Ursprungszeugnisse online

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1 Ursprungszeugnisse online und elektronisch bescheinigte Handelsdokumente Seite 1 von 5

2 IHK Ostwürttemberg die regionale Selbstverwaltung der Wirtschaft Die IHK Ostwürttemberg ist die regionale Selbstverwaltung der Wirtschaft im Landkreis Heidenheim und im Ostalbkreis. Wir vertreten die Gesamtinteressen unserer knapp Mitgliedsunternehmen aus Industrie, Handel und Dienstleistung. Für den Staat nehmen wir hoheitliche Aufgaben wahr. Als kritisch-konstruktiver Partner der Politik und unabhängiger Anwalt des Marktes sind wir das wirtschaftspolitische Sprachrohr in Ostwürttemberg. Mit unseren sechs Geschäftsfeldern Standortpolitik Starthilfe und Unternehmensförderung Aus- und Weiterbildung Innovation I Umwelt International Recht I Fair Play sind wir kundenorientierter Dienstleister für die Unternehmen der Region. In dem, was wir tun, folgen wir unserem Kundencredo: Wir machen uns stark für Ihren Erfolg. Herausgeber Industrie- und Handelskammer Ostwürttemberg Geschäftsfeld International Postfach 14 60, Heidenheim Büroanschrift: Ludwig-Erhard-Straße 1, Heidenheim Tel Fax zentrale@ostwuerttemberg.ihk.de Internet: Katja Bierbaum Tel Fax bierbaum@ostwuerttemberg.ihk.de Stand: November IHK Ostwürttemberg. Alle Rechte vorbehalten. Nachdruck oder Vervielfältigung auf Papier und elektronischen Datenträgern sowie Einspeisung in Datennetze nur mit Genehmigung des Herausgebers. Alle Angaben wurden mit größter Sorgfältigkeit erarbeitet und zusammengestellt. Für die Richtigkeit und Vollständigkeit des Inhalts sowie für zwischenzeitliche Änderungen übernimmt die IHK Ostwürttemberg keine Gewähr. Seite 2 von 5

3 Ursprungszeugnisse online und elektronisch bescheinigte Handelsdokumente 1. Ursprungszeugnisse (UZ) 2. UZ online beantragen 2.1 Die Vorteile 2.2 Verfahrensablauf 2.3 Teilnahme am Verfahren 3. Gebühren 4. Technische Voraussetzungen 5. Weitere Entwicklung 1. Ursprungszeugnisse (UZ) Die Behörden vieler Staaten verlangen, dass die Waren, die in ihr Hoheitsgebiet eingeführt werden sollen, von Ursprungszeugnissen oder bescheinigten Handelsrechnungen begleitet sind. Allein die IHK Region Stuttgart stellt pro Jahr ca Dokumente aus. Auch andere dem Außenwirtschaftsverkehr dienende Dokumente bescheinigen IHKs, zum Beispiel Visaanträge und Freiverkehrsbescheinigungen. 2. UZ online beantragen UZ können traditionell in Papierform bei der IHK vor Ort beantragt werden. Seit 2002 gibt es die Möglichkeit, UZ auch elektronisch zu beantragen. Über ein Formular im Internet ist es möglich, der IHK einen Antrag auf Ausstellung eines Ursprungszeugnisses (digital signiert) zuzuleiten. Daraufhin kann die IHK das Ursprungszeugnis prüfen, bestätigen und zum Ausdruck im Unternehmen freischalten. Der Ausdruck musste bislang auf von der IHK vorbehandelten Vordrucken erfolgen. Diese mussten beim Unternehmen vorgehalten und überwacht werden. Dies entfällt nun. 2.1 Die Vorteile Seit Juni 2011 haben wir das Verfahren weiterentwickelt: nach einiger Vorarbeit konnten wir eine andere Lösung entwickeln, die die Vorabunterschrift überflüssig macht. Siegel und Unterschrift werden in der Version 2+ des elektronischen Ursprungszeugnisses als Bild (Faksimile) eingebettet und dann im Unternehmen ausgedruckt. Die Sicherheit des Verfahrens wird damit nochmals erhöht. Dies ist ein maßgeblicher Beitrag der IHK-Organisation zur Vereinfachung von Verwaltungsvorgängen. Die Vorteile des elektronischen Verfahrens liegen auf der Hand: Der Ausdruck von Ursprungszeugnissen und sonstigen Bescheinigungen mit Faksimile von IHK- Dienstsiegel und Unterschrift erfolgt im Unternehmen. Gleich zwei Postwege oder Botengänge pro Vorgang können eingespart werden Entscheidungen und Kommentare der IHK erhalten Sie online. Notwendige Änderungen kann die IHK gegebenenfalls elektronisch anfordern. Der Bearbeitungsprozess in der IHK wird transparenter. Die Historie der Antragsbearbeitung wird in einer Tabelle dargestellt mit Angabe von Datum und Bearbeiter. Ursprungsnachweise, Rechnungen und andere Dokumente können dem Ursprungszeugnis in elektronischer Form beigefügt werden und so ebenfalls bescheinigt werden Sie müssen keine Sicherheitsrisiken befürchten. Denn dank Einsatz der elektronischen Signatur werden die Daten auf dem Übertragungsweg mit einem elektronischen Fingerabdruck des Antragstellers versehen Im Benutzerprofil können Voreinstellungen vorgenommen werden, z. B. die Adresse des Exportunternehmens. Seite 3 von 5

4 elektronische Anträge, die bis 30 Minuten vor Ende der Öffnungszeiten eingehen, werden noch am selben Tag bearbeitet Die nach dem Verfahren 2+ ausgestellten Dokumente werden im Ausland anerkannt. Leider gibt es zur Zeit Schwierigkeiten mit Katar. Falls es zu Schwierigkeiten kommen sollte, kann sofort auf die konventionelle Bearbeitung umgestellt werden. Hinweis: Dokumente für das Bundesverwaltungsamt müssen wegen urkundenrechtlicher nationaler Vorschriften konventionell erstellt werden. 2.2 Verfahrensablauf Die Ausstellung von Ursprungszeugnissen und die Bescheinigung von Handelsdokumenten wird per Internet beantragt. Den Link und das Benutzerhandbuch für das System finden Sie hier. Die Antragsdaten werden in das System eingegeben oder über eine Schnittstelle aus dem Warenwirtschaftssystem geladen. Falls für das Ursprungszeugnis Nachweise oder zusätzliche Informationen erforderlich sind, werden diese dem Antrag in einem gängigen Dateiformat (PDF, Word, Excel) beigefügt. Der Antrag wird dann digital signiert und an die IHK gesendet. Nach der Bearbeitung und der Freigabe durch die IHK wird das Ursprungszeugnis im Unternehmen ausgedruckt. Hierzu sind Ursprungszeugnis-Vordrucke ohne Seriennummer erforderlich. Auch die Bescheinigung von Handelsdokumenten (Handelsrechnungen oder andere Papiere) durch die IHK ist mit diesem System möglich. Die zu bescheinigenden Dokumente, müssen als TIFF-Datei beigefügt werden. Die Anwendung ermöglicht auch eine Umwandlung von PDF-Dateien in TIFF-Dateien. Hierzu müsste die kostenlose Software "Ghostscript" bei dem antragstellenden Unternehmen installiert sein. Auch hier wird der Antrag digital signiert und an die IHK geschickt. Wenn die Bescheinigung erfolgt ist, druckt das Unternehmen die bescheinigte Handelsrechnung aus, IHK-Siegel und Unterschrift sind dann in diesem Ausdruck enthalten. 2.3 Teilnahme am Verfahren Der erste Schritt zur Teilnahme am elektronischen Verfahren ist die Klärung der innerbetrieblichen technischen Voraussetzungen. Außerdem ist es sinnvoll, einen Blick in das hinterlegte Verfahrenshandbuch zu werfen. Bei Fragen und Interesse wenden Sie sich an Ihre IHK. Nachdem die technischen Voraussetzungen geschaffen sind und die Karten für die digitale Signatur ebenfalls vorliegen, schaltet Sie die IHK für den Ausdruck der Dokumente im Unternehmen frei. Die Teilnahme am elektronischen Verfahren ist freiwillig. Es ist auch möglich parallel Dokumente in Papierform und elektronisch zu beantragen. Natürlich muss sichergestellt werden, dass für eine Ware nur einmal ein Ursprungszeugnis oder eine Bescheinigung beantragt wird. 3. Gebühren Es fallen die normalen Gebühren für Ursprungszeugnisse in Höhe von 5,00 Euro pro Beglaubigung an. Zusätzlich entstehende Kosten für die Pflege und Bereitstellung des elektronischen Verfahrens in Höhe von 3,00 Euro. 4. Technische Voraussetzungen Um an das System der elektronischen Beantragung und Ausstellung von UZ angeschlossen zu werden, benötigen Sie neben einem Internetanschluss eine persönliche Signaturausstattung. Diese besteht aus einer persönlichen Signaturkarte ("SmartCard"), einem Kartenlesegerät und einer Software-CD-Rom. Mit Hilfe dieser Computeranwendung können Sie Dokumente jeglicher Art signieren. Die elektronische Signatur ist gültig wie Ihre handschriftliche Unterschrift zum Beispiel unter einem Vertrag. Eindeutige Identifikation und Signatur sind für die elektronische Beantragung der UZ unerlässlich. Für dieses Verfahren Seite 4 von 5

5 Ist eine Signaturausstattung (Signaturkarte, Lesegerät, Software DigiSeal) pro signierendem (unterschreibendem) Mitarbeiter erforderlich. Für die Installation der digitalen Signatur benötigen Sie: PC (ab Pentium Prozessor 800 MHz oder höher, mindestens 512 MB Arbeitsspeicher) Microsoft-Betriebssystem: Windows 2000, XP, Vista, Windows 7 60 MB freier Festplattenspeicher USB-Anschluss Internetanschluss Bei technischen Fragen wenden Sie sich bitte an das Supportcenter unter Telefon 0231/ Beantragung der Signaturkarte Ihre Signaturausstattung (Signaturkarte und Lesegerät) müssen Sie persönlich beantragen. Dies ist über das Post-Ident-Verfahren möglich. Bei Fragen wenden Sie sich an das Geschäftsfeld International oder schreiben Sie uns eine Mail an UZ-digital@ostwürttemberg.ihk.de 5. Weitere Entwicklung Das Verfahren funktioniert reibungslos. Bereits nahezu die Hälfte der anfallenden UZs werden im elektronischen Verfahren ausgestellt. Die Bescheinigung von Handelsrechnungen ist auf elektronischem Weg ebenfalls möglich. Jeder, dem das Ursprungszeugnis vorliegt, hat die Möglichkeit, dieses auf einfache Weise über das Internet verifizieren zu lassen. Der entsprechende Link findet sich auf dem Ursprungszeugnis. Es genügt die Eingabe der Nummer des Ursprungszeugnisses und des angezeigten Verification Codes. Sollten weitere Zweifel an der Korrektheit des Inhalts des Ursprungszeugnisses bestehen, können diese in einem zweiten Schritt entweder per oder auf dem Postwege an die ausstellende IHK weitergeleitet werden. Auch hier unterstützt das Verifikationsportal. Sobald die Empfangsländer der Dokumente elektronische UZ akzeptieren, entfällt der Papierausdruck. Bis zu diesem Zeitpunkt bieten wir beide Varianten, das Papierverfahren und das elektronische Verfahren an. Seite 5 von 5