Homeoffice, Laden, Bürogemeinschaft? Wie Selbstständige den richtigen Arbeitsort finden

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1 Homeoffice, Laden, Bürogemeinschaft?

2 Homeoffice, Laden, Bürogemeinschaft? Gudrun Sonnenberg I Journalistin

3 Inhalt Einleitung 7 Herausgeber Autorin DIHK - Deutscher Industrie- und Handelskammertag e.v. Postanschrift: Berlin Besucheranschrift: Breite Straße 29 Berlin-Mitte Telefon (030) Telefax (030) Internet: Stand September 2010 Herstellung Druck Gudrun Sonnenberg, Journalistin büro für gestaltung, Armin Knoll Berlin GK Druck Hamburg Alle Rechte liegen beim Herausgeber. Ein Nachdruck auch auszugsweise ist nur mit ausdrücklicher schriftlicher Genehmigung des Herausgebers gestattet. Der Inhalt wurde mit größtmöglicher Sorgfalt zusammengestellt, eine Gewähr für die Richtigkeit kann jedoch nicht übernommen werden. Die Angaben ersetzen im Einzelfall nicht den Rechtsbeistand oder Steuerberater. Arbeiten im Homeoffice 10 Zuhause arbeiten: frei, kostengünstig und herausfordernd 10 Das Homeoffice einrichten 10 Der Arbeitsplatz zuhause Vor- und Nachteile der einzelnen Konstrukte 10 Ausstattung: Licht, Möbel, Technik 13 Kunden im Homeoffice? 14 Checkliste für den Arbeitsplatz zuhause 15 Selbstorganisation im Homeoffice 16 Abgrenzung Job Privatleben 16 Arbeitszeiten: fest oder flexibel? 18 Motivation und Austausch 20 Recht: Wohnraum beruflich nutzen was ist erlaubt? 21 Steuern 22 Auf einen Blick: Vor- und Nachteile im Homeoffice 23 Externe Geschäftsräume 24 Aushäusig arbeiten 24 Die richtigen Geschäftsräume finden 24 Kleckern oder klotzen? 24 Checkliste Licht, Möbel, Kommunikation, Auflagen 25 Büroservice 26 Besucher 27 Checkliste für die Raumwahl 28 Nachbarn 29 Für den Start: Gründerzentren 30 Kurzfristig und komfortabel: Business Center 31 Selbstorganisation im externen Büro 32 Verpflegung 32 Zeitmanagement 34

4 Recht 36 Gewerbemietvertrag 36 Checkliste Gewerbemietvertrag 39 Steuern 40 Gewerbesteuer und Unternehmenssitz 40 Einkommensteuer 40 Auf einen Blick: Vor- und Nachteile externer Geschäftsräume 41 Bürogemeinschaft 42 Kosten teilen, Gesellschaft haben 42 Bürogemeinschaft: Was ist das? 42 Formen der Bürogemeinschaft 42 Reine Zweckgemeinschaft 43 Kooperation 43 Team 44 Extra: GbR 44 Kalkulation 46 Kostenfaktor 1: Größe 46 Kostenfaktor 2: Ausstattung 46 Kostenfaktor 3: Die Suche 47 Kostenfaktor 4: Fluktuation 47 Arbeitsorganisation in der Bürogemeinschaft 48 Arbeitszeiten 48 Konfliktmanagement 50 Raumaufteilung 51 Checkliste für die Raumaufteilung 52 Recht: Vertragsformen für die Bürogemeinschaft 53 Mietergemeinschaft Alle sind Hauptmieter 53 Untermietverhältnis 55 Anschaffungen 56 Steuern in der Bürogemeinschaft 57 Einkommensteuer 57 Gewerbesteuer 57 Auf einen Blick: Vor- und Nachteile der Bürogemeinschaft 58 Coworking 59 Maximale Flexibilität 59 Coworking: Was ist das? 59 Coworking-Formen 61 Flexible Arbeitsplätze 61 Feste Arbeitsplätze 61 Arbeits- und Selbstorganisation 62 Tätigkeiten effektiv aufteilen 62 Schwerpunkte bilden 64 Vernetzen 65 Coworking-Orte 66 Wo gibt es Coworking? 66 Coworking im Café 67 Coworking selbst organisieren 67 Recht: Vertragsformen für Coworking 68 Vertragsmodelle 68 Ausstattung 68 Weitere Leistungen 69 Steuern 70 Auf einen Blick: Vor- und Nachteile des Coworking 70 Arbeiten beim Auftraggeber vor Ort 71 Integrieren ins Team 71 Arbeitsorganisation 71 Variante A: Punktuell vor Ort - Service 71 Variante B: Regelmäßig, aber nur teilzeit vor Ort 72 Variante C: Vollzeit vor Ort 73 Recht: Scheinselbstständig? 74 Scheinselbstständig: Was bedeutet das? 74 Scheinselbstständig: Wen interessiert das? 74 Scheinselbstständig: Welche Kriterien? 74 Scheinselbstständig: Wie vorbeugen? 75 7

5 Kalkulation 76 Kostenvorteil 76 Was tun mit dem eigenen Büro? 77 Einnahmen: Niedrigere Honorare 78 Steuern 79 Auf einen Blick: Vor- und Nachteile der Arbeit beim Auftraggeber vor Ort 80 Ausblick: Bleiben Sie dran 81 Weiterführende Information 82 Allgemeine Informationen für Selbstständige 82 Informationen zum Gewerbemietvertrag 82 Übersicht über Gewerbesteuer-Hebesätze 83 Informationen zum Homeoffice: 83 Informationen zur Bürogemeinschaft: 84 Informationen zum Coworking 84 Informationen zum Arbeiten beim Auftraggeber 84 Einleitung Sich selbstständig machen, das bedeutet, viele Entscheidungen selbst treffen zu dürfen und zu müssen. Dazu gehört auch die Wahl des Arbeitsortes. Gerade wenn Sie Kleinst- bzw. Einzelunternehmer sind, haben Sie bei der Wahl Ihres Arbeitsortes alle erdenklichen Freiheiten. Die Digitalisierung der Datenübertragung ermöglicht es immer mehr Menschen, mit minimalem Aufwand von beliebigen Orten aus zu arbeiten. Ein Notebook, Internetanschluss oder Surfstick, Telefon oder Mobilfunk im Prinzip können Sie überall loslegen, wenn es Ihre Tätigkeit erlaubt. XX Sie können zuhause arbeiten, im Homeoffice. XX Sie können ein Büro anmieten, oder, je nachdem, was Ihre Tätigkeit erfordert, einen Laden oder eine Werkstatt. XX Sie können sich in einem Gemeinschaftsbüro mit anderen Selbstständigen zusammen tun; XX Sie können bei Ihrem Auftraggeber bzw. Kunden vor Ort arbeiten. XX Sie können sich flexibel mit einer Büroflatrate im Großraumbüro einmieten (Coworking). XX Sie können verschiedene Orte miteinander kombinieren, z.b. abwechselnd im Homeoffice und beim Kunden vor Ort oder abwechselnd im Homeoffice und im Gemeinschaftsbüro arbeiten. Findet Ihre Arbeit größtenteils am Schreibtisch statt, stehen Ihnen tatsächlich sämtliche dieser Möglichkeiten offen. Manche Tätigkeit allerdings stellt bestimmte Anforderungen an die Räume. Wer etwas verkaufen will, braucht einen Laden, wer Klienten empfängt, eine Praxis. Dann ist die Raumwahl nicht ganz so frei. Entscheidungen dürfen und müssen Sie trotzdem noch treffen: Wo, wie groß, wie edel und wie teuer dürfen und sollen Ihre Geschäftsräume sein? Die Entscheidung über den richtigen Arbeitsort ist wichtig, denn sie hat Folgen, die den gesamten Geschäftsverlauf beeinflussen können. Für Ihre Leistungsfähigkeit ist es wichtig, dass Sie sich in Ihrem Büro wohl fühlen. Für Ihre Kalkulation ist wichtig, dass die Kosten im Rahmen bleiben. Und natürlich muss das Büro alle 8 9

6 Funktionen erfüllen, die nötig sind, damit Ihr Geschäft läuft. XX Das Raumklima sollte stimmen es darf nicht zu warm oder zu kalt sein, sollte angenehmes Licht haben, keine Lärmbelastung durch Verkehr oder Nachbarn. XX Sie sollten die Ruhe haben, die Sie brauchen, um sich gut konzentrieren zu können. XX Wenn Sie Gesellschaft brauchen, kommt es darauf an, die richtigen Kollegen zu finden. XX Gerade in der Gründungsphase müssen Sie sich vernetzen. Umso besser, wenn der Arbeitsort dazu entsprechende Möglichkeiten bietet. XX Das Büro muss groß genug sein und sollte auch für nicht alltägliche Anforderungen wie beispielsweise Kundenbesuch oder Teamarbeit geeignet sein. XX Ihr Büro sollte für Sie, aber gegebenenfalls auch für Kunden oder Kollegen gut zu erreichen sein. XX Die Kosten sollten nicht zu hoch sein, aber an der falschen Stellen zu sparen, kann wiederum Zusatz- oder Umzugskosten nach sich ziehen. Arbeitsort die Leistungsfähigkeit und Motivation einschränken. Ganz zu schweigen von den Transferkosten: Wenn Sie wechseln müssen, heißt es, erneut auf die Suche gehen, umziehen, möglicherweise doppelte Mietkosten in Kauf nehmen. Es lohnt sich daher, die nötige Zeit und Energie in Vorbereitung und Information zu investieren, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Dabei hilft Ihnen diese Broschüre. Sie finden zu jedem Arbeitsort Informationen zu den harten Fakten aus Steuern und Recht ebenso wie Entscheidungshilfen und Anregungen, die Ihnen helfen, die richtige Entscheidung für Ihre persönlichen Bedürfnisse und organisatorischen Erfordernisse zu treffen. Optimalerweise berücksichtigen Sie all diese Ziele, wenn Sie sich auf die Suche nach dem passenden Arbeitsort machen. Allerdings fällt diese Suche oft mit der Gründungsphase zusammen. Das ist eine besonders herausfordernde Zeit, denn in dieser Phase müssen sich Selbstständige in besonders viele verschiedene Themen einarbeiten, sei es Buchhaltung, Technik, Einkauf oder Steuerfragen. Nun noch um den Arbeitsort kümmern, das ist durchaus eine Herausforderung. Da gibt es steuerliche Fragen, die man kennen sollte. Beispielsweise können bei der Wahl des Arbeitsortes die Unterschiede bei den Gewerbesteuersätzen eine Rolle spielen. Steuerlich lässt sich nicht jeder Arbeitsort gleichermaßen absetzen. Zudem gilt es, Gewerbemietverträge richtig abzuschließen. Wer sich in einem Gemeinschaftsbüro einmietet, muss wissen, welche Verbindlichkeiten er mit den Mitmietern eingeht. Beim Auftraggeber tätig zu sein, kann unter gewissen Umständen die Grenze zur Scheinselbstständigkeit überschreiten. Auch wenn das viele schwierige Fragen sind, deren Beantwortung Zeit kostet und Sie in der Gründungsphase noch viel mehr Herausforderungen zu bewältigen haben: Sie sollten sehr sorgfältig und mit viel Überlegung die Entscheidung über Ihren Arbeitsort treffen. Schließlich können Ihnen erhebliche Kosten entstehen, beispielsweise, wenn Sie ein Büro einrichten. Dann ist es nicht nur schade um die vergebliche Mühe und Investition, wenn Sie feststellen müssen, dass dieser Ort der falsche ist. Auch kann ein unpassender 10 11

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