Softwareunterstütztes HRM

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1 Softwareunterstütztes HRM Ein Bericht aus der Praxis basierend auf dem HR Portal Mag. Michael Friedwagner

2 Infoniqa Gruppe - Überblick Internationale Software & Service Gruppe Holding gegründet 2006 mit Sitz in Wien 13 Standorte in D/A/CH mehr als 200 Mitarbeiter mehr als 3000 Kunden Rund 38 Millionen Euro Umsatz 2009(e) Konsequente Kundenorientierung Fokus KMU und Konzerne Wir verbinden 20 Jahre IT-Erfahrung mit Technologien von Morgen 2

3 Infoniqa Gruppe - Geschäftsbereiche Infoniqa Holding Geschä8sbereiche Business Unit Lösungen / Dienstleistungen Personal Management (HR) HCM Lösung HR-Portal, Kompetenzmanagement, E-Learning Payroll Software Payroll Services Personalleasing Software InformaCon Management & IT Infrastruktur Services (IM) Dokumenten und Information Management Workflow Softw. (BPM) GPDdU, SAP spez. ECM Microsoft Info Worker Solutions (IT) Information Availability und Integrity Solutions Indiv. SW-Entwicklung, Projektman.,Training & Consulting Services, Server/Storage Hardw. Business SoluCons (ERP) ERP/PPS-Lösungen für den Mittelstand mit Schwerpunkt auf Industrie Serien- und Prozessfertigung. RW, CO, e-business Länder / Märkte 3

4 - HR Portal Überblick

5 5 engage! Kunden (Auszug)

6 Anforderungen und Trends

7 Anforderungen und Trends Performance/Compensation Management Kompetenzmanagement Personalplanung Personalbeschaffung / Recruiting Personalcontrolling Personalmanagement Digitale Personalakte Personalentwicklung/Bildungsmanagement elearning/blended Learning

8 Quelle: Kienbaum 2009 Anforderungen und Trends

9 Quelle: ManagementEvents 2009 Anforderungen und Trends

10 Funktionaler Überblick (1) Personalmanagement Personalcontrolling

11 E-Learning Funktionaler Überblick (2)

12 Herausforderungen an Software

13 Integration unterschiedliche Payrollsysteme Bestehende Systemlandschaft Directories: ADS, NDS, Lotus Notes, NTLM Exchange/Outlook, Lotus Notes Sharepoint Portal Server MS Office XML und WebServices DMS, Bilddatenbanken digitale Signaturen

14 Flexibiliät/Modularität/Skalierbarkeit (1) International HR-Portal ist die Basis für internationales Personalmanagement Funktionalität Umfangreicher Funktionsumfang bis zu LMS Easy to Use Useability / Durchgängigkeit / Selbstverwaltung

15 Flexibiliät/Modularität/Skalierbarkeit (2) 100% Webfähigkeit 100% Mehrsprachentauglich einsetzbar in allen Branchen einsetzbar für alle Unternehmensgrößen

16 Vorteile/Nutzen für Kunden HR Prozesse unterstützen und optimieren Beispiel: 900 Bewerbungen für eine Stelle pro Tag! Personalentwicklung wirksam, nachhaltig und nachvollziehbar betreiben Beispiel: Ausbildungsplanung für MitarbeiterInnen per MS Excel administrieren und auswerten! Mehr Transparenz in HR Prozesse schaffen für Unternehmensleitung, Führungskräfte und Mitarbeiter Beispiel: jeder Mitarbeiter, jede Führungskraft hat Zugriff auf seine Personalakten!

17 Beispiele

18 Beispiele Online/ - Bewerbung Bewerberbeurteilung/-vergleich Personalakte / Dokumentenverwaltung Organigramm Online-Kursbuch / Anmeldeworkflow Skill-Suche Auswertungen

19 Das Portal für zeitgemäßes Personalmanagement

20 - Personal Management Portal Nutzen Zentrale Info- Stelle für alle FührungskräBe und Mitarbeiter (MSS / ESS) Zentrales Archiv über alle pers. Fähigkeiten &Dokumente Auswertungen auf Mausklick Automat. ErinnerungsfunkOonen Workflow- Unterstützung für gesamten Employee Lifecycle - EintriW, Stellenwechsel, AustriW, etc. Personalakte / Digitale Personalakte Persönliche Daten / Kontakt- und KommunikaOonsdaten Soziodemografische Daten / Angehörige Leihgabenverwaltung / SachmiWelverwaltung Dokumentenablage (elektronisch oder digital) Gehaltsentwicklung/Salden/Dienstunterbrechungen/Abwesenheiten Werdegänge Intern / Extern - Zuordnung von Stellen/Stellenprofilen Ausbildung schulisch / beruflich Spezielle Kenntnisse / Erfahrungen / QualifikaOonen (auch befristete) Generierung des SchriBverkehr bzw. von Verträgen, Vereinbarungen, Verwaltung von NoOzen Mitarbeitergespräche / - bewertung Antragswesen / Änderungsservice

21 - Personal Management Portal Beispiel für einen Prozessablauf beim EintriL eines Mitarbeiters

22 - Personal Management Portal Nutzen Zentrale Info- Stelle für alle FührungskräBe über Bewerber (Bewerberpools) Zentrales Archiv über alle pers. Fähigkeiten & Dokumente Zeitersparnis durch Workflow- unterstützung Voll integrierter SchriBverkehr IntegraOon jeglicher Medien Einfache Evidenthaltung für spätere Suche Auswertungen auf Knopfdruck Bewerbermanagement Verwaltung der Stellenangebote/Bedarfsmeldungen Nutzung bestehender Stellenprofile Statusverlauf / - überwachung / Freigabeworkflows Hinterlegung der Ausschreibungsmedien/- Kosten Verwaltung der Bewerberdaten Persönliche Daten / Kontakt- und KommunikaOonsdaten Ausbildungen schulisch / beruflich; Berufliche Werdegang Spezielle Kenntnisse / Erfahrungen / QualifikaOonen Bewerbungsverlauf / Workflow / Bewerbungen weiterleiten Bewertungen Dokumentenablage (Bewerbung, Lebenslauf, Zeugnisse,..) integrierter SchriBverkehr (Ab-, Zusagen, Terminvereinbarungen, ) Outlook- IntegraOon (Mails und Termine) RecruiOng Cockpit

23 - Personal Management Portal Nutzen Keine doppelte Datenerfassung Unterstützung von - Bewerbungen Permanente Kontrolle der Effizienz Ihrer RecruiOng- Werkzeuge Kontrolle der geografische Reichweite Ihres Unternehmens mit Google AnalyOcs RSS- Feeds - wichog für jüngere Zielgruppen Sehr rasch einsetzbar, da KEINE zusätzliche Programmierung erforderlich erecruicng voll integrierte JobBörse / JobPortal freie DefiniOon von Online- Bewerbungsbögen beliebige viele Bewerbungsbögen möglich, z.b. spezifisch nach Berufsgruppen Standortspezifisch Firmenspezifisch (auch für mehrere Firmen geeignet) integrierbar in Ihre Homepage und an Unternehmens - CI anpassbar Bewerberdaten werden strukturiert in der Datenbank abgelegt Rascher Soll/Ist- Vergleich bzw. Ranking durch Selbsteinschätzung des Bewerbers möglich Unterstützung von RSS- Feeds AutomaOsche DubleWenprüfung Kontrolle des Bewerberverhaltens miwels Google- AnalyOcs

24 - Personal Management Portal Beispiel für einen Prozessablauf für die Generierung einer Stellenausschreibung

25 - Personal Management Portal Beispiel für Prozessablauf einer Bewerbung inkl. KommunikaCon

26 - Personal Management Portal Nutzen Online- Kursanmeldung durch Mitarbeiter/Vorgesetzte Zeitersparnis durch elektr. Genehmigungsverfahren AutomaOsche Historisierung besuchter Kurse/Seminare Einfaches Erstellen von Kurs- informaoonen, ZerOfikaten, etc. Einfache Überwachung von Bildungsbudgets ( oder Zeit) Volle Transparenz der Ausbildung der Mitarbeiter Feedbacks können einfach ausgewertet werden IntegraOon der beruflichen Ausbildung in die Personalakte Auswertungen der Mitarbeiter- Skills auf Mausklick Bildungsmanagement Seminarmanagement Planung, Ressourcen, Trainer, Hotels, Veranstalter, Voraussetzungen / Folgeseminare / Seminarreihen Termine / Preise / Kosten Teilnehmerlisten / Wartelisten Voll integriertes Online- Kursbuch (auch in Druckform) Status meiner Kurse bzw. Ausbildung meiner MitarbeiterInnen Anmelde- und Genehmigungsworkflows BestäOgung von AGB s, Selbstbehalten, Rückzahlungen Integrierter SchriBverkehr (AnmeldebestäOgung/TN- Listen/ZerOfikate / ) Feedbackbögen (Online oder Papier) inkl. Auswertung Bildungscontrolling, - budgets Skill- Management

27 - Personal Management Portal Beispiel für Anmeldeprozess zu einem Seminar

28 - Personal Management Portal Nutzen nahtlose IntegraOon in bestehenden Prozesse WissensvermiWlung und - prüfung auch über Unternehmensgrenzen hinweg Mitarbeiter erarbeiten Wissen zeit- und ortsunabhängig, der betriebl. Qualifizierungs- bedarf wird erfüllt Kosten werden reduziert Kompetenzen lassen sich managen elearning/assessment/etescng/umfragen elearning / Blended Learning Competency & Learning Management System LekOonen, Curriculum, Lehrplan, Aus- und Weiterbildungsplan WebSeminare - Verwaltung von Webseminaren, Webkonferenzen und virtuellen Klassenräumen Foren, Chats Effiziente und flexible Contenterstellung - Rapid Authoring Learning Content Management System IntegraOon / Import von Content (SCORM, SCORM, AICC, IMS, IEEE) Assessments für Bewerber, Lehrlinge/AZUBI s, Mitarbeiter Umfragen mit modernen Prüfsystemen (Mitarbeiter, Kunden) Fragepools (ein- und mehrdimensionale Fragen, Zufallsgenerator) Erfolgsüberprüfungen

29 - Personal Management Portal Nutzen AutomaOsche Generierung von Organigrammen Gewährleistung, dass besommte Daten nur jene Benutzer sehen dürfen, für die Sie auch zuständig sind Änderungen auf OrganisaOonsebene wirken sich unmiwelbar auf Mitarbeiter, Bewerber, etc. aus dadurch sehr einfache Verwaltung von Veränderungen im Unternehmen OrganisaConsmanagement Abbildung von Organigrammen (Linie, Stab, Matrix) Zuweisung von Kostenstellen, zulässigen Stellenbeschreibungen,.. Steuerung der Datensichtrechte basierend auf der abgebildeten OrganisaOonsstruktur, z.b. Mitarbeiter, Bewerber, Zuweisung der rechtlichen Firmenzugehörigkeit Abbildung von Standorten, Adressen Abbildung von Einträgen für den Auoau eines Leitwegsystems Hinterlegung von freien StaOsOkmerkmalen Hinterlegung von Logo s Dynamische SchniWstelle zu MS Visio für Generierung von Organigrammen NEU! NavigaOon und Suche nach MitarbeiterInnen im Organigramm

30 - Personal Management Portal Nutzen Papierloses Beantragen von Urlaub, Ausbildungen, etc. InformaOonen für Mitarbeiter und Vorgesetzte auf Knopfdruck Verkürzung der Wege durch Workflow Chronologische Aufzeichnung der einzelnen Prozesse Self Services Workflows für alle Prozesse des Employee Life Cylcle EintriW, AustriW, Stellenwechsel,. Für Mitarbeiter und Vorgesetzte (ESS und MSS) Antragswesen Bildung Urlaub, Dienspreistellung Reiseantrag Änderungsservices (Adresse, Kontaktdaten, etc.) mit Freigabeworkflows und Bereitstellung für nachgelagerte Systeme) Reisekostenabrechnung (nur in AT mit LOGA VPLUS)

31 - Personal Management Portal Nutzen Zugriffssicherheit durch Benutzer- und BerechOgungs- verwaltung Durchgängige, intuiove Benutzeroberfläche keine zusätzlichen Programme erforderlich BasisfunkConen Workflow- Manager mit DefiniOon von Workflows Checklisten (EintriW, AustriW, Stellenwechsel), Fristen, NoOzen Control Board (myengage) Umfangreiche SuchfunkOonen inkl. Excel- Exports Formularmanager für integrierten SchriBverkehr (Mitarbeiter, Bewerber, Bildung) Gestaltung von Bewerbungsbögen MitarbeiterstammbläWer / Yellow Pages Feedbackbogenmanager für Bildung, Mitarbeitergespräche, Bewerber Menü- /Benutzer- und BerechOgungsverwaltung / - steuerung Dokumentenablage /- verwaltung (Kategorisierung BerechOgungen)

32 - Personal Management Portal Nutzen Auswertungen ohne Beiziehen der IT durchführbar Beliebige Ausgabeformate Auswertungen sind ebenfalls mehrsprachentauglich auch Auswertungen erlauben KEINE Sichtrechtsverletzungen Auswertungen Viele Reports im Standard enthalten Personalstand / Personal- und Altersstruktur / Fehlzeitenlisten verdichtete Gehaltslisten pro OrganisaOonseinheiten/ Stellen Bewertungen von Mitarbeitern / Bewerbern QualifikaOonsmatrix Ausbildungspläne/Schulungsmaßnahmen Organigramme. Individuelle Auswertungen mit integriertem ReporOng Tool Export in PDF, Excel, HTML, RTF

33 - Personal Management Portal Screenshots (Beispiel)

34 Architektur - Personal Management Portal

35 - Personal Management Portal Kontaktdaten Deutschland Thomas Hefferle Tel.: Mobil: Österreich Harald Beutl Tel.: Mobil.: Schweiz Jürg Bäni Tel.: Mobil: Regina Resch Tel.: Mobil:

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