Effizienter und entspannter versenden mit FedEx Electronic Trade Documents

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1 Effizienter und entspannter versenden mit FedEx Electronic Trade Documents

2 Inhalte 1.FedEx Electronic Trade Documents (ETD) und seine Vorteile 2.Praxisbeispiel 3.Voraussetzungen für den Einsatz von FedEx Electronic Trade Documents (ETD) 4. FedEx Ship Manager at fedex.com a. FedEx ETD aktivieren b. Individuelle Gestaltung von Dokumenten c. Anlegen von Dokumentenprofilen 2

3 Was ist FedEx Electronic Trade Documents? FedEx Electronic Trade Documents ist DIE Lösung, um Zolldokumente effizient und zuverlässig zu übermitteln! Mit FedEx Electronic Trade Documents können Sie Ihre Handelsdokumente elektronisch übermitteln. Dabei können Sie Ihre eigenen Dokumente hochladen oder von FedEx generieren lassen. Mit dieser Versandlösung arbeiten Sie effizienter, sparen Zeit und Geld. 3

4 Ihre Vorteile Vereinfachung des internationalen Versandes durch elektronische Übermittlung Ihrer Handelsdokumente Geringeres Risiko einer Verzögerung bei der Zollabfertigung Mehr Automatisierung im internationalen Versand bedeutet höhere Betriebseffizienz, geringere Kosten und weniger Stress bei der Arbeit 4

5 Praxisbeispiel Abwicklung eines Versandes mit FedEx Electronic Trade Documents

6 Melden Sie sich zunächst beim FedEx Ship Manager at fedex.com an und bereiten Sie Ihre Sendung wie gewohnt anhand der Schritte 1 bis 6 vor. 6

7 Vervollständigen Sie die Rubrik 7. Wareninformation mit den Angaben zu Ihrer Sendung. In unserem Beispiel versenden wir Bücher aus Deutschland im Wert von 100 Euro in die USA. 7

8 Unter 8. Zolldokumente finden Sie verschiedene Optionen zum Hinzufügen von Zolldokumenten. Sie können: - eine Handelsrechnung hinzufügen, - eine Pro-forma-Rechnung hinzufügen oder auch - zusätzliche von FedEx erstellte Handelspapiere hinzufügen sowie die Option - Personalisieren der von FedEx erstellten Zollpapiere auswählen. Bitte beachten Sie, dass Sie entweder eine Handelsrechnung ODER eine Pro-forma-Rechnung beilegen. Beides gleichzeitig ist nicht möglich. 8

9 Nachdem Sie ein Dokument ausgewählt haben in unserem Beispiel eine Handelsrechnung können Sie wählen zwischen: - Eigene verwenden: Fügen Sie ein Dokument hinzu, das sie auf Ihrem Computer gespeichert und bereits für andere Sendungen benutzt haben. - Vom Document Preparation Centre anfügen: Verwenden Sie ein Dokumenten-Profil, das sie bereits im Dokumentenvorbereitungscenter angelegt haben. - Von FedEx generierte verwenden: Nutzen Sie die Dokumente, die automatisch durch den FedEx Ship Manager erstellt werden. 9

10 In unserem Fall wählen wir eine von FedEx generierte Handelsrechnung. Sie möchten weitere Dokumente hinzufügen? Wählen Sie Zusätzliche Handelspapiere Trade Documents beifügen. Danach können Sie auswählen zwischen - Eigene verwenden oder - Vom Document Preparation Centre anfügen. Klicken Sie anschließend auf Versand. 10

11 Sie sehen zunächst noch einmal eine Zusammenfassung Ihrer Sendungsdetails. Nach einem weiteren Klick auf einen Button Versand werden sie informiert, dass Ihre Sendung mit den erforderlichen Dokumenten erstellt wurde. 11

12 Abschließend wird das Shipping Label angezeigt. Gleichzeitig wurden Ihre Handelsdokumente an FedEx elektronisch übermittelt und von dort an den Zoll weitergeleitet. Der Zollabfertigung steht nun nichts mehr im Weg. 12

13 Ein großer Vorteil von FedEx ETD: In den meisten Fällen müssen Sie keine Zolldokumente mehr ausdrucken und beilegen. In der weißen Box rechts von der Label Option finden Sie eine Liste aller hochgeladenen Dokumente. Falls Sie eine elektronische Kopie benötigen, klicken Sie auf Anzeigen für das jeweilige Dokument. Dazu benötigen Sie einen PDF-Reader. Natürlich können Sie jederzeit die Dokumente weiterhin ausdrucken, z.b. für ihre Unterlagen. 13

14 Klicken Sie auf Drucken, um Ihr Shipping Label wie gewohnt auszudrucken und legen Sie es der Sendung bei. Auf dem Label weist das Kürzel ETD auf die elektronisch vorliegenden Dokumente hin. 14

15 Wichtig War der Upload der erstellen Dokumente nicht möglich, druckt das System neben dem Luftfrachtbrief automatisch die benötigten Dokumente aus. Diese müssen Sie der Sendung beilegen. Auf dem Luftfrachtbrief fehlt dann der Hinweis ETD. Alle elektronischen Zolldokumente sind 14 Tage nach Versand online verfügbar. Die Sendung muss am gleichen Tag in den Versand gehen. 15

16 Voraussetzungen für den Einsatz von FedEx Electronic Trade Documents

17 Technische Voraussetzungen Systemvoraussetzungen FedEx Ship Manager at fedex.com Unterstützte FedEx Ship Manager Software (ab Version 5) Formatvoraussetzungen Unterstützte Dateitypen:.doc,.xls,.txt,.rtf,.gif,.bmp,.tif,.png,.pdf MS Office 2010 Dokumente werden nicht unterstützt >> Abspeichern als.pdf oder umwandeln in.doc oder.xls-dateityp Dateiname < 30 Zeichen 17

18 Service-Voraussetzungen Wohin kann ich mit FedEx Electronic Trade Documents versenden? Eine detaillierte Liste aller Länder finden Sie auf fedex.com FedEx Services, bei denen FedEx ETD genutzt werden kann: FedEx International Priority FedEx International Economy FedEx International Priority Freight FedEx International Economy Freight FedEx International First FedEx Services, bei denen FedEx ETD nicht angewendet werden kann: Gefahrgut (Dangerous Goods) und Trockeneissendungen (Dry Ice) FedEx Europe First FedEx International Priority Distribution FedEx International Economy Distribution 18

19 Besonderheiten beim Versand mit FedEx Electronic Trade Documents 1. Sendungen mit einem Wert über Euro: Es muss weiterhin das Ausfuhrbegleitdokument (ABD) hochgeladen und der Sendung beigelegt werden. 2. Ausfuhren mit rechtlichen Besonderheiten: wie z.b. Nichtgemeinschaftswaren (Zollgut), genehmigungspflichtige Ausfuhrwaren, Erstattungswaren, Kulturgüter etc. erfordern besondere Ausfuhrprozesse. Die Unterlagen müssen die Sendung begleiten und sollten zusätzlich auch in FedEx ETD hochgeladen werden um etwaige Abfertigungsprobleme vorab zu vermeiden. 3. Abholung der Sendung am gleichen Tag 19

20 Fragen Sie möchten wissen, ob Sie FedEx Electronic Trade Documents für die Ausfuhr Ihrer Sendung(en) anwenden können? Kontaktieren Sie unseren Kundendienst per an oder telefonisch unter (20 Ct./Anruf aus dem dt. Festnetz; Mobilfunk höchstens 60 Ct./Anruf)

21 FedEx Electronic Trade Documents aktivieren

22 Um FedEx Electronic Trade Documents nutzen zu können, müssen Sie über eine FedEx Kundennummer verfügen und sich zuvor für den FedEx Ship Manager at fedex.com registriert haben. Wenn Sie noch nicht registriert sind, klicken Sie einfach auf Versenden auf fedex.com und führen Sie die Registrierung durch. Sie möchten FedEx Electronic Trade Documents in Ihrer FedEx Ship Manager Software verwenden oder auf die aktuellste Software- Version umstellen? Dann wenden Sie sich bitte an unseren Kundendienst oder an Ihren Verkaufsberater. 22

23 Um FedEx Electronic Trade Documents zu aktivieren, gehen Sie auf fedex.com und loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten in den FedEx Ship Manager ein. 23

24 Aktivieren Sie FedEx Electronic Trade Documents, indem Sie sich beim FedEx Ship Manager auf fedex.com anmelden und auf Einstellungen über 4. Rechnungsdetails klicken. 24

25 Scrollen Sie das Modul Einstellungen nach unten. Auf der rechten Seite finden Sie den Abschnitt Präferenzen Zollfreigabe. Markieren Sie das Kästchen Electronic Trade Documents aktivieren. Überprüfen Sie die Nutzungsbedingungen und klicken Sie, indem Sie nach unten scrollen, anschließend auf Ich akzeptiere. Änderungen speichern fertig! Nach der Aktivierung wird FedEx ETD auf alle Sendungen angewendet, kann aber selbstverständlich jederzeit über Einstellungen deaktiviert werden. 25

26 Hochladen und Verwenden einer Signatur

27 Bei der Erstellung der Dokumente können Sie entweder eigene Dokumente hochladen oder von FedEx generierte mit Ihrem Briefkopf oder Ihrer Signatur individualisieren. Wir empfehlen Ihnen die Verwendung individualisierter Dokumente, denn einige Zollbehörden verlangen einen Original-Briefkopf und - Signatur anstelle einer neutralen Dokumentenvorlage. Um ein Signaturbild zu benutzen, markieren Sie unter Präferenzen Zollfreigabe die Option Hochgeladene Unterschrift immer auf den geltenden Zollpapieren drucken. Klicken Sie anschließend auf Upload (Hochladen). Wichtig: Das Signaturbild muss im GIF oder PNG Format vorliegen und darf eine Größe von 240 x 25 Pixel nicht überschreiten. 27

28 Wählen Sie in dem sich öffnenden Dateimanager ihr gewünschtes Bild zum Hochladen aus. Ihr Signaturbild wird Ihnen anschließend angezeigt. Danach können Sie das Fenster schließen. 28

29 Einfügen eines Firmenbriefkopfs

30 Zusätzlich zum Einfügen einer individuellen Signatur, ermöglicht FedEx ETD auch das Einfügen eines eigenen Firmenbriefkopfs. Um einen Firmenbriefkopf einzufügen wählen Sie unter Präferenzen Zollfreigabe die Option Handelsrechnung/Pro-forma- Rechnung immer auf Papier mit hochgeladenem Firmenbriefkopf drucken. Klicken Sie anschließend auf Upload (Hochladen). Wichtig: Firmenbriefköpfe müssen im GIF oder PNG Format vorliegen und dürfen eine Größe von 700 x 50 Pixel nicht überschreiten. 30

31 Wählen Sie im sich öffnenden Dateimanager Ihren Briefkopf. Auch dieser wird Ihnen nach dem Hochladen angezeigt und Sie können das Fenster dann schließen. 31

32 Sie sind jetzt wieder im Menü Einstellungen. Scrollen Sie anschließend nach unten und vergessen Sie nicht Ihre vorgenommenen Einstellungsänderungen zu speichern, indem sie auf Änderungen speichern klicken. Bei allen zukünftigen Zolldokumenten, die Sie mit FedEx ETD erstellen, werden nun Ihre Individualisierungen angezeigt. Eine Deaktivierung der Einstellungen ist natürlich jederzeit möglich. 32

33 Anlegen von Dokumentenprofilen

34 Im FedEx Dokumentenvorbereitungscenter können Sie Zolldokumente an einem Ort schnell und einfach vorbereiten und aufbewahren. Dort legen Sie mit wenigen Klicks verschiedene Profile für Ihre Dokumente an, erstellen Vorlagen und sparen damit wertvolle Zeit. In das Dokumentenvorbereitungscenter gelangen Sie über den Reiter Zollinfo: - Entweder direkt über das Untermenü Dokumentenvorbereitungscenter oder - über den Unterpunkt Länderprofile beim FedEx Global Trade Manager. 34

35 FedEx Electronic Trade Documents Dokumenten-Profile können in einer der zwei Optionen erstellt werden: - My Document Profiles: Nutzen Sie das Document Preparation Centre, um ein Profil zu erstellen, das ein oder mehrere Zolldokumente enthält. Es kann für sich wiederholende Lieferungen genutzt werden. - Upload Documents: Laden Sie ein Dokument hoch, welches Sie bereits benutzt haben und für eine zukünftige Lieferung erneut verwenden möchten. 35

36 In unserem Beispiel nutzen wir die Option, Dokumente hochzuladen. Klicken Sie dazu auf Upload Documents. Wichtig: Für das Hochladen von Dokumenten gelten bestimmte Voraussetzungen: 1MB oder 6 Seiten dürfen nicht überschritten werden. Außerdem müssen die Dokumente in den aufgeführten Formaten vorliegen. 36

37 Wählen Sie das entsprechende Zolldokument und laden Sie es hoch. Legen Sie das Land des Absenders, Shipper country, fest, in unserem Fall Deutschland, Germany. Und nun das Land des Empfängers, Consignee country, in unserem Beispiel USA, United States. Entscheiden Sie sich für einen Document type, in unserem Fall die Handelsrechnung, Commercial Invoice. Fügen Sie über Document reference eine Beschreibung hinzu. Anschließend klicken Sie auf Upload and save. 37

38 Sie können bis zu 5 Dokumente gleichzeitig hochladen. Um weitere Dokumente hinzuzufügen, klicken Sie auf Add another File, wenn nötig. Das Dokument kann nun für den FedEx Ship Manager verwendet werden. 38

39 Sie haben Fragen? Unser FedEx Kundendienst steht Ihnen gerne unter der Telefonnummer zur Verfügung. (20 Ct./Anruf aus dem dt. Festnetz; Mobilfunk höchstens 60 Ct./Anruf) 39

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