BET. Tool-unterstützter Bestandserhaltungsprozess im Bundesarchiv - FH Potsdam März 2012

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1 BET Tool-unterstützter Bestandserhaltungsprozess im Bundesarchiv - 3. Potsdamer I-Science-Tag FH Potsdam März

2 Das Bundesarchiv Einige Fakten: 1952 Errichtung in Koblenz ~ 800 Mitarbeiter 9 Dienststellen in 7 Dienstorten ~ Benutzer jährlich ~ 300 Regal-km konventionelles Schriftgut ~ 12 Mio. Fotos (analog) ~ 150 Tsd. Filmtitel Bibliotheksgut, Karteien, Plakate, Tonträger ger. Seit 1970 (nach( 1990) Maschinenlesbare Daten

3 Aufgaben gem. Bundesarchiv-Gesetz (BArchG)..hat den gesetzlichen Auftrag, das Archivgut des Bundes auf Dauer zu sichern und nutzbar zu machen. Dabei handelt es sich um Unterlagen (Akten, Schriftstücke, Karten, Bilder, Plakate, Filme, Tonaufzeichnungen und maschinenlesbare Daten), die bei zentralen Stellen. der Deutschen Demokratischen Republik ( ) und der Bundesrepublik Deutschland (seit 1949) entstanden sind. Das Bundesarchiv entscheidet, ob diesen Unterlagen bleibender Wert für die Erforschung oder das Verständnis der deutschen Geschichte, die Sicherung berechtigter Belange der Bürger oder die Bereitstellung von Informationen für Gesetzgebung, Verwaltung und Rechtsprechung zukommt.

4 Produktiv Objekttypen EAkte + Datenbanken Seit 2008 XBARCH DMS/VBS-Systeme Systeme Aussonderungs- module SIP Mapping AIP File-Systeme Seit 2011 Datenbanken SIARD-Suite Suite Strukturierungs -Editor PIT- Datenbanken SIP SIP (Mapping) (Mapping) AIP SIARD Digitales Archiv

5 OAIS-Model? Preservation Planning realisiert / produktiv Data Management SIP INGEST ACCESS DIP AIP Archival Storage AIP Administration Workflow component Archiving component

6 Digitale Bestandserhaltung Definition - Risiken - Motivation Deal with issues when they arise ( behandle Probleme sobald sie enstehen ) Reaktiv bei den digitalen Inhalten Keep risks from becoming issues ( verhindere Risiken bevor sie zu einem Problem werden ) Proaktiv Aktionen! The series of managed activities necessary to ensure continued access to digital materials for as long as necessary. Beagrie & Jones* Risiko- Management *Preservation Management of Digital: A Handbook,, Maggie Jones und Neil Beagrie, British Library, Science Reference & Information Service Angela Dappert,, DPC

7 Bestandserhaltungsrisiken Prozess Prozess Softwarefehler Softwarefehler Softwareaktualität Softwareaktualität Schwächen Schwächen Daten Daten Datenträgerfehler Datenträgerfehler Datenträgeraktualität Datenträgeraktualität Infrastruktur Infrastruktur Hardwarefehler Hardwarefehler Hardwareaktualität Hardwareaktualität Übertragungsfehler Übertragungsfehler Netzwerkprobleme Netzwerkprobleme Katastrophen Katastrophen Naturkatastrophen Naturkatastrophen Bedienungsfehler Bedienungsfehler Bedrohungen Bedrohungen Angriffe Angriffe Management Management Gesetzgebung Gesetzgebung Interne Interne Angriffe Angriffe Externe Externe Angriffe Angriffe Finanzierung Finanzierung / / Budget Budget Fehler Fehler in in der der Organisation Organisation Politische Politische Veränderungen Veränderungen Gesetzliche Gesetzliche Bestimmungen Bestimmungen Jose Barateiro, Designing Digital Preservation Solutions: : A Risk Management-Based Approach

8 Tool Motivation und Ziele Motivation zum Einsatz eines Tools Vielzahl von Schwächen, Bedrohungen Vielzahl an unterschiedlichsten Informationen, die überwacht werden müssen. Eingeschränkte Ressourcen (Budget, Personal) Ziele des Tools Nachhaltige Überwachung aller wesentlichen Aspekte der digitalen Bestandserhaltung Einrichtung einer Aufbauorganisation (vs. Projektorganisation) Wechsel zum Regelbetrieb (projektorientierter Betrieb)

9 Digitale Bestandserhaltung - Zyklus Bestandserhaltungskreislauf i 2 Status Quo Besta ndserha ltung i 1 i n Update, Log (Status Quo Preservation Planning) Themen Eigenschaften (Properties) Umsetzung (Realisation) Monitoring Plan Alarm (Alert) Pla nung (Planning)

10 Architektur Allgemein Browser-based Tool Server: Webserver/Servlet-Engine Tomcat Database /Persistence Layer Oracle 11g / Hibernate Document-Repository Apache Jackrabbit Client: Java-Runtime-Environment (JRE) 1.6

11 Übersicht Haupt-Tabs

12 Tab Status Quo Liste alle Themen

13 Tab Status Quo Detail-Maske

14 Tab Monitoring Liste der aktivierten Themen

15 Tab Monitoring Detail-Maske

16 Tab Monitoring Liste überwachter Themen

17 Tab Monitoring Detail-Maske Alarm

18 Tab Planning Liste der Alarme

19 Tab Planning Detail-Maske Plan 1

20 Tab Planning Detail-Maske Plan 2

21 Tab Planning Liste der Pläne

22 Tab Planning Detail-Maske Realisierung

23 Tab Realisierung Liste

24 Tab Monitoring Liste der aktivierten Themen

25 Tab Historie

26 Nächste Schritte Installation und technische Test in 11/2011 Dokumentation aller lösungsrelavanten Aspekte des Digitalen Archivs (Erfassung des Status Quo) und die Einrichtung der Überwachung (Monitoring) Zukünftige Features, die momentan evaluiert werden: Quellen im Monitoring Google Alert for Links Einrichtung eines Kontrollzentrums mit Report-Information zum Digitalen Bestand Dashboard (Schnell-Überblicksfunktion)

27 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Kontakt:

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