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1 ausgabe 1_ ,95 b 4321 Einblicke und Impulse für eine erfolgreiche HR-Arbeit Schwarmintelligenz Wie Unternehmen das Potenzial des Mitarbeiterschwarms zur Lösung von unternehmerischen Herausforderungen für sich nutzen können a 14 effizienz statt präsenz selbstmarketing altes recht, neue medien Die Präsenz am Arbeitsplatz wird zum Strategiemittel im Kampf um Prestige, Image und Arbeitskräfte. Sechs Personalexperten nehmen Stellung zum Thema a 12 Leistung ist gut, ein makelloser Auftritt ist besser. Wer sich ins rechte Licht setzen möchte, sollte in sein Selbstmarketing investieren eine wichtige Voraussetzung für mehr Erfolg a 36 Trifft altes Recht auf neue Medien, sind Personalabteilungen gefragt: Wer darf sich wie im Namen des Unternehmens äußern? So schützen Sie sich vor Ärger a 46

2 BESTE LÖSUNGEN VON P&I FÜR EUROPAS MODERNSTE MESSE Dynamisches Umfeld, turnusbedingte Spitzenauslastungen, Flexibilität: Das ist die Messe Stuttgart. Der Messe- und Kongressveranstalter setzt seit 2 Jahren im Personalmanagement auf das Komplettportfolio der P&I AG. Ergebnis: verschlankte und optimierte Prozesse durch das webbasierte Mitarbeiter- und Führungskräfteportal, schnelles und modernes Recruiting sowie managementgerechte Aufbereitung verschiedenster Personal- und Unternehmenskennzahlen mit starken Instrumenten zum Erfolg. Sind Sie neugierig geworden? Lesen Sie die gesamte Geschichte in unserem exklusivem Kundenmagazin und lernen Sie die Lösungen von P&I kennen: BILDNACHWEIS MESSE STUTTGART

3 editorial Sabine Hockling Chefredakteurin Personal im Fokus Liebe Leserin, lieber Leser, Sie halten die erste Ausgabe der in den Händen. Mit diesem Magazin möchten wir Sie in Zukunft bei Ihrer Arbeit unterstützen. Dabei behalten wir für Sie die Auswirkungen der sich schnell verändernden Arbeitswelt im Auge. Wir informieren Sie über neue Trends in der Personalentwicklung. Und wir möchten auch Ihnen und Ihrer persönlichen Arbeitswelt Raum im Heft geben. Wie z. B. mit der These im Fokus: In jeder Ausgabe diskutieren sechs Personalverantwortliche engagiert und fachkundig über ein aktuelles Thema. Dabei legen wir großen Wert darauf, selbst komplexe Themen leicht verständlich aufzubereiten. Dies drückt sich unter anderem in der Zusammenfassung KOMPAKT am Ende der Beiträge aus. Dort bieten wir Ihnen das Thema noch einmal in komprimierten, praxisorientierten Stichworten. Denn soll nicht nur Fachlektüre, sondern auch ein Ratgebermagazin für Sie sein. Wert legen wir auch auf die Einbindung neuer Medien. An vielen Stellen im Magazin finden Sie weiterführende Informationen, die z. B. mit dem QR- Code schnell zu erreichen sind. Darüber hinaus vernetzt der Webauftritt von Print und Online zu einem zeitgemäßen Gesamtangebot. Ich hoffe, Sie lesen mit der gleichen Begeisterung, mit der wir das Magazin für Sie machen. Ihre Sabine Hockling PS: Wie gefällt Ihnen? Schreiben Sie mir Ihre Meinung, Ihre Anregungen oder Ihre Wünsche unter: qr-code Was ist das für ein Zeichen? Immer wieder stoßen Sie im Magazin auf dieses Quadrat. Hierbei handelt es sich um einen QR-Code ; QR steht für Quick Response. Dahinter kann sich eine Website, ein Video oder eine Information verbergen. Verfügt Ihr Mobiltelefon über einen QR-Reader (Software zum Lesen des Codes), führt es Sie automatisch auf den Inhalt. Dafür brauchen Sie nur ein Smartphone und eine App zum Erfassen von Barcodes. Für Ihr iphone oder ipad ist das z. B. die kostenlose Anwendung Barcoo aus dem App-Store. Für Android-Geräte finden Sie im Android Market z. B. QR Droid und für Ihr Blackberry z. B. den QR Code Scanne Pro, ebenfalls kostenfrei. Und so geht s: Starten Sie den QR-Reader und halten Sie die Linse Ihres eingeschalteten Mobiltelefons über den hier abgebildeten Code und Sie gelangen zu dem Inhalt. In diesem Fall zu unserer ganz neuen Website

4 inhalt PERSONALIMFOKUS 1/ aktuell Promi im Fokus: Michael Käfer, Käfer GmbH & Co News, Namen und Termine Kolumne im Fokus: Wie finde ich heraus, wer meine besten Mitarbeiter sind? These im Fokus: Effizienz statt Präsenz personalmanagement Schwarmintelligenz: Mit dem Schwarm gewinnen Interview Jochen May: Mitarbeiter denken gern mit News Gastbeitrag im Fokus: Mehr Zeit Mehr Erfolg No Burnout Mitarbeiterbindung: Der Mitarbeiter als Wettbewerbsvorteil Mitarbeiterpotenzial: Motivieren Sie Ihre Low Performer Changemanagement: Veränderungen kommunizieren, nicht ignorieren organisation News Sommer im Büro: Kalte Tipps für heiße Tage

5 Gute Azubis schneller online finden, testen und verwalten organisation Selbstmarketing: Ich einfach unverbesserlich! Weiterbildung: So ermitteln Sie den Nutzen Ihrer Weiterbildungsmaßnahmen.. 38 Ausbildung: Frühzeitige Starthilfe für Azubis recht online rekrutieren mit dem Bewerber-Management- System Bewerbernavigator online testen mit dem Online-Test-System OPTA2 für Einstellungstests zur Gewinnung von Auszubildenden erfolgreich ausbilden mit der perfekten Prüfungsvorbereitung für Ihre Auszubildenden erfolgreich weiterbilden mit dem Seminar- und Power-Workshop-Programm in der Ideenwerkstatt News Das Urteil und die Folgen: Richter verschärfen Kündigungsanforderungen Expertenrat im Fokus: Steuerfreie Bahncard Internet, Facebook & Co.: Altes Recht für neue Medien U-Form online erleben Alle wichtigen Infor mationen zu unseren Produkten erhalten Sie auch online auf: Besuchen Sie uns auch auf: Editorial Buchtipps im Fokus Damals & Heute: Vom Fließband zur Fertigungsinsel Vorschau Impressum Bildnachweise Humor im Fokus U-Form Verlag Herm. Ullrich (GmbH & Co) KG Cronenberger Str Solingen Tel Fax

6 promi im fokus Michael Käfer: Personal Grundlage des Erfolges Personalverantwortung, Menschen anleiten und führen das ist für viele eine große Herausforderung. Die wenigsten werden als charismatische Anführer geboren. Wie machen es alle anderen? Personal im Fokus fragt in der Praxis nach, in dieser Ausgabe bei: Michael Käfer (54). Personal ist für mich die Grundlage des Erfolges. Ohne die Menschen hinter der Marke würde unser Geschäft in keinem Bereich funktionieren. Und Personalmanager fördern die Leidenschaft für das Unternehmen, halten sie aufrecht und müssen sie selbst demonstrieren. Ich habe Personalführung gelernt, indem ich gute (und nicht so gute) Chefs beobachtet habe. Ich führe mein Personal mit viel Herz und durch Vorleben. Ein No-Go bei der Personalführung ist für mich autoritärer Starrsinn. Die schweren Personalentscheidungen treffe ich, indem ich aus dem Bauch heraus entscheide. Beim Umgang mit meinem Personal bemühe ich mich um Respekt, Teamgeist und persönlichen Umgang. Mit schwierigen Mitarbeitern gehe ich möglichst genauso um wie mit allen anderen. Jeder hat einfache und nicht so einfache Seiten. Feedback ist für mich ein wichtiger Teil der Teamarbeit. Wenn ich kritisieren muss, mache ich das (hoffentlich) sachlich und zielorientiert. michael käfer Unternehmen: Käfer GmbH & Co. Verwaltungs- und Beteiligungs KG, Mitarbeiter: 942. Michael Käfer ist Geschäftsführer der Münchner Käfer Gruppe. Der studierte Betriebswirt stieg 1988 in den Familienbetrieb ein, der heute rund 114 Mio Euro Umsatz macht. Lob und Anerkennung sind für mich nicht nur das Salz in der Suppe, sondern eine Selbstverständlichkeit. Durch Anerkennung einer Leistung entsteht die Leidenschaft, die am Ende der Gast/Kunde spürt. Ich unterstütze meine Mitarbeiter in schwierigen Situationen, indem ich zuhöre und versuche, mit Taten zu helfen. Die Weiterbildung meiner Mitarbeiter ist für mich eine absolute Notwendigkeit. Sie schult, sie motiviert und ermöglicht Karrieren auch in Ausbildungsberufen. Mein schönstes Erlebnis mit meinem Personal waren unsere neuen Käfer Wir-Gefühl- Tage, von denen der erste so gut angenommen wurde, dass der zweite mit über 150 Mitarbeitern in Kürze belegt war. Anderen Chefs würde ich gern sagen: Macht euren Job so, wie ihr es von den Mitarbeitern erwartet. 6

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8 aktuell news Web 2.0-Kündigung im Kommen Von Bewerbungen per Youtube-Video haben Sie sicher schon häufiger gehört. Und das Mitarbeiter aufgrund eines Videos ihren Arbeitsplatz verlieren, ist auch nichts Neues. Neu ist jetzt aber, dass auch der Abschied vom Job per Filmchen erfolgt. Während der Amerikaner Joey DeFrancesco im August 2011 seinen Arbeitgeber als schlechten Boss per Video anklagte und kündigte, hat jetzt eine Microsoft-Mitarbeiterin mit Hilfe einer selbst getexteten Version des Klassikers American Pie charmant per Video Tschüss gesagt. Drei Minuten lang bedankt sie sich bei Microsoft für die guten Arbeitsjahre. Einige Tage später gab es einen weiteren öffentlichen Abgang bei Microsoft. Ein Produktmanager kritisierte die Unternehmenskultur sowie die strengen Hierarchien. Er beklagte sich über seine Arbeitsbedingungen und beschwerte sich letztlich auch bei seinem Vorgesetzten. Als er kurz darauf gefeuert wird, veröffentlicht er per Filmchen seine Geschichte auf dem Portal Techcrunch. Seien Sie wachsam und beobachten Sie die Aktivitäten zu Ihrer Firma im Internet. Denn eine Web 2.0-Kündigung ist schnell verbreitet. sh Aviva feuert versehentlich Mitarbeiter Das britische Versicherungsunternehmen Aviva hat irrtümlich allen seinen Mitarbeitern der Investment-Abteilung gefeuert und sie in der dazu aufgefordert, beim Verlassen des Unternehmens Firmeneigentum wie Schlüssel und auch Han- PiF-Im :Layout :09 Seite 1 dys abzugeben. Eigentlich sollte diese aber nur an einen einzigen Mitarbeiter gehen. Durch einen Fehler wurde sie jedoch weltweit an die gesamte Abteilung verschickt. Verheerend an diesem Faupax: Der Konzern steht aktuell nicht gut dar und kündigte vor einiger Zeit einen Personalabbau im großen Stil an. Nicht verwunderlich also, dass die Mitarbeiter davon ausgingen, dass Aviva die gesamte Abteilung schließen wird. Auch wenn Vorgesetzte sich bei Kündigungen vor der Emotion der Mitarbeiter fürchten, eine Alternative ist die Kündigung per nicht. Ganz im Gegenteil: Aufgrund ihrer Stellung sollte das Management sich dieser wenn auch unangenehmen Situation nicht entziehen. sh anzeige Führender Qualitätsanbieter für Management- und Leadership-Entwicklung im deutschsprachigen Raum. LEISTUNGEN Entwicklungsimpulse für Führungskräfte»OFFENE PROGRAMME«Strategische Führungskräfte-Entwicklung»INHOUSE PROGRAMME«www.hernstein.at

9 aktuell news Millennials erobern den Arbeitsmarkt was ist los? In weniger als fünf Jahren wird die Generation Y, auch Millennials genannt, weltweit nahezu die Hälfte aller Arbeitnehmer ausmachen. Setzen Sie sich bereits jetzt mit den Bedürfnissen dieser Arbeitnehmergruppe auseinanderzusetzen. Eine vom Unternehmen Future Workplace erstellte Studie zeigt beispielsweise, welche Mittel und Wege beim Mentoring für die Generation Y sinnvoll sind: Mit dem umgekehrten Mentoring betreuen Millennials Führungskräfte, um zu zeigen, welche Fähigkeiten in ihnen stecken. Vorteil für Vorgesetzte: Sie treten mit Mitarbeiter in Kontakt, die sie ansonsten nicht so intensiv kennenlernen würden. Beim Gruppenmentoring schulen Führungskräfte mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auch über Zeitzonen und Standorte hinaus. Zu bewerkstelligen ist das für sie, weil diesen Arbeitnehmern häufig schnelle Feedbacks im Twitter-Stil ausreichen. Und das anonyme Mentoring findet nicht nur ausschließlich online statt, sondern auch mit einer externen, unbekannten Person. Beide Seiten können so über Dinge sprechen, die abgekoppelt sind von konkreten Unternehmen, Produkten und Personen. Zwar funktionieren diese Mentorings auch bei Mitarbeitern anderer Generationen. Sie entsprechen aber stark dem Lebensstil der Millennials und sind daher besonders bei diesen Mitarbeitern wirksam. sh 4. bis 5. Juni HR im Fokus in Berlin Personalverantwortliche sind in besonderem Maße gefragt, das Unternehmenswachstum durch gute Mitarbeiter sicherzustellen, Prozesse neu zu gestalten und innovative Wege zu gehen. Auf der Jahrestagung HR im Fokus gewinnen sie einen Einblick in die Personalarbeit verschiedener Branchen Juni Deutsch-Chinesische Personalkonferenz in Frankfurt Auf der Sino HR Conference 2012 erhalten Personalverantwortliche einen aktuellen Einblick über Entwicklungen und Trends des Personalmanagements im deutsch-chinesischen Kontext bis 19. Juni RKW-Fachkräftekongress in Kassel Wie finden Unternehmen die Fachkräfte, die sie brauchen? Wie verändert sich Führung, wenn Fachkräfte knapp, älter und bunter werden? Diese und weitere Fragen diskutieren Experten aus Verbänden, Unternehmen, Wissenschaft und Politik im Rahmen des RKW-Fachkräftekongresses und 22. Juni Kongress des Bundesverband der Personalmanager in Berlin Der Personalmanagementkongress ist die eine der größten Fachtagungen für Human Resources in Deutschland. Auch 2012 informieren wieder zahlreiche profilierte Referenten aus Unternehmen, Verbänden und Institutionen. Die Generation Y verändert sowohl den Alltag als auch die Kultur in Unternehmen. Auf diese Veränderungen sollte reagiert werden. 5. Juli Towers Watson HR Executive-Konferenz 2012 in Frankfurt Bereits zum 10. Mal veranstaltet Towers Watson die Jahreskonferenz für HR-Verantwortliche, die Personalmanager aus Deutschland, Österreich und der Schweiz eine attraktive Plattform für den Wissens- und Erfahrungsaustausch bietet. 9

10 aktuell news Überstunden belasten die Psyche Personalsuche per Social Media Leisten Mitarbeiter täglich drei bis vier Überstunden, ist die Wahrscheinlichkeit für eine schwere Depression offenbar deutlich höher als bei Arbeitnehmern, die keine Überstunden machen. Das wollen Forscher vom University College London und vom Finnischen Institut für Arbeitsmedizin (Helsinki) in einer Langzeitstudie herausgefunden haben. Im Rahmen dieser Untersuchung werteten die Forscher Daten von Männer und 497 Frauen aus: 11 Prozent arbeiteten im Schnitt elf Stunden und mehr täglich. Insgesamt entwickelten 66 Personen (3,1 Prozent) der Studienteilnehmer während der Langzeitstudie eine schwere Depression. Bei Befragten, die täglich sieben bis acht Arbeitsstunden leisteten, erkrankten 38 Teilnehmer. Und von 227 Personen, die täglich elf bis zwölf Stunden arbeiteten, waren zehn betroffen. Nach dem Herausrechnen anderer Einflussfaktoren kamen die Forscher zu dem Schluss, dass eine schwere Depression bei den Mehrarbeitern doppelt so häufig auftrat wie bei Personen ohne Überstunden. sh Immer wieder hört und liest man davon, dass Unternehmen bei ihrer Personalsuche verstärkt auf Social Media setzen. Eine Bitkom-Studie, die Anfang dieses Jahres veröffentlicht wurde, zeigt, dass fast jedes dritte deutsche Unternehmen Xing, Facebook & Co. für seine Personalsuche nutzt. Der Grund: Personaler finden hier teils sehr persönliche Informationen von Bewerbern. Eine aktuelle Umfrage, die von dem amerikanischen Unternehmen Reppler durchgeführt wurde, zeigt, wie wichtig solche Informationen bei der Suche nach Bewerbern wirklich sind. Etwa 150 der 300 befragten Personaler gaben an, dass sie als Erstes das Profil eines Bewerbers in den sozialen Netzwerken suchen. Zwei von drei Personalchefs sagten gar, dass sie aufgrund von solchen Profilinformationen bereits Bewerber aus dem Rennen kickten beziehungsweise sich für einen anderen Kandidaten entschieden. sh wer verändert sich? Christian Körber & Dirk Schaffrin Christian Körber, zuvor Leiter Personal bei der E.ON Vertrieb Deutschland GmbH, ist zum 1. Mai 2012 Leiter Personal Deutschland bei der Heidelberg Cement AG geworden. In dieser Funktion folgt er auf Dirk Schaffrin. Christiane Doll Seit dem 1. April ist Christiane Doll Head of Human Resources der Gruppe Börse Stuttgart. Die 49-Jährige war zuvor beim Autozulieferer Magna als Director Human Resources tätig. Die Stelle wurde neu geschaffen. Kerstin Wagner Kerstin Wagner, Leiterin Globales Talent Management bei Siemens, steigt zum 1. Juni 2012 als Leitung der Organisationseinheit Recruiting bei der Deutschen Bahn ein. Der neu geschaffene Bereich umfasst das strategische operative Personalmarketing, Rekrutierung und das Bewerbermanagement. Bettina Volkens & Ursel Reininger Zum 15. August übernimmt Bettina Volkens die Leitung Führungskräfte Konzern bei der Lufthansa. Dort tritt die 48-Jährige die Nachfolge von Ursel Reininger an, die in den Vorruhestand geht. Bettina Volkens wird in dieser Funktion für die rund 1800 Spitzenmanager in Europas größtem Luftfahrtkonzern verantwortlich sein. Sie berichtet an den Vorstandsvorsitzenden der Lufthansa AG, Christoph Franz. 10

11 kolumne im fokus experte Wie finde ich heraus, wer meine besten Mitarbeiter sind? Nur etwa ein Drittel aller Unternehmen führt eine jährliche Mitarbeiterbeurteilung durch. Wie aber wollen Sie ansonsten herausfinden, wer in Ihrem Unternehmen etwas leistet? Ein Mitarbeiterbeurteilungsbogen beispielsweise ist ein einfacher Fragebogen, der Sie bei Ihrer Mitarbeiterbeurteilung unterstützt. In drei Schritten zur Beurteilung Im ersten Schritt kreuzen Ihre Mitarbeiter an, welches Verhalten auf sie zutrifft. Im zweiten Schritt füllt der direkte Vorgesetzte den exakt gleichen Bogen aus und bewertet so seine Mitarbeiter. Im dritten Schritt reden Sie und Ihre Mitarbeiter miteinander und legen gemeinsam eine Note fest. Diese Einigung ist wichtig, denn an diese Benotung wird eine Gratifikation gebunden. Reden Sie dabei mit Ihren Mitarbeitern auch über ihre Zukunftsplanung. Fragen Sie zum Beispiel: Was müsste an Schrecklichem passieren, dass Sie das Unternehmen verlassen? Wer redet mit wem? Führen Sie die Gespräche mit den Ihnen direkt zugeordneten Mitarbeitern. Diese wiederum führen die Gespräche mit den ihnen zugeordneten Mitarbeitern so findet letztlich in der gesamten Firma eine identische Mitarbeiterbeurteilung statt. Und warum der Aufwand? Mit der Mitarbeiterbeurteilung erhalten Sie unter anderem eine zentrale Entscheidungsgrundlage für Beförderungen, Fortbildungsmaßnahmen, Zeugnisse und Vergütungen. Und damit gehört sie zu den Daueraufgaben für Sie als Arbeitgeber oder Vorgesetzten. Damit Sie die besten Mitarbeiter finden und halten! Ihr Prof. Dr. Jörg Knoblauch Prof. Dr. Jörg Knoblauch ist geschäftsführender Gesellschafter der tempus-unternehmensgruppe, Bestsellerautor und ein gefragter Referent zum Thema Die besten Mitarbeiter finden und halten. qr-code Laden Sie kostenlos den Mitarbeiterbeurteilungsbogen von Prof. Dr. Jörg Knoblauch herunter anzeige Erfahrung für Ihren Unternehmenserfolg Die ZAV-Managementvermittlung unterstützt Sie bei der Besetzung Ihrer vakanten Führungsposition. 11

12 these im fokus Effizienz statt Präsenz Die Präsenz am Arbeitsplatz wird zum Strategiemittel im Kampf um Prestige und Image: Wer lange arbeitet, ist wichtig. Präsenz und ständige Erreichbarkeit werden mit Leistung, Qualität und Motivation gleichgesetzt. Und wer als Erster geht, verliert. Dabei ist die physische Präsenz im Zeitalter von Smartphones und Home-Arbeitsplätzen mit Zugängen zu nötigen Firmendaten mittlerweile überholt und nicht mehr nötig. die these: Gestalten Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten selber, sind sie auch produktiver. Stefanie Hirte, Bereichsleiterin Personalentwicklung & Personalmarketing, Otto, Hamburg, Mitarbeiter Motivierte Mitarbeiter sind produktiver. Otto setzt daher auf ergebnisorientiertes Arbeiten Ort und Zeit sind nebensächlich. Das setzt sich aber nur langsam in den Köpfen der Belegschaft durch. Über flexible Arbeitszeiten und mobilen Zugriff auf alle arbeitsnotwendigen Systeme ermuntern wir deshalb unsere Mitarbeiter, ihre Präsenz bei Otto selbst zu gestalten. Denn eine ausgewogene Work-Life-Balance motiviert und sorgt für gute Ergebnisse. Jens Sebastian Becke, Mitarbeiter Jobcenter, Gotha, 180 Mitarbeiter Dem stimme ich zu, denn seit Jahren ist bekannt, dass Menschen einen Biorhythmus haben und die produktiven Zeiten jedes Mitarbeiters daher anders liegen. Deshalb finde ich eine flexible Arbeitszeit sehr sinnvoll und zeitgemäß. Allerdings glaube ich, dass das nur in Verwaltungen funktioniert. Produktionen und Abteilungen mit Kundenverkehr müssten hier genauer betrachtet und anders gestaltet werden (z. B. Schichtzeiten, Jobrotation etc.). Andrea Krügel, Leiterin Personal der agentes GmbH, Aschheim-Dornach, 100 Mitarbeiter Produktivität ist nicht abhängig von der Präsenz an einem bestimmten Standort. Entscheidend sind Messgrößen wie Zielvereinbarungen oder (Kunden-)Zufriedenheit. Vor allem gehört das Vertrauen in die Mitarbeiter dazu. Flache Hierarchien, klare Strukturen und eine offene Kommunikation zeigen sehr schnell, wer produktiver ist als andere. Nicht wer lange arbeitet, sondern wer im Sinne unseres Unternehmens und unserer Kunden effektiv arbeitet, ist wichtig. 12

13 qr-code Voting: Wem stimmen Sie zu? Norbert Wendel, Personalvertreter Landratsamt, Schweinfurt, 347 Mitarbeiter Effizienz und Präsenz müssen sich nicht ausschließen. Entsprechend der Arbeitsplatzanforderung, dem Publikumsverkehr oder auch den Kundenkontakten kann es allerdings Notwendigkeit sein, dass die Präsenz des Mitarbeiters erforderlich ist für einen gewissen Zeitraum oder gar ganz. Auch unterliegen Heimarbeitsplätze bestimmten Anforderungen des Datenschutzes und der Zugriffsmöglichkeit der Leitungsebenen. Eine ausschließliche Heimarbeitsplatztätigkeit kann es meiner Meinung nach nicht geben, denn der persönliche Kontakt mit den Mitarbeitern und zu den wichtigsten Führungspersonen ist notwendig und für das Personalmanagement erforderlich. Maren Rath, Manager Human Resources bei der XING AG, Hamburg, 450 Mitarbeiter Flexible Arbeitszeiten und Home Office statt Kernarbeitszeiten und Anwesenheitspflicht, das ist unser Grundsatz bei XING. Viele der 450 Mitarbeiter können sich ihre Arbeitszeit in Absprache mit ihren Teams frei einteilen. Wenn viel zu tun ist, bleibt man länger. An anderen Tagen geht man dafür früher. Auf die Stunden achten wir nicht, schließlich ist Dauerpräsenz nicht mit Qualität gleichzusetzen. Wir vertrauen unseren Mitarbeitern, und diese zahlen es der Firma durch effizienten Einsatz zurück. Carsten Albers, Personalsachbearbeiter Franz Fischer Spedition GmbH, Nienburg, 172 Mitarbeiter Eine eigenständige Arbeitsorganisation ist sicher ein erstrebenswertes Ziel. Hierzu braucht es aber konkrete Zielvorgaben, die über den leeren Schreibtisch am Abend' hinausgehen. Wenn ich per Arbeitsvertrag Arbeitszeit einkaufe, dem Mitarbeiter aber die Auswahl überlasse, welche Tageszeiten er für die Arbeitsleistung nutzt, bekomme ich gegebenenfalls die unproduktiveren Zeiten abends, nachts oder mit ablenkenden Nebenaufgaben. Die These trifft meiner Meinung nach nur zu, wenn klare Zielvorgaben existieren und der Arbeitnehmer in der Selbstorganisation geübt ist. 13

14 personalmanagement Mit dem Schwarm gewinnen Frank Schätzings Roman Der Schwarm machte den Begriff der Schwarmintelligenz bekannt. Gemeint ist damit die Klugheit der Masse, von der auch Unternehmen profitieren können. Allgegenwärtig ist sie sowieso ob sie zur Schwarmdummheit wird oder Gewinn bringt, hängt vom System ab. Es war im Jahr Die Fahrer des Logistikunternehmens UPS meldeten an ihre Disponenten, dass viele der vorberechneten Routen in der Realität länger waren und dass Linksabbiegen mehr Zeit kostet als Rechtsabbiegen. Auf Basis dieser Informationen veränderte UPS seine Logistikstrategie. So gelang es dem Unternehmen, die Paketzustellung zu beschleunigen, den Benzinverbrauch um 14 Millionen Liter pro Jahr zu senken und die Zahl der Unfälle zu reduzieren. Szenenwechsel: Ein Bienenstock am Waldrand. Bienen, die auf Pollen gestoßen sind, kehren zurück und vermitteln mit einem komplizierten Tanz die Richtung und Entfernung der Nahrungsquelle. Unbeschäftigte Bienen schauen ihnen zu und entscheiden daraufhin, welches Ziel sie als Nächstes anfliegen. Hat eine Blume weniger Pollen, braucht die Biene mehr Zeit zum Sammeln, tanzt also nicht so häufig vor dem Stock. Als Folge fliegen mehr Bienen zu lukrativen und wenig zu pollenarmen Blumen. Zugegeben, besonders viel gemeinsam haben UPS- Fahrer und Bienen nicht gerade. Doch der Prozess, in dem sie sich befinden, schon. In beiden Fällen geht es um das erfolgreiche Zusammenspiel von Arbeit, Selbstorganisation und Kommunikation. Die Wissenschaft betitelt das Phänomen mit Schwarmintelligenz. Fischschwärme, die blitzschnell die Richtung ändern, Menschen, die einem Modetrend folgen, oder langweilige Tweets die schnell im Nirwana der Twitterwelt abtauchen, weil der Twitterer-Schwarm kollektiv und stillschweigend entschieden hat, dass dieser Tweet nicht zu beachten ist. Schwarmintelligenz hat viele Gesichter und bewährt sich seit Jahrmillionen. Manchen ist sie unheimlich, andere sind fasziniert. Einige bevorzugen den Begriff Herdentrieb wie Professor Dirk Helbing von der ETH Zürich, andere sprechen von kollektiver Intelligenz. Gemeint ist aber immer das Gleiche: Das Verhalten von vielen, die kollektiv nach einfachen Regeln handeln. 14

15 Gruppen mit Schwarmintelligenz zeichnen sich durch Selbstorganisation und Anpassungsfähigkeit aus. Das Ergebnis, ein komplexes Verhaltensmuster, das sich auf Basis der zugrunde liegenden simplen Regeln erklären lässt und das über das hinausreicht, wozu ein Einzelner fähig wäre. Intelligenz beschreibt hier also die Fähigkeit einer Gruppe, ein Problem besser zu lösen oder mit einer Situation besser umgehen zu können als ein Einzelner. Mitarbeiter: Autonom wie Bienen, reaktionsschnell wie Schwarmfische Erste Unternehmen nutzen die Vorteile der Schwarmintelligenz bereits. Neben UPS sind IBM, ebay, Apple und Amazon weitere Beispiele, die das Schwarmpotenzial einsetzten, allerdings für ihr Marketing und den Verkauf. Parallel sind Verhaltensforscher und Organisationsentwickler bemüht, fundierte Ideen zu liefern, wie die Weisheit der Masse die Wirtschaft am besten voranqr-info Mehr Informationen zur Schwarmintelligenz: bringen kann. So fanden Professor Andreas Remer und Doktor Sophia Lux von der Universität Bayreuth unter anderem heraus, dass der Erfolg von Schwarmtieren auf ihrem Zusammenhalt und der Fähigkeit zur schnellen Selbstkoordination beruht. Voraussetzung dafür ist bedingungsloses Vertrauen innerhalb des Schwarms. Das ist leicht nachvollziehbar bei einem Fischschwarm, der blitzschnell buchtipps die Richtung wechselt, um sich vor einem Raubfisch zu Schwarmintelligenz schützen. Möglicherweise in Unternehmen hat nur einer der Schwarmfische den Angreifer bemerkt und ist ausgewichen. Alle anderen folgten blind seinem Beispiel. Da Menschen nun aber doch etwas anders von Jochen May, Publics Publishing Schwarmintelligenz Wie einfache Regeln Großes möglich machen von Len Fisher, Eichborn Verlag funktionieren müssen als Die Intelligenz des Schwarms Bienen und Fische, ist es mit von Peter Miller, Campus Verlag 15

16 personalmanagement führungsmodelle im vergleich Klassisches Management Informationsvorsprung und Entscheidungsmonopol Detailanweisung und Regelbefolgung Entscheidungsmonopol der Führungskraft, Gehorsam Monopol der Führungskraft Persönlichkeit der Führungskraft, Vergütung Spielmacher Steuert durch Anweisung und Kontrolle des Mit-Unternehmers ausgerichteder reinen Schwarmintelligenz nicht getan. Dazu Remer: Zu groß wäre die Gefahr blinden Herdenverhaltens. Vielmehr müssten parallel - und im Widerspruch zum Schwarmverhalten - Kreativität und Querdenkertum gepflegt werden. Man könnte in diesem Sinne auch von einer 'Individualisierung des Schwarms' sprechen. Kreativität und Querdenkertum brauchen mehr Kommunikation, die deshalb zu stärken wäre. Teams: Erfolgreich durch viele Blickwinkel Jochen May, Unternehmensberater und Autor des Buchs Schwarmintelligenz in Unternehmen, drückt es ähnlich aus: Schwarmintelligenz in Unternehmen funktioniert genau dann, wenn unterschiedliche Meinungen statt eines Konsens gefördert werden. Das Problem ist nur, dass Menschen die Tendenz haben, ihre Meinungen einander anzugleichen. Sie glauben: Wenn alle das Gleiche machen, muss es richtig sein. Wissenschaftler bezeichnen das als den Vertrauenseffekt, und der kann erfahrungsgemäß schnell zu Schwarmdummheit führen. Ein Beispiel dafür sind unbegründete Panikverkäufe an der Börse, aber auch homogene Teams, die sich nicht mehr hinterfragen. Führen Autorität als Führungskraft Leistungserstellung Entscheidungsspielräume Innovation und Weiterentwicklung Motivation Führen durch Schwarmintelligenz Vermittlung von Leit- und Kundenzielen, Coaching Ergebnisverantwortung für Servicelevel Verantwortung auf niedrigste mögliche Berichtsebene Kernaufgabe aller Mitarbeiter Reizvolle Aufgabe, fordernde Verantwortung, Vergütung Impulsgeber Steuert durch Servicelevel und Dialog Daraus folgt: Ein Teamprozess wird zunehmend unkreativer, je homogener das Team ist. Ebenso lassen Diktatur und strikte Kontrollen die Schwarm- intelligenz verkümmern. In Abteilungen, in denen nur wenige die Debatte beherrschen, bleiben viele Blickwinkel bei der Problemlösung unberücksichtigt. Ein Mitarbeiter, der seinen Job haargenau nach einem Prozesshandbuch macht, hat kaum Spielraum für eigene Gedanken, geschweige denn Verbesserungsvorschläge. Es gilt also dafür zu sorgen, dass Mitarbeiter die Chance auf eine eigene Meinung bekommen, unterschiedliche Meinungen einen Wert im Unternehmen darstellen und zu äußern sind wie es die UPS-Fahrer getan haben. So funktioniert die Klugheit der Masse erstaunlich gut und reicht tatsächlich über die Intelligenz des Einzelnen hinaus wie folgendes Beispiel zeigt: 1968 verlor die US-Navy den Kontakt zu einem Atom-U-Boot im Nordatlantik. Es gab kaum Informationen über die Ursache und die letzte Position; man hätte genauso gut die Heuhaufennadel im Atlantik suchen können. Deshalb bildete die Navy Teams aus Technikern, Offizieren und Navigatoren, die folgerten, wo das U-Boot sein könnte. Das Mittel aller Einzelmeinungen ergab fast eine Punktlandung: Das U-Boot war nur 200 Meter von den ermittelten Koordinaten gesunken. Besonders bemerkenswert war, dass keiner der Experten genau dort gesucht hätte. Führungskräfte: Richtungweisender Coach und Diversitätsmanager Wer die Massenklugheit in seinem Unternehmen nutzen möchte, braucht allerdings ein passendes Management. Hierzu gehört vor allem die Balance zwischen Homogenität und Kreativität, so Lux. Eine solche spannungsvolle Balance erreicht man unter anderem durch dezentrale Organisationsstrukturen, gepaart mit einer am Bild 16

17 AUS DEM EINZIGARTIGEN FUHRPARKVERWÖHNPROGRAMM: DIE EFFIZIENTERE GEHALTSUMWANDLUNG Firmenwagen für alle: Steigern Sie die Motivation bei Ihren Mitarbeitern und erhöhen Sie Ihre Attraktivität als Arbeitgeber. Mit unserer effizienteren Gehaltsumwandlung ist dies für Sie frei von Haftungsrisiken und Arbeitsaufwand. Lernen Sie unser Modell kennen und vereinbaren Sie ein erstes Beratungsgespräch unter It s easier to leaseplan. 1/

18 personalmanagement sungen bekamen sie die Aufgabe, die Ware pünktlich zum Kunden zu bringen. Zusätzlich unterstützte Cemex die direkte Kommunikation zwischen den Fahrern, sodass diese sich untereinander verständigen konnten, sobald Verzögerungen auftraten. Der Fahrer, der dem Zielort am nächsten war, übernahm ab sofort die Auslieferung. Das minimierte die Verzögerungen. Schwarmintelligenz braucht längere Züge. Wer es aber wagt, kann viele Vorteile verbuchen. Prozesse werden flexibler, der betriebliche Alltag gestaltet sich reibungsärmer und effizienter. Die Mitarbeiter können sich und ihre Fähigkeiten dank der Spielräume besser einbringen. Es braucht weniger Spezialisten, denn die vernetzten Talente aller Mitarbeiter erzielen mindestens genauso gute Ergebnisse. Das alles hilft Unternehmen, schneller und zielgenauer auf Kundenwünsche und Marktbedingungen zu reagieren. Ulrike-Johanna Badorrek ten Personalentwicklung. Remer und Lux empfehlen eine sinnstiftende systemische Führung, einen Führungsstil, der die Interaktion zwischen den Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten berücksichtigt. Ergänzend ist die Kommunikation zu stärken. Das leuchtet ein und ergibt sich aus den bisher genannten Fakten, zumal eine fundierte Meinung immer auf fundierten Informationen basiert. May wird konkreter: Schwärme müssen besser informiert sein, z. B. über den Bedarf ihrer Kunden. Die Kommunikation sollte deshalb nicht sternförmig auf die Führungskräfte ausgerichtet sein. Bei Meinungsdifferenzen braucht der Schwarm autoritätsfreie Abstimmungsprozesse. Spätestens an dieser Stelle fragen sich Praktiker vermutlich, wie sie so sicher gehen können, dass ihr Mitarbeiterschwarm in die richtige Richtung schwimmt. Immerhin gilt es Unternehmensziele zu erreichen. May rät Managern den Rollenwechsel vom allwissenden Spielmacher zum Impulsgeber und Coach. In dieser kompakt neuen Rolle steuern sie den Schwarm mit festen Zielen, die an Freiheitsgrade gekoppelt sind. Was erreicht werden soll, muss feststehen. Das Wie ist freigestellt. Dies ist z. B. mit Service-Vereinbarungen möglich. Schwarmintelligenz ist eine Bottom-up-Lösung. Nutzen Sie das Potenzial des Mitarbeiterschwarms, also der Basis, zur Lösung von unternehmerischen Herausforderungen: 2 Dafür brauchen Sie einen passenden Führungsstil, der den Mitarbeitern mehr Freiheiten gibt (z. B. einen systemischen Führungsstil). 2 Führen Sie mit Freiheitsgraden und Zielvorgaben: Das Ziel geben Sie vor, den Weg dorthin überlassen Sie Ihren Mitarbeitern. Ein Beispiel aus Mexiko 2 Sorgen Sie für eine verstärkte Kommunikation der Mitarbeiter untereinander, z. B. macht deutlich, wie eine Umsetzung all dieser Empfehlungen durch Kommunikationstrainings, die Einführung einer neuer Informationspolitik und einer entsprechenden Kommunikationstechnik. aussehen kann: 2 Geben Sie Ihren Mitarbeitern durch Weiterbildungen das Handwerkszeug, das sie brau- Die Fertigbetonfirma Cemex kämpfte vermehrt mit Terminproblemen. Ihre Lösung bestand zunächst darin, den alten Führungsstil aufzugeben. Die bisherige zentrale Lenkung der Lieferfahrzeuge machte einer stärkeren Freiheit für die einzelnen Fahrer Platz. Statt genauer Anweichen, um sich autoritätsfrei abstimmen zu können. Geben Sie dem Schwarm die Möglichkeit, dies zu tun. Denn Vorgesetzte gehören nicht zum Schwarm. 2 Etablieren Sie für den Fall eines Konfliktes ein Eskalationsmanagement. 2 Geben Sie Ihren Mitarbeitern alle Informationen, die sie brauchen, um Ihren Job bestmöglich zu machen und sich eine Meinung zu bilden. Von den Unternehmenszielen über das Bedürfnis der Kunden bis zur Konkurrenz ist alles wichtig. 2 Fördern Sie den Wert einer eigenen Meinung: Wer sich äußert, darf nicht dafür bestraft werden. Auch wenn die Äußerung vielleicht nicht das ist, was Vorgesetzte hören wollten. Sammeln Sie Meinungen und Vorschläge und werten Sie die Sammlung qualitativ und quantitativ aus. 18

19 Mitarbeiter denken gern mit Jochen May unterstützt Unternehmen, ihre Arbeitskultur leistungsfreundlicher zu gestalten und die Vergütung ihrer Beschäftigten an deren Wertschöpfungsbeitrag zu binden. Letzten Herbst erschien sein Buch Schwarmintelligenz im Unternehmen. Personal im Fokus sprach mit Jochen May über das Führen von Mitarbeitern mit Schwarmintelligenz. : In welchen Wirtschaftszweigen ist es schwierig, die Schwarmintelligenz im Unternehmen zu nutzen, welche sind geeignet? Jochen May: Für exakt im Voraus kalkulierbare Situationen und Aufgaben genügt ein Spezialist. Bei komplexeren Problemstellungen, die zur Lösung Innovation und Kreativität erfordern, liefern Schwärme das bessere Ergebnis: Die unterschiedlichsten Aspekte werden berücksichtigt, selbst schwierige Fälle lösbar. Warum? Wo die Kompetenz eines Einzelnen nicht ausreicht, bewirkt die Vernetzung im Schwarm eine Gesichtsfelderweiterung. Schwarmintelligenz ist ideal für hochinnovative Märkte. Aber auch klassische Industriezweige können profitieren: Schwarmintelligenz lässt sich sehr gut zur Steigerung der Produktivität im Arbeitsalltag einsetzen. : Wie sehen die ersten Schritte aus, die ein Unternehmen mit einem herkömmlichen Führungssystem vollziehen müsste, um die Schwarmintelligenz zu nutzen? Jochen May: Führungskräfte trauen sich häufig nicht, ihren Mitarbeitern mehr Verantwortung zu übertragen, weil sie einen Macht- und Kontrollverlust befürchten. Zur Einführung von Schwarmintelligenz erarbeiten Führungskräfte im ersten Schritt, wie und warum Schwarmintelligenz zusätzliches Leistungspotenzial aktiviert. Dabei wird klar, dass Führungskräfte keineswegs überflüssig werden. Allerdings muss sich das Führungsverhalten entwickeln: Nicht mehr das Aufstellen allum- fassender Regelungen ist gefragt, sondern die Erarbeitung von Ergebniszielen. Und auch die Mitarbeiter müssen sich anpassen. Schwarmeffekte stellen sich nur ein, wenn die Freiheitsgrade genutzt und Ergebnisverantwortung übernommen wird. Führungskräfte sollten deshalb alles daran setzen, ihre Mitarbeiter von der Schwarmintelligenz zu überzeugen das ist Phase 2. Last but not least bedarf es betrieblicher Instrumente, um Schwarmintelligenz im Arbeitsalltag Zug um Zug umzusetzen. Dies ist die dritte Phase. experte : Ist es denkbar, nur in bestimmten Etagen oder Abteilungen auf Schwarmintelligenz zu setzen? Jochen May: Natürlich können Sie einen Testlauf in ausgewählten Bereichen starten. Auf Dauer halte ich ein zweigleisiges Führungsmodell allerdings nicht für sinnvoll. Die Gefahr ist groß, dass sich Befürworter und Gegner gegenseitig Steine in Jochen May war Personalleiter den Weg legen. Auch sonst spricht in der Markenartikelindustrie, u. a. bei adidas, und Senior nichts für solch ein doppeltes Lottchen: Entweder bringt Schwarmintelligenz dem Unternehmen Vorteile, beratung Towers Perrin (heute Consultant der Unternehmens- dann sollten Sie diese in allen Bereichen nutzen. Oder die große Mehr- er sich mit Jochen May Human Towers Watson) machte heit im Unternehmen lässt sich nicht Resources Consulting selbstständig. überzeugen; in diesem Fall würde ich den Testlauf abbrechen. g 19

20 ALEXANDER SCHMIDT VERTRIEBSLEITER Top-Führungskraft, wurde bei der Beförderung übergangen. Genießt nun ein exklusives Abendessen mit Ihrem größten Wettbewerber. Kennen Sie Ihre Mitarbeiter? Wirklich? Herkömmliches Talent Management bietet Informationen, aber mit Taleo bekommen Sie Talent Intelligence: ein tieferes Verständnis und die Einblicke,die Sie benötigen um die besten Mitarbeiter anzuziehen, zu entwickeln und an das Unternehmen zu binden. Schlussendlich gewinnt das Unternehmen mit den besten Mitarbeitern. Copyright 2012, Taleo Corporation

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