Prozessorientiertes Wissensmanagement im Mittelstand Erfahrungen aus dem ProWis-Projekt.

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1 Prozessorientiertes Wissensmanagement im Mittelstand Erfahrungen aus dem ProWis-Projekt. Wissen erfolgreich weitergeben Wissenstagung, , Dresden Dipl.-Kfm. Ronald Orth Competence Center Wissensmanagement Fraunhofer IPK Pascalstraße Berlin Tel / Fax / Dipl.-Wirtsch.-Inf. Stefan Voigt Logistik- und Fabriksysteme Fraunhofer IFF Sandtorstraße Magdeburg Tel.: +49 (0) 3 91 / Fax: +49 (0) 3 91 / Fraunhofer 2011

2 Prozessorientierte WM-Lösungen für den Mittelstand Fit für den Wissenswettbewerb und ProWis Fit für den Wissenswettbewerb Initiative des BMWi seit Transferprojekte sind Anfang 2009 gestartet Ziele: Stärkung des Wissensmanagements im Mittelstand (www.wissenmanagen.net) Hilfe zur Selbsthilfe geben ProWis Prozessorientiertes Vorgehen zur WM-Einführung Einsatz bewährter Diagnose-Instrumente Online-Portal mit Wissensmanagement-Lösungen Fallbeispiele: Wissensmanagement in KMU ProWis Veranstaltungen und Schulungen Folie 2

3 Methoden zur WM-Einführung Einführungsprozess: Prozessorientierte WM-Lösungen für den Mittelstand Initialisierung Analyse Ziele & Lösung Umsetzung Bewertung Hilfsmittel: WM-Fitness Check GPO-WM ProWis-Shop Kommunikation & Motivation Folie 3

4 Methoden zur WM-Einführung Einführungsprozess: Prozessorientierte WM-Lösungen für den Mittelstand Initialisierung Analyse Ziele & Lösung Umsetzung Bewertung Hilfsmittel: WM-Fitness Check GPO-WM ProWis-Shop Kommunikation & Motivation Folie 4

5 WM-Fitness-Check (Fragebogen) Prozessorientierte WM-Lösungen für den Mittelstand Excel / Online Ziel: Status quo erfassen in 10 Minuten Überblick über Rahmenbedingungen für ein erfolgreiches Wissensmanagement im Unternehmen. Sensibilisierung für den Umgang mit Wissen Fragebogen kostenlos verfügbar unter 1. Wissensfelder 2. Kernaktivitäten 3. Gestaltungsfelder Folie 5

6 Prozessorientierte WM-Lösungen für den Mittelstand WM-Fitness-Check und Fitness-Report 1 Eingabe/Bewertung 2 Fitness-Report automatisch generierte Ergebnisdarstellung Folie 6

7 Vom WM-Fitness Check zum WM-Audit Prozessorientierte WM-Lösungen für den Mittelstand Anzahl der Beteiligten Personen und Durchführungsaufwand WM-Fitness Check (als Einzelbewertung) WM-Fitness Check (als Mitarbeiterbefragung) WM-Audit (Mitarbeiterbefragung) Folie 7 Umfang und Detaillierungsgrad der Ergebnisse

8 Methoden zur WM-Einführung Einführungsprozess: Prozessorientierte WM-Lösungen für den Mittelstand Initialisierung Analyse Ziele & Lösung Umsetzung Bewertung Hilfsmittel: WM-Fitness Check GPO-WM ProWis-Shop Kommunikation & Motivation Folie 8

9 Prozessorientierte WM-Lösungen für den Mittelstand GPO-WM Geschäftsprozessorientiertes Wissensmanagement Wissen erzeugen Geschäftsprozesse Wissen speichern Wissensangebot Wissensnachfrage Wissen anwenden Wissensdomänen Wissen verteilen Ziel: Identifikation von konkreten Ansatzpunkten zur Optimierung des Umgangs mit Wissen im Geschäftsprozess. Vorgehen: Workshops zur Analyse und Bewertung des - Kernprozesses Wissen erzeugen, speichern, verteilen und anwenden - anhand der erfolgskritischen Wissensgebiete des Unternehmens Folie 9

10 Projektteam Moderator Templates Prozessorientierte WM-Lösungen für den Mittelstand Projektteam Mitarbeiter aus den Prozessen (Prozessbeteiligte und ggf. Schnittstellen) Teamspielregeln: gleichberechtigt, offene Diskussion, keine persönliche Ebene etc. Moderator Moderation des Workshops Herbeiführung und Dokumentation eines akzeptablen Konsens. Sachliche Zusammenfassung, Auswertung und Interpretation der erarbeiteten Ergebnisse. GPO-WM-Formulare Standardisierte Vorlagen (Templates) für den Einsatz im Workshop Dokumentation und Auswertung der Workshopergebnisse Folie 10

11 Prozessorientierte WM-Lösungen für den Mittelstand GPO-WM-Workshop Vorgehen im Detail: - 3 bis 4 teilstrukturierte Gruppeninterviews (eintägiger Workshop) - 1 Wissensdomäne pro Gruppeninterview (ca. 4-8 Personen) - Dauer: ca. 90 Minuten pro Wissensdomäne - Darstellung der Ergebnisse anhand eines Ampelprinzips - Formularmethode (8 Leitfragen & Vorlagen zum Ausfüllen Bewertung und Begründung ) Folie 11 - Wissensträger identifizieren - Analyse und Bewertung des Kernprozesses Wissen erzeugen, speichern, verteilen und anwenden. - Ermittlung von Stärken, Schwächen und Verbesserungsideen

12 Prozessorientierte WM-Lösungen für den Mittelstand Beispielhaftes Ergebnis der GPO-WM-Analyse Kernaktivität Kernaktivität Kernaktivität Grün = kein Verbesserungsbedarf Gelb = mittlerer Verbesserungsbedarf Rot = hoher Verbesserungsbedarf Wissensdomäne Kernaktivitäten Erzeugen Speichern Verteilen Anwenden Wissensaktivitätsprofil Fachwissen Kundenwissen Produktwissen Folie 12

13 Methoden zur WM-Einführung Einführungsprozess: Prozessorientierte WM-Lösungen für den Mittelstand Initialisierung Analyse Ziele & Lösung Umsetzung Bewertung Hilfsmittel: WM-Fitness Check GPO-WM Kommunikation & Motivation Folie 13

14 Lösungsbox im ProWis-Shop Folie 14 Prozessorientierte WM-Lösungen für den Mittelstand Online-Plattform im Internet (http://shop.prowis.net) Hilfsmittel für die WM-Einführung Aufbereitung bekannter und bewährter WM-Instrumente in einem einfach zu handhabenden Methodenbaukasten (ca. 50 Methoden). Selbstständige Auswahl und Umsetzung von ausgewählten WM-Lösungen für die Optimierung des Umgangs mit Wissen im Unternehmen. Der ProWis-Shop steht allen Interessenten kostenlos zur Verfügung!

15 WM-Lösungsbox und Selbstdiagnose Prozessorientierte WM-Lösungen für den Mittelstand Selbstdiagnose: Wissensaktivitätsprofil aus der prozessorientierten WM-Analyse Filteroptionen im ProWis-Shop Folie 15

16 Prozessorientierte WM-Lösungen für den Mittelstand Wissensmanagement Lösungsbox (ProWis-Shop) Der Umgang mit Wissen kann auf vielfältige Weise verbessert werden. Die Frage ist nur: Welche Lösung ist die richtige für mein Problem? Abonnements Aktionsbasiertes Lernen* Arbeitsgestaltungsmaßnahme Benchmarking Best Practice Konzept Beziehungsmanagement* Case Based Reasoning* Checkliste Coaching* Communities of Practice Datenbankbasierte Systeme* Debriefing* Diskussionsforum Enterprise Information Portal* Entscheidungsbäume Expertenverzeichnis* FAQ Formatvorlagen Gesprächstechniken Graue Beraterstäbe Groupware Systeme* Handbuch Info Center* Information Mapping Technik* Kommunikationsstrukturierung* Kompetenzmanagement Kreativitätstechnik Learning History* Leitbild Management by Knowledge Objectives* Methode zur Wissensbewahrung* Methodenframework Mikroartikel* Open Space Organisationsanweisungen Planspiel Qualifizierungsmaßnahmen Qualitätszirkel Raum Management* Schnittstellenworkshops* Selbsterklärende Ordnerstruktur* Suchmaschinen* Szenariotechnik Teamarbeit Unternehmensmessen Unternehmenszeitung Visualisierungstechnik Vorschlagswesen Wikis / Blogs* Wissensbilanz* Wissenslandkarte* Wissensmanager* Wissensmarktplatz* Wissenswörterbuch* Gliederung der Methodenbeschreibungen: Kurzbeschreibung Ziele und Nutzen Rahmenbedingungen und Voraussetzungen Vorgehensweise und Hilfsmittel Praxisbeispiele / Fallstudien Weiterführende Informationen Folie 16

17 Methoden zur WM-Einführung Einführungsprozess: Prozessorientierte WM-Lösungen für den Mittelstand Initialisierung Analyse Ziele & Lösung Umsetzung Bewertung Hilfsmittel: WM-Fitness Check GPO-WM ProWis-Shop Kommunikation & Motivation Folie 17

18 Prozessorientierte WM-Lösungen für den Mittelstand Module des Motivationsassistenten ein Methodenbaukasten zur Erreichung zentraler Motivationsziele Kommunikation planen Nutzenargumentation aufbauen Promotoren einbinden Potenziale und Barrieren entdecken Barrieren begegnen Ziele vereinbaren Methodenkenntnis aufbauen Projektmanagement Führungsverhalten reflektieren Wissensmarkt - Nutzen erfahren Folie 18

19 Prozessorientierte WM-Lösungen für den Mittelstand Motivationsassistent für die WM-Einführung Folie 19

20 Prozessorientierte WM-Lösungen für den Mittelstand Gemeinsame Herausforderungen im Mittelstand Uneinheitliche Dateiablage (fehlende allgemeingültige Verzeichnis-struktur sowie Datei- und Verzeichnisbezeichnungsregeln) Unzureichender abteilungsübergreifender Wissens- und Informationsaustausch Intransparenz über Zuständigkeiten/Kompetenzen Keine systematische Sicherung von Projekterfahrungen Unstrukturierte formelle Kommunikation (Besprechungen, E- Mail Verkehr usw.) Mertins, Kai; Seidel, Holger (Hrsg.) Wissensmanagement im Mittelstand. Grundlagen - Lösungen - Praxisbeispiele 2009, XXIV, 306 S., ISBN: Mangelnde zentrale Speicherung von kodifiziertem Wissen und Informationen Ausbaufähige Nutzung vorhandener Informationssysteme Verbesserungspotenzial in den Prozessbeschreibungen Folie 20

21 Prozessorientierte WM-Lösungen für den Mittelstand Eingesetzte Lösungen Lösung Aufbau / Sicherung von Expertenwissen Datenbank Meeting- & Kommunikationsoptimierung Projekterfahrungssicherung Prozessstandardisierung Standardisierung der Dokumentation Opt. abteilungsübergreifender Zusammenarbeit Opt. d. Nutzung des Potenzials vorhandener IT Wiki Wissensbewertung Unternehmen Folie 21

22 Prozessorientierte WM-Lösungen für den Mittelstand Zentrale Erfolgsfaktoren bei der Einführung von Wissensmanagement auf einen Blick Kleine Schritte und schnelle Erfolge Begleitende Kommunikation an die Mitarbeiter Partizipation der Mitarbeiter Projektleiter mit definierten Zuständigkeiten und Budget Unterstützung des Managements Klares, einfaches und systematisches Vorgehen Externe Begleitung Hilfe zur Selbsthilfe Folie 22

23 WM-Fallbeispiele der ProWis-Partner Prozessorientierte WM-Lösungen für den Mittelstand Folie 23

24 Prozessorientierte WM-Lösungen für den Mittelstand Kontaktmöglichkeiten Stefan Voigt Logistik- und Fabriksysteme Fraunhofer IFF Sandtorstraße Magdeburg Tel / Fax / Ronald Orth Competence Center Wissensmanagement Fraunhofer IPK Pascalstraße Berlin Tel / Fax / Folie 24 Weitere Informationen zum Projekt»ProWis Prozessorientiertes und -integriertes Wissensmanagement in KMU«finden Sie unter: Foto: J. Kopf (Fraunhofer IFF)

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