PRAXIS WISSEN DIALOG. Wissenswerkstätten. Beschäftigungsförderung Am richtigen Punkt ansetzen. Wirtschafts- und Beschäftigungsförderung

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1 PRAXIS WISSEN DIALOG Wissenswerkstätten Beschäftigungsförderung Am richtigen Punkt ansetzen Wirtschafts- und Beschäftigungsförderung

2 Vorwort Inhalt Eine Investition in Wissen bringt noch immer die besten Zinsen. (Benjamin Franklin) Wissen ist für das erfolgreiche Bestehen am Markt zentral: Im Wettbewerb hängt der Erfolg eines Unternehmens entscheidend vom bestmöglichen Umgang mit Wissen im Betrieb ab. Wichtige unternehmerische Fragen müssen regelmäßig beantwortet werden: Ulf-Birger Franz, Dezernent für Wirtschaft, Verkehr und Bildung * Vorwort Wissen als entscheidender Wettbewerbsvorteil Seite 4 * Industrie- und Handelskammer Hannover (IHK) J Wie kann das Wissen ausscheidender Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter rechtzeitig gesichert werden? J Wie motiviere ich Beschäftigte zur übersichtlichen Wissensdokumentation? J Wie kann erworbenes Wissen sinnvoll strukturiert werden? J Welches Wissen wird benötigt, um Unternehmensziele effizient zu erreichen? Unternehmen können maßgeschneiderte Antworten auf diese Fragen finden, indem sie ein reflektiertes Wissensmanagement einführen. Das Instrument der Wissenswerkstatt bietet dazu das nötige Handwerkszeug. Es hat sich insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) bewährt, wenn es darum geht, Geschäftsprozesse gezielt zu analysieren und passgenaue Handlungsansätze mit Hilfe extern moderierter Planung zu erarbeiten. In der Region Hannover werden seit Anfang 2010 im Rahmen des Projektes DiWis (Dialogbegleitung in Wissenswerkstätten) sehr erfolgreich Wissenswerkstätten durchgeführt. Worum es geht, wie eine Wissenswerkstatt abläuft und welche Resultate erreicht werden, wird Ihnen in dieser Broschüre beispielhaft vorgestellt. Grundlage sind die Erfahrungen von Unternehmen, die bereits an einer der Wissenswerkstätten bei der Region Hannover teilgenommen haben. 1* 2* 3* 4* Das Wissen der Beschäftigten als Ressource im Mittelstand Seite 6 * Wenn wir wüssten, was wir wissen Einen Blick auf die eigene Wissensbasis werfen Seite 8 * Die Ausgangssituation des Unternehmens bewerten J Die Wissenswerkstatt startet Willkommen in der Analysewerkstatt Seite 8 J Zweifel und Klarheit die Lösungswerkstatt Seite 10 J Individuell/einzeln aber nicht allein die Umsetzungsphase Seite 10 J Abschluss oder Anfang? Die Ergebniswerkstatt Seite 11 Wikis, Wissenslandkarten & Co Seite 12 * Unterschiedliche Unternehmen individuelle Lösungen Beschäftigungsförderung am richtigen Punkt ansetzen Seite 19 * Wissen der Region Hannover Die große Nachfrage von Unternehmen und das positive Echo von Teilnehmenden bestärken mich darin, das Thema Wissensmanagement weiter voranzutreiben. Ich würde mich freuen, wenn wir viele Betriebe in der Region Hannover bei der Umsetzung dieses Themas unterstützen können. Ulf-Birger Franz Dezernent für Wirtschaft, Verkehr und Bildung

3 * Industrie- und Handelskammer Hannover (IHK) Wissen als entscheidender Wettbewerbsvorteil Der wirtschaftliche Erfolg von Unterneh- Rundgänge im Unternehmen betriebliche men basiert schon immer auf Wissen. Zu- Prozesse identifiziert, die Wissensmanage- nehmend wichtiger werden zudem die ment und Innovationen fördern und brem- wissensintensiven Geschäftsprozesse. Da- sen. Den Wissensaustausch zwischen Un- mit das von den Mitarbeitern erworbene, ternehmen und Forschungseinrichtungen im Unternehmen vorhandene Wissen begleitet die IHK Hannover mit Exkursi- nicht verloren geht und für andere Mitar- onen in wissenschaftliche Einrichtungen. beiter verfügbar ist, ist ein Konzept zum Wie man Mitarbeiter motiviert, ihr Wissen systematischen Umgang mit dem Wissen, und ihre Vorschläge ins Unternehmen ein- den Erfahrungen und Kompetenzen im zubringen, behandelt der IHK-Gesprächs- Unternehmen erforderlich. Wie soll das, kreis Ideenmanagement, den die IHK was in Datenbanken und vor allem den seit 2001 organisiert und moderiert. Köpfen der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen eines Unternehmens steckt, bekannt gemacht, richtig eingesetzt und ausgebaut, intern weitergegeben werden und dem Unternehmen erhalten bleiben? Gerade in kleinen und mittleren Unterneh- systematischen Umgang mit Wissen in men (KMU) fehlen oft Zeit und Kapazi- den Unternehmen. So unterstützt sie bei- täten, sich intensiv mit dieser Thematik spielsweise Betriebe dabei, aus Ideen und auseinanderzusetzen. ver das Projekt Wissenswerkstätten. Nicht Analyse der Ausgangssituation, der Erar- Wissen Innovationen werden zu lassen: zuletzt, da dieses Projekt seinen Fokus di- beitung von Lösungen, der Erprobung ge- Gemeinsam mit Unternehmen strukturiert Einen Lösungsansatz bietet das Projekt rekt auf die konkreten Bedarfe bei KMUs eigneter Methoden und der anschlie- die Innovationsberatungsstelle der IHK ein Wissenswerkstätten, das im Jahr 2010 in setzt. In den Wissenswerkstätten erlernen ßenden Auswertung der Ergebnisse über Vorhaben und gibt Tipps zu Forschungs- der Region Hannover gestartet ist. Weil die Unternehmen einen neuen Umgang den Umgang mit Wissen in ihrem Unter- und Entwicklungsprojekten unter anderem ein systematischer Umgang mit Wissen mit dem im Betrieb vorhandenen Wissen, nehmen. zum Schutz von Fachwissen für neue für Unternehmen auch vor dem Hinter- um so ihre Geschäftsgrundlage nachhaltig technische Lösungen. Zudem werden im grund der demografischen Entwicklung - sichern zu können. Sie erhalten qualifi- Die IHK Hannover fördert bereits seit vie- so genannten Innovationsaudit gemein- notwendig ist, unterstützt die IHK Hanno- zierte Beratung und Unterstützung bei der len Jahren mit weiteren Angeboten den sam mit der NBank durch Interviews und 4 5

4 1* * Wenn wir wüssten, was wir wissen Das Wissen der Beschäftigten als Ressource im Mittelstand Es heißt, dass die Beschäftigten das wertvollste Gut eines Unternehmens sind. Sie entwickeln Produkte, sie lösen Probleme, sie pflegen die Beziehung zum Kunden und vor allem verfügen sie über das erfolgskritische Wissen des Unternehmens. 1. Drohender Verlust von Wissen J z. B. wegen ausscheidender Mitarbeiter, hoher Mitarbeiterfluktuation. J Die Wissensweitergabe an neue Mitarbeiter muss organisiert werden. 2. Mangelnder Überblick der Datenbestände und Experten J z. B. wegen intransparenter Datenablage oder schnellem Wachstum. des Unternehmens. Die Suchzeiten sind zu hoch. Aber was ist das überhaupt, das Wissen Der Unternehmenserfolg basiert grundle- J Es gibt zwei Leute, die wissen immer, im Unternehmen? Darüber werden lange wissenschaftliche Abhandlungen geschrieben, aber ganz praktisch ist Wissen das, gend auf der Verfügbarkeit von spezifischem Wissen und Kompetenz im Unternehmen. wo was zu finden ist. Wenn die gerade beim Kunden oder im Urlaub sind, heißt es suchen und dabei geht viel 3. Wissensfluss in Geschäftsprozessen ist nicht optimal J Erfolgskritisches Wissen fließt nicht ausreichend in die Geschäftsprozesse ein. J Es entsteht Wissen im Geschäftsprozess, das an anderer Stelle fehlt. was die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wertvolle Zeit verloren. befähigt, im richtigen Moment die richtigen Dinge zu tun. Wenn Kollegen das Unternehmen verlassen, z.b. aus Alters- Es gibt daher viele praktische Gründe, warum Unternehmen ihren Umgang mit Wissen immer wieder auf den Prüfstand stellen: J Wir haben schon viel versucht, um das Wissen der Einzelnen für alle im Unternehmen verfügbar zu machen. Es 4. Wissensinseln: Austausch von Wissen ist nicht optimal J z. B. zwischen Projektteams, Abteilungen, Standorten oder mit Kunden und Partnern gründen, geht dem Unternehmen nicht J Der Innovationsdruck ist in unserer ist dann aber doch nicht jeder bereit, nur eine Arbeitskraft, sondern auch langjähriges Erfahrungswissen verloren. Je stärker die Angestellten eines Unterneh- Branche groß. Wir müssen lernen, unser Know-how schneller weiterzuentwickeln. sich aktiv in den Wissensaustausch einzubringen. 5. Keine systematische Auswertung von Erfahrungen J Es wird zu wenig aus Erfolgen und Fehlern gelernt. Erfahrungen werden nicht nutzbar gemacht. mens spezialisiert sind und je länger sie J Wir sind in den letzten Jahren stark Diesen Herausforderungen kann mit un- Expertise im Unternehmen aufgebaut haben, desto kritischer sind ihre Abwesenheitszeiten, sei es aufgrund von Krankheit, gewachsen und brauchen dadurch neue Regeln und Formen, das Wissen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter terschiedlichen Lösungsansätzen begegnet werden, die unter den Begriff Wissensmanagement fallen. Alle diese Lösungsansät- 6. Mangelnde Entwicklung von Wissen & Innovationen J z. B. bei hohem Innovationsdruck, fehlenden Wissenszielen/ fehlender Wissensstrategie im Unternehmen. dem Ausscheiden aus Altersgründen oder effizient austauschen zu können. ze haben das Ziel, das Wissen der Mitar- dem attraktiveren Jobangebot eines Wett- J In den nächsten zwei Jahren scheiden beiterinnen und Mitarbeiter im Unter- Abbildung 1: Die sechs häufigsten Handlungsfelder des Wissensmanagements bewerbers. drei erfahrene Mitarbeiter aus Alters - nehmen effizienter zu nutzen. In Zeiten gründen aus. Darauf müssen wir uns des demografischen Wandels steigt die Der Umgang mit dem Wissen im Unter- vorbereiten, damit uns deren reicher Dringlichkeit für Unternehmen diese Lö- ments zurückführen. Zu jedem dieser Hannover unterstützt im Rahmen der Initi- Die vorliegende Broschüre gibt einen nehmen ist der Erfolgsfaktor für die Inno- Erfahrungsschatz nicht verloren geht. sungsansätze zu verfolgen. Handlungsfelder gibt es eine größere An- ative des Bundesministeriums für Wirt- Einblick in den Ablauf der Wissenswerk- vations- und Wettbewerbsfähigkeit von J Bei uns dominiert die Projektarbeit. In zahl von mittelstandserprobten Lösungen. schaft und Technologie "Fit für den Wis- stätten, an denen im Jahr 2010 bereits kleinen und mittleren Unternehmen, sei den Projektteams funktioniert der Wis- Auch wenn jedes Unternehmen die He- Die Identifikation der für das Unterneh- senswettbewerb" seit März 2009 Unter- 20 Unternehmen aus der Region Hannover es das individualisierte Wissen der Mitar- sensaustausch. Aber es ist uns noch rausforderungen im Umgang mit Wissen men wichtigen Handlungsfelder und die nehmen, die erkannt haben, dass Wissen teilgenommen haben. Aufgrund der posi- beiter und Mitarbeiterinnen oder standar- nicht gelungen, die Erfahrungen eines anders beschreibt, lassen sich die meisten Auswahl einer passenden Lösung sind eine besondere Ressource darstellt und tiven Resonanz sind in der Region nun disierbares Fachwissen bspw. über Ar- Projekts so zu dokumentieren, dass an- Ausgangssituationen auf die folgenden nicht immer ganz einfach. Die Wirtschafts- stärker verfügbar gemacht werden muss, weitere Wissenswerkstätten geplant. 6 beitsprozesse oder Produktionsverfahren. dere Projekte auch davon profitieren. Handlungsfelder des Wissensmanage- und Beschäfti gungs förderung der Region mit einem Angebot: Wissenswerkstätten. 7

5 2* * Die Ausgangssituation des Unternehmens bewerten Einen Blick auf die eigene Wissensbasis werfen Wissenswerkstätten unterstützen Unternehmen dabei, den Umgang mit dem Wissen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu verbessern. In einer Wissenswerkstatt werden jeweils Wie läuft eine Wissenswerkstatt ganz kon- dass keine direkten Wettbewerber im 1. Analyse- Werkstatt (1 Tag) J Analyse der Ausgangssituation J Entwicklung von Lösungsansätzen Dialog Püfungsphase (1 Monat) Prüfung von Methoden-Beschreibungen und Fallbeispielen für die eigene Anwendung 2. Lösungs- Werkstatt (1 Tag) J Detaillierung der Methodenkenntnisse J Planung der Einführung Dialog vier Unternehmen gemeinsam dabei be- kret ab? gleichen Workshop sitzen, denn die Unter- gleitet, ihre unternehmensspezifischen nehmen sollen voneinander lernen. Dafür Herausforderungen im Umgang mit Wissen zu analysieren, die für sie passende Lösung auszuwählen und in ihre Geschäftsprozesse zu integrieren. Dafür treffen sich bis zu drei Vertreterinnen und Vertreter pro Unternehmen innerhalb von sechs Monaten zu drei ganztägigen Workshops: Die Wissenswerkstatt startet Willkommen in der Analysewerkstatt 9:00 Uhr morgens im Haus der Region: Vier Unternehmen stellen sich der Herausforderung, innerhalb der nächsten sechs Monate das Wissen und die Kompetenzen ist es erforderlich, dass die Teilnehmerinnen und Teilnehmer die Bereitschaft mitbringen, offen auch über das zu reden, was in ihrem Unternehmen noch nicht optimal läuft. Ziel ist es, für jedes Unternehmen eine Lösung zu finden, die genau auf die Kapazitäten und Bedarfslage des 4. Ergebnis- Werkstatt (1 Tag) J Auswertung der Umsetzung J Planung der Weiterentwicklung Dialog Abschlussphase (1/2 Tag) Erfahrungaustausch der Unternehmen während der Umsetzung 3. Umsetzung (5 Monate) J Erprobung und Einführung von Methoden J Begleitung bei der Umsetzung KMU KMU KMU der Analysewerkstatt, der Lösungswerk- der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in ih- Unternehmens passt. Das Aufwand-Nut- Abbildung 2: Der Ablauf der Wissenswerkstatt statt und der Ergebniswerkstatt (siehe rem Unternehmen besser zu nutzen. Die zen-verhältnis muss stimmen und die ge- Abb. 2). Die Workshops werden von einer teilnehmenden Unternehmen kommen planten Maßnahmen müssen auch im Dialogbegleitung moderiert. Die Dialogbe- aus den unterschiedlichsten Branchen. Bei Rahmen des Tagesgeschäfts zu bewälti- Nachdem die Unternehmen sich und ihre fahrungshintergrund der anderen Unter- identifizierten möglichen Lösungsansätze gleitung hat zusätzlich zu ihrer Funktion der Anmeldung wurde darauf geachtet, gen sein. Bedarfslage vorgestellt haben, erfolgt di- nehmen das Lernen voneinander. Diese für ihre Situation gesichtet und geprüft als Moderator ausgewiesene Fachexperti- rekt der Einstieg in die inhaltliche Arbeit. Phase der Wissenswerkstatt wird durch haben. se im Bereich Wissensmanagement und Kurz und prägnant werden die wichtigsten die Methode des feedbackorientierten Di- verfügt über langjährige Erfahrung bei Begrifflichkeiten und die wesentlichen alogs und die langjährige Erfahrung der Das Ziel: Bis zum nächsten Workshop, der mittelstandsorientierten Lösungen. Sie un- Handlungsfelder des Wissensmanage- Dialogbegleitung unterstützt. Durch Feed- Lösungswerkstatt, müssen sich die Unter- terstützt die Dialogbegleitung unterstützt ments vorgestellt. Erfahrungsgemäß findet back, konkretes Nachfragen und gezielte nehmen für eine oder mehrere passende bei der Analyse der Ausgangssituation, lie- sich zunächst jedes Unternehmen zumeist Moderation des Erfahrungsaustausches Lösungen entscheiden. fert Input zu Lösungen und Fallbeispielen in mehreren Feldern wieder, so dass hier werden die relevanten Probleme rasch aus dem Mittelstand, begleitet die Unter- schnell der Grundstein für die nachfol- identifiziert, und es werden eine Reihe Die Dialogbegleitung steht dabei jederzeit nehmen bei der Umsetzung im Betrieb gende unternehmensspezifische Analyse möglicher Lösungsansätze für jedes Unter- für Rückfragen zur Verfügung und unter- und fördert den Erfahrungsaustausch zwi- gelegt ist. nehmen aufgezeigt. Gegen Uhr ste- stützt die Teilnehmenden dabei, eine Lö- schen den Unternehmensvertretern. hen am Ende eines intensiven und er- sung auszuwählen, die zur Situation, den Diese Analyse erfolgt im Dialog mit den kenntnisreichen Workshoptages neue Möglichkeiten und der Kultur des jewei- Nach dem erfolgreichen Abschluss einer anderen Teilnehmenden. Nacheinander Perspektiven, auch manche Fragezeichen ligen Unternehmens am besten passt. Wissenswerkstatt haben die Unternehmen wird die Ausgangssituation der einzelnen sowie einige Hausaufgaben: In den näch- Gerade dieser Punkt ist zumeist am jeweils eine für sie passende Wissens- Unternehmen eingehend diskutiert und sten vier bis sechs Wochen müssen die schwierigsten für die Unternehmen. management-lösung eingeführt. untersucht. Wichtig ist vor allem der Er- Unternehmen die im Zuge der Analyse 8 9

6 2* 10 Zweifel und Klarheit die Lösungswerkstatt Nach ca. 5 Wochen kommen die Teilnehmerinnen und Teilnehmer zum zweiten Tagesworkshop, der sogenannten Lösungswerkstatt zusammen. Hier stellen die Unternehmen in der Runde die von ihnen gewählten Lösungen vor. Alle sind gespannt: Welche Lösungen haben die anderen Unternehmen gewählt? Hat man sich denn auch wirklich für die richtige Lösung entschieden? Und wie soll sie eingeführt werden? Was ist dabei zu beachten? Wie motiviert man die Kolleginnen und Kollegen? Und wie geht man mit möglichen Anlaufschwierigkeiten um? Gemeinsam präsentiert man sich gegenseitig die Ergebnisse der Planungen in den Unternehmen, stellt kritische Fragen und gibt Hinweise auf Basis der eigenen Erfahrung. So gibt beispielsweise eine Geschäftsführerin einem Projektleiter aus einem anderen Unternehmen Tipps wie er seine Geschäftsführung dafür gewinnen kann die geplanten Maßnahmen zu unterstützen. Oder ein Teilnehmer berichtet den anderen, wie er seine Kollegen zur Mitarbeit an einer bestimmten Maßnahme motivieren konnte. Anders als bei der Analysewerkstatt darf heute keine Frage offen bleiben. Für jedes Unternehmen wird ein Projektplan erstellt, terminiert und schriftlich fixiert. Am Ende des Tages sind die Stimmungen durchaus gemischt. Heute Morgen habe ich nicht gewusst, wie wir die Umsetzung anpacken müssen. Jetzt haben wir einen konkreten Plan, wie wir das Projekt in unserem Unternehmen Schritt für Schritt umsetzen. Das ist ein gutes Ergebnis., resümiert einer der Teilnehmenden. Ein anderer ist noch skeptisch: Da sind etliche Hürden zu nehmen und das bei laufendem Tagesgeschäft. Ein Geschäftsführer sagt: Es ist spannend, jetzt auch die Projekte der anderen Unternehmen zu verfolgen, denn was dort erfolgreich ist, kann bei uns vielleicht auch funktionieren Individuell/einzeln aber nicht allein die Umsetzungsphase Ausgestattet mit dem Projektplan zur Einführung der Maßnahmen kehren die Teilnehmerinnen und Teilnehmer anschließend in ihre Unternehmen zurück. Hier gilt es nun, die geplanten Schritte umzusetzen. Dass dies im laufenden Geschäft nicht immer leicht ist, kann jeder nachvollziehen. Unvorhergesehene Komplikationen treten auf, die das Projekt zurückwerfen. Z. B. verzögert sich die geplante Einführung einer IT-Lösung aus technischen Gründen oder es gibt einen unerwarteten Wechsel einer Führungskraft. Die Dialogbegleitung steht bei Fragen zur Verfügung und gibt praktische Hilfestellung zur Anpassung des Vorgehens oder liefert bewährte Konzepte aus anderen Unternehmen. Um die Präsenzzeiten in den Workshops gering zu halten und damit den Ablauf im Unternehmen so wenig wie möglich zu stören, wird nach den ersten zwei Dritteln in einer Telefonkonferenz der Stand der Umsetzung diskutiert. Wie ist der Stand der Projekte? Wie wurden Hindernisse überwunden? Wenn etwas nicht nach Plan verläuft, gibt es Rückmeldungen und weiterführende Anregungen aus der inzwischen vertrauten Runde. Abhängig vom Engagement der einzelnen Teilnehmerinnen und Teilnehmer sind auch gegenseitige Besuche in den Unternehmen möglich, um sich über praktizierte Lösungen vor Ort zu informieren. Das Tempo der Umsetzung ist oft unerwartet schnell. Einige Unternehmen sind ihrem Plan deutlich voraus, bei anderen ergeben sich operative Schwierigkeiten oder Verschiebungen der Prioritäten. Für Unternehmen, die die maximal mögliche Zahl von bis zu drei Teilnehmerinnen und Teilnehmern pro Unternehmen nutzen und ein aus verschiedenen Abteilungen zusammengesetztes Projektteam in die Wissenswerkstatt entsendet haben, ist es erfahrungsgemäß leichter, die Maßnahmen im Unternehmen wie geplant umzusetzen. Aber auch die Unterstützung der Umsetzung durch die Geschäftsführung ist ein weiterer Erfolgsfaktor. Abschluss oder Anfang? Die Ergebniswerkstatt Der dritte und damit letzte Workshoptag der Werkstatt-Reihe: Die vier Unternehmen treffen sich im Haus der Region, um die Ergebnisse der fünfmonatigen Umsetzungsphase zu präsentieren, auszuwerten und gemeinsam weiterzuentwickeln. Alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer haben ereignisreiche Monate hinter sich. Je nach Zielsetzung und investierter Zeit haben sie unterschiedlich viel erreicht. Doch für die meisten Unternehmen wird der Abschluss der Workshopreihe nicht das Ende des Prozesses sein. Die Maßnahmen werden fortgesetzt (siehe Fallbeispiele), regelmäßig evaluiert und optimiert und vielleicht auch auf weitere Unternehmensbereiche übertragen. Vielfach haben die positiven Erfahrungen der vergangenen sechs Monate Mut gemacht zum Austausch mit anderen und zum Ausprobieren weiterer Methoden des Wissensmanagements. Nicht selten entscheiden sich die Teilnehmerinnen und Teilnehmer nach Ablauf eines Jahres noch einmal unabhängig von der Wissenswerkstatt zu einem Treffen, um die langfristigen Wirkungen der eingeführten Lösungen auszuwerten. Zum Ende des Jahres 2010 werden insgesamt 20 Unternehmen an Wissenswerkstätten der Region Hannover teilgenommen haben. Einen Einblick in mögliche Problemstellungen und die Lösungswege vermitteln exemplarisch die folgenden Fallbeispiele. 11

7 3* * Unterschiedliche Unternehmen individuelle Lösungen Wikis, Wissenslandkarten & Co el Leasing & Service AG die Einführung des Wikis zu planen. Das Unternehmen: Von der Dialogbegleitung der Wissenswerkstatt hatte das Unternehmen einige Wiki Beispiele von erfolgreichen Wikis anderer Fast jeder kennt Wikipedia, die Online-Enzyklopädie im Internet (www. Keyfacts Unternehmen erhalten, was die Auswahl wikipedia.de). Aber Wikipedia ist nur eins von unzähligen Wikis, die es im Gegründet: 1985 der wichtigen Funktionalitäten erleichterte. Internet oder in Intranets von Firmen gibt. Aber was genau ist ein Wiki? Branche: Finanzdienstleistung Beschäftigte: ca. 35 Zusammen mit der Dialogbegleitung wur- Dienstleistung: Internet: den die wichtigsten Schritte der nächsten Ein Wiki ist ein technisches System basierend auf einer meist frei verfüg- - Leasing Wochen geplant: Die Rechte- und Rollen- baren Software (open source), in dem Intranetseiten in gemeinschaft- - Factoring gestaltung, die grobe Strukturierung, die licher Arbeit schnell und einfach angelegt, beschrieben, geändert und - Debitorenmanagement initiale Befüllung des Wikis mit vorhan- verlinkt werden können. Viele Unternehmen nutzen Wikis, um ihren Be- - Ankauf überfälliger Forderungen denen Inhalten, die Ablösung des bishe- schäftigten die Möglichkeit zu geben, Wissen zu dokumentieren, aus- rigen Intranets und vor allem die Informa- zutauschen und gemeinsam weiterzuentwickeln. Denn die Inhalte eines tion, Einbindung und Schulung von Be- Wikis können von den Benutzern nicht nur gelesen, sondern auch geän- schäftigten sowie Maßnahmen, die helfen dert oder kommentiert werden. Dabei führt ein automatisches Referen- das Wiki im Arbeitsalltag zu etablieren. zierungssystem dazu, dass Begriffe, die an anderer Stelle im System be- Ausgangssituation: Besonderes Augenmerk bei der Einfüh- J Was sind die Erfolgsfaktoren und was Am Ende der Lösungswerkstatt war der reits erläutert wurden, mit diesem automatisch verlinkt werden. So kann Die el Leasing & Service AG ist ein rung einer zentralen Lösung sollte darin die Stolpersteine? Einführungsprozess für die kommenden eine umfangreiche, aber übersichtliche Enzyklopädie vorhandenen Wis- Familien unternehmen und betreibt im liegen, eine hohe Akzeptanz bei den 5 Monate grob geplant, terminiert und sens im Unternehmen aufgebaut und doppelte Inhalte und damit Mehr- Kerngeschäft Finanzdienstleistungen, Lea- Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu Lösung: schriftlich fixiert. arbeit vermieden werden. sing für Privatkunden sowie Factoring und erreichen. Sie sollte einfach zu bedie- All diese Fragen standen am Ende des er- Wikis gehören zu den IT-Lösungen, die auch als Web 2.0-Lösung be- Forderungsmanagement. nen sein, eine gute Suchfunktion besit- sten Workshoptages im Raum und waren Ergebnis: zeichnet werden, weil sie im besondere Maße die Zusammenarbeit von zen und ein Rechte-Management er- nicht vollständig beantwortet. In den an- Bei der Ergebniswerkstatt präsentierte die Menschen über das Internet oder Intranet fördern. Das Unternehmen kam in die Wissenswerk- möglichen. schließenden vier Wochen bis zum näch- el Leasing & Service AG die Ergebnisse des statt mit der Frage, wie das Wissen der Be- sten Treffen wurde das Unternehmen von Prozesses und zeigte den anderen Unter- legschaft besser erfasst und dokumentiert Diese Ausgangssituation brachte viele Fra- der Dialogbegleitung in der Entscheidungs- nehmen das entstandene Wiki. Die Dia- werden kann. Die Vorstandsvorsitzende von gen mit sich: findung unterstützt. Dabei bleibt die Dia- logbegleitung der Wissenswerkstatt hat el Leasing & Service, Ulrike Ruschemeier- J Eignet sich ein Wiki? Welche anderen logbegleitung lösungsneutral. Sie lieferte uns darauf hingewiesen, dass die meisten hin- und hergeschickt. Heute wird alles lage immer ein verlinktes Inhaltsverzeich- Kochen, umriss die Ausgangssituation: Lösungen kommen in Frage? Input zum Vergleich der verschiedenen Unternehmen gut 1,5 Jahre brauchen bis ins Wiki geschrieben: Protokolle, neue In- nis. Dadurch gewinnt man viel Zeit. Von Das Wissen unserer Beschäftigten steckt J Nach welchen Kriterien muss eine Systeme. In der Diskussion waren Wikis, ein Wiki richtig lebt und sich etabliert hat. fos, Gesprächsnotizen mit Fachhändlern, 45 Beschäftigten beteiligen sich jetzt 15 zu einem großen Teil in den Köpfen. Es Lösung ausgewählt werden? Content Management Systeme, Customer Wir waren schneller. Urlaubsübergaben, Azubis stellen Ausbil- sehr aktiv beim Erstellen von Inhalten. Ge- wird zwar viel dokumentiert, aber die ent- J Mit welchen Kosten und welchem Relationship Systeme und eine Microsoft dungspläne und Kommentare ein. Wir ha- nutzt wird das Wiki von allen. Die Wis- sprechenden Dokumente werden meist Aufwand muss gerechnet werden? SharePoint-Lösung. Zur Lösungswerkstatt Ulrike Ruschemeier-Kochen, Vorstandsvor- ben Vorlagen im Wiki angelegt, z.b. für senswerkstatt hat uns super geholfen, uns individuell abgelegt. Wir brauchen eine J Wie müssen Mitarbeiterinnen und Mit- war die Entscheidung gefallen: Die el Lea- sitzende der el Leasing & Service AG: Protokolle, Anweisungen und alles was angespornt und weitergebracht. Ich bin Lösung, welche die Dokumentation fördert arbeiter eingebunden werden, um eine sing & Service AG wollte ein Wiki einführen. Das Wiki erleichtert die Arbeit inzwischen regelmäßig wiederholt wird. Protokolle im gerne bereit, unsere Erfahrungen an an- 12 und allen zugänglich macht.. hohe Akzeptanz zu erreichen? Die Lösungswerkstatt wurde dazu genutzt, erheblich. Früher haben wir Word-Dateien Wiki haben durch die entsprechende Vor- dere Unternehmen weiterzugeben. 13

8 3* QUBIC Beratergruppe GmbH Das Unternehmen: Projektauswertung (Synonyme: Debriefing, Lessons Learned, Projektreflexion) ist eine Methode zur Auswertung von Erfahrungen. Dabei werden Keyfacts die gesammelten Erfahrungen der Beteiligten reflektiert. Daraus werden Schlussfolgerungen gezogen, um Erfolge zu wie- Gegründet: 2003 derholen und aus Fehlern zu lernen. Branche: Unternehmensberatung Beschäftigte: ca. 10 Dienstleistung: - Qualitätsentwicklung Internet: Projektphasen/Meilensteine - Organisationsentwicklung - Personalentwicklung - Strategieentwicklung Analyserichtung Aktivitäten Aktivitätsbeschreibung Aktivitätsbeschreibung Aktivitätsbeschreibung Aktivitätsbeschreibung Ausgangssituation: arbeiterinnen und Mitarbeitern. Jeder ist systematischen Definition von Wissenszie- Was ist gut gelungen? Die QUBIC Beratergruppe bietet ihren Kunden ein vielfältiges Spektrum an Beratungsleistungen: Personal- und Organisationsentwicklung, Strategieentwicklung bei unterschiedlichen Kunden, in unterschiedlichen Projekten und die Zeiten für den persönlichen Austausch sind nicht automatisch gegeben. Kontakt und Aus- len getestet und das Potential einiger IT- Lösungen geprüft werden. Lösung: Was hätte besser laufen können? sowie Qualitätsentwicklung. In der Wissenswerkstatt war daher von vornherein klar, dass Qubic im Thema Wissensmanagement viel Erfahrung mitbringt. Die kontinuierliche Weiterentwicklung, der schnelle Aufbau von Wissen genauso wie tausch von Wissen ist bei QUBIC vor allem durch EDV-basierte Medien geprägt. Dr. Edzard Niemeyer, Geschäftsführer der Qubic-Beratergruppe: Uns wurde in den Diskussionen schnell klar, dass es nicht al- Wir haben Qubic bei der Analysewerkstatt mit einer Vielzahl von möglichen Lösungen konfrontiert und waren nun gespannt, für welche sie sich entscheiden würden., so die Dialogbegleitung der Wissenswerkstatt. In der Lösungswerkstatt Lessons Learned ToDo der professionelle Wissenstransfer gehö- lein darum gehen kann, eine neue tech- zeigten sich deutlich die Unternehmens- ren seit vielen Jahren zum Kerngeschäft nische Lösung zu implementieren. Wichtig kultur, die permanente Veränderungsbe- von QUBIC. Und dennoch oder gerade war für uns neben notwendigen Anpas- reitschaft und die Fähigkeit neues Wissen seit einiger Zeit laufen und dass sie meh- Ergebnisse: wichtige Bereicherung für QUBIC, da nicht deshalb wollte Qubic den Prozess der sungen unserer IT, dass wir uns Anlässe schnell zu verarbeiten und anzuwenden: rere Maßnahmen deshalb für machbar Herr Dr. Niemeyer beschreibt die Wissens- nur vom Fachwissen und der Moderations- Wissenswerkstatt durchlaufen. schaffen, um mit effizienten Methoden Fast alle der diskutierten Lösungswege halten. Und so wurde dann u.a. eine Me- werkstatt im Rückblick folgendermaßen: kompetenz profitiert werden konnte, son- unser Erfahrungswissen aus Projekten sollten im Rahmen der Wissenswerkstatt thode zur Definition von Wissenszielen im Es war für uns, die selbst immer Work- dern auch der Erfahrungsaustausch mit Das primäre Ziel der QUBIC-Mitarbeite- auszuwerten und Lernprozesse anzusto- getestet und die Ergebnisse ausgewertet Rahmen der existierenden Strategieta- shops moderieren, ein neues Erlebnis, uns den anderen Teilnehmenden einen wert- rinnen und Mitarbeiter bestand darin, das ßen. Dafür nutzen wir nun verstärkt einen werden. Normalerweise raten wir Unter- gung des Unternehmens getestet. Das als Teilnehmende an einer Wissenswerk- vollen Beitrag zur Entwicklung unseres Erfahrungswissen aus dem wissensinten- Jour fixe zur kollegialen Beratung und die nehmen ab, zu viele Lösungsansätze dokumentierte Wissen wurde in eine neue statt wiederzufinden und uns beraten zu Wissensmanagements leistete. siven Beratungsgeschäft noch stärker aus- gezielte Auswertung von Kundenprojekten gleichzeitig einzuführen und sich damit zu IT-Lösung integriert. Und ein Projekt, das lassen. Der Perspektivwechsel in die Kun- zuwerten und untereinander nutzen zu (Lessons learned), um das Wissen zu verzetteln, aber Qubic machte deutlich, nicht optimal gelaufen war, wurde effizi- denrolle ist aber allemal spannend, auch können. Die Beratungstätigkeit erfordert transferieren. Doch damit war es nicht dass die neuen Methoden in etablierte ent und systematisch ausgewertet, um um daraus für die eigene Beraterrolle zu 14 ein hohes Reiseaufkommen bei den Mit- genug. Es sollten außerdem Methoden zur Prozesse eingebettet werden, die schon gezielt daraus zu lernen. lernen. Die Wissenswerkstatt bot eine 15

9 3* * Unterschiedliche Unternehmen individuelle Lösungen Ausgewählte Beispiele Unternehmen Fakten Herausforderung Lösungsweg Unternehmen Fakten Herausforderung Lösungsweg Amara Schulen für Naturheilkunde und Heilpraxis GmbH Branche: Aus- und Weiterbildung Gegründet: 1989 Beschäftigte: 35 (+150 freie Dozenten) Web: Ambulante Krankenpflege Bremermann GmbH Firmensitz: Laatzen Branche: Ambulante Krankenpflege Gegründet: 1995 Beschäftigte: ca. 50 Web: Optimierung des Informationsund Wissensaustauschs zwischen Standorten und Schaffen einer gemeinsamen Vision Hohe Anforderung an Informationsweitergabe und Dokumentation von Wissen zur optimalen Versorgung von Kunden Verstärkung der überregionalen Meetings und Einführung einer e-learning Plattform, die auch zum kommunikativen Austausch dient Wissensorientierte Führungsund Organisationsentwicklung Kanne Datenverarbeitung GmbH Firmensitz: Detmold Branche: Software-Entwicklung Gegründet: 1970 Beschäftigte: ca. 50 Web: KSM Castings GmbH Firmensitz: Hildesheim Branche: Entwicklung/Produktion von Leichtmetallgussteilen für die Automobilindustrie Gegründet: 1947/2005 Beschäftigte: 2500 (KSM Castings Gruppe) Web: Wissensinseln aufgrund von Informationsbarrieren zwischen Abteilungen Optimierung und Standardisierung des Innovationsmanagements Wissensweitergabe zwischen zwei Abteilungen sowie Verbesserung und Standardisierung des Fehlerabstellprozesses Einführung von Experten- und Technologieteams zum Vorantreiben der Innovationsprozesse und Austausch zwischen den Werken, Dokumentation der Ideen in Online-Doc. el Leasing & Service AG Branche: Finanzdienstleistung Gegründet: 1985 Beschäftigte: ca. 35 Web: Die effiziente Dokumentation und Verteilung von Wissen soll verbessert werden Einführung eines Wikis als interne Plattform zur Dokumentation und Kommunikation MOD-Gruppe Firmensitz: Einbeck Branche: IT-Dienstleistungen Gegründet: 1991 Beschäftigte: 55 Web: Einheitliche Strukturierung der Dateiablage; Integration von Wissensmanagement in die Geschäftsprozesse Wissensorientierte Prozessanalyse und -gestaltung Göbber GmbH & Co. KG Firmensitz: Eystrup Branche: Fruchtverarbeitung Gegründet: 1888 Beschäftigte: 380 Web: Infosystem Produktion and Distribution GmbH Branche: IT-Systeme, Netzwerklösungen, Komm.technik für Sehgeschädigte Gegründet: 1995 Beschäftigte: 10 Web: Optimierte Gestaltung des abteilungsübergreifenden Wissensaustausches; Individuelles Wissen einzelner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter allgemein verfügbar machen Reibungsverluste durch verbesserten Informationsfluss zu Prozessen und Produkten vermindern Wissenslandkarte SIPOC-Analyse Prozessoptimierung Gelbe Seiten Wiki Neustrukturierung der Aufgabenverteilung und Kompetenzentwicklung office360 GmbH Branche: Handel & Dienstleistungen für Bürobedarf, Druck & Kopie, Büroeinrichtung Gegründet: 2004 Beschäftigte: 50 Web: Qubic Beratergruppe GmbH Branche: Unternehmensberatung Gegründet: 2003 Beschäftigte: ca. 10 Web: Optimierung des Kundenservices durch verbesserte Zusammenarbeit zwischen Technikern und Vertriebsmitarbeiterinnen und -mitarbeitern Optimierung des Erfahrungsaustauschs zwischen Kollegen und Schaffen einer transparenten Wissensbasis für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Kooperationsteams von Beschäftigten aus Vertrieb und Technik Identifikation von Wissenszielen, regelmäßige Jour Fixe zur kollegialen Beratung, Lessons Learned zur Auswertung von Projekterfahrungen und Einführung einer Sharepoint-Lösung als Plattform zur Dokumentation und Kommunikation 16 17

10 3* 4* Unternehmen Fakten Herausforderung Lösungsweg * Wissen der Region Hannover Beschäftigungsförderung am richtigen Punkt ansetzen RubiCon GmbH Branche: Unternehmensberatung für Personalentwicklung Gegründet: 2001 als GmbH Beschäftigte: 10 (+30 freie Dozenten/-innen) Web: Viscom AG Branche: Inspektionssysteme für die Elektronikfertigung Gegründet: 1984 Beschäftigte: 250 Web: Förderung des projektübergreifenden Wissensaustauschs; Abbau von Inselwissen; Verringerung von Suchzeiten durch einheitliche Strukturierung der Dateiablage Erfolgskritisches Wissen transparent machen, Wissensentwicklung systematisch planen und umsetzen, Expertenwissen im Unternehmen nutzbar machen, Wissen für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verfügbar machen Neustrukturierung von Laufwerken, Einführung Suchmaschine, Projektauswertungsmethoden/Lessons Learned, Wissenslandkarte Entwicklung von Wissenszielen: Identifikation des Ist-Standes unter Einbindung ausgewählter Bereiche, Bewertung der Ergebnisse und Ableitung von Wissenszielen für eine strategische Ausrichtung des Wissensmanagements Angesichts der demographischen Entwicklung in Deutschland droht auch den Unternehmen in der Region Hannover ein Mangel an qualifizierten Fachkräften. Um die Wettbewerbsfähigkeit unseres Standortes zu sichern und den Kampf um die klugen Köpfe langfristig zu gewinnen, flankieren wir den wirtschaftlichen Strukturwandel schon heute durch eine gezielte Entwicklung des Standortfaktors Qualifikation. Damit gehen wir über die traditionellen Instrumente der Bestandspflege und der Standortentwicklung hinaus und setzen aktiv auf präventive beschäftigungsfördernde Maßnahmen. Die Beschäftigungsförderung der Region Hannover unterstützt mit vielfältigen Aktivitäten Unternehmen, Weiterbildungsträ- J Verbesserung der Berufsorientierung im Übergang Schule Beruf/Hochschule J Verbesserung der Ausbildungsstruk- Wilhelm Herm. Müller GmbH & Co. KG Firmensitz: Garbsen Branche: Produktion und Vertrieb von Antriebs-, Gummi- und Kunststofftechnik Gegründet: 1916 Beschäftigte: 86 (+50 MA in Tochterfirma) Web: Sicherung und Transfer von Erfahrungswissen, Transparenz über vorhandene Informationen und Wissen Einführung von Mikroartikeln sowie Wissensdatenbank lexican zur Dokumentation des vorhandenen und neuen Wissens ger und Kommunen bei betrieblichen oder regionalen Innovationsprozessen. Wir konzentrieren uns dabei auf die Entwicklung und Umsetzung eigener Projekte und die Förderung von Projekten unterschiedlicher Träger für die Zielgruppe der kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) turen J Förderung der Kompetenzentwicklung und Innovationsfähigkeit in den Betrieben und Qualifizierung der Beschäftigten und Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen Hochschule und Wirtschaft. Darüber hinaus arbeiten wir in zahlreichen PROJEKTE MIT ERNEUERBAREN ENERGIEN Windwärts Energie GmbH Branche: Projektentwicklung, Finanzierung, Betrieb v. Projekte mit erneuerbaren Energien Gegründet: 1994 Beschäftigte: 84 Web: Ansätze von Wissensmanagement identifizieren, Potentiale erkennen; Stärkung des Wissenstransfers zwischen den einzelnen Standorten Wissensmanagement-Audit und deren Beschäftigte. Im Mittelpunkt unseres Handelns stehen besonders die Berufsgruppen der älteren Beschäftigten, Frauen, Jugendlichen und der Menschen mit Migrationshintergrund. regionalen und überregionalen Netzwerken aktiv mit, um best-practice Erfahrungen aus dem ganzen Bundesgebiet in der Region Hannover zu platzieren. Wir beraten die Städte und Gemeinden in der Region zu arbeitsmarktpolitischen Fragestellungen und unterstützen bei der Ein- Inhaltlich fokussieren wir uns bei der Pro- werbung von zusätzlichen Fördermitteln jektentwicklung auf folgende Schwer- des Europäischen Sozialfonds bzw. wei- punktbereiche: terer Bundes- und Landesmittel

11 4* Ihre Notizen 20 Bei Förderprogrammen von EU, Bund oder Land prüfen wir regelmäßig das Themenangebot und die Relevanz für die Schwerpunktthemen in der Region Hannover. So wurde auch das vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) geförderte Projekt der Wissenswerkstätten in der Region Hannover verankert, das die Optimierung von Geschäftsprozessen von KMU durch einen neuen Umgang mit Wissen in den Mittelpunkt stellt. Der Umgang mit Wissen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stellt für alle Unternehmen einen wichtigen Erfolgsfaktor für die Innovations- und Wettbewerbsfähigkeit dar und sichert damit den Bestand jeder Organisation. Es ist daher notwendig, herauszufinden, wo der Verlust von Wissen droht, welche Datenbestände und Experten im jeweiligen Unternehmen vorhanden sind, wie der Fluss von Geschäftsprozessen oder der Austausch von Wissen zu bewerten ist. Darüber hinaus sollte stets eine systematische Auswertung der unternehmensspezifischen Erfahrungen gefördert werden, um eine gewinnbrin- gende Entwicklung von Wissen und Innovation zu ermöglichen. Wir möchten auch weiterhin diese erfolgskritischen Aspekte durch interessante Projekte zum Wissensmanagement fördern. Aufgrund des überaus positiven Feedbacks der bisherigen Teilnehmenden werden wir daher das Angebot der Wissenswerkstätten in der Region Hannover bis zum Auslaufen des BMWi geförderten Projektes und bei Bedarf darüber hinaus fortsetzen. In einem weiteren Projekt Wissensmanager/Wissensmanagerin wird ab Sommer 2011 das effektive Management mit Wissen in Unternehmen weiterverfolgt. Es handelt sich um ein Projekt im Rahmen der Weiterbildungsoffensive Mittelstand des Landes Niedersachsen (WOM) und wird von der Region Hannover gefördert. Ziel wird es sein, Fach- und Führungs- (nachwuchs)kräfte für die Moderation, Begleitung und Bewertung von Wissensmanagementaktivitäten im Unternehmen zum Wissensmanager/Wissensmanagerin mit IHK Zertifikat zu qualifizieren. Das Gelernte wird umgehend in konkrete betriebsspezifische Projekte umgesetzt, die einen unmittelbaren Nutzen für Ihr Unternehmen in der Optimierung des Wissensmanagements erreichen werden. Diese und alle weiteren Angebote der Beschäftigungsförderung werden regelmäßig und aktuell auf unserer Internetseite veröffentlicht. Wir würden uns freuen, wenn Sie unsere Angebote für sich entdecken und für Ihr Unternehmen nutzen. Tragen Sie Ihre Erfahrungen weiter und informieren Sie auch Ihre Geschäftspartner von unserem Angebot. Wir stehen immer gerne für Ihre Anregungen und Fragen zur Verfügung. Sprechen Sie uns an! 21

12 Ihre Notizen Impressum Region Hannover Der Regionspräsident Verantwortlich: Fachbereich Wirtschafts- und Beschäftigungsförderung Region Hannover Autoren: Core Business Development GmbH, Industrie- und Handelskammer Hannover Region Hannover, Martina Behne Bilder: fotolia, Region Hannover Gestaltung: hms69 kommunikation gmbh Druck: Team Druck Region Hannover Stand: 3/ Das Projekt DiWis Dialogbegleitung in Wissenswerkstätten wird aus Mitteln des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie gefördert. 23

13 Wirtschafts- und Beschäftigungsförderung Ansprechpartnerin: Martina Behne Telefon (0511) Haus der Wirtschaftsförderung Prinzenstraße Hannover März 2011

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