der Open Text egovernment Deutschland GmbH,

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1 Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA -Konzept 2.0 für Open Text DOMEA Version 4 der Open Text egovernment Deutschland GmbH, Berlin

2 INHALTSVERZEICHNIS 1 Zusammenfassung Zertifizierung und Zertifizierungsverfahren Ergebnis der Prüfung Zertifizierungsverfahren Kerninformation über das Unternehmen Kerninformation über die evaluierte Lösung Bewertung Hauptgruppe 1 Eingang AG 1 Papiergebundene Eingänge AG 2 Elektronische Eingänge AG 3 Erfassen und Registrieren Hauptgruppe 2 Bearbeitung AG 1 Entwurfserstellung AG 2 Verfügungen in unstrukturierten Laufwegen AG 3 Verfügungen in strukturierten Laufwegen AG 4 Mitzeichnung und Schlusszeichnung AG 5 Mobile Vorgangsbearbeitung AG 6 Bearbeitungs- u. Protokollinformationen AG 7 Medienbruch AG 8 Recherche AG 9 CMS AG 10 IWM Hauptgruppe 3 Ausgang AG 1 Ausgangsbehandlung Hauptgruppe 4 Aussonderung und Archivierung AG 1 ZdA-Verfügung von Vorgängen und Dokumenten AG 2 Vorgang des Zurücklegens in die elektronische Altregistratur AG 3 Elektronische Signaturen und Aufbewahrungsfrist AG 4 Aussonderungsschnittstelle und Aussonderungsdatei AG 5 Anbieten, Anbieteverzeichnis und Bewertung des Aktenbestandes AG 6 Abgabe an die Archivbehörde Hauptgruppe 5 Softwareergonomie...56 Seite 2 von 81

3 2.5.1 AG 1 Aufgabenangemessenheit AG 2 Selbstbeschreibungsfähigkeit AG 3 Steuerbarkeit AG 4 Erwartungskonformität AG 5 Fehlertoleranz AG 6 Individualisierbarkeit AG 7 Lernförderlichkeit Hauptgruppe 6 Fachliche Administration AG 1 Objekte und Objekthierarchie AG 2 Aktenplan AG 3 Löschen, Umstrukturierung des Aktenbestands und Umschreiben AG 4 Ablagestrukturen AG 5 Verfügungen und Vorlagen AG 6 Integrationstiefe der Administration AG 7 Abbildung der Aufbauorganisation AG 8 Vertreterregelung AG 9 Zugriffsrechte, Zugriffsprofile, Rollen AG 10 Konfiguration der Dokumentnummer, des Vorgangskennzeichens und Geschäftszeichens AG 11 Auswertungsmöglichkeiten Hauptgruppe 7 Technische Administration AG 1 Datenstrukturen und Layout der Bildschirmmasken AG 2 Integrationsfähigkeit AG 3 Vorgangsbearbeitung an verteilten Standorten Hauptgruppe 8 Infrastruktur AG 1 Plattformen und Normen und Standards AG 2 Elektronische Signatur und Verschlüsselung AG 3 Formularmanagement AG 4 Zahlungssysteme AG 5 Einbindung CMS AG 6 Integration von Fachverfahren AG 7 Technische Aspekte der Archivierung Gesamteindruck...79 Seite 3 von 81

4 ABBILDUNGSVERZEICHNIS Abbildung 1: DOMEA Distiller Definitions-Client...13 Abbildung 2: Mail Import aus MS Outlook...14 Abbildung 3: Schlagwort-Vergabe...16 Abbildung 4: Blättern durch Eingänge in DOMEA Split-Screen...17 Abbildung 5: Serienbrief mit Daten aus DOMEA...18 Abbildung 6: Dokumentversionen...19 Abbildung 7: Verfügungsmaske zur Laufwegsdefinition...21 Abbildung 8: Kopie versenden...22 Abbildung 9: Setzen von Wiedervorlagen...23 Abbildung 10: Terminsetzung für Wiedervorlage...23 Abbildung 11: Standardlaufweg...24 Abbildung 12: Browser für Organisationseinheiten...25 Abbildung 13: Prozess-Modellierungstool...26 Abbildung 14: Zeichnungsfenster...28 Abbildung 15: Mitzeichnungsmaske...29 Abbildung 16: Schlusszeichnungsmaske...29 Abbildung 17: Ausgechecktes Dokument...30 Abbildung 18: Check In Funktion...31 Abbildung 19: Elektronischer Laufweg...33 Abbildung 20: Dokumenthistorie...33 Abbildung 21: Ereignisanzeige einstellen...34 Abbildung 22: Metadaten in Anhang eingemischt...35 Abbildung 23: Aktenvorblatt...37 Abbildung 24: Akten- und Vorgangssuche...38 Abbildung 25: Dokumentsuche...39 Abbildung 26: Wiedervorlagen-Suche...39 Seite 4 von 81

5 Abbildung 27: Dokumentsuche...40 Abbildung 28: Containersuche in der Registratur...41 Abbildung 29: Suchergebnis...42 Abbildung 30: Vorgangsansicht mit Dokumentliste und Akte...43 Abbildung 31: Beispiel Verweise Vorgang Dokumente, Dokument Dokument...44 Abbildung 32: Referenz setzen...45 Abbildung 33: Automatische Klassifizierung...46 Abbildung 34: DOMEA -Distiller Definitions-Client...47 Abbildung 35: Recherche über WebService...48 Abbildung 36: Metadatenmaske...62 Abbildung 37: Aktenplan drucken...63 Abbildung 38: Ablagen...65 Abbildung 39: Übersicht Aufbauorganisation...67 Abbildung 40: ON Definer zur Regelbildung...70 Seite 5 von 81

6 TABELLENVERZEICHNIS Tabelle 1: Verfügbare Client-Typen des DOMEA -Systems...9 Tabelle 2: Produktübersicht DOMEA Tabelle 3: Bewertungsergebnis...81 Seite 6 von 81

7 1 Zusammenfassung 1.1 Zertifizierung und Zertifizierungsverfahren Ergebnis der Prüfung Der vorliegende Bericht wurde im Auftrag der Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung im Bundesministerium des Innern (KBSt) erstellt und fasst die Ergebnisse der Prüfung der angebotenen Lösung Open Text DOMEA Version 4 der Firma Open Text egovernment Deutschland GmbH, Berlin (vgl. Kap ) zusammen. Die Prüfung erfolgte auf Basis des DOMEA -Anforderungskataloges in der Version 2.0. Die angebotene Lösung wurde als DOMEA -konzeptkonform bewertet. Das Zertifikat wurde am ausgestellt und gilt für die o. g. Produktversion 4.0 (WinDesk) sowie die Version des DOMEA -Anforderungskataloges Zertifizierungsverfahren Das Zertifizierungsverfahren gliedert sich in drei Teile: - Vorprüfung durch die KBSt - Bewertung der schriftlichen Unterlagen des Anbieters durch eine unabhängige Prüfstelle - Verifizierung der Ergebnisse der Bewertung der schriftlichen Unterlagen durch eine Präsentation Vorprüfung durch die KBSt Der Antragssteller muss Inhaber der gewerblichen Schutzrechte des zu prüfenden Produkts sein. Er reicht bei der KBSt einen Antrag auf Zertifizierung ein. Die KBSt prüft diesen Antrag auf wesentliche Merkmale des Systems, auf die Möglichkeit einer stufenweisen Nutzung als Schriftgutverwaltungssystem, als elektronische Aktenablage, als System zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung sowie im Hinblick auf die Anwendbarkeit der organisationsbezogenen und prozessorientierten Einführungsstrategie des DOMEA -Organisationskonzeptes 2.0, auf die Referenzen des Antragstellers u. ä. Nach erfolgreicher Vorprüfung erhält der Antragsteller den DOMEA -Anforderungskatalog, den er schriftlich beantwortet. Bewertung der schriftlichen Unterlagen Die schriftliche Beantwortung des DOMEA -Anforderungskataloges wird durch eine unabhängige Prüfstelle bewertet. Inhalt dieser Prüfung sind der Erfüllungsgrad der Seite 7 von 81

8 sowie die Softwareergonomie. Der Mindesterfüllungsgrad je Hauptgruppe beträgt 65 % der Maximalpunktzahl. Bei Unterschreiten des Mindesterfüllungsgrades in einer Hauptgruppe wird das Produkt von der weiteren Bewertung ausgeschlossen. Die Güte der nachfolgenden Antworten wird nicht berücksichtigt. Lösungen, die in jeder Hauptgruppe mindestens 65 % der Maximalpunktzahl erhalten haben, werden zur Präsentation zugelassen. Verifizierung durch eine zweitägige Präsentation Die Präsentation des Produktes erfolgt auf Basis eines Präsentationsszenarios, das einen typischen Geschäftsgang einer Behörde beschreibt sowie eine grundlegende Administration und Konfiguration vorgibt. Im Rahmen der Präsentation behält es sich die KBSt vor, abweichend vom übersandten Präsentationsszenario auf andere Themen einzugehen und die Leistungsfähigkeit der zu zertifizierenden Lösung zu überprüfen. Fragen, die im Rahmen der Bewertung der schriftlichen Unterlagen offen blieben, werden in der Präsentation geklärt. Nach Abschluss der Präsentation wird die Bewertung der schriftlichen Unterlagen durch die unabhängige Prüfstelle erneut durchgeführt. Die Erkenntnisse aus der Präsentation führen dabei ggf. zu Auf- oder Abwertungen der Erstbewertung der Einzelanforderungen. Lösungen, die nach abschließender Bewertung in allen Hauptgruppen mindestens einen Erfüllungsgrad von 65 % aufweisen, werden von der KBSt zertifiziert Kerninformation über das Unternehmen In der Open Text egovernment Deutschland GmbH sind alle Vertriebs- und Projektaktivitäten der Open Text im Bereich der deutschsprachigen öffentlichen Verwaltung gebündelt. Firmensitz ist Berlin. Niederlassungen unterhält die Open Text egovernment Deutschland GmbH in Frankfurt/Dreieich, Düsseldorf, Hamburg, Köln, München und Dortmund Kerninformation über die evaluierte Lösung Die von der Open Text egovernment GmbH angebotene Lösung DOMEA 4.0 wurde speziell für Kunden der öffentlichen Verwaltung entwickelt und bietet serverseitig alle Funktionen eines workflow-basierten DMS mit den optionalen Erweiterungsmöglichkeiten um Archiv- und Wissensmanagement-Funktionen. Das System besteht aus einer Vielzahl verschiedener Clients für spezifische Arbeitsplatzanforderungen: Open Text DOMEA WinDesk Bietet als nativer Client alle Funktionalitäten der elektronischen Vorgangsbearbeitung. Seite 8 von 81

9 Open Text DOMEA WebDesk Open Text DOMEA WebSearch Open Text DOMEA Registratur Open Text DOMEA Konfiguration DOMEA ProcessDesigner Open Text DOMEA Move Open Text DOMEA Outlook Open Text DOMEA DMS Open Text DOMEA MS-Office Open Text DOMEA Aussonderungs-Client Open Text DOMEA Monitor Bietet alle Funktionalitäten der elektronischen Vorgangsbearbeitung auf Basis der Browser-Technologie. Bietet dem Bearbeiter die Möglichkeit, unter Verwendung von Standard-Webbrowsern in DOMEA Daten (Akte, Vorgänge, Dokumente) zu recherchieren. Beinhaltet die Funktionen für die Schriftgutverwaltung sowie die Funktionen für den Aufbau der Elektronischen Akte. Dient zur Administration des Systems. Konfigurationskomponente für die verfügbaren Prozessmodelle (Abläufe, Vorgänge, Workflows). Administrations-Komponente für Umorganisation. Ermöglicht die integrative IT-gestützte Vorgangsbearbeitung mit OpenText DOMEA und Microsoft Outlook. Arbeitsplatz für Erstellung, Bearbeitung und Retrieval von elektronischen Dokumenten und abgelegten Vorgängen. Ermöglicht die direkte Erstellung und Bearbeitung von DOMEA Dokumenten aus MS-Office heraus. Administrations-Komponente zur Konfiguration der Aussonderung Ermöglicht die Auswertung von Protokollinformationen z. B. zum Zwecke der optimalen Workflowsteuerung Tabelle 1: Verfügbare Client-Typen des DOMEA -Systems Darüber hinaus werden optionale Module, wie z.b. Open Text DOMEA -Distiller, Open Text DOMEA Archiv, Open Text DOMEA Internet Gateway, Open Text DOMEA Signatur Interface, Open Text DOMEA MS-SQL Volltext-Link und Open Text DOMEA Oracle IMT Link angeboten. Seite 9 von 81

10 Nachfolgende Tabelle 2 fasst zusammen, welche Client-Art der Zertifizierung auf Wunsch der Open Text egovernment Deutschland GmbH zugrunde gelegt wurde und skizziert die technologischen Betriebsvarianten hinsichtlich der Betriebs- und Datenbanksysteme. Gegenstand der Zertifizierung war hiernach der Windowsclient (WinDesk). Zertifizierter Client Windowsclient Webclient Sonstige Serverbe- Unterstützte triebssysteme Unterstützte Datenbanksysteme Existierende Integration in Bürosoftware Export und Import im XDOMEA-Format Existierende Integration Virtuelle Poststelle Verfügbarkeit weiterer Clients mit ähnlichem Funktionsumfang Ja Linux MS Windows Sonstige Oracle MS SQL Server Sonstige Nein MS Outlook MS Office OpenOffice Sonstige Ja Ja 1 Nein Nein Tabelle 2: Produktübersicht DOMEA 4.0 Im Rahmen des Präsentationsszenarios wurden folgende Programm- bzw. Betriebssystemversionen eingesetzt: Client-Betriebssystem: Windows XP Server-Betriebssystem: Microsoft Windows 2000 Server Datenbanksystem: Microsoft SQL Server Kofax Scan-Client: Version 6 DOMEA WinDesk: Version Die Darstellung dieser Integration war nicht Bestandteil des Präsentationsszenarios. Die Angaben beruhen auf Herstelleraussagen. Seite 10 von 81

11 2 Bewertung 2.1 Hauptgruppe 1 Eingang AG 1 Papiergebundene Eingänge Im Tagesgeschäft einer Behörde stellen auch beim Einsatz der elektronischen Akte papierbasierte Dokumente einen Anteil der täglichen Eingänge. Vor der Erfassung und der weiteren Bearbeitung im VBS müssen Papiereingänge digitalisiert werden. Das Scannen und Erfassen kann innerhalb der Behörde an unterschiedlichen Orten zu unterschiedlichen Zeitpunkten erfolgen. Diese organisatorischen Entscheidungen müssen durch das VBS und die Scanlösung flexibel unterstützt werden. Gescannte Dokumente und Fax-Eingänge werden im Image-Format (NCI-Dokument, z. B. TIFF) abgelegt. Soll auch in diesen Dokumenten eine Volltextrecherche möglich sein, so müssen sie durch OCR-Wandlung in ein Textformat (CI-Dokument) überführt werden. Um eine eindeutige Zuordnung der Metainformationen zum Papierdokument zu gewährleisten, erweist es sich als sinnvoll, das Papierdokument mit der vom System vergebenen Dokumentnummer zu kennzeichnen. Bewertung: 94 % Gescannte Dokumente können als Multipage-TIFF im TIFF 6.0, CCITT/TSS Gruppe 4-Format und als PDF-Dokument gespeichert werden. Darüber hinaus stehen standardmäßig die Formate FAX G3/G4-Format und JPEG zur Verfügung. Das Ersetzen fehlender oder fehlerhafter Seiten durch Nachscannen ist prinzipiell möglich. Der Austausch einzelner Seiten wird außerhalb des DOMEA WinDesk 4.0 mit Hilfe des Ascent Capture Moduls bereitgestellt. Aus dem DOMEA WinDesk 4.0 heraus kann auf den Clients nur das gesamte Dokument nachgescannt werden. Beim bedarfsbezogenen Scannen von Altbeständen kann das Image den bereits im System gespeicherten Metainformationen zugeordnet werden. Die Zuordnung kann manuell und automatisch erfolgen. Für die Verwendung der automatischen Zuordnung von Posteingängen können Verfahren auf Basis einer Barcode-Erkennung eingesetzt werden. Hierzu ist die Stapelverarbeitungsfunktion der Scan Software Kofax integrativ zu DOMEA WinDesk 4.0 ausgelegt, sodass im Scan-Client erfasste Dokumente durch eine Übergabefunktion für die weitere Bearbeitung automatisiert zur Verfügung gestellt werden. Seite 11 von 81

12 Darüber hinaus unterstützt das System die OCR-Wandlung von NCI-Dokumenten. Die Wandlung kann dabei automatisch für alle Dokumente mittels Batch-Job erfolgen oder manuell für einzelne Dokumente durch den Anwender angestoßen werden. Für die Wandlung kann weiterhin definiert werden, ob das gesamte Dokument oder nur einzelne Bereiche mittels Zonen-OCR gewandelt werden sollen. Für die automatische Wandlung ist eine zeitversetzte Wandlung möglich. Die Wandlung kann darüber hinaus unter Auslastungsaspekten einzelner Rechnersysteme an einem gesonderten System durchgeführt werden. Bei Massenverfahren unterstützt DOMEA WinDesk 4.0 sowohl die automatische als auch die manuelle Erfassung von Metadaten. Die erzwungene Eingabe von Metadaten im Anschluss an die Objekterzeugung ist konfigurierbar und kann somit ausgeschaltet werden. Die manuelle Erfassung kann bei Massenverfahren durch Split-Screen und Lasso-Funktion effizient durchgeführt werden. Zur automatischen Erfassung von Metadaten bei Massenverfahren werden Formularerkennung und Mustererkennung nur mit dem optional einsetzbaren DOMEA -Distiller angeboten. Seite 12 von 81

13 Abbildung 1: DOMEA Distiller Definitions-Client AG 2 Elektronische Eingänge Mittelfristig werden elektronische Eingänge den größten Anteil am gesamten Posteingangsaufkommen einer Behörde darstellen. Dabei gelten für elektronische Eingänge grundsätzlich die gleichen Bearbeitungsregeln wie für konventionelle, papiergebundene Eingänge. Die Übernahme elektronischer Eingänge aus verschiedenen Systemen ( , Fax, elektronische Formulare, etc.) wird unterstützt. Seite 13 von 81

14 Für ausgewählte Prozesse im elektronischen Geschäftsverkehr ist die Erstellung bzw. Prüfung der elektronischen Signatur, die Umsetzung von Quittungsverfahren, Verschlüsselung etc. erforderlich. Bewertung: 88 % s können unter Verwendung des Mail-Clients Outlook der Fa. Microsoft durch den Benutzer im DOMEA WinDesk 4.0 abgelegt werden. Es ist möglich, alternativ den Mailtext ohne Anlagen, die Anlagen als separate Dokumente und das vollständige Mailobjekt abzulegen. Metadaten wie Betreff, Einsender oder Datum werden durch das System in die Metadatenerfassungsmaske des Dokumentes automatisch übernommen. Darüber hinaus können vom Bearbeiter Dokumente aus einem Dateisystem importiert werden. Des Weiteren können Dokumente aus den MS-Produkten Word, Excel, PowerPoint und Outlook in den DOMEA WinDesk 4.0 importiert werden. Abbildung 2: Mail Import aus MS Outlook Der Import von XML-Dateien ist grundsätzlich möglich. Beim Import wird der Bearbeiter aber nicht durch einen Dialog zur Auswahl des zugrunde liegenden XML-Schemas unterstützt es ist somit nicht möglich zwischen verschiedenen XML-Schemata ein bestimmtes für den Seite 14 von 81

15 Importvorgang auszuwählen. Die XML-Importroutine des DOMEA WinDesk 4.0 basiert auf einem spezifischen Schema, das an individuelle hinsichtlich der zu übergebenden Daten durch ein XML-basiertes Mapping (XSLT) angepasst werden kann. Dieses Mapping ist nicht Bestandteil der DOMEA Konfiguration, sondern wird mit Entwicklungswerkzeugen außerhalb der Systemumgebung von DOMEA WinDesk 4.0 durchgeführt AG 3 Erfassen und Registrieren Nach dem Import der elektronischen Dokumente aus den verschiedenen Eingangskanälen erfolgt die Erfassung im System. Darunter ist die Ersterfassung wichtiger Metadaten zu verstehen. Auf die Ersterfassung folgt die inhaltliche Erfassung - das Registrieren des Posteingangs. Dazu gehört neben der prinzipiellen Zuständigkeitsprüfung, die Zuordnung zu einem Aktenzeichen und zu einem Vorgang. Grundvoraussetzung dafür ist die Möglichkeit zur eindeutigen Kennzeichnung der Objekte über Dokumentnummer für Dokumente, Vorgangskennzeichen für Vorgänge und Geschäftszeichen für Akten. Bewertung: 93 % Der Mindestmetadatensatz für Adressen gemäß XDOMEA wird erfüllt. Die Adressfelder können beliebig erweitert werden. Der Bearbeiter kann beliebige Verteiler unter Verwendung des Adressverzeichnisses definieren und als Grundlage für Serienbriefe verwenden. Die Generierung der Verteiler kann über den DOMEA -WinDesk 4.0 vorgenommen werden. Schlagwortkataloge können importiert werden. Eine hierarchische Gliederung des zentralen Schlagwortkataloges mit der Möglichkeit, übergeordnete Ebenen mit zu übernehmen, ist möglich. Ein verwaltungsspezifischer Schlagwortkatalog ist dagegen nicht Bestandteil des Systems. Die Bereitstellung von jeweils unterschiedlichen Schlagwortkatalogen für im System definierte Organisationseinheiten ist im Standardlieferumfang nicht möglich, sondern muss im konkreten Projekt anforderungsgerecht erstellt und implementiert werden. Seite 15 von 81

16 Abbildung 3: Schlagwort-Vergabe Innerhalb des Schlagwortkataloges existiert keine Suchfunktionalität. Bei der Zuordnung von Dokumenten zum Vorgang ist eine Vererbung der Schlagworte im Standard nicht vorgesehen. Dies hat zur Folge, dass vorgangsspezifische Schlagworte bei der Zuordnung von Dokumenten für jedes gesondert erfasst werden müssen. Seite 16 von 81

17 2.2 Hauptgruppe 2 Bearbeitung AG 1 Entwurfserstellung Nach Prüfung der Zuständigkeit übernimmt der federführende Bearbeiter die Verantwortung für die Bearbeitung des Geschäftsgangs und erstellt im weiteren Verlauf einen Entwurf für einen Entscheidungsvorschlag. Zu diesem Zweck verwaltet das Vorgangsbearbeitungssystem verschiedene Dokumentvorlagen. Um den Arbeitsaufwand beim Erstellen von Dokumenten zu minimieren, werden die in den Metadaten erfassten Informationen wie Betreff, Geschäftszeichen, Briefdatum und Benutzerdaten wie der Ersteller des Dokuments automatisch in das elektronische Dokument eingefügt. Änderungen von Dokumenten im Laufweg, d.h. während der Abstimmungsphase, sind durch Anlegen einer neuen Version zu protokollieren. Alle Versionen eines Dokuments sind übersichtlich, zumindest mit Angabe des Datums der Änderung (Datum der Version) und des Autors der Änderung, darzustellen. Bewertung: 82 % Der DOMEA WinDesk 4.0 ermöglicht ein schnelles Sichten großer Mengen von Eingangspost, so dass Metadaten und Primärdaten durch eine Split-Screen Darstellung gleichzeitig angezeigt werden können. Abbildung 4: Blättern durch Eingänge in DOMEA Split-Screen Seite 17 von 81

18 Eine Kennzeichnung von eiligen oder wichtigen Vorgängen ist möglich. Entsprechend gekennzeichnete Vorgänge können in der Listendarstellung und Detailansicht besonders hervorgehoben werden. Darüber hinaus kann der Anwender durch den DOMEA WinDesk 4.0 auf besonders dringliche Arbeiten aktiv hingewiesen werden. Beim Erstellen eines Dokuments kann eine Dokumentvorlage ausgewählt werden. Dabei werden Metadaten des Objektes, sowie übergeordnete Objekte, Daten aus dem Adressverzeichnis und Benutzerdaten automatisch übernommen. Grundsätzlich können Daten aus dem DOMEA WinDesk 4.0 an alle Office Anwendungen, die eine Schnittstelle zur Datenübergabe bereitstellen, übergeben werden - standardmäßig werden Microsoft Word und Excel unterstützt. Die Integration zur Datenübergabe anderer Office-Pakete ist projektspezifisch durch Programmierung möglich. Es können Serienbriefe erstellt und verwaltet und verschiedene Datenquellen eingebunden werden. Behördeninterne Dokumentvorlagen werden integriert. Serienbriefe werden mit der Standard-Funktionalität Seriendruck von Microsoft Word als Sammelobjekt erstellt. Einzelne Dokumentdateien können auf Basis der zugrunde liegenden Word-Funktionalitäten nur manuell erstellt und der elektronischen Akte zugeordnet werden. Es ist somit nicht möglich, über die Funktion Seriendruck Serienbriefe zu generieren, die als einzelne Dateien zur Verfügung stehen, um einem Vorgang bzw. einer Akte zugeordnet werden zu können. Abbildung 5: Serienbrief mit Daten aus DOMEA Die Adressen eines Verteilers werden über Standard-Funktionen der Clients einem Dokument zugewiesen. In der Dokument-Vorlage sind Textmarken für die Adressdaten enthalten, Seite 18 von 81

19 sodass der DOMEA WinDesk 4.0 entsprechende Metadaten in das Dokument einmischen kann. Die Funktionalität des Einmischens von Metadaten in Dokumentvorlagen richtet sich grundsätzlich nach den durch das eingesetzte Office-Paket angebotenen Funktionalitäten. DOMEA WinDesk 4.0 stellt in diesem Zusammenhang lediglich sicher, dass spezifische Metadaten an die eingesetzte Office-Anwendung übertragen werden. Bei der zur Zertifizierung vorliegenden Version 4.0 von OpenText DOMEA wurde der oben dargestellte Mechanismus der Metadatenübergabe mit dem Textverarbeitungssystem Microsoft Word 2003 nachgewiesen. Ein Barcode kann in Dokumenten als spezifischer Schrifttyp automatisch eingefügt werden. Änderungen in den Primärinformationen werden durch Anlegen einer neuen Version protokolliert, wobei vorangehende Versionen gegen Änderungen geschützt sind. Das Anlegen erfolgt automatisch bei Änderung der Primärinformationen bei gleichzeitigem Benutzerwechsel. Abbildung 6: Dokumentversionen Es können zu jeder Zeit manuell Versionen durch den Anwender erzeugt werden. Ein Versionsabgleich wird mit dem Textverarbeitungsprogramm durchgeführt. Der DOMEA WinDesk 4.0 öffnet die Dokumente und führt einen Versionsvergleich unter Nutzung der Standard- Funktionalität von Microsoft Word durch. Seite 19 von 81

20 Die Versionierung von Metadaten kann nur projektspezifisch durch Programmierung realisiert werden. Die Schwärzung von Primärdaten im Sinne der datenschutzrechtlichen Anforderung, dass die Schwärzung reversibel sein muss und die geschwärzten Teile nicht mehr recherchierbar sein dürfen, wird nicht unterstützt. Öffentliche Objekte und Akten können nur mit Löschberechtigung gelöscht werden. Der Benutzer hat dabei die Möglichkeit, öffentliche Objekte zum Löschen zu kennzeichnen. Die Löschung selbst darf dann nur durch autorisierte Personen mit Löschrechten erfolgen. Zum Löschen gekennzeichnete Objekte sind weiterhin recherchierbar AG 2 Verfügungen in unstrukturierten Laufwegen Im weiteren Verlauf des Geschäftsgangs übernimmt der federführende Bearbeiter die Verantwortung für die Abstimmung der Entscheidungsvorlage. Für die elektronische Vorgangsbearbeitung kann der Laufweg und die Bearbeitung von Dokumenten, Vorgängen und Akten durch Verfügungen (z. B. zur Kenntnis, Wiedervorlage, zur Mitzeichnung, zur Schlusszeichnung, zu den Akten ) gesteuert werden. Die Definition der Laufwege erfolgt ad hoc. Bewertung: 91 % Der Laufweg von Objekten (Akten, Vorgänge, Dokumente und andere Objekte) kann für jeden Bearbeitungsschritt mit Namen der Bearbeitungsstation sowie Bezeichnung der Verfügung definiert werden. Zusätzlich werden bei der Verfügung von Container-Objekten auch die untergeordneten Objekte (z. B. Vorgang mit seinen Dokumenten) entsprechend dem Laufweg weitergeleitet. Seite 20 von 81

21 Abbildung 7: Verfügungsmaske zur Laufwegsdefinition Die Bearbeitungsstationen Bearbeiter, Organisationseinheit und Rolle können definiert werden. Bearbeiter und Organisationseinheiten können zur Identifikation sowohl mit ihrem Namen als auch mit ihrem Stellenzeichen spezifiziert werden. Für Organisationseinheiten können durch entsprechende Konfigurationsmaßnahmen Eingangskörbe eingerichtet werden. Hierbei besteht auch die Möglichkeit, einen spezifischen Empfänger zu definieren, der alle Eingänge erhält, die an die Organisationseinheit adressiert werden. Zu jedem Bearbeitungsschritt können Termine und Fristen gesetzt werden. Im DOMEA WinDesk Standard wird bei Terminverzug eine automatische Mitteilung per ausgelöst. Diese Mitteilung wird an die Person, die den Bearbeitungsschritt verfügt hat, sowie an den betroffenen Bearbeiter selbst gesendet. Sollen weitere Personen über einen Terminverzug benachrichtigt werden, so können diese per Konfiguration ergänzt werden (z. B. der Leiter des betroffenen Bearbeiters). Seite 21 von 81

22 Die parallele und sequentielle Anordnung von Bearbeitungsschritten und/oder Bearbeitungsstationen ist möglich. Aktuell führt die parallele Bearbeitung von Arbeitsschritten dazu, dass nach der Bearbeitung das Objekt an den Initiator gesendet wird und dieser den weiteren Verlauf erneut aktivieren muss. Projektspezifisch können durch Konfiguration des DOMEA WinDesk 4.0 auch andere Weiterleitungsmechanismen umgesetzt werden, die z. B. sicherstellen, dass ein parallel bearbeitetes Dokument auch zu anderen Empfängern als dem Initiator gesendet werden kann. Objekte können wahlweise als Kopie oder Original weitergeleitet werden und die Unterscheidung zwischen Original und Kopie ist für den Anwender leicht ersichtlich. Kopien können nicht verändert werden und nicht mit einem Laufweg versehen werden. Abbildung 8: Kopie versenden Anforderungsgerecht kann nur der Federführende die Bearbeitungsschritte in der Zukunft ändern oder löschen; der aktuelle Bearbeiter kann zusätzliche Bearbeitungsschritte einfügen. Zum Geschäftsgang können unveränderbare (formale) Geschäftsgangvermerke und veränder- bzw. löschbare Notizen angelegt werden. Das Vorhandensein von Geschäftsgangvermerken / Notizen ist sofort ersichtlich. Wiedervorlagen können definiert werden (vgl. Abbildung 9), wobei Fristen durch das System umgerechnet werden. Es erfolgt ein Warnhinweis, falls das Fristende auf arbeitsfreie Tage fällt (z. B. Feiertage). Feste, sich wiederholende Vorlagetermine können nur projektspezifisch durch Konfiguration des DOMEA WinDesk 4.0 umgesetzt werden. Seite 22 von 81

23 Abbildung 9: Setzen von Wiedervorlagen Abbildung 10: Terminsetzung für Wiedervorlage Seite 23 von 81

24 Laufwegsdefinitionen können gespeichert werden und später vom Bearbeiter als Vorlage für eine individuelle Laufwegsdefinition verwendet werden. Die Speicherung von Änderungen an diesen Vorlagen ist nicht unmittelbar durch den Bearbeiter möglich. Um die Änderungen an einer Vorlage dauerhaft zur Wiederverwendung für den Bearbeiter bereitzustellen, ist es erforderlich, eine eigenständige Laufwegsdefinition zu erstellen, die dann als Vorlage verfügbar ist. Dies hat zur Folge, dass, um individuelle Änderungen der Vorlagen gesondert zu speichern und später wieder verwenden zu können, in vielen Fällen eine redundante Modifikation der Standardlaufwegsvorlage durch den Bearbeiter unumgänglich ist. Abbildung 11: Standardlaufweg Die Definition der einzelnen Bearbeitungsstationen kann sowohl durch Texteingabe als auch durch eine graphische Auswahl innerhalb der Organisationsstruktur vorgenommen werden (vgl. Abbildung 12). Die Definition von Laufwegen innerhalb des Verfügungsmoduls ist aus ergonomischer Sicht stark verbesserungswürdig und für den Benutzer nicht intuitiv erschließbar (Auswahl von Akteur und Aktion). Seite 24 von 81

25 Abbildung 12: Browser für Organisationseinheiten AG 3 Verfügungen in strukturierten Laufwegen Für antragsbearbeitende Prozesse ist die Unterstützung strukturierter Laufwege mit festgelegten Bearbeitungsstationen und Bearbeitungswegen von Bedeutung. Bewertung: 93 % Es werden grafische Werkzeuge zur Modellierung des Prozesses angeboten. Der DOMEA Process Designer unterstützt die Erstellung von strukturierten und unstrukturierten Prozessen. Seite 25 von 81

26 Abbildung 13: Prozess-Modellierungstool Änderungen im Prozessmodell werden protokolliert und versioniert. Ein Konzept zur Sicherstellung der Konsistenz von sich in Bearbeitung befindlicher Instanzen ist nach dem Originalitätsprinzip gegeben. Dies gewährleistet, dass von Änderungen betroffene Vorversionen unverändert als Prozessinstanz insoweit bestehen bleiben. Nur neu initiierte Instanzen werden auf Basis der neuen Prozessversion gebildet. Das Produkt ist in der Lage, im Sinne eines ganzheitlichen BPMS-Ansatzes als steuernde Komponente im Rahmen von Fachlösungen eingesetzt zu werden, da es die Services einzelner Komponenten (Fachverfahren, VPS, FMS etc.) innerhalb eines festgelegten Verfahrensablaufs ansprechen kann. Dabei werden Standardschnittstellen (COM, JAVA) eingesetzt. Eine Mengensteuerung lässt sich projektspezifisch auch mit Hilfe des Analysewerkzeugs DOMEA -Monitor und einem im Rahmen der Prozessdefinition zu hinterlegenden Regelwerk zur kontinuierlichen Auswertung der tatsächlichen Arbeitsvolumina automatisiert realisieren. Aus den jeweiligen Prozessen heraus können dynamische Auswertungen der Arbeitskorbinhalte im Hintergrund durchgeführt werden, die anschließend die über Regeln definierte Mengensteuerung für die Bearbeitung entspre- Seite 26 von 81