Dokumentation Userinterface

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1 Dokumentation Userinterface Version

2 Copyright 2013 by REDDOXX GmbH REDDOXX GmbH Neue Weilheimer Str Kirchheim Fon: +49 (0) Fax: +49 (0) Internet: Support: Revisionsnummer 4 Letzte Änderung: Das Handbuch wurde mit größter Sorgfalt erarbeitet. Die REDDOXX GmbH und der Autor können jedoch für eventuelle Fehler und deren Folgen weder eine juristische noch sonst irgendeine Haftung übernehmen. Die in diesem Handbuch enthaltenen Angaben sind ohne Gewähr und können ohne weitere Mitteilung geändert werden. Die REDDOXX GmbH geht hiermit keinerlei Verpflichtungen ein. Die in diesem Handbuch beschriebene Hardware und Software wird auf Basis eines Lizenzvertrages geliefert. Das Handbuch ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte, insbesondere die der Übersetzung in fremde Sprachen, bleiben ausschließlich der REDDOXX GmbH vorbehalten. Kein Teil des Handbuchs darf ohne vorherige schriftliche Genehmigung der REDDOXX GmbH in irgendeiner Form durch Fotokopie, Mikrofilm oder andere Verfahren reproduziert oder in eine für Maschinen verwendbare Sprache übertragen werden. Letzteres gilt insbesondere für Datenverarbeitungsanlagen. Auch die Rechte der Wiedergabe durch Vortrag, Funk und Fernsehen sind der REDDOXX GmbH vorbehalten. Die in diesem Handbuch erwähnten Hardware- und Softwarebezeichnungen sind zumeist auch eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Hersteller und unterliegen als solche den gesetzlichen Bestimmungen. Produkt- und Markennamen sind Eigentum der REDDOXX GmbH. Diese Ausgabe des Handbuchs ersetzt alle früheren und richtet sich bei der Benennung nach der Appliance. 2

3 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung und Start REDDOXX Benutzerkonsole REDDOXX Outlook Add-In REDDOXX Webinterface Die Anmeldung Anmelden mit der Benutzerkonsole Anmelden in MS Outlook Das Anmeldefenster Die Anmeldedaten Erweiterte Verbindungseinstellungen für die Anmeldung Anmelden mit dem Webinterface Das Willkommensfenster Optionen in der Menüleiste Ausgehende Nachrichten Spam-Mails Spam-Mail Optionen CISS Queue Archiv Überblick Archiv-Suche Suche Historie anzeigen Kategorie Voting Audit Session Kategorien Ergebnisliste Nachricht anzeigen: Mailsealer Einstellungen Profil Benutzerprofil GUI Einstellungen Adressen

4 3.6.3 Filter Listen Abmelden Das REDDOXX Outlook AddIn Menüansicht Archivieren mit dem REDDOXX OutlookAddIn Sperren einer Adresse / Domäne im Posteingang Glossar

5 1 Einleitung und Start Für den Zugriff auf die REDDOXX Appliance stehen dem Benutzer verschiedene Lösungen von REDDOXX zur Verfügung. 1. REDDOXX Benutzerkonsole 2. REDDOXX Outlook Add-In 3. REDDOXX Webinterface All diese Lösungen bieten nahezu den gleichen Funktionsumfang sowie ein übereinstimmendes Look & Feel. 1.1 REDDOXX Benutzerkonsole Die REDDOXX Benutzerkonsole steht im REDDOXX Support Center zum Download als MSI Datei zur Verfügung. 1.2 REDDOXX Outlook Add-In Das REDDOXX Outlook-AddIn ist eine Windows-DLL, die ins Microsoft Outlook über die AddInTechnologie integriert wird. Das AddIn wird beim Start von Outlook mit geladen Bei der ersten Verwendung von REDDOXX-eigenen Funktionen wird eine Anmeldung angefordert. Das AddIn funktioniert ausschließlich nur mit Outlook der Versionen (32 und 64Bit) im Zusammenspiel mit einem MS-Exchange-Server. Die Installation, sowie spezielle Funktionen des Outlook-AddIns werden am Ende des Dokumentes in Kapitel 4 beschrieben. 1.3 REDDOXX Webinterface Das REDDOXX Webinterface (WI) wird durch die Appliance selbst bereitgestellt. Sie benötigen lediglich einen Web-Browser um Zugang zu Ihren s zu erhalten. Der Aufruf erfolgt über die URL (verschlüsselt)

6 2 Die Anmeldung Die REDDOXX Appliance ist aus Sicherheitsgründen ausschließlich über die Anmeldung zugänglich. Daher ist es notwendig, dass man sich wie folgt mit Benutzername und Kennwort authentifizieren. 2.1 Anmelden mit der Benutzerkonsole Nach erfolgreicher Installation wird die Benutzerkonsole unter Start Alle Programme REDDOXX REDDOXX User GUI gestartet. Weiter bei Kapitel Anmelden in MS Outlook Voraussetzung: Das REDDOXX Outlook-AddIn muss installiert sein. 1. Starten von MS Outlook. Es erscheint in der Symbolleiste eine REDDOXX Schaltfläche. Abbildung: REDDOXX Button 2. Ausführen der REDDOXX Schaltfläche. Das Anmeldefenster öffnet sich. Weiter bei Kapitel

7 2.3 Das Anmeldefenster Die Anmeldedaten Abbildung: Anmeldefenster Benutzerkonsole / Outlook-AddIn 1. Appliance URL: Eintragen des Hostnamen oder der IP-Adresse der Appliance. 2. Benutzername: Eingabe des Benutzernamens. 3. Kennwort: Eingabe des Passwortes 4. Realm: Auswahl des Realms. Der Realm ist ein Bereich, ähnlich einer Domäne, an dem man sich authentifiziert. 5. Sprache: Auswahl der Standard Sprache.- Die Auswahl beinhaltet die derzeit installierten Sprachen Deutsch, Englisch. 6. Kennwort speichern: Das Kennwort wird für die nächste Anmeldung gespeichert. 7. Benutzername und Realm speichern: Der Realm und der Benutzername werden für die nächste Anmeldung gespeichert. 8. Automatische Anmeldung: Die Anmeldung erfolgt bei der Auswahl des REDDOXX Buttons mit den gespeicherten Einstellungen automatisch. 7

8 2.3.2 Erweiterte Verbindungseinstellungen für die Anmeldung Abbildung: erweiterte Einstellungen Bei einem Klick auf den Fett dargestellten Button öffnen sich die erweiterten Verbindungseinstellungen. Abbildung: Verbindungseinstellungen Verbindungstyp: Hier kann ein entsprechender Verbindungstyp festgelegt werden. Zur Auswahl stehen WinInet (Windows Internet) o. IpHTTP bei der Verwendung eines separaten Proxys, wenn nicht die Proxyeinstellungen des Explorers verwendet werden sollen. (nur für spezielle Umgebungen gedacht) Proxy verwenden: Aktivierung der Checkbox für die Verwendung eines Proxys. Proxy: Angabe IP des Proxys Port: Portangabe (Standard: 3128) Benutzername: Angabe des Benutzernamen, soweit notwendig. Kennwort: Angabe des Kennwortes, soweit notwendig. 8

9 2.4 Anmelden mit dem Webinterface Geben Sie die IP-Adresse oder den Hostnamen der REDDOXX Appliance ein. Ein neues Fenster Ihres Browsers öffnet sich. Abbildung: Webinterface laden und nach einer kurzen Ladezeit erscheint die Anmeldemaske. Abbildung: Anmeldefenster Webinterface 9

10 1. Wählen Sie im Feld Benutzername Ihren Benutzernamen aus und tragen Sie im Feld Kennwort Ihr Kennwort ein. 2. Wählen Sie bei Realm die Option local, bzw. den Realm an dem Sie sich authentifizieren möchten aus. Der Realm ist ein Bereich, ähnlich einer Domäne, in dem man sich authentifiziert. 3. Wählen Sie die gewünschte Sprache in der Auswahlliste aus, in der Ihr Programm angezeigt werden soll. Die Auswahl beinhaltet die derzeit installierten Sprachen Deutsch, Englisch, Italienisch und Holländisch. Klicken Sie auf die Schaltfläche ANMELDEN. Das Willkommensfenster öffnet sich. 4. Der Benutzername, der Realm, sowie das Kennwort können für die nächste Anmeldung gespeichert werden. 2.5 Das Willkommensfenster Das Willkommensfenster nach der erfolgreichen Anmeldung. Abbildung: Anwendungsfenster nach dem Anmelden 10

11 3 Optionen in der Menüleiste Das Hauptmenü besteht aus den Bereichen Ausgehende Mails, Spam Mails, CISS Queue, MailDepot, MailSealer, Einstellungen und Abmelden. Abbildung: Menüleiste Ausgehende Mails: Hier bekommen Sie alle s aufgelistet, die von Ihrem Benutzer aus ins Internet gesendet werden. (temporär) Spam Mails: Hier werden alle s angezeigt, die an den User gesendet, jedoch als Spam erkannt wurden. CISS : Hier werden alle s angezeigt, bei denen die gesendete CISS-Challenge vom Empfänger noch nicht freigeschaltet wurde. MailDepot: Im Archiv finden Sie alle s, die von der Appliance archiviert wurden. MailSealer: Der Mailsealer (Light) gibt Ihnen die Möglichkeit Ihre zu versendenden s mit einem Passwort zu schützen. Einstellungen: In den Benutzereinstellungen können Sie Ihre allgemeinen Profileinstellungen vornehmen und Adressen administrieren. Abmelden: Sie melden sich aus Ihrer REDDOXX Anwendungssoftware ab. 11

12 3.1 Ausgehende Nachrichten Alle s, die von der REDDOXX Appliance aus versendet werden sollen, werden zunächst in die Warteschlange Mail Ausgang gestellt. Der Mail-Ausgang listet alle Ihrer zu versendenden s auf. Konnte die jedoch aufgrund einer Störung beim Empfänger oder des Netzwerkes nicht sofort versendet werden, versucht die Appliance in regelmäßigen Abständen, die erneut zu versenden. Nach ca. 1,5 Stunden Verzögerung erhält der Absender eine erste Benachrichtigung, dass die bisher noch nicht zugestellt werden konnte. Die Spalte Letztes Ergebnis gibt Auskunft über die Fehlerursache. Eine dauerhaft unzustellbare wird nach spätestens 5 Tagen (einstellbar) automatisch aus der Mail-Ausgangswarteschlange gelöscht. Sie erhalten darüber eine Benachrichtigung. Abbildung: Suchoptionen ausgehende Nachrichten Finde: Sie können im Mail-Ausgang nach Ihren s suchen und diese auch löschen. In der Listenansicht sehen Sie die ID, die Empfangszeit, den Absender, den Empfänger und die Größe, den Betreff, sowie das Ergebnis des letzten Sendeversuches. Auch das Sortieren über die Merkmale der s ist hier möglich. Klicken Sie hierzu auf die Spaltenüberschrift. In: Schränken Sie die Suche ein, indem Sie entweder nach Absender oder nach Empfänger suchen. Warteschlange: Zur Auswahl stehen SMTP und POP3. In der SMTP-Queue liegen alle s, die für den Versand per SMTP noch anstehen. In der POP3-Queue liegen die s, die bereits aus den Postfächern abgeholt und von der Box validiert wurden. Die s warten auf die nächste Abholung durch einen Client. Suchen: Die Suchanfrage startet. 12

13 3.2 Spam-Mails s, die in der Spam Mails - Warteschlange gelistet sind, wurden von der REDDOXX Appliance als Spam klassifiziert. Sollten s irrtümlicherweise als Spam erkannt worden sein (sogenannte False Positives ), so können diese dennoch nachträglich zugestellt werden. Abbildung: Suchoptionen Spammails Finde: Sie können in der Spam-Mails-Warteschlange nach s suchen und diese auch löschen. In der Listenansicht sehen Sie die ID, die Empfangszeit, den Absender, den Empfänger und die Größe. Auch das Sortieren über die Merkmale der s ist hier möglich. Klicken Sie hierzu auf die Spaltenüberschrift. In: Schränken Sie die Suche ein, indem Sie entweder nach Absender oder nach Empfänger suchen. Suchen: Die Suchanfrage startet. 13

14 3.2.1 Spam-Mail Optionen Verschiedene manuelle Optionen stehen bei der individuellen Verarbeitung dieser Mails zur Verfügung. Mit einem Klick auf die rechte Maustaste im Anzeigefeld erscheint folgende Anzeige. Abbildung: Optionen Spammails Anzeigen: Die wird in einem separaten Fenster angezeigt. Zustellen: Die wird dem jeweiligen Empfänger zugestellt. Zustellen (Whitelist address): Die wird dem jeweiligen Empfänger zugestellt und die Absenderadresse wird der lokalen Whitelist hinzugefügt. Zustellen (Whitelist Domain): Die wird dem jeweiligen Empfänger zugestellt und die Absenderdomäne wird der lokalen Whitelist hinzugefügt. Löschen: Spam-Mails werden automatisch nach 60 Tagen aus der Spam-Warteschlange gelöscht. Sie können aber auch manuell einzelne oder mehrere Spam-Mails löschen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf eine Spam-Mail und wählen sie Löschen aus dem Kontextmenü. 14

15 3.3 CISS Queue Die CISS-Warteschlange listet alle s auf, die noch nicht vom Absender bestätigt wurden. Die s können manuell zugestellt werden, sofern gewünscht. Dabei besteht die Möglichkeit den Absender dauerhaft freischalten. Die Ansicht, sowie die Such-, Zustell-, Lösch- sowie Vorschauoptionen stimmen mit denen der Spammails überein. Abbildung: CISS Queue HINWEIS s, welche vom Absender nicht bestätigt wurden, können hier vom Empfänger selbst zugestellt werden. (z. Bsp.: Newsletter, Werbung) 15

16 3.4 Archiv 2.0 Im Archiv werden alle s gespeichert, die durch die Appliance versendet oder empfangen wurden und mit dem vom Administrator festgelegten Archivierungs-Regelwerk (Policies) übereinstimmen. Archivierte s können dabei angezeigt und z.b. erneut zugestellt werden. Ebenfalls kann gezielt nach bestimmten Kriterien gesucht werden Überblick Abbildung: Schematischer Aufbau der Benutzerkonsole 16

17 3.4.2 Archiv-Suche Die Suche im Archiv basiert grundsätzlich auf einem Volltext-Index. Das heißt, dass bei Maileingang die gesamte , inklusive aller Anhänge, sofort nach einzelnen Textpassagen durchsucht wird und die identifizierten Textstellen in einem Index (Katalog) abgelegt und referenziert werden. Bei einer späteren Suche wird lediglich nur noch der Index durchsucht, was zu einer sehr schnellen Ergebnisanzeige führt. HINWEIS Für die Volltextsuche werden derzeit folgende Dateiformate unterstützt: Alle text- basierenden Dokumente und Dateien. Beachten Sie, dass eingebettete Bilder in PDF-Dateien, wie z.b. bei einem Fax, nicht mit der Volltextsuche gefunden werden können Suche Die Suche (auch Standard-Suche) ermöglicht Ihnen schnell und einfach im Archiv nach ein- und ausgegangenen s zu suchen. Abbildung: Standard Archivsuche Eingabe von Suchbegriffen: Es können ein oder mehrere Teil-Suchbegriffe, die alle im gesuchten Inhalt vorkommen müssen (Und-Verknüpfung), gesucht werden. Für eine Oder-verknüpfte Suche muss die erweiterte Suche benutzt werden. Platzhalter: Die Angabe von Platzhaltern mitten im Wort oder am Ende des Wortes ist erlaubt, nicht jedoch am Anfang des Wortes. * (Stern) Beliebig viele Zeichen (auch keines)? (Fragezeichen) Genau ein beliebiges Zeichen 17

18 Zu durchsuchende Felder und Inhalte. Es werden sämtliche Inhalte einer , inklusive allen Anhängen durchsucht. Auch die nicht direkt sichtbaren Kopfdaten einer , wie z.b. Erstellungsdatum, Absender, Empfänger, also auch alle (!) Empfänger einer Mail bei Massenmails mit vielen CC-Angaben, werden durchsucht. Wenn die Suche stärker und nach einzelnen Feldern eingegrenzt werden soll, muss die erweiterte Suche verwendet werden. Suche speichern Abbildung: Suchoptionen Über die Option Abfrage speichern erfolgt das Speichern durchgeführter Suchen. Der Name der Suche wird in diesem Zusammenhang vor dem Speichern vergeben. Ein Umschalten zwischen gespeicherten Suchanfragen und den Kategorien erfolgt dabei über die Reiter am unteren linken Bildrand der GUI. Durch einen Doppelklick auf eine gespeicherte Suchabfrage wird die Suche ausgeführt. Abbildung: Gespeicherte Abfragen 18

19 Suche in Kategorien Kategorien sind Gruppierungen von s, die zentral durch den Administrator bereit gestellt werden. Durch Auswahl einer Kategorie in der angezeigten Archivkategorienstruktur wird die Suche auf diese Kategorie eingeschränkt. Ist keine Kategorie ausgewählt (Standard), wird im gesamten Archiv gesucht. Abbildung: Kategorien 19

20 Gespeicherte Abfragen im Webinterface Gespeicherte Abfragen: Die Abfragen werden in einem PullDown Menü angezeigt. Abbildung: Suchabfragen verwalten Zum Speichern einer neuen Abfrage öffnet sich ein separates Fenster. Abbildung: Abfrage speichern Über den Punkt Abfragen verwalten werden alle gespeicherten Suchen angezeigt und können gelöscht werden. Abbildung: gespeicherte Abfragen 20

21 Weitere Einschränkungen der Suche mit Adressen Standardmäßig sind nach der Anmeldung an der Benutzerkonsole diejenigen adressen ausgewählt, die einem Benutzerkonto zugeordnet sind (Meine -Adressen). Für diese Adressen wird dann die Suche ausgeführt. Adressen, für die der Benutzer Stellvertreter ist, müssen während einer Sitzung einmalig ausgewählt werden, damit diese in der Suche mit berücksichtigt werden. Abbildung: Stellvertreter wählen 21

22 Nachricht Optionen Im Bereich MailDepot stehen Auswahlpunkte zur Verfügung, mit denen der weitere Umgang mit einer archivierten gesteuert werden kann. Abbildung: Nachricht Optionen Nachricht anzeigen Bei einem Klick auf Anzeigen wird die archivierte als Vorschau in einem separaten Fenster angezeigt. Dabei kann die gespeichert, zugestellt o. weiter geleitet werden. Ebenfalls können Anhänge geöffnet werden. Abbildung: Vorschau 22

23 Nachricht zustellen: Beim Ausführen der Option Nachricht zustellen wird die an den Empfänger erneut gesendet. Abbildung: Nachricht zustellen Weiterleiten an Die archivierte kann an einen beliebigen Empfänger weiter geleitet werden. Abbildung: weiterleiten 23

24 Nachricht speichern Beim Ausführen der Option Nachricht speichern kann die im eml-format unter einem beliebigen Pfad, mit einem beliebigen Namen im Netzwerk oder lokal gespeichert werden. Abbildung: Nachricht speichern 24

25 3.4.3 Historie anzeigen Beim Ausführen der Option Historie anzeigen, wird der -Verlauf in den einzelnen Prozessen angezeigt. Hierbei kann durch das anklicken jedes einzelnen Prozesses der geloggte Inhalt ausgelesen werden. Abbildung: Transaktions-Historie 25

26 3.4.4 Kategorie Voting Beim Kategorie Voting hat der Benutzer die Möglichkeit, soweit er als Controller für die Kategorie bestimmt wurde, einem Vorschlag eines Benutzers zuzustimmen o. diesen abzulehnen. Ebenfalls kann sich der Benutzer die Nachricht auch als Vorschau, sowie die bereits vergeben Stimmen anzeigen lassen. Abbildung: Kategorie Voting Anhand der rechten Maustaste auf eine rechts dargestellte werden die nachfolgenden Optionen sichtbar: Annehmen: Dem Vorschlag diese in die Kategorie zu übernehmen wurde zugestimmt. Ablehnen: Der Vorschlag für die entsprechende Kategorie wurde abgelehnt. 26

27 Nachricht anzeigen: Die Nachricht wird in einem separaten Fenster angezeigt. Auf welche Art und Weise ein Kategorie Voting erstellt werden kann, erfahren Sie in unserem Administrator Handbuch unter folgendem Link: RefHeading 196_ Abstimmung anzeigen Die bereits abgegeben Stimmen werden mit dem entsprechenden Status angezeigt. Abbildung: Status der Abstimmung 27

28 3.4.5 Audit Session In einer Audit Session (Überprüfung, Revision, Untersuchung) können autorisierte Benutzer unter Zustimmung weiterer Personen (=Mehr-Augen-Prinzip) bestimmte s von ausgewählten Kategorien einsehen. Die Audit Session wird vom Administrator für einen bestimmten Anwendungszeitraum bereitgestellt. Der Prüfer kann dann über die Benutzerkonsole die Überprüfung starten und Einsicht auf die bereitgestellten s erhalten. Eine Überprüfung wird vollständig aufgezeichnet, sodass genauestens nachvollzogen werden kann, wer wann welche gelesen hat und wer dem zu Beginn der Überprüfung zugestimmt hat. Die Erstellung eines Audits erfolgt anhand der admingui2. Informationen dazu sind im Handbuch für Administratoren unter folgendem Link verfügbar: Audit starten Die zur Verfügung stehenden Audits werden angezeigt. Nun kann die entsprechende Auditsession ausgewählt werden. Abbildung: Audit wählen Ob die ausgewählte Auditsession gestartet werden soll, wird nochmals abgefragt. Abbildung: Audit starten 28

29 Nach der Auswahl des Audits werden die Teilnehmer angezeigt. Der ausgewählte Benutzer kann sich nun authentifizieren. Abbildung: Authentifizierung Wenn nicht für alle Benutzer eine erfolgreiche Authentifizierung durchgeführt wurde, kann das Audit nicht beginnen. Sobald für alle Benutzer die Authentifizierung erfolgreich war, kann der OK Button betätigt werden. Alle Teilnehmer müssen sich mit Ihrem Benutzerpasswort authentifizieren. Die Eingabe des Benutzerpasswortes ist stets erforderlich. Abbildung: Benutzer Authentifizierung 29

30 Die Audit Session beginnt. Dies wird deutlich, da sich der Hintergrund des Archivs gelb färbt. Mit der Option Audit beenden kehrt die Ansicht wieder zum normalen Modus zurück. Abbildung: Audit gestartet Die Suchoptionen eines Audits unterscheiden sich nicht zur Suche eines Benutzers. Einzig die Option "Einschließlich gelöschter s" wird bei einem Audit zusätzlich verfügbar. 30

31 3.4.6 Kategorien Jedem Benutzer werden die vom Administrator erstellten Kategorien angezeigt. Voraussetzung ist, dass der entsprechende Benutzer auch die notwendigen Rechte hat. Kategorien vereinfachen die Übersichtlichkeit im Archiv. Je nach Konfiguration können s bestimmter Container durch die Kategorie zur Verfügung gestellt werden. Benutzer haben nicht die Möglichkeit selbst Kategorien zu erstellen. Wie der Administrator Kategorien erstellt und verwaltet, wird im Handbuch für Administratoren erläutert. Durch einen Doppelklick auf eine Kategorie werden alle s dieser Kategorie in der Ergebnisliste angezeigt. Um explizit in einer o. mehrerer Kategorien zu suchen, müssen die Checkboxen der Kategorien aktiviert werden. Die Suche in einer Kategorie ist analog zur Suche im kompletten Archiv und wird im Kapitel erläutert. Abbildung: Kategorien 31

32 3.4.7 Ergebnisliste Die Ergebnisliste zeigt s an, welche durch den Anzeigezeitraum, eine Suche o. die Auswahl einer Kategorie gefunden werden. Abbildung: Ergebnisliste Eingehende s: Bei s, welche mit einem grünen Pfeil im Icon gekennzeichnet sind, handelt es sich um eingehende Nachrichten. Also Nachrichten, welche von einem externen Absender an die interne Domäne versendet wurden. Ausgehende s: Bei s, welche mit einem roten Pfeil im Icon gekennzeichnet sind, handelt es sich um ausgehende Nachrichten. Also Nachrichten, welche von der internen Domäne (vertrauenswürdiges Netzwerk) an einen externen Empfänger versendet wurden. Importierte s: Durch den REDDOXX Importer importierte s werden mit einem Briefumschlag als Icon gekennzeichnet. MS Outlook s: s welche anhand des OutlookAddIn importiert wurden, werden mit dem Microsoft Outlook Icon gekennzeichnet. 32

33 Anhand der rechten Maustaste auf eine der Ergebnisliste, werden folgende weitere Optionen angezeigt. Abbildung: Optionen Anzeigen: Die wird in einem separaten Fenster angezeigt. Mit Outlook öffnen: Die wird anhand MS Outlook dargestellt. Speichern: Die kann im eml Format unter einem beliebigen Pfad gespeichert werden. MailSealer Mail speichern: Eine nach S/MIME verschlüsselte kann unter einem beliebigen Pfad gespeichert werden. Die wird dabei in ihrem verschlüsselten Zustand abgelegt. Historie anzeigen: Dieser Punkt wird unter Kapitel erläutert. Zustellen: Die wird dem entsprechenden Empfänger zugestellt. 33

34 Weiterleiten an: Die wird an einen beliebigen Empfänger weiter geleitet. Zu Kategorie hinzufügen: Soweit der Benutzer die benötigten Rechte hat, kann er eine einer Kategorie hinzufügen. Für Kategorie vorschlagen: Soweit der Benutzer die benötigten Rechte hat, kann er eine für eine Kategorie vorschlagen. Von Kategorie entfernen: Soweit der Benutzer die benötigten Rechte hat, kann er eine aus einer Kategorie entfernen. 34

35 3.4.8 Nachricht anzeigen: Im Vorschaufenster werden alle relevanten Daten einer angezeigt. Die Anzeige ist dabei ähnlich zu der eines Clients. Neben Headerdaten, Anhängen, sowie Body der gibt es im oberen Bereich die Möglichkeit die erweiterten Option zu wählen o. zur nächsten, bzw. vorhergehenden des Suchergebnisses zu springen. Abbildung: Vorschau 35

36 Kategorie vorschlagen: Die Kategorie für die die vorgeschlagen werden soll, kann hier ausgewählt werden. Voraussetzung ist, dass der Benutzer auch das Recht hat s für Kategorien vorzuschlagen. Abbildung: Kategorie auswählen Kategorie zuordnen: Die Kategorie in die die zugeordnet werden soll. Voraussetzung ist, dass der Benutzer auch das Recht hat s in Kategorien zuzuordnen. Das Auswahlfenster unterscheidet sich nicht von dem des Punktes Kategorie vorschlagen. 36

37 3.5 Mailsealer Mit dem MailSealer können Sie schnell und auf einfache Weise Ihre s sicher verschlüsseln. Es wird dabei die sehr hohe Verschlüsselungsstärke von 256 Bit nach AES verwendet. Abbildung: Mailsealeroptionen Einen neuen Verschlüsselungssatz hinzufügen Möchten Sie den gesamten verkehr zu einer bestimmten adresse verschlüsseln, so gehen Sie wie folgt vor: Durch Auswahl des Mailsealers stehen 3 Optionen zur Verfügung. Wählen Sie im Kontext-Menü Hinzufügen. Geben Sie die entsprechende -Adresse mit Passwort an. Soll die Verschlüsselung sofort angewendet werden, setzen Sie den Haken bei Aktiv. Abbildung: Verschlüsselungssatz hinzufügen Alle s, die an die angelegte Adresse verschickt werden, werden automatisch verschlüsselt. 37

38 Einen Verschlüsselungssatz bearbeiten Wenn wieder unverschlüsselt an eine bestimmte adresse versendet o. das Passwort geändert werden soll, klicken Sie im Kontextmenü auf Bearbeiten. Hier kann das Passwort geändert o. die Richtlinie deaktiviert werden. Einen Verschlüsselungssatz löschen Nach Auswahl des Verschlüsselungssatzes muss die Option löschen im Kontextmenü gewählt werden. 3.6 Einstellungen In den Einstellungen können Sie Ihr Benutzerprofil, Ihre -Aliase, die Einstellungen für den täglichen Warteschlangenbericht, sowie das Erscheinungsbild der REDDOXX Software und Ihr Kennwort anpassen. Ebenfalls können die Black- und Whitelisten, soweit administrativ gestattet, gepflegt werden. Abbildung: Benutzereinstellungen 38

39 3.6.1 Profil Abbildung: Benutzerprofil Einstellungen Benutzerprofil Report Sprache: Wählen Sie die Sprache für den täglichen Warteschlangenreport aus. Zur Auswahl stehen Deutsch und Englisch. HTML-Mail verwenden: Setzen Sie einen Haken, wenn der tägliche Warteschlangenreport im HTML-Format an Sie versendet werden soll. Warteschlangenreport aktivieren: Setzen Sie den Haken, wenn Sie regelmäßig den Warteschlangenreport mit den aufgelisteten Spam-Mails empfangen möchten. 39

40 GUI Einstellungen Automatische Anmeldung: Sie können sich automatisch, ohne erneute Passworteingabe, an der GUI anmelden. Das Kennwort wird auf Ihrem Computer zwischengespeichert. Start Modul: Hier wird festgelegt welches Modul standardmäßig nach erfolgreichem Log In angezeigt wird. Standard Archivanzeigezeitraum: In der Archivliste werden initial die s des eingestellten Zeitraumes angezeigt. Ein größerer Zeitraum kann über die Suche jederzeit abgefragt werden. Kennwort ändern: Das Kannwort zur Anmeldung kann hier geändert werden. Dabei muss das alte und neue Kennwort angegeben werden Adressen -Aliase sind -Adressen, die einem Benutzer zugeordnet sind. Der Benutzer kann nach seiner Anmeldung alle ihm zugeordneten -Adressen verwalten. In der Verwaltung können Sie das Filtern von Spam pro -Adresse aktivieren (Standard) oder deaktivieren, sowie einen Stellvertreter für eine -Adresse bestimmen. Abbildung: -Aliase 40

41 Einen neuen Alias hinzufügen Da die REDDOXX Appliance automatisch neue -Adressen erkennen kann, ist es in der Regel nicht erforderlich, manuell neue -Aliase anzulegen. Soll dennoch ein neuer Alias angelegt werden, bevor die REDDOXX Appliance diese automatisch erkennen kann, um z.b. das Filtern von vorneherein zu deaktivieren, muss wie folgt vorgegangen werden: Abbildung: Adresse hinzufügen Die neue Adresse muss eingegeben werden. Durch das Ausführen des Button Anforderung senden wird eine mit der Request-ID an die eingegebene Adresse versendet. Abbildung: Verifizierungs- Request-ID: Damit sich keine Dritten Zugang zur Verwaltung der neuen -Adresse beschaffen können, ist eine Sicherheitsüberprüfung erforderlich. 41

42 Anhand der Verify-ID kann die neu hinterlegte Adresse nun bestätigt werden. Durch den Button Send ID wird der Vorgang abgeschlossen. Abbildung: Send ID Dem -Alias kann nun ein Filterprofil zugeordnet werden. Des Weiteren kann ein Stellvertreter zugeordnet werden, sodass andere Benutzer unter deren Anmeldung die Warteschlangen dieses -Aliases verwalten können. Abbildung: -Alias bearbeiten Stellvertreter: In der Liste der Stellvertreter kann ein Benutzer ausgewählt werden, der diese -Adresse verwalten darf. Der Benutzer hat somit Zugang zu der Spam-Warteschlange und zum Archiv. Filterprofil: Unter Profil kann auch Kein Profil ausgewählt werden. s an diese Adresse werden dann nicht mehr gefiltert. Nach einer automatischen Neuanlage eines -Aliases wird immer zuerst das Default-Profil zugeordnet. 42

43 3.6.3 Filter Listen In den Filterlisten besteht die Möglichkeit bestimmte Adressen zu sperren oder auch freizuschalten. Abbildung: White-Liste Die Filterlisten gliedern sich in folgende Bereiche: Address Whitelist: Adresse wird zugelassen. Address Blacklist: Adresse wird gesperrt. Domänen Whitelist: Die gesamte Domänenadresse wird zugelassen. Domänen Blacklist: Die gesamte Domänenadresse wird gesperrt. Betreff Whitelist: Adresse mit dem Betreff wird zugelassen. Betreff Blacklist: Adresse mit dem Betreff wird gesperrt. Es gibt die Möglichkeiten Whitelist- und Blacklisteinträge hinzuzufügen, zu bearbeiten, sowie zu löschen. Ebenfalls kann nach Einträgen gesucht werden. Whitelisteintrag hinzufügen: Durch diese Aktion kann eine Adresse, eine Domäne oder ein Betreff als vertrauenswürdig hinterlegt werden. Abbildung: Whitelisteintrag hinzufügen 43

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45 Blacklisteintrag hinzufügen Durch diese Aktion kann eine Adresse, eine Domäne oder ein Betreff als nicht vertrauenswürdig hinterlegt werden. Abbildung: Blacklisteintrag hinzufügen Adresse: Eine Adresse des zu sperrenden Absenders hinzufügen. Beschreibung: Eine Beschreibung kann angegeben werden. Aktion: Welche Aktion soll durchgeführt werden. Markieren: Die wird im Betreff markiert und zugestellt. Quarantäne: Die wird in die Quarantäne verschoben. Ablehnen: Der Absender erhält eine Unzustellbarkeitsnachricht. Nicht empfehlenswert. Gültig bis: Die Gültigkeitsdauer des Eintrages. HINWEIS Die Verwaltung der Domänen- und Betreff-Filterlisten geschieht auf die gleiche Art. 45

46 3.7 Abmelden Mit einem Klick auf Abmelden wird die Verbindung zur REDDOXX Appliance getrennt. Man gelangt zurück zum Anmeldefenster und kann sich, auch unter einem anderen Benutzernamen, wieder anmelden. 46

47 4 Das REDDOXX Outlook AddIn Anhand des Outlook AddIn s ergibt sich die Möglichkeit die Userkonsole als festen Bestandteil von MS Outlook zu verwenden. Der hauptsächliche Unterschied des AddIn s liegt in der Nacharchivierung und dem Blacklisten von s. Der Großteil der Funktionen des AddIn s ist konform zu den Funktionen der Userkonsole. HINWEIS Die Funktionsweise des AddIn s bezieht sich einzig und allein auf MS Outlook. Mailclients anderer Anbieter, sowie Outlook Express werden nicht unterstützt. 4.1 Menüansicht Nachdem MS Outlook gestartet wurde, erscheint in der Symbolleiste eine REDDOXX Schaltfläche. Abbildung: REDDOXX Schaltfläche Bei einem Klick auf die REDDOXX Schaltfläche in der Symbolleiste erscheint die Anmeldemaske. HINWEIS Die Vorgehensweise beim Anmelden am Outlook AddIn im Client ist gleich zur Userkonsole. Siehe Kapitel 2. Alle weiteren Funktionen des AddIn's sind ebenfalls gleich zur User Konsole, sowie zum Webinterface und werden in den entsprechenden vorherigen Kapiteln erläutert. 47

48 4.2 Archivieren mit dem REDDOXX OutlookAddIn Anhand des Outlook AddIn's besteht die Möglichkeit s aus Ihren Postfächern zu archivieren. Abbildung: Nachricht archivieren Ordner archivieren: Der komplette Inhalt des ausgewählten Ordners wird archiviert. Mails archivieren: Die ausgewählten / markierten Nachrichten werden archiviert. Sender zur Sperrliste hinzufügen: Der Absender einer markierten wird zur Liste der Blacklist Absender (ABL) aufgenommen. Die Absender Adresse wird dabei nur für den angemeldeten Benutzer gesperrt. HINWEIS Bei der Auswahl Ordner archivieren werden alle Nachrichten im ausgewählten Ordner archiviert. Alle Nachrichten werden dann im Archivierungsfenster angezeigt. 48

49 Vor dem Start der Archivierung werden die ausgewählten Nachrichten nochmals aufgelistet. Abbildung: Nachrichten archivieren Verschiedene Optionen werden im Archivierungsfenster angeboten. Aktion nach Archivierung: Verschiebe Objekt in Ordner: Nachdem die Nachricht archiviert wurde kann ein Ordner im Nachrichtenverzeichnisbaum zum Ablegen (Verschieben) ausgewählt werden. Mails löschen: Die Nachricht wird nach dem Archivieren aus dem Postfach gelöscht. Keine: Es wird keine Aktion am Ende der Archivierung ausgelöst. Optionen: Max. Größe (MB): Die maximale Größe einer Nachricht (inkl. Anhang) welche archiviert werden soll, kann hier festgelegt werden. Ignoriere archived flag : Wurde eine bereits durch eine alternative Archivvariante der REDDOXX archiviert, so wird das dabei gesetzte Flag ignoriert und die wird erneut archiviert. Starten: Der Archivierungsprozess startet. Abbrechen: Das Archivierungsfenster wird geschlossen. Am unteren Fensterrand in der Statusleiste können Sie den Fortschritt des Archivierens mitverfolgen. 49

50 4.3 Sperren einer Adresse / Domäne im Posteingang Nachträglich können Absender von s, welche nicht von der REDDOXX als Spam klassifiziert wurden, auf die Address Blackliste gesetzt werden. Die Aktion Sender zur Sperrliste hinzufügen auf die entsprechende(n) (s) öffnet dabei ein separates Fenster, in dem die Absender Adresse(n) noch einmal angezeigt wird. Durch Checkboxen können die Adressen noch einmal auf Relevanz geprüft und dabei aktiviert oder deaktiviert werden. Ebenfalls lässt sich auch eine komplette Domäne sperren.. Abbildung: Den Absender einer Nachricht sperren (blacklisten) 50

51 5 Glossar A ABL Filter: Address-Blacklist Filter - Prüfung der Absenderadresse gegen eine im Spamfinder geführte Liste. Die Einträge können sowohl benutzerbezogen als auch unternehmensweit vorgenommen werden. Die Pflege dieser Listen erfolgt manuell durch den Administrator bzw. den Benutzer. Advanced RBL Filter: Advanced Realtime Blacklist Filter - Es werden alle -Server, die an dem Transport der eingehenden mitgewirkt haben, gegen öffentliche Blacklist-Server geprüft. Für die Funktion der ausgewählten Blacklist-Server, sowie die Fehlerfreiheit der Listeinträge auf den BlacklistServern wird keine Gewähr übernommen. Appliance: Die Appliance ist die Hardwarekomponente des Spamfinders - die REDDOXX Appliance. Es gibt drei Varianten der REDDOXX Appliance. So ist sichergestellt, dass die Bedürfnisse aller Unternehmensgrößen und -Aufkommen optimal abgedeckt werden. Beachten Sie die Warnund Sicherheitshinweise! AWL Filter: Adressen Whitelist Filter - Autorisierung der Absenderadresse gegen eine im Spamfinder geführte Liste. Die Einträge können sowohl benutzerbezogen als auch unternehmensweit vorgenommen werden. Einige Filter bauen diese Liste automatisch auf. Die weitere Pflege dieser Listen erfolgt manuell durch den Administrator bzw. dem Anwender. B Bayes Filter: Der Bayes Filter ermittelt über die inhaltliche Prüfung nach dem bayesichen Verfahren eine Wahrscheinlichkeit, ob es sich um Spam handelt oder nicht. Die Wortlisten werden automatisch durch den Spamfinder aufgebaut. Für eine Falscherkennung wird keine Gewähr übernommen. C CISS: Confirmation Interactive Site Server, kurz CISS, ist ein einmaliger, mehrstufiger Kontrollvorgang, der den dauerhaften Austausch von gewollten s zwischen Sender und Empfänger sicherstellt. Intelligente Autorisierung des Absenders mittels CISS (zum Patent angemeldet), einer einzigartigen Challenge/Response-Funktionalität. CISS Filter: Confirmation Interactive Site Filter - Dieses Verfahren stellt sicher, dass es sich bei dem Absender um eine natürliche Person handelt. Dazu wird über das im Internet erreichbare Spamfinder-Portal eine entsprechende Internetseite zur Verfügung gestellt. Die Verfügbarkeit des Spamfinder-Portals liegt bei mindestens 98,5% pro Jahr. 51

52 Cluster: Ein Cluster bezeichnet eine Anzahl von vernetzten Computern. Diese vernetzten Computer stehen zur parallelen Abarbeitung zur Verfügung. Abgearbeitet werden Teilaufgaben, die zu einer Aufgabe gehören. Im Gegensatz zu Parallelrechnern findet die Lastverteilung auf der Ebene einzelner Prozesse statt, die auf einer oder verschiedenen Maschinen des Clusters gestartet werden. Man benötigt also keine parallelisierte Software oder spezielle Betriebssysteme, wohl aber einen Scheduler, der die Teilaufgaben den Einzelrechnern zuweist. Alternativ werden Cluster auch zum Steigern der Verfügbarkeit von Systemen genutzt. D DBL Filter: Domänen Blacklist Filter - Prüfung der Absenderdomäne gegen eine im Spamfinder geführte Liste. Die Einträge können sowohl benutzerbezogen als auch unternehmensweit vorgenommen werden. Die Pflege dieser Listen erfolgt manuell durch den Administrator bzw. dem Benutzer. DMZ: Bedeutet Demilitarisierte Zone. Eine DMZ ist ein Zwischennetz, das an Netzübergängen gebildet wird, aber weder zu dem einen, noch zu dem anderen Netz gehört. Sie stellt ein eigenes Netz dar, das nicht so stark gesichert ist wie das eigentlich zu schützende Netz. DMZ werden bei einfachen Sicherheitsgateways üblicherweise an einer dritten Schnittstelle des Paketfilters erzeugt. Besteht das Sicherheitsgateway aus Paketfilter - Application-Level-Gateway Paketfilter, dient in der Regel eine weitere Schnittstelle des Application-Level-Gateways (ALG) als DMZ-Schnittstelle. Verfügen Paketfilter oder ALG über mehr als drei Schnittstellen, können weitere DMZ gebildet werden. DNS: Das Domain Name System (DNS) ist einer der wichtigsten Dienste im Internet. Das DNS ist eine verteilte Datenbank, die den Namensraum im Internet verwaltet. Domäne: Eine Domäne (englisch Domain) ist ein zusammenhängender Teilbereich des hierarchischen DNS Namensraumes. Eine Domäne umfasst ausgehend vom ihrem Domänennamen immer die gesamte untergeordnete Baumstruktur. DWL Filter: Domänen Whitelist Filter - Autorisierung der Absenderdomäne gegen eine im Spamfinder geführte Liste. Die Einträge können sowohl benutzerbezogen als auch unternehmensweit vorgenommen werden. Die Pflege dieser Listen erfolgt manuell durch den Administrator bzw. dem Benutzer. F Failover: Failover bezeichnet eine Technologie aus der Informationstechnik, mit deren Hilfe Daten und Dienste hochverfügbar gehalten werden können. 52

53 H Hostname: Der Name der REDDOXX Appliance im Netzwerk. K Konsole: Softwarekomponente, über die die REDDOXX Appliance gesteuert wird. L LDAP: LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) ist ein Netzwerkprotokoll, das bei so genannten Directories zum Einsatz kommt. Es vermittelt die Kommunikation zwischen dem LDAP-Client (beispielsweise einem -Server oder digitalen Adressbuch) mit dem Directory Server. Dabei werden alle protokollspezifischen Funktionen geboten, die für eine solche Kommunikation notwendig sind: Anmeldung an dem Server, die Suchabfrage und die Modifikation der Daten. M Mail Hop: Mail Hop ist, wenn eine von einem Server zu einem anderen Server übermittelt wird, jeder dieser Server wird als Mailhop angesehen. N NBL Filter: Netzwerk Blacklist Filter - Prüfung der IP-Adresse des -Servers des Absenders gegen eine im Spamfinder geführte Liste. Die Einträge können sowohl benutzerbezogen als auch unternehmensweit vorgenommen werden. Die Pflege dieser Listen erfolgt manuell durch den Administrator bzw. dem Benutzer. NWL Filter: Netzwerk Whitelist Filter - Autorisierung der IP-Adresse des -Servers des Absenders gegen eine im Spamfinder geführte Liste. Die Einträge können sowohl benutzerbezogen als auch unternehmensweit vorgenommen werden. Die Pflege dieser Listen erfolgt manuell durch den Administrator bzw. dem Benutzer. O OS: Operating System, den auch im deutschen Sprachraum geläufigen engl. Begriff für Betriebssystem. 53

54 Q Quarantäne: Die REDDOXX Appliance beinhaltet für alle freigeschalteten Benutzer Quarantän boxen, welche individuell eingestellt werden können. Zusammen mit den erreichten False-Positive-Raten ermöglicht Ihnen dieses Feature die Konformität zu den geltenden Gesetzen zu erreichen. R RAID: Ein RAID-System (Abk. Redundant Array of Inexpensive Disks, oft aber auch Redundant Array of Independent Disks) dient zur Organisation mehrerer physikalischer Festplatten eines Computers zu einem leistungsfähigen bzw. sicheren logischen Laufwerk. RBL Filter: Realtime Blacklist Filter - Die sendenden -Server werden gegen öffentliche Blacklist-Server geprüft. Für die Funktion der ausgewählten Blacklist-Server sowie die Fehlerfreiheit der Listeinträge auf den Blacklist-Servern wird keine Gewähr übernommen. Realm: Der Realm ist ein Bereich, ähnlich einer Domäne, in dem man sich authentifiziert. (Siehe Kapitel: "Benutzerverwaltung - Anmeldekonfiguration") RVC Filter: Recipient-Verify-Check Filter - Zum Schutz der lokalen -Server gegen "Spamfluten" erfolgt eine Überprüfung der Empfängeradresse durch Rückfrage beim jeweiligen -Server, ob dieser Empfänger bekannt ist. Diese Funktion ist zurzeit für Microsoft Exchange Server ab der Version 5.5 möglich. S SBL Filter: Betreff Blacklist Filter - Abprüfen des -Betreffs gegen eine im Spamfinder geführte Liste. Die Einträge können sowohl benutzerbezogen als auch unternehmensweit vorgenommen werden. Die Pflege dieser Listen erfolgt manuell durch den Administrator bzw. dem Benutzer. SMTP: Simple Mail Transfer Protocol. Dieses Protokoll ermöglicht eine mit etwas mehr auszustatten, als wenn man Sie nur einfach so versenden würde! Das Protokoll hat mehrere Funktionsmöglichkeiten. Zum einen dient es dazu, ihre s einen direkten Weg zum Empfänger finden zu lassen, zum anderen ermöglicht SMTP den Weg Ihrer über verschiedene Server, sogenannte MTA, zu Ihrem Empfänger. Fast jeder -Client benutzt dieses Protokoll zum Versenden der elektronischen Post. 54

55 SRC Filter: Sender-Receive-Check Filter- Prüft ob der Absender auch eine entgegen nehmen würde. Eine Falscherkennung, wie z.b. bei Newslettern oder sonstigen automatisch erstellten s kann nicht ausgeschlossen werden, jedoch durch entsprechende Einträge in den Positivlisten verhindert werden. SWL Filter: Betreff Whitelist Filter - Autorisierung des -Betreffs gegen eine im Spamfinder geführte Liste. Die Einträge können sowohl benutzerbezogen als auch unternehmensweit vorgenommen werden. Die Pflege dieser Listen erfolgt manuell durch den Administrator bzw. dem Benutzer. T TCP/IP: Transmission Control Protocol / Internet Protocol. TCP/IP ist das Protokoll, das im Internet die Verbindungen/den Datenaustausch zwischen den Computern regelt. Bei der Übertragung von Information, werden die abgeschickten Daten durch TCP in kleine Pakete zerlegt, mit einer Prüfsumme versehen (Übertragungssicherheit) und durchlaufend nummeriert (um die Zusammensetzung in der richtigen Reihenfolge zu gewährleisten). Die TCP-Pakete enthalten auch die Adressen von Absender und Empfänger (IP-Adressen). V Virenscanner: ClamAV - Der Virenscanner untersucht die Anhänge aller s nach Viren. Gepackte Dateien werden temporär dekomprimiert und untersucht. s, bei denen eine Virenbefall erkannt wurde, werden in einem Quarantänebereich auf dem Spamfinder gespeichert. Auf diesen Bereich hat nur der Administrator Zugriff. Ihr Spamfinder bezieht die Virensignaturen direkt vom Hersteller (ClamAV). Es wird keine Gewähr für die Aktualität der Signaturdateien sowie die Verfügbarkeit des Signaturservers übernommen. Für Schäden, die durch unerkannte Viren entstehen können, wird keine Haftung übernommen. 55