Wie muss ein professionelles Informationsmanagement heute aussehen?

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1 Wie muss ein professionelles Informationsmanagement heute aussehen? Prof. Dr.-Ing. Tomas Benz Interdisziplinäres Institut für Intelligente Geschäftsprozesse (i3g) Steinbeis Transferzentren Betriebliche Prozesse und IT-Systeme (STZ-BITS)

2 Agenda Informationsmanagement im Mittelstand heute Informationsmanagement in (naher) Zukunft Anforderungen in der Zukunft Konzepte für die Zukunft Zusammenfassung

3 Informationsmanagement heute Die EDV (-Abteilung) Qualifikation der Mitarbeiter Ausgebildete Informatiker oder frühere Mitarbeiter aus der Fachabteilung, die nach Systemeinführung die EDV mitmachen? Auslastung der EDV-Mitarbeiter Vollzeitmitarbeiter in der EDV oder Teilaufgabe eines Mitarbeiters mit anderem Schwerpunkt

4 EDV und die Fachabteilung Wie viel Zeit verbrauchen Ihre Fachabteilungen? für Erfassung von Daten in MS-Excel und MS- Access für Tabellen, Graphiken und sonstige Auswertungen für die Beauftragung von Zusatzsoftware ohne Einschaltung der EDV-Abteilung

5 EDV und die Fachabteilung - Beispiele Bestellformulare für bestimmte Materialien auf Excel vorbereitet Auswertung für Lieferantenbewertung in Access und Excel Aufbereitung für Lieferantengespräche Erfassung Qualitätsprüfung in Excel Händische Bestandsverwaltung für Sondermaterialien und Einmalmaterialien in Excel

6 Was kostet Ihre IT? Bekannte Kosten: Lizenzkosten Wartungskosten Externe Beratung Vollzeit-IT-Mitarbeiter Unbekannte Kosten Nebenamtliche IT-Mitarbeiter IT-Tätigkeiten in der Fachabteilungen

7 Gefahren der Nebenbei-EDV Sind wirklich alle Softwareprodukte lizenziert? Wie viel Zeit verschwenden die Mitarbeiter mit Ausprobieren bzw. Spielen weil notwendiges Fachwissen fehlt? Inwieweit werden Fehlinvestitionen (Hardware und Software) getätigt, weil nur unzureichendes Vergabe Know How vorhanden ist?

8 Was fehlt eigentlich? Zentrales Prozesswissen über alle Bereiche des Unternehmens Konzentration auf die Kernprozesse des Unternehmens Vergabekompetenz für alle Bereiche (nicht nur IT), die nicht zur Vollauslastung Vom CIO zum CPO was heißt das?

9 Agenda Informationsmanagement im Mittelstand heute Informationsmanagement in (naher) Zukunft Anforderungen in der Zukunft Konzepte für die Zukunft Zusammenfassung

10 Informationsmanagement in (naher) Zukunft Kernaufgaben des Informationsmanagement Application Management Prozessmanagement Wissensmanagement Vergabekompetenz für alle Randbereiche wie Hardware, Bürosoftware o.ä. Aufbau von serviceorientierten Netzwerken im Informationsmanagement

11 Strukturen in einem Service- orientierten Informationsmanagement Netzwerk Quelle: Integrated Information Management by Rüdiger Zarnekow, Walter Brenner, Uwe Pilgram, Springer Berlin Heidelberg, 2006

12 Alternative Schwerpunktbildung interner und externer Kompetenzen Quelle: Integrated Information Management by Rüdiger Zarnekow, Walter Brenner, Uwe Pilgram, Springer Berlin Heidelberg, 2006

13 Agenda Informationsmanagement im Mittelstand heute Informationsmanagement in (naher) Zukunft Anforderungen in der Zukunft Konzepte für die Zukunft Zusammenfassung

14 Anforderungen in der Zukunft - Application Management Ziel: Integrierte unternehmensweite Anwendungen auswählen, einführen und pflegen Methoden: Externe Beratung (kurzfristig, sehr effektiv) Aufbau internes KnowHow (langfristig notwendig) Werkzeuge: Auswahlkataloge Pflichtenhefte Prozessbeschreibungen

15 Anforderungen in der Zukunft - Prozessmanagement Ziel: Personen- und Systemgebundenes Prozesswissen offen legen und so dem Unternehmen einfacher zugänglich machen. Methoden: Modellieren, Analysieren und Optimieren von Geschäftsprozessen Werkzeuge: Modellierungssoftware

16 Anforderungen in der Zukunft - Wissensmanagement Ziel: unternehmenskritisches Wissen abbilden und so personenunabhängig im Unternehmen verfügbar machen. Methoden: Erfassen und firmeninternes Publizieren von verschiedenen Wissensgebieten in Abteilungen und Unternehmensweit Schaffung eines offenen Klimas Werkzeuge: zentrale Dateiablage: billig, aber uneffektiv spezialisierte Software: teuer und schwer zu bewerten Spezielle Intranetplattformen (z.b.wikis): preiswert und skalierbar

17 Anforderungen in der Zukunft - Change Management Ziel: Innovationen und grundlegende Veränderungen in Unternehmen gezielt/geplant herbei führen. Methoden: (Extern) begleitete Workshops zur Vorbereitung von Veränderungen (Bewusstseinsbildung)

18 Agenda Informationsmanagement im Mittelstand heute Informationsmanagement in (naher) Zukunft Anforderungen in der Zukunft Konzepte für die Zukunft Zusammenfassung

19 Konzepte für die Zukunft Ressourcen orientierte IT-Dienste Bereitstellung von CPU-Zeit Bereitstellung und Instandhaltung von PCs Basis: Miete pro Monat Lösungsorientierte IT-Dienste Bereitstellung einer kompletten IT-Lösung für die Rechnungserstellung Bereitstellung einer Standardsoftware für bestimmte Unternehmensbereiche Basis: Lizenzpreise

20 Konzepte für die Zukunft Geschäftsprozess-orientierte IT-Produkte IT-Betrieb für die Personaladministration IT-Betrieb für den Einkauf etc. Geschäftsprozess-orientierte IT-Produkte bestehen in der Praxis aus einer Vielzahl von individuellen IT-Diensten Es wird nicht die Hard-/Software gekauft, sondern der individuelle Prozess

21 Agenda Informationsmanagement im Mittelstand heute Informationsmanagement in (naher) Zukunft Anforderungen in der Zukunft Konzepte für die Zukunft Zusammenfassung

22 Zusammenfassung Mitarbeiter werden oft fachfremd als IT- Mitarbeiter eingesetzt. Kosten für IT-Tätigkeiten werden selten auch nur annähernd vollständig erfasst Bewertung von Handlungsalternativen schwierig bis unmöglich Wesentliche neue Aufgaben echtes Informationsmanagement wird überlebenswichtig Markt wandelt sich vom IT-Produkt-Markt zum Prozess-Dienste-Markt

23 Zusammenfassung Handlungsempfehlung Analysieren Sie den IT-orientierten Einsatz Ihrer Mitarbeiter und deren Qualifikation! Konzentrieren Sie sich auf das Management Ihrer Prozesse! Schaffen Sie ein offenes Klima für die unternehmensweite Bereitstellung von Wissen und die Bereitschaft zum Wandel und zum lernenden Unternehmen! Dann sind Sie bereit für die Zukunft im Informationszeitalter

24 noch Fragen? Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Prof. Dr.-Ing. Tomas Benz

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