Wissensweitergabe bei hrungskräftewechsel im Mittelstand

Transkript

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2 Wissensweitergabe bei Fach- und Führungskr hrungskräftewechsel im Mittelstand L.L.L. Hannover, 15. April

3 Agenda 1 Begrüßung und Vorstellung 2 Einführung in die Thematik 3 Vorgehen, Methoden und Instrumente 4 Zusammenfassung 3

4 Die Referenzen weisen uns als Experten im Bereich Wissens- management aus, mit starkem Bezug zum Mittelstand Strukturierter Wissenstransfer bei Expertenwechsel ZDF Wissenserfassung und -dokumentation vor Ausscheiden der Produktmanagerin Coaching der Projektleiterin Wissensmanagement Vorlesung Wissensmanagement an der Steinbeis Hochschule Berlin Gestaltung Teil Wissensmanagement im Rahmen der Vorlesung Informationsmanagement und Retrieval an der Fachhochschule des Mittelstandes Initiative Fit für den Wissenswettbewerb 25 Beispiele guter Praxis in kleinen und mittleren Unternehmen lokalisieren, evaluieren und dokumentieren Nachfolgeprojekt: Bundesweite Roadshow (zusammen mit IHK) Pragmatisches Wissensmanagement in KMU 4

5 Unser Verständnis von Wissensmanagement: umfassender Ansatz in Anlehnung an die Wissensbilanz Vision/Strategie Infrastruktur Mitarbeiter/-innen innen Externe Schnittstellen Geschäftsprozesse Projekte Ergebnisse Innovation und Lernen Ziele Bewertung identifizieren erwerben entwickeln Wissen bewahren nutzen (ver)teilen Wissensmanagement Organisation Abläufe/Prozesse wissenszentriert gestalten Mensch steht im Mittelpunkt Unternehmenskultur Technologie sinnvoll einsetzen 5

6 Die Nähe zu Gildenhaus-Seminare macht uns einzigartig in Bezug auf die Verknüpfung von Wissensorganisation und -vermittlung Wir organisieren Wissen Wir schaffen und optimieren Strukturen in Unternehmen für den effektiven und effizienten Umgang mit Informationen und Wissen Wir vermitteln Wissen Wir befähigen die Menschen in den Unternehmen, ihre Aufgaben effektiver und effizienter zu erfüllen. 6

7 Agenda 1 Begrüßung und Vorstellung 2 Einführung in die Thematik Fach- und Führungskr hrungskräftewechsel 3 Vorgehen, Methoden und Instrumente 4 Zusammenfassung 7

8 Demografischer Wandel Unternehmensdemographie Prognostizierte Demografische Entwicklung 2010: mehr 45-jährige als 35-jährige Erwerbstätige 2020: die 50- bis 64-jährigen wird die stärkste Gruppe der Erwerbsbevölkerung sein zugleich sinkt die Zahl der jährlichen Einsteiger in das Erwerbsleben qualifizierte Nachwuchskräfte fehlen 8

9 Demografischer Wandel Unternehmerdemographie Institut für Mittelstandsforschung, Bonn (2004): Fast 2 Mio. kleiner und mittlerer Betriebe in Deutschland sind Familienbetriebe In den nächsten 5 Jahren stehen rund von ihnen vor dem Problem stehen, einen Nachfolger für den Chef oder die Chefin zu finden. In 7,5 % der bisherigen Fälle mussten die Betriebe nur deshalb stillgelegt werden, weil sich kein geeigneter Nachfolger gefunden hat. Hochgerechnet auf die nächsten zehn Jahre wären demnach bis zu Unternehmen in ihrer Existenz bedroht. Institut der deutschen Wirtschaft, Köln (2004): Insgesamt wird der Rückgang an Existenzgründungen bis 2050 mit einem Drittel doppelt so stark ausfallen wie der Bevölkerungsrückgang. 9

10 Aber nicht nur aufgrund der demografischen Entwicklung droht das vorhandene Wissen in Unternehmen abzufließen en Neben der demografischen Entwicklung führt auch die allgemeinen Fluktuation bei Mitarbeitern zum Verlust von Wissen Altersstruktur der Belegschaft Unternehmernachfolge Vorruhestand älterer Fachund Führungskräfte Erreichen des Pensionsalters Fluktuation der Mitarbeiter Kündigung Reorganisation Expansion Beförderung Krankheit Elternzeit Ob vorübergehend oder auf Dauer: Verlassen Fach- und Führungskräfte das Unternehmen, bleibt oft nicht mehr als ein leerer Stuhl zurück. 10

11 ... und das bleibt nicht ohne Folgen... Vertrieb Entwicklung Wissen über Kunden, Produkte, Prozesse ist nicht mehr vorhanden, persönliche Kundenkontakte gehen verloren Bereits gemachte Erfahrungen werden nicht genutzt, Fehler werden wiederholt Fertigung Service IT Verwaltung Erfahrungswissen über Fertigungsprozesse (jenseits der ISO- Doku) und über Maschinen ist nicht mehr vorhanden Kundenanfragen werden nicht adäquat bearbeitet (Zeit, Qualität), da kompetente Mitarbeiter fehlen Know-how im Umgang mit (Alt-)Systemen steht nicht mehr zur Verfügung Wissen über interne Abläufe, interne Strukturen, Mitarbeiter usw. fehlt 11

12 ... die Sie Geld kosten Vertrieb Entwicklung Konkurrenzunternehmen punkten bei eigenen Kunden mit mehr Know-how und individuellen Konditionen Teure Entwicklungsprojekte werden verzögert oder scheitern Fertigung Service IT Verwaltung Fertigungsqualität sinkt, Fehlerwahrscheinlichkeit steigt, der Kunde wird unzufrieden Kunden sind verärgert und wandern ab, weil sie mit der Leistung des Unternehmens nicht mehr zufrieden sind Externe Dienstleister müssen teuer eingekauft werden, um die Betreuung der (Alt-)Systeme sicher zu stellen Interne Abläufe gestalten sich unnötig aufwändig und kosten zunehmend Zeit 12

13 Bisherige Maßnahmen für den Erhalt und den Transfer von Wissen haben noch nicht den gewünschten Erfolg gebracht Unterschiedliche Maßnahmen für die Dokumentation und Weitergabe von Wissen werden bereits eingesetzt doch der Erfolg stellt sich noch nicht ein Einarbeitungspläne für neue Mitarbeiter Teamarbeit zur Verbreiterung der Know-how-Basis Customer Relationship Management (CRM) zur Erfassung von Kundenwissen Datenbanken zur Erfassung von Wissen Quelle: Quelle: 13

14 Durch die Erfassung und den Transfer des impliziten Wissens wird der Wissensverlust gestoppt Mitarbeiter verfügen über umfangreiches Wissen. Doch nur ein geringer Anteil liegt explizit vor. Der überwiegende Teil bleibt wie bei einem Eisberg unter der Oberfläche, also im Kopf des Mitarbeiters verborgen. Explizites Wissen Dokumentiertes, beschriebenes, ausgesprochenes und konkretisiertes Wissen. Explizites Wissen ist mit seiner Dokumentation nicht mehr an den Menschen gebunden.* Implizites Wissen Implizites Wissen ist in der Regel nicht dokumentiert und lässt sich häufig nur verbal oder bildhaft beschreiben. Implizites Wissen, auch Erfahrungswissen genannt, ist an Menschen gebunden.* * Quelle: Knowman.it 14

15 Agenda 1 Begrüßung und Vorstellung 2 Einführung in die Thematik 3 Vorgehen, Methoden und Instrumente 4 Zusammenfassung 15

16 Ein strukturiertes Vorgehen auf zwei Ebenen ermöglicht die umfassende Sicherung von Erfahrungswissen 1 Bedrohtes Wissen lokalisieren und bewerten Ausgewähltes Wissen erfassen und transferieren Regelprozesse und -aktivit aktivitäten ten implementieren 2 Vorbereitung Erfassung Transfer Evaluation 1 Strategische Planung + Demografischer Wandel + Mittel- und langfristige Nachfolgeplanung + Organisatorische Verankerung der Thematik 2 Operative Durchführung hrung + Wissenstransfer im Einzelfall + Ad-hoc-Maßnahme bei Fachund Führungskräftewechsel + Schnelle Reaktion auf Mitarbeiterfluktuation 16

17 Wissenskategorien sind ein weiteres Strukturelement, um den Wissenserhalt und -transfer wirtschaftlich zu gestalten Organisation & Abläufe Unternehmensinterne Beziehungen Kunden, Lieferanten Partner Projekthistorie und -dokumentation Lessons Learned Projektteam Selbstorganisation Aufgabenbereich Informationsquellen Verhalten Methoden, Verfahren Techniken Firmenspez. Erfahrungswissen (Produkte, Prozesse etc.) Umgang mit Wissen Aufgaben und Befugnisse Werte, Regeln, Normen Führen und geführt werden Zahlen, Daten, Fakten 17

18 Bedrohtes Wissen Ausgewähltes Wissen Regelprozesse und lokalisieren und erfassen und -aktivit aktivitäten ten bewerten transferieren implementieren Im Rahmen der Vorbereitung werden Auftaktgespräche mit den Hauptbeteiligten am Prozess geführt Vorbereitung Erfassung Transfer Evaluation Ausscheidende Person NachfolgerIn Vorgesetzte(r) Evtl. Mitarbeiter Personal 18

19 Bedrohtes Wissen Ausgewähltes Wissen lokalisieren und erfassen und bewerten transferieren Verschiedene Techniken werden zielgerichtet eingesetzt je nach Aufgabenstellung Regelprozesse und -aktivit aktivitäten ten implementieren Moderations- und Visualisierungstechniken für f die Wissensstrukturierung Mindmapping Steckbriefe, z.b. für f Themen, Personen, Projektsteckbrief Flexibler Stent (EVO plus C) Titel Projekte Kurzbeschreibung Ziel Projektteam/Beteiligte Name Abteilung/ Unternehmen Konkrete Termine Wann? Inhalt? Regelmäßige Meetings Wann? Inhalt? Status Termine Kosten Konkrete To Dos Was? Wer ist verantwortlich? Bis wann? Soziale Netzwerkanalyse Wissenslandkarte Question: Please indicate the extent to which each person provides you with information you use to accomplish your work? Function = Product Line A = Operations = Small Accounts = Product Line B = Product Line C = HR/Finance = Large Accounts = President Quelle: Adaption von Anklam & Lock Lee 2002 Quelle: 19

20 Bedrohtes Wissen Ausgewähltes Wissen Regelprozesse und lokalisieren und erfassen und -aktivit aktivitäten ten bewerten transferieren implementieren Zusammen mit der ausscheidenden Person wird ein Überblick über alle Wissenskategorien erarbeitet und visualisiert Vorbereitung Erfassung Transfer Evaluation Ziele: Strukturierte Darstellung des persönlichen Wissensstands Priorisierung der Wissensfelder für die detaillierte Erfassung und den Transfer Reflexion über die verschiedenen Rollen der ausscheidenden Person im Unternehmen (Vorgesetzter, Spezialist, Projektleiter, Netzwerker etc.) Schema 20

21 Bedrohtes Wissen lokalisieren und bewerten Ausgewähltes Wissen erfassen und transferieren Regelprozesse und -aktivit aktivitäten ten implementieren Auch elektronische Dokumente brauchen eine korrekte Übergabe Vorbereitung Erfassung Transfer Evaluation Dateien, , Kontakte, Aktenordner Fachwissen Arbeitsorganisation Projektwissen Führungswissen Beziehungswissen Unternehmenskultur 21

22 Bedrohtes Wissen Ausgewähltes Wissen Regelprozesse und lokalisieren und erfassen und -aktivit aktivitäten ten bewerten transferieren implementieren In Projekten wird sehr viel neues Wissens für das Unternehmen entwickelt - leider liegt dieses Wissen häufig implizit vor Vorbereitung Erfassung Transfer Evaluation Projektmanagement Projektdokumentation Projektteam Lessons Learned Persönliche Kompetenzen Fachwissen Arbeitsorganisation Projektwissen Führungswissen Beziehungswissen Unternehmenskultur 22

23 Bedrohtes Wissen Ausgewähltes Wissen Regelprozesse und lokalisieren und erfassen und -aktivit aktivitäten ten bewerten transferieren implementieren Das spezifische Fachwissen der MitarbeiterInnen geht über das von Fachbüchern chern hinaus Vorbereitung Erfassung Transfer Evaluation Fachwissen Arbeitsorganisation Projektwissen Führungswissen Beziehungswissen Unternehmenskultur Firmenspezifisches fachliches Erfahrungswissen, z.b. über eingesetzte Materialien Wirkungszusammenhänge Dokumentation Hilfreiche Informationsquellen Internet, Literatur Verbände, Institute Partner, Kunden, Lieferanten Erwerb fachlicher Qualifikationen Lehrgänge Seminaranbieter 23

24 Bedrohtes Wissen Ausgewähltes Wissen Regelprozesse und lokalisieren und erfassen und -aktivit aktivitäten ten bewerten transferieren implementieren Erfahrungen mit Kollegen, Partnern und Lieferanten werden selten in einer Datenbank erfasst Vorbereitung Erfassung Transfer Evaluation Fachwissen Arbeitsorganisation Projektwissen Führungswissen Beziehungswissen Unternehmenskultur Mind-Map zur Erfassung des Beziehungsnetzwerkes 24

25 Bedrohtes Wissen lokalisieren und bewerten Ausgewähltes Wissen erfassen und transferieren Regelprozesse und -aktivit aktivitäten ten implementieren Führungswissen ist sehr persönlich und scheut die Dokumentation Vorbereitung Erfassung Transfer Evaluation Besonderheiten beim Führungswissen Keine explizite Erfassung, sondern unmittelbarer Transfer Moderierter Wissenstransfer aufgrund besonderer Situation Vorgänger trifft Nachfolger Behandlung sensibler Informationen Fachwissen Arbeitsorganisation Projektwissen Führungswissen Beziehungswissen Unternehmenskultur 25

26 Bedrohtes Wissen lokalisieren und bewerten Ausgewähltes Wissen erfassen und transferieren Regelprozesse und -aktivit aktivitäten ten implementieren Beispiel Führungswissen: Nachfolge gestalten Führungswissen im Dialog mit der nachfolgenden Person vermitteln 1 2 Ängste, Gefühle, Befürchtungen Strukturelle Rahmenbedingungen Unternehmenskultur, Regeln Erwartungen Führungs hrungs- wissen Aufgaben und Befugnisse 3 4 Führen und geführt werden Personal-/Budgetplanung Zahlungsfreigaben Führungstätigkeiten Zahlen, Daten, Fakten Umgang mit Mitarbeitern und Vorgesetzten/Schlüsselpersonen Mitarbeiter/Team Kennzahlen, Steuerung Berichtswesen Abläufe, Organisation 26

27 Bedrohtes Wissen Ausgewähltes Wissen Regelprozesse und lokalisieren und erfassen und -aktivit aktivitäten ten bewerten transferieren implementieren Wissenstransfer: Mit unterschiedlichen Methoden der visuellen Darstellung werden Anlässe zum Dialog geschaffen Vorbereitung Erfassung Transfer Evaluation Individueller Transfer (moderiert) Unterschiedliche Medien für den Transfer und die Wissensdokumentation Transfer über Schulung Team-Transfer (moderiert) 27

28 Bedrohtes Wissen Ausgewähltes Wissen Regelprozesse und lokalisieren und erfassen und -aktivit aktivitäten ten bewerten transferieren implementieren Die Evaluation erfolgt auf 3 Ebenen mit dem Ziel der nachhaltigen Verbesserung Vorbereitung Erfassung Transfer Evaluation Bewertung des Gesamt-Prozesses Wie wird der Ablauf des Projektes von den Beteiligten beurteilt? Feedback an Prozessverantwortlichen Bewertung der einzelnen Ergebnisse Wurden die Ziele erreicht und die Erwartungen erfüllt? Diskussion mit Stakeholdern Bewertung projektübergreifender Hinweise Welche Erkenntnisse wurden über das einzelne Projekt hinaus gewonnen? Hinweise an das Management 28

29 Agenda 1 Begrüßung und Vorstellung 2 Einführung in die Thematik 3 Vorgehen, Methoden und Instrumente 4 Zusammenfassung 29

30 Man muss Wissen erst priorisieren, bevor man es bewahren kann Bedrohtes Wissen lokalisieren und bewerten Ausgewähltes Wissen erfassen und transferieren Regelprozesse und -aktivit aktivitäten ten implementieren Vorbereitung Erfassung Transfer Evaluation Kernwissensträger identifizieren Wissensverlustrisiko ermitteln Wissen transferieren und dokumentieren Standards festlegen und implementieren Wissensträger Kernwissensträger Kernwissensträger mit Fluktuationsrisiko 30

31 Die Ergebnisse der Wissenserfassung und des -transfers bilden die Grundlage für weitere Anwendungsfelder Erfassung und Bewertung des Intellektuellen Kapitals (Wissensbilanz) Erhalt und Transfer von Erfahrungswissen aus Projekten Kompetenzerfassung und -entwicklung von Mitarbeitern Mögliche Anwendungsfelder für die Ergebnisse der Wissenserfassung und des Wissenstransfers Verknüpfung von Experten zu fachlichen Themen (Communities of Practice) Erstellung/Aktualisierung des Stellenprofils Etablierung einer Wissensdatenbank (Gelbe Seiten) im Unternehmen 31

32 Gut zu wissen Es kommt auf die Stimmung an! Man kann zum Wissenstransfer motivieren! Schnell zu einem umfassenden Eindruck! Erst priorisieren, dann erfassen und transferieren! Transfer nicht nur in Richtung der unmittelbaren Nachfolger! Informationen haben ein Verfallsdatum! 32

33 Zitat Wenn in Afrika ein alter Mann stirbt, verbrennt mit ihm eine ganze Bibliothek. Afrikanischer Schriftsteller Amadou Hampaté Ba ( ) 33

34 Der Kontakt Haben Sie Fragen? Wir beraten Sie gern! ck2 Beratung für Wissensmanagement Christian Keller Ritterstraße Bielefeld Web: 34