Notizen verwenden. Notizen erstellen und bearbeiten Notizen anzeigen und sortieren Notizen filtern Notizen drucken. Notizen erstellen und bearbeiten

Transkript

1 9 Notizen verwenden Lernziele Notizen erstellen und bearbeiten Notizen anzeigen und sortieren Notizen filtern Notizen drucken Notizen erstellen und bearbeiten OL03S-3-3 Im Notiz-Modul von Outlook können Sie kleine Notizen erstellen, die dann in Form von (standardmäßig gelben) kleinen Fenstern auf Ihrem Bildschirm stehen. Übung 1: Eine Notiz erstellen und bearbeiten 1. Wählen Sie Wechseln zu/notizen, um das Notiz-Modul zu öffnen. 2. Doppelklicken Sie in den leeren Bereich der Notizansicht. Ein leeres Notizfenster wird angezeigt. Leere Notiz 139

2 3. Geben Sie die Notiz ein. 4. Schließen Sie die Notiz mit einem Klick auf die Schließen-Schaltfläche. Das Notizfenster verschwindet vom Bildschirm, die Notiz wird gespeichert und im Notizen-Ansichtsbereich angezeigt. Um eine Notiz erneut zu öffnen und zu bearbeiten, doppelklicken Sie auf die Notiz. Nehmen Sie dann die gewünschten Änderungen vor. Wenn Sie die Schließen-Schaltfläche anklicken, wird die Notiz beim Schließen automatisch gespeichert. Der Betreff der Notiz Die erste Zeile einer Notiz sollte aussagekräftig sein, da diese später den Betreff der Notiz bildet. Dabei geht die erste Zeile bis zu der Stelle, an der Sie zum ersten Mal die Taste ( ) drücken. In der Standardansicht bildet der Betreff auch die Bezeichnung, unter der die Notiz abgelegt wird. 140 Kapitel 9

3 Übung 2: Eine Notiz einfärben Sie können den Notizen auch andere Farben als Gelb zuweisen. OL03S Klicken Sie im Notizen-Ansichtbereich die Notiz mit der rechten Maustaste an. 2. Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Farbe. 3. Klicken Sie auf die gewünschte Farbe. Die Notiz wird in der gewünschten Farbe dargestellt. Übung 3: Einer Notiz eine Kategorie zuweisen OL03S-3-8 Neben dem Einstellen der Farbe ist das Zuweisen von einer oder mehreren Kategorien zu einer Notiz eine weitere Option, um die Notizen zu organisieren. 1. Klicken Sie im Notizen-Ansichtsbereich die Notiz mit der rechten Maustaste an. 2. Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Kategorien. 3. Schalten Sie die Kontrollkästchen vor den Namen derjenigen Kategorien ein, die Sie der Notiz zuweisen wollen. (Sie können auch hier weitere Kategorien definieren, wie Sie es bereits in den Übungen für die Kategorisierung von -Nachrichten kennen gelernt haben). Notizen verwenden 141

4 Ändern der Anzeige von Notizen Sie können festlegen, in welcher Schriftformatierung Notizen angezeigt werden und ob Uhrzeit und Datum der Notizen ein- oder ausgeblendet sein sollen: Übung 4: Schriftformatierungen u. a. einstellen 1. Wählen Sie Extras/Optionen. 2. Klicken Sie auf Notizenoptionen. 3. Legen Sie Standardgröße und Farbe der Notizen fest. 4. Klicken Sie auf Schriftart, um die Schriftformatierungen zu ändern, nehmen Sie im Dialogfeld die gewünschten Einstellungen vor und beenden Sie beide Dialogfelder mit OK. Übung 5: Anzeige von Datum und Uhrzeit ändern 1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen und dann auf die Registerkarte Weitere. 2. Klicken Sie auf Erweiterte Optionen. 3. Aktivieren oder deaktivieren Sie unter Anzeigeoptionen das Kontrollkästchen Beim Anzeigen von Notizen das Datum und die Zeit einblenden. Notizen anzeigen und sortieren OL03S-3-4 Outlook stellt Ihnen fünf verschiedene Ansichtsoptionen für Notizen zur Verfügung, zwischen denen Sie im Navigationsbereich umschalten können. Diese Optionen sind: Symbole Zeigt große oder kleine Symbole oder eine Liste mit Symbolen an. Jedes Symbol steht für eine Notiz, die farblich gekennzeichnet und mit dem Notiztitel versehen ist. Notizenliste Zeigt eine mit dem Posteingang vergleichbare Liste mit Notizen an. Jedes Element in der Liste umfasst den Notiztitel, das die Notiz darstellende Farbsymbol, Datum und Uhrzeit der Notizerstellung, die ers- 142 Kapitel 9

5 ten drei Zeilen der Notiz sowie ggf. die Kategorie, der die Notiz zugeordnet ist. Letzte sieben Tage Zeigt nur die in den letzten sieben Tagen erstellten Notizen an. Nach Kategorie Zeigt die nach Kategorien angeordneten Notizen zusammen mit dem Notiztitel sowie dem Datum und der Uhrzeit der Notizerstellung an. Nach Farbe Zeigt die nach Farben angeordneten Notizen zusammen mit dem Notiztitel sowie dem Datum und der Uhrzeit der Notizerstellung an. Übung 6: Notizenansichten kennen lernen 1. Erstellen Sie mehrere neue Notizen und weisen Sie ihnen verschiedene Farben und Kategorien zu, wie in den beiden vorhergehenden Übungen beschrieben. 2. Verwenden Sie den Navigationsbereich für Notizen, um zwischen den verschiedenen Ansichten umzuschalten. 3. Beachten Sie, dass in den Listenansichten standardmäßig in der letzten Spalte die den Notizen zugewiesenen Kategorien angezeigt werden. Tipp: Notizen sortieren Wenn Sie eine der Listenansichten ausgewählt haben, können Sie die Notizen nach den Spaltenüberschriften sortieren. Klicken Sie dazu einfach auf die Spaltenüberschrift, nach der sortiert werden soll. Ein kleiner Pfeil zeigt an, ob die Notizen nach der angeklickten Spalte auf- oder absteigend sortiert angezeigt werden. Notizen filtern OL03S-3-6 Wenn Sie nach bestimmten Informationen innerhalb der Notizen suchen, können Sie die Suche in Outlook verwenden, um nur die Notizen mit den gewünschten Informationen anzuzeigen. Sie können beispielsweise nur die Notizen anzeigen, die im Notiztitel oder im Text das Wort Marketing enthalten. Übung 7: Nach Notizen suchen 1. Wählen Sie im Menü Extras/Suchen/Suchen. Die Suchleiste wird eingeblendet. 2. Geben Sie in das Feld Suchen nach den Text ein, nach dem Sie suchen möchten. 3. Klicken Sie auf Suche starten. Outlook zeigt Ihnen alle Notizen an, die den eingegebenen Suchtext enthalten. Wenn Sie wieder alle Notizen anzeigen lassen möchten, klicken Sie in der Suchleiste auf Löschen. Notizen verwenden 143

6 Notizen drucken OL03S-3-9 Sie können die Notizen bei Bedarf auch ausdrucken. Im Unterschied z. B. zum Kalender müssen Sie jedoch die Notizen, die Sie ausdrucken wollen, zuerst markieren. 1. Drücken Sie (Strg)+(A), um alle Notizen zu markieren. Oder halten Sie die (Strg)-Taste gedrückt und klicken Sie mit der Maus nacheinander die Notizen an, die Sie ausdrucken möchten. 2. Wählen Sie Datei/Drucken. 3. Klicken Sie auf OK. Wiederholungsfragen Wie erstellen Sie eine neue Notiz? Wie ändern Sie die Farbe einer bereits erstellten Notiz? Nennen Sie drei der vier Optionen, die Sie für die Anzeige von Notizen konfigurieren können? Nennen Sie drei der fünf Ansichten, die Ihnen Outlook für Notizen zur Verfügung stellt. Was müssen Sie tun, bevor Sie Notizen ausdrucken können? 144 Kapitel 9