DIE VERWALTUNG VON UNTERNEHMENSINFORMATIONEN

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2 DIE VERWALTUNG VON UNTERNEHMENSINFORMATIONEN Unternehmensinformationen betreffen jede Kommunikation des Unternehmens, sowohl intern (Mitarbeiter, Aktionäre, usw.) als auch extern (Behörden, Institutionen, Öffentlichkeit, usw.). Der zeitnahe Informationsaustausch ist für die Erreichung der Unternehmensziele grundlegend. Die Nutzung solcher Informationen darf nur für Unternehmenszwecke genutzt werden und jede, während der Aktivitäten in der Organisation erworbene, Information unterliegt dem Betriebsgeheimnis. Die Verwaltung und der Schutz von Unternehmensinformationen ist nicht immer einfach. Trotz der zahlreichen Regulierungen um diese vertraulichen Informationen zu schützen, stößt man immer wieder auf Schwierigkeiten, die aber mit den geeigneten Instrumenten gemeistert werden können. Daher ist es beim Austausch von vertraulichen Informationen grundlegend über effiziente Kommunikationsflüsse zu verfügen, die helfen, die vorzeitige Verbreitung sensibler Informationen zu vermeiden. 2

3 INTERNE & EXTERNE KOMMUNIKATION Die geltenden Vorschriften fordern von Führungskräften die korrekte Verwaltung der Unternehmenskommunikation durch interne und externe Kommunikationsverfahren. Aus diesem Grund (und unter Berücksichtigung der EU-Vorschriften zum Marktmissbrauch) ist es notwendig, mit Instrumenten zu arbeiten, die eine sichere und vertrauliche Informationsverwaltung erlauben. Beim Austausch von internen Informationen ist es grundlegend über effiziente Kommunikationsverfahren zu verfügen, die helfen, die vorzeitige Verbreitung sensibler Informationen zu vermeiden (Interne Kommunikation). In jedem Fall muss die Offenlegung von preissensitiven Informationen komplett, unverzüglich und adäquat erfolgen, um mögliche Informationsungleichheiten zwischen Investoren oder Situationen die den Marktpreis des Wertpapiers beeinflussen können zu vermeiden (Externe Kommunikation). 3

4 WARUM DEN BOARD COMMUNICATION VDR NUTZEN? Multipartner bietet webbasierte Portale der letzten Generation für die sichere Verwaltung der Board-Kommunikation zwischen den Mitgliedern eines oder mehrerer Boards (Vorstand, Aufsichtsrat, Ausschüsse, usw.) ohne das Risiko der vorzeitigen Offenlegung sogenannter Insider-Informationen einzugehen. Die Regulierungen bezüglich des vorsichtigen Umgangs mit Insiderinformationen sind umfangreich und Aufsichtsratsmitglieder, Vorstandsmitglieder, Manager und Angestellte, die Zugang zu diesen Informationen haben, sind verpflichtet, vertraulich damit umzugehen. Insider-Informationen sind (Richtlinie 2003/6/EG): Präzise Informationen, die nicht öffentlich bekannt sind und einen oder mehrere Emittenten von Finanzinstrumenten oder ein oder mehrere Finanzinstrumente direkt oder indirekt betreffen und geeignet wären, die Kursentwicklung und Kursbildung erheblich zu beeinflussen. 4

5 VORTEILE DES BOARD COMMUNICATION VDR Das Unternehmen beseitigt die Risiken (i) des Kontrollverlustes über Dokumente und Insider-Informationen, (ii) des nicht vorsätzlichen Abfangens (Verlust, Zustellung an nicht autorisierte Personen, usw.) mit den daraus folgenden Risiken der Nachrichtenflucht oder der widerrechtlichen Nutzung von Informationen und (iii) des vorsätzlichen Abfangens (Spionage). Durch den VDR werden die Informationen direkt den autorisierten Empfängern zugestellt. Dabei werden die Informationen (i) mit den höchsten verfügbaren Sicherheitsstandards verschlüsselt, (ii) mit nicht löschbaren Markierungen mittels statischer oder dynamischer Wasserzeichen versehen und (iii) auf sicheren Servern aufbewahrt, die das Herunterladen ausschließen und somit nur den autorisierten Empfängern den Zugriff ermöglichen. 5

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7 TRADITIONELLE VERFAHREN vs BOARD COMMUNICATION VDR DATENÜBER - TRAGUNG: Fax Papier Board Communicati on VDR AUTOMATISCHE VERSCHLÜSSEL UNG Informati on Dokum ent AUTOMATISCHES WASSERZEICHEN Informati on Dokument VERBREITUNG GESPERRT Informati on Dokume nt Die Information muss den autorisierten Empfänger erreichen. Wird die Information, dem autorisierten Benutzer zugestellt, kann das Unternehmen für deren Nutzung nicht mehr verantwortlich gemacht werden. 7

8 DATENRAUMEIGENSCHAFTEN Schnelle Antworten auf Ihre Bedürfnisse: wir können Ihren Board Communication Datenraum innerhalb sehr kurzer Zeit einrichten (einige Stunden!). Nicht ein virtueller Datenraum sondern IHR virtueller Datenraum: höchste Pflege und detailtreue bei der Personalisierung des VDR gemäß Ihrer Brand Identity, Ihren Unternehmensfarben und Ihren Bedürfnissen. Höchstes Sicherheitsniveau zum Schutz Ihrer Daten: Selektive Zugänge und ein, durch VeriSign zertifiziertes, SSL- Sicherheitsprotokoll garantieren die Sicherheit Ihrer Informationen. Es bedarf keinerlei Software- Installation: Es müssen keine Plug-Ins oder Software installiert werden. Die virtuellen Datenräume sind überall auf der Welt erreichbar, indem Sie Ihren gewöhnlichen Browser verwenden. Mehrsprachige Dienste: Der Board Communication VDR kann mehrsprachig eingerichtet werden. Desweiteren haben wir Deutsche, Englische, Italienische, Französische und Spanische Mitarbeiter, die als Berater bereit sind, Ihr Verfahren zu verwalten und Sie jederzeit zu unterstützen. 8

9 DIFFERENZIERUNG DER ANSICHTS- UND VERWALTUNGSROLLEN Es ist möglich mehrere Rollen zu schaffen, die mit unterschiedlichen Ansichts- und Verwaltungsrechten ausgestattet sind. Somit kann der Zugang zu den vertraulichen Informationen für jeden Benutzer, gemäß der zugewiesenen Rolle, differenziert werden. BENUTZER Empfänger der vertraulichen Informationen (Vorstand, Aufsichtsrat, Verwaltungsrat, Ausschüsse usw.). Rolle 1 Rolle 2 Mitglieder Permanente Gäste DATA ROOM MANAGER Zuständig für die Sammlung, Organi-sierung, Vorbereitung und Versand der Dokumentation, typischer Weise die Unternehmenssekretariate. Rolle 1 Rolle 2 Rolle 3 Vorstandssekretariat Sekretariat des Aufsichtsrates Sekretariat des Prüfungsausschusses 9

10 DIE PHASEN DES VIRTUELLEN DATENRAUMS DATA ROOM MANAGER Der Data Room Manager (üblicherweise ein Mitglied der Unternehmenssekretariate) verwaltet alle Funktionen des VDR: er/sie kann Dokumente hinzufügen, bearbeiten, löschen und umbenennen, den Benutzern Ansichtsrollen zuweisen und deren Zugänge überprüfen, - Benachrichtigungen versenden und den Kalender verwalten. Zudem kann der Data Room Manager Speicherungs-/Druckrechte für jedes einzelne Dokument vergeben. BENACHRICHTIGUNGEN Es ist möglich alle Board-Mitglieder sofort zu informieren, wenn Dokumente hinzugefügt oder bearbeitet werden, indem Sie s an einzelne Benutzer, Benutzergruppen oder allen VDR-Benutzern versenden. BLEIB INFORMIERT Alle Board-Mitglieder können diese Funktion auf Ordnern oder Dateien aktivieren. Sobald eine Datei bearbeitet oder ersetzt wird erhalten die Benutzer eine , die sie über die erfolgten Änderungen informiert. 10

11 DIE PHASEN DES VIRTUELLEN DATENRAUMS WORK IN PROGRESS Es ist möglich eine Datei, an der Sie gerade arbeiten zu sperren. Wenn die Sperre aktiv ist, können andere Benutzer die Datei lediglich ansehen, ohne Sie herunterladen oder bearbeiten zu können. Sollte ein Benutzer ein Dokument dringend bearbeiten müssen, kann er eine anonyme Anfrage zur Freigabe der Datei versenden. FORTGESCHRITTENE BERICHTERSTATTUNG Der Data Room Manager kann alle Aktivitäten der Benutzer innerhalb des Datenraums in Echtzeit überwachen. Es ist möglich die Zugänge der einzelnen Benutzer oder Benutzergruppen, sowie jede auf den Dokumenten durchgeführte Aktion (Download, Druck, Ansicht, usw.) zu überwachen. Alle Berichte können in den gewünschten Format exportiert werden (pdf, xls, doc, rtf). DVD Es kann regelmäßig eine elektronische Kopie aller im virtuellen Datenraum verfügbaren Dokumente zum Zwecke der Compliance und der Archivierung zur Verfügung gestellt werden. 11

12 DOKUMENTENSICHERHEIT: WASSERZEICHEN Es ist möglich auf PDF-Dokumenten ein Wasserzeichen einzufügen (siehe Abbildung). Dieses dient der zusätzlichen Sicherheit der Dokumente und macht deren Verbreitung nachvollziehbar. Wasserzeichen sind: Dynamisch: zeigt den Benutzer-namen, das Datum und die Uhrzeit des Abrufs (und/oder des Drucks) der Dokumente. Statisch: zeigt z.b. den Firmen-namen und das Logo des Kunden. Ebenfalls kann ein Text eingefügt werden, der an die begrenzte Nutzung der Dokumente gemäß Vertraulichkeitsverpflichtung erinnert. Beide Arten des Wasserzeichen können von den Benutzern weder geändert noch gelöscht werden. 12

13 IT SICHERHEITSPROTOKOLLE Die Server auf denen unsere webbasierten Plattformen laufen, sind eingerichtet um den höchsten Sicherheitsstandards zu entsprechen. Dies geschieht durch: Anwendung eines 128 Bit SSL-Protokolls, das die Verschlüsselung sämtlicher Kommunikation zwischen der Serverfarm und jedem externen Benutzer ermöglicht Zertifizierung der Serverfarm Nutzung von speziellen Glasfaserleitungen zwischen unserem Kontrollraum und unserer Serverfarm Identitätsmanagement Zugangskontrollen und Intrusion Detection System Häufige Backups von System und Daten Systeme sind rund um die Uhr (24/7) betriebsbereit mit business continuity und disaster recovery Überwachte physische Zugänge zur Serverfarm Selektiver Zugang durch Benutzernamen und Kennwort Sitzungsdauer kann gemäß den Bedürfnissen des Kunden festgelegt werden Vulnerability und Risk Assessment auf unseren Systemen 13

14 IT SICHERHEITSPROTOKOLLE Multipartner sichert jede Kommunikation innerhalb ihrer virtuellen Datenräume durch die Nutzung einer 128 Bit SSL-Codierung, die durch das Verisign s Extended Validation Zertifikat authentifiziert wird. Verisign ist die wichtigste internationale Zertifizierungsstelle. Falls Sie eine neue Browser-Version benutzen wird die Navigationsleiste grün. Der Schutz der Kommunikation ist in jedem Fall garantiert, auch wenn die Navigationsleiste nicht grün wird. Dank der SSL-Technologie werden alle, zwischen der Serverfarm und dem Internet ausgetauschten, Informationen verschlüsselt und geschützt. Somit wird ein sehr hoher Schutz der Daten garantiert. 14

15 Für weitere Fragen können Sie unsere Homepage besuchen oder direkt mit Frau Laura Korte Kontakt aufnehmen: :: Rome :: Paris +33 (0) :: Milan :: Madrid :: London +44 (0) :: Zurich :: Moscow +7 (499) :: New York +1 (646)

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