Wettbewerb WissensMedia Wissensmanagement in mittelständischen Unternehmen und öffentlicher Verwaltung

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1 Wettbewerb WissensMedia Wissensmanagement in mittelständischen Unternehmen und öffentlicher Verwaltung Förderziele Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) will mit dem Wettbewerb WissensMedia Wissensmanagement in mittelständischen Unternehmen und öffentlicher Verwaltung die Entwicklung und Erprobung von neuen Technologien zum Wissensmanagement in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) sowie öffentlichen Verwaltungen fördern. Mit der Förderung sollen Referenzmodelle entstehen, die den Beitrag von Wissensmanagement zur Wertschöpfung von mittelständischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen aufzeigen und damit zum Nachahmen anregen. Dabei geht es um die Entwicklung und Erprobung von innovativen Lösungen im Bereich des Wissensmanagements, die sowohl technische als auch organisatorische Maßnahmen einschließen. Die Vorhaben sollen dazu beitragen, die Innovationsfähigkeit, Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit von KMU und öffentlichen Verwaltungen als lernende Organisationen zu steigern. Außerdem soll mit dem Wettbewerb der Ausbau von Breitbandanwendungen unterstützt werden. Angestrebt werden Verbundvorhaben, bei denen Wirtschaft, Wissenschaft und Anwender Partnerschaften eingehen. Ziel ist es, die Rahmenbedingungen für mehr Wachstum und Beschäftigung in Deutschland weiter zu verbessern. Hintergrund und Handlungsbedarf Die Bundesregierung hat sich zum Ziel gesetzt, die Entwicklung und Erprobung moderner Informations- und Kommunikationstechnologien in allen Bereichen von Wirtschaft und Gesellschaft zu gestalten und zu beschleunigen, um die Innovationsfähigkeit zu erhöhen und nachhaltige Arbeitsplätze zu schaffen. Der Wettbewerb WissensMedia ist Teil dieser Strategie. Parallel zu diesem Wettbewerb unterstützt das BMWi die Verbreitung von vorhandenen Wissensmanagementsystemen insbesondere durch geeignete Beratung und Information. Der Wettbewerb ist der erste Teil einer Reihe von geplanten Maßnahmen zur Unterstützung der Einführung und Verbreitung des Wissensmanagements im Mittelstand. Die Anforderungen der modernen Wissensgesellschaft stellen eine große Herausforderung dar, denn die Halbwertszeit von Wissen wird kleiner, die zu

2 2 bewältigende Informationsmenge größer und die Wissensintensität sowohl im produzierenden Gewerbe als auch im Dienstleistungsbereich nimmt ständig zu. Arbeitsprozesse mit Wissen gliedern sich in Erfassung bzw. Erwerbs von Wissen, Verteilung bzw. Weitergabe von Wissen und Nutzung von Wissen. Die Methoden des Wissensmanagements dienen dazu, den Umgang mit Wissen systematisch zu betreiben, um dadurch Qualitätsverbesserungen und Produktivitätssteigerungen zu erzielen. Der Nutzen von Wissensmanagement liegt u.a. in folgenden Bereichen (beispielhaft): Neugewinnung von Wissen: Erweiterung von Handlungsoptionen, Beschleunigung von Innovationszyklen Zugang zu Wissen: Vermeidung von Wissensdefiziten, Steigerung der Innovationsfähigkeit, Erhöhung von Effizienz und Produktqualität Erzielung von Wissenstransparenz: Verbesserung von interner und externer Kommunikation Verkürzung von Such- und Durchlaufzeiten: Beschleunigung von Arbeitsprozessen Wissenstransfer: Effektives Kooperieren Erkennen von Synergiepotentialen: Vermeidung von Parallel- und Doppelarbeiten Bedarfsgerechte Wissensbereitstellung: Verbesserung von Kundenbeziehungen, insbesondere im Dienstleistungsbereich Konservierung von Wissen: Kompensation des Verlustes von wichtigen Wissensträgern (Generationswechsel, Pensionierung oder Kündigungen) Obwohl die Mehrheit der mittelständischen Unternehmen mögliche Verbesserungspotenziale sieht, zeigen vorliegende Untersuchungen, dass nur wenige KMU den Einsatz von Wissensmanagement als strategisches Unternehmensziel berücksichtigen. Ein wesentliches Ziel von WissensMedia ist es, die notwendigen Methoden im Bereich Wissensmanagement und deren Einsatzmöglichkeiten für den Mittelstand zu entwickeln, zu erproben und zu verbreiten. Ein Hemmnis für die Einführung von Wissensmanagement liegt in der Schwierigkeit, den Wertschöpfungsbeitrag von Wissensmanagement im Vorfeld der Einführung zu beziffern. Mit WissensMedia geht es deshalb auch darum, den Einsatz von Wissensmanagement-Strategien aus ökonomischer Sicht zu bewerten. Vor allem Zeit- und Personalaufwand sowie klare Zuständigkeiten - auch im Geschäftsführungsbereich - sind bei der Ressourceplanung zu berücksichtigen. In der öffentlichen Verwaltung liegen die Potenziale des Wissensmanagements z.b. in der Effizienzsteigerung bei der Bewältigung von komplexen Verwaltungsprozessen, wie bei Genehmigungsverfahren für Bauten oder Produktionsanlagen. Die Herausforderung besteht im zunehmenden Druck zur Verschlankung des Verwaltungsapparats und zur gleichzeitigen Qualitäts- und Leistungsverbesserung im Sinne von kompetentem Verwaltungshandeln, das sich an den Bedürfnissen von Wirtschaft und Bürgern orientiert. Ziel ist es, zum Einsatz von Wissensmanagement-Strategien im öffentlichen Sektor zu motivieren. WissensMedia soll dazu beitragen, noch bestehende Barrieren für Wissensmanagement zu überwinden und Best-Practice-Beispiele für die gelungene

3 3 Umsetzung von Wissensmanagement in KMU oder öffentlichen Verwaltungen zu schaffen, die zur Nachahmung motivieren. Förderinhalte Die Förderprojekte sollen an die oben genannten Herausforderungen und Nutzenpotenziale anknüpfen. Sie sollen multimediabasierte innovative Wissensmanagement-Lösungen für mittelständische Unternehmen und öffentliche Verwaltungen entwickeln und erproben. Dabei soll der Schwerpunkt auf mindestens einen der folgenden Themenbereiche gelegt werden: 1. Sicherung der Wissensbasis Die Voraussetzung für erfolgreiches Wissensmanagement ist der zielgerichtete Wissenserwerb bzw. die Schaffung einer adäquaten Wissensbasis. Eine Erhebung des Wissensbestandes und der Ausgleich vorhandener Wissensdefizite stehen dabei am Anfang. Dies kann durch Einbindung externer Wissensträger oder Aufbereitung von bereits vorhandenem Wissen geschehen. Besonderes Augenmerk gilt dem Erwerb von Wissen mit Hilfe von innovativen Technologien wie etwa Semantic Web bzw. Agentensystemen. Im zweiten Schritt geht es um fortgeschrittene Techniken zur Pflege der Wissensbasis, insbesondere im Sinne von Aktualisieren, Erkennen von Überschneidungen, Entfernen von Redundanzen, Aufdecken von Inkonsistenzen, Bewahrung von Mitarbeiterwissen (Erfahrungsschatz) etc. 2. Wissensverteilung Für die nutzergerechte Verteilung von Wissen sind Verfügbarkeit, Adäquatheit und Transparenz erforderlich. Verfügbarkeit bedeutet, Wissen auf Anforderungen (passiv) oder aus Anlaß (aktiv) zeitgerecht bereitzustellen. Adäquatheit und Transparenz meinen die aufgabenorientierte Aufbereitung von Wissen in Bezug auf Ausführlichkeit und Darstellung. Techniken zum Navigieren in Wissensbasen, zum Präsentieren von Wissen, zur Abbildung von Kommunikationsstrukturen in Unternehmen, zur Realisierung von Kooperationsmodellen, zur Abbildung von Verwaltungsabläufen, zum Automatisieren von Prozessen etc. stehen im Vordergrund. 3. Wissensnutzung Die Nutzung von Wissen ist der am wenigsten erforschte und erprobte Bereich beim Wissensmanagement. In wieweit verfügbares Wissen adäquat genutzt wird und in Arbeitsprozesse einfließt, in welchem Maß der Austausch von Wissen und damit verbundene Synergieeffekte stattfinden oder Kooperationsmodelle funktionieren, erschließt sich nur über eine Rückkopplung mit dem Nutzer. Das Ziel besteht in der Entwicklung von Verfahren, mit denen Wirkungen (z.b. Produktivitätssteigerung, beschleunigte Abläufe) erfasst und Maßnahmen abgeleitet werden können, um die Wissensbasis oder die Strategien zur Wissensverteilung zu optimieren. Damit Wissen zu zielgerichtetem Handeln führt, ist bei der Wissensnutzung insbesondere das Profil der Adressaten zu berücksichtigen. Bei technischen und organisatorischen Maßnahmen sind in diesem Zusammenhang auch soziale und kulturelle Aspekte zu beachten. Die Förderprojekte sollen, basierend auf diesen thematischen Schwerpunkten, innovative technologische Lösungen für Wissensmanagement entwickeln und

4 4 erproben und dabei auf Erfahrungen und bereits angewendeten Methoden aufbauen. Die erarbeiteten Modelle müssen für weitere Anwender geeignet sein und insofern in einen Branchenkontext bzw. eine Wertschöpfungskette eingebettet werden. In den letzten Jahren hat sich gezeigt, dass technische Herausforderungen mit organisatorischen und kulturellen Aspekten verzahnt und gelöst werden müssen. Der übergreifende Charakter des Projektes sollte sich in der Zusammensetzung des Konsortiums widerspiegeln. Eine wichtige Voraussetzung für den Einsatz und einen hohen Verbreitungsgrad der entwickelten Methoden ist der modulare Aufbau der technischen Elemente auf gängigen Softwaresystemen mit offenen Schnittstellen. Dabei ist eine Anbindung an bereits entwickelte Lösungen besonders wünschenswert, die mit dem Thema Wissensmanagement thematisch eng verknüpft sind, wie z.b. netzbasiertes Lernen. Ausdrücklich begrüßt werden Realisierungsvorschläge auf Basis von Open Source Software (OSS) und unter Nutzung der Möglichkeiten der Breitbandkommunikation. Verfahren und Teilnahmebedingungen Die Förderung wird als Ideenwettbewerb durchgeführt und unterteilt sich in vier Phasen: Phase 1 ( ): Ausschreibung, Erarbeitung und Einreichung von Projektskizzen Phase 2 ( ): Bewertung und Auswahl der besten Skizzen zur Förderung unter Einbeziehung einer unabhängigen Jury Phase 3 (ab ): Antragstellung durch die Gewinner des Wettbewerbs Phase 4: Bewilligung und Beginn der Projektdurchführung nach Prüfung der eingegangenen Anträge Zuwendungsempfänger können Unternehmen, Forschungseinrichtungen und Anwender mit Sitz in Deutschland sein. Das Vorhaben muss in der Bundesrepublik Deutschland durchgeführt werden. Gefördert werden im vorwettbewerblichen Bereich liegende Verbundvorhaben, bei denen Wirtschaft, Wissenschaft und Anwender zusammenarbeiten. Über die Teilnahme an der Fördermaßnahme entscheidet der Wettbewerb. Auf der Grundlage der Projektskizzen werden die interessantesten Projekte durch eine unabhängige Jury zur Förderung vorgeschlagen. Die Organisation eines Verbundes sollte sich auf höchstens drei Antragsteller beschränken. Anwender müssen verbindlich, aber nicht zwangsläufig als Antragsteller in das Vorhaben eingebunden werden. Die Antragsteller können Dritte in Form von Aufträgen in das Forschungsprojekt einbeziehen. Hohe Priorität haben Vorhaben, in denen kleine und mittlere Unternehmen als Verbundpartner mitwirken. Bei Verwaltungen steht die Übertragbarkeit im Vordergrund. Allgemeine Kriterien der Auswahl sind vor allem

5 5 Innovationsgrad und Originalität des Projektvorschlages, Ganzheitlichkeit des Innovationsansatzes, Relevanz der Zielgruppe bzw. Kernprozesse der zu entwickelnden Lösung, Identifizierung konkreter Wissensprobleme, Markt- und Anwendungspotential, Berücksichtigung von (internationalen) technologischen Standards, Vollständigkeit des Konsortiums, Kompetenz der Forschungs-, Umsetzungs- und Anwendungspartner, detaillierte Aussagen zur Verwertung, Sicherheit bei der Finanzierung des Eigenanteils (Bonität), Qualität des Arbeitsplans. Zuständig für die Durchführung des Wettbewerbs und die im Anschluss stattfindende Förderung ist das Deutsche Zentrum für Luft- und Raumfahrt e.v. (DLR) Projektträger Multimedia des BMWi Linder Höhe Köln Ansprechpartnerin für Fragen zum Bewerbungsverfahren: Frau Magdalena Bittermann Tel.: Fax: Ansprechpartnerin für inhaltliche Fragen: Frau Dr. Nicola Stein nicola.stein@dlr.de Tel.: Die für eine Beteiligung am Wettbewerb benötigten Formulare und alle Informationen zu Inhalt und Abgabe zur der Projektskizzen (max. 10 Seiten nach vorgegebener Gliederung) sind über das Internet unter abrufbar. Die dort verfügbaren Informationen können auf Wunsch auf dem Postweg vom Projektträger zugesandt werden. Einsendeschluss ist der Das DLR speichert die in den Projektskizzen gemachten Angaben in maschinenlesbarer Form. Sie werden zur Auswahl durch die Jury und zur Abwicklung des Projektes verarbeitet. Dabei bleiben die Belange des Daten- und Vertrauensschutzes gewahrt. Lediglich die Teilnehmer und die Projekttitel werden bekannt gegeben. Die Anbieter der ausgewählten Projekte werden zur Einreichung eines Antrages aufgefordert. Im Rahmen der verfügbaren Haushaltsmittel sollen zunächst bis zu 5

6 6 der besten Projektideen für einen Zeitraum von bis zu drei Jahren mit insgesamt ca. 10 Mio. Euro gefördert werden. Infrastrukturinvestitionen (z.b. in Standard-Software oder firmeneigene EDV) werden nicht in die Förderung einbezogen. Bei der Förderung handelt es sich um eine nicht rückzahlbare Anteilsfinanzierung, ein Rechtsanspruch besteht nicht. Die Zuwendungen werden nach Maßgabe der verfügbaren Haushaltsmittel und unter Berücksichtigung der Förderquoten nach Artikel 92 des EG-Vertrages in Verbindung mit dem Gemeinschaftsrahmen für staatliche FuE-Beihilfen und der Beihilfenotifizierung Multimedia der EU-Kommission gewährt. Für Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft kann die Förderung je nach Marktnähe der zu entwickelnden Lösungen 25 % - 50 % der zuwendungsfähigen Gesamtkosten zuzüglich möglicher Boni entsprechend dem Beihilferahmen betragen. Bei den übrigen Einrichtungen ist eine angemessene Eigenbeteiligung erwünscht. Die Förderung der Vorhaben erfolgt auf der Grundlage der jeweils anzuwendenden Nebenbestimmungen des BMWi. Mit den Arbeiten am Projekt darf noch nicht begonnen worden sein. Zwingende Voraussetzung für die Gewährung einer Bundeszuwendung ist der Nachweis der Sicherung der Gesamtfinanzierung des Projektes. Im Rahmen des Bewilligungsverfahrens hat der Antragsteller nachzuweisen, dass er in der Lage ist, den nicht durch Bundesmittel gedeckten Eigenanteil an den gesamten Projektkosten aufzubringen und dies seine wirtschaftlichen Möglichkeiten nicht übersteigt (Bonitätsnachweis). Diese Ausschreibung tritt mit ihrer Veröffentlichung im Bundesanzeiger in Kraft. In Abhängigkeit von den Ergebnissen der Ausschreibung wird über die Durchführung einer Begleitforschung entschieden. Die Begleitforschung soll die Umsetzung der Projekte analysieren, auswerten, Kohärenz sichern und eine schnelle Verbreitung der Ergebnisse unterstützen. Die Zuwendungsempfänger sind verpflichtet, hieran und an anderen vom BMWi durchgeführten Transfermaßnahmen mitzuwirken. Mit der Abgabe der Bewerbungsunterlagen werden die Teilnahmebedingungen des Wettbewerbs WissensMedia akzeptiert.