Mythos Revisionssicherheit' - warum es kein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem gibt... eine Verfahrensdokumentation jedoch hilft!

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1 Willkommen zum Webinar: Mythos Revisionssicherheit "Der Irrtum wiederholt sich immerfort in der der Tat. Deswegen muss man das Wahre unermüdlich in Worten wiederholen. Johann Wolfgang von Goethe, deutscher Dichter ( ) Mythos Revisionssicherheit' - warum es kein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem gibt... eine Verfahrensdokumentation jedoch hilft! Fotolia Moderation: Detlef Jeschke 1

2 Ihr Referent Ulrich Schmidt Senior Consultant Produktmanager Aufgabenbereiche: Meine Spuren im Netz: Produktmanagement docufied Organisationsberatung Training

3 Die Inhalte heute: Begriffsklärung: Revisionssicherheit Verfahrensdokumentation Theorie: Was ist zu beschreiben? Praxis: Was gilt es umzusetzen? Ihre Fragen Die verwendeten Folien stellen wir Ihnen nach dem Webinar gerne zur Verfügung. Es handelt sich um keine Rechts- oder Steuerberatung. 3

4 "Meldung des Tages" (Bilder wg. Bildrechten ausgegraut) Sochi 2014 World Radio Day 2014 AVM Router Wurde Ziel von Hackern: die Router der Marke Fritzbox Hersteller "80 Prozent der Fritzbox-Router sind unsicher 12. Februar 2014, 11:58 Uhr Eine Lücke in Fritzbox-Routern sorgte für horrende Telefonrechnungen. Obwohl die Updates seit Tagen bereitstehen, wurden nur 20 Prozent der Geräte aktualisiert. Behörden raten nun zum Update." stern.de 4

5 "Meldung des Tages" VOI mit Neuauflage der Prüfkriterien für Dokumenten Management Lösungen (PK-DML) "Bonn, 29. Januar Zur CeBIT wird der VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme e.v. - die vierte Neuauflage der Prüfkriterien für Dokumenten Management Lösungen (PK-DML) herausgeben. Das Buch dient als Basis für den Nachweis eines revisionssicheren Umgangs mit Dokumenten und Daten bei Dokumenten- und Enterprise Content- Management- Lösungen. Technologischer Wandel erfordert regelmäßig die Anpassung der Organisation und der Methoden zum Nachweis ordnungsmäßigen Handels bei Unternehmensprozessen. " Quelle: 5

6 Die Inhalte heute: Begriffsklärung: Revisionssicherheit Verfahrensdokumentation Theorie: Was ist zu beschreiben? Praxis: Was gilt es umzusetzen? Ihre Fragen 6

7 Begriffsklärung "Revisionssicherheit" "Der Begriff Revisionssicherheit bezieht sich auf die revisionssichere Archivierung für elektronische Archivsysteme, die in Deutschland den Anforderungen des Handelsgesetzbuches ( 239, 257 HGB), der Abgabenordnung ( 146, 147 AO), der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und weiteren steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Vorgaben entsprechen. Der Begriff orientiert sich damit am Verständnis der Revision aus wirtschaftlicher Sicht und betrifft aufbewahrungspflichtige oder aufbewahrungswürdige Informationen und Dokumente. Der Begriff revisionssichere Archivierung wurde 1992 von Ulrich Kampffmeyer geprägt und vom Fachverband der Dokumentenmanagementbranche, Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI) in einem Code of Practice im Jahr 1996 allgemeingültig veröffentlicht. Revisionssicherheit im Zusammenhang mit der elektronischen Archivierung bezieht sich dabei nicht nur auf technische Komponenten sondern auf die gesamte Lösung. Revisionssicherheit schließt sichere Abläufe, die Organisation des Anwenderunternehmens, die ordnungsgemäße Nutzung, den sicheren Betrieb und den Nachweis in einer Verfahrensdokumentation ein. Wesentliches Merkmal revisionssicherer Archivsysteme ist, dass die Informationen wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert sind. Revisionssichere Archivierung ist ein wesentlicher Bestandteil für die Compliance von Informationssystemen." Quelle: Wikipedia, Stand:

8 Begriffsklärung "Revisionssicherheit" "Der Begriff Revisionssicherheit bezieht sich auf die revisionssichere Archivierung für elektronische Archivsysteme, die in Deutschland den Anforderungen des Handelsgesetzbuches ( 239, 257 HGB), der Abgabenordnung ( 146, 147 AO), der Grundsätze ordnungsmäßiger DVgestützter Buchführungssysteme (GoBS) und weiteren steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Vorgaben entsprechen. Der Begriff orientiert sich damit am Verständnis der Revision aus wirtschaftlicher Sicht und betrifft aufbewahrungspflichtige oder aufbewahrungswürdige Informationen und Dokumente. Der Begriff revisionssichere Archivierung wurde 1992 von Ulrich Kampffmeyer geprägt und vom Fachverband der Dokumentenmanagementbranche, Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI) in einem Code of Practice im Jahr 1996 allgemeingültig veröffentlicht. Revisionssicherheit im Zusammenhang mit der elektronischen Archivierung bezieht sich dabei nicht nur auf technische Komponenten sondern auf die gesamte Lösung. Revisionssicherheit schließt sichere Abläufe, die Organisation des Anwenderunternehmens, die ordnungsgemäße Nutzung, den sicheren Betrieb und den Nachweis in einer Verfahrensdokumentation ein. Wesentliches Merkmal revisionssicherer Archivsysteme ist, dass die Informationen wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert sind. Revisionssichere Archivierung ist ein wesentlicher Bestandteil für die Compliance von Informationssystemen." Quelle: Wikipedia, Stand:

9 Revisionssichere Medien und Software Ulrich Schmidt Zertifikat und die "ordnungsgemäße" Nutzung. Herstellererklärung 9

10 Revisionssichere Ablage (Beispiel: ELO) "versionskontrolliert" vs. "revisionssicher" abgelegt 10

11 Revisionssichere Ablage (Beispiel: ELO) "versionskontrolliert" vs. "revisionssicher" abgelegt 11

12 Kriterien "Revisionssicherheit" Ordnungsmäßigkeit Vollständigkeit Sicherheit des Gesamtverfahrens Schutz vor Veränderung und Verfälschung Sicherung vor Verlust Nutzung nur durch Berechtigte Einhaltung der Aufbewahrungsfristen Dokumentation des Verfahrens Nachvollziehbarkeit Prüfbarkeit vgl. auch PK-DML des VOI e.v. 12

13 13

14 Audit, Zertifizierung Top-Level externes Gutachten/Abnahme unternehmensinterne Abnahme revisionssichere Lösung mit Verfahrensdokumentation Zertifizierung für Komponenten (z.b. Speichersysteme) Herstellererklärung keine oder rein technische Dokumentation Basis Stufenleiter des "Anscheinsbeweises" 14

15 Die Inhalte heute: Begriffsklärung: Revisionssicherheit Verfahrensdokumentation Theorie: Was ist zu beschreiben? Praxis: Was gilt es umzusetzen? Ihre Fragen 15

16 Allgemeine Beschreibung des Einsatzgebietes In diesem Abschnitt wird das allgemeine Verfahren aus fachlicher und technischer Sicht beschrieben. Es dient als allgemeine Beschreibung des Einsatzgebietes und des Zwecks, für den das DMS eingesetzt wird. Beschreibung der sachlogischen Systemlösung Beschreibung der Lösung enthält die fachliche Aufgabe aus dem Blickwinkel des Betreibers. Inhalt und Nutzung des DMS sind vor dem Hintergrund der rechtlichen Anforderungen dargestellt. Die Umsetzung der Prüfungsanforderungen der GDPdU wird beschrieben. Technische Systemlösung und Migration Dieses Kapitel beschreibt die Anforderungen an die Darstellung der technischen Systemlösung sowie an das Konzept zur Langzeitverfügbarkeit der Dokumente. Open Source und Langzeitverfügbarkeit? IT-Sicherheit Beschreibung der Sicherstellung von einer vorliegenden Gesamtkonzeption, Datensicherheit und integrität und Datenschutz. Inhalte einer Verfahrensdokumentation (nach Zöller & Partner 03/2003) Quelle: 16

17 Technischer Betrieb Beschreibung aller notwendigen Maßnahmen und deren Einhaltung zur Gewährleistung des ordnungsgemäßen Betriebes, Betriebsbedingungen /-voraussetzungen und Betriebsprozesse Prozesse In der Beschreibung jedes einzelnen Prozesses ist auf die Behandlung und Bearbeitung von Dokumenten innerhalb des DMS detailliert einzugehen. Mitarbeiterqualifikation Die Qualifikation der Mitarbeiter für einen ordnungsgemäßen Betrieb wird in diesem Abschnitt nachgewiesen. Test Alle Systemabnahmen sind durch Tests und Freigabeprozesse nachgewiesen. Wartung Beschreibungen der durchzuführenden Prüfungs- und präventiver Wartungsmaßnahmen. Inhalte einer Verfahrensdokumentation (nach Zöller & Partner 03/2003) 17

18 Die Inhalte heute: Begriffsklärung: Revisionssicherheit Verfahrensdokumentation Theorie: Was ist zu beschreiben? Praxis: Was gilt es umzusetzen? Ihre Fragen 18

19 Praktische Anforderungen Auszug aus dem Entwurf der GoBD "10.1. Verfahrensdokumentation Die Verfahrensdokumentation ist bei Änderungen zu versionieren und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorzuhalten *). Aus der Verfahrensdokumentation muss sich ergeben, wie die Ordnungsvorschriften (z. B. 145 ff. AO, 238 ff. HGB) und damit die in diesem Schreiben enthaltenen Anforderungen beachtet werden. ". *) Anm.: Das wäre allein schon ein guter Grund ein DMS einzuführen! 19

20 Praktische Anforderungen Auszug aus dem Entwurf der GoBD "8. Unveränderbarkeit, Protokollierung von Änderungen Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem*) erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten. ". *) Anm.: Damit sind alle CRM- und ERP-Systeme auf dem Prüfstand, die eine "Dokumentenverwaltung" im Filesystem vorhalten! 20

21 Fragen? Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Möchten Sie ein Angebot über die Erstellung einer Verfahrensdokumentation? Sprechen Sie uns an. 21

22 Das nächste Webinar kommt bestimmt Vormerken Ausgewählte Themen aus unserer Produktreihe docufied Alltagsaufgaben mit ELO leichter lösen oder "Spezialthemen" Eingangsrechnungsbearbeitung Vertragsverwaltung Formularbasierter Workflow ELO-Grundlagentraining für neue Mitarbeiter Wir laden Sie rechtzeitig ein. Aktuelle Informationen unter 22

23 Hinweis auf weitere "online"-informationen Wir freuen uns natürlich auf weitere Kontakte, Follower, +1 und Likes 23

24 Copyright Das vorliegende Dokument enthält urheberrechtlich geschützte Informationen. Kein Teil dieses Dokuments darf ohne schriftliche Genehmigung der id-netsolutions GmbH kopiert, vervielfältigt oder in eine für Maschinen, insbesondere Datenverarbeitungsanlagen, verwendbare Sprache übertragen werden. Produktnamen sind nicht immer besonders gekennzeichnet. Marken, Produktnamen und Firmenlogos sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Unternehmen. Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen. Der Herausgeber behält sich inhaltliche Änderungen dieses Dokumentes ohne Ankündigung vor. Der Herausgeber kann für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Copyright by id-netsolutions GmbH Februar 2014 All rights reserved 24

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