besteht dagegen aus insgesamt 9 Stellen, wovon 5 auf die Art der ausgeübten Tätigkeit entfallen, und je eine Ziffer den Schulabschluss, den Ausbildungsabschluss, das Kennzeichen zur Arbeitnehmerüberlassung und die Vertragsart darstellt. Dieser erweiterte Tätigkeitsschlüssel ist zwingend ab Dezember 2011 in den DEÜV-Meldungen zu verwenden. Alle Entgeltmeldungen, die im Dezember anfallen, wie Unterbrechungen oder Austritte, müssen die neuen Schlüssel enthalten. Die Umstellung sollten Sie also bereits durchgeführt haben! In den Sage Lösungen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung stehen den Anwendern nützliche Umstellungsassistenten zur Verfügung. Die Sage Personalwirtschaft bietet bereits seit dem die notwendigen Felder für die Umsetzung des neuen Tätigkeitsschlüssels, denn die automatische Umstellung vom alten auf den neuen Schlüssel ist nur eingeschränkt möglich. Nur etwa 5% der dreistelligen Schlüssel für die ausgeübte Tätigkeit haben ein eindeutiges fünfstelliges Äquivalent. Alle anderen Tätigkeiten müssen manuell zugeordnet werden: Abb. 1: Umsetzung der Art der ausgeübten Tätigkeit mit neuem Tätigkeitsschlüssel Für die Umsetzung der Schul- und Ausbildungsabschlüsse gibt die Bundesagentur entsprechende Empfehlungen, die beim Einspielen des Updates umgesetzt werden. Doch auch hier lässt sich aus dem bisherigen Schlüssel nicht immer mit Sicherheit feststellen, welcher neue Schlüssel gilt. Beispiel: Ein Facharbeiter mit Realschulabschluss wurde bisher im Feld <Ausbildung> mit dem B-Schlüssel 2 - mit Berufsausbildung verschlüsselt. Aus dem Schlüssel 2 lässt sich nicht ableiten, dass ein Realschulabschluss vorliegt. Dieser muss manuell ausgewählt werden. Laut Empfehlung der Bundesagentur belegt die Personalwirtschaft im Feld <höchster allgemeinbildender Schulabschluss> den Schlüssel 9 unbekannt vor. Dieser soll aber in der Praxis wirklich nur dann verwendet werden, wenn sich der höchste allgemeinbildende Schulabschluss nicht ermitteln lässt. 02

3 Unterjährige Änderung der Lohnsteuerberechnung Ein Novum stellt die unterjährige Änderung der Lohnsteuerberechnung dar. In der Dezemberabrechnung gilt ein angepasster neuer Programmablaufplan für die Berechnung der Lohnsteuer vom Arbeitslohn. In diesen Ablaufplan wurde die Anhebung des Arbeitnehmerpauschbetrags von 920 auf EUR integriert. Abruf der Lohnsteuerkartendaten durch den Arbeitgeber Eigentlich sollte die elektronische Lohnsteuerkarte zum eingeführt werden. Doch das neue Verfahren zum Ende der Lohnsteuerkarten in Papierform wurde Anfang November auf das 2. Quartal 2012 verschoben. Gründe dafür waren vor allem die fehlenden Testverfahren für Softwarehersteller aber auch für die Arbeitgeber. Der Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELSTAM) der Beschäftigten durch den Arbeitgeber soll nun ab April kommenden Jahres erfolgen. Abb. 2: Umsetzung Der Ablauf des ELSTAM-Verfahrens der sogenannte ELSTER LOHN II Voraussetzung für dieses Verfahren ist die lückenlose Pflege der Identifikationsnummern bei allen steuerpflichtig Beschäftigten. Weiterhin muss beim Abruf der Daten ein Kennzeichen übermittelt werden, ob es sich um den Hauptarbeitgeber oder den Arbeitgeber in einer Nebenbeschäftigung handelt. Beim sogenannten ELSTER Lohn II verbindet sich der Arbeitgeber elektronisch mit einem Abrufserver und ruft nach Authentifizierung alle Lohnsteuerrelevanten Merkmale, wie Steuerklasse, Frei- oder Hinzurechnungsbeträge, Kinderfreibeträge und Konfessionen für seine Arbeitnehmer ab. 03

4 Neue Arbeitgeberpflichten durch den Sozialausgleich Die wichtigste Änderung im Bereich der Sozialversicherung betrifft die Arbeitgeberpflichten im Rahmen des Sozialausgleichs. Ab 2012 sind die Arbeitgeber dafür verantwortlich, die entsprechende Vergleichsberechnung vorzunehmen und betroffenen Beschäftigten Beiträge zurückzuerstatten. Ob und wie viele Beschäftigte vom Sozialausgleich betroffen sein werden, ist von der Höhe des durchschnittlichen Zusatzbeitrags (dzb) abhängig. Dieser errechnet sich nach der Finanzlage des Gesundheitsfonds. Reichen die Einnahmen des Fonds nicht zur Deckung der Ausgaben, wird der Zusatzbeitrag für das Folgejahr erhoben. Da der Zusatzbeitrag auch im kommenden Jahr bei 0 EUR liegt, müssen Arbeitgeber zunächst keinen Sozialausgleich durchführen. Nachfolgend wollen wir Ihnen dennoch die wichtigsten Informationen dazu geben. Zusätzlich sind Änderungen im Meldeverfahren in mehreren Bereichen zu beachten: 1. Beitragsberechnung (bei Sozialausgleich) Besteht Anspruch auf Sozialausgleich, wird dem Arbeitnehmer in der monatlichen Abrechnung ein Teil des Krankenversicherungsbeitrags erlassen. Der Betrag aus dem Sozialausgleich wird also mit dem regulären KV-Beitrag verrechnet. Zweitarbeitgeber von Mehrfachbeschäftigten müssen unter Umständen einen Zuschlag in Höhe von 2% zur Krankenversicherung berechnen. 3. Vier neue Personengruppenschlüssel Bisher wurden Auszubildende mit einem einheitlichen Personengruppenschlüssel versehen. Innerhalb der Personengruppen 102 bzw. 141 (Azubi in der Seefahrt) wurde vom Programm erkannt, wer die Sozialversicherungsbeiträge übernimmt - Arbeitnehmer und Arbeitgeber zur Hälfte oder der Arbeitgeber in voller Höhe, wenn die Geringverdienergrenze nicht überschritten wurde oder sich die Person in einem freiwilligen sozialen/ ökologischen Jahr befand. Diese beiden Personengruppenschlüssel werden nun ergänzt, wodurch sich folgende neue Auswahlliste für diesen Personenkreis ergibt. 102 Auszubildende ohne besondere Merkmale 121 Auszubildende, deren Arbeitsentgelt die Geringverdienergrenze nach 20 Absatz 3 Satz 1 Nummer 1 SGB IV nicht übersteigt 122 Auszubildende in einer außerbetrieblichen Einrichtung 123 Personen, die ein freiwilliges soziales oder ökologisches Jahr leisten 141 Auszubildende in der Seefahrt 144 Auszubildende in der Seefahrt, deren Arbeitsentgelt die Geringverdienergrenze nach 20 Absatz 3 Satz 1 Nummer 1 SGB IV nicht übersteigt Arbeitgeber sind also bei der SV-rechtlichen Beurteilung ihrer Arbeitskräfte stärker als bisher gefordert. 2. Beitragsnachweis (bei Sozialausgleich) Die im Rahmen des Sozialausgleichs ermittelten Beträge müssen im Beitragsnachweis gesondert ausgewiesen werden. Es wird eine neue Datensatzversion des elektronischen Beitragsnachweises geben, die von allen Anwendern ab zu verwenden ist. 04

5 4. Erweiterungen im Meldeverfahren Ab gilt eine neue Meldepflicht für Arbeitgeber mit mehrfach oder unständig Beschäftigten bzw. für Beschäftigte mit weiteren Einkunftsarten, wie z.b. Renten oder ALG. Bei Mehrfachbeschäftigten ist der Arbeitgeber verpflichtet, die monatliche Entgelthöhe an die Kassen zu melden. Arbeitnehmer sind zwar nach wie vor verpflichtet, den Arbeitgeber über andere Einkünfte oder Beschäftigungen zu informieren. Zusätzlich informieren auch die Krankenkassen ab 2012 den Arbeitgeber über das Vorliegen weiterer Beschäftigungen. Diese neuen Sachverhalte wurden in das DEÜV-Meldeverfahren eingebettet. 5. Rückmeldungen im Meldeverfahren Für die ordnungsgemäße Abrechnung des Sozialausgleichs ist der Arbeitgeber auf Informationen der Krankenkasse angewiesen. Die Informationen werden elektronisch von der Kasse an die Arbeitgeber übertragen. Es handelt sich im Wesentlichen darum, ob der Arbeitnehmer überhaupt Anspruch auf Sozialausgleich hat oder nicht. Bei Mehrfachbeschäftigen muss der Arbeitgeber darüber informiert werden, ob er der Arbeitgeber mit dem höchsten Entgelt ist und folglich den Sozialausgleich durchführen darf oder ob er ein Nebenarbeitgeber ist und folglich einen Zuschlag in Höhe von 2% zur Krankenversicherung erheben muss. Diese Informationen werden in vielen Fällen erst nach der Abrechnung eintreffen, was die Anzahl der Korrekturabrechnungen stark ansteigen lässt. Was passiert beim Sozialausgleich? Es wird geprüft, ob Zusatzbeiträge die Belastungsgrenze des Versicherten (2 Prozent vom Entgelt) überschreiten. In diesem Fall wird der einbehaltene KV-Betrag um den übersteigenden Betrag gemindert. Maßstab für die Berechnung ist der durchschnittliche Zusatzbeitrag. Zweitarbeitgeber von Mehrfachbeschäftigten erheben einen Zuschlag zur Krankenversicherung in Höhe von 2 Prozent. Die im Rahmen des Sozialausgleichs ermittelten Beträge müssen im Beitragsnachweis gesondert ausgewiesen werden. Es wird eine neue Datensatzversion des elektronischen Beitragsnachweises geben, die von allen Anwendern ab verwendet werden muss. Für Betriebsprüfungen müssen die Krankenkassenmeldungen in den Lohnunterlagen gespeichert werden. Zusammenfassend Bereits im Dezember 2011 müssen Sie die neuen Tätigkeitsschlüssel verwenden. Zeitgleich werden bestehende Meldeverfahren erweitert, wobei der Sozialausgleich durch den dzb von 0 EUR in 2012 nicht durchgeführt werden muss. Es kommt die unterjährige Änderung der Lohnsteuerberechnung auf Sie zu. Der Abruf der Lohnsteuerdaten durch den Arbeitgeber verschiebt sich auf das 2. Quartal Gern stehen wir Ihnen für ein Beratungsgespräch unter der Telefonnummer: 0341/ oder per hrsolutions@sage.de zur Verfügung, um Ihnen die Sage Personalwirtschaft vorzustellen und Ihnen so eine Vergleichsmöglichkeit zu Ihrer bisherigen Entgeltabrechnung zu bieten.

6 Lohnwegweiser 2012 Überblick über die gesetzlichen Änderungen 2012 Änderungen im Bereich der Sozialversicherung Beitragsbemessungsgrenzen für die Sozialversicherung (vorläufig) Beitragssätze und weitere Rechengrößen (vorläufig) Beitragsbemessungsgrenze KV: 3.825,00 EUR Beitragsbemessungsgrenze RV (Ost): EUR Beitragsbemessungsgrenze RV (West): EUR Knappschaftliche RV (Ost): EUR Knappschaftliche RV (West): EUR Bezugsgröße RV/ KV (West): EUR Bezugsgröße RV (Ost): EUR Einheitlicher allgemeiner Beitragssatz zur Krankenversicherung: 15,5 % Einheitlicher ermäßigter Beitragssatz zur Krankenversicherung: 14,9 % Beitragssatz zur Rentenversicherung: 19,6 % Beitragssatz zur Arbeitslosenversicherung: 3,0 % Insolvenzgeldumlage 0,04 % Faktor F für die besondere Beitragsberechnung in der Gleitzone: 0,7491 Abgeleitete Rechengrößen (vorläufig) Beurteilung der Versicherungspflicht/ Versicherungsfreiheit (vorläufig) Neugestaltung der Tätigkeitsschlüssel Verpflichtung zur Abgabe von GKV-Monatsmeldungen mit Grund 58 Rückmeldungen zur Beitragsberechnung bei Mehrfachbeschäftigung Neuregelung der Beitragsberechnung bei Überschreiten der Bemessungsgrenze Schrittweise Anhebung des Rentenbeginns Höchstbeitragszuschuss zur privaten KV: 279,23 EUR Höchstbeitragszuschuss zur privaten KV (ermäßigter Satz): 262,01 EUR Höchstbeitragszuschuss zur privaten PV: 37,29 EUR Steuer- und beitragsfreier Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge ( 3 Nr. 63 EStG) EUR Steuerfreier Anteil an der ZVK-Umlage ( 3 Nr. 56 EStG): 662 EUR Neuregelungen aus 2010 zur Sozialversicherungspflicht/-freiheit bei dualen Studiengängen werden rückgängig gemacht Ab 2012 volle Sozialversicherungspflicht für die gesamte Dauer des Studiengangs für alle Meldungen zur Sozialversicherung ab Erweiterung von 5 auf 9 Stellen Umstellung auf die neue Klassifizierung der Berufe zusätzliche Pflege des Bildungs-/ Berufsabschlusses, Art des Beschäftigungsverhältnisses (Befristung, Leiharbeit) Monatliche Entgeltmeldungen in folgenden Fällen Mehrfachbeschäftigungen Mehrfachtatbestände Unständig Beschäftigte Krankenkassen informieren per elektronischer Rückmeldung über Vorliegen/ Wegfall von Mehrfachbeschäftigungen Krankenkasse meldet die notwendigen Informationen für die Beitrags berechnung bei mehrfach Beschäftigten auf elektronischem Weg an die Arbeitgeber Gesamtentgelt bei Beschäftigten in der Gleitzone (2012) Gesamtentgelt bei Entgelt > Beitragsbemessungsgrenze (2013) Bisher: anteilige Beitragsberechnung im Verhältnis der jeweiligen Entgelte Neu: anteilige Beitragsberechnung im Verhältnis der auf die Bemessungsgrenzen gekappten Entgelte Ab Geburtsjahrgang 1947 verschiebt sich der Beginn der gesetzlichen Rente um jeweils 1 Monat/Jahr nach hinten Bei Weiterbeschäftigung Beitragsgruppe in der Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung fristgerecht umstellen 06

7 Änderungen im Bereich der Sozialversicherung Neue Personengruppenschlüssel für Auszubildende Neuer Meldegrund 91 im DEÜV- Meldeverfahren 121 Auszubildende, deren Arbeitsentgelt die Geringverdienergrenze nach 20 Absatz 3 Satz 1 Nummer 1 SGB IV nicht übersteigt 122 Auszubildende in einer außerbetrieblichen Einrichtung 123 Personen, die ein freiwilliges soziales, ein freiwilliges ökologisches Jahr oder einen Bundesfreiwilligendienst leisten 144 Auszubildende in der Seefahrt, deren Arbeitsentgelt die Geringverdienergrenze nach 20 Absatz 3 Satz 1 Nummer 1 SGB IV nicht übersteigt Gilt für Entgelte, die ausschließlich versicherungspflichtig in der Unfallversicherung sind Einmaliges Arbeitsentgelt, dass nach Austritt gewährt wird Änderungen im Zahlstellenmeldeverfahren Neue Datensatzversion der Beitragsnachweise Illegale Beschäftigung VBmax wird ab 2012 generell von der Kasse zurückgemeldet Keine Anpassung des VBmax durch die Zahlstelle Versicherungsnummer als Identifizierungsmerkmal (bisher: Kranken versicherungsnummer) Ab ist die neue Datensatzversion 09 der Beitragsnachweise zu verwenden, dies gilt auch für Nachweiszeiträume vor 2012 Beschäftigungsfiktion von drei Monaten in Höhe des vergleichbaren ortsüblichen Lohnes Gesetzliche Änderungen im Bereich der Lohnsteuer Weitere gesetzliche Änderungen Anhebung der Vorsorgepauschale auf EUR Abrufverfahren für Besteuerungsmerkmale Lohnsteuerbescheinigungen 2012 Privatnutzung von Firmen-PKW Abgrenzung Arbeitslohn/ Geschenk Änderungen im DATÜV-Meldeverfahren Änderungen im Reisekostenrecht Gilt bereits ab 2011, Berücksichtigung in der Dezemberabrechnung 2011 elektronischer Abruf der Lohnsteuerabzugsmerkmale durch den Arbeitgeber (ELSTAM) Änderungen für 2012 müssen beim Finanzamt eingetragen lassen werden Identifikationsnummer des Arbeitnehmers muss vorliegen Änderungen beim Nachweis der Sozialversicherungsbeiträge Bescheinigung der berücksichtigten Vorsorgepauschale für die private Kranken- und Pflegeversicherung Kein Nachweis von Beiträgen auf steuerfreie Umlagen zur Zusatzver sorgung Familienheimfahrten nach 0,002%-Regel für die tatsächlichen Fahrten zum Wohnort Zuwendungen an Arbeitnehmer von Tochtergesellschaften stellen Arbeitslohn und keine Geschenke dar Mutterschutzfrist gilt als beitragsfreie, aber anrechenbare Zeit für die Zusatzversorgung Neues Versicherungsmerkmal mit fiktivem Entgelt Maximal eine regelmäßige Arbeitsstätte, auch bei verschiedenen betrieblichen Einrichtungen 07

8 Ihre nächsten Schritte: Sie haben in diesem Lohnwegweiser wichtige Informationen für Ihre Vorbereitung auf den Jahreswechsel 2011/12 in der Entgeltabrechnung erhalten. Gibt es gesetzliche Herausforderungen, bei denen Sie befürchten, diese mit Ihren bestehenden Anwendungen nicht bewältigen zu können? Unsere Spezialisten für die Entgeltabrechnung stehen Ihnen gern für Fragen zu Ihren speziellen Anforderungen und Möglichkeiten zur Verfügung und beraten Sie auch gern zum Einsatz der systemgeprüften und ITSG-zertifizierten Sage Personalabrechnung in Ihrem Unternehmen. Gern präsentieren wir Ihnen unverbindlich und kostenfrei online oder vor Ort die Softwarelösung Sage Personalabrechnung und zeigen Ihnen, wie Sie die gesetzlichen Änderungen 2012 mit dieser Anwendung zuverlässig meistern. Übrigens: auch für die Umstellung auf die neuen Tätigkeitsschlüssel bieten wir Ihnen - quasi Last Minute - mit einem Umstellungsassistenten im Programm eine kurzfristige Hilfestellung an! Ihre Ansprechpartner Consultants für Personalabrechnungs- und -managementlösungen, z.b.: Jens Hauck, Consultant bei Sage HR. Rufen Sie uns an und vereinbaren Sie einen persönlichen Beratungstermin: Telefon: 0341/ Oder gehen Sie im Internet auf Informieren Sie sich über Sage Personalabrechnung und vereinbaren Sie per Klick Ihren Beratungstermin! Oder schreiben Sie uns eine an hrsolutions@sage.de Sie können uns auch gern diese Seite zufaxen an: Fax: 0341/ Sage Personalabrechnung Jetzt in einem persönlichen Beratungstermin kennenlernen! Ja, bei mir vor Ort Ja, per Online-Präsentation Ihre Daten für die Anforderung: Firma: Vorname Name: Straße Nr.: PLZ Ort: Wir freuen uns auf Sie! 08

9 Über die Sage HR Solutions AG Über Unternehmen und Verwaltungen in Deutschland vertrauen bei ihrer Personalarbeit auf die Lösungen der Sage HR Solutions AG (vormals s+p AG). Als führender Hersteller von HR-Software im Mittelstand und bei großen Organisationen bietet Sage HR Personalverantwortlichen einfach bedienbare und praktische Werkzeuge für die tägliche Personalarbeit und das strategische Personalmanagement an. Die Sage HR Lösungen können in bereits bestehende HR- oder ERP-Softwareumgebungen eingebunden und die Einzelmodule der Sage Personalwirtschaft je nach Bedarf oder Budgetsituation schrittweise implementiert werden. Die Sage HR Solutions AG ist ein Geschäftsbereich der Sage Group, einem international führenden Konzern für betriebswirtschaftliche Softwareanwendungen mit fast Mitar-beitern, 5,8 Millionen Kunden und einem Umsatz von 1,7 Milliarden Euro (2008) weltweit. Weitere Informationen unter: Als integriertes, modular konzipiertes System unterstützt die Sage Personalwirtschaft alle Kernprozesse im Personalbereich. Das Leistungsspektrum umfasst Standardsoftware für Bewerbermanagement, Personalmanagement, Weiterbildungsmanagement, Personalab-rechnung, Personalkostenplanung, Reisekostenabrechnung und Zeitwirtschaft für alle Branchen und Unternehmensgrößen. Ergänzt werden die Lösungen durch ein browserbasiertes Mitarbeiter- (ESS) und Manager-(MSS) Portal. Vorteil der Integration: eine gemeinsame Datenbank für alle Module, wodurch Daten in allen Programmteilen automatisch aktuell bereitstehen, Redundanzen vermieden werden und übergreifende Auswertungen aus dem Personalbereich möglich sind. 09

10 Sage HR Solutions AG Karl-Heine-Straße Leipzig Telefon: Fax: Internet: Alle Angaben ohne Gewähr. Irrtümer und Änderungen vorbehalten. Stand: November 2011